Der umfassenden Dokumentation von Prozessen, Bauständen und qualitativen Aspekten kommt auf Baustellen eine Schlüsselbedeutung zu. Die Baustellendokumentation ist nicht nur unverzichtbar für das gesamte Mängelmanagement. Verschiedene am Bau beteiligte Personen, wie etwa Architekten, weisen über die Dokumentation nach, dass sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt haben. Das Mängelmanagement auf der Baustelle ist eine tragende Säule des gesamten Projekterfolgs. Beispielsweise hängt die Abnahme und damit die Entlohnung der Bauarbeiten von einer mangelfreien Bauleistung ab. Prinzipiell sind deshalb alle am Bau Beteiligten auf eine ordnungsgemäße Baustellendokumentation angewiesen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, was eine moderne, digitale Baustellendokumentation für Sie als Bauleiter, Architekt, Ingenieur, Facility Manager, Bauherr, Prüfer oder Handwerksbetrieb leisten kann.

Was ist eine Baustellendokumentation?

Mit Bauprojekten sind grundsätzlich viele Einzelentscheidungen und einzelne Teilprojekte verbunden. Jede Entscheidung kann sich an anderer Stelle auf folgende Prozesse auswirken. Die Qualität und Mangelfreiheit der Teilprojekte bestimmen darüber, wie das gesamte Projekt zu bewerten ist. Deshalb müssen sämtliche Entscheidungen, Schritte und Prozesse möglichst genau dokumentiert werden.

Für das Mängelmanagement auf der Baustelle spielt die Dokumentation eine große Rolle. Aus der Baustellendokumentation heraus ergeben sich die jeweiligen Verantwortlichkeiten und damit in rechtlicher Hinsicht die Haftung für Mängel/Fehlleistungen. Ein Architekt, der beispielsweise mit der Überwachung eines Projektes beauftragt wurde, dokumentiert in einem Bautagebuch, dass er diesen Überwachungsaufgaben tatsächlich nachgekommen ist. Auch bei der Mängelbeseitigung ist die Dokumentation unverzichtbar. Hier wird etwa ein beauftragtes Handwerksunternehmen dokumentieren, wann, wie und mit welchem Ergebnis Mängel beseitigt worden sind.

Warum ist eine Baustellendokumentation nötig und welchen Umfang hat sie?

Baustellendokumentationen sind unter anderem notwendig,

  • zur Qualitätssicherung beim Mängelmanagement auf der Baustelle.
  • für die Projektdokumentation.
  • zur Festlegung von Verantwortlichkeiten und daraus folgenden Haftungsübernahmen für einzelne Arbeiten am Bau.
  • zur Dokumentation der Auftragserfüllung.
  • aus rechtlichen Gründen bei der Haftungsfreistellung und bei Schaffung der Abnahmevoraussetzungen für Bauleistungen.

Es gibt regelmäßig nicht nur die eine Baustellendokumentation. Verschiedene Beteiligte halten eine eigene Dokumentation für ihren Aufgabenbereich vor. Vom Umfang her kommt es auf den jeweiligen Beitrag des Beteiligten am Bauprojekt an.

Die umfassendste Form der Baustellendokumentation ist das Bautagebuch. Es dokumentiert lückenlos die jeweiligen Vorgänge auf der Baustelle und/oder die Aktivitäten eines bestimmten Beteiligten. Beispielsweise sind Architekten in der Leistungsphase 8 im Rahmen von § 15 HOAI zur lückenlosen Führung eines Bautagebuchs verpflichtet. Der Architekt begegnet mit der Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtung den mannigfachen Haftungsrisiken, denen er ausgesetzt ist.

Vgl. A. Büchs./A.Lutz, Haftungsrisiken für Architekten und Ingenieure: Gefahren erkennen und vermeiden, Forum Verlag, 2006. S.346 ff.

Anders als im Bautagebuch wird ein einzelnes Gewerk nur die Arbeiten dokumentieren, die es zum Bauprojekt beigetragen hat. Hier dokumentiert beispielsweise der Elektrofachbetrieb, wann, wie und in welcher Qualität er die Stromleitungen für das Haus verlegt hat. Diese Dokumentation als Teildokumentation wird im Regelfall auch ein Bestandteil der gesamten Projektdokumentation. Mit ihrer Hilfe wird in der Folge später auch der Generalunternehmer den gesamten Werklohn fällig stellen.

Warum spielt die Dokumentation gerade auf Baustellen eine so große Rolle?

An einem Bau sind in der Regel viele Parteien beteiligt. Es gibt unterschiedliche Gewerke, eine Bauprojektleitung, einen Architekten, mehrere Prüfer und Ingenieure. Auch der Bauherr ist ein Beteiligter am Bauprojekt. Alle Beteiligten haben verschiedene Interessen und Aufgabenbereiche. Ohne eine umfassende Baustellendokumentation lassen sich die einzelnen Arbeiten und Beiträge zum Bauprojekt nicht auseinanderhalten. Verantwortlichkeiten und Haftungsbereiche könnten nicht bestimmt werden. Einzelne Beteiligte können sich nicht von Haftungsrisiken befreien, weil sie zum Beispiel nicht beweisen, dass sie Aufgabenbereiche ordnungsgemäß delegiert haben. Bauauftragnehmer könnten auch nicht nachweisen, dass der Bauherr trotz abweichender Empfehlung der Bauexperten auf eine bestimmte Bauausführung bestanden hat.

Man denke an die vielen Daten und Informationen, die insbesondere bei einem großen Bauprojekt zusammenlaufen. Sie müssen dokumentiert und gespeichert werden.

Ebenso ist die Baustellendokumentation für die Abnahme von Bauleistungen unverzichtbar. Bauarbeiten sind rechtlich gesehen Werkverträge. Der Bauunternehmer schuldet einen Erfolg. Den Werklohn erhält er erst mit der Abnahme eines mangelfreien Werkes. Deshalb sind das Mängelmanagement auf der Baustelle und die dazugehörige Baustellendokumentation maßgebliche Bestandteile jedes Bauprojektes. Einzelne Beteiligte könnten nicht nachweisen, dass sie ihre Aufgaben wahrgenommen haben. Das gilt nicht nur für Architekten, sondern beispielsweise auch für Ingenieure, die mit einem besonderen Prüfauftrag am Bauprojekt beteiligt sind. Ohne Dokumentation kann etwa der Ingenieur nicht nachweisen, dass er die Statik überprüft hat. Die Komplexität von Bauprojekten kann ohne Baustellendokumentation nicht bewältigt werden.

Wer muss eine Baustellendokumentation vorhalten und welche Arten von Dokumentationen gibt es?

Das Bautagebuch ist die umfassendste Form der Dokumentation auf der Baustelle. Dort enthalten sind beispielsweise folgende Angaben:

  • Daten und Informationen zur Immobilie selbst und zum Auftraggeber
  • das jeweilige Datum des Eintrags
  • Angaben zum jeweiligen Fortschritt am Bau
  • Angaben zu den Witterungsbedingungen, sollten diese Einfluss auf den Bau nehmen
  • Angaben über eingesetzte Gerätschaften und Materialien
  • Protokollierung von sichtbar werdenden Baumängeln, Störungen, Schäden, Verzögerungen oder Normabweichungen
  • Fotodokumentation aller Bauabschnitte, besonders auch von denen, die später durch den voranschreitenden Bau überdeckt werden (Fußbodenheizung, Elektroleitungen und andere Leitungen sieht man später nicht mehr)
  • Besprechungsprotokolle, Anweisungen und Berichte von Seiten des Bauleiters, Namen und Unterschriften aller Teilnehmer
  • Abnahmeprotokolle
  • begleitende Dokumente wie Datenblätter, Betriebsanleitungen oder Pläne
  • Mängelbeseitigungsprotokolle

Ein Bautagebuch führt regelmäßig der Bauleiter. Dieser kann auch ein beauftragter Architekt sein. Wie bereits beschrieben wurde, verpflichtet die HOAI Architekten zur lückenlosen Dokumentation in Form des Bautagebuches. Welche Bedeutung das Bautagebuch für die Tätigkeit des Architekten hat, ergibt sich auch aus dessen Anteil am Gesamthonorar. 32 % des Honorars für Architekten macht das Führen des Bautagebuchs aus. Generalunternehmer und Bauträger sind zum Führen eines Bautagebuches nicht verpflichtet. In der Praxis halten sie dennoch mit Blick auf typische Haftungsrisiken eines vor.

Neben dem Bautagebuch führen einzelne Gewerke Dokumentationen, um ihre Leistungen in punkto Haftung und Abnahme beweisfest zu machen. Vor allem wenn es um das Mängelmanagement im Bauwesen geht, müssen die einzelnen Gewerke ihre Arbeitsleistungen von den Aufgabenbereichen anderer Gewerke klar abgrenzen können. Das kann kompliziert sein, weil bei einem Bau Gewerke zeitlich Parallelarbeiten an Bauobjekten ausführen. Hier ist deshalb die Baustellendokumentation so wichtig, um besonders mit dem begleitenden Besprechungsprotokollen und den Zuweisungen von Aufgaben die erforderlichen Abgrenzungen zwischen einzelnen Gewerken herstellen zu können.

In welcher Beziehung steht das Mängelmanagement im Bauwesen zur Baustellendokumentation?

Ohne die präzise Dokumentation ist ein effektives Mängelmanagement auf der Baustelle nicht denkbar. Grundsätzlich können mit jedem Arbeitsschritt an einem Bauprojekt Mängel auftreten. Das Bautagebuch und jede andere Baustellendokumentation sorgen dafür, dass sichtbare Mängel erkannt, dokumentiert und zeitnah behoben werden. Durch die Fotodokumentation wird der jeweilige Status quo von Arbeiten festgehalten. In einem Folgeschritt wird auch die Mängelbeseitigung mit Fotos dokumentiert.

Auf diese Weise werden Mängel und deren Beseitigung rechtssicher sowie beweisfest dokumentiert. Das ist für die spätere Haftung und vor allem für die Abnahme des gesamten Projektes entscheidend. Wenn sich später Mängel herausstellen, die vorher nicht sichtbar waren, lässt sich über die Baustellendokumentationen nachvollziehen, wer für welche Mängel verantwortlich ist. Ebenso kann genau nachverfolgt werden, ob beispielsweise ein Prüfer bei der Statik einen Fehler gemacht hat und ob es für das Gebäude ein Bodengutachten gibt.

Analoge versus digitale Baustellendokumentation

Die klassische Baustellendokumentation war über lange Zeit hinweg eine analoge Angelegenheit. Hier wurde mit Klemmbrett, Fotoapparat und in schriftlicher Form an einer Dokumentation gearbeitet. Das galt auch für das Bautagebuch. Die Angaben wurden händisch mit Programmen wie Word und Excel auf dem PC abgespeichert. Unter Umständen hat der eine oder andere Ingenieur, Prüfer oder Architekt seine Tagebucheintragungen vor Ort auf dem Bau diktiert und später dann schriftlich übertragen. Es bedarf kaum weiterer Ausführungen dazu, wie aufwendig und zeitraubend diese Form der Dokumentation ist.

Es muss mit vielen verschiedenen Dokumenten und Berichten hantiert werden, es müssen Ordner geführt werden, in denen die Begleitdokumente erfasst werden. Nicht immer ist es einfach, auf ältere Einträge und Begleitdokumente zuzugreifen. Auch Pläne und Fotos müssen in dieser konventionellen Form der Dokumentation händisch den Einträgen im Bautagebuch zugeordnet werden. Gerade bei großen Bauprojekten stellt deshalb die Baustellendokumentation in klassischer Form vor allem eine praktische und logistische Herausforderung dar.

Heute machen sich viele Beteiligte am Bau die Arbeit einfacher. Mit einer effektiven Dokumentationssoftware für die Baustellendokumentation und das Mängelmanagement auf der Baustelle. Die lückenlose Fortführung ist mit dieser digitalen Form der Dokumentation jederzeit gewährleistet. Auf der Baustelle selbst kann mit mobilen Geräten wie Handy und Tablet gearbeitet werden. Hochwertige Programme bieten Formulare, Muster, Checklisten und weitere Hilfsmittel an, die für den jeweiligen Bereich der Baustellendokumentation passende Instrumente zur Verfügung stellen. Die Zuordnung von Plänen und anderen Begleitdokumenten wie der Fotodokumentation wird mit einer modernen Bausoftware zu einem Kinderspiel. App-Funktionen, die Möglichkeit zur Online- oder Offlinebearbeitung sowie verschiedene Teamfunktionen machen die Arbeit an einer digitalen Baustellendokumentation zu einem Vergnügen. Vor allem arbeiten alle Beteiligten hier mehr als effektiv.

Dabei ist jederzeit Rechtssicherheit gegeben, weil die jeweiligen Informationen in einer Cloud gespeichert werden. Es stehen somit mehrere Kopien der Dokumentation zur Verfügung. Damit ist die digitale Baustellendokumentation im Vergleich mit der verkörperten Dokumentation in Papierform vor Untergang geschützt. Ebenso ist die Authentizität von Eintragungen und Unterlagen für das Mängelmanagement im Bauwesen gegeben. Die Baustellendokumentation ist in diesen Fällen jederzeit beweisfest, weil sie vor nachträglichen Manipulationen geschützt ist. Es kann anhand der Dokumentation in digitaler Form immer nachvollzogen werden, wer für das Mängelmanagement auf der Baustelle verantwortlich ist, wer bestimmte Mängel verursacht oder beseitigt hat.

Die potenziellen Folgen einer mangelhaften Baustellendokumentation

Kann ein Architekt nicht nachweisen, dass er seiner Überwachungsfunktion für ein Bauprojekt nachgekommen ist, haftet er umfassend für Mängel. Möglicherweise wird auch sein Architektenhonorar nicht gezahlt, weil er seine Tätigkeit nicht belegen kann.

Kann ein Generalunternehmer nicht darlegen, wie und in welcher Form er einen Subunternehmer mit der Wahrnehmung bestimmter Aufgaben am Bau beauftragt und dessen Arbeit überprüft hat, können im Mangelfall Probleme mit der Abnahme und mit der Zahlung des Werklohns auftreten. Auch größere Haftungsrisiken sind in diesem Fall gegeben.

Besondere Bedeutung bekommt die Baustellendokumentation auch, wenn bestimmte Aufgaben an andere delegiert werden. In den meisten Fällen verbleiben bei dem beauftragenden Beteiligten Überwachungspflichten, er kann sich regelmäßig nicht zu 100 % von seinem Haftungsrisiko befreien. Er muss im Haftungs- und Mangelfall mindestens nachweisen können, den Beauftragten sorgfältig ausgewählt und ordnungsgemäß überwacht zu haben. Das ist nur über eine umfassende Baustellendokumentation möglich.

Mit einer hochwertigen digitalen Lösung wie der Mängelmanagement Software/App von KEVOX sind Sie mit Ihrer Baustellendokumentation rechtlich wie faktisch immer auf der sicheren Seite und sehr effektiv unterwegs.

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