Sorgfältige Brandschutzdokumentation – was gehört dazu?

Grundlagen der Brandschutzdokumentation

Die Dokumentation ist im Brandschutz unverzichtbar, um Brandschutzmaßnahmen sachgerecht organisieren, koordinieren und kontrollieren zu können. Darüber hinaus kommt ihr eine wichtige Beweisfunktion zu, mit der sich die Verantwortlichen und Haftenden im Brandschutz entlasten können. Aufgrund der überragenden Bedeutung dieser Dokumentation ist es besonders wichtig, sie von Anfang an professionell, geordnet auffindbar und nachvollziehbar zu führen. Idealerweise verfügen Verantwortliche im Brandschutz über übereinstimmende Dokumente in digitaler und nach Bedarf analoger Form. 

Papierberge im Bereich der Dokumentation im Brandschutz müssen heute nicht mehr sein. Im Gegenteil, eine Brandschutzdokumentation nur in Papierform ist nicht mehr zeitgemäß und kann in vielerlei Hinsicht die an sie gestellten Anforderungen nicht mehr erfüllen. Erfahren Sie im folgenden mehr zum Thema Brandschutz und Dokumentation sowie den Möglichkeiten einer modernen Dokumentation mit digitalen Hilfsmitteln.

Was ist Brandschutz?

Brandschutz umfasst grundsätzlich alle Maßnahmen, die der Vorbeugung, Abwehr und Bekämpfung von Bränden in baulichen und technischen Anlagen dienen. Der Brandschutz ist dabei der organisatorische Überbau dieser verschiedenen Maßnahmen. Je nach Zielrichtung und Anwendungsbereich wird unterschieden zwischen

• dem vorbeugenden Brandschutz als Maßnahmenkatalog zur Verhütung von Bränden
• dem abwehrenden Brandschutz mit Instrumenten zur Bekämpfung von Bränden

Unterscheiden kann man Brandschutz auch nach dem Einsatzbereich, in dem ein organisatorisches Instrumentarium in diesem Bereich aufgebaut wird:

• Im baulichen Brandschutz stehen die verwendeten Materialien für Bauten im Vordergrund.
• Im anlagentechnischen Brandschutz geht es um Anlagen und Einrichtungen, die den Brandschutz sichern und verbessern.

Warum muss im Brandschutz dokumentiert werden?

Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften und Regelungen im Brandschutz (mehr dazu unten). Ohne eine angemessene Brandschutzdokumentation lässt sich nicht der Nachweis führen, dass diese Vorschriften eingehalten wurden. Außerdem ist die Dokumentation im Brandfall selbst ein unverzichtbares Element, um Brände möglichst effektiv zu bekämpfen und so Menschen sowie Sachwerte retten zu können: Bricht ein Brand aus, ist nicht viel Zeit, um über die erforderlichen Maßnahmen nachzudenken. Jetzt muss der Zugriff auf relevante Informationen schnell und präzise erfolgen können. Auch dem dient die Brandschutzdokumentation. Dokumentation ist dabei nicht gleich Dokumentation. Von den Anforderungen her kann man unterscheiden:

Dokumente, die im Brandschutz einmal dokumentiert werden

Die einmalige Brandschutzdokumentation - man kann diese Form auch als statisch bezeichnen - die einmalig bei der Abnahme einer Anlage oder eines Baus erfolgen muss. Typische Beispiele für statische Dokumentationen sind auch

• die Bestellung eines Brandschutzbeauftragten,
• die Niederschrift einer eigenen betrieblichen Brandschutzordnung oder
• ein Explosionsschutzdokument
• eventuelle Nebenbestimmungen aus Bau- und sonstigen Genehmigungen mit Bezug zum Brandschutz.

Das muss im Brandschutz regelmäßig dokumentiert werden

Daneben existiert eine stetige Brandschutzdokumentation, die im Rahmen der Kontrolle und Wartung von Anlagen, Bauten und Räumen in regelmäßigen Intervallen erneuert und ergänzt wird. Dem zugrunde liegt häufig eine Brandschutzbegehung mit Checkliste, die den Status Quo von Anlagen und Bauten erfasst sowie die dazugehörigen Brandschutzmaßnahmen dokumentiert. Hier finden dann auch bei der Begehung festgestellte Mängel Eingang. Hier geht es etwa um

• den Zustand einer Brandschutzschottung gehen,
• Laufpläne für die Feuerwehr,
• eine zu erneuernde Betriebserlaubnis oder
• die Prüfung von Arbeitsmitteln mittels einer Checkliste.

Warum ist die professionelle Archivierung der Brandschutzdokumentation so wichtig?

Jede Dokumentation ist darüber hinaus nur so gut , wie sie angemessen abrufbar archiviert wird. Es nützt keine Brandschutz Checkliste, wenn sie beim nächsten Kontrollintervall nicht sofort abrufbar ist. Haftungsentlastend kann eine regelmäßig durchgeführte Kontrolle im Brandschutz nicht sein, wenn die Ergebnisse nicht als Dokumente im Brandschutz dauerhaft archiviert und im Zugriff sind. Es ist daher eine der großen Herausforderungen, dass die relevanten Dokumente jederzeit abgerufen, vielleicht schnell ausgedruckt und als existent nachgewiesen werden können. In diesem Zusammenhang sollte man auch daran denken, was beispielsweise passiert, wenn in einem Unternehmen auch im Verwaltungsbereich ein Brand ausbricht. Existieren Notizen, Checklisten und Fotos in diesem Fall nur in analoger Form, kann es sein, dass sie ebenfalls durch das Feuer vernichtet wird.

Die Dokumentation im Brandschutz muss sicher archiviert werden – ein Aspekt, der häufig vergessen oder bei dem unsauber gearbeitet wird

Hier ergibt sich bereits auf den ersten Blick die wesentliche Anforderung an die Brandschutzdokumentation: Sie ist so sicher zu archivieren, dass sie auch im Fall der Fälle weiterhin verfügbar bleibt. Man sollte meinen, dass diese Forderung im digitalen Zeitalter eine Selbstverständlichkeit ist. Dennoch wird die Problematik hier nicht immer von den Verantwortlichen angemessen eingeschätzt. Vor allem wird gern verkannt, dass das Papierarchiv nicht sicher ist. Auf der anderen Seite bietet die ausschließlich digitale Archivierung auch die Gefahr des Verlustes, wenn keine entsprechenden Datensicherungsmaßnahmen ergriffen werden.

Struktur und Nachvollziehbarkeit

Bei der Archivierung kommt noch ein wichtiger Aspekt hinzu: Die Dokumente dürfen nicht unstrukturiert und ungeordnet archiviert werden, sondern in chronologischer Form. Nur so lässt sich beispielsweise nachweisen, dass Kontrollintervalle regelmäßig eingehalten wurden. Außerdem müssen im Brandfall genau die Dokumente sofort abrufbar sein, die im Zweifel Leben retten können.

Welche Anforderungen bestehen an eine Dokumentation im Brandschutz? 

Die Brandschutzdokumentation soll in übersichtlicher, leicht nachvollziehbarer und chronologischer Form sämtliche Dokumente erfassen, die im Brandschutz relevant sind.

Inhaltlich und formal geht es dabei unter anderem auch

• um die Beständigkeit und Nachhaltigkeit der Dokumentation.
  Um eine umfassende chronologische Sammlung der Dokumente im Brandschutz aufzubauen, müssen die Dokumente auch nach Jahren noch lesbar sowie in ihrer Struktur nachvollziehbar sein. Immerhin können sich rechtliche Ansprüche aufgrund der Verjährungsfristen unter Umständen noch nach zehn Jahren ergeben. Das bedeutet, dass beispielsweise weder Fotos noch Dokumente ausbleichen dürfen. Jede Brandschutzbegehungs-Checkliste, jeder Vermerk zu einer Brandschutzschottung muss auffindbar sowie lesbar bleiben.
• um die Rechtssicherheit der Dokumentation.
  Die Brandschutzdokumentation hat zum überwiegenden Teil Urkundencharakter im rechtlichen Sinne. Die Beweisfunktion einer Urkunde verlangt nach Zeitstempeln, aussagekräftigen Beweisfotos, in der Berechtigung abgestufte Benutzeraccounts und einer umfassenden Archivierungsfunktion (so werden nicht versehentlich Dokumente gelöscht). Der Beweisfunktion entgegen steht es immer, wenn keine Zeitstempel vorhanden sind und eine Löschfunktion im Programm vorgesehen ist. Gerichte erkennen eine Dokumentation mit einer vorhandenen Löschfunktion in der Regel nicht an. Das ist auch einleuchtend, weil der Manipulation von Unterlagen vor einem bevorstehenden Gerichtstermin mit einer Löschfunktion Tür und Tor geöffnet ist. Der Beweiswert liegt vor allem auch in übereinstimmenden Dokumenten. Ergeben sich hier Zweifel, ist der nachhaltige Beweiswert erschüttert.
• um eine visuell überzeugende Dokumentation.
  Auch jeder Dritte muss sich anhand von Symbolen schnell einen Überblick dazu verschaffen können, wo besondere Gefahrenpotenziale in einer Anlage oder in einem Gebäude liegen. Die Norm-Symbole sind auch hilfreich dafür, um eine Gefahrbewertung durchzuführen, und Verbesserungspotenzial schnell und unkompliziert aufzufinden, sowie zu erfassen.
• um die zumindest überwiegende auch digitale Erfassung.
  Es ist nicht mehr zeitgemäß und entspricht nicht mehr den Anforderungen der Gerichte, eine Brandschutzdokumentation ausschließlich analog zu archivieren. Eine hochwertige Dokumentations-App und/oder Dokumentationssoftware kann rechtssicherer sein als die Papierdokumentation.
• um Checklisten, Ablaufdiagramme und Verfahrensvorgaben.
• um Brandschutzkonzepte, wenn diese notwendig sind.
• um ausführliche Berichte, die die Kommunikation zwischen wichtigen Beteiligten sichern und Beweise/Nachweise dauerhaft schriftlich festhalten.
  Am einfachsten ist es, wenn eine entsprechende Dokumentationssoftware solche Berichte automatisch erzeugen kann.

Haftung im Brandschutz – Rechtliche Grundlage

Auf welchen rechtlichen Grundlagen beruht Brandschutz?

Brandschutz wird in verschiedenen gesetzlichen Regelwerken thematisiert. Hier sind beispielsweise Arbeitsschutzgesetze und gesetzliche Regelungen zur Gefahrenabwehr wie baurechtliche Vorschriften zu nennen. Einige dieser Regelwerke machen auch explizite Vorgaben zur Brandschutzdokumentation. Wer mit Brandschutz zu tun hat, muss sich deshalb mit vielen Vorschriften, DIN-Normen, Betriebsordnungen und einigen weiteren Details auskennen. Hier sind zum Beispiel auch gängige Piktogramme im Brandschutz zu nennen. Eine rechtskonforme und ordnungsgemäße Dokumentation sollte alle diese Aspekte abbilden.

Wer ist im Brandschutz Verantwortlicher?

Die Frage der Verantwortlichkeit und Haftung im Brandschutz ist hoch komplex. Verantwortlichkeiten reichen hier von Geschäftsführern und anderen Organen in den Unternehmen bis hin zu Architekten und Beratern bei Bauvorhaben sowie technischen Anlagen. Wenn Sie sich näher für diese Frage interessieren, empfehlen wir unseren gesonderten Artikel "Haftung im Brandschutz". An dieser Stelle sei allerdings auf den Zusammenhang zwischen einer ordnungsgemäßen Brandschutzdokumentation und einer möglichen Haftung ausdrücklich hingewiesen.

Verantwortliche im Brandschutz können sich teilweise durch Delegation von Aufgaben an Dritte entlasten. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation – allein schon des Delegationsaktes – ist eine Entlastung mangels Nachweisbarkeit nicht möglich. Das gilt umso mehr, als gerade im baulichen Brandschutz häufig Brandschutzmaßnahmen buchstäblich verbaut werden und von außen nicht mehr erkennbar sind. Beispielsweise verschwinden entsprechende Vorrichtungen unsichtbar in Zwischenböden oder Deckenkonstruktionen.

Ohne eine ausführliche Dokumentation wird sich gerade nach einem Brand kaum mehr nachweisen lassen, dass die maßgeblichen Vorrichtungen auch vorhanden waren. Verantwortliche und haftende Beteiligte im Brandschutz sind wegen der Haftungsfrage auf eine nachvollziehbare und angemessene Dokumentation angewiesen. Inhaltlich gilt das für die Klärung der Verantwortlichkeit umso mehr, wie wir im Artikel "Haftung im Brandschutz" sehen werden. In der Vergangenheit wurden Brandschützer nicht selten zu mehreren Millionen Euro Schadensersatz  verklagt. Für die jeweilige Privatperson kann das den finanziellen Tot bedeuten.

Wer sollte sich daher für das Thema "Brandschutzdoku" besonders interessieren?

Ein großer Personenkreis hat Interesse daran, vernünftige Nachweise erbringen zu können. Hier ist beispielsweise zu denken an:

• Geschäftsführer und Vorstände von Unternehmen
• Facility Manager
• Bauleiter
• Bausachverständige und Architekten
• Verantwortliche für den Arbeitsschutz
• Wartungspersonen für technische Anlagen
• betriebliche Brandschutzbeauftragte und Brandschutzhelfer
• Brandbekämpfer wie Betriebsfeuerwehren
• Errichter brandschutzrelevanter Bauteile

Warum die Visualisierung der Nachweise und Gefahren so wichtig ist

Visuelle Elemente sind in der Dokumentation im Brandschutz vor allem in zwei Bereichen unverzichtbar:

Fotodokumentation

Zum einen unterstützt eine ansprechende Fotodokumentation Prüfprotokolle und Hinweise auf Gefahrenpotentiale in ihrer Aussagekraft. Ebenso werden Verbesserungsmaßnahmen mit der Fotodokumentation nachvollziehbar und beweisbar dargestellt. Im Sinne von Vorher/Nachher in der Fotodokumentation werden Brandschutzmaßnahmen für Dritte präzise und verständlich. Man denke beispielsweise an eine neue installierte Brandschutzschottung oder Brandschutztür, die nach routinemäßiger Prüfung der Brandschutzsituation als notwendig erkannt und dann eingebaut wurden.

Piktogramme auf Plänen

Die Visualisierung spielt bei der Brandschutzdokumentation noch eine weitere wichtige Rolle. Über Piktogramme im Brandschutz lassen sich die Dokumente nachvollziehbar archivieren und sofort wieder auffinden. Auch im Brandfall kann der Zugriff auf wichtige Dokumente selbst von betriebs- und anlagenfremden Dritten sofort erfolgen, weil die Symbole für sich sprechen. Einfache Standortmarker auf Plänen sind nicht so aussagekräftig wie genau abgestimmte Piktogramme im Brandschutz.

Übereinstimmungserklärung des Fachunternehmers

Die Übereinstimmungserklärung des Fachunternehmers ist ein wichtiger Bestandteil der Brandschutzdokumentation. Durch diese erklärt der Fachunternehmer, dass die Arbeiten fachgerecht verrichtet und die Bauteile entsprechend der Übereinstimmungserklärung des Produzenten verbaut wurden.

Es gibt viele ähnliche Begriffe, die fälschlicherweise oft als Synonym verwendet werden. Was ist z.B. eine Konformitätserklärung oder eine Fachunternehmererklärung? Was ist eine Errichterbescheinigung? Wie erklären es hier.

Effektive Brandschutzbegehung in 6 Schritten

Die Brandschutzbegehung gehört als regelmäßiger Bestandteil des Arbeitsschutzes zu den Pflichten des Unternehmers. Dieser kann die Aufgabe z.B. an einen Brandschutzbeauftragten delegieren. Er kann unter anderem auch die Verantwortung und somit die Haftung übertragen.

Brandschutzbegehungen sollen dazu dienen, Brandschutzmängel frühzeitig aufzudecken und die Beseitigung anzuordnen. Das rechtzeitige Erkennen und Beseitigen solcher Schwachpunkte hilft, großen Schaden zu verhindern. Allein die lückenlose, nachvollziehbare und gut archivierte Dokumentation der Maßnahmen hilft, das Haftungsrisiko zu minimieren. 

Im Brandschutz mithilfe von Checklisten arbeiten

Um im Brandschutz regelmäßig an alle zu prüfenden Punkte zu denken, verwenden Brandschützer gerne Checklisten. Diese wurden früher in Excel oder Word erstellt und jedes Mal erneut ausgedruckt und auf dem Klemmbrett bearbeitet. Heute helfen Software und App (z.B. von KEVOX), um diese Aufgabe schnell und digital zu erledigen, und die Nacharbeit im Büro zu vermeiden. Außerdem sind die Checklisten sofort bestens archiviert.

Grundwissen zu Wartung & Instandhaltung

Die Wartung und Instandhaltung von brandschutztechnischen Bauteilen, Anlagen und Maschinen gehört zu einer vollständigen Dokumentation im Brandschutz. Es müssen regelmäßige Termine, sogenannte Intervalltermine eingehalten werden.  

Die Software für die Brandschutzdokumentation – KEVOX Management

Auf dem Punkt gebracht: Eine Dokumentationssoftware wie die von KEVOX ermöglicht Ihnen eine lückenlose, nachvollziehbare, stets zugreifbare wie auch komfortable Dokumentation. Mit KEVOX wird die Dokumentation im Brandschutz von der Pflicht zur Kür. 

Die Brandschutz-App

Wer lieber mit dem Smartphone dokumentieren möchte – einfach, wie WhatsApp – der wird die KEVOX GO App lieben!