Der Brandschutz und somit auch die Behebung entstandener Brandschutzmängel zählt bei Immobilien und Anlagen zu den wichtigsten Pflichtaufgaben von Betreibern und Eigentümern. Brände und Explosionen haben in von Menschen genutzten oder bewohnten Bereichen ein hohes Gefahrenpotenzial. Brandschutz umfasst dabei vorbeugende und abwehrende Maßnahmen. Die Maßnahmen sind unmittelbar mit der Sicherheit und mit Nutzungs- und Betriebserlaubnissen von Objekten verbunden.
Verschiedene rechtliche Vorschriften wie der Arbeitsschutz, das Baurecht und einige mehr befassen sich intensiv mit den Themen Brandschutz und Brandschutzmangel. Verantwortliche wie Organe von Gesellschaften, Facility Manager und andere müssen sich nicht zuletzt aus Haftungsgründen mit einem organisierten Mängelmanagement in ihrem Verantwortungsbereich auseinandersetzen.
Brandschutzbeauftragte beschäftigen sich dabei besonders mit der Frage, wie Brandschutzmängel strukturiert zu prüfen, zu melden und effektiv zu beseitigen sind.
Dieser Beitrag zeigt unter anderem, wie das Management von Mängeln und die Mängelbeseitigung im Brandschutz komplett digitalisiert werden können.
Was sind Brandschutzmängel?
Brandschutz umfasst alle Maßnahmen, die der Entstehung und Ausbreitung von Feuer und Rauch vorbeugen sowie die Rettung von Menschen und Tieren ermöglichen. Damit sind mit dem Oberbegriff Brandschutz vorbeugende Maßnahmen und abwehrende Maßnahmen gemeint. Von den Anforderungen in den verschiedenen Brandschutzbereichen aus definiert sich, was als Brandschutzmangel anzusehen ist.
Brandschutzmangel Beispiel: Zustellen eines Feuerlöschers
Die Brandschutzbereiche Vorbeugung und Abwehr
Der vorbeugende Brandschutz, in dessen Fokus die Brandverhütung steht, umfasst die Unterbereiche
- baulicher Brandschutz
- anlagentechnischer Brandschutz
- organisatorischer Brandschutz
Unterschiedliche Rechtsnormen wie beispielsweise
- das Baurecht
- Spezialgesetze zu bestimmten Anlagen
- das Arbeitsschutzrecht und andere
treffen Festlegungen, die Feuer und Rauch verhüten sollen.
Hier geht es beispielsweise um die Bauweise, die Bauart, die Verwendung bestimmter Baustoffe für Anlagen und Gebäude, den Umgang mit elektrischen Anlagen, Gefahrstoffen und Brandlasten.
Im vorbeugenden Brandschutz bestimmen vor allem verschiedene DIN- und EN-Norm die baulichen, technischen und organisatorischen Vorgaben, die die Rettung im Brandfall ermöglichen sollen. Im Bereich des abwehrenden Brandschutzes sind Themen wie Fluchtweg-Planung, Einbau von Brandschutztüren und die Installation von Löschanlagen angesiedelt.
Brandschützer lernt mit einem Feuerlöscher umzugehen.
Der Mangel bei der Brandvorbeugung und -abwehr
Grundsätzlich ist ein Brandschutzmangel eine Abweichung des Ist-Zustandes einer brandschutztechnischen Einrichtung vom vorgesehenen Soll-Zustand. In der Regel geht es dabei um Planungs- oder Ausführungsmängel sowie schwerpunktmäßig um Mängel im technischen Bereich. Unter Umständen sind auch Organisationsmängel in den verschiedenen Brandschutzbereichen relevant. Mängel können dabei ein einzelnes Bauteil oder ein Gebäude/eine Anlage im Ganzen betreffen. Häufiger ist der Fall, dass eine einzelne bestimmte technische Vorrichtung, ein Element oder Bauteil mangelhaft sind. Im praktischen Mängelmanagement sind die Aufnahme, die Meldung und die strukturierte Mängelbeseitigung dieser technischen Mängel in Bestandsobjekten besonders wichtig.
Offene und verdeckte Mängel
Brandschutzmängel können als offene Mängel vorliegen. Dann sind sie ohne weiteren Untersuchungsaufwand erkennbar. Fehlen beispielsweise in einem bestimmten gekennzeichneten Bereich die dort vorgesehenen Feuerlöscher, ist das bei einer Brandschutzbegehung schnell erkennbar und könnte sogar nicht mit dem Brandschutz beauftragten Personen auffallen.
Brandschutzmangel: Feuerlöscher nicht in der Halterung
Es gibt auch komplexe verdeckte Mängel, die nicht ohne größeren Aufwand identifiziert werden können. Sind etwa bei den Feuerlöschern die Austauschtermine nicht eingehalten worden, ist das erst bei genauerer Prüfung erkennbar. Gleiches gilt zum Beispiel, wenn bei einem Probedurchlauf sichtbar wird, dass eine Brandschutzklappe defekt ist. Besonders kompliziert können verdeckte Mängel werden, wenn etwa ein bestimmtes Bauteil immer wieder defekt und ein grundsätzliches Problem an diesem Element nicht erkennbar wird. Wir werden später noch sehen, wie wichtig es sein kann, die Mängel-Historie genau zu kennen, um daraus zutreffende Schlüsse für einen effektiven Brandschutz zu ziehen.
Unterschiede können ebenfalls nach den Arten der Brandschutzmängel gemacht werden, wenn es um die Wurzel eines Mangels geht. Ein technischer Brandschutzmangel kann beispielsweise vorliegen, weil eine Brandschutztür defekt ist. Im baulichen Bereich kann etwa ein Mangel gegeben sein, wenn aufgrund der Bauweise die Belüftung so gelenkt wird, dass ein Kamineffekt ein potenzielles Feuer in extremer Weise stimulieren würde.
Aus diesen wenigen Beispielen wird bereits deutlich, wie komplex das Mängelmanagement für Objekte gestaltet werden muss, um die dauernde Sicherheit im Brandschutz zu garantieren. Offene Mängel dürften eher die Ausnahme sein. Die Komplexität ergibt sich im Mängelmanagement aber nicht nur aufgrund der verschiedenen Kategorien von Mängeln. Vor allem geht es hier darum, ein zuverlässiges Verfahren zu installieren. Diese Routine muss es erlauben, Brandschutzmängel zu identifizieren, Brandschutzmängel zu melden und die Behebung der Mängel am Ende ebenso kontrolliert zu dokumentieren. Von einem wirksamen Mängelmanagement im Brandschutz hängt einiges ab.
In der Bauphase noch gut sichtbar, nach der Fertigstellung des Gebäudes eingeschlossen. Im laufenden Betrieb sind bauliche Brandschutzmängel, die möglicherweise hinter Decken, Böden oder Fassaden stecken, kaum noch erkennbar.
Welche Folgen können Brandschutzmängel haben?
Für Verantwortliche in Gebäuden und Anlagen ist der Brandschutz allgemein ein heikles Thema. Das gilt in besonderem Maße für Brandschutzmängel und die Mängelbeseitigung. Eine Vielzahl von Gesetzen verknüpfen die behördliche Zulässigkeit bei der Nutzung von Gebäuden oder Anlagen mit Brandschutznachweisen. So sehen etwa die Landesbauordnungen der Bundesländer für spezielle Klassen von Gebäuden explizit Brandschutznachweise vor. Wer beispielsweise in Berlin den Bau des neuen Flughafens BER verfolgt hat, konnte in den letzten Jahren bei den Verzögerungen der Eröffnung der Anlage immer wieder lesen und hören, dass Brandschutzmängel für die ständigen Verschiebungen verantwortlich waren.
Aber nicht nur bei gerade fertig gestellten oder noch im Bau befindenden Objekten sind Mängel im Brandschutz sehr problematisch. Auch bestehende Objekte können bei Brandschutzmängeln für die Nutzung gesperrt werden. Das betrifft dann beispielsweise eine Diskothek, eine Klinik, ein Restaurant oder ein Hochhaus. Ein Brandschutzmangel kann bei Bestandsobjekten schnell zur existenziellen Frage werden, wenn die Betriebserlaubnis in Frage gestellt wird.
Daneben haben Brandschutzmängel noch andere Dimensionen und Implikationen. Ein Brandschutzmangel und seine Beseitigung sind in der Regel mit finanziellen Aufwendungen verbunden. Das bedeutet, dass bereits bei sich im Bau befindlichen Anlagen und Gebäuden besonders darauf zu achten ist, dass kein Mangel im Brandschutz entsteht. Vielfach ist die Mängelbeseitigung nach Fertigstellung sehr teuer. Außerdem verschieben sich bei vorliegenden Brandschutzmängeln die Abnahme von Objekten sowie die Erteilung von möglichen Betriebserlaubnissen zeitlich. Auch dieser Zeitverlust bei der Nutzung eines Objektes führt nicht selten zu einem stark erhöhten Kostenaufwand.
Schließlich sehen sich Verantwortliche bei Brandschutzmängeln erheblichen Haftungsrisiken ausgesetzt. Wird ein Brandschutzmangel von offizieller Seite nachgewiesen, müssen sich Verantwortliche unter Druck damit auseinandersetzen, weil ihnen in der Regel eine Frist zur Mängelbeseitigung gesetzt wird. Aber auch, wenn ein Mangel bei einer internen Begehung festgestellt wird, ist Eile geboten, weil unter Umständen die Sicherheit des Objektes nicht mehr gegeben ist.
Ohne Struktur im brandschutzrechtlichen Mängelmanagement geht es nicht
Mängelmanagement im Brandschutz mit Struktur per App (hier KEVOX GO)
Die Schlussfolgerung aus den komplexen möglichen Folgen von Brandschutzmängeln ist: Verantwortliche in Gebäuden und Anlagen kommen meist an einer strukturierten Brandschutzplanung, einem Brandschutzkonzept und damit auch an einem Mängelmanagement im Brandschutz nicht vorbei. Das heißt vor allem, dass regelmäßige interne Begehungen und andere Kontrollroutinen in den Objekten durchgeführt werden müssen.
Es muss außerdem ein strukturiertes Protokoll dazu geben, wie Brandschutzmängel zu melden sind, wie die Mängelbeseitigung zuverlässig organisiert sowie ebenso kontrolliert wird. Einer umfassenden Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen kommt oberste Priorität zu. Dabei ist auch die Integration der Freimeldung des Auftragnehmers bei der Mängelbeseitigung in die Dokumentation neben anderen formalen Meldungen ein wichtiges Element.
Bei allen Maßnahmen im brandschutzrechtlichen Mängelmanagement geht es um sehr komplexe Prozesse und Verfahrensweisen, die manches Unternehmen, manchen Geschäftsführer, Brandschutzbeauftragten oder Facility Manager vor große Herausforderungen stellen. Dabei wird hier im Augenblick überwiegend die interne Seite des Brandschutzes betrachtet. Von behördlicher Seite her kommen über verschiedenste amtliche Kontrollen, wie beispielsweise bei der Bauabnahme oder der Brandverhütungsschau, ebenfalls fristgebundene Anforderungen zur Mängelbeseitigung auf Verantwortliche zu. Auch deshalb sind das Mängelmanagement und eine kontrollierte Mängelbeseitigung so wichtig.
Mängelmanagement im Brandschutz – die Evolution vom Stift über Excel zum Smartphone
Mängelmanagement auf einem robusten Tablet
Wenn es um den internen professionellen Umgang mit Brandschutzmängeln geht, darf die Frage gestellt werden, wie Mängelmanagement definiert wird. Grob gesagt ist das Management von Mängeln im Brandschutz eine strukturierte Erfassung, Dokumentation und Bearbeitung von Brandschutzmängeln. Strukturiert heißt in diesem Fall, dass ein standardisiertes Verfahren oder ein Prozess entwickelt werden muss, um diese Aufgabe zu erfüllen. Dazu werden Personen in Unternehmen und Organisationen bestimmt, die das Management von Brandschutzmängeln beaufsichtigen und bestimmte Kontrollroutinen in regelmäßigen Zeitabläufen durchführen. Die Dokumentation verlangt nach einer aussagekräftigen Form der schriftlichen Abfassung, also nach einem umfassenden Mängelprotokoll.
Analoges Mängelmanagement mit Stift, Papier, Word und Excel
In vielen Objekten werden Prüfroutinen für Brandschutzmängel so bearbeitet: Interne Beauftragte begehen in regelmäßigen Zeitabständen das Objekt und überprüfen die Brandschutzeinrichtungen. Sie machen sich mithilfe von Klemmbrett und Stift handschriftliche Notizen zum Ablauf ihrer Prüfung und den Ergebnissen.
In umfassender Nacharbeit entsteht daraus ein zeitverzögerter Bericht in Word oder Excel. Die Zeitverzögerung ergibt sich unter anderem auch daraus, dass beispielsweise Beweisfotos erst aufwendig ausgedruckt und in den Bericht integriert werden müssen.
Vielfach fällt es nach einer Begehung schwer, Fotos und entsprechende Notizen den einzelnen Bereichen exakt zuzuordnen. Ist der Bericht in Word oder Excel endlich fertig, wird er per E-Mail oder sogar per Brief an die zuständige Person geschickt, die die Mängelbeseitigung auch von finanzieller Seite her in der Organisation freigibt. Ist diese Freigabe erfolgt, geht der Bericht an einen Auftragnehmer, der die Beseitigung des Mangels praktisch durchführt.
Ob noch weiterer großer Arbeitsaufwand entsteht, hängt jetzt davon ab, wie effektiv und effizient der Auftragnehmer die Behebung des Mangels zurückmeldet. Passiert das nicht automatisch, muss der Brandschutzbeauftragte in der Organisation erneut nachfragen und nachforschen, ob die Mängelbeseitigung tatsächlich erfolgt ist. Am Ende müssen die Freimeldung des Auftragnehmers und weitere Nachweise über die Mängelbeseitigung erneut in die Dokumentation eingepflegt werden. Betrachtet man die vielen erforderlichen Schritte, verwundert es nicht, wenn eine Mängelbeseitigung im Brandschutz unter Umständen mehrere Wochen oder Monate in Anspruch nehmen kann.
Warum WhatsApp und Co. keine tragfähigen digitalen Assistenten im brandschutzrechtlichen Mängelmanagement sind
Mängelmanagement auf dem Smartphone statt Messengerdienst lieber mit einer geeigneten App arbeiten, die professionelle Berichte automatisch ausgibt und die Kommunikation so kinderleicht und rasend schnell macht.
Vielfach versuchen sich die Beteiligten beim Datenaustausch heute mit dem Einsatz einiger digitaler Hilfsmittel die Arbeit zu erleichtern. Da werden etwa über WhatsApp Fotos oder kurze Notizen ausgetauscht. Unter datenschutzrechtlichen und anderen Aspekten schaffen Messenger wie WhatsApp mehr Probleme als Lösungen, wenn es um ein professionelles Mängelmanagement geht.
Wenn beispielsweise interne Brandschutzbeauftragte und Auftragnehmer für die Mängelbeseitigung über einen Messenger Dienst wie WhatsApp Daten austauschen, dürfte auf der einen oder anderen Seite eine Auftragsdatenverarbeitung vorliegen. Diese ist insbesondere nach Art. 28 DSGVO nur zulässig, wenn ein gesonderter Vertrag zwischen den Beteiligten vorliegt. Dabei reicht dann als Vertrag nicht etwa die Vereinbarung über die Beseitigung des Mangels aus, sondern es muss auch explizit auf die Auftragsdatenverarbeitung Bezug genommen werden. Sie muss Gegenstand eines weiteren Vertrages sein. Schnell entsteht im alltäglichen Druck des Mängelmanagements im Brandschutz ein unkontrollierter Datenaustausch, der den Vorschriften der DSGVO nicht entspricht.
Weiterhin verfahren die Messengerdienste wie WhatsApp in eigener, bestimmter Weise mit den Daten und geben diese weiter. Auch dabei entstehen schnell Probleme mit dem Datenschutz. Außerdem sind nicht bei allen Messengerdiensten die Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Es droht zudem eine Vermischung von privaten und betrieblichen Daten, wenn beispielsweise ein Telefon auch privat genutzt wird. Die Frage der Speicherung von unternehmerischen Daten ist bei den meisten Messengerdiensten ebenfalls nicht datenschutzkonform gelöst. Bei den üblichen Diensten gelangen hier Daten auf kaum identifizierbare ausländische Server. Das Schicksal der Daten ist dabei ungewiss. Welche Organisation möchte riskieren, dass ihre sensiblen Daten zum brandschutzrechtlichen Mängelmanagement in die Hände Unbefugter geraten?
Auch stellt sich schnell die Frage, wer dafür haftet, wenn im Austausch über einen Messengerdienst Daten verloren gehen. Den Nachrichten bei den Diensten dürfte insofern keine Beweisfunktion zukommen, wenn etwa eine Partei behauptet, eine bestimmte Nachricht nicht erhalten oder nicht gelesen zu haben. Hier sind sehr viele rechtliche Fragen offen und vollkommen ungelöst.
Eine Nutzung von WhatsApp und anderen Messengerdiensten im Bereich des betrieblichen brandschutzrechtlichen Mängelmanagements erfordert deshalb einen hohen Aufwand an gegenseitigen Vereinbarungen und verschiedenen weiteren Vorkehrungen, damit die Nutzung datenschutzkonform erfolgen kann. Viele Experten stellen grundsätzlich in Frage, dass die Dienste datenschutzkonform genutzt werden könnten.
Wenn im Vorfeld Datenschutzkonformität bei der Nutzung dieser Dienste erst hergestellt werden muss, sprechen die umfangreichen Vorarbeiten dagegen, dass damit eine Erleichterung im brandschutzrechtlichen Mängelmanagement zu erreichen ist. Es muss abschließend nochmals darauf hingewiesen werden, dass der unkontrollierte und nicht datenschutzkonform regulierte unternehmerische Einsatz von Messengerdiensten wie WhatsApp erhebliche rechtliche Folgen haben kann. Verstöße gegen die DSGVO sind für Unternehmen und Organisationen keine Banalitäten und werden teilweise mit hohen Bußgeldern geahndet.
Von dieser Seite her ergeben sich keine Erleichterungen für die Arbeit im brandschutzrechtlichen Mängelmanagement. Das Mängelmanagement im Brandschutz kann aber mit einer Mängelmanagement Software und/oder eine Mängelmanagement App erheblich optimiert werden. Brandschutzrechtliches Mängelmanagement ist bereits heute in digitaler Form möglich.
So können Sie Brandschutzmängel schnell und sicher beseitigen mit KEVOX
KEVOX bietet verschiedene digitale Lösungen für den Umgang mit typischen Prüf- und Mängelbeseitigungsroutinen wie im Brandschutz. Mit den digitalen KEVOX Lösungen, wie der KEVOX GO App ist es in wenigen Schritten möglich, Mängel zu erfassen und daraus ohne Zeitverzögerung einen Bericht zu erstellen, die Mängelbeseitigung einzuleiten und diese am Ende zu bestätigen.
Diese 3 Schritte vereinfachen das Mängelmanagement in Ihrer Organisation:
Erstens: Sie nehmen die Brandschutzmängel über die Mängelmanagement App/Mängelmanagement Software von KEVOX per Smartphone oder Tablet auf. Checklisten, Formulare und Planansichten lassen Sie die erforderlichen Prüfprozesse in kürzester Zeit erledigen.
Zweitens: Sie integrieren Fotos an Ort und Stelle in Echtzeit sofort an die passende Position Ihres Prüfprozesses. Eine Diktatfunktion und Textbausteine erleichtern Ihnen ebenfalls die Arbeit.
Drittens: Jetzt können Sie verschiedenste Mängelberichte einschließlich einer Fotodokumentation mit einem Knopfdruck erstellen. Schließlich drucken Sie Ihre Berichte aus und versenden Sie weiter.
Damit sind die Arbeitserleichterungen über die KEVOX Lösungen aber noch nicht umfassend beschrieben. Es geht Ihnen im Mängelmanagement schließlich nicht nur um die Erfassung der Mängel, sondern auch um deren kontrollierte Beseitigung. Mit der KEVOX Management Software an Ihrer Seite, wird auch die Mängelbeseitigung effektiv erledigt, kontrolliert und dokumentiert.
- Sie verfügen über eine Übersicht aller von Ihnen oder von ihrem Team dokumentierten Mängel.
- Mit tagesaktuellen To-Do-Listen beherrschen Sie Fristen und Prioritäten.
- Aufgabenlisten, die Sie an Teammitglieder und Auftragnehmer versenden können, professionalisieren die Kommunikation mit anderen Beteiligten und die erfolgreiche Mängelbeseitigung.
Automatisierte Mängelfreimeldung
Beachten Sie in diesem Zusammenhang eine spezielle Funktion der KEVOX Lösungen für Ihr Mängelmanagement. Die Mängelfreimeldung des Auftragnehmers wird in den digitalen Prozess integriert.
Das ist möglich, indem Sie an zuständige Auftragnehmer einen QR Code versenden - zusammen mit dem automatisch generierten Mängelbericht. Mit der Mängelfreimeldung des Auftragnehmers erhalten Sie die Dokumentation der Mangelerledigung automatisch digital zurück. Der Auftragnehmer benötigt dazu lediglich eine Smartphone Kamera und Internetzugang. Er benötigt keine App, muss nichts downloaden und hat selbst keine Kosten.
Sie müssen nicht ständig manuell nachfragen und nachschauen, um sicherzustellen, dass die Mängelbeseitigung erfolgt ist. Außerdem dürfte noch eine weitere Funktionalität der KEVOX Lösungen für Sie interessant sein...
Mängelbeseitigungs-Historien schaffen Übersicht
...Sie kennen wahrscheinlich eine typische Problematik der Mängelbeseitigungs-Historie. Vielfach hat es bereits mehrere Mängel-Tickets für ein bestimmtes Bauteil oder einen bestimmten Bereich gegeben. Werden die jeweiligen Mängel-Tickets nacheinander abgearbeitet und ist kein Überblick über die Geschichte der Tickets verfügbar, wird nicht erkannt, dass manches Bauteil oder manches Element grundsätzlich defekt ist. Es kann hier kostengünstiger und effektiver sein, das gesamte Bauteil zu ersetzen, als immer wieder eine bestimmte Funktion zu reparieren.
Die KEVOX Lösungen machen es Ihnen möglich, die gesamte Historie aller bisher erfolgten Tickets für ein bestimmtes Bauteil, eine Anlage oder ein bestimmtes Objekt zu sehen. Sie erhalten in der Übersicht ein Gesamtbild der Situation. Damit erkennen Sie nicht nur offene Mängel, sondern auch verdeckte, größere Fehler an einem übergeordneten Bauteil oder in einer ganzen Anlage.
Optimierte objektorientierte Visualisierung der Mängel im Plan
Bei der Übersicht in der Mängel-Historie hilft Ihnen auch die Visualisierung im Plan, die die KEVOX Lösungen anbieten. Die KEVOX Visualisierung arbeitet objektorientiert mit Norm-Symbolen und zieht Ihnen die Mängel auf den Plan. Anders als bei anderen Lösungen sehen Sie nicht nur allgemeine Marker, die einen Mangel an einem bestimmten Standort anzeigen. Sie können direkt das jeweilige Objekt über die Norm-Symbole identifizieren.
Mängel sind sensible Daten – wo kann ich diese rechtssicher speichern?
Mit der Speicherung Ihrer Daten auf deutschen Servern sind Sie mit KEVOX datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Auch das unterscheidet die Arbeit mit der KEVOX Mängelmanagement App/ Mängelmanagement Software vom unprofessionellen Austausch über Messenger-Dienste.
Arbeitsschutz, Instandhaltung und andere Sicherheitsmängel
In vielen Bereichen geht es um ein strukturiertes Mängelmanagement und die dazugehörige rechtsichere Dokumentation. Sie können mit den KEVOX Lösungen nicht nur Brandschutzmängel erfassen und Brandschutzmängel melden. Auch im Arbeitsschutz, bei der Kontrolle von Wartung und Instandhaltung oder bei anderen Sicherheitsprüfungen in Ihrem Unternehmen, können Sie mit KEVOX Ihr Mängelmanagement professionalisieren. Viele amtliche Prüfer und Beschauer setzen die KEVOX Lösungen ebenfalls bei der Dokumentation ein.
