Tanja Hagelganz

Der vorbeugende Brandschutz dient u.a. dazu Leben, Gesundheit und die Umwelt zu schützen. Um das zu erreichen, gibt es eine Vielzahl an Anforderungen und Vorschriften, welche zudem ordnungsgemäß und rechtssicher dokumentiert werden müssen. Allerdings ist dies in der Regel sehr zeitaufwendig. Aus diesem Grund ist die Nutzung einer Brandschutz-Software, mit der sie einfach und zeitnah Ihre gesamte Dokumentation erstellen können, zu empfehlen.Allerdings ist es schwierig eine gute Brandschutzsoftware zu finden, denn das Testen vieler Softwarelösungen ist sehr kostspielig und kommt daher nicht in Frage. Mit diesem Artikel werden Sie genau wissen,warum und was im Brandschutz dokumentiert werden muss,welche Lösungen (Software & App) und hilfreichen Funktionen es gibt,wie Sie zur richtigen Softwarelösung finden, ohne viel Geld beim Ausprobieren verschiedener Produkte zu verlieren,wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen in Ihre Arbeit integrieren,wie Sie die Einrichtungszeit auf einem absoluten Minimum halten undwas eine Lösung für die Dokumentation im Brandschutz kosten darf und was nicht.Außerdem erhalten Sie Zugriff auf die ausführlichste Checkliste, die es zum Bewerten von Brandschutz-Software gibt. Nach dem Lesen bewerten Sie Produkte dieser Branche wie ein Brandschutz-Doku-Pro und ein IT-Pro in einer Person.So werden Sie strukturiert Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden können. Die Pflicht zur Dokumentation im Brandschutz - wo kommt Sie her?Von der EU wird die Sicherheit im Brandschutz für Gebäude und deren Nutzern durch Anforderungen an Bauprodukte und Anlagen definiert. An die Qualifikation der damit beschäftigten Planer, Anwender und Prüfer werden keine Anforderungen gestellt.Dies ist Aufgabe der Mitgliedsstaaten und in Deutschland, der 16 Bundesländer. Daher gibt es zwischen den Bundesländern Unterschiede in den Bauvorschriften und in den Anforderungen und Anerkennungen der in diesem Bereich tätigen Fachleute. Dies ist ein nicht mehr zeitgemäßes Relikt der Geschichte.In der EU müssen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 207.000 Euro und Bauaufträge ab 5.186.000 Euro entsprechend den Vergabe- und Vertragsordnungen EU-weit ausgeschrieben werden.Dies bedeutet, das Großprojekte von Architekten aus der EU geplant, die Bauausführung durch Baufirmen aus der EU mit Bauprodukten aus der EU gebaut werden können. Die Bestandteile des vorbeugenden Brandschutzes ergeben sich aus einer Vielzahl von Bauvorschriften, Richtlinien, Normen, Empfehlungen und Leitfäden. Nach deren Analyse und Strukturierung ergibt sich eine Gesamtstruktur mit 6 Hauptgruppen, 40 Untergruppen und ca. 230 Einzelpunkten. Die Herleitung dessen finden Sie im Whitepaper "Vorbeugender Brandschutz in der Planung und Bauleitung".Diese Gesamtstruktur wird für einzelne Gebäude nur teilweise anzuwenden sein. Sie bietet aber auch die Möglichkeit für Vergleiche, Analysen und Auswertungen, wie z.B. Vollständigkeit, Mängelverteilung u.a.Bei der Analyse von Vorgaben zu den Inhalten und Struktur von Planungen und Prüfungen im vorbeugenden Brandschutz ergaben sich gegenüber der Gesamtstruktur folgende interessante Ergebnisse:Der Anteil des Brandschutzes in den Einzelthemen des EU-Grundlagendokuments Nr. 2 mit 50 Seiten beträgt 58% und der von den gebräuchlichsten 12 Musterbauvorschriften 75%.Andere Vorgaben wie der Brandschutzleitfaden des Bundes, die vfdb Richtlinie 01/01, die VwV Brandschutzprüfung Ba-Wü und die BauPrüfVO §9 Brandschutzkonzept NRW liegen teilweise weit unter 50%.Bei der Analyse von 12 Mustervorschriften mit 1.041 Paragraphen und Absätzen auf 252 Seiten wurde ein Anteil der brandschutzrelevanten Anforderungen von 75% ermittelt.Damit stellt der Brandschutz eindeutig eine Rechtsanwendung dar.Die Rechtliche Bedeutung: Warum Brandschutz-Dokumentation so wichtig istBrände sind in Deutschland nicht selten. Entsprechend der Statistik des deutschen Feuerwehrverbandes ereigneten sich 286.622 Brände und Explosionen im Jahr 2023. Dies entspricht ca. einem Brand alle zwei Minuten.Nach einem Großschaden (> 1 Mio. €) schaffen nur 23% der betroffenen Betriebe wieder einen vollen Marktanschluss. Je nach Lage der Betriebe, finden viele Mitarbeiter danach keine neuen Arbeitsplätze.Daher sind bei Bränden nicht nur gesellschaftliche Grundbedürfnisse betroffen, es wird auch die volkswirtschaftliche Leistungsfähigkeit geschädigt und Arbeitsplätze gefährdet. Die rechtliche Bedeutung des vorbeugenden Brandschutzes wird von den meisten (am Bau) Beteiligten erheblich unterschätzt. Mit rechtlichen Konsequenzen muss jeder für Mängel Verantwortliche rechnen. Dies gilt besonders, wenn Personen zu Schaden kommen. In diesem Fall gilt auch eine 30 jährige Nachhaftung.Mängel sind Verstöße gegen die allgemein anerkannten Regeln der Technik und die Bauvorschriften und stellen damit eine Fahrlässigkeit dar. Strafrechtliche Konsequenzen haben Mängel immer, wenn sie zu Körperverletzung oder Tötung aufgrund ei-ner Fahrlässigkeit führen.Mängel stellen aber auch grundsätzlich eine Vertragsverletzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch dar, da eine Planung mangelfrei und dauerhaft genehmigungsfähig und die Bauausführung mangelfrei sein muss. In der Praxis ist dies jedoch ein Wunschgedanke.Urteile zu Mängeln im Brandschutz bestehen von vielen Gerichten aller Instanzen. Die Begriffe Grobfahrlässigkeit und Vorsatz sind darin nicht selten enthalten.Entsprechend der HOAI zählt der in den öffentlich-rechtlichen Bauvorschriften enthaltene Brandschutz zu den Grundleistungen des Entwurfsverfassers und des Bauleiters. Entsprechend dem Umfang von 75% der Bauvorschriften ist er hierzu jedoch nicht ausgebildet und qualifiziert. Damit begibt er sich in die erhebliche Gefahr der groben Fahrlässigkeit, wenn er den Brandschutz selbst plant und hierzu nicht qualifiziert ist.Daher kann man nur jedem Entwurfsverfasser und Bauleiter empfehlen, dass er den Bauherrn zur Beauftragung eines qualifizierten Fachplaners und Fachbauleiters für den vorbeugenden Brandschutz überzeugt. Weiterhin ist es zur besseren Sicherung von Menschen und zur eigenen rechtlichen Absicherung ratsam, eine Softwaregestützte, langfristig nachvollziehbare und gut strukturierte Dokumentation im Brandschutz durchzuführen. Quelle Whitepaper von Dr. Peter Hofmann, M. Eng. (Vorbeugender Brandschutz)Funktions-Checkliste für Ihre Software-Entscheidung.So treffen Sie die beste Entscheidung.Was gehört alles zur ordnungsgemäßen Brandschutz-Dokumentation?Der fehlerhafte Glaube, die Dokumentation sei eine sinnfreie Bürokratie oder dazu da, den Brandschutzbeauftragten bzw. Verantwortlichen selbst zu kontrollieren ist unzutreffend und unlogisch.Ganz im Gegenteil ist die Dokumentation im Brandschutz sogar dazu geeignet, den Verantwortlichen zu schützen, denn im Falle eines Brandes liefert die Dokumentation Nachweise über die Erfüllung aller Pflichten. Sie hilft außerdem dabei, die Übersicht über alle Brandschutzmaßnahmen (Aufgaben, Mängelbeseitigung, Prüfungen, Kontrollen) zu behalten, und Gefahrenpotentiale somit effektiv zu beseitigen. Die Dokumentation hilft am Ende des Tages dabei, sicher zu stellen, dass Menschen unversehrt bleiben. Doch was muss dazu alles dokumentiert werden?Was muss im Brandschutz dokumentiert werden? Die Dokumentation im Brandschutz setzt sich aus einmalig vorbereiteten Dokumenten, die stets aktuell gehalten werden müssen und immer wiederkehrenden Dokumentationen zusammen. Zur Brandschutz-Dokumentation gehören unter anderem aber nicht ausschließlich: Die Bestellung des / der BrandschutzbeauftragtenDie Benennung & Ausbildung der Brandschutzhelfer (§ 10 ArbSchG)Für den Ernstfall: Zugänge zu Löscheinrichtungen und jegliche andere brandschutz- und brandbekämpfungsrelevante EinrichtungFeuerwehrplan (DIN 14095)Feuerwehrlaufkarten (DIN14675)AlarmplanÜbersicht zu Flucht- und Rettungswegen (§ 4 ArbStättV)Die Brandschutzordnung mit Ihren Teilen A-C. Sie muss an die speziellen Bedingungen und ggf. spezifischen Brandgefahren im jeweiligen Betrieb angepasst werden (eine für alle gültige Vorlage gibt es nicht). Einen Leitfaden für die Erstellung der Brandschutzordnung bietet die DIN 14096.Die Gefährdungsbeurteilung, die Brandrisikoanalyse und das Explosionsschutzdokument (§ 6 Abs. 9 Gefahrstoffverordnung) auf denen basierend alle Maßnahmenkataloge erstellt werdenDie regelmäßigen Brandschutzunterweisungen sollen fehlerhaftes menschliches Verhalten im Betrieb und somit Gefahren vermeiden. Sie müssen zum Nachweis der Durchführung vom Verantwortlichen dokumentiert werden.Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen der Arbeitsmittel Heißerlaubnisschein im Falle von HeißarbeitenHinweis: Bitte verlassen Sie sich nicht auf diese Liste und informieren Sie sich selbst, welche Dokumentationen für Sie und Ihren Betrieb wichtig und rechtlich notwendig sind. Wohin mit der Brandschutz-Dokumentation? (Papier vs. Software)Weil eine Dokumentation schon lange nicht mehr nur in Papierform Gültigkeit erlangt, gibt es heute die Möglichkeit viel schneller und einfacher mit bestimmten Softwaretools direkt unterwegs im Projekt alle Dokumentationen digital fertigzustellen.Diese Software zur Dokumentation der Brandschutzmaßnahmen wird im Allgemeinen als Brandschutz-Software verstanden. Doch es gibt noch weitere Produkte, die in ihrer Funktionalität abweichen und trotzdem unter diesem Begriff verstanden und vermarktet werden. Wie kann man Brandschutz dokumentieren und was versteht man unter einer Brandschutz-Software?Unter dem Begriff "Brandschutz-Software" kann man viele verschiedene Dinge verstehen. Der Begriff hat keine eindeutige Definition und wird deswegen in vielerlei Hinsicht genutzt. Auch werden die Begriffe "Brandschutzmanagement Software", "Brandschutz-Dokumentationssoftware" oder "Brandschutz App" verwendet. Verschiedene darunter verstandene Softwarekonzepte sind:Zeichensoftware genannt CAD-Software bzw. Fluchtplansoftware, zum Beispiel zur Erstellung von Brandschutzplänen / FluchtplänenInformationstragende Software (funktioniert eher wie ein USB-Stick), die Expertenwissen, Checklisten, Normsammlungen, Vorschriften, Brandschutzschulungen oder andere theoretische Inhalte übermitteltHerstellerbezogene Dokumentatiossoftware, mit der nur bestimmte brandschutzrelevante Produkte eines Herstellers dokumentiert werden könnenWartungs- und Prüfsoftware, mit denen man allein die Wartungen, Prüfungen und Kontrollen dokumentieren kannTicketysteme, die das Erstellen von zum Beispiel Mangel-tickets unterstützt und nach Erledigung der Mängel oder Aufgaben das Ticket löschtBegehungsprotokoll Software für die gesamte digitale Dokumentation und automatische Berichterstellung im Brandschutz, auch Reporting Software, elektronisches Brandschutzbuch oder Brandschutzkataster genannt (ersetzt quasi das altbekannte Klemmbrett, den Stift, den Zettel und die Kamera)Achtung! Es werden auch reine Ticketsysteme oder reine Mängelmanagementsoftware unter dem Begriff "Brandschutz-Software" angeboten. Viele Apps locken mit den Wörtern "free oder Freeware". Hier sei gut aufgepasst. Aber dazu später mehr.In diesem Beitrag hier geht es darum, die beste Lösung für Ihre Brandschutz-Dokumentation zu finden. Im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes wird diese durchgeführt, um Menschen sicher zu wissen. In Hinsicht dessen sind einige Softwarekonzepte, die ebenfalls wichtig sind, bereits auszusortieren, weil sie sich eher auf andere Aufgabenbereiche konzentrieren und nicht umfassend Ihre Dokumentation unterstützen. Zu diesen zählen die Zeichensoftwares, die Informationsübertragenden CD-Roms und die einfachen Ticketsysteme (welche oft als Brandschutz- Bau- oder Arbeitsschutzsoftware vermarktet werden). PraxistippVergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.Die wichtigsten Funktionen einer Software für die Dokumentation im BrandschutzEine Software, die angibt, Ihre gesamte Dokumentation unterstützen zu können, sollte mindestens die folgenden Funktionen besitzen:Vollständige Dokumentation der Brandschutzbegehung, der Brandverhütungsschau und Aushabe in PDF-, Word- oder Excel-ProtokollenViele verschiedene Berichtsvorlagen (Templates) und die Möglichkeit sich selbst welche zu konfigurierenPlanvisualisierung mit Bauteilicons oder Normsymbolen (ungünstig für eine gute Übersicht sind Lösungen, die nur kleine Stecknadeln, jedoch keine Bauteilsymbole im Plan anzeigen)Einen umfangreichen Bauteil- oder Objektkatalog mit bereits eingepflegten technischen Daten und Normsymbolen (z.B. Rettungszeichen nach der aktuell gültigen und international einheitlichen ISO 7010)Automatische Erstellung von Berichten und Gefährdungsbeurteilungen Filtermöglichkeiten, um die verschiedensten Berichte und Plandarstellungen auszugebenDie komplette automatische Dokumentation der Historie, des Verlauf jeden Bauteils/ ObjektsErfassung von Barcodes, QR-Codes und BIM-NummernMängelmanagement und Nachverfolgunsfunktionen Checklisten und Formulare, die in der Software selbst erstellt werden können und bei deren Ausfüllen von der Software automatisch Mängel und Aufgaben erkannt werden (Tipp: diese Funktionen kennen nur wenige. Sie bietet eine extreme Zeit und Arbeitsersparnis.)To-Do ListenE-Mail-Versand über OutlookSchnittstelle zu einer passenden aber unabhängigen App, mit der günstig viele Teammitglieder ausgestattet werden könnenErgänzende kostenfreie App für Dritte Zuarbeiter (für Aufgaben-Austausch im geeigneten Dokumentationsformat)Benutzerverwaltung mit Administrator Lokales Arbeiten offlineEinsatzmöglichkeit für verschiedene Branchen, damit auch Bau oder Arbeitsschutz bzw. Arbeitssicherheitsmaßnahmen mitdokumentiert werden können. Ggf. ist Ihre Funktionsanforderung noch umfangreicher. Lassen Sie es uns unten in den Kommentaren wissen. PraxistippSchreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert entgegenkommen. Funktions-Checkliste für Ihre Software-Entscheidung.So treffen Sie die beste Entscheidung.Wer ist für die Dokumentation im Brandschutz verantwortlich?Es gibt viele Verantwortliche im Brandschutz, hier im Bild der Brandschutzbeauftragte Weil Brandschutzmaßnahmen maßgeblich für den Schutz von Menschen sind, gibt es sowohl beim Bau als auch im laufenden Betrieb eines Gebäudes viele verschiedene Verantwortliche:Sachverständiger ErrichterFachbauleiter BaurechtsbehördeBrandschutzbeauftragterExplosionsschützerFeuerwehrDienstleisterEgal, zu welcher Gruppe Sie gehören, dieser Beitrag hilft Ihnen, die richtige Brandschutz-Software zu finden und sich dafür auch zu entscheiden.Warum der Einsatz einer Software im Brandschutz eigentlich so wichtig ist, erklärt Ihnen dieser Beitrag. PraxistippSchreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorgebeugt und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. Pro-Tipp: Benutzen Sie die Brandschutz-Software-Bewertungs-Checkliste ganz am Ende des Artikels.Im Folgenden zeige ich auf, wie die einzelnen Verantwortlichen konkret von der Wahl der richtigen Softwarelösung profitieren. (Selbstverständlich sind bei der Nennung der männlichen Formen auch immer die entsprechenden Kolleginnen gemeint. Wenn es z.B. um den Sachverständigen geht (er), geht es auch immer um die Sachverständige (sie) ect.)Der Brandschutzplan kann als Grundlage für die Dokumentation in der Brandschutz-Software eingelesen werden. (Im Bild: KEVOX)Wie Sachverständige, Betreiber, Errichter, Fachbauleiter, Brandschutzbeauftragte, Explosionsschützer, die Baurechtsbehörde und die Feuerwehr im vorbeugenden Brandschutz konkret von der richtigen Reporting Software profitieren.Der Sachverständige benötigen eine Software für die Planung, der Fachbauleiter Brandschutz für die Umsetzung des BrandschutzkonzeptesViele Projekte gleichzeitig brandschutztechnisch mit Software und App betreuen (Im Bild: KEVOX)Grundsätzlich kann der Sachverständige schon in der Brandschutzplanung eines Gebäudes mit einbezogen werden. Sachverständige und der Fachbauleiter Brandschutz begehen während der Bauphase das Gebäude, erfassen alle fertiggestellten Bauteile mit Brand- und Rauchschutzanforderungen und dokumentiert, welche Sachverhalte brandschutz-technisch nicht korrekt sind, wo also Mängel bestehen. Er kommuniziert alle Aufgaben und Brandschutz- bzw. Baumängel in Form einer Gefährdungsbeurteilung mit dem Bauherrn und dem Errichter, welche für die weitere Behebung der Mängel zuständig sind. Das Problem von Sachverständigen und FachbauleiternDas Problem ist, dass Sachverständige und Fachbauleiter Brandschutz meist für viele Gebäude zuständig sind und ihre Dokumentation der verschiedenen Gebäude getrennt halten müssen. Sie haben viele Notizen, Fotos und Dokumente, die alle strukturiert werden müssen. Doch Sachverständige und Fachbauleiter müssen nicht nur sauber, sondern auch schnell dokumentieren. Auf Baustellen- oder bei Gebäudebegehungen sind meist weitere Personen dabei, mit denen sie gleichzeitig kommunizieren. Die Lösung für Sachverständige und FachbauleiterDie Lösung bietet eine Software und unterstützend auch eine App. Diese erlaubt es den Verantwortlichen, schnell, sicher und einfach alle Sachverhalte digital zu dokumentieren. Die digitale Dokumentation bringt mit sich, dass Sachverständige und Fachbauleiter am Ende einer Begehung unmittelbar Berichte und Aufgabenlisten versenden oder ausdrucken können. Direkt im Anschluss kann so mit der Behebung der Gefahren angefangen werden. Außerdem bietet die Software die Sicherheit, dass keine Informationen zwischen den Projekten durcheinander geraten oder verloren gehen. Sachverständige und Fachbauleiter (und seine Mitarbeiter) müssen abends nicht noch schnell alle Berichte zusammenschreiben und für eine zeitgerechte Abgabe der Dokumente sorgen.Eine Software bietet während der Planung außerdem noch die Möglichkeit, brandschutzrelevante Bauteile in Form ihrer ISO-Normsymbole in einem Grundrissplan zu platzieren. So ist für Dritte stets nachvollziehbar, welche Brandschutzmaßnahmen geplant sind, noch eingerichtet werden müssen und bereits perfekt eingerichtet sind. Der Errichter muss Übereinstimmungserklärungen, Tätigkeitsnachweise und Mängelberichte anfertigen - am besten mit der passenden Software oder App für BrandschutzkatasterVerschiedene Berichte z.B. Gefährdungsbeurteilungen oder Mängelberichte als Vorlage (Template) auswählen und sofort drucken oder versenden (Im Bild: KEVOX)Errichter können grundsätzlich aus jedem Gewerk, wie beispielsweise aus dem Elektriker- oder Heizung-Sanitär und Klima Bereich stammen. Sie verbauen die brandschutzrelevanten Bauteile eines Herstellers. Einige Bauteile dürfen dabei von jedem Errichter verbaut werden. Für andere Bauteile wiederum benötigt der Errichter eine zertifizierte Schulung. Der Errichter muss seine Arbeit und den ordnungsgemäßen Verbau der Produkte anhand von Übereinstimmungserklärungen und Tätigkeitsberichten nachweisen. Im Falle von nicht sachgerechtem Einbau oder anderen auftretenden Fehlern muss der Errichter Mangelberichte zur Kommunikation anfertigen.Das Problem des ErrichtersOft steht der Verbau der Bauprodukte im Vordergrund und das Problem liegt hier in der Zeit und praktischen Umsetzung aller Dokumentationen.Die Lösung für dem ErrichterMit der passenden Brandschutz- bzw. Dokumentations-App kann der Errichter den Ein- und Verbau aller Brandschutzrelevanten Bauteile einfach, schnell und digital dokumentieren. Wichtig ist hier, dass alle Produkte bzw. Bauteile und auch andere Sachverhalte dokumentiert werden können und die App den Errichter nicht auf einen Hersteller limitiert. Sonst besteht die Gefahr, dass der Einsatz mehrerer Tools demotiviert und am Ende wieder eine Stift-und-Zettel-Dokumentation oder gar keine Dokumentation ensteht.Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten und seine Vorteile einer DokumentationssoftwareBetreuung des Brandschutzkonzepts als Brandschutzbeauftragter mit der passenden Software dokumentieren (Im Bild: KEVOX)Für die Einhaltung der Vorschriften und der im nachfolgenden Absatz gestellten Anforderungen ist der Eigentümer / Betreiber oder die von ihm beauftragten Personen während des Betriebes verantwortlich. Man spricht von Betreiberpflichten.Sofern kein Brandschutzbeauftragter (intern oder extern) bestellt wird, ist der Eigentümer / Betreiber für die Sicherstellung der nachfolgenden Anforderungen selbst verantwortlich. Ansonsten sind die nachfolgenden Aufgaben, die des Brandschutzbeauftragten. Er soll Gefahren erkennen, beurteilen und dafür sorgen, dass sie beseitigt und mögliche Schäden gering gehalten werden.Die Aufgaben des BrandschutzbeauftragtenÜberwachen der Einhaltung des genehmigten Brandschutzkonzeptes und der sich daraus ergebenden betrieblichen Brandschutzanforderungen.Brandschutzkontrollen im Gebäude. Hierbei sind insbesondere die Rettungswege zu prüfen, die frei sein müssen von Hindernissen.Türen im Zuge von Rettungswegen dürfen nicht versperrt werden und müssen von innen, leicht zu öffnen sein.Überprüfen der Flure, Treppenräume und Eingangsbereich auf widerrechtlich abgestellte Gegenstände.Jährlich Unterweisung des Personal sowie für neue Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitsverhältnisses über die Bedienung der Alarmierungseinrichtungen und Brandmeldeanlage und das Verhalten bei einem Brand.Überwachung dass Abfälle und Wertstoffe nur in geeignete Behälter im Müllraum, nicht in Rettungswegen, gelagert werden.Alle elektrischen Betriebsmittel sowie brandschutztechnische Einrichtungen sind regelmäßig nach den entsprechenden Vorschriften zu überprüfen und zu warten lassen.Feuergefährliche Arbeiten, wie Schweiß-, Löt- oder Klebearbeiten, dürfen nur nach vorheriger Absprache und den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden.Anweisung und Überwachung der Beseitigung brandschutztechnischer Mängel.Festlegen von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall oder Außerbetriebsetzen von Brandschutzeinrichtungen.Ähnlich wie ein Sicherheitsbeauftragter, wird also auch der Branschutzbeauftragte von einem Gebäudebetreiber bestellt. Wie oben beschrieben gehört es zu seinen Aufgaben, den Brandschutz der Firmengebäude im Bestand zu betreuen und sich regelmäßig zu Themen im Brandschutz fortzubilden. Er prüft und kontrolliert brandschutzrelevante Bauteile und vergibt die Instandhaltung dieser an externe Dienstleister.Dank Software bekommt der Brandschutzbeauftragte schnell und einfach eine ordnungsgemäße Brandschutz-Dokumentation.Ob alles in Ordnung ist oder Schäden bzw. Gefahren vorliegen stellt der Brandschutzbeauftragte während seiner Brandschutzbegehung fest. Alle auffallenden Mängel, Aufgaben oder Informationen müssen in Begehungsberichten und Gefährdungsbeurteilungen bzw. Gutachten dokumentiert werden.Ein Problem des BrandschutzbeauftragtenDas Problem ist hier die lange Nachbereitungszeit der Begehungen. Diese bewegt sich zwischen 1,5 und 2-Mal der Begehungszeit.Die Lösung für den BrandschutzbeauftragtenDie passende Brandschutz-Software kann hier Abhilfe schaffen. Mit dieser kann der Brandschutzbeauftragte alle Mängel ganz einfach digital vor Ort festhalten und am Ende des Tages einfach den Berichtsumfang durch Filtermöglichkeiten bestimmen und drucken. So können schnell alle möglichen Berichte erstellt und versendet werden, genau angepasst an den Empfänger. Da der Brandschutzbauftrage mit einigen Zuständigen kommunizieren muss macht eine Software mit größerem Funktionsumfang als eine App viel Sinn.Zudem hilft die Software auch Aufgaben zu managen. Tagesaktuelle Listen helfen sowohl die eigenen, als auch die Aufgaben anderer im Auge zu behalten. Digitale Formulare helfen bei Prüfungen und Kontrollen. Neben vielen weiteren Funktionen, wie der Instandhaltungsfunktion, dem für Dritte leicht verständliche Plan auf dem Gefahren automatisch sichtbar werden und dem Dokumentenmanagement, mit dem alle Dokumente immer in der Tasche sind, bringt die richtige Softwarelösung einen noch größeren Mehrwert. Richtig ausgewählt schafft sie dem Brandschutzbeauftragten viel mehr Rechtssicherheit als die herkömmliche Dokumentation mit Stift oder Zettel.Achtung vor reiner MängelmanagementsoftwareAchtung! Reine Mängelmanagementsoftware kann diese Rechtssicherheit nicht unbedingt gewährleisten, da Tickets nach dem Schließen verschwinden und nie wieder in Berichte oder Analysen mit einbezogen werden können. So können natürlich auch keine Nachweise der Pflichterfüllung nach längeren Zeiträumen generiert werden. Hier sei bei der Auswahl der Software also besondere Vorsicht geboten. Dienstleister profitieren von einer Dokumentationssoftware durch die einfache Erstellung von Laufkarten und die Erinnerung an anstehende Instandhaltungstermine.Dank Software entstehen tagesaktuelle Instandhaltungslisten für Prüfungen, Wartungen und Kontollen automatisch (Im Bild: KEVOX)Brandschutzplan mit Normsymbolen (Im Bild: KEVOX)Dienstleister im Bereich Brandschutz prüfen im Rahmen der Instandhaltung Meldeanlagen, Feuerlöscher und andere brandschutzrelevante Bauteile. Das Problem des DienstleistersProblematisch ist oft das Nachhalten der bereits geprüften Objekte, sodass möglichst wenige doppelt und möglichst viele regelmäßig geprüft werden. Zudem muss eine Laufkarte erstellt werden, nach welcher alle Objekte logisch im Gebäude abgelaufen werden können.Die Lösung für den DienstleisterMit der richtigen Softwarelösung können solche Laufkarten automatisch erstellt werden, indem alle bereits beim letzen Besucht geprüften Bauteile ausgeblendet werden können. Schnell und direkt digital kann der Dienstleister mit der richtigen Software seine Instandhaltung durchführen und ohne Nacharbeit die erforderlichen Berichte noch vor Ort beim Kunden versenden oder drucken. Zum Übertrag in das Warenwirtschaftssystem sollte darauf geachtet werden, dass die Dokumentation als .csv .xml oder Exceltabelle exportiert werden kann. Die zuständige Baurechtsbehörde event. in Begleitung der Feuerwehr kann im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes die letzte Abnahme jeden Gebäudes schnell und einfach per App dokumentieren und Mängelberichte innerhalb von Sekunden noch vor Ort an die zuständige Person senden. Mängelberichte, Tätigkeitsberichte, und Gefährdungs-beurteilungen per Smartphone erstellen (Hier: KEVOX GO App)Die zuständige Baurechtsbehörde (eventuell in Begleitung der Feuerwehr) ist die finale Instanz, die das Brandschutzkonzept und die Umsetzung eines Gebäudes nach dem Bau abnimmt. Die Aufgabe der Gebäudeabnahme vor der Inbetriebnahme gehört zu der Abteilung des vorbeugenden Brandschutzes einer Berufsfeuerwehr.Ähnlich wie der Sachverständige muss hier bei den Begehungen mit meist mehreren Personen, auf der Stelle sauber und schnell dokumentiert werden. Meist würde hier eine App reichen, um die Dokumentation so schnell und einfach, wie möglich zu halten. Jedoch macht es gerade bei Großprojekten Sinn, auf eine Software zurückzugreifen, die alle Teilabnahmen festhalten kann und aufwendigere Analysen ermöglicht. Wichtig ist hier, dass die Erledigung zuvor festgehaltener Aufgaben fortlaufend dokumentiert und abgehakt werden kann. Außerdem könnte es von Vorteil sein, der Dokumentation einen Grundrissplan zu hinterlegen, sodass sich das Einsatzteam im Fall eines Brandes schnell einen Überblick verschaffen kann.Explosionsschützer können mit der richtigen Software oder App Brandschutz- mit Arbeitsschutzmaßnahmen verbinden.Aus einem Bauteilkatalog können schnell Arbeitsschutz, Brandschutz und Explosionsschutzobjekte geladen und eingepflegt werden. (Im Bild: Bauteilkatalog KEVOX)Ein Explosionsschützer betreut ein Gebäude oder ein anderes Projekt indem er alle entzündbaren Bauteile und Objekte sowie das Vorhandensein aller notwendigen Warnschilder prüft, wartet und kontrolliert. Bestimmte Sicherheitsrichtlinien müssen eingehalten werden, um den Funkenflug zu vermeiden. Seine Aufgabe ist eine Mischung aus den Bereichen Arbeitsschutz und Brandschutz.Das Problem des ExplosionsschützersOft weiß der Explosionsschützer nicht, wie er schnell und einfach und auch ganz spontan Mängel dokumentieren kann. Zudem sind viele Softwarelösungen zu umfangreich oder sie decken entweder nur den Arbeitsschutz oder den Brandschutz ab. Dann muss meist ein teueres Zusatzmodul gekauft werden.Die Lösung für den ExplosionsschützerEine App wäre hier in den meisten Fällen die richtige Lösung. Natürlich kann auch bei größerem zu betreuendem Umfang auf eine vollwertige Softwarelösung mit mehr Managementfunktionen zurückgegriffen werden. Doch eine App, mit der er schnell und einfach Mangelfotos aufnehmen, Notizen einsprechen und Gefährdungen, Fristen und Zuständigkeiten vergeben kann löst meist die Dokumentationsprobleme des Explosionsschützers. Brandschutz in Bau und Betrieb des Gebäudes - Wie Generalunternehmer, Sachverständige, Fachbauleiter, Betreiber, Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können, wenn es um Brandschutz geht.Wie Generalunternehmer Bauleiter Sachverständige Betreiber Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können wenn es um Brandschutz gehtBei der Wahl der richtigen Softwarelösung, sollten Sie immer darauf achten, welche Verantwortlichen mit dieser Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden. Ein Beispiel: Angenommen Sie entscheiden sich als Sachverständiger für eine Lösung X. Jetzt können Sie Ihre Arbeit dokumentieren, müssen keine Berichte mehr selbst erstellen und haben Ihre und die Aufgaben anderer stets im Blick. Doch was, wenn Sie von ihren Zuständigen die Dokumentation auch im Format der Lösung X dokumentiert zurück erhalten wollen? Denn nur so ersparen Sie sich auch an dieser Stelle eine manuelle Dateneingabe.Die passende App für ZuständigeAn dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie Ihre Zuständigen mit einer passenden App ausstatten können, die eine einfache Schnittstelle zu Ihrem System besitzt. Diese App sollte eine einfache Handhabung haben, damit wirklich jeder sie bedienen kann. Mit einer solchen App bekommen Sie die Erledigung der Aufgaben fertig dokumentiert im benötigten digitalen Format X an Ihr System zurück gesendet. Sie können sich der Erledigung sicher sein (inklusive Fotobeweis). Angenommen, Sie besitzen ein Helfer-Team, das Sie mit der Begehung unterstützt. Auch für diesen Anwendungsfall sollte es das passende App-Format geben, womit die Helfer günstiger ausgestattet werden können, als mit einer komplett neuen Softwarelizenz. Diese App sollte es Ihrem Team erlauben, Hinweise, Mängel, Aufgaben, Übereinstimmungserklärungen und andere Einträge auf dem Smartphone schnell zu dokumentieren. Am Ende sollten diese Daten Ihrem System zugespielt werden können.Lückenlose Dokumentation vom Bau bis in den Betrieb eines GebäudesAls Letztes sollte darauf geachtet werden, dass sowohl die Bauleitung in der Bauphase, als auch der Betreiber im Bestand mit der Software dokumentieren können. Diese übergreifende Dokumentation in jeder Phase des Gebäudes ermöglicht die gesamte Geschichte vom Bau bis zum Abriss festzuhalten. Auch die gesamte Geschichte jeden Bauteils (vom Einbau bis zur Entsorgung) kann dann lückenlos und rechtssicher über viele Jahre dokumentiert werden. PraxistippAchten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einzige im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.Warum wird in vielen Unternehmen oder Kommunen noch nicht mit einer speziellen Software im Brandschutz gearbeitet?Die Angst vor SoftwareOft ist es die Angst vor der Integration und dem Umgang mit einer Software. Weil so lange mit Stift und Zettel gearbeitet wurde, ist nun die Hürde zu einer Veränderung groß. Der Satz "es hat doch immer so geklappt" steht oft im Raum. Aber will die junge Generation, welche die Zukunft unserer Unternehmen ist, so etwas hören? Ist es denn schon einmal zum Ernstfall gekommen und konnten Sie Ihre Pflichten dann schnell und stressfrei nachweisen?Viele Softwareprodukte (und dazu sollte auch Ihre neue Brandschutz-Software gehören) sind so programmiert, dass wirklich jeder Sie nach einer kurzen Einführung bei Schulung oder Video im Internet erlernen und bedienen kann.Ausreden Wie heißt es so schön?Wer will, findet Lösungen, wer nicht will, findet Gründe.Ein anderer Grund, warum in vielen Unternehmen oder Kommunen noch keine Software eingesetzt wird, sind eine Vielzahl von Ausreden: Wir haben kein Budget, zu teuer (wenn das Ihr Knackpunkt ist, dann lesen Sie bitte dringend den nächsten Abschnitt, denn Sie verbrennen möglicherweise gerade Geld bzw. "Budgets"), keine Zeit die Software zu implementieren, ich bin gar nicht gut mit Computern, es entsteht zusätzlicher Aufwand, es wird schwer alle Daten zu archivieren. All diese Ausreden machen bei genauer Betrachtung keinen Sinn, weil eine Software genau all den Punkten entgegenwirkt, die befürchtet werden. Aber so spielt das menschliche Gehirn manchmal...Eine andere gefährliche Ausrede ist die, dass Software und Apps doch kostenlos sein sollten.Die Freeware Falle - warum Brandschutz-Software niemals "free" bzw. "kostenlos" sein sollte, Sie aber auch nichts kosten darf.Oft höre ich, wie Brandschützer nach einer kostenlosen Software, einer sogenannten Freeware suchen. Das Geld sei knapp, der Chef habe für eine kostenpflichtige Lösung kein Verständnis - schließlich ging es auch immer so (mit dem Klemmbrett und den 8 Armen ;) ). Ich verstehe es. Apps sind heute oft kostenlos und Software ist einfach zunächst einmal nicht sehr greifbar. Zudem haben viele Entscheider in dem Bereich schon Softwarelösungen versucht zu implementieren, die am Ende doch nicht das geleistet haben, was sie versprachen.Jedoch kann eine gute Software, die Sie unterstützt und Rechtssicherheit sowie Datensicherheit bietet nicht kostenfrei (free) sein. Die Marktwirtschaft funktioniert so nicht. Fragen Sie sich bei kostenlosen Apps oder Softwares lieber, was das anbietende Unternehmen denn dann von Ihnen möchte: Ihre Daten zum Weiterverkauf? Werbung vor Ihren Augen platzieren? Sie mit teuren aber notwendigen Zusatzprodukten zur Kasse bitten? PraxistippSeien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.Das Kostenparadox bei Brandschutz LösungenWollen Sie das Paradoxe an der Aussage erfahren, dass eine gute Brandschutz-Software nicht kostenlos sein kann? Sie darf trotzdem nichts kosten! Und sie sollte sogar den Gewinn eines Unternehmens oder Unternehmers steigern. Durch Kostenersparnis! Denn sonst hätte die Software nach marktwirtschaftlichen Regeln keine Berechtigung am Markt zu existieren (doch Vorsicht: nicht alles, was auf dem Markt verfügbar ist, spart Ihnen auch Kosten.)Achtung! Vor mangelnder Rechtssicherheit Viel Schlimmer noch, als sich einen Kostenverursacher in die Firma zu holen, ist die mangelnde Rechtssicherheit dieser Produkte. Wird wirklich festgehalten, welcher Nutzer welchen Eintrag und welche Änderung gemacht hat. Werden Ihre Daten über mindestens 10 Jahre gespeichert? Wo und auf welchen Servern? Finden Sie im Rechtsstreit schnell Ihre Dokumentation und ist diese auch mit Zeitstempel und Ähnlichem belegt? Können Dritte die Dokumentation schnell nachvollziehen? Untersuchen Sie die Lösung gut. Der Teufel steckt hier im Detail (doch dazu später mehr).Ein RechenbeispielEin Rechenbeispiel: Wenn eine Arbeitsstunde zwischen 30€ und 60€ kostet (Achtung, der Lohn sind nicht die gesamten Personalkosten, das werden Sie wissen), und eine Softwarelösung beispielsweise 100€ im Monat kostet, dann sparen Sie bereits ab der vierten bzw. ab der zweiten Stunde Geld ein. Viele der Menschen, die für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen, Brandverhütungsschauen oder für ähnliche Berichte zuständig sind, erzählen mir, dass es mindestens 1-2 Mal so lange, wie die Begehung selbst gedauert hat, die notwendigen Berichte zu erstellen. Bei nur 2-4 Begehungsstunden pro Monat (sie erinnern sich an die Annahmen weiter oben) rentiert sich also eine passende Software. Ich verlinke Ihnen hier einmal den Ersparnisrechner von KEVOX, der Ihnen sofort ausrechnet, was Ihre persönliche Ersparnis durch eine automatisierte Berichterstellung wäre. PraxistippNutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.Erhalten Sie jetzt die Checkliste für Ihre Software-Entscheidung.So finden Sie die beste Lösung für Ihren BetriebWarum der Teufel im Detail steckt und Formulare nicht Formulare sind.Das Ausfüllen intelligenter Formulare sorgt für eine automatische Mangel- und Aufgabenerfassung.Ein typisches Problem bei der Entscheidung für die richtige Software ist die Formulierung der Funktionen die Hersteller teilweise wahllos verwenden. So kann auf einer Webseite stehen: "Software X kann Formulare". Doch was bedeutet das wirklich? Was ist der Unterschied zwischen Formularen und Checklisten beim jeweiligen Softwareanbieter? Haken Sie nach: Heißt ein Formular hier, dass Sie Ihr PDF Formular, was Sie schon immer verwenden, in der Software speichern können oder aus der Software heraus abrufen können? Oder heißt eine Formularfunktion, dass Sie in der Software selbst verschiedenste ganz eigene digitale Formulare anlegen können, diese Filtern und zu jedem Bauteil abrufen können? Heißt "Formulare" womöglich auch, dass beim Ausfüllen der Formulare automatisch Mängel und Aufgaben von der Software angelegt werden?Sie merken, es gibt ganz verschiedene Funktionen, die unterschiedlich weit entwickelt sind und doch von den Herstellern gleich benannt werden. PraxistippDurchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeuten, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt.Die Dokumentation kann dank Software und Tablet-PC schon während der Brandverhütungsschau digital fertiggestellt werden.Wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen integrieren und Sie die Zeit der Einrichtung auf einem absoluten Minimum haltenDie Integration einer Software muss entgegen aller Erwartungen nicht aufwendig sein. Schnell entsteht das Horrorbild einer monatelangen SAP-Integration. Ich darf Sie beruhigen: In Sachen Digitalisierung des Brandschutzes sieht die Welt aber ganz anders aus. Der Trick liegt hier in der Methode der Integration. Bei der richtigen Softwarelösung muss es möglich sein von heute auf morgen anzufangen.Im Optimalfall gibt es einen Online-Bauteilkatalog, der es ermöglicht, Bauteile und Objekte per Mausklick in die Software zu überführen. Das sollte Sie maximal einen Nachmittag kosten. Mithilfe solch einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente müssen Sie nicht mehr alle Herstellerseiten einzeln durchsuchen und sich immer neu orientieren. Diese Arbeitsweise erspart Ihnen nachweislich 97% der Einrichtungszeit einer Software im Bereich Brandschutz.Pflegen Sie dann nicht sofort alle Bauteile des Bestandes ein. Vermeiden Sie diese große Integrationsarbeit und fangen Sie lieber gleich an, Mängel und aktuelle Aufgaben einzupflegen, statt sie wieder auf einen Zettel zu schreiben. Nach und nach wächst so der aufgenommene Bestand aller Bauteile, Objekte und Sachverhalte in der Software ganz automatisch.Mängel können via Software direkt vor Ort aufgenommen werden. So wächst der Bestand in der Software ohne anfangs eine Bestandsaufnahme zu machen. (Bild: KEVOX Software) PraxistippPflegen Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach ein und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind. Nutzen Sie außerdem eine Suchmaschine für Bauteile und Dokumente und sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software - so durchleuchten Sie Produkte zur Dokumentation wie ein Brandschutz-Software- und IT-ProStellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengefasst, welche alle Entscheidungskriterien dieses Beitrags umfassen und Sie im Entscheidungsprozess leitet. Als Extra habe ich Ihnen noch weitere Schlüsselkriterien mit in die Checkliste integriert, auf Basis derer Sie eine Software wie ein IT-Profi bewerten können.Checkliste: 40 Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-SoftwareErhalten Sie jetzt die Checkliste für Ihre Entscheidung.40 Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-SoftwareFazit: 10 Schritte, wie Sie die richtige Software für Ihre Brandschutz-Dokumentation finden, ohne viel Geld beim Probieren verschiedener Lösungen zu verlierenDie Suche nach der richtigen Software für die Dokumentation im Brandschutz kann wie eine große Aufgabe wirken. Mit dem notwendigen Wissen darüber, WAS überhaupt digital dokumentiert werden soll, WELCHE verschiedenen Produkte es auf dem Markt gibt und WORAUF bei der Auswahl zu achten ist, wird die Aufgabe jedoch kleiner. Jetzt können Sie strukturiert Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden. Nachfolgend fasse ich Ihnen den Beitrag in 10 einfachen Praxistipps zusammen: Vergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.Schreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert nachkommen.Schreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorbeugen und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. Achten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.Seien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.Nutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.Durchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeutet, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt. Hinterfragen Sie zudem immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen.Achten Sie darauf, dass Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach einpflegen können und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung einpflegen müssen. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind.Vergewissern Sie sich, dass die Software eine Schnittstelle zu einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente hat. So sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Nutzen Sie diesen Beitrag, die Checkliste in diesem Beitrag und Ihr neues Wissen. Ich wünsche viel Erfolg dabei.Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat, dann teilen Sie ihn doch gerne mit Ihren Kollegen und Freunden.Lösungsvorschlag: KEVOX Brandschutz-Software speziell für die Brandschutz-Dokumentation in Deutschland, Österreich und der Schweiz - damit Menschen sicher nach Hause gehen.Sie suchen eine Software, die alle Punkte der Checkliste (Download weiter oben) erfüllt? Die KEVOX Produkte sind die richtige Lösung für Sie:Die KEVOX Management Brandschutz-SoftwareMit der KEVOX Brandschutz-Dokumentation Software erledigen Sie Ihre gesamte Brandschutz-Dokumentation einfach, schnell und direkt vor Ort. Legen Sie unendlich viele Projekte an. Nehmen Sie Mängel inklusive Fotobeweise auf, indem Sie spezielle Normsymbole für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf den Plan ziehen. Verteilen und managen Sie Aufgaben problemlos durch tagesaktuelle filterbare Listen. Behalten Sie den Überblick über Prüfungen, Wartung, Kontrollen und andere Instandhaltungstermine und erstellen Sie auf Knopfdruck Laufkarten und entsprechende To-Do-Listen.Wählen Sie aus einer Vielzahl von Templates aus und generieren Sie ganz unterschiedlich gestylte Berichte in Sekunden. Generieren Sie so auf Knopfdruck Gefährdungsbeurteilungen, Status-, Tätigkeits-, Instandhaltungs-, Begehungsberichte und vieles mehr. Erhalten Sie mittel- und langfristig eine lückenlose und somit rechtssicherere Dokumentation Ihrer Gebäude. Teilen Sie alle Daten mit allen Brandschutzverantwortlichen und Mitwirkenden und dokumentieren Sie alle im gleichen Format durch die passenden Apps.Die KEVOX GO Brandschutz-App (iOS, Android, Browservariante)Dokumentieren Sie oder Ihr Team schnell vor Ort Mängel, Tätigkeiten, Prüfungen, Teilnehmer, Wetter, Raumklima, Zählerstände Zeiterfassung, Übereinstimmungserklärungen und weitere Informationen per App. Die KEVOX GO App dokumentiert automatisch im KEVOX Format. So können alle Informationen einfach und schnell direkt in die Management Software integriert werden.Die KEVOX GO App kann unabhängig von der KEVOX Management Software genutzt werden. Somit können viele Mitarbeiter günstig mit einem "Werkzeug" zur digitalen Dokumentation ausgestattet werden. Gerade in der Kombination mit der KEVOX Management Software, wird die GO App zu einem sehr mächtigen Tool für Teams jeder Größer. Die App steht kostenfrei im AppStore und PlayStore zum Download bereit und kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Danach kann die Lizenz für nur 55€ / Monat erworben werden. Wenn Sie nur einen Bericht pro Monat erstellen und sich somit ggf. nur eine Ihrer Arbeitsstunden (Stundenlohn gleich oder größer 55€) sparen, dann lohnt sich die App bereits. Im Normalfall lohnt sich die App um ein Vielfaches. Fragen, die gegebenenfalls noch offen geblieben sind:Warum gebt Ihr so viel Wissen und die Checkliste kostenfrei heraus?Ganz einfach: Wir wollen, dass Sie schnell und unkompliziert die richtige Lösung für sich selbst und Ihr Unternehmen finden. Wir möchten, dass Sie von heute auf morgen höhere Sicherheitsmaßstäbe erreichen und dazu beitragen, dass Menschen sicher nach Hause gehen. Deswegen möchten wir Ihnen die Entscheidung möglichst leicht machen und Ihnen beim Vergleichen der Softwareprodukte auf dem Markt helfen. Viel Erfolg beim Vergleichen!Mit welcher Brandschutz-Software kann ich all das abdecken, was der Artikel bespricht?KEVOX Management ist die Software für Ihre Dokumentation im Brandschutz, mit der Sie alles im Beitrag angesprochene abdecken können. Über 35.000 Gebäude werden mit KEVOX bereits brandschutztechnisch betreut. Das durchdachte Konzept ist nicht nur eine Software. Es ist vielmehr eine Gesamtlösung, die Ihnen hilf durch Digitalisierung Zeit, Geld und Nerven zu sparen, sowie rechtssicherer und zukunfts-fit zu werden. (www.kevox.de/software/brandschutzsoftware)Was passiert, wenn ich mich in das Formular oben eintrage?Nach dem Absenden des Formulars, werden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail zukommen lassen, in der Sie mit einem Klick auf den Link bestätigen müssen, dass wir Ihnen E-Mails zusenden dürfen. Die angeforderte Checkliste werden wir danach so schnell wie möglich an Sie senden. Ihre Daten werden absolut vertraulich behandelt. Warum muss ich meine Daten angeben?Damit wir Ihnen die Checkliste übermitteln können, benötigen wir Ihren Kontakt. Jedoch müssen Sie Ihre Daten selbstverständlich nicht angeben. Wenn Ihnen ein direkter Anruf lieber ist, können Sie KEVOX Montags bis Freitags unter der +492346060990 zwischen 8:30 und 17 Uhr (Freitags bis 15 Uhr) erreichen. Wie kann ich mit der KEVOX Software schnellstmöglich anfangen zu arbeiten?Der schnellste Weg, mit der KEVOX Software durchzustarten und eine lückenlose, digitale Dokumentation von heute auf morgen aufzubauen, ist ein Anruf bei KEVOX (+4923460609990). Das Team hilft Ihnen gerne sofort weiter uns kümmert sich vollständig um Ihr Setup. Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung, der Beitrag ist keine rechtliche Grundlage für Ihre Arbeit und lediglich als Hilfestellung zur Informationssammlung gedacht.Bitte beachten Sie, dass der Beitrag und seine Recherche fehlerhaft sein können und Ihnen lediglich als Hilfestellung dienen soll. Der Beitrag gibt aber keine rechtliche Grundlage zur Erstellung Ihrer Brandschutz-Dokumentation und stellt auch keine rechtliche Beratung dar. Somit übernehmen weder die Autorin, noch ihre Firma Haftung. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Tanja Hagelganz

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