Facility Manager sowie Eigentümer von Unternehmen und Immobilien empfinden sie häufig als lästige Pflicht. Die Rede ist von der Gebäudedokumentation, auch Objektdokumentation genannt. Da rechtliche Vorschriften für eine umfassende, vor allem wirtschaftliche Dokumentation von Gebäuden und Objekten fehlen, wird die Dokumentation beim Gebäudemanagement auch gern vernachlässigt. Versäumnisse bei der Dokumentation rächen sich spätestens dann, wenn in einzelnen Bereichen, wie dem Brandschutz oder dem Betrieb technischer Anlagen, entsprechende Nachweise gegenüber Behörden und Dritten, wie Versicherungen, nicht geführt werden können.

 In diesen Bereichen gibt es teilweise strenge Nachweis- und Dokumentationspflichten im Kontext von Betreiberpflichten, die beachtet werden müssen. Auch bei der Bewirtschaftung von Immobilien leistet eine gut geführte und archivierte Dokumentation durch alle Lebensphasen der Immobilie hindurch sehr wertvolle Dienste. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr zum Thema Gebäudedokumentation und ihrer Umsetzung.

Was ist eine Gebäudedokumentation und warum sollte sie geführt werden?

Es existiert nicht nur die eine Gebäudedokumentation. Hier können zumindest zwei große Teile unterschieden werden. Auf die jeweilige Entwicklungsphase von Gebäuden zugeschnitten hat sich die Unterscheidung zwischen der Bau- und der Nutzungsgebäudedokumentation durchgesetzt. Es geht dabei um die Immobilie im Bau und die Immobilie in Betrieb. Es leuchtet ein, dass an einer Dokumentation beim Bau einer Immobilie andere Anforderungen zu stellen sind als an die Dokumentation während der Bewirtschaftungsphase.

Die Baugebäudedokumentation ist besonders interessant für Fragen, die mit der Planung, Technik und der Sicherheit von Immobilien zu tun haben. Bei der Nutzungsgebäudedokumentation stehen dagegen Fragen von Ertrag und Wirtschaftlichkeit im Vordergrund. Beide Dokumentationsformen sind aber über den gesamten Betrieb einer Immobilie interessant.

Wer beispielsweise ein Gebäude erwerben möchte, sollte sich über bauliche und planerische, wie auch betriebswirtschaftliche Fragen mithilfe einer gut strukturierten Objektdokumentation ein Bild machen können. Gerade beim Übergang von Immobilien auf neue Eigentümer ist eine überzeugende Dokumentation für das Gebäudemanagement unverzichtbar. Sie schützt vor allem den potentiellen Käufer vor Überraschungen und kann es dem Verkäufer erleichtern, seine Vorstellungen vom Kaufpreis durchzusetzen.

Inhalte der Gebäudedokumentation

Eine gute Dokumentation in ihrer Gesamtheit umfasst alle relevanten Informationen von der Planung, über die Errichtung bis hin zur Nutzung und Verwertung einer Immobilie. Hier sind als Inhalte vor allem verschiedenste Dokumente zu nennen, wie Baupläne, Grundrisse, Verträge, Protokolle, beispielsweise zur Wartung technischer Anlagen, zum Brandschutz und zur regelmäßigen Begehung einer Immobilie. Auch das Mängelmanagement spielt eine wichtige Rolle.

Die Gebäudedokumentation stellt im Bereich von Mängeln und Kontrollpflichten vor allem Nachweise bereit. Es geht um Nachweise dafür, dass beispielsweise im Brandschutz entsprechend geprüft sowie gewartet wurde und Mängel fachgerecht beseitigt wurden. Auch bietet die gut geführte Dokumentation Nachweise dazu, dass die Delegierung von Aufgaben an sachkundige Dritte ordnungsgemäß erfolgt ist. Ebenso wird der Nachweis geführt, dass jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entsprechend überwacht und kontrolliert wurde.

Die Einweisung von Mitarbeitern und Beauftragten wird ebenso dokumentiert wie die Beachtung der erforderlichen Sorgfalt bei entsprechenden Maßnahmen. So kann am Ende mit der Dokumentation häufig auch der Nachweis geführt werden, dass ein Schaden auch bei Beachtung der entsprechenden Sorgfalt eingetreten wäre. Das kann gegenüber Versicherern und anderen Anspruchstellern sehr wichtig sein.

Fotodokumentationen und Gutachten ergänzen die Objektdokumentation. Es können auch Zuständigkeiten, sowie die Übertragung von Betreiberpflichten auf Dritte in der Dokumentation, erfasst werden. Erträge, die beispielsweise durch Vermietung erzielt werden, bilden ebenso wie Wirtschaftlichkeitsberechnungen mögliche Inhalte einer umfassenden Dokumentation.

Baugebäudedokumentation und Nutzungsgebäudedokumentation - zusammen oder getrennt führen?

Die Baugebäudedokumentation und die Nutzungsgebäudedokumentation bilden zwei wesentliche Teile der gesamten Objektdokumentation. Hier wird oft die Frage gestellt, ob man beide Teile zusammen oder getrennt führen sollte. Für eine getrennte Führung der verschiedenen Formen der Dokumentation spricht, dass es um sehr unterschiedliche Inhalte gehen kann. Die Bauphase einer Immobilie hat spezielle Anforderungen. Hier finden sich häufiger, wie beispielsweise im Brandschutz und im Bereich technischer Anlagen, stärker normierte Dokumentations- und Nachweispflichten.

Dennoch bilden die beiden Teile Bau- und Nutzungsgebäudedokumentation die gesamte Dokumentation ab. Vielfach gehen später auch bestimmte Betreiberpflichten aus der Baugebäudedokumentation in die Nutzungsgebäudedokumentation über, beispielsweise bei Serviceverträgen zur Wartung von Immobilien und Anlagen. Idealerweise sollte es deshalb keine Lücke zwischen den beiden Dokumentationsformen geben.

Digitale Strukturen bei der Dokumentation erlauben es, hier zwei getrennt aufrufbare Dokumentationen abzubilden, die aber nicht für sich genommen stehen, sondern zwei Teile der gesamten Dokumentation bilden. Gerade auch, wenn später eine Immobilie den Eigentümer wechseln soll, wird dieser nochmals Zugriff auf die Baugebäudedokumentation haben wollen.

Formfragen und Zuständigkeiten bei der Gebäudedokumentation

Es ist keine bestimmte Form für die Führung der Gebäudedokumentation vorgeschrieben. Man kann sie in Papier- und Aktenform oder digital führen. Die Vorteile einer digitalen Objektdokumentation liegen auf der Hand. Digital lassen sich effektivere Strukturen erreichen, einzelne Dokumente sind leichter auffindbar, die Speicherung der Daten nimmt keinen großen Raum ein und durch zusätzliche Sicherungsabspeicherung in einer Cloud sind die wertvollen Daten vor Verlust geschützt.

Außerdem erleichtern digitale Programme die Dokumentation an sich, weil sie bereits bestimmte Berichtsvorlagen, Protokolle und weitere Vorlagen bereithalten, die bei der Dokumentation im Gebäudemanagement viel Zeitersparnis bedeuten können. Eine zeitgemäße Gebäudedokumentation ist digital. 

Gebäudedokumentation mit KEVOX

Gebäudedokumentation mit KEVOX

Was die Zuständigkeiten angeht, so ist überall dort, wo über Betreiberpflichten rechtliche Dokumentations- und Nachweispflichten vorgegeben sind, der Eigentümer oder Betreiber von Immobilien/Anlagen in der Pflicht. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Pflichten delegiert werden. Dabei verbleiben bei dem Betreiber/Eigentümer aber Überwachungs- und Kontrollpflichten. Betreiber müssen Nachweise über die Erfüllung der Pflichten führen können.

Mögliche Folgen einer fehlenden oder unzureichenden Gebäudedokumentation

In manchen Bereichen, wie etwa im Brandschutz, ist eine Verletzung der Dokumentationspflichten sanktioniert. Hier drohen unter anderem Bußgelder. In anderen Bereichen ergeben sich die Folgen einer schlechten oder unterlassenen Gebäudedokumentation mittelbar daraus, dass verschiedene Nachweise nicht geführt werden können. Beispielsweise kann der Nachweis nicht geführt werden, dass ein Schaden nicht durch Mängel einer Immobilie oder Anlage entstanden ist. Im wirtschaftlichen Bereich kann möglicherweise der Wert einer Immobilie bei fehlender oder unzureichender Objektdokumentation nicht ausreichend unterlegt werden.

Die fehlende Dokumentation erschwert die Übergabe an einen neuen Eigentümer. Das kann sich ebenfalls auf die vertragliche Gestaltung und den Kaufpreis auswirken. Ebenso ist ohne Dokumentation das Gebäudemanagement kaum professionell und wirtschaftlich durchführbar. Die Rentabilität einer Immobilie lässt sich ohne Objektdokumentation nicht einschätzen.

Gebäudedokumentation Checkliste

In dieser Gebäudedokumentation Checkliste sind vor allem die Punkte erfasst, die der Dokumentation beim Gebäudemanagement unterfallen. Eine Checkliste für die Baudokumentation würde einen weiteren Schwerpunkt auf technische, brandschutzrechtliche und planerische Aspekte legen, die von Immobilie zu Immobilie auch stark variieren können. Übergänge von Baugebäudedokumentation und Nutzungsgebäudedokumentation sind fließend, bauliche Aspekte für das Gebäudemanagement weiterhin wichtig.

  • Grundlegende amtliche Dokumente zur Immobilie wie Katasterplan, Grundbuch-Auszug und Kaufvertrag
  • Mietverträge
  • Baubewilligungsunterlagen
  • Pläne wie Grundrisse, Schnittpläne, Fassadenpläne, Haustechnik sowie kubische Berechnungen und Flächennachweise
  • Baubeschreibungen mit Beschreibung der Baumaterialien
  • Technische Unterlagen
  • Service-Verträge zum Beispiel für Heizung, Elektrik und andere
    Verzeichnis von Handwerkern
  • Garantiescheine
  • Investitionen in die Immobilie
  • Rentabilitätsberechnungen
  • Schließpläne
  • Versicherungen
  • Wartungs- und Prüfpläne
  • Zuständigkeiten und Übertragungen von Aufgaben
  • Mängelmanagement

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