Mängelmanagement und Mängeldokumentation

In verschiedenen professionellen Bereichen gehört das Mängelmanagement zu den wichtigsten Prüf- und Routineaufgaben. Die Mängelfeststellung, die Mängeldokumentation und die kontrollierte Mängelabhilfe sind ständige Aufgaben zum Beispiel auf Baustellen, auf Spielplätzen, in technischen Anlagen, an Arbeitsplätzen und in öffentlichen Einrichtungen. Digitales Mängelmanagement hat dabei heute analoge Prozesse in diesem Bereich abgelöst. Aus gutem Grund. Eine hochwertige Mängelmanagement Software ist die Basis, um sämtlichen rechtlichen und tatsächlichen Anforderungen gerecht zu werden. Insbesondere gelingt die Mängeldokumentation digital hoch effektiv und effizient. Häufig ist ein professionelles Management der Mängel die Voraussetzung für die Haftungsentlastung Beteiligter bei Fehlfunktionen und Schadensereignissen.

Das Mängelmanagement auf Spielplätzen ist rechtlich stringent ausgestaltet. Die Zielgruppe dieser öffentlichen Anlagen ist besonders vulnerabel, die Haftungsrisiken der Betreiber sind sehr groß. Digitales Mängelmanagement stellt sicher, dass hier die qualitativ unterschiedlichen Prüfungen wie visuelle und operative Prüfung sowie Hauptinspektion sicher dokumentiert werden. Die zeitnahe und sachgerechte nachgewiesene Mängelbeseitigung bildet neben der Dokumentation der Mängel das Rückgrat von Haftungsentlastung und Betriebserlaubnis.

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Wenn es um Kontrolle und Mängel geht, sind Baustellen eine herausfordernde Umgebung. Viele Beteiligte, unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Gewerke, eine lebhafte und teilweise unübersichtliche Arbeitsumgebung. Haftungsfragen sind immer präsent. Nur eine sachgerechte und umfassende Dokumentation der Mängel schafft hier die nötige Übersicht, trägt zur Qualitätssicherung, zur Projektdokumentation und zur Klärung der jeweiligen Verantwortlichkeit bei. Digitales Mängelmanagement erweist sich dabei heute als unverzichtbares Instrument. Analoge Dokumentation ist nicht mehr zeitgemäß.

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Der Gesetzgeber überlässt es häufig den Verantwortlichen in verschiedenen Gefahrenbereichen wie Brandschutz, Arbeitsschutz und anderen, eigene Routinen für Prüfabläufe sowie Maßnahmen zu entwickeln. Ein systematisches Mängelmanagement ist in diesen Feldern unverzichtbar. Mit einer Wartungssoftware lassen sich Wartung und Instandhaltung besonders einfach, rechtssicher und strukturiert dokumentieren.

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Mängel sind Abweichungen von der Norm. In einigen Bereichen können diese Abweichungen zu einem extrem hohen Risiko werden. Das gilt zum Beispiel im Brandschutz, bei elektrischen Anlagen, in öffentlichen Einrichtungen und speziellen Arbeitsplatzumgebungen. Dementsprechend hat der Gesetzgeber strukturierte Vorgaben für ein systematisches Mängelmanagement gemacht. Die Verantwortlichen sind stets in der Pflicht, bei der Dokumentation der Mängel und deren Beseitigung auf dem aktuellen Stand zu sein. Die meisten von ihnen vertrauen heute auf digitales Mängelmanagement. Digitale Systeme bestechen durch Effektivität, Exaktheit, Archivierungsmöglichkeiten für eine Vielzahl von Daten, Rechtssicherheit sowie Unterstützung bei der Abarbeitung von Aufgabenlisten.

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Zum professionellen Mängelmanagement gehört die kontrollierte Mängelbeseitigung. Werden Mängel beseitigt, kommen häufig externe Dienstleister zum Einsatz. Hier stellt sich die Frage nach einem rechtssicheren Nachweis der Mängelbearbeitung. Geht es im Ernstfall später einmal um die Frage der Haftung, kann dieser Nachweis eine existenzielle Bedeutung erlangen. Die strukturierte Mängelfreimeldung von beteiligten Dienstleistern oder organisationseigenen Personen ist deshalb ein wichtiger Bestandteil im Mängelmanagement. Modernes digitales Mängelmanagement bietet alle Möglichkeiten einer kontrollierten und nachweisbaren Mängelbeseitigung.

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Mit einer Mängelmanagement Software können Verantwortliche die Dokumentation der Mängel und der Mängelbeseitigung wesentlich vereinfachen. In ihrer idealen Form bietet diese Software über Formulare, Checklisten, Erinnerungsfunktionen und nicht zuletzt die Archivierung über die Cloud die optimale Grundlage für digitales Mängelmanagement. Diese Software lässt sich mobil und stationär, online und offline nutzen. Sie erlaubt jederzeit den Zugriff auf relevante Dokumente. Mit einer Archivierungsfunktion werden die Dokumentationen vor Verlust und Zerstörung geschützt.

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Die Dokumentation bei Gebäuden und Anlagen wurde früher mit Klemmbrett, Fotoapparat und Bleistift gemanagt. Ein veraltetes System, das viele Nachteile hatte. Liegen Dokumente nur in Papierform vor, müssen sie in entsprechend großen Archivräumen vor Untergang gesichert werden. Die manuelle Bearbeitung von Fotodokumentationen, Berichten, Prüfprotokollen und anderen Dokumenten raubt Zeit. Eine Dokumentationssoftware bietet hier viele Vorteile wie Vorlagen, Erinnerungsfunktionen, die langfristig nachvollziehbare Archivierung und viele mehr. Das spart Zeit und sorgt für mehr Rechtssicherheit in der gesamten Dokumentation.

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Mit den Möglichkeiten digitaler Hilfsmittel hat überall dort, wo Dokumentationen von Bedeutung sind, eine neue Ära begonnen. Dokumentationssoftware und Fotodokumentation App stehen für effektive, zuverlässige Dokumentationen und ein exzellentes Dokumentenmanagement. Digital archivierte Informationen, Dokumente, Fotos und Berichte sind jederzeit im Zugriff und vor Verlust geschützt. Cloud-Lösungen können große Mengen an archivierten Informationen aufnehmen, ohne dass in physischer Hinsicht immer größere Lagerplätze vorgehalten werden müssen.

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Fotodokumentationen sind in den typischen Dokumentationsbereichen wie Brandschutz, auf der Baustelle und an Arbeitsstätten in mehrfacher Hinsicht unverzichtbar. Sie haben eine Beweisfunktion. Das ist etwa wichtig, um Haftungsansprüchen zu begegnen. Außerdem ermöglichen sie es, einen Ist-Zustand und die folgende Veränderung zu dokumentieren. Auch die Zusammenarbeit im Team wird mit einer Fotodokumentation unterstützt. Eine überzeugende Fotodokumentation App und Software ermöglicht es, an jedem Ort zu dokumentieren, Fotos und Textteile zusammenzubringen sowie die Fotodokumentation unkompliziert mit anderen zu teilen.

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Eine regelmäßige Brandschutzbegehung gehört zu den obersten Pflichten des Unternehmers bei der Arbeitsplatzsicherheit. Hier kommt es auf routinemäßige Abläufe an, die später als Nachweis für die Kontrolle der Brandschutzanlagen und anderen Vorrichtungen dienen. Es kommt auf konkrete Prozessschritte an, die Mängel erkennbar machen. Die Dokumentation der Mängel gehört ebenso dazu wie die Nachweise zur Wartung/Reparatur von Brandschutzanlagen. Der Brandschutz spielt in jeder Arbeitsumgebung eine Hauptrolle. Versäumnisse sind mit erheblichen Haftungsrisiken und sogar strafrechtlichen Konsequenzen verbunden. Digitales Mängelmanagement erlaubt einen systematischen Aufbau der Brandschutzbegehung in mehreren Schritten sowie deren digitale Dokumentation.

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Die Schwerfälligkeit eines analogen Dokumentenmanagements zeigte sich früher insbesondere bei der Fotodokumentation. Die Fotos wurden zunächst mit einer Kamera aufgenommen und mussten später mit Berichtsteilen in Word zusammengefügt werden. Eine aufwendige Tätigkeit. Mit einer Fotodokumentation App entsteht ein fließender Arbeitsprozess, in dem Fotos mit Textteilen in Word oder anderen Dokumenten zeitsparend verbunden werden.

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Brandschutz Software? Klingt nach Digitalisierung… Das Wort Digitalisierung steht schon längst auf der Wörter-die-einem-zu-den-Ohren-herauskommen-Liste oder?Dabei ist das doch sehr schade. Digitalisierung kann nämlich richtig viel Spaß machen und Prozesse wirklich vereinfachen. Eine Software oder App zu verwenden, die die klassische Dokumentations-, Verwaltungs- und Formatierungsarbeit abnimmt und dabei noch für mehr Sicherheit in Sachen Brandschutz sorgt,

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Viele Prüfungen und Instandhaltungstermine, besonders im Bereich Arbeitssicherheit, müssen regelmäßig stattfinden. Wäre es da nicht schön, wenn es eine  Lösung gäbe, mit der Sie Checklisten für Prüfungen und Wartungen digital ausfüllen können? Und die zusätzlich eine Mängelliste für Sie führt? Ganz automatisch, ohne große Nacharbeit? Wir haben diese Lösung für Sie gefunden. Erfahren Sie in

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Lückenlose Dokumentationen sind wichtig, sinnvoll und in vielen Bereichen auch verpflichtend. Wenn da nicht immer die zeitaufwendige Nacharbeit wäre, die oft stundenlange Formatierungen in Word und Excel mit sich bringt. Dank der KEVOX Word-Protokolle ist dies nun Geschichte. Lesen Sie hier, wie Sie effektiv Ihre Arbeitszeit einsparen können.Beispiel: Baustellen Begehung und Dokumentation, wie es bisher

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Wartungen und Sicherheitsüberprüfungen in Sport- und Turnhallen werden immer häufiger außer Acht gelassen, sei es aus Kostengründen oder weil die Betreiber es nicht besser gewusst haben. Doch eine fehlende Wartung in der Sporthalle kann zu schwerwiegenden Unfällen führen. Die Sichtprüfungen der Hausmeister  reichen in der Regel nicht aus. Viel zu oft bleiben Mängel unerkannt, da

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Aufzüge und Rolltreppen begegnen uns an vielen Stellen und erleichtern vor allem Menschen, die in ihrer Mobilität eingeschränkt sind, den Alltag. Fahrstühle dienen an vielen öffentlichen Orten wie Bahnstationen oder Krankenhäusern der Barrierefreiheit. Rolltreppen sind weniger Pflicht und dafür eher Luxus, um Menschen von der einen in die andere Etage zu befördern. In diesem Blogbeitrag zeigen

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Als Fachmann für den Bereich Sanitär, Heizung, Klima ist man in der Regel den ganzen Tag bei Kunden unterwegs. Gerade bei kleinen Handwerksbetrieben bleibt da die Dokumentationsarbeit häufig aus Zeit- und Kostengründen auf der Strecke. Dabei muss es gar nicht aufwendig und kompliziert sein, die unterschiedlichen Aspekte im SHK-Bereich zu dokumentieren. Wir zeigen Ihnen in

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Das Wetter wird auch in unseren Breitengraden immer extremer und unberechenbarer. Nicht selten folgen auf eine Hitzeperiode starke Unwetter und Gewitter. Blitzeinschläge gefährden nicht nur die Sicherheit von Menschen, sondern können auch an Gebäuden schwerwiegende Schäden anrichten. Ein intakter Blitzschutz sorgt dafür, derartige Schäden zu vermeiden. In diesem Blogartikel erklären wir, wann ein Blitzschutz Pflicht ist

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Vorbeugender Brandschutz, Baubegehungen, Arbeitssicherheit – all das sind offensichtlich Branchen, bei denen klar ist, dass und was dokumentiert werden muss. Doch wie sieht es mit der Spielplatzprüfung aus? Ein Thema, das Ihnen beim Stichwort Dokumentation vielleicht nicht direkt in den Sinn kommt. Doch besonders bei Spielplätzen ist eine regelmäßige Prüfung und die damit verbundene Dokumentation

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Im Bereich Brandschutztüren und -tore ist die KEVOX Software sehr gut aufgestellt. Doch KEVOX kann mehr als Brandschutz. Aus diesem Grund dreht sich in diesem Blogeintrag alles um Türen und Tore aus Sicht des Metallbauers. Dieser fertigt die Bauteile nicht nur an und baut sie fachgerecht ein. In der Regel führt er auch eine regelmäßige

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