Gebäudemanagement und Gebäudedokumentation

Dokumentation spielt im Bereich Gebäudemanagement eine Schlüsselrolle. Dabei geht es nicht nur darum, in irgendeiner Weise zu dokumentieren, sondern rechtssicher, nachhaltig und präzise. Angesprochen sind dabei insbesondere Facility Manager, Eigentümer, Sachverständige oder andere Beteiligte in den Bereichen Verwaltung, Arbeitsschutz, Brandschutz und Gebäudesicherheit. Bei allen hier getroffenen Maßnahmen geht es immer um die Sicherung von Menschenleben und Gütern. Für Beteiligte nicht zuletzt um die Frage, wer in einem Schadensfall haften muss. Moderne Gebäudedokumentation ist heute digital. Sie bietet alle Vorteile digitaler Medien wie Zeitersparnis, sichere Speichermöglichkeiten in einer Cloud und eine Reihe von Arbeitserleichterungen. Vor allem schafft sie Rechtssicherheit. Lernen Sie in diesem Beitrag die Bereiche kennen, in denen Gebäudedokumentation im Gebäudemanagement besonders wichtig ist.

Gerade der Brandschutz in Pflegeeinrichtungen steht vor sehr großen Herausforderungen, denn binnen weniger Minuten müssen Dutzende dementer oder immobiler Bewohner aus dem Gebäude geschafft werden. Laut dem Bundesverband Technischer Brandschutz (bvfa) und der Deutschen Stiftung Patientenschutz gibt es jedes Jahr circa 50 Brände in Wohn- und Pflegeheimen in Deutschland. Mit anderen Worten: So gut wie

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Die Krankenhausumgebung stellt den Arbeitsschutz vor besondere Herausforderungen. Wer in der Pflege kranker Menschen tätig ist, ist intensiven körperlichen und seelischen Belastungen ausgesetzt. Zu diesen gesteigerten physischen und psychischen Anforderungen kommen Hygienegefahren hinzu. Viren und Keime finden im Krankenhaus oft günstige Bedingungen der Verbreitung. Auf Klinikleitungen und Betreiber kommen deshalb ebenso gesteigerte Anforderungen im Arbeitsschutz zu. Dabei steht insbesondere die jeweilige Gefährdungsbeurteilung für die einzelne Einrichtung im Fokus. Hierzu stellt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales technische Regeln auf. Die Unfallversicherungsträger steuern Unfallverhütungsvorschriften bei, die einzuhalten sind. Der Maßnahmenkatalog, der von den Verantwortlichen zu beachten ist, ist stetiger Veränderung unterworfen. Die Dokumentation erfasst die Gefährdungsbeurteilung selbst und die daraus resultierenden Maßnahmen, deren ständige Anpassung, Einübung und Durchführung. Nur mit einer ausreichenden Dokumentation können sich Verantwortliche im Schadensfall entlasten.

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Durchschnittlich werden in Deutschland jährlich hunderttausende von Blitzen erfasst. Obwohl Blitzschutz schon lange ein etablierter Bereich der Gefahrenabwehr beim Brandschutz ist, sind manche Maßnahmen und Anlagen hier nicht auf dem neuesten Stand. Das kann Menschen und Güter gefährden. Jedes Unternehmen und jeder Gebäudebetreiber muss sich mit dem Thema auseinandersetzen. Dazu gehört die Bestimmung der jeweiligen Blitzschutzklasse, die Einhaltung von Wartungszyklen bei Blitzschutzanlagen und einiges mehr. Unter anderem spielt die DIN EN 62305 (VDE 0185-305) bei der Blitzschutzinstandhaltung eine Rolle. Mit einer sachgerechten Blitzschutzdokumentation sind Betreiber in der Lage, ihre Maßnahmen zum Blitzschutz jederzeit rechtssicher und beweisbarer darzustellen. Das erleichtert unter anderem die Auseinandersetzung und Regulierung mit Versicherern bei Blitzschutzschäden.

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In Krankenhäusern halten sich pflegebedürftige, teilweise bewegungsunfähige und gebrechliche Menschen auf. Ebenso empfangen Krankenhäuser Besucher und sind die Arbeitsstätte vieler Arbeitnehmer. Bei einem Brand sind deshalb viele Menschen und Güter in besonderer Weise gefährdet. Die Risiken und Gefahren sind potenziell erhöht. Dem muss der Brandschutz in allen Bereichen wie dem organisatorischen, dem anlagentechnischen und baulichen Brandschutz Rechnung tragen. Brandschutzkonzept, Brandschutzregister und der Notfalleinsatzplan sind maßgebliche Bestandteile des Brandschutzes im Krankenhäusern. Brände im Krankenhäuser sind nicht selten. Jährlich kommt es in über 25 Krankenhäusern und 50 anderen Einrichtungen für pflegebedürftige Menschen zu einem Brand. Viele Brandereignisse gehen dabei auf Fahrlässigkeit zurück. Deshalb kommt in diesen Einrichtungen dem vorbeugenden Brandschutz eine Schlüsselrolle zu. Betreiber, Klinikleiter, Facility Manager und andere Verantwortliche sind auf eine beweissichere Dokumentation des Brandschutzes angewiesen.

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Elektrischer Strom stellt per se eine Gefahrenquelle dar. Die Betriebssicherheitsverordnung stellt bestimmte gesetzliche Regelungen auf, die bei der Prüfung und Wartung elektrischer Anlagen einzuhalten sind. Jeder Prüfvorgang erfordert ein Prüfprotokoll. Die Prüfung elektrischer Anlagen darf nur ausgebildetes Fachpersonal vornehmen. Mit einer Dokumentationssoftware lässt sich die Prüfung besonders systematisch durchführen. Ebenso ist das Prüfprotokoll in kurzer Zeit rechtssicher erstellt.

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Der Gesetzgeber überlässt es häufig den Verantwortlichen in verschiedenen Gefahrenbereichen wie Brandschutz, Arbeitsschutz und anderen, eigene Routinen für Prüfabläufe sowie Maßnahmen zu entwickeln. Ein systematisches Mängelmanagement ist in diesen Feldern unverzichtbar. Mit einer Wartungssoftware lassen sich Wartung und Instandhaltung besonders einfach, rechtssicher und strukturiert dokumentieren.

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Bereits 2012 bestimmte der Gesetzgeber, dass in Wohnungen und Geschäftsräumen Rauchmelder zu installieren sind. Sie müssen einmal jährlich gewartet und in einem betriebsbereiten Zustand gehalten werden. Hier werden an die Dokumentation ebenfalls Anforderungen gestellt, die mit einer Dokumentationslösung besonders gut zu bewältigen sind. Facility Manager und andere Verantwortliche können damit eine große Arbeitserleichterung bei gesteigerter Rechtssicherheit nutzen.

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Im Zusammenhang mit Rauchmeldern bestehen Anforderungen an die Dokumentation von Prüfvorgängen. Mit einer Dokumentationssoftware werden Prüfprotokolle den gesetzlichen Vorgaben entsprechend systematisch erstellt. Checklisten und Muster erleichtern sämtliche Prüfvorgänge, sparen Zeit und sind Grundlage des Mängelmanagements. Hier lässt sich ebenso erfassen, wann welche Rauchmelder ersetzt worden sind.

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Jeder, der im Gebäudemanagement tätig ist, kennt die Herausforderungen der Bestandserfassung. Nur wenn hier fortlaufend und jederzeit zugreifbar dokumentiert wird, entsteht am Ende eine lückenlose, umfassende Bestandsdokumentation. Die Historie von Gebäuden wird damit chronologisch erfassbar. Das ist nicht nur aus Gründen der Gefahrenabwehr wichtig. Auch in wirtschaftlicher Hinsicht stellt die Bestandsdokumentation einen Wert für sich dar. Mit einer Dokumentationssoftware bewältigen Verantwortliche wie Facility Manager und Eigentümer jede Bestandsdokumentation zuverlässig.

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Die Dokumentation bei Gebäuden und Anlagen wurde früher mit Klemmbrett, Fotoapparat und Bleistift gemanagt. Ein veraltetes System, das viele Nachteile hatte. Liegen Dokumente nur in Papierform vor, müssen sie in entsprechend großen Archivräumen vor Untergang gesichert werden. Die manuelle Bearbeitung von Dokumentationen, Berichten, Prüfprotokollen und anderen Dokumenten raubt Zeit. Eine Dokumentationssoftware bietet hier viele Vorteile wie Vorlagen, Erinnerungsfunktionen, die Archivierung in einer Cloud und viele mehr. Das spart Zeit und sorgt für mehr Rechtssicherheit in der gesamten Dokumentation.

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Wer Anlagen oder Gebäude betreibt, unterliegt gesetzlichen Haftungspflichten. Im Schadensfalle ist im Zweifel der Betreiber in der Haftung, wenn er sich nicht entsprechend entlasten kann. Eine Entlastung ist nur dann möglich, wenn er lückenlos nachweisen kann, alles getan zu haben, was zur Gefahrenabwehr gesetzlich geboten und notwendig war. Hier kommt es insbesondere auf die Einhaltung von Instandhaltungspflichten, Mängelbeseitigung und Risikobewertungen an. Die Grundlage für einen solchen Nachweis ist eine beweissichere Dokumentation. Ein wertvolles Instrument ist hierbei eine Dokumentationssoftware.

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Als Betreiber einer Anlage oder Eigentümer einer Immobilie kennen Sie die Bedeutung von Brandschutzmaßnahmen. Die Haftungsrisiken sind bei Versäumnissen in diesem Bereich sehr groß. Das Thema Feuerschutzabschluss spielt eine Schlüsselrolle im Bereich des vorbeugenden Brandschutzes. Hier geht es darum, im Brandfall bestimmte Bereiche so voneinander zu trennen, dass Rettungsmaßnahmen durchgeführt werden können. Im Regelfall wird

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Gebäudedokumentationen umfassen nicht nur die Bestandsdokumentation. Andere Dokumentationsbereiche in der Verantwortung von Betreibern sind vornehmlich Brandschutz oder allgemeine Gefahrenabwehr. Die Dokumentation von Gebäuden kann einen großen Umfang erreichen. Hier erweist sich eine Dokumentationssoftware anderen, analogen Methoden überlegen. Sie erlaubt schnellen Zugriff auch auf länger zurückliegende Dokumente, sichert die Dokumentation digital und unterstützt bei der Erstellung von Dokumenten umfassend.

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Die Bewirtschaftung und Verwaltung von Gebäuden wie Anlagen sind in einen umfangreichen, rechtlichen Rahmen eingebunden. Vom Betreiber und/oder Facility Manager wird erwartet, dass er diese rechtlichen Grundlagen beherrscht. Facility Management ist häufig eine Dienstleistung, die von externen Fachkräften erbracht wird. Um sämtliche rechtlichen Verpflichtungen im Facility Management zu bewältigen, ist eine Dokumentationssoftware ein unverzichtbares Hilfsmittel. Sie erlaubt den schnellen Zugriff auf die Richtlinien unter anderem der GEFMA, DGUV, VDE und maßgeblichen DIN-Normen. Außerdem unterstützt sie Facility Manager dabei, die entsprechenden Maßnahmen bei der Verwaltung von Gebäuden gesetzeskonform und beweissicher durchzusetzen sowie zu dokumentieren.

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Als Betreiber einer Anlage oder Eigentümer einer denkmalgeschützten Immobilie ist Ihnen das Thema Bestandsdokumentation sicher vertraut. Ebenso wissen Sie als Facility Manager, dass bereits in der Bau- und Planungsphase der Übergabe einer strukturierten und ausführlichen Bestandsdokumentation eine große Bedeutung zukommt. Auch viele andere Verantwortliche für Immobilien haben mit diesem Teil der Gebäudedokumentation zu tun. Dabei

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Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sind in Deutschland besonders wichtig. Aus diesem Grund müssen regelmäßig Begehungen durchgeführt werden, welche mittels Checkliste immer den gleichen Ablauf einhalten und mittels Begehungsprotokoll dokumentiert und abgesichert werden. Wie oft eine Begehung erfolgen muss und welche Schwerpunkte dabei zu legen sind, hängt unter anderem von den Arbeitsbedingungen, aber auch von der Größe des

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Die Aufgabenfelder des Brandschutzbeauftragten sind sehr umfangreich und umfassen den baulichen, anlagentechnischen und organisatorischen Brandschutz. Im November 2014 haben sich der Verband der Schadenversicherer (VdS), der Dachverband aller Berufsgenossenschaften (DGUV) und die Vereinigung zur Förderung des deutschen Brandschutzes (vfdb) zusammengesetzt und sich auf eine einheitliche Richtlinie geeinigt, welche die 26 Aufgaben von Brandschutzbeauftragten festlegt –

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Die regelmäßige Brandschutzbegehung gehört als Bestandteil des Arbeitsschutzes zu den Pflichten des Unternehmers und liegt im Interesse des Unternehmens. Die Vermeidung von Bränden, die Begrenzung der Brandausbreitung und der Erfolg von Rettungs- und Löschmaßnahmen können durch geringfügige Nachlässigkeiten im vorbeugenden Brandschutz schnell untergraben werden. Das rechtzeitige Erkennen und Beseitigen solcher Schwachpunkte hilft, großen Schaden zu

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In vielen Bereichen, in denen ein Ist-Zustand dokumentiert werden muss, haben Fotodokumentationen einen wichtigen Platz.Das gilt auf der Baustelle ebenso, wie im Brandschutz, im Arbeitsschutz, in der Denkmalpflege, beim Breitbandausbau, im Gebäudemanagement und bei Sachverständigengutachten zum Beispiel nach Verkehrsunfällen. Um ihre Beweisfunktionen erfüllen zu können, werden bestimmte Anforderungen an eine Fotodokumentation gestellt. Eine nachvollziehbare Struktur,

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Die Fotodokumentation im Brandschutz kann eine zeitfressende Geduldsprobe sein. Besonders, wenn Word mal wieder nicht mitspielt oder jedes Foto, wie das andere aussieht und die Notizen mal wieder nicht lesbar sind… Wir durchleuchten, was früher aufwendig und wenig sicher war, und wie Sie es heute entspannter, rechtssicherer und zeitsparender angehen können. Die Fotodokumentation im Brandschutz –

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