Die Sicherheit elektrischer Betriebsmittel gebietet die regelmäßige Überprüfung von Anlagen und Betriebsmitteln. Dabei ist es Pflicht für jede dieser Prüfungen ein Prüfprotokoll zu erstellen. Das Prüfprotokoll zeichnet die Ergebnisse der Überprüfung auf. Damit können beispielsweise Arbeitgeber nachweisen, dass sie den Erfordernissen der Betriebssicherheitsverordnung Genüge getan haben. Hier hat das Prüfprotokoll für elektrische Anlagen eine Beweisfunktion, mit denen sich Anlagenbetreiber und Arbeitgeber von Haftungsansprüchen entlasten können. Die rechtssichere Dokumentation ist deshalb genauso wichtig wie die Prüfung selbst. Ein einschlägiges Prüfprotokoll erstellen darf nicht jeder Mitarbeiter in einem Betrieb. Hier ist eine ausgebildete Elektrofachkraft oder ein externer Dienstleister mit entsprechender Expertise gefragt. Die digitale Verarbeitung von Prüfprotokollen mit einer Prüfprotokoll- und Dokumentations-Software bietet gegenüber einer analogen Vorgehensweise verschiedene Vorteile.
Was ist ein Prüfprotokoll?
Das Prüfprotokoll ist das bekannteste Beispiel dafür, dass Betriebsmittel verschiedener Art regelmäßig fachmännisch überprüft werden müssen. Prüfprotokolle gibt es aber auch im Brandschutz bei der klassischen Brandschutzbegehung und in anderen Gefahrenbereichen, die der regelmäßigen Überprüfung, Wartung und Instandhaltung unterliegen. Dabei wird aber nicht immer das Wort Prüfprotokoll eingesetzt. Es wird überwiegend in Verbindung mit der Überprüfung und Dokumentation von Prüfungsarbeiten bei elektrischen Betriebsmitteln angewendet. Vor allem auch vor dem Hintergrund, dass von elektrischen Anlagen bereits im Normalbetrieb Gefahren ausgehen können.
Deshalb ist das Prüfprotokoll für elektrische Anlagen im Kontext der Betriebssicherheit, der Unfallverhütung und dem Schutz der Arbeitnehmer besonders relevant. Die Verhütung von Schadensereignissen steht allgemein beim Prüfprotokoll im Fokus. Das gilt beispielsweise auch im Brandschutz. Ein Prüfprotokoll für elektrische Anlagen ist auch nötig, wenn fertiggestellte Bauten abgenommen werden. Es gehört dabei zum Qualitätsmanagement. Auch bei der Erstellung von Mobilfunkanlagen ist ein Prüfprotokoll Pflicht. (Vgl. Von Plessen, Dirk, Qualitätsmanagement beim Bau von schlüsselfertigen Mobilfunkstationen, 2002, Diplomica Verlag GmbH, Seite 74.)
Prüfprotokolle sind Teil von Wartung, Instandhaltung sowie dem Qualitätsmanagement.
Checkliste: Prüfung von elektrischen Anlagen
Welche Vorschriften gelten für das Prüfprotokoll?
Insbesondere die DIN VDE 0105-100 enthält Vorschriften dazu, wie elektrische Anlagen überprüft werden müssen. Der § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet dazu, die Ergebnisse der Überprüfung rechtssicher zu dokumentieren.
Die Prüfpflicht selbst begründet § 5 Abs. 1 DGUV Vorschrift 3. Danach hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden, und zwar vor der ersten Inbetriebnahme und nach Änderung oder Instandsetzung durch eine Elektrofachkraft oder unter deren Leitung und Aufsicht sowie in bestimmten Zeitabständen. Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel rechtzeitig festgestellt werden. Weitere einschlägige Normen sind
- DIN VDE 0100-600, Errichten von Niederspannungsanlagen, Teil 6: Prüfungen. Erstprüfung ortsfester Anlagen
- DIN VDE 0105-100, Betrieb von elektrischen Anlagen. Wiederkehrende Prüfung ortsfester Anlagen
- DIN EN 50678 (VDE 0701), Prüfung nach Reparatur oder Änderung
- DIN EN 50699 (VDE 0702), Wiederholungsprüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel
- DIN EN 60204-1 (VDE 0113-1), Sicherheit von Maschinen, elektrische Ausrüstung
- DGUV Vorschrift 3, Elektrische Anlagen und Betriebsmittel
Dabei gelten folgende Unterscheidungen:
- Erstprüfung ortsfester Anlagen: DIN VDE 0100-600
- Wiederkehrende Prüfung ortsfester Anlagen: DIN VDE 0105-100
- Wiederholungsprüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel: DIN EN 50699 (VDE 0702)
- Prüfung nach Reparatur oder Änderung: DIN EN 50678 (VDE 0701)
Ortsfeste und ortsveränderliche Betriebsmittel lassen sich daran unterscheiden, dass ortsveränderliche Betriebsmittel über einen Stecker verfügen. Zu ihnen können beispielsweise Werkzeugmaschinen, Lötmaschinen, Computer, Scanner, Drucker, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel, zählen.
Wie und wann muss geprüft /ein Prüfprotokoll erstellt werden?
Die genannten gesetzlichen Vorschriften entscheiden darüber, welcher zeitliche Rhythmus und welcher Prüfumfang im Prüfprotokoll festgehalten werden. Immer handelt es sich um eine Art von Checkliste, die sicherstellt, dass die jeweiligen Normvorgaben eingehalten werden. An diesen Checklisten orientieren sich die unternehmenseigenen Mitarbeiter genauso, wie externe Dienstleister, die einen E-Check im Auftrag vornehmen und dokumentieren.
DIN VDE 0100-600 für die Erstprüfung und DIN VDE 0105-100 für den Betrieb machen weitere Rahmenvorgaben für das Prüfprotokoll. Dabei handelt es sich um normative Vorgaben für die Prüfung, die mit dem Prüfprotokoll dokumentiert werden. Die Ausgestaltung des Prüfprotokolls ist nicht bis ins Detail vorgegeben. Es werden nur die wesentlichen inhaltlichen Bestandteile beschrieben.
Für die wiederkehrenden Prüfungen gilt die Vorgabe, dass elektrische Betriebsmittel und Anlagen jederzeit in einem ordnungsgemäßen Zustand sein müssen. Die DGUV Vorschrift 3 nennt dafür in Anhang 1 Richtwerte, keine festen Fristen. Verbindlich ist die Frist, die der Unternehmer auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV festlegt.
Ortsveränderliche Betriebsmittel (Tabelle 1B): Richtwert sechs Monate, auf Baustellen drei Monate. Liegt die Fehlerquote bei höchstens zwei Prozent, gilt die Frist als ausreichend bemessen und kann verlängert werden, auf Baustellen auf ein Jahr, in Büros und vergleichbaren Umgebungen auf höchstens zwei Jahre. Diese Verlängerung setzt allerdings voraus, dass sich die Fehlerquote überhaupt belegen lässt. Ohne durchgehende Prüfhistorie über mehrere Zyklen bleibt es beim kurzen Richtwert. Statt alle zwei Jahre wird dann alle sechs Monate geprüft, also viermal so oft. Welche Nachweise dafür vorliegen müssen, behandelt der Beitrag zu den Brandschutznachweisen im Bestand.
Ortsfeste elektrische Anlagen und Betriebsmittel (Tabelle 1A): Richtwert vier Jahre. In Betriebsstätten, Räumen und Anlagen besonderer Art nach DIN VDE 0100 Gruppe 700, etwa medizinisch genutzten Räumen, Tankstellen oder Laboren, verkürzt sich der Richtwert auf ein Jahr.
Unabhängig von diesen Fristen sind ortsfeste Anlagen zu prüfen vor der ersten Inbetriebnahme sowie nach jeder Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme.
Die Pflicht, ein Prüfprotokoll zu erstellen, gilt grundsätzlich für jede Prüfung.
Woran erkennt man geprüfte Anlagen?
Zu einer ordnungsgemäßen Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel gehört nicht nur das Prüfprotokoll. Geprüfte Geräte werden zusätzlich durch eine Plakette gekennzeichnet. Bei Arbeitsmitteln, die an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet werden, ist das keine Gepflogenheit, sondern Vorgabe: Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorhanden sein. Der Plakette lässt sich in der Regel auch entnehmen, wann der nächste Prüfungszeitpunkt ansteht. So lässt sich direkt an den geprüften Anlagen und Betriebsmitteln selbst erkennen, wann die letzte Prüfung durchgeführt wurde und wer diese Prüfung vorgenommen hat.
Wer muss/darf ein Prüfprotokoll erstellen und wer darf es unterschreiben?
Die Prüfung elektrischer Anlagen ist ausgebildetem Fachpersonal überlassen. Der maßgebliche Begriff der Betriebssicherheitsverordnung ist die befähigte Person. Welche Anforderungen sie erfüllen muss, regelt TRBS 1203: eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, Berufserfahrung und eine zeitnahe berufliche Tätigkeit im Bereich der Prüfung. Für elektrische Anlagen ist das in aller Regel eine Elektrofachkraft. Dabei kann es sich um interne oder externe Kräfte handeln. Unterzeichnet wird das Prüfprotokoll von der befähigten Person, die die Prüfung durchgeführt hat.
Wie wird ein Prüfprotokoll erstellt und was sind die minimalen Anforderungen an das Protokoll?
Elektroprüfungen sind regelmäßig in 3 Teile gegliedert. Sie setzen sich aus
- der Besichtigung,
- der Funktionsprüfung
- und der VDE Messung zusammen.
Insgesamt geht es dabei um die Frage, ob die elektrischen Betriebsmittel und Anlagen Mängel haben. In manchen Fällen kann die Elektrofachkraft bei Feststellung eines Mangels sofort eine Reparatur vornehmen.
Was mindestens aufzuzeichnen ist, gibt § 14 Abs. 7 BetrSichV vor: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person, bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten die elektronische Signatur. Die elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich zulässig.
Konkretisiert wird das durch die TRBS 1201. Für ein verwertbares Prüfprotokoll kommen deshalb hinzu:
- eindeutige Identifikation des Betriebsmittels, etwa über Typ, Hersteller, Inventarnummer oder Standort
- Datum der Prüfung und Datum der nächsten Fälligkeit
- verwendetes Prüfgerät
- Messwerte und Messverfahren
- festgestellte Mängel mit Bewertung und die veranlasste Abhilfe
Eine gesetzlich vorgeschriebene Form des Protokolls gibt es nicht. Umso wichtiger ist eine einheitliche Struktur über alle Prüfungen hinweg, weil sich nur so über mehrere Zyklen belegen lässt, dass keine Prüfung ausgefallen ist.
Prüfhistorie statt Einzelprotokoll
Der Artikel hat es an zwei Stellen gezeigt: Ein einzelnes Protokoll belegt einen Termin, aber erst die durchgehende Reihe belegt, dass kein Prüfzyklus ausgefallen ist. Und die Verlängerung der Prüffrist über die Fehlerquote funktioniert nur, wenn sich die Fehlerquote über mehrere Zyklen belegen lässt. Beides scheitert selten an der Prüfung und fast immer daran, dass die Protokolle verteilt liegen, beim Dienstleister, im Ordner, in E-Mail-Anhängen.
Für diese Arbeitsweise ist KEVOX gebaut: Prüfungen und Mängel hängen am einzelnen Betriebsmittel statt in einer Dokumentenablage, die Erfassung funktioniert vor Ort auch ohne Netzverbindung, und die elektronische Aufzeichnung erfüllt die Anforderungen aus § 14 Abs. 7 BetrSichV. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und lassen sich vollständig exportieren. Damit bleibt die Historie beim Betreiber, auch wenn der Prüfdienstleister wechselt.
Checkliste: Prüfung von elektrischen Anlagen
Das Protokoll ist der Teil, der übrig bleibt
Die Prüfung dauert Minuten, das Protokoll begleitet die Anlage über Jahre. Im Streitfall wird nicht gefragt, ob geprüft wurde, sondern ob es sich belegen lässt, und zwar für dieses Betriebsmittel, an diesem Datum, durch diese Person.
Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht. Was zählt, ist die Vollständigkeit der Pflichtangaben und eine Struktur, die über Jahre gleich bleibt. Wer bei jedem Prüfdurchgang ein anderes Format verwendet, hat am Ende Papier, aber keinen Nachweis.
Häufige Fragen zum Prüfprotokoll
Wie lange muss ein Prüfprotokoll aufbewahrt werden?
Mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). In der Praxis reicht das nicht aus, weil sich die Lückenlosigkeit damit nicht über mehrere Zyklen belegen lässt und die Fehlerquote nicht nachweisbar ist, die für eine Verlängerung der Prüffrist nötig wäre.
Darf ein Prüfprotokoll rein digital geführt werden?
Ja. Die elektronische Aufbewahrung ist nach § 14 Abs. 7 BetrSichV ausdrücklich zulässig. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt die elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift.
Gibt es eine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage?
Nein. § 14 Abs. 7 BetrSichV nennt Mindestangaben, die TRBS 1201 konkretisiert sie. Die Form ist frei. Ein Musterprüfprotokoll enthält Anhang A der DGUV Information 203-072.
Wer darf ein Prüfprotokoll unterschreiben?
Die befähigte Person, die die Prüfung durchgeführt hat. Die Anforderungen an sie regelt TRBS 1203. Bei elektrischen Anlagen ist das in aller Regel eine Elektrofachkraft, intern oder extern.
Was passiert, wenn ein Prüfprotokoll fehlt?
Die Prüfung gilt als nicht nachgewiesen. Bei einem Unfall oder Schaden trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist.
