Eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen, wie das Arbeitsschutzgesetz, die Brandschutzvorschriften oder die Betriebssicherheitsverordnung, verpflichtet Anlagenbetreiber und andere Verantwortliche zur regelmäßigen Wartung und Instandhaltung. Nicht immer geben die gesetzlichen Grundlagen dabei klare Abläufe vor. Die Verantwortlichen sind häufig darauf angewiesen, eigene Routinen zu entwickeln. Unstreitig ist, dass die Dokumentation von Wartung und Instandhaltung sowie des sich anschließenden Mängelmanagements für jeden Anlagenbetreiber eine existenzielle Bedeutung hat. Hier geht es unter anderem darum, sich in Schadensfällen entlasten zu können. Eine digitale Wartungssoftware hat bei der Bewältigung von Wartungsroutinen im Vergleich mit analogen Wartungsroutinen viele Vorteile. Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag.

Was ist eine Wartung?

Definiert man den Begriff Wartung rein sprachlich, dann geht es darum, ein Objekt durch Pflegemaßnahmen, Überprüfung und durch notwendige Reparaturen instand zu halten. Die DIN-Norm 31051 versteht darunter Maßnahmen, die der Verzögerung von Abbauvorgängen an einer Betrachtungseinheit dienen. Wartung und Instandhaltung finden während der Nutzung von Objekten statt. Für die Wartung selbst gelten technische Regelungen oder Herstellervorschriften.

In aller Kürze lässt sich die Wartung so beschreiben: Es finden Arbeiten an einer Anlage statt, um den Sollzustand wiederherzustellen. Aus dieser Beschreibung lässt sich deutlich erkennen, dass es nicht nur um die Prüfung einer Anlage geht, sondern sie umfasst u.a. auch die Mängelbeseitigung.

Eine auf den jeweiligen Wartungsprozess abgestimmte Dokumentation ist unverzichtbar, um einen Nachweis über durchgeführte Wartungen führen zu können. Gewartet werden können Anlagen, Maschinen, Geräte, Betriebsmittel, Bauelemente, Immobilien und in einem gewissen Umfang auch bestimmte Verfahren. Geht es um eine Wartungssoftware, steuert und verwaltet diese die Wartung von Anlagen, Maschinen und anderen verkörperten Objekten.

Was ist eine Wartungssoftware?

Die Wartungssoftware dient dazu, Wartungsroutinen sowie das Mängelmanagement zu dokumentieren und zu steuern.

Die Programme unterscheiden sich in ihrem Umfang, ihrer Anwendbarkeit in verschiedensten Bereichen und in technischen Details. Manche von ihnen können mobil eingesetzt werden und bringen enorme Speicherkapazitäten über eine Cloud-Lösung oder Hypridlösung mit. Eine gute Software in diesem Bereich verfügt unter anderem über

  • Checklisten und Formulare
  • Prüflisten
  • Erinnerungsfunktionen für anstehende Wartungstermine
  • die Möglichkeit, eine Fotodokumentation zu erstellen
  • Berichtsfunktionen
  • Normsymbole für Pläne

Hochwertige Programme für die Wartung passen sich den Erfordernissen in unterschiedlichsten Branchen an. Potenziell kann eine Wartungssoftware beispielsweise im Brandschutz, beim Betrieb von Anlagen, im Facility Management von Immobilien und in vielen weiteren Bereichen eingesetzt werden.

Welche Bedeutung hat eine lückenlose Wartungsdokumentation und was beinhaltet sie?

Ohne die Protokollierung und Dokumentation vorgenommener Wartungen und Instandhaltungen können Anlagenbetreiber nicht nachweisen, dass sie die gesetzlichen Vorschriften zur Wartung erfüllen. Im Ernstfall können sie sich nicht entlasten, wenn Ansprüche aus Schäden mit der Behauptung geltend gemacht werden, dass eine gefahrenträchtige Anlage nicht ausreichend gewartet wurde. Wartung und Instandhaltung spielen überall dort eine Rolle, wo es um die Sicherheit von Menschen und wertvollen Gütern geht. Eine unzureichende Wartung kann das Gefahrenpotenzial bestimmter Anlagen realisieren. Daraus können Schäden für Menschen und Güter entstehen.

Die Dokumentation von Wartung und Instandhaltung zielt darauf ab,

  • Gefahrenpotenziale zu erkennen und nach Möglichkeit zu beseitigen.
  • den Beweis für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wartung und gegebenenfalls einer Reparatur führen zu können.

Dazu muss protokolliert werden,

  • was geprüft wurde.
  • wann geprüft wurde.
  • wie geprüft und gewartet wurde.
  • wer geprüft hat.
  • wer verantwortlich für die Einhaltung von Prüffristen ist.
  • auf welcher Rechtsgrundlage geprüft wurde.

Warum ist das Mängelmanagement ein Bestandteil in der Wartungssoftware?

Die bloße Analyse des Istzustandes führt noch nicht zur Wiederherstellung des Sollzustandes. Wartung und Instandhaltung beziehen sich nicht allein darauf, Abnutzung und Mängel festzustellen. Die gesetzlichen Pflichten in diesem Zusammenhang richten sich in der Regel auch auf die Beseitigung von Mängeln und Gefahrenpotenzialen. Deshalb muss protokolliert werden, wer, wann, warum und wie potenzielle Mängel beseitigt hat. Anlagenbetreiber und andere Verantwortliche müssen jederzeit nachweisen können, dass die Reparatur im Einzelfall beauftragt und tatsächlich durchgeführt wurde. Auch das ist Teil der rechtlichen Verantwortlichkeit, der Anlagenbetreiber, Facility Manager und Eigentümer unterliegen.

Welche Rolle spielt die Fotodokumentation als Teilbereich einer Wartungssoftware?

Fotos sind in vielen Bereichen ein unverzichtbares Hilfsmittel, um den Zustand von Objekten wiederzugeben. Sie sind anschaulicher und besser geeignet als bloßer Text. Bei der Wartung können sie dazu dienen, Mängel und Gefahrenpotenziale bildlich zu erfassen. Außerdem können sie in der Folge beweisen, dass Mängel behoben wurden. In der Wartung und Instandhaltung ist man besonders auf Fotos angewiesen, weil man so spezifische Details für alle Beteiligten verständlich wiedergeben kann.

Was sind die Unterschiede zwischen einer digitalen Wartungssoftware und einer analogen Wartungsdokumentation?

Bevor es digitale Möglichkeiten und spezifische Softwareprogramme gab, sah man Prüfer bei der Wartung und Instandhaltung von Anlagen mit Klemmbrett, Fotoapparat und Bleistift arbeiten. Diese Vorgehensweise war zeitaufwendig. Aus den Notizen musste manuell ein Bericht gestaltet, Fotos mussten zugeordnet, der Bericht musste ausgedruckt und verschickt werden. Insbesondere die Nacharbeiten bei der analogen Wartungsdokumentation waren erheblich. Bei einem Bauobjekt konnte sich ein chaotischer Zustand entwickeln, wenn mehrere Gewerke nach unterschiedlichen Rechtsgrundlagen gleichzeitig dokumentiert wurden. Nach dem Prüfbericht musste auch das Mängelmanagement analog organisiert werden, was ebenfalls viel Zeit in Anspruch nehmen konnte.

Auch die Einhaltung von Fristen für Prüfroutinen war nicht immer gewährleistet. Die Berichte in Papierform mussten eingelagert und vor dem Untergang beispielsweise durch einen Brand geschützt werden. Es konnte schwierig sein, einen Prüfbericht aus der Vergangenheit unter den vielen Berichten zu finden. Nicht immer konnten analoge Dokumentationen ihre Beweisfunktion erfüllen.

Eine Wartungssoftware erweist sich in vielen Aspekten als überlegen. Sie ist ein komplettes Assistenzsystem für Wartung und Mängelmanagement. Bei digitaler Speicherung sind sämtliche Berichte vor dem Untergang geschützt. Sie können leicht gefunden werden. Die Erstellung von Berichten und Fotodokumentationen fällt mit einer guten Wartungssoftware sehr leicht. Sie bietet Muster und Checklisten, erlaubt es, Fotos schon vor Ort bestimmten Bereichen zuzuordnen und macht die Berichtsausgabe auf Knopfdruck möglich. Textbausteine, Grundrisse und Pläne erleichtern nicht nur die Prüfroutinen, sondern auch das Management der Mängel. Mit einer Wartungssoftware arbeitet man genauer und effizienter.

Welche Funktionen sollte eine gute Wartungssoftware haben?

Eine hochwertige Wartungssoftware wie das Programm von KEVOX überzeugt unter anderem mit 

  1. umfassenden Funktionen zur Dokumentation der Wartung und Instandhaltung, Instandsetzung und Optimierung von Objekten.
  2. Checklisten, Formularen, Textbausteinen und Erinnerungsfunktionen für die Termine der Wartungsroutinen.
  3. einer App für den mobilen Einsatz vor Ort.
  4. der Möglichkeit, online und offline zu arbeiten.
  5. einer Hybridlösung der Speicherung.
  6. Normsymbolen für die Verortung von Bauteilen.
  7. Planfunktionen.
  8. automatisierten Berichts- und Gutachtenfunktionen sowie der Ausgabe von Berichten in verschiedenen Formaten.
  9. einer Verwaltungsfunktion für Prüflisten.
  10. flexibler Anwendbarkeit und speziellen Elementen für unterschiedliche Einsatzbereiche.
  11. einem Assistenten für die Erstellung von Fotodokumentationen.
  12. einem zusätzlichen Dokumentenmanagement für begleitende Dokumente bei Wartung und Instandhaltung.
  13. der Verwaltung von Mängeln und der Mängelbeseitigung.

Welchen Anforderungen sollten Wartungssoftwares je nach Einsatzgebiet genügen?

Je hochwertiger eine Wartungssoftware ist, desto flexibler ist sie in der Anwendbarkeit auf verschiedene Einsatzbereiche. Wartung und Instandhaltung haben in verschiedenen Einsatzgebieten unterschiedliche Schwerpunkte.

Anforderungen einer Wartungssoftware am Beispiel Brandschutz

Hier geht es um die Prüfung und Wartung der Brandschutzvorrichtungen in Gebäuden, Unternehmen und Anlagen. Dabei ist einerseits das Vorhandensein bestimmter Brandschutzvorrichtungen wichtig zu dokumentieren, andererseits auch der Zustand jeder einzelnen Brandschutzvorrichtung. Im Brandschutz kommt der Fotodokumentation eine große Bedeutung zu. Die rechtlichen Grundlagen sind dabei aber Ländersache. Wer hier prüft und wartet, muss genau wissen, welche Aufgaben er nach der landesrechtlichen Rechtsgrundlage zu erfüllen hat. Eine gute Wartungssoftware stellt hier über Checklisten auch den Zugriff auf gesetzliche Grundlagen sicher. Brandschutz ist besonders relevant, weil es um große Gefahrenpotenziale geht. Nachlässigkeiten im Brandschutz können zu Personen- und Sachschäden führen. Die Verantwortung von Anlagenbetreibern, Eigentümern und Facility Managern ist besonders groß.

Anforderungen einer Wartungssoftware am Beispiel Arbeitssicherheit

Überall dort, wo Menschen in Unternehmen arbeiten, besteht ein Gefahrenpotenzial von unterschiedlicher Intensität. Arbeiten die Menschen an Maschinen, sind die Gefahren ungleich höher als bei einer Bürotätigkeit. Wartung und Instandhaltung fällt in diesem Bereich umfangreich aus. Es geht nicht nur um den Arbeitsschutz im engeren Sinne. Auch hier spielt wieder der Brandschutz eine Rolle. Daneben können sich spezifische Gefahren realisieren, die aus dem Umgang beispielsweise mit Gefahrstoffen wie Chemikalien erwachsen. Wartung und Instandhaltung sowie deren Dokumentation müssen im Arbeitsschutz besonders intensiv auf die individuellen Umstände des jeweiligen Arbeitsplatzes abgestimmt werden. Eine gute Wartungssoftware kann alle diese Aspekte erfassen und den Verantwortlichen dabei helfen, eigene Konzepte für Wartung und Instandhaltung zu entwickeln.

Anforderungen einer Wartungssoftware am Beispiel Facility Management

Ähnlich wie bei der Arbeitssicherheit kommen hier bei Wartung und Instandhaltung verschiedene Bereiche zusammen. Es geht um die Sicherheit von Anlagen, von Bauten, um Brandschutz und gegebenenfalls je nach Sachlage auch um Arbeitsschutz. Weitere Schutzbereiche können sich bei spezifischen Anlagen und Gebäuden ergeben. Beispielsweise ist in einem Krankenhaus ein anderes Risikopotenzial und ein anderer Gefahrenmaßstab anzulegen als in einer Lagerhalle. In einem Mietshaus gelten andere Anforderungen an Wartung und Instandhaltung als für einen Garagenkomplex.

Welche Punkte sollten bei der Auswahl einer Wartungssoftware berücksichtigt werden?

Eine gute Wartungssoftware lässt sich in vielen verschiedenen Bereichen einsetzen. Sie verfügt über einsatzspezifische Vorlagen, Muster und Checklisten. Orientieren Sie sich bei der Wahl einer Wartungssoftware an dem in diesem Beitrag bereits besprochenen Funktionsumfang einer überzeugenden Software. Achten Sie dabei besonders darauf, dass die Software eine App-Funktion hat, online und offline einsetzbar ist, Datenschutzvorschriften entspricht und Ihnen die Speicherung Ihrer Daten in einer Cloud ermöglicht. Mit der Wartungssoftware von KEVOX sind Sie bei Wartung und Instandhaltung auf der sicheren Seite. Sie arbeiten effektiv, mobil, im Team und steuern Wartungsroutinen zuverlässig.

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