Mängel spielen in vielen Bereichen, wie beispielsweise im Baurecht, im Brandschutz oder beim Betrieb von Anlagen, eine große Rolle. Sie sind dabei nicht nur die Grundlage für die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen. Mängel als Abweichung von der Norm können echte Gefahrenpotenziale darstellen. Fehlen beispielsweise aufgrund mangelhafter Bauweise im Brandschutz bestimmte Brandschutzvorrichtungen, vergrößert dieser Mangel das Risiko im Brandfall. Das Mängelmanagement ist der Definition nach die strukturierte Prüfung auf Mängel. Diese findet je nach Fachbereich einmalig oder in bestimmten zeitlichen Abständen regelmäßig statt. Entscheidend im Mängelmanagement ist vor allem die rechtssichere und umfassende Dokumentation. Mit ihr entlasten sich Verantwortliche im Hinblick auf ihre Prüfungspflichten. Warum ein zeitgemäßes Mängelmanagement digital aufgestellt ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Mangel?

Im rechtlichen Sinne ist ein Mangel eine Abweichung. Die tatsächliche Situation, die tatsächliche Beschaffenheit - sie weichen von dem ab, was vereinbart wurde oder was bestimmten technischen Regeln entspricht. Im Zivilrecht wird nach Rechts- und Sachmängeln unterschieden. In den maßgeblichen Bereichen Baurecht, Brandschutz und anderen kommt es im Mängelmanagement vor allem auf Sachmängel an. Vereinfacht ausgedrückt stellen Mängel eine Abweichung von der Norm dar. Die Definition des Mangels spricht hier noch nicht von den Folgen, die sich daraus ergeben können. Die Feststellung, dass ein Mangel vorliegt, lässt zunächst nicht erkennen, ob diese Abweichung schwerwiegend ist oder nicht. Mängel können unter anderem zu weiteren Schäden führen, sogenannte Mangelfolgeschäden. Es obliegt einem systematischen Mängelmanagement, Mängel zu erkennen und zu beheben.

In welchen Bereichen ist das Mängelmanagement wichtig?

Im Baurecht kommt der Prüfung auf Mängel eine besondere Bedeutung zu. Nur mangelfreie Bauleistungen und Bauwerke werden vom Bauherrn abgenommen. An der Abnahme hängt der Anspruch auf den Werklohn. Daneben schützt das Mängelmanagement seiner Definition nach vor der Verwirklichung bestimmter Risiken, die bei der Inbetriebnahme und dem laufenden Betrieb von Bauten sowie Anlagen bestehen. Hier ist das regelmäßige Mängelmanagement angesprochen, das nicht nur für die Abnahme von Bauwerken und Anlagen wichtig ist, sondern regelmäßig während des laufenden Betriebs. Hier wird auf Brandschutzmängel geprüft oder auf technische Mängel einer Anlage, deren Betrieb mit besonderen Risiken verbunden ist. Es ergeben sich in vielen Bereichen Pflichtenkreise, die ein kontinuierliches Mängelmanagement voraussetzen. In diese Pflichten einbezogen sind etwa Anlagenbetreiber, Facility Manager, Vermieter und andere Verantwortliche, die rechtlich für den Betrieb haften.

Welche Bedeutung haben Mängel in rechtlicher Hinsicht?

Rechtlich gesehen sind Mängel Voraussetzung für die Geltendmachung bestimmter Ansprüche. Beispielsweise kann der Bauherr bei Vorliegen von Mängeln die Abnahme verweigern und je nach vertraglicher Gestaltung seinerseits Ansprüche gegen den Baubetrieb geltend machen. Nach der Abnahme entdeckte Mängel lösen Gewährleistungsansprüche aus. Dabei geht es unter anderem um die Beseitigung von Mängeln und/oder Schadensersatz. Im Verhältnis zu Behörden kann die Mangelfreiheit mit bestimmten Erlaubnissen und Genehmigungen verknüpft sein. Werden hier Mängel festgestellt und nicht beseitigt, kann es zum Widerruf und zum Wegfall von Betriebsgenehmigungen führen. Mängeln kommt außerdem eine Schlüsselrolle zu, wenn es um Haftungsfragen bestimmter Verantwortlicher bei Schadensfällen geht. Nachgewiesene Mängel, beispielsweise bei den Brandschutzanlagen sprechen im Brandfall dafür, dass der Verantwortliche seinen Prüfpflichten nicht nachgekommen ist und kein strukturiertes Mängelmanagement durchgeführt hat. Er kann je nach Umständen des Einzelfalls dann verstärkt in die Haftung genommen werden. Es drohen ihm zivilrechtliche Schadensersatzansprüche und unter Umständen sogar strafrechtliche Sanktionen.

Welche Rolle spielen Fristen bei der Geltendmachung und Behebung von Mängeln?

In vielen Bereichen ist die Geltendmachung von Mängeln an bestimmte Fristen gebunden. Eine Basisfrist im Baurecht ist die Fünfjahresfrist. 5 Jahre nach Abnahme verjähren Baumängel regelmäßig. Für arglistig verschwiegene Mängel verlängert sich diese Frist teilweise auf 10 Jahre nach Abnahme, wobei regelmäßig eine Frist von 3 Jahren nach Kenntnis des Mangels gilt. Die Regelfrist von 5 Jahren gilt ebenso für die Gewährleistung bei typischen Handwerksleistungen. Sie ist deshalb auch für die Betreiber von Anlagen und im Mängelmanagement von großer Bedeutung. Gibt beispielsweise der Betreiber einer Anlage eine Reparatur in Auftrag, die nur mangelhaft ausgeführt wurde, gilt die Fünfjahresfrist für die Gewährleistungsansprüche. Von behördlicher Seite her werden in vielen Bereichen wie Brandschutz individuelle Fristen gesetzt, um Mängel zu beheben. Hier kann eine Fristversäumnis beispielsweise dazu führen, dass eine Betriebsgenehmigung widerrufen wird. In der einen oder anderen Form sind Mängel regelmäßig mit bestimmten Fristen verbunden.

Wer prüft Mängel und welche Vorgaben gelten für die Mängelprüfung?

Bei dieser Frage ist zu unterscheiden, wer für die Mängelprüfung verantwortlich ist und wer sie praktisch durchführt. Einmal ist die Haftung angesprochen, einmal die Abwicklung einer Mängelprüfung. In den meisten Bereichen können Mängel nur von sachkundigen Personen geprüft und festgestellt werden. Beispielsweise sind Bauherrn gut beraten, zur Abnahme eines Hauses einen eigenen Bausachverständigen oder einen Architekt ihres Vertrauens hinzuzuziehen. Der Bauherr selbst wird als Laie Baumängel nicht immer erkennen können.

Beim Betrieb von Anlagen sind sachkundige Mitarbeiter oder Fremddienstleister gefragt, die die regelmäßigen Prüfroutinen im Mängelmanagement durchführen. Die Behörden verfügen im Brandschutz über eigene sachkundige Personen, die in ihrem Auftrag regelmäßig Gefahrenpotenziale und damit auch potenzielle Mängel prüfen. Welche Vorgaben im einzelnen Fall gelten, unterscheidet sich von Fachbereich zu Fachbereich. Es gibt keine allgemeine Checkliste für das Mängelmanagement, sondern es kommt auf den zu prüfenden Bereich an. Zum Beispiel prüfen die Behörden im Brandschutz nach einer bestimmten Reihenfolge typische Brandschutzvorrichtungen wie Brandschutztüren, Fluchtwege und ähnliche relevante Punkte. Daneben können sich aus dem Bauplan für Gebäude und Anlagen individuelle Anforderungen an den Brandschutz ergeben, die ebenfalls auf Mängel geprüft werden müssen.

Was gilt für die Dokumentation der Mängel und der Mängelbeseitigung?

Nur wenn Mängel gerichtsfest und beweissicher dokumentiert werden, können daraus rechtliche Ansprüche und Folgen entwickelt werden. Für Verantwortliche, die für den Betrieb von Anlagen und Bauwerken haften, kommt dabei der Dokumentation der Mängelbeseitigung im regelmäßigen Mängelmanagement eine weitere Schlüsselrolle zu. Eine Entlassung im rechtlichen Sinne wird nur möglich, wenn der Verantwortliche nachweisen kann, regelmäßig auf Mängel geprüft, und eventuell vorhandene Mängel beseitigt zu haben. Dabei wird er die Mängelbeseitigung im Regelfall nicht höchstpersönlich vornehmen, sondern auf Beauftragte übertragen. Hier muss dokumentiert werden, dass der jeweils Beauftragte die Mängelbeseitigung ordnungsgemäß durchgeführt hat und dies gegenüber seinem Auftraggeber auch nachgewiesen hat. Ein strukturiertes Mängelmanagement ist nach Definition ohne die begleitende professionelle Dokumentation nicht denkbar.

Wer haftet im Mängelmanagement?

Es sind vor allem die Betreiber und Eigentümer von Anlagen, Bauwerken und anderen Bereichen, in denen sich Gefahren für Menschen und Güter realisieren können. Sie haften im regelmäßigen Mängelmanagement. Bei der Bauabnahme ist es der Bauunternehmer, der rechtlich für Mängel einzustehen hat. Bei Handwerksleistungen steht der ausführende Handwerker im Fokus. Architekten haften für mangelhafte Plan- oder Überwachungsleistungen. Sachverständige können haften, wenn sie in einem Gutachten falsche Angaben machen, weil das Gutachten damit mangelhaft ist.

Was gilt für die Delegation im Mängelmanagement?

Verantwortliche können das Mängelmanagement vor allem praktisch auf Dritte übertragen. Dabei gelten je nach Bereich bereits verschiedene Voraussetzungen für die Auswahl dieser Dritten. In der Regel müssen in das Mängelmanagement einbezogene Dienstleister oder Mitarbeiter in bestimmter Form sachkundig sein. Eine Delegation von Aufgaben im Mängelmanagement befreit rechtlich gesehen Verantwortliche nicht vollständig von ihren Pflichten und Verantwortlichkeiten. Sie sind weiterhin verpflichtet zu überwachen, ob das Mängelmanagement ordnungsgemäß durchgeführt wird. Vor allem aber verbleibt ihnen die Verantwortung bei der Auswahl der Personen, auf die sie Aufgaben übertragen. Eine hochwertige Dokumentation im Mängelmanagement trägt deshalb maßgeblich dazu bei, dass Verantwortliche ihren Überwachungspflichten nachkommen können.

Wofür steht analoges Mängelmanagement?

Vielfach haben Verantwortliche im Mängelmanagement noch ein typisches Bild vor Augen: Bei der Prüfung auf Mängel waren Mitarbeiter oder Dienstleister mit Klemmbrettern, Bleistift und Fotokamera unterwegs, um den Status quo von Anlagen zu erfassen. Über handschriftliche Notizen und eine zeitaufwendig erstellte Fotodokumentation entstanden Berichte. Es bildeten sich ganze Ordner mit Dokumenten in Papierform aus, weil auch die Belege für die Behebung von Mängeln und weitere Begleitdokumente mit der Mängeldokumentation verbunden wurden. Effizient und übersichtlich war diese analoge Form im Mängelmanagement nicht. Als weitere Problematik war dabei zu berücksichtigen, dass die Dokumente in Papierform räumlich archiviert werden mussten, sie dabei durch Ereignisse wie Brand vom Untergang bedroht waren. Hier ist von der analogen Dokumentation in der Vergangenheitsform die Rede, weil sie nicht mehr zeitgemäß ist.

Welche Vorteile hat digitales Mängelmanagement?

Eine hochwertige Software zur Dokumentation sorgt für ein professionelles Mängelmanagement.

Die digitale Form der Dokumentation hat im Mängelmanagement viele Vorzüge:

  • Durch Vorlagen, Muster, digitale Planskizzen, bereichsbezogene Checklisten und viele weitere Funktionen wird die Erstellung von Mängel-Prüfberichten erleichtert.
  • Der Prüfende ist nicht mehr mit Klemmbrett und Bleistift, sondern mit seinem Handy oder Laptop in der Anlage oder auf der Baustelle unterwegs.
  • Die Erstellung des Mängelberichts kann später auf Knopfdruck erfolgen und ausgedruckt werden, wobei die erstellten Fotos problemlos zugeordnet werden können.
  • Auch mehrere Beteiligte eines Teams können an einem Prüfbericht gemeinschaftlich arbeiten.
  • Regelmäßig ist die Arbeit online oder offline möglich.
  • Die Archivierung erfolgt ebenfalls in digitaler Form. Dabei sind die Dokumente ausgezeichnet katalogisiert und jederzeit auffindbar.
  • Digital archivierte Unterlagen sind vor Untergang geschützt. Außerdem müssen keine ausgedehnten räumlichen Lagerkapazitäten für die Archivierung vorgehalten werden.
  • Digital entsteht eine gerichtsfeste und beweissichere Dokumentation.
  • Ebenso kann digital die Mängelbeseitigung nachweisbar dokumentiert werden, da der gesamte Schriftverkehr digitalisiert ist.
  • Das Mängelmanagement in digitaler Form spart Zeit und Ressourcen.
  • Viele Funktionen erfolgen standardisiert und automatisiert. Das reduziert die Fehleranfälligkeit.
  • Ganze Prozessschritte, Bauteile oder Räume können digital perfekt abgebildet werden. Auf diese Weise lassen sich Mängel präzise lokalisieren.

Fazit: Modernes Mängelmanagement ist digital

Anlagenbetreiber, Facility Manager, Brandschutzbeauftragte oder die Geschäftsführer von Baufirmen kommen ohne ein digitales Mängelmanagement heute nicht mehr aus. Die rechtlichen Anforderungen in vielen Bereichen werden an das Mängelmanagement der Definition nach immer komplexer. Nicht nur bei der Abnahme von Bauwerken oder Handwerksleistungen, sondern vor allem bei den regelmäßigen Prüfungen auf Mängel ist Effizienz gefragt. Eine hochwertige Software im Mängelmanagement ist die ideale Basis, alle Aufgaben in diesem Bereich perfekt zu erfüllen. Die Software erinnert unter anderem selbstständig an regelmäßige Prüfroutinen und erleichtert damit die gesamte Verwaltung im Mängelmanagement. Das digitale Mängelmanagement ist am Ende ein Faktor, der maßgeblich über die Wettbewerbsfähigkeit Beteiligter entscheidet.

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