Intelligente Checklisten erleichtern die Instandhaltung

Checklisten und digitale Formulare mit KEVOX

Viele Prüfungen und Instandhaltungstermine, besonders im Bereich Arbeitssicherheit, müssen regelmäßig stattfinden. Wäre es da nicht schön, wenn es eine  Lösung gäbe, mit der Sie Checklisten für Prüfungen und Wartungen digital ausfüllen können? Und die zusätzlich eine Mängelliste für Sie führt? Ganz automatisch, ohne große Nacharbeit? Wir haben diese Lösung für Sie gefunden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie eine einfache Lösung Ihnen den Instandhaltungsalltag um ein vielfaches erleichtern kann.

Regelmäßige Prüfungen, Wartungen und Kontrollen bedeuten Mehrarbeit

Bisher waren Instandhaltungen und Prüfungen immer mit einer Menge Vor- und Nacharbeit verbunden. In der Regel müssen Sie im Voraus aufwendig Checklisten für die Prüfung in Word und Excel erstellen. Vor Ort füllen Sie diese möglicherweise analog auf dem Klemmbrett aus. In diesem Fall müssen Sie die ausgefüllte Checkliste im Nachhinein noch manuell digitalisieren, sprich einscannen oder vielleicht sogar in den PC eintippen. Doch auch wenn Sie Ihre Word- oder Excel-Datei direkt am Tablet ausfüllen, müssen Sie manuell noch eine Mängelliste führen, aus der hervorgeht, was Sie bei der Prüfung zu beanstanden haben.

Vergessen Sie diese zeitraubenden Arbeiten. Die Dokumentationssoftware KEVOX übernimmt diese Schritte für Sie.

Digitale Checklisten übernehmen die Arbeit für Sie

In KEVOX können Sie digitale Checklisten hinterlegen, mit denen Sie effizient sämtliche Bauteile überprüfen können. Im selben Arbeitsschritt nimmt die Checkliste Mängel auf und verteilt automatisch Maßnahmen an die zuständigen Personen. Ja, richtig gelesen: Sie füllen die Checkliste aus, der Rest geschieht automatisch im Hintergrund. Wissen Sie jetzt, warum wir unsere Checklisten als „intelligent“ bezeichnen? Einmal angelegt, können Sie eine Checkliste in jedem Projekt verwenden. So können Sie gerade im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, aber auch in Bereichen wie Brandschutz oder als Metallbauer schnell und zugleich nachhaltiger dokumentieren. Wer Checklisten ausfüllt und daraus auf Aufgaben schließt, die verteilt werden müssen, hat mit KEVOX seine optimale Lösung und Arbeitserleichterung gefunden.

Noch einmal langsam. Wie geht das? 

Einmal angelegt stehen die digitalen Checklisten und Formulare für Prüfungen, Wartungen, Kontrollen und Unterweisungen immer bereit.

checklisten und digitale formulare in kevox

Checklisten und digitale Formulare in KEVOX

Auf dem Bauplan sehen Sie direkt, für welches Bauteil eine Prüfung ansteht. Zunächst wählen Sie vor Ort auf dem Tablet-PC das Bauteil aus oder identifizieren es per Barcodelesegerät. Im Anschluss können Sie das für Ihre Zwecke entsprechende digitale Formular (die Checkliste) auswählen und die einzelnen Prüfungspunkte abarbeiten. Dies kann im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit zum Beispiel die Frage sein, ob die Sichtprüfung in Ordnung oder ob bei einer Tür das Schloss vorhanden ist. Die ausführliche Checkliste beinhaltet neben allgemeinen Detailinformationen zum Bauteil auch einen Maßnahmenkatalog. Sollten Sie am Bauteil einen oder mehrere Mängel finden, werden diese inklusive der Gefährdungsstufe, der Frist und des Status in KEVOX dokumentiert und in das Bauprojekt aufgenommen. Wählen Sie die passende Maßnahme aus – fertig ist die lückenlose Dokumentation. Auf diese Weise können Sie auch noch nach Jahren die einzelnen Schritte sowie die verschiedenen Maßnahmen, die am Bauteil bzw. innerhalb des gesamten Bauprojekts vorgenommen wurden, nachvollziehen.

Die digitale Checkliste, das digitale Formular erkennt beim Ausfüllen automatisch Mängel und Maßnahmen und fügt diese Ihrer To-Do Liste hinzu.

Bei der Arbeit mit Checklisten besteht häufig das Problem, dass aufgrund unterschiedlicher Fragestellungen kein eindeutiges Ergebnis erzielt wird. Einige Fragen werden mit Ja, andere wiederum mit Nein beantwortet. Dementsprechend werden Aufgaben und Mängel oft nicht direkt erkannt. Eine Zuordnung ist häufig schwierig. Mit KEVOX besteht dieses Problem nicht. Sie können auf einen Blick die verschiedenen Aufgaben und Mängel identifizieren, die die Checkliste automatisch generiert hat. Sollte die Checkliste einmal nicht vollständig ausgefüllt sein, macht KEVOX Sie darauf aufmerksam. So kann Ihnen auch kein Punkt durch die Lappen gehen. Generell stehen Ihnen verschiedene Checklisten zu unterschiedlichen Themen zur Verfügung. Sie können jedoch auch eigene Vorlagen erstellen bzw. von uns erstellen lassen. Die abgearbeitete Checkliste können Sie abschließend mit einer einfachen oder mehrfachen Unterschrift versehen und als PDF verschicken.

Wie Sie Prüfungen mit digitalen Checklisten in KEVOX durchführen (Video)

Sehen Sie im Video, wie Sie in KEVOX Wartungen und Prüfungen sehr effizient und Schritt für Schritt durchführen können – dank intelligenter Checklisten!

  • […] für Schritt ab und können so kaum etwas übersehen. In der KEVOX Managementsoftware sind diese Checklisten bereits enthalten. Wie genau Sie Leitern mit KEVOX prüfen können, sehen Sie in unserem neuen […]

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