In vielen professionellen Bereichen sind Fotodokumentationen und damit auch die Fotodokumentations-App unverzichtbare Teile der täglichen Arbeit. Gutachter, Brandschützer, Baustellenleiter oder Handwerker, das sind nur einige der Berufsgruppen, die immer wieder Texte bzw. Notizen mit Bildern zusammenstellen müssen, um Ihre Arbeit zu dokumentieren.
Im Mittelpunkt stehen hier Haftungs- und Nachweisfragen, ebenso Memo-Funktionen und Verbesserungen für die Zusammenarbeit in Teams. Mit einer Fotodokumentations-App können diese Gesichtspunkte angemessen berücksichtigt und auf unkomplizierte Art und Weise in der täglichen Berufspraxis umgesetzt werden.
Früher war eine Fotodokumentation eine sehr aufwendige Sache. Es wurden analoge Fotos gemacht, entwickelt und mit Text händisch zusammengefügt. Manche Gutachter arbeiten vielleicht noch heute so. Mit einer modernen Fotodokumentations-App geht das jedoch einfacher und schneller.
Fotodokumentation mit Stift & Zettel vs. Word oder Excel vs. App
Fotodokumentationen können auf verschiedene Art und Weisen erstellt werden. Oft werden Sie noch klassisch händisch, mit Word oder mit Excel zusammengestellt.
Die klassische Art
Hierbei wird das Foto mit Texten sowie weiteren notwendigen Materialien händisch zu einer Dokumentation kombiniert. Die Fotos müssen ausgedruckt und gesondert auf Papier aufgeklebt werden. Es entsteht erheblicher Zeit- und Organisationsaufwand, da Foto und Text auch vorsortiert werden müssen, um sie dann in einem weiteren Schritt einander zuzuordnen. Man könnte diese Umsetzungsform auch als analoge Form bezeichnen. Selbst wenn Fotos heute digital aufgenommen werden, müssen sie hier in einem weiteren Schritt ausgedruckt oder übertragen werden. Fazit: Sie haben keine nachhaltige Dokumentation, das eine oder andere Foto verblasst nach kurzer Zeit.
Word
Bei dieser Variante der Fotodokumentation mit Word verbringen Sie viel Zeit mit der Formatierung und können Schwierigkeiten mit großen Bildern haben, die Sie einfügen möchten. Auch die Einführung weiterer Materialien wie Pläne und Schaubilder kann sich schwierig gestalten. Das Programm kann mit diesen komplexen Aufgabenstellungen schnell überfordert werden, es drohen der Absturz und der Verlust bereits eingerichteter Formatierungen.
Excel
Hier ergeben sich ähnliche Probleme wie bei einer Erstellung der Dokumentation in Word. Das Einfügen großer Bilder kann ebenfalls Probleme bereiten, die Formatierung überzeugt häufig nicht.
Fotodokumentations-App bzw. Fotodokumentationssoftware
Mit einer Software oder App entsteht die präzise Fotodokumentation automatisch noch vor Ort. Dabei ergibt sich eine große Zeitersparnis, da Texte durch Textvorlagen schnell eingefügt oder diktiert werden können. Die Fotos werden schnell mit der Handykamera gemacht und sind der passenden Notiz sofort zugeordnet.
Müllcontainer wird dokumentiert mit Fotodokumentations-App KEVOX GO
Die Ansprüche an eine App: Fotodokumentationen sind Urkunden
Nicht in allen Bereichen haben Fotodokumentationen einen rechtsverbindlichen Charakter. Wenn etwa die Fotodokumentation lediglich der internen Zusammenarbeit oder einer besseren Kommunikation in einem Team dient, entfaltet sie regelmäßig keine Außenwirkung.
Darüber hinaus ist eine Fotodokumentation in vielen Bereichen eine rechtsverbindliche Urkunde. Sie dient Beweiszwecken und schützt unter anderem vor diversen Haftungsansprüchen. In anderen Fällen ergibt sich die Rechtsverbindlichkeit der Fotodokumentation daraus, dass mit ihr eigene Ansprüche beispielsweise auf Schadenersatz unterlegt werden sollen. Hier drei Beispiele für die rechtlichen Rahmenbedingungen in unterschiedlichen professionellen Bereichen:
Das Sachverständigengutachten
Das klassische Sachverständigengutachten ist in den meisten Fällen auch eine Fotodokumentation. Durch den Urkundencharakter sind die Ansprüche an eine App besonders hoch. Dabei ist es sehr wichtig, dass auch die Erstellung – hier vor allem der zeitliche Ablauf – der Fotodokumentation über die App nachvollziehbar gemacht wird. Das ist nur mit einer Fotodokumentations-App möglich, die den Zeitpunkt der Fotoaufnahmen dokumentiert.
Fotodokumentation als Brandschützer
Die Brandschutzdokumentation ist eine umfangreiche Sammlung von Dokumentationen aus verschiedenen Bereichen des Brandschutzes. Hier sind nicht nur die Brandschutzmaßnahmen zu dokumentieren, die unternommen werden, um z.B. Brandschutzmängel zu beseitigen, sondern auch Brandschutzkonzepte und Ablaufpläne. Es kommen unterschiedlichste Vorschriften zum Tragen, unter anderem auf landesrechtlicher Ebene auf Grundlage der jeweiligen Brandschutzordnungen. Eine Dokumentation mit Foto und Text ist dabei das Mittel der Wahl, um alle Dokumentationspflichten umfassend zu erfüllen.
Fotodokumentation und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen
In der VOB und im Baurecht kommt es für die Fälligkeit des Werklohns auf die Abnahme der Bauleistungen an. Hier wird man diese Abnahme mit Fotos protokollieren und ebenso mit Texten dokumentieren. Auch hierbei ist ein Foto beim jeweiligen Abschnitt immer ideal, um bestimmte Umstände und Bautenstände nachhaltig zu erfassen. Ähnliches gilt für Mängel, die aus Beweisgründen stets dokumentiert werden müssen und später gerichtsfest sein sollen.
Eine Dokumentations-App wie KEVOX GO, kann zudem noch viel mehr als die reine Dokumentation von Fotos
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Es kann schwierig sein, die richtige Wahl zu treffen. Bevor Sie sich für eine bestimmte App entscheiden, sollten Sie einige Vorüberlegungen machen. Denn die Apps in diesem Bereich bieten Ihnen einen variablen Funktionsumfang. Sie variieren unter anderem beim Anwendungskomfort und in der Flexibilität der Anwendungen. Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Ansprüche an eine Fotodokumentations-App genauer zu definieren:
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