Die Fotodokumentation im Brandschutz kann eine zeitfressende Geduldsprobe sein. Besonders, wenn Word mal wieder nicht mitspielt oder jedes Foto, wie das andere aussieht und die Notizen mal wieder nicht lesbar sind... Wir durchleuchten, was früher aufwendig und wenig sicher war, und wie Sie es heute entspannter, rechtssicherer und zeitsparender angehen können.

Die Fotodokumentation im Brandschutz – damals per Hand, heute entspannt!

Warum die Fotodokumentation schon während der Bauphase für den Brandschutz wichtig ist

Technischer Brandschutz in privaten und öffentlichen Gebäuden ist nicht nur eine Sache, welche die Versicherungen interessiert. In erster Linie dient technischer Brandschutz dazu, Leib und Leben aller Personen in und am Gebäude zu schützen. Die Umsetzung eines Brandschutzkonzeptes steht jedoch häufig im Zielkonflikt mit den restlichen Anforderungen eines Gebäudes: Was vor Bränden schützt, kann nicht nur teuer sondern auch energetisch ineffizient sein. Ziel ist es daher, ein Maximum an technischem Brandschutz mit einem Minimum an Aufwand zu erreichen. Erschwerend kommt hinzu, dass nach der Fertigstellung des Gebäudes die Brandschutzmaßnahmen praktisch unsichtbar geworden sind: Vorbeugender Brandschutz, wie Brandriegel, Brandschottungen, feuerhemmende Isolierstoffe, brandresistente Verkleidungen oder Beschichtungen verschwinden hinter Trockenbauwänden, Putz und Farbe. Damit die Betreiber und die Versicherungen eines Gebäudes aber stets über den technischen Brandschutz informiert sind, ist eine Fotodokumentation während der Bauphase die ideale Lösung.

Umfassende Fotodokumentation für die Versicherung und die eigene Rechtssicherheit

Die Fotodokumentation der durchgeführten Brandschutzmaßnahmen durch zertifizierte Sachverständige wird daher schon lange zwingend von den Brandschutzversicherungen eingefordert. Fehlt die Fotodokumentation, muss in der Regel auf Kosten des Betreibers ein Baukörper wieder geöffnet werden. Die geforderten Brandschutzmaßnahmen müssen dann nachgerüstet werden. Doch auch wenn die Maßnahmen zwar durchgeführt wurden, das geforderte Foto aber fehlt, wird die Nachdokumentation in der Regel eingefordert. Das Ergebnis sind teure Mehraufwände und unnötige Zusatzkosten. KEVOX bietet hierzu ein umfassendes System an, welches nicht nur dabei hilft, die Fotodokumentation schnell und rechtssicherer durchzuführen. Mit Hilfe von frei konfigurierbaren Checklisten sorgt die KEVOX Software auch dafür, dass kein Abfragepunkt und kein Foto der Brandschutzdokumentation übersehen oder vergessen wird.

Rechtliche Vorgaben für die Fotodokumentation im Brandschutz

Brandschutz ist nicht gleich Brandschutz. Es kommt stark darauf an, welche Art von Gebäude aktiv und passiv gegen das Entstehen und Ausbreiten von Bränden abgesichert werden muss. Für eine Fabrik für Feuerwerkskörper gelten deshalb andere Richtlinien als für eine Schwimmhalle. Aus diesem Grund gibt es eine Vielzahl an Normen und Richtlinien für den technischen Brandschutz in den unterschiedlichen Gebäudetypen. Gleichgültig jedoch, welche Art von Gebäude mit Brandschutzmaßnahmen versehen werden muss, für die Dokumentation gilt in der Regel immer die VDI 3819 Blatt 3. In dieser Norm ist geregelt, wie die durchgeführten Brandschutzmaßnahmen dokumentiert und rechtssicher festgehalten werden, einschließlich der Fotodokumentation.

Welche Inhalte gehören zur Fotodokumentation im Brandschutz

Eine normgerecht durchgeführte Brandschutzdokumentation umfasst folgende Inhalte:

  • Ort der Brandschutzmaßnahme
  • Erläuterung des spezifischen Gefahrenpunkts
  • Maßnahmen für den rechtssicheren und normgerechten Brandschutz
  • Benennung des Verantwortlichen zur Durchführung der Brandschutzmaßnahme
  • Fotodokumentation des Ist-Zustands vor und nach der Durchführung der Brandschutzmaßnahme
  • Unterschrift des Dokumentationsbevollmächtigten

Die Norm gibt noch keine Vorgabe dahingehend, ob die Dokumentation in digitaler Form vorliegen soll. Das ist für viele Brandschutzdokumentationen aus der Vergangenheit inzwischen zu einem großen Problem geworden.

Methoden der Brandschutzdokumentation

Die traditionelle Methode zur Brandschutzdokumentation wurde mit händisch ausgefüllten Vordrucken und einem eingeklebten Foto durchgeführt. Gemäß Norm ist eine solche Dokumentation durchaus ausreichend. Sie birgt aber eine Menge Risiken in sich (wie z.B. die Verwechselung von Fotos). Mit den Methoden von heute lässt sich die Fotodokumentation im Rahmen der Brandschutzdokumentation in einer Qualität durchführen, die dauerhaft mehr Rechtssicherheit gegenüber dem Gesetzgeber und den Versicherungen bietet. Die KEVOX Management Software wurde genau zu diesem Zweck entwickelt. 

Brandschutzdokumentation im Papierformat

Traditionelle Brandschutzdokumentation mit Papiermappen. Die Archivierung der Papierdokumentation kann sich als schwierig gestalten. Vor allem, wenn aus rechtlichen Gründen Informationen herausgesucht werden müssen.

Sie haben noch alte Fotodokumentationen in Papierform vorliegen? Vergilbt, unleserlich? Egal! Senden Sie uns gerne ein Bild davon an die info@kevox.de

Gerne würden wir zur Verbesserung des Artikels echte Aufzeichnungen aus alten Tagen zeigen. Wir retuschieren empfindliche Daten heraus! Danke für Ihre Hilfe!

Defizite traditioneller Brandschutzdokumentation mit Stift und Zettel

Die traditionelle "Papiermethode" hat einige entscheidende Nachteile. Insbesondere die so durchgeführte Fotodokumentation ist nach heutigem Stand der Technik nicht mehr ausreichend. Die Dokumente müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, damit sie nicht durch Feuer, Wasser oder andere Einflüsse beschädigt werden oder verloren gehen. Darüber hinaus ist besonders ein physisches Foto nicht besonders lange haltbar. Ausdrucke oder Chemiefilm-Fotografien vergilben mit der Zeit und verlieren ihre Dokumentationsqualitäten. Das Papier kann ebenfalls mit der Zeit brüchig und unleserlich werden. Alles in allem ist die traditionelle Methode - selbst wenn die Dokumente eingescannt und auf CD-ROM abgespeichert werden - heute einfach nicht mehr zeitgemäß. Bei einem sensiblen Bereich wie dem Brandschutz sollte man daher grundsätzlich zu leistungsstarken, modernen Methoden greifen, wie sie KEVOX bieten kann.

Fotodokumentation im brandschutz frueher mit einer Digitalkamera heute direkt mit dem Tablet PC und KEVOX

Die Fotodokumentation im Brandschutz: Früher musste immer die Digitalkamera dabei sein. Mit Stift, Klemmbrett und Kamera benötigte man am besten drei Arme.

Vorteile moderner Fotodokumentation auf dem Tablet mit integrierter Kamera

Die moderne Art der Fotodokumentation funktioniert voll digital und umfasst praktische Automatismen, mit denen Fotoberichte auf Knopfdruck in Word, Excel oder PDF-Format fertig formatiert erstellt werden können. Damit kein Aspekt vergessen wird, bietet KEVOX z.B. digitale Formulare und Checklisten an. KEVOX ist auf die Anwendung auf einem Tablet optimiert. Sie können die Software aber ebenso mit einem Labtop oder PC verwenden. Einer der Hauptvorteile der Brandschutzdokumentation durch KEVOX liegt in der smarten, lückenlosen und nachhaltigen Archivierung. Statt auf CD-ROMS oder lokalen Festplatten abgelegt zu werden, wird die Dokumentation Ihres Brandschutzes nach Ihren Sicherheitsstandards auf Ihren eigenen Servern gespeichert. Die Speicherung auf Ihren Servern garantiert, dass Ihre Daten intern bleiben. Zudem wird eine dauerhafte Archivierung und ein permanenter Zugriff durch alle Berechtigten garantiert. Die so gesicherten Dokumente bleiben ewig in erstklassiger Qualität erhalten und können nicht mehr verloren gehen. Das gibt der Dokumentation Ihres Brandschutzes durch KEVOX ihre besondere Sicherheit und Nachhaltigkeit.

Fotodokumentation im vorbeugenden Brandschutz – heute

Nicht nur im technischen und baulichen Brandschutz ist die Fotodokumentation Teil einer sauberen Arbeit. Auch im vorbeugenden Brandschutz ist die Fotodokumentation und Archivierung aller durchgeführten Maßnahmen rechtlich zwingend erforderlich.

Die Fotodokumentation von Brandschutzbegehungen bzw. Brandverhütungsschauen kann mit KEVOX direkt vor Ort digital erstellt und auf Knopfdruck fertiggestellt werden. KEVOX ist für die Anwendung auf Tablets (KEVOX Management Software) und Smartphones (KEVOX GO App) optimiert. Die Software ist mit der Tablet- bzw. Smartphone-Kamera verbunden. Das ist besonders für das Foto zur Dokumentation hilfreich. Per Touch wird das Foto in genau der richtigen Größe aufgenommen und an der richtigen Stelle abgelegt. Wenn noch ein Foto fehlt, beispielsweise zum Vorher-Nachher Abgleich, sehen Sie das in den KEVOX Lösungen sofort. So geleitet Sie KEVOX Schritt für Schritt durch die Fotodokumentation und Eintragung aller relevanten Informationen. Am Ende ist Ihr vorbeugender Brandschutz rechtssicherer dokumentiert.

Zum Schluss quittieren Sie die Richtigkeit der Dokumentation mit Ihrer Unterschrift und speichern das Dokument lokal oder wenn Sie wünschen in Ihrer Cloud ab. Das Ausgabeformat ist eine Word- bzw. Excel-Datei – oder direkt ein elegantes PDF-Dokument, das Sie selbstverständlich auch ausdrucken können. Die Auflösung jedes Fotos im fertigen PDF-Bericht ist automatisch so gewählt, dass die bestmögliche Fotodokumentation gewährleistet ist.

In den folgenden zwei Videos sehen Sie, wie praktisch die Fotodokumentation im Brandschutz per KEVOX GO App und / oder per KEVOX Management Software funktioniert: 

Video: Fotodokumentation mit der KEVOX GO App automatisch, schnell und einfach von unterwegs aus fertigstellen.

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Für den Test ist keine Kreditkarte erforderlich.

Video: Fotodokumentation mit der KEVOX Management Windows Software automatisch aus Bildern und Texten im fertigen PDF Bericht zusammenstellen

KEVOX Management Demo ansehen und überzeugen

KEVOX bietet Interessierten eine Live-Demonstration der Management Software an. Darin wird Ihnen die Funktionalität der Kevox-Management-Lösung samt Einbinden von Foto, Text und Unterschrift vorgeführt. Sie können sich damit einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit der KEVOX Software zur Fotodokumentation Ihres Brandschutzes machen. Wenn Sie mehr über KEVOX und die einfache, rechtssichere Dokumentation mit Foto und Formularen wissen wollen, registrieren Sie sich am Besten auf der Seite: https://www.kevox.de. Sie erhalten damit einen umfassenden Zugang zur vielen relevanten Informationen über das KEVOX-Dokumentationssystem. Dieses geht weit über die Brandschutzdokumentation hinaus. KEVOX kann nicht nur für den Brandschutz, sondern auch für die Dokumentation von Türen und Tore, Arbeitsschutz, Gebäudemanagement, Bau und vielem mehr verwendet werden. Das praktische ist: Sie benötigen dazu kein Zusatzmodul oder ähnliches. Mit einer Lizenz kann alles abgedeckt werden.

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