In vielen Bereichen, in denen ein Ist-Zustand dokumentiert werden muss, haben Fotodokumentationen einen wichtigen Platz.
Das gilt auf der Baustelle ebenso, wie im Brandschutz, im Arbeitsschutz, in der Denkmalpflege, beim Breitbandausbau, im Gebäudemanagement und bei Sachverständigengutachten zum Beispiel nach Verkehrsunfällen. Um ihre Beweisfunktionen erfüllen zu können, werden bestimmte Anforderungen an eine Fotodokumentation gestellt. Eine nachvollziehbare Struktur, bestimmte zuordbare Daten zu den Fotos und eine angemessene Präsentation sämtlicher Informationen sind unverzichtbar. Das kann die Erstellung einer solchen Dokumentation zu einer sehr zeitraubenden Angelegenheit machen. Deshalb wünschen sich die meisten Nutzer bei einer Fotodokumentation, dass möglichst viele Teile der Erstellung automatisch ablaufen können.
Erfahren Sie im Folgenden mehr dazu, wie Sie in Word automatisch eine Fotodokumentation erstellen können und welche Vorteile Ihnen die KEVOX GO App bei der professionellen Fotodokumentation bieten kann.

Was ist eine Fotodokumentation?

Fotodokumentationen verbinden Fotos und Texte zu einer Gesamtstruktur. Dabei geben sie Zeugnis zu bestimmten Umständen, Zuständen oder Situationen an Orten oder Gegenständen. So wird etwa beim Brandschutz festgehalten, welche Vorrichtungen ein Gebäude dafür vorsieht. Der Unfallgutachter dokumentiert die Schäden an einem Fahrzeug. Auf der Baustelle werden Sicherheitsmängel dokumentiert, im Arbeitsschutz geht es um die Dokumentation von Maßnahmen, die die Sicherheit der Arbeitnehmer gewährleisten sollen. Im Gebäudemanagement sindZustände und Bedingungen in Gebäuden das Thema, zum Beispiel im Zusammenhang mit bevorstehenden Baumaßnahmen.

In manchen Fällen wird eine Entwicklung in Fotos festgehalten. Dabei werden beispielsweise verschiedene Bautenfortschritte dokumentiert, im Arbeitsschutz der Zustand vor und nach bestimmten Maßnahmen. Immer geht es darum, der Dokumentation eine bestimmte Struktur zu verleihen. Außerdem spielt der Zeitfaktor bei der Fotodokumentation auf der Baustelle, im Brandschutz, im Arbeitsschutz oder beim Gebäudemanagement eine Schlüsselrolle. Fotos und gegebenenfalls auch die Texte müssen zeitlich zugeordnet werden können. Die zeitliche Zuordnung muss dabei eindeutig sein.

Eine Fotodokumentation muss Zeugnis von ihrer Authentizität ablegen. Andernfalls kann sie keine Beweisfunktion erfüllen. Die Fotodokumentation muss deshalb auch unzweifelhaft erkennen lassen, wer sie erstellt hat. Das wird vielfach durch eine Unterschrift/Gegenzeichnung auf den einzelnen Seiten der Fotodokumentation und am Ende der gesamten Dokumentation erreicht.

Fotodokumentation aus rechtlicher Sicht

Insbesondere in den Fällen, in denen Gesetze oder DIN-Normen zur Erstellung einer Fotodokumentation verpflichten, hat die Dokumentation einen Urkundencharakter. Sie wird rechtlich als Urkunde gesehen und unterfällt damit den weiteren rechtlichen Vorschriften zum Schutz von Urkunden, wie sie beispielsweise das Strafgesetzbuch vorsieht. Auch diese gesetzliche Einordnung macht deutlich, wie wichtig Sorgfalt und Präzision bei der Erstellung einer Fotodokumentation sind.

Ein Beispiel für die rechtlichen Anforderungen an eine Fotodokumentation sind beispielsweise die Vorgaben der VDI 3819 Blatt 3 im Brandschutz. In dieser Vorschrift sind die Anforderungen an eine professionelle Dokumentation aufgegliedert. Die Fotodokumentation dient dabei der Dokumentation des Ist-Zustands vor und nach Durchführung einer Maßnahme im Brandschutz.

Wer braucht eine professionelle Fotodokumentation?

Fotodokumentationen sind aus der Arbeit von Sachverständigen und Behördenvertretern in bestimmten Bereichen nicht wegzudenken. Das hat einen einfachen Hintergrund. Bestimmte Situationen und Sachverhalte lassen sich nicht allein in Worte fassen. Wird beispielsweise der Zustand auf einer Baustelle dokumentiert, wäre die bloße Beschreibung eines Zustandes für Dritte kaum nachvollziehbar. Gleiches gilt in der Denkmalpflege oder im Gebäudemanagement. Die Notwendigkeit von Fotos in diesem Zusammenhang hat auch der Gesetzgeber erkannt, der in einigen DIN Normen und anderen Vorschriften Fotodokumentationen vorsieht. Auch in der Denkmalpflege, im Arbeitsschutz, im Gebäudemanagement oder im Brandschutzmuss sorgfältig dokumentiert werden.

Mit welchen Hilfsmitteln wurden und werden Fotodokumentationen erstellt?

Fotodokumentation war schon vor dem Handy-Zeitalter üblich und notwendig. Hier waren Sachverständige mit der Kamera auf der Baustelle oder im Gebäudemanagement unterwegs, haben ihre Fotos gemacht, um dann händisch die entwickelten Fotos auf vorbereitete Vorlageblätter zu kleben und daraus eine strukturierte Dokumentation zu entwickeln. Oftmals wurden die Texte zu den Fotos ebenfalls handschriftlich erstellt.

Heute spielen das Handy, das Tablet, der Drucker, Aufnahmegeräte und weitere technische Hilfsmittel bei der Erstellung von Fotodokumentation die Hauptrolle. Schließlich haben digitale Kameras ihre analogen Verwandten verdrängt. 

Automatisierte Funktionen können das Erstellen der Dokumentation wesentlich erleichtern. Textbearbeitungsprogramme wie Word machen es möglich, mit einigen Klicks Bilder in Word zu integrieren und verschiedenen Textbausteinen zuzuordnen. Die Textbausteine an sich können etwa in Word in der einen oder anderen Form für verschiedene Dokumentationen immer wieder benutzt werden und erleichtern die Fertigstellung des Dokuments. 

Dennoch bleiben die Herausforderungen bei der Erstellung einer Fotodokumentation bestehen. Vor Ort zum Beispiel auf der Baustelle müssen bestimmte Fakten textlich und im Bild festgehalten werden, die später in geordneter Form niedergeschrieben und zugeordnet werden. Insoweit hat auch das bekannte Klemmbrett für die handschriftlichen Notizen noch nicht ausgedient. Manch einer bedient sich hier lieber eines Diktiergeräts, muss später allerdings die Textteile ebenfalls den richtigen Fotos und den Sachverhalten in Word zuordnen. Vor diesem Hintergrund kann die Erstellung einer Fotodokumentation im Brandschutz, auf der Baustelle, im Arbeitsschutz, im Gebäudemanagement, Denkmalschutz oder in anderen Bereichen immer noch eine große Herausforderung sein.

Eine Fotodokumentation erstellen - das sind die typischen Herausforderungen

Die typischen Schwierigkeiten bei der Erstellung von Fotodokumentationen sind diese:

  • In der Regel werden die fertigen Texte zum Beispiel später in Word aus handschriftlichen Notizen erstellt. Alternativ werden Texte in ein Diktiergerät diktiert, müssen später in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm in einer Vorlageverarbeitet werden. Bei handschriftlichen Notizen ergibt sich die Schwierigkeit, dass diese später oft nur noch schwer lesbar sind und sich hier möglicherweise bei der Übertragung Fehler ergeben.
  • Auch bei den Möglichkeiten moderner Kameras selbst im mobilen Bereich, Fotos mit Daten wie Aufnahmetag und Uhrzeit zu versehen, sorgt allein die Vielzahl von Fotos in der Vorbereitung einer Fotodokumentation in Word vielfach für ein Chaos. Insbesondere, wenn es darum geht die Entwicklung einer Situation oder eines Zustandes im Bild festzuhalten, beziehungsweise den Ist-Zustand zu dokumentieren, lassen sich Fotos häufig nicht mehr so einfach zuordnen. Wenn die Bilder in Word später in eine Vorlage übertragen werden, scheinen sie sich alle zu ähneln.
  • Der Zeitaufwand bei der Erstellung einer Fotodokumentation kann aus den genannten Gründen erheblich sein. Selbst, wer hier bereits mit einer fertigen Vorlage in Word arbeitet und einige Vorgänge beispielsweise über ein Makro automatischhinterlegt hat, muss häufig viel Zeit in die Dokumentation investieren. Das stellt insbesondere professionelle Gutachter, die täglich im Brandschutz, auf der Baustelle, im Arbeitsschutz, Gebäudemanagement oder der Denkmalpflege Material für Dokumentation sammeln, vielfach vor Probleme.
  • Professionelle Gutachter oder Mitarbeiter von Behörden haben es im Brandschutz, im Arbeitsschutz, im Gebäudemanagement, beim Breitbandausbau und auf Baustellen nicht nur mit einem Objekt zu tun. Unter Umständen besuchen sie täglich nicht nur ein Objekt und nehmen Material für verschiedene Projekte mit. Auch hier kann es schwierig sein, die verschiedenen Projekte auseinanderzuhalten, sie in Word später zuzuordnen und automatisch in das richtige Projekt zu integrieren.
  • Oftmals arbeitet im professionellen Bereich nicht nur ein Mitarbeiter an der Dokumentation. Während sich beispielsweise eine Person vor Ort befindet, sind andere Mitarbeiter bereits mit dem Projekt im Büro oder in der Behörde beschäftigt. Hieraus können sich Koordinationsprobleme bei der Erstellung der Fotodokumentation ergeben.
  • Vielfach sind im professionellen Bereich wie etwa auf einer Baustelle, im Brandschutz, Arbeitsschutz oder Gebäudemanagement zeitliche Vorgaben entscheidend. Die Erstellung einer Fotodokumentation kann deshalb mit erheblichem Zeitdruck verbunden sein. Dieser kann mit dem Zeitaufwand kollidieren, der mit der Erstellung der Dokumentation verbunden ist. Auch diese zeitliche Drucksituation begünstigt Fehler.
  • Fotos müssen manuell nachbearbeitet werden, weil das ohne spezielle Software nicht automatisch erfolgt. Sie müssen der Vorlage in Word in der richtigen Reihenfolge zugeordnet werden.

    Fazit: Die Erstellung einer professionellen Fotodokumentation insbesondere im Kontext gesetzlicher Vorschriften ist keine einfache Angelegenheit. Selbst, wenn mit einer Vorlage in Word viele Integrationsprozesse automatisch erfolgen können, ergeben sich immer noch viele Fehlerquellen für die Dokumentation.

Das muss eine Fotodokumentation automatisch in Word können

Bevor Sie daran gehen, in Word eine Vorlage sowie automatisierte Funktionen zu erzeugen, die Ihnen die Erstellung einer Fotodokumentation erleichtern, sollten Sie die Anforderungen an die Dokumentation in Word für Ihre Vorlage definieren. Abgesehen von spezifischen Anforderungen in einzelnen Bereichen ist für jede Vorlage einer Fotodokumentation im professionellen Bereich wichtig, dass

  • Fotos Textteilen in geordneter Form strukturiert zugeordnet werden.
  • jede Seite der Vorlage bestimmte Kerninformationen wie Datum Uhrzeit und Verfasser enthält.
  • Elemente unkompliziert und möglichst automatisch in die Vorlage integriert werden.
  • aus Gründen der Zeitersparnis Bilder mit Word möglichst per Mausklick in die Dokumentation eingefügt werden können.
  • die Vorlage in Word die standardisierte Form für eine Vielzahl von vielen zu erstellenden Dokumentationen darstellt.
  • die Vorlage in Word die Anforderungen an eine Urkunde erfüllt, also beispielsweise den Verfasser eindeutig erkennen lässt.
  • so viele Funktionen und Teile des Erstellungsprozesses wie möglich automatisch ablaufen.
  • rechtliche Vorgaben wie beispielsweise Datenschutzvorschriften jederzeit beachtet werden. Die Vorlage selbst, Funktionen 

in Word sowie auch die Speicherorte müssen gewährleisten, dass Sie jederzeit auf die Daten zurückgreifen können, dass 

  • unberechtigten Dritten aber der Zugriff verwehrt ist.
  • Word-Vorlage für die Fotodokumentation in der Praxis umsetzen

So erstellen Sie automatisch eine Fotodokumentation mit Word Makros

YouTuber  "Readdy_Net" zeigt in seinem Video, wie man Fotos automatisch in Word einfügt und verkleinert.

1. Gerüst für eine automatische Fotodokumentation in Word erstellen: 

Word-Vorlage 

In einem ersten Schritt erstellen Sie den Rahmen in Word, der zukünftig für eine Fotodokumentation standardmäßig gelten soll. Dazu bietet Word bereits fertige Formatvorlagen an, die noch passend für die eigene Vorlage gemacht werden können. Die Vorlage für Ihre Fotodokumentation lässt sich komplett aus den verschiedenen Gestaltungselementen in Word mit Überschriften, Rahmen, den Angaben zu Seitennummerierungen, Kopf- und Fußzeilen sowie weiteren Elementen selbst gestalten. Dabei kann über Blindtext zunächst ein Eindruck erzeugt werden, wie eine Seite in der späteren Fotodokumentationaussehen wird. 

Wichtig ist, dass die Vorlage für Ihre Fotodokumentation so gestaltet wird, dass sie später für die Vielzahl der Dokumente automatisch das Einfügen der entsprechenden Textteile, Bilder und weiterer Elemente wie Tabellen ermöglicht. Eine umfangreiche Fotodokumentation enthält ein Inhaltsverzeichnis, das sollte bereits bei der Grundgestaltung der Vorlageentsprechend angelegt werden. 

2. Das richtige Abspeichern der Word-Vorlage

Ganz wichtig ist das richtige Abspeichern der erstellten Vorlage für Ihre Fotodokumentation: Diese wird nicht als normale Datei abgespeichert, sondern unter Word Vorlage. Dazu müssen Sie beim Abspeichern der Vorlage in Word den passenden Dateityp auswählen. Hier werden von Word verschiedene Dateitypen angeboten. So gibt es die Vorlage mit und ohne Makro. Nur mit der Abspeicherung als Vorlage in Word wird sichergestellt, dass die Vorlage später nicht ohne weiteres nach Einfügen individueller Textteile wieder überschrieben wird. In der Regel lässt sich die Vorlage nur abändern, wenn sie später unter einem neuen Namen in Word abgespeichert wird. Vorlagen-Dateien haben in Word die Endung -dot oder mit Makro -dotm.

3. Auf den richtigen Inhalt und auf Vollständigkeit der Vorlage zur automatischen Fotodokumentation mit Word achten

Inhaltlich achten Sie bei der Gestaltung des Basisgerüsts für die Vorlage Ihrer Fotodokumentation in Word darauf, dass die entsprechenden Vorgaben, die beispielsweise für die Dokumentation einer Baustelle, im Arbeitsschutz, im Gebäudemanagement oder Denkmalschutz notwendig sind, bereits mit dieser Vorlage erfasst werden. Geht es beispielsweise wie im Brandschutz um die Erfassung eines Ist-Zustands vor und nach Einführung der Brandschutzmaßnahme, sollten diese beiden Teile bereits in der Vorlage für die Fotodokumentation vorgesehen sein.

4. Bilder mit einem Word Makro automatisch in die Fotodokumentation einfügen

Um möglichst viele Funktionen in Ihrer Vorlage automatisch ablaufen zu lassen, benötigen Sie das eine oder andere Makro. 

Ein Makro macht es Ihnen möglich, eine bestimmte Funktion automatisch ablaufen zu lassen, indem Sie nur auf einen Button klicken. Bei der Fotodokumentation ist das Makro vor allem sinnvoll, um Bilder in Word automatisch einfügen zu können. 

Dabei sind verschiedene Vorüberlegungen wichtig, damit später vieles automatisch ablaufen kann:

  • Die Bilder müssen regelmäßig in einer bestimmten Größe in die Vorlage übertragen werden.
  • Die Vorlage soll automatisch auf bestimmte Dateien und Speicherorte zugreifen können, um die Bilder in Word einzufügen.

Ein Makro professionell zu erstellen ist ein Programmierungsvorgang. Dabei müssen Sie regelmäßig Kenntnisse einer Programmiersprache haben, und um Makros automatisch auf einem hohen Niveau ablaufen zu lassen, einen programmierten Code für die Funktion der Makros entwickeln. Auf einem einfacheren Level können Sie aber ohne Programmierkenntnisse in Word Makros aufzeichnen und Elemente automatisch in das Fotodokument bringen. Damit können Sie in rudimentärer Form auch automatisch Bilder in Word durch Klicken auf einen bestimmte Schaltfläche in Ihre Fotodokumentation einfügen. 

Der Reiter Entwicklertools

Sie benötigen für die Aufzeichnung eines Makros in Word den Reiter Entwicklertools im Menüband. Dieser erscheint normalerweise erst einmal nicht. Wollen Sie für die Vorlage Ihrer Fotodokumentation ein Makro aufzeichnen, gehen Sie über Datei, Optionen auf Menüband anpassen und setzen das Häkchen bei Entwicklertools. Jetzt erscheint der Reiter in Word oben im Menüband. Sie können beginnen, ein Makro für die Fotodokumentation aufzuzeichnen, um Bilder in Word automatisch einzufügen. Legen Sie sich in der Vorbereitung bei der Makroaufzeichnung Tastenkürzel bereit, denn Makro-Aufzeichnung bedeutet, dass Tastenkombinationen aufgezeichnet werden.

Makros ohne Programmierkenntnisse benutzen: "Makros aufzeichnen"

Durch Klicken auf die Schaltfläche "Makro aufzeichnen", öffnen Sie ein neues Schaltfeld. Dort vergeben Sie einen Namen und geben die Tastenkombination für den Zugriff auf die Fotodatei ein, auf die sie automatisch zum Einfügen der Bilder in Word zugreifen möchten. Hier ergeben sich verschiedene Problemstellungen: Die Dateien mit dem Fotos müssen immer an einer bestimmten Stelle abgespeichert sein. Dabei muss es sich um jeweils aktuellen Fotos handeln, die in der aktuellen Fotodokumentation erfasst werden sollen. Andernfalls werden Sie Probleme haben, die richtigen Bilder dem richtigen Projekt zuzuordnen. Weiterhin müssen die Bilder in einer Vorsortierung in der richtigen Größe und Reihenfolge abgespeichert sein. 

Mit der einfachen Funktion zur Aufzeichnung eines Makros werden Sie regelmäßig mit einer Schaltfläche nur festlegen können, dass automatisch auf eine bestimmte Datei zurückgegriffen wird, um Bilder in Word in Ihre Fotodokumentation einzufügen.

Soll automatisch Bild für Bild in der richtigen Reihenfolge übertragen werden, kann dies nur über einen programmierten Code geschehen. Über die Tastenkombination Alt-F11 lässt sich die Programmierseite in dem Reiter Entwicklertools öffnen. Wer hier allerdings nicht über Programmierkenntnisse verfügt, stößt in der weiteren Entwicklung des Makros an seine Grenzen. Im Internet werden verschiedene Programmierungscodes und fertige Makros für die Bildeinfügung angeboten. Die Frage ist hier immer, ob diese Makros den eigenen Ansprüchen an die Fotodokumentation sowie auch den rechtlichen Vorgaben beispielsweise im Arbeitsschutz oder auf der Baustelle entsprechen. 

Eine Fotodokumentation automatisch mit Word Makros erstellen – Fazit

Eine Vorlage für eine Fotodokumentation in Word lässt sich von der textlichen Gestaltung her recht gut erstellen. Dabei ist in die Gestaltung der Vorlage allerdings eine gewisse Zeit in die Vorbereitung und die Abspeicherung als Vorlage in Word zu investieren. Wenn es darum geht, möglichst viele Funktionen wie das Einfügen der Bilder in Word über ein Makro automatischablaufen zu lassen, stößt man ohne eigene Programmierkenntnisse schnell an die Grenzen. Die Aufzeichnungsfunktion für Makros über die Entwicklertools in Word machen einfache Prozesse möglich, die später immer wieder automatisch aufgerufen werden können. Anspruchsvollere Makros müssen aber programmiert werden. Das macht es sehr schwierig, eine Vorlage für die Fotodokumentation in Word zu erstellen, bei der fast alles automatisch aufgerufen wird. Am Ende bleibt vor allem die Zuordnung der Bilder in der Regel eine manuelle Angelegenheit, was mit einem häufig kaum zu vertretenden Zeitaufwand verbunden sein kann.

Ihre Fotodokumentation effektiv und professionell erstellen mit KEVOX und Word

Sie empfinden das Erstellen einer Fotodokumentation mit Word als kompliziert? Sie haben keine Zeit, aufwendig ein Makro zu entwicklen, um Bilder in Word automatisch einzufügen? Sie sind täglich im Brandschutz, auf der Baustelle, im Arbeitsschutzoder im Gebäudemanagement unterwegs und müssen nicht nur eine Fotodokumentation fertigen? KEVOX stellt Ihnen zwei Lösungen für die Fotodokumentation zur Verfügung: Die KEVOX GO Dokumentations-App und die umfangreichere KEVOX Management Windows Software. Hier im Video sehen Sie, wie KEVOX Management für Sie automatisch Word-Bild-Berichte zusammenstellt.

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