Begehungsprotokoll für Ihren Betrieb erstellen – so geht’s (inkl. Muster)

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sind in Deutschland besonders wichtig. Aus diesem Grund müssen regelmäßig Begehungen durchgeführt werden, welche mittels Checkliste immer den gleichen Ablauf einhalten und mittels Begehungsprotokoll dokumentiert und abgesichert werden.

Wie oft eine Begehung erfolgen muss und welche Schwerpunkte dabei zu legen sind, hängt unter anderem von den Arbeitsbedingungen, aber auch von der Größe des Betriebes ab. Damit Sie eine den Anforderungen entsprechende Betriebsbegehung durchführen können, haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zusammengetragen.

Wie sollte eine Betriebsbegehung aussehen?

Damit eine Begehung nach Vorgaben des Gesetzgebers erfolgen kann, muss diese einige Anforderungen erfüllen. In der Regel erfolgt die Begehung durch den Eigentümer oder einen Vertreter, durch ein Mitglied des Betriebsrats und durch die zuständigen Arbeitsschutzfachleute. Das wären, abhängig von der Größe des Unternehmens, die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Fachkraft für Brandschutz und gegebenenfalls der Betriebsarzt.

Die Wege, welche bei einer Begehung durch das Unternehmen genommen werden, sollten immer gleich sein, um die Vergleichbarkeit der Protokolle zu gewährleisten. In den meisten Unternehmen erfolgt die Begehung von oben nach unten, also von der obersten Etage bis zu den eventuell vorhandenen Kellerräumen. Eine vorher erstellte Checkliste, die den Ablauf und die zu beachtenden Fragestellungen vorgibt, hilft dabei, die notwenige Konstanz zu erhalten.

Gibt es Unterschiede zwischen der Begehung im Bestandsgebäude zu einer Baubegehung?

Grundsätzlich ja. Denn bei einer Baubegehung werden andere Schwerpunkte gesetzt, was sich unter anderem in der Checkliste und dem anschließenden Begehungsbericht niederschlägt. Grundsätzlich erfolgen diese Baubegehungen aber unter ähnlichen Voraussetzungen, da diese auch durch zuständige Fachleute nach einem klaren Protokoll durchgeführt werden.

Wie wird eine Begehung dokumentiert?

Damit ein Begehungsprotokoll entstehen kann, muss die Betriebsbegehung direkt dokumentiert werden. Das bedeutet, dass direkt während der Begehung in einer Checkliste die verschiedenen Bereiche und Punkte abgearbeitet werden, sodass am Ende ein Begehungsprotokoll oder ein Begehungsbericht entsteht. Dabei greifen unterschiedliche Unternehmen auf verschiedene Modelle und Lösungen zurück.

Traditionell wurde über viele Jahre die Checkliste entweder von Hand geschrieben oder ausgedruckt und dann mit Klemmbrett und Stift bei der Betriebsbegehung abgearbeitet. Häufig sehr umständlich und in der heutigen Zeit nicht mehr zeitgemäß.

Alternativ wurde die Checkliste im Anschluss noch per Word und Excel digitalisiert, sodass ein gut lesbares Begehungsprotokoll verfasst werden konnte. Auch dies kostet häufig enorm viel Zeit und bindet Arbeitskraft.

Eine moderne Lösung macht diese Probleme hinfällig, da Sie direkt über ein mobiles Endgerät die Checkliste abarbeiten können und somit automatisch ein passender Begehungsbericht erstellt werden kann. Das spart Arbeit und Zeit besonders nach der Betriebsbegehung. Die sonst anfallende Nacharbeit entfällt. Eine digitale Lösung beschleundigt also die Dokumentation von Brandschutz und Arbeitssicherheit und erleichtert gleichzeitig die gesetzlich notwendige Dokumentation.

Wie lange sollte ein Begehungsbericht oder Begehungsprotokoll aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind Unternehmen verpflichtet die Dokumentationen zum Arbeitsschutz aufzubewahren und diese auf Verlangen vorzuzeigen. Der Begehungsbericht sollte dementsprechend über mindestens fünf Jahr aufbewahrt und gesichert werden. Somit sind Sie als Unternehmen auf der sicheren Seite, wenn es zu Problemen beim Brandschutz oder dem Arbeitsschutz kommt, da Sie die regelmäßigen Begehungen und präventive Maßnahmen nachweisen können.

Wie häufig muss eine Begehung durchgeführt werden?

Laut dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) müssen Betriebsbegehungen in regelmäßigen Abständen erfolgen. Es wird jedoch im Gesetz nicht näher definiert, welche Abstände dabei gemeint sind. Das liegt unter anderem daran, dass die Pflicht zur Begehung von vielen verschiedenen Faktoren abhängig ist. Je größer der Betrieb und je größer die potenzielle Gefährdung der Arbeitssicherheit und des Brandschutzes, desto häufiger sollten solche Begehungen erfolgen. 

Nach geltendem Recht geht man aktuell davon aus, dass die Fachkräfte für die Arbeitssicherheit rund 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Betriebsbegehung und der Erstellung und Archivierung der Begehungsprotokolle verbringen sollten. Dies gilt zumindest bei größeren Betrieben.

Kleinbetriebe hingegen werden hierbei nicht erfasst, da deren Pflichten in Teilen deutlich abweichen können. Wichtig ist in jedem Fall, dass durch den Begehungsbericht die Regelmäßigkeit der Begehungen nachgewiesen werden kann.

Die Betriebsbegehung im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit – so erstellen Sie Ihre Checkliste

Wenn Sie nicht genau wissen, welche Punkte im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit dokumentiert werden müssen, können Sie sich über verschiedene Portale fortbilden oder Spezialisten mit diesen Aufgaben beauftragen. Für die Erstellung einer eigenen Checkliste liefern wir Ihnen im Folgenden passende Beispiele.

Beispiele, was Ihre Checkliste und somit auch Ihr Begehungsprotokoll für den Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit enthalten sollte:

Noch einmal betont: Auch im Bereich des Brandschutzes handelt es sich hierbei um grobe Vorlagen, welche passend zu Ihrem Betrieb und Ihrer Betriebsstätte ergänzt werden müssen. Denn jede Begehung muss die individuellen Anforderungen eines Unternehmens mit berücksichtigen.

So erstellen Sie ein Begehungsprotokoll bzw. einen Begehungsbericht bereits während des Rundgangs

Mit einer passenden Lösung können Sie die Begehung nicht nur einfacher sofort vor Ort fertig dokumentieren, sondern das Begehungsprotokoll auch ohne große Mühen und viel Arbeit erstellen. Das gelingt mit Hilfe eines Tablet-Computers, der als digitales Klemmbrett dient. Während des Rundgangs können Mängel, Aufgaben und Maßnahmen in einfach zu bedienende Masken eingetragen werden. Am Ende der Beschau, filtern Sie, was das Protokoll aussagen soll und KLICK – das fertige Begehungsprotokoll entsteht nun automatisch.

Am einfachsten für die spätere Nachvollziehbarkeit ist es, wenn die Dokumentation bei der Begehung objektorientiert statt ticket- oder mangelorientiert abläuft. Auf diese Weise können Sie anhand von Normsymbolen auf einem Plan dokumentieren und bei der Begehung alle relevanten Objekte, Bauteile und Analgen schnell erkennen.

Diese Lösung bietet den Vorteil, dass Sie alle Mängel, Hinweise, Aufgaben, Prüfungen und Co., die zu einem Objekt anfallen schnell auf einen Blick einsehen können. Es entsteht eine gesamte Historie des Objekt-/ Bauteil- / Anlagen-Verlaufes. Sie können anhand dieser strukturierten Daten informiertere Entscheidungen treffen und von Einbau bis Entsorgung auf einer Grundlage dokumentieren. Dieser Gesamtüberblick entfällt bei einem reinen Ticketsystem. Daher ist die Auswahl der richtigen Protokoll-Software sehr wichtig. 

Immer die Übersicht im Begehungsprotokoll behalten

Ein weiterer und nicht zu verachtender Vorteil der digitalen Dokumentation einer Begehung liegt in der umfassenden Filterfunktion. Mit einer Dokumentationssoftware wie KEVOX Management können Sie nach einzelnen Begehungen, nach Baugruppen, Standorten und Zuständigkeiten filtern und somit jederzeit den Überblick behalten. Auch das Begehungsprotokoll erstellt sich besonders einfach. Denn die Software / App erstellt auf Wunsch für jede Begehung ein Begehungsprotokoll oder einen Begehungsbericht automatisch.

Enthalten sind unter anderem das Deckblatt, der zugehörige Plan, die Gefährdungsstufen, die notwendigen Maßnahmen, die geltenden Richtlinien und das Fazit der Begehung sowie Unterschriften. Ergänzt durch eventuell vorhandenes Foto-Material entsteht somit ein optimiertes Begehungsprotokoll der Betriebsbegehung inklusive der Fotodokumentation und Planvisualisierung, welche alle für Sie relevanten Punkte enthält.

So sparen Sie Aufwand und Zeit und somit schließlich auch Geld und sorgen für die optimale Sicherheit in den Bereichen Brandschutz, Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Zudem können Sie diese Lösung auch für die Baubegehung nutzen und an die entsprechenden Anforderungen der Begehung anpassen.