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Von Digitalisierung ist in den verschiedensten Kontexten schon seit Jahren viel die Rede. Meist wird sie als direkter Antreiber der 4. industriellen Revolution verstanden. Ihre Basis bildet die Vernetzung. Informationen jeder Art, Menschen, Produkte und Maschinen rücken auf eine Art und Weise zusammen, wie wir es vorher nicht gekannt haben. Wir sollten uns einer Tatsache bewusst sein: Die Digitalisierung kommt nicht erst, sondern sie hat schon längst begonnen. Sie betrifft nahezu jeden Bereich unserer Umwelt und des wirtschaftlichen Lebens – über das Internet der Dinge bis ins ganz Private hinein. Im Brandschutz, Arbeitsschutz und ähnlichen Bereichen findet – von manchen Beteiligten noch unbemerkt – ebenfalls schon länger die Digitalisierung der Dokumentation statt. Wie wir sehen werden, ist diese – vielleicht für einige herausfordernde Entwicklung – insgesamt eine sehr positive. Sie hebt den Standard und Anspruch an die Dokumentation auf ein neues Niveau bei Effektivität, Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit (damit ist hier die langfristige Nachvollziehbarkeit und Aussagekraft gemeint). Was ist Digitalisierung? Es gibt eine ganze Reihe von Definitionen für den Begriff der Digitalisierung. Manche sind sehr theoretischer und fast philosophischer Natur. Mit der hier vorgeschlagenen Definition rückt das Kernelement in den Fokus, das alle digitale Lösungen gemeinsam haben: "Digitalisierung ermöglicht den Austausch von Leistungen zwischen Marktteilnehmern zur Erbringung einer Wertschöpfung und zur Organisation einer Gesellschaft, in dem Geschäftsmodelle, Prozesse, Produkte, Projekte und Dienstleistungen implementiert werden, die auf Software-Lösungen basieren. Damit übernimmt Software auch Aufgaben, die zuvor der Mensch bearbeitet hat. Bei der Digitalisierung spielen die Daten von und die Interaktion mit Marktteilnehmern eine herausragende Rolle. Die Gestaltung von Gesellschaft und Arbeitswelt sowie der Schutz von Privatheit und die Sicherheit von Anwendungen sind die Herausforderungen der Digitalisierung". (Zitat aus "Digitalisierung in Unternehmen: Von den theoretischen Ansätzen zur praktischen Umsetzung, Angewandte Wirtschaftsinformatik, Herausgeber Thomas Barton, Christian Müller, Christian Seel, Axel-Springer-Verlag, 2018, S.4.) Warum ist die Digitalisierung so wichtig – allgemein und für Deutschland? Ganz grundsätzlich gesprochen ist die Digitalisierung der Antreiber der Innovation in fast allen Wirtschaftsbereichen. Begleitende Trends wie beispielsweise die Globalisierung sind ohne digitale Strukturen nicht denkbar. Wir können mithilfe digitaler Prozesse auf eine neue Art produzieren, schneller produzieren, schneller liefern und anders kommunizieren. Daraus entstehen fortlaufend neue wirtschaftliche Felder, die Marktteilnehmern größte Chancen bieten, sich weiterzuentwickeln und Teil eines neuen produktiven wirtschaftlichen Feldes zu werden. Ein Standort wie Deutschland, der einerseits stark exportorientiert ist und andererseits vor allem in punkto Qualität/Standards eine hohe Reputation genießt, kann mit der Digitalisierung in diesen Bereichen nochmals eine neue Dimension erschließen. Das geht allerdings nur dann, wenn die Chancen digitaler Strukturen erkannt und auch ausreichend genutzt werden. Warum profitieren grundsätzlich alle Unternehmen von der Digitalisierung – vom Konzern bis zum Einzelunternehmen? Es mag auf den ersten Blick nicht so aussehen, aber in einer gewissen Hinsicht ist die Digitalisierung eine Art "Gleichmacher" zwischen Unternehmen. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen können sich über digitale Strukturen ihren Platz im Wettbewerb erarbeiten und diesen auch halten. Im digitalen Zeitalter ist nicht immer der größte und nach dem ersten Eindruck wirtschaftlich stärkste Marktteilnehmer wie ein großer Konzern am besten aufgestellt. Mit digitalen Strukturen darf wirtschaftliche Produktivität kleinteiliger sein. Sie kann spezialisierter sein. Sie kann Nischen ausfüllen, an die sich vorher kein Unternehmen herangetraut hat. Darüber hinaus kann über die Vernetzung verschiedener Marktteilnehmer ein höheres Maß an Kooperation erreicht werden. So wird es auch kleineren und mittleren Unternehmen möglich, gemeinsam einer größeren Marktmacht zu trotzen. Das gilt umso mehr im globalen Wettbewerb. Außerdem lassen digitale Strukturen auch kreativen und speziellen Lösungen ihren Raum. Sie ermöglichen es, diese kreativen Lösungen vielen anderen Beteiligten vorzustellen und somit auch Kunden für ganz spezifische Produkte und Dienstleistungen zu gewinnen. Das ist der Grund, warum kein Unternehmen an der Digitalisierung vorbeikommt. Wer es heute als Unternehmen versäumt, sich digital aufzustellen, verschenkt die eigene Zukunft und die weitere Entwicklung. Digitale Strukturen sind schon so weit in das Alltagsleben vieler Menschen eingedrungen, dass sie gerade in wirtschaftlichen Bereichen unverzichtbar werden. Nur über die Digitalisierung lassen sich auch die gesteigerten Erwartungen und Wünsche von Konsumenten erfüllen. Diese streben immer mehr nach genau auf sie zugeschnittenen Angeboten, Produkten und Dienstleistungen. "Tailored Products" - den Wünschen des Einzelnen angepasste Produkte werden zunehmend die Regel. Auf der anderen Seite können durch die Digitalisierung und die damit einhergehenden effektiven Produktionsmöglichkeiten immer neue Konsumgüter entstehen, die das Interesse von potenziellen Kunden wecken. Allein das zunehmende Bedürfnis nach schnellster Lieferung von Produkten in die heimischen vier Wände könnte sich ohne digitale Strukturen nicht erfüllen lassen. Hier ist ein Ende der Entwicklung noch gar nicht abzusehen. Digitalisierung prägt unser derzeitiges Zeitalter. Das gilt schon allein für die Kommunikation. Wie beispielsweise die Corona Krise gezeigt hat, sind Gesundheitsämter, die per Fax kommunizieren, bereits aus der Zeit gefallen und hinken in der Effektivität der Informationsweitergabe hinterher. Jedes Wirtschaftsunternehmen sollte sich dieses Beispiel als Warnung ansehen und seine eigenen digitalen Strukturen anpassen, wenn dies noch nötig ist. Warum Digitalisierung der Dokumentation im Brandschutz, Arbeitsschutz, Bau und Facility Management? Früher ging alles anders. Mit Klemmbrett, Stift und handschriftlichen Notizen, manuell erstellten Fotoserien und in akribischer Kleinarbeit tagelang nachgearbeiteten Berichten, entstand etwas, was man als Dokumentation beispielsweise im Brandschutz bezeichnen konnte. Ähnlich, wie bei den Gesundheitsämtern in der Corona Krise ist das heute aber nicht mehr der Standard, der in den Bereichen Brandschutz, Facility Management, Arbeitsschutz und ähnlich sensiblen sowie stark regulierten Feldern erwartet wird. Wer der Digitalisierung bei der Dokumentation immer noch kritisch gegenübersteht, mag sich einmal folgende Gedanken dazu machen: Die Zahl der zu beachtenden Vorschriften, Regelungen und Gesetze steigt ständig an. Personalkosten machen einen überwiegenden Teil der Kosten an sich aus. Kaum ein Unternehmen kann sich überflüssige Arbeitsschritte, ineffektive Prozesse und Methoden, chaotisch ungegliederte Berichte, nicht auffindbare Berichte und Dokumentationen leisten. Eine verkörperte Dokumentation nimmt bei der Archivierung sehr viel Raum ein. Auch das ist nicht nur mit hohen Kosten, sondern auch mit der Gefahr verbunden, dass nur physikalisch vorhandene Dokumentationen durch Einflüsse wie Brand, Wasser oder ähnliches zerstört werden. Im Brandschutz, Arbeitsschutz, Facility Management und anderen Bereichen sind Beteiligte unterwegs, die beispielsweise wie Versicherungen eigene Maßstäbe bei der Digitalisierung und bei digitalen Strukturen setzen. Sie setzen diese Maßstäbe auch bei Unternehmen an, die sie versichern. Bei großen, technisch hoch entwickelten Anlagen wird das Gefahrenpotenzial in vielen sensiblen Bereichen immer größer. Damit steigen auch die Haftungsrisiken überdurchschnittlich an. Das reicht bis zur Organhaftung und damit bis zur persönlichen Verantwortlichkeit im Management. Folgerichtig steigen auch die Anforderungen an die Entlastung und die Beweisbarkeit von Schutzmaßnahmen, regelmäßig erfolgten Wartungen und ähnlichen Prozessen. Händisch mit dem bewährten Klemmbrett lassen sich diese Anforderungen in der Regel heute nicht mehr erfüllen. Die Arbeitswelt löst sich zunehmend aus starren Strukturen. Das bedeutet aber auch, dass die Anforderungen an eine Kommunikation untereinander größer werden. Wenn sich Arbeitnehmer Arbeitszeiten und Arbeitsorte flexibler gestalten können, muss jederzeit die Information und Kommunikation der Beteiligten gesichert sein. Echtzeit ist das Gebot der Stunde. Analoge Strukturen kommen hier schnell an ihre Grenzen. Fazit: Die Digitalisierung in der Dokumentation – warum alle profitieren Dokumentationspflichten waren zu allen Zeiten mit gewissen Herausforderungen verbunden. Als sie noch überwiegend händisch und mit vielen einzelnen Schritten erfüllt werden mussten, zählten sie zu den lästigen Aufgaben in Bereichen wie Brandschutz und Co. Sie haben viel Personal und Arbeitszeit gebunden. Mit der Digitalisierung und den daraus entstehenden Möglichkeiten in der Dokumentation ändert sich das. Digitale Dokumentation bedeutet Effizienzsteigerung Kostensenkung durch Automatismen mehr Komfort und Sicherheit weniger Zeit mit monotoner Schreibarbeit verbringen alle Infos in der Tasche dabei haben bessere und schnellere Entscheidungen "Projektmappen" digital weitergeben Effizienzvorteil ggü. der Konkurrenz Freimeldungen des Auftragnehmers voll digital Wer beispielsweise über das Smartphone und ein passendes Dokumentationsprogramm Notizen und Fotos automatisiert den passenden Standorten bei der Besichtigung zuordnet, entgeht den möglichen Fehlern, die bei einer manuellen Zuordnung später entstehen können. Darüber hinaus wird eine Menge Zeit eingespart, die in andere Bereiche investiert werden kann. Die digitale Dokumentation ist nachhaltig. Das bedeutet, sie ist langfristig nachvollziehbar und aussagekräftig. Die Wahrscheinlichkeit, dass gut gesicherte Server oder in eine Cloud hochgeladene Dokumentation zerstört werden, ist relativ gering. Im Zweifelsfall sind immer mehrere Exemplare der Dokumentation verfügbar. Es wird viel Platz eingespart, wenn nicht jeder Bericht und jeder Ordner in physikalischer Form archiviert werden muss. Digitale Dokumentationsstrukturen lassen sich jederzeit an sich ändernde Vorschriften und Anforderungen anpassen. Nicht zuletzt sorgt die Digitalisierung bei der Dokumentation für eine zuverlässige und sichere Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Die Bedienung der Dokumentationsprogramme ist nicht kompliziert und wird nach kurzer Zeit auch von Mitarbeitern beherrscht, die sich vorher weniger mit digitalen Werkzeugen beschäftigt haben. Dokumentation braucht Digitalisierung.

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