Die Anforderungen an Bauwerke sind sehr komplex. Sie reichen von der Standsicherheit über den Brandschutz, die Qualität der Bauelemente und Baustoffe, die fachgerechte Ausführung der Arbeiten bis zur Funktionsfähigkeit der Installationen für Heizung, Klima, Sanitär- und Elektrotechnik. Jede Abweichung von einer Anforderung ist ein Baumangel – und diesen gilt es so früh wie möglich zu erkennen und zu beseitigen. Schließlich kann die Mängelbeseitigung umso kostspieliger werden, je weiter die Bauarbeiten fortgeschritten sind. Wie sich das Mängelmanagement im Bauwesen mittels einer Mängelmanagement Software optimieren lässt, erfahren Sie hier.

Was bedeutet Mangelmanagement im Bauwesen?

Das Mängelmanagement ist ein System, das das Aufdecken, Dokumentieren, Anzeigen von Mängeln und die Kontrolle der Mängelbeseitigung regelt. Es legt Abläufe und Verantwortungen fest, die der Qualitätssicherung im Bauwesen dienen.

Was gehört zum Mängelmanagement?

Baumängel aufdecken

Die Anforderungen an das Bauwerk ergeben sich aus den vertraglich festgelegten Vereinbarungen und den geltenden Bauvorschriften. Ergänzt werden diese durch eine Vielzahl von Normen, die den Stand der Technik in jedem beteiligten Gewerk beschreiben. Das Mängelmanagement setzt hier an. Es geht davon aus, dass sich überall Mängel einschleichen können. Deshalb brauchen Sie einen Mechanismus, mit dem Sie Fehler systematisch aufspüren. Bei den unterschiedlichen Abnahmen im Verlauf des Baugeschehens besteht die Gelegenheit dazu. Diese können Sie aber nur wahrnehmen, wenn Sie genau wissen, worauf Sie achten müssen. Sind Sie Bauleiter, erwartet man das von Ihnen. Sind Sie Bauherr, sollten Sie jemanden hinzuziehen, der sich auskennt. Warten Sie aber nicht unbedingt bis zur Abnahme. Erkennen Sie vorher einen Fehler, ist es klug, sofort zu reagieren.

Baumängel dokumentieren

Die Dokumentation von Baumängeln ist erforderlich, um das Ausmaß des Fehlers zu verdeutlichen. Anhand von Fotos wird jedem schnell klar, wo genau der Handlungsbedarf besteht. Bei Meinungsverschiedenheiten dient die Dokumentation als Beweis. Wichtig ist, dass Sie auch Datum und Uhrzeit, an denen Sie den Mangel erkannt haben, vermerken. Die Dokumentation ist Bestandteil der Baumängelanzeige.

Baumängel anzeigen

Haben Sie einen Baumangel erkannt, müssen Sie die Firma finden, die ihn verursacht hat und für die Beseitigung verantwortlich ist. Wenn die Firma noch am Werk ist oder es während der Abnahme der Leistung geschieht, ist das relativ einfach, weil das beauftragte Unternehmen anwesend ist. Schwierig wird es, wenn sich ein Mangel erst im Nachhinein zeigt. Auf jeden Fall ist eine Baumängelanzeige die rechtliche Grundlage dafür, dass der Fehler beseitigt wird. Dabei müssen Sie einiges beachten. Empfänger der Mängelanzeige ist Ihr Vertragspartner. Sind Subunternehmen für den Mangel verantwortlich, muss sich Ihr Vertragspartner um die weiteren Schritte kümmern. Außerdem bestehen Verjährungsfristen und Anforderungen an den konkreten Inhalt der Mängelanzeige. Beispielsweise müssen Sie den Mangel ausführlich beschreiben, die Beseitigung ausdrücklich einfordern und eine Frist für die Mängelbeseitigung festlegen.

Mängelbeseitigung kontrollieren

Ist die Frist für die Mängelbeseitigung verstrichen, müssen Sie überprüfen, ob nun alles in Ordnung ist. Das erfolgt im Rahmen einer Abnahme. Denken Sie daran, dass Sie genau wissen müssen, worauf zu achten ist. Sonst könnte sich später herausstellen, dass der Mangel nur kaschiert wurde.

Wie werden Mängel erfasst?

Bei umfangreichen Bauvorhaben, an denen viele Gewerke beteiligt sind, ist ein einzelner Mangel eher selten. Oft treten mehrere Fehler an verschiedenen Stellen auf. Dazu kommt, dass ein Bauvorhaben einem technologisch bedingten Ablauf folgt. Beispielsweise können die Wände erst dann verputzt werden, wenn Elektriker, Sanitärinstallateure und Heizungsbauer ihre Arbeit beendet haben. Nach dem Verputzen kommen Fußbodenbauer, Maler und Fliesenleger zum Zuge. Wird eine Mängelbeseitigung erforderlich, kommen die anderen Arbeiten schnell aus dem Takt. Kritisch wird es, wenn eine Firma Schaden am Werk ihrer Vorgänger anrichtet und beispielsweise durch den Putz ein elektrisches Kabel oder eine Wasserleitung anbohrt.

Eine systematische Erfassung aller Mängel ist die Grundlage für die Überwachung der Folgemaßnahmen. Excel-Tabellen und Word-Dokumente kommen hier schnell an ihre Grenzen. Sie können zwar einen Überblick über die laufenden Aktivitäten liefern, aber sie tragen kaum zur Mängelbeseitigung bei. Außerdem müssen sie laufend von Hand mit Informationen gefüttert und aktualisiert werden. Eine gute Mängelmanagement Software leistet weit mehr.

Was ist eine Mängelmanagement Software?

Die Mängelmanagement Software begleitet Sie in Ihrem mobilen Endgerät auf der Baustelle und steht Ihnen stets zur Dokumentation von Mängeln zur Verfügung. Die Erfassung erfolgt nach einem einheitlichen System, das die Auswertung übernimmt, die nächsten Schritte veranlasst und die Abarbeitung der Mängel dokumentiert. Berichte, Anzeigen, Rückmeldungen werden an einer einzigen Stelle gespeichert und für die elektronische Weiterleitung oder den Druck bereitgestellt. Die Software übernimmt die meisten Aufgaben, die das Mängelmanagement gemäß seiner Definition zu erfüllen hat.

Was muss eine gute Mängelmanagement Software alles können?

Dokumentation von Mängeln

Eine gute Mängelmanagement Software muss zunächst die Dokumentation von Mängeln auf einem mobilen Endgerät einschließlich Fotos, Datum und Uhrzeit sowie die Zuordnung des Schadens zur verantwortlichen Firma ermöglichen. Aus diesen Informationen stellt sie einen Mängelbericht zusammen, der sofort verfügbar ist und digital weitergeleitet werden kann. Außerdem kann die Software auf gespeicherte Formulare zugreifen und daraus eine Mängelanzeige generieren und zum Drucken oder Versenden bereitstellen.

Auswertung erfasster Mängel

Die Mängelmanagement Software muss die dokumentierten Mängel auswerten und eine Übersicht zusammenstellen. Darin erfasst sie alle Dokumentationen, die von einem oder mehreren Mitarbeitern an einem bestimmten Projekt erstellt wurden. In der Übersicht lassen sich Fristen und Prioritäten festlegen. Die Software gibt dann eine To-Do-Liste aus, die ständig aktualisiert wird und als Grundlage für die Verteilung von Aufgaben dient.

Nachverfolgung der Mängelbeseitigung

So, wie der Mangel dokumentiert wurde, muss die Mängelmanagement Software auch Rückmeldung einer erfolgten Mängelbeseitigung dokumentieren. Das Unternehmen oder der Mitarbeiter, der die Arbeit erledigt hat, meldet das Ergebnis und die Software kann den entsprechenden Punkt in der To-Do-Liste "abhaken". Wenn keine weiteren Prüfungen oder Funktionskontrollen erforderlich sind, können Sie den Vorgang auf "erledigt" setzen.

In welchen Bereichen wird eine Mängelmanagement Software eingesetzt?

Das Mängelmanagement ist im Bauwesen unverzichtbar, aber auch mit einem großen Aufwand verbunden. Die beweiskräftige Dokumentation der Mängel und ihrer Beseitigung, die Verteilung der Informationen an alle Beteiligten und die Organisation der notwendigen Arbeiten beanspruchen viel Zeit und Kraft. Eine gute Mängelmanagement Software übernimmt den Hauptanteil dieser Arbeit und entlastet die Menschen. Außerdem trägt sie dazu bei, dass nichts in Vergessenheit gerät.

Universell einsetzbar wird die Mängelmanagement Software, wenn sie sich individuell an weitere Bereiche anpassen lässt. Dann kann sie beispielsweise auch im Gebäudemanagement, bei der Beseitigung von Mängeln im Arbeits- und Brandschutz oder bei der Instandhaltung von Maschinen und Transportmitteln wertvolle Dienste leisten.

Welche Vorteile hat die Nutzung einer Mängelmanagement Software?

Die Nutzung einer Mängelmanagement Software bringt eine erhebliche Verbesserung der Qualität mit sich und schafft ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Einfache Bedienung, verbesserte Kommunikation sowie die integrierte Verwaltung von Fotos und Dokumenten führen zu einer deutlichen Zeitersparnis. Die gleiche Form der Dokumentation im gesamten Unternehmen fördert die Corporate Identity. Und auch wichtig: Durch die Nachvollziehbarkeit und Transparenz lässt sich die Arbeit des (meistens arg strapazierten) Projetmanagers notfalls durch einen anderen Mitarbeiter weiterführen.

Checkliste für die Auswahl einer guten Mängelmanagement Software

Hierauf lohnt es sich zu achten: 

  • einfache Bedienerführung
  • individuelle Gestaltung von Formularen möglich
  • integrierte Checklisten für Kontrollen
  • Dokumentationsfunktion (Fotos und Textbausteine)
  • Auswertungsfunktion (To-Do-Listen mit Statusanzeige)
  • individuelle Festlegung von Prioritäten und Fristen möglich
  • Terminverfolgung und Erinnerung
  • automatische Bereitstellung von Aufträgen, Berichten und Anzeigen
  • automatische Verteilung von festgelegten Informationen an einen berechtigten Personenkreis
  • automatische Erfassung von Rückmeldungen zur Mängelbeseitigung
  • rechtsverwertbare Dokumentation (objektorientiert statt ticketorientiert)
  • Archivierung der Informationen

Objektorientiert statt Ticketorientiert

Haben Sie sich schon einmal damit auseinandergesetzt, dass es unterschiedliche Arten der digitalen Dokumentation im Mängelmanagement gibt? Fast alle Softwareprogramme bieten die Möglichkeit, schnell Tickets zu erstellen, die dann abgearbeitet werden können. Diese Art der Dokumentation erinnert ein bisschen an den Spruch "Nach mir die Sintflut".

Tickets, die abgearbeitet wurden, verschwinden und können maximal noch im Archiv eingesehen werden. Eine Übersicht darüber, was, wann, wo passiert ist, erhalten Sie mit diesen Ticketsystemen aber nicht. Doch genau darum geht es doch beim Dokumentieren: Langfristig nachweisen zu können, was, wie, wo gemacht wurde und von wem!

Die Lösung ist die objektorientierte Dokumentation. Sie erlaubt Ihnen, die gesamte Historie aller Einträge rund um ein Bauteil, eine Anlage oder eines Objektes zu erfassen. Da alle Einträge (Dokumentationen) dem Bauteil, der Anlage oder dem Objekt zugeordnet werden, entsteht ein laserscharfes Gesamtbild. Damit wird die Situation viel klarer, als bei einem herkömmlichen Ticketsystem. Und "klarer" heißt auch immer (rechts-) sicherer!

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