Viele Prüfungen und Instandhaltungstermine, besonders im Bereich Arbeitssicherheit, müssen regelmäßig stattfinden. Wäre es da nicht schön, wenn es eine  Lösung gäbe, mit der Sie Checklisten für Prüfungen und Wartungen digital ausfüllen können? Und die zusätzlich eine Mängelliste für Sie führt? Ganz automatisch, ohne große Nacharbeit? Wir haben diese Lösung für Sie gefunden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie eine einfache Lösung Ihnen den Instandhaltungsalltag um ein vielfaches erleichtern kann.

Regelmäßige Prüfungen, Wartungen und Kontrollen bedeuten Mehrarbeit

Bisher waren Instandhaltungen und Prüfungen immer mit einer Menge Vor- und Nacharbeit verbunden. In der Regel müssen Sie im Voraus aufwendig Checklisten für die Prüfung in Word und Excel erstellen. Vor Ort füllen Sie diese möglicherweise analog auf dem Klemmbrett aus. In diesem Fall müssen Sie die ausgefüllte Checkliste im Nachhinein noch manuell digitalisieren, sprich einscannen oder vielleicht sogar in den PC eintippen. Doch auch wenn Sie Ihre Word- oder Excel-Datei direkt am Tablet ausfüllen, müssen Sie manuell noch eine Mängelliste führen, aus der hervorgeht, was Sie bei der Prüfung zu beanstanden haben.

Vergessen Sie diese zeitraubenden Arbeiten. Die Dokumentationssoftware KEVOX übernimmt diese Schritte für Sie.

Digitale Checklisten übernehmen die Arbeit für Sie

In KEVOX können Sie digitale Checklisten hinterlegen, mit denen Sie effizient sämtliche Bauteile überprüfen können. Im selben Arbeitsschritt nimmt die Checkliste Mängel auf und verteilt automatisch Maßnahmen an die zuständigen Personen. Ja, richtig gelesen: Sie füllen die Checkliste aus, der Rest geschieht automatisch im Hintergrund. Wissen Sie jetzt, warum wir unsere Checklisten als „intelligent“ bezeichnen? Einmal angelegt, können Sie eine Checkliste in jedem Projekt verwenden. So können Sie gerade im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, aber auch in Bereichen wie Brandschutz oder als Metallbauer schnell und zugleich nachhaltiger dokumentieren. Wer Checklisten ausfüllt und daraus auf Aufgaben schließt, die verteilt werden müssen, hat mit KEVOX seine optimale Lösung und Arbeitserleichterung gefunden.

Noch einmal langsam. Wie geht das? 

Einmal angelegt stehen die digitalen Checklisten und Formulare für Prüfungen, Wartungen, Kontrollen und Unterweisungen immer bereit.

Auf dem Bauplan sehen Sie direkt, für welches Bauteil eine Prüfung ansteht. Zunächst wählen Sie vor Ort auf dem Tablet-PC das Bauteil aus oder identifizieren es per Barcodelesegerät. Im Anschluss können Sie das für Ihre Zwecke entsprechende digitale Formular (die Checkliste) auswählen und die einzelnen Prüfungspunkte abarbeiten. Dies kann im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit zum Beispiel die Frage sein, ob die Sichtprüfung in Ordnung oder ob bei einer Tür das Schloss vorhanden ist. Die ausführliche Checkliste beinhaltet neben allgemeinen Detailinformationen zum Bauteil auch einen Maßnahmenkatalog. Sollten Sie am Bauteil einen oder mehrere Mängel finden, werden diese inklusive der Gefährdungsstufe, der Frist und des Status in KEVOX dokumentiert und in das Bauprojekt aufgenommen. Wählen Sie die passende Maßnahme aus – fertig ist die lückenlose Dokumentation. Auf diese Weise können Sie auch noch nach Jahren die einzelnen Schritte sowie die verschiedenen Maßnahmen, die am Bauteil bzw. innerhalb des gesamten Bauprojekts vorgenommen wurden, nachvollziehen.

Die digitale Checkliste, das digitale Formular erkennt beim Ausfüllen automatisch Mängel und Maßnahmen und fügt diese Ihrer To-Do Liste hinzu.

Bei der Arbeit mit Checklisten besteht häufig das Problem, dass aufgrund unterschiedlicher Fragestellungen kein eindeutiges Ergebnis erzielt wird. Einige Fragen werden mit Ja, andere wiederum mit Nein beantwortet. Dementsprechend werden Aufgaben und Mängel oft nicht direkt erkannt. Eine Zuordnung ist häufig schwierig. Mit KEVOX besteht dieses Problem nicht. Sie können auf einen Blick die verschiedenen Aufgaben und Mängel identifizieren, die die Checkliste automatisch generiert hat. Sollte die Checkliste einmal nicht vollständig ausgefüllt sein, macht KEVOX Sie darauf aufmerksam. So kann Ihnen auch kein Punkt durch die Lappen gehen. Generell stehen Ihnen verschiedene Checklisten zu unterschiedlichen Themen zur Verfügung. Sie können jedoch auch eigene Vorlagen erstellen bzw. von uns erstellen lassen. Die abgearbeitete Checkliste können Sie abschließend mit einer einfachen oder mehrfachen Unterschrift versehen und als PDF verschicken.

Wie Sie Prüfungen mit digitalen Checklisten in KEVOX durchführen (Video)

Sehen Sie im Video, wie Sie in KEVOX Wartungen und Prüfungen sehr effizient und Schritt für Schritt durchführen können – dank intelligenter Checklisten!

Angesichts der großen Verantwortung, die ihnen im Unternehmen zuteilwird, beschleicht viele Brandschutzbeauftragte ein mulmiges Gefühl. Zu unrecht. Wie Brandschutzbeauftragte aber auch Unternehmer dafür sorgen können, dass sie ihrer Aufgabe gerecht und Pflichten klar definiert werden, erklärt Rechtsanwalt Dr. Michael Neupert im KEVOX-Interview.

Dr. Neupert ist Experte im Bereich Technik-, Verwaltungs-, Organisations- und Haftungsrecht und zugleich als Fachautor und Referent („Die persönliche Verantwortung des Brandschutzbeauftragten“) unterwegs. Im Zuge seiner Arbeit wird er in Betriebsorganisationen oft mit der Frage konfrontiert, wer im Unternehmen für welche Tätigkeit verantwortlich ist. Eine zentrale Frage, bei deren Beantwortung keine Fehler passieren dürfen.

WELCHE PFLICHTEN HAT DER BRANDSCHUTZBEAUFTRAGTE?

Trotz hoher Sicherheitsvorkehrungen passieren in Deutschland zahlreiche Arbeitsunfälle. Dies führt im Unternehmen rasch zu Unruhe, da der Arbeitsunfall unter verschiedenen Gesichtspunkten analysiert und aufgearbeitet wird. In einigen Fällen wird juristisch ermittelt, da die Aufsichtsbehörde ein Interesse daran hat, wer für den Unfall verantwortlich ist.  So unschön das Thema Arbeitsunfall auch ist, sei es der falsche Weg, das Thema tot zu schweigen, gibt Dr. Neupert zu bedenken. Vielmehr sollten sich Arbeitgeber und -nehmer bereits frühzeitig mit dem Bereich Schadensfall beschäftigten. Kümmern, machen seien hier die passenden Stichwörter.
Besonders zwei Punkte gilt es seiner Meinung nach zu beachten, um Arbeitsunfälle zu vermeiden. Da wäre zunächst die Eindeutigkeit eines Delegationssystems. Das Delegationssystem müsse als Ganzes betrachtet werden. Der Arbeitgeber habe laut Dr. Neupert dafür Sorge zu tragen, dass es in sich schlüssig und konsistent sei. Es müsse zum Rest der Unternehmerorganisation passen. Der Arbeitgeber müsse für sich die Fragen beantworten „Habe ich Pflichten eindeutig und lückenlos zugeordnet?“, „Wurde jede Pflicht einer konkreten Person zugeordnet?“. Wenn nicht, gelte es an dieser Stelle nachzubessern. Ein anderer wichtiger Punkt sei es, die einzelnen Übertragungsakte genau zu definieren. Hiermit ist die Zuweisung einer konkreten Pflicht an eine konkrete Person gemeint. Aus der Delegation müsse genau erkennbar sein, wofür die Person verantwortlich sei und wofür nicht, macht Dr. Neupert klar.

IM BRANDSCHUTZ SIND KLARE AUSSAGEN GEFORDERT

Dr. Neupert gibt zu bedenken, dass Unternehmen  lebende Organismen seien. Delegationssysteme könnten nicht am Reißbrett entstehen. Daher müsse regelmäßig nachgeprüft werden, ob das Delegationssystem noch aktuell sei, ob es noch den Stand des Unternehmens abbilde. Kann jeder, der hier eine Pflicht hat, diese faktisch noch erfüllen? Oder ist vielleicht ein Mitarbeiter weggefallen? Oft fehle es an klaren Formulierungen. Es müsse stets konkretisiert werden, welche Aufgaben der Arbeitnehmer zu übernehmen habe, gibt Dr. Neupert zu bedenken. Unternehmer müssten die Aufgaben so formulieren,  dass jeder Brandschutzbeauftragte verstehe, dass Brandschutz nicht ein Thema sei, das nur den Chef etwas angehe, sondern im Besonderen ihn selbst betreffe. Jeder Brandschutzbeauftragte solle sich fragen, ob die Aufgaben, für die er sich verantwortlich fühle, deckungsgleich mit den Anweisungen des Chefs seien oder ob es in dieser Hinsicht unterschiedliche Auffassungen gebe. Wenn nicht klar sei, welches der letzte Verantwortungsbereich sei, empfiehlt Dr. Neupert das Gespräch zu suchen, damit Unklarheiten, die zu Arbeitsunfällen führen können, beseitigt werden.

DOKUMENTATION BIETET AUFKLÄRUNGSHILFE

Eine lückenlose Dokumentation bietet die Chance, Arbeitsunfälle aufzuklären. Hat die Person auch das getan, wofür sie verantwortlich ist? Falls trotz einer richtigen Vorgehensweise und Handhabung ein Arbeitsunfall passiert, bietet die manipulationssichere Dokumentation einen großen Entlastungswert. So können Brandschutzbeauftragte nachweisen, dass sie ihre Aufgaben erfüllt haben, was wiederum von großem Interesse fürs Unternehmen ist.

Warum Sie nicht länger mit der digitalen Dokumentation warten sollten und welche Gefahren drohen, wenn weiterhin auf eine digitale Arbeitsweise verzichtet wird, erklärt Dipl.-Ing. Manfred Lippe im Interview mit KEVOX-Mitarbeiterin Tanja Hagelganz. Manfred Lippe ist als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger u. a. für das Installateur-, Heizungs- und Lüftungsbauerhandwerk der HWK Düsseldorf tätig. 2010 hat er den Aufsatz „Eine Anwendersoftware im Brandschutz einzusetzen spart Zeit, Geld und Aufwand“ veröffentlicht. Seine wichtigsten Aussagen haben wir für Sie zusammengefasst.

Jetzt Interview mit Brandschutzexperte Manfred Lippe ansehen: Warum eine Brandschutzsoftware unerlässlich ist.

Dokumente zentral bündeln

Einen großen Vorteil mit einer Software statt wie herkömmlich mit Zettel und Stift zu arbeiten sieht Dipl.-Ing. Manfred Lippe darin, dass eine saubere Verortung möglich sei. Auf dem Tablet können Brandschutzpläne hinterlegt werden, durch die bereits während der Begehung nachvollziehbar wird, an welcher Stelle, welches Produkt verwendet wird. Zugleich können in der Software wichtige Dokumente wie Verwendbarkeitsnachweise, Leistungserklärungen, Übereinstimmungserklärungen sowie Fachunternehmerbescheinigungen zentral gebündelt werden. Sämtliche Informationen stehen auch für spätere Arbeiten − seien es Umbauten, Ersatzbeschaffungen oder Reparaturen eines Bauteils − zur Verfügung. Durch die Dokumentation mit einer Software können die Brandschutzanforderungen jeder Zeit eingehalten werden.

Zeit und Geld sparen

Besonderes Augenmerk legt Manfred Lippe darauf, dass Bauherren durch das digitale Arbeiten mit einer Software Zeit und Geld sparen können, da sämtliche Informationen konzentriert auf der EDV-Oberfläche liegen und auch während der Begehung zur Verfügung stehen. Es müsse nicht erst minutenlang in Aktenbergen nach der Information oder bestimmten Dokumenten gesucht werden. Auf diese Weise können noch vor Ort wesentlich schneller Entscheidungen getroffen werden. Bevor mit der Software gearbeitet werden kann, muss in der Regel Vorarbeit geleistet werden. Dies sei jedoch oft der Grund, warum auf eine digitale Dokumentation während der Begehung verzichtet wird, so Manfred Lippe. Viele Bauherren scheuen den einmaligen Mehraufwand im Vorfeld und möchten nicht in eine Software investieren, um Kosten zu sparen. Die Ausgaben, die durch die entfallende Nacharbeit eingespart werden, werden jedoch oft außer Acht gelassen, dabei überwiegen und rechtfertigen sie den Aufwand, rechnet Lippe vor.

Informationen digital archivieren

Durch die Arbeit mit einer Software im Bereich Brandschutz ist eine rechtssichere Dokumentation möglich: Der Anwender hat stets einen Überblick über die Funktionalität der Produkte, Prüfergebnisse können direkt eingepflegt und so lückenlos dokumentiert werden. Hier erkennt Manfred Lippe einen großen Mehrwert. In der immer mehr vernetzten Welt von heute sei es unerlässlich, dass Daten, Dokumente und Informationen digital festgehalten werden, damit diese auch neuen Mitarbeitern, die scheidende Kollegen ersetzen, vollumfänglich zur Verfügung stehen.  Eine Gefahr, wenn nicht digital gearbeitet wird, sieht er darin, dass die Summe aller Informationen, die während der Bauphase oder während einer Begehung anfallen, immer größer wird. Ein einzelner Mensch könne solch komplexe Sachverhalte irgendwann nicht mehr überblicken. Es werden Hilfsmittel benötigt, um die Arbeit sicher und erfolgsorientiert gestalten zu können.

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Ein Tablet auf der Baustelle? Kann das funktionieren? Aber ja. Und das sogar ohne Internetverbindung. Die Dokumentation einer Baustelle via Tablet-PC oder outdoortauglichem Handy bietet gegenüber der herkömmlichen Weise zahlreiche Vorteile. Die Begehung einer Baustelle, die Erfassung sowie Beseitigung der einzelnen Mängel und zu erledigenden Aufgaben aber auch die Erstellung eines Bautagebuches sind mit großem Zeitaufwand verbunden – vor allem dann, wenn dies noch per Zettel und Stift geschieht. Auch die anschließende Nacharbeit des Begehungsberichts nimmt zusätzlich Zeit in Anspruch, da die verschiedenen Notizen und Bilder gesichtet, sortiert und Aufgaben dokumentiert werden müssen. Nicht nur der Arbeitsaufwand ist enorm, auch Fehler können entstehen, wenn gravierende Mängel nicht mehr den entsprechenden Gebäudeteilen zugeordnet werden können und es eventuell zu Ausfällen oder gar Beschädigungen kommt. Mit der Dokumentationssoftware KEVOX können sämtliche Daten des Begehungsberichts statt wie bisher aufwendig in Exceldateien oder sonstigen Tabellen direkt auf dem Tablet gesammelt und ins Protokoll aufgenommen werden. Wichtige Änderungen können ohne Zeitverlust auf der Baustelle tagesaktuell aufgenommen und abgearbeitet werden. Die Nacharbeit entfällt, auch der Aktenberg wird kleiner.

Sehen Sie jetzt im Video, wie Sie mit dem Tablet-PC auf der Baustelle Mängel dokumentieren.

Begehungsberichte innerhalb weniger Minuten mobil erstellen

Die einzelnen Daten und Mängel müssen nicht erst nach der Begehung in ein Protokoll eingegeben werden, sondern können innerhalb von KEVOX direkt per Drag-and-drop oder anhand von vorgefertigten Bausteinen noch auf der Baustelle in den Bauplan eingetragen werden. Gleichzeitig können die Änderungen oder jeweiligen Baufortschritte auf Bildern dokumentiert werden. Dies sorgt für Rechtssicherheit, denn jeder Schritt, jede Aufgabe, jede Handlung seitens der Bauleitung wird im Protokoll festgehalten. Im Anschluss können innerhalb von wenigen Minuten fertige Begehungsberichte generiert werden, die nach verschiedenen Parametern, z. B. Gewerke oder Bauabschnitte, gefiltert werden können. Es wird u.a. erfasst, ob sämtliche Baumaßnahmen beendet wurden, welche Mängel noch behoben werden müssen, welche Aufgaben noch anstehen oder ob wichtige Dokumente fehlen. Es werden automatisch Prüf-, Wartungs- und Kontrolltermine in Form von Listen generiert. Die einzelnen Dokumente werden nach AHO oder HOAI gesammelt, eine multimediale Dokumentensammlung für die Baubehörde ist möglich. Die Daten können bei Bedarf auch abgekoppelt und weitergegeben werden.

Aufgaben und Mängel zentral auf dem Tablet speichern

KEVOX bildet das Bindeglied zwischen Büro und Baustelle. Die einzelnen Mängel, Hinweise, Aufgaben und Änderungen gehen nicht mehr durch mehrere Hände, wodurch es zu Fehlern kommen kann – besonders dann, wenn es kurz vor Abgabefrist hektisch wird –, sondern werden zentral auf dem Tablet gespeichert. Auf diese Weise stehen die Begehungsberichte sämtlichen Abteilungen im Unternehmen zur Verfügung. So können neben der Bauleitung auch die Mitarbeiter aus dem Bereich Controlling auf die Protokolle und Listen zugreifen. Mehrere Projekte können innerhalb kürzester Zeit abgearbeitet werden. Dank KEVOX ist effizienteres und wirtschaftliches Arbeiten möglich. Doch nicht alle Tablets und Handys eignen sich für den Einsatz auf der Baustelle, schließlich müssen sie Staub, Wasser, Sonneneinstrahlungen und Stürze überstehen. Diese robusten Handys haben sich jedoch bewährt.

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KEVOX Software für mobile Dokumentation auf der Baustelle

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Immer mehr Unfälle geschehen während der Arbeitszeit. So ist die Zahl der Arbeitsunfälle, die sich im ersten Halbjahr 2016 ereignet haben, gegenüber dem Vorjahr um 3,4 % gestiegen – und das, obwohl Arbeitgeber in der Pflicht stehen, die Gefährdung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz einzustufen und bei Bedarf Schutzmaßnahmen einzuleiten. Mit der Dokumentationssoftware KEVOX können Sie schnell und einfach den Arbeitsschutz vor Ort mobil dokumentieren und Mängellisten oder Gefährdungsbeurteilungen erstellen. Rechtssicher ist das Ganze auch noch, denn im Verlauf des Bauteils wird per Datum- und Uhrzeitstempel u. a. registriert, wann ein Mangel angelegt wurde, welcher Benutzer diesen bearbeitet hat und zu welchem Zeitpunkt der Mangel behoben wurde.

Werden während einer Betriebsbegehung für den Arbeitsschutz wichtige Mängel ermittelt, können Sie mit KEVOX in wenigen Minuten den entsprechenden Standort mit einem Piktogramm versehen, per Textbaustein die Art des Mangels definieren, die Gefährdungsstufe festlegen, den hierfür zuständigen Mitarbeiter bestimmen und ein Beweisfoto hinzufügen. Die auf diese Weise gesammelten und farblich unterlegten Mängel können in einer Mängelliste, die u. a. die Gefährdung an sich, Fristen sowie die Zuständigkeit beinhaltet, zusammengefasst werden. Die für den Arbeitsschutz äußerst wichtige Mängelliste können Sie mit nur wenigen Klicks nach verschiedenen Parametern filtern und als E-Mail verschicken oder als PDF ausdrucken. Innerhalb der Gefährdungsbeurteilung, die sich ebenfalls nach bestimmten Kriterien aufschlüsseln lässt, können zusätzlich Teilnehmer festgelegt, Verteiler angegeben sowie ein Fazit erstellt werden. Auf dem Tablett können Sie die Gefährdungsbeurteilung darüber hinaus mit einer Unterschrift versehen. Arbeitsschutz kann mit KEVOX so einfach sein. Im Video oben zeigen wir, wie es geht!

Sehen Sie im Video, wie Sie Ihre Arbeitsschutzmaßnahmen jetzt noch sicherer auf dem Tablet-PC dokumentieren.

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