In vielen professionellen Bereichen sind Fotodokumentationen und damit auch die Fotodokumentations-App unverzichtbare Teile der täglichen Arbeit. Gutachter, Brandschützer, Baustellenleiter oder Handwerker, das sind nur einige der Berufsgruppen, die immer wieder Texte bzw. Notizen mit Bildern zusammenstellen müssen, um Ihre Arbeit zu dokumentieren. 

Im Mittelpunkt stehen hier Haftungs- und Nachweisfragen, ebenso Memo-Funktionen und Verbesserungen für die Zusammenarbeit in Teams. Mit einer Fotodokumentations-App können diese Gesichtspunkte angemessen berücksichtigt und auf unkomplizierte Art und Weise in der täglichen Berufspraxis umgesetzt werden.

Früher war eine Fotodokumentation eine sehr aufwendige Sache. Es wurden analoge Fotos gemacht, entwickelt und mit Text händisch zusammengefügt. Manche Gutachter arbeiten vielleicht noch heute so. Mit einer modernen Fotodokumentations-App geht das jedoch einfacher und schneller. 

Fotodokumentation mit Stift & Zettel vs. Word oder Excel vs. App

Fotodokumentationen können auf verschiedene Art und Weisen erstellt werden. Oft werden Sie noch klassisch händisch, mit Word oder mit Excel zusammengestellt.

Die klassische Art

Hierbei wird das Foto mit Texten sowie weiteren notwendigen Materialien händisch zu einer Dokumentation kombiniert. Die Fotos müssen ausgedruckt und gesondert auf Papier aufgeklebt werden. Es entsteht erheblicher Zeit- und Organisationsaufwand, da Foto und Text auch vorsortiert werden müssen, um sie dann in einem weiteren Schritt einander zuzuordnen. Man könnte diese Umsetzungsform auch als analoge Form bezeichnen. Selbst wenn Fotos heute digital aufgenommen werden, müssen sie hier in einem weiteren Schritt ausgedruckt oder übertragen werden. Fazit: Sie haben keine nachhaltige Dokumentation, das eine oder andere Foto verblasst nach kurzer Zeit.

Word

Bei dieser Variante der Fotodokumentation mit Word verbringen Sie viel Zeit mit der Formatierung und können Schwierigkeiten mit großen Bildern haben, die Sie einfügen möchten. Auch die Einführung weiterer Materialien wie Pläne und Schaubilder kann sich schwierig gestalten. Das Programm kann mit diesen komplexen Aufgabenstellungen schnell überfordert werden, es drohen der Absturz und der Verlust bereits eingerichteter Formatierungen.

Excel

Hier ergeben sich ähnliche Probleme wie bei einer Erstellung der Dokumentation in Word. Das Einfügen großer Bilder kann ebenfalls Probleme bereiten, die Formatierung überzeugt häufig nicht.

Fotodokumentations-App bzw. Fotodokumentationssoftware

Mit einer Software oder App entsteht die präzise Fotodokumentation automatisch noch vor Ort. Dabei ergibt sich eine große Zeitersparnis, da Texte durch Textvorlagen schnell eingefügt oder diktiert werden können. Die Fotos werden schnell mit der Handykamera gemacht und sind der passenden Notiz sofort zugeordnet.

Fotodokumentationsapp KEVOX GO fotografiert einen müllcontainer abfallverordnung

Müllcontainer wird dokumentiert mit Fotodokumentations-App KEVOX GO

Die Ansprüche an eine App: Fotodokumentationen sind Urkunden 

Nicht in allen Bereichen haben Fotodokumentationen einen rechtsverbindlichen Charakter. Wenn etwa die Fotodokumentation lediglich der internen Zusammenarbeit oder einer besseren Kommunikation in einem Team dient, entfaltet sie regelmäßig keine Außenwirkung.

Darüber hinaus ist eine Fotodokumentation in vielen Bereichen eine rechtsverbindliche Urkunde. Sie dient Beweiszwecken und schützt unter anderem vor diversen Haftungsansprüchen. In anderen Fällen ergibt sich die Rechtsverbindlichkeit der Fotodokumentation daraus, dass mit ihr eigene Ansprüche beispielsweise auf Schadenersatz unterlegt werden sollen. Hier drei Beispiele für die rechtlichen Rahmenbedingungen in unterschiedlichen professionellen Bereichen:

Das Sachverständigengutachten

Das klassische Sachverständigengutachten ist in den meisten Fällen auch eine Fotodokumentation. Durch den Urkundencharakter sind die Ansprüche an eine App besonders hoch. Dabei ist es sehr wichtig, dass auch die Erstellung – hier vor allem der zeitliche Ablauf – der Fotodokumentation über die App nachvollziehbar gemacht wird. Das ist nur mit einer Fotodokumentations-App möglich, die den Zeitpunkt der Fotoaufnahmen dokumentiert.

Fotodokumentation als Brandschützer

Die Brandschutzdokumentation ist eine umfangreiche Sammlung von Dokumentationen aus verschiedenen Bereichen des Brandschutzes. Hier sind nicht nur die Brandschutzmaßnahmen zu dokumentieren, die unternommen werden, um z.B. Brandschutzmängel zu beseitigen, sondern auch Brandschutzkonzepte und Ablaufpläne. Es kommen unterschiedlichste Vorschriften zum Tragen, unter anderem auf landesrechtlicher Ebene auf Grundlage der jeweiligen Brandschutzordnungen. Eine Dokumentation mit Foto und Text ist dabei das Mittel der Wahl, um alle Dokumentationspflichten umfassend zu erfüllen.

Fotodokumentation und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

In der VOB und im Baurecht kommt es für die Fälligkeit des Werklohns auf die Abnahme der Bauleistungen an. Hier wird man diese Abnahme mit Fotos protokollieren und ebenso mit Texten dokumentieren. Auch hierbei ist ein Foto beim jeweiligen Abschnitt immer ideal, um bestimmte Umstände und Bautenstände nachhaltig zu erfassen. Ähnliches gilt für Mängel, die aus Beweisgründen stets dokumentiert werden müssen und später gerichtsfest sein sollen.

Fotodokumentation App KEVOX GO erstellt automatisch protokolle

Eine Dokumentations-App wie KEVOX GO, kann zudem noch viel mehr als die reine Dokumentation von Fotos 

Sie möchten die beste Fotodokumentations-App für Ihre Arbeit finden? Diese Checkiste hilft Ihnen, Ihren Anforderungskatalog zu erstellen.

Sie suchen eine Fotodokumentations-App, die Ihren individuellen Ansprüchen entspricht?
Es kann schwierig sein, die richtige Wahl zu treffen. Bevor Sie sich für eine bestimmte App entscheiden, sollten Sie einige Vorüberlegungen machen. Denn die Apps in diesem Bereich bieten Ihnen einen variablen Funktionsumfang. Sie variieren unter anderem beim Anwendungskomfort und in der Flexibilität der Anwendungen. Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Ansprüche an eine Fotodokumentations-App genauer zu definieren:

  • Benötigen Sie ab und an ein Foto und eine kurze Notiz dazu? Oder verbinden Sie regelmäßig jedes Foto aus einer ganzen Reihe mit ausführlichen Texten, technischen Beschreibungen, Planverortungen und Zuweisungen bei der Berechtigung und Priorität?
  • Sollen Meldungen priorisiert werden können? Soll die Fotodokumentation den Status einer Meldung angeben?
  • Möchten Sie eine externe Spezial-Kamera anschließen? Werden für die Fotodokumentation Barcodes benötigt, die eingelesen werden müssen? Zu denken ist hier beispielsweise an die Barcode-gestützte Fotodokumentation in der Verpackungsindustrie. Auch im Lagerwesen kann der Barcode eine wichtige Rolle spielen.
  • Wie gehen Sie bei der Textgestaltung vor? Ist eine Diktatfunktion sinnvoll und haben Sie einen Nutzen von Textvorlagen, die Sie schnell auswählen können?
  • Nehmen Sie nur ein Foto auf oder benötigen Sie einen Plan zur Orientierung?
  • Welche Ansprüche werden am Ende an die fertige Dokumentation gestellt? Hat sie einen amtlichen Charakter, dient sie Beweiszwecken und der Abwehr von Haftungsansprüchen?
  • Wollen Sie verschiedene persönliche Elemente wie eine Kopfzeile in die Dokumentation einfügen?
  • Auf welche Filterfunktionen legen Sie Wert, um das passende Foto und Texte auszuwählen?
  • Arbeiten Sie mit anderen Personen an der Dokumentation zusammen? Wie einfach macht Ihnen die App eine Zusammenarbeit bei Foto und Text? Lassen sich verschiedene Versionen austauschen und miteinander verbinden?
  • Sollte die Fotodokumentations-App und die zu erstellende Dokumentation dazu dienen, 
    sachverständige Prüfungen durch Foto und Text belegt beispielsweise an Maschinen oder Anlagen vorzunehmen?
  • Geht es nicht nur um das eine oder andere Foto, das einen Status quo zeigt, sondern um Vorher- und Nachherbilder in Serie wie beispielsweise bei Schottungen?
  • Soll die App Ihnen dabei helfen, Fristen zu verwalten? Beispielsweise, in dem eine Frist angegeben wurde, in deren Verlauf eine Meldung erledigt werden soll.Soll die Fotodokumentations-App Sie dabei unterstützen, Zuständigkeiten zuzuweisen?
  • Muss die Fotodokumentations-App über eine Zeiterfassung verfügen?
  • Ist es sinnvoll, dass man mit der Fotodokumentations-App von überall her auch offline arbeiten kann?

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Die 26 Aufgaben des Brandschutz-beauftragten


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