Die Frage kommt selten mit Vorwarnung. Ein Sachverständiger kündigt die wiederkehrende Prüfung an, die Versicherung fordert nach einem Kleinbrand Unterlagen nach, oder der neue Geschäftsführer will wissen, wie es um den Brandschutz steht. Dann beginnt die Suche: ein Teil liegt in der Bauakte im Keller, ein Teil im Portal des Wartungsdienstleisters, ein Teil in einem Ordner, den der Vorgänger angelegt hat.
Der Grund dafür ist selten Nachlässigkeit. Er liegt in einer Nahtstelle, über die kaum jemand spricht: Mit der Bauabnahme endet ein Dokumentationspaket, und ab diesem Tag beginnt ein zweites, das niemand übergibt. Dieser Artikel beschreibt, was zur Brandschutzdokumentation im laufenden Betrieb gehört, wer sie führen muss und welche Fristen dabei gelten.
Was gehört zur Brandschutzdokumentation?
Baurechtliche Nachweise
Diese Gruppe entsteht im Genehmigungs- und Bauverfahren und bleibt danach im Wesentlichen unverändert: Baugenehmigung mit ihren Nebenbestimmungen, der genehmigte Brandschutznachweis oder das Brandschutzkonzept, Feuerwehrplan nach DIN 14095, Flucht- und Rettungsplan nach DIN ISO 23601, Bestandspläne mit den Brandabschnitten sowie die Verwendbarkeitsnachweise der verbauten Bauprodukte samt Übereinstimmungs- und Leistungserklärungen und Fachunternehmererklärungen.
Der Wert dieser Unterlagen zeigt sich erst Jahre später. Ohne Verwendbarkeitsnachweis lässt sich bei einer Sanierung nicht klären, welche Feuerwiderstandsdauer eine Wand tatsächlich hat. Ohne genehmigten Brandschutznachweis ist nicht belegbar, welche Kompensationsmaßnahmen die Genehmigung überhaupt getragen haben.
Organisatorische Unterlagen
Diese Gruppe muss fortgeschrieben werden. Dazu gehören die Brandschutzordnung mit ihren Teilen A, B und C nach DIN 14096, die schriftliche Bestellung des Brandschutzbeauftragten samt Qualifikations- und Fortbildungsnachweisen, Bestellung und Ausbildungsnachweise der Brandschutzhelfer, der Alarm- und Gefahrenabwehrplan, Räumungsübungen mit ihrer Auswertung, Unterweisungsnachweise sowie Erlaubnisscheine für feuergefährliche Arbeiten.
Entscheidend ist bei dieser Gruppe das Datum. Eine Brandschutzordnung ohne erkennbaren Stand der letzten Fortschreibung belegt wenig, wenn sich Nutzung oder Ansprechpartner zwischenzeitlich geändert haben.
Gefährdungsbeurteilung
Der Arbeitgeber muss Unterlagen über das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung vorhalten (§ 6 ArbSchG). Für den Brandschutz heißt das: Die Brandgefährdungsbeurteilung ist kein separates Dokument neben der Brandschutzdokumentation, sondern ein Teil davon. Der dritte Punkt, die Wirksamkeitsprüfung, fehlt in der Praxis am häufigsten.
Prüf- und Wartungsnachweise
Diese Gruppe wächst mit jedem Jahr: Feuerlöscher und Wandhydranten, Brandmeldeanlage nach DIN 14675, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen nach DIN 18232-2, Brandschutztüren und Feststellanlagen, Brandschutzklappen, Löschanlagen, Sicherheitsbeleuchtung und Sicherheitsstromversorgung, elektrische Anlagen und Betriebsmittel, Blitzschutz. Bei Sonderbauten kommt die Prüfung durch staatlich anerkannte Sachverständige nach der jeweiligen Landes-Prüfverordnung hinzu.
Mängel, Begehungen und Behördenkontakt
Der Teil, der am seltensten vollständig ist: Mängellisten aus Begehungen, der Nachweis der Beseitigung, mit der Behörde abgestimmte Kompensationsmaßnahmen, Protokolle interner Brandschutzbegehungen, Protokolle der Brandverhütungsschau, behördliche Anordnungen mit ihrer Erledigung sowie die Korrespondenz mit Feuerwehr, Bauaufsicht und Sachversicherer.
Ein festgestellter und dokumentierter Mangel ohne dokumentierte Beseitigung ist im Streitfall die unangenehmste Aktenlage, die es gibt. Sie belegt Kenntnis ohne Reaktion.
Wer muss dokumentieren, und wer haftet bei Lücken?
Der Brandschutzbeauftragte berät und unterstützt, er entscheidet nicht. Bei der Anwendung seiner brandschutztechnischen Fachkunde ist er allerdings weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.
Ausgeführt wird die Dokumentation meist von einer benannten Person, häufig dem Brandschutzbeauftragten. Dessen Rolle ist nach DGUV Information 205-003 beratend angelegt: Er berät und unterstützt, er entscheidet nicht. Bei der Anwendung seiner brandschutztechnischen Fachkunde ist er allerdings weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.
Der Aufgabenkatalog umfasst 26 Punkte und schließt mit Aufgabe 26, dem Dokumentieren der Tätigkeiten im Brandschutz, ausdrücklich genannt werden Begehungsprotokolle, Prüfberichte, Mängelmeldungen und der Jahresbericht.
Wer die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten im Detail nachvollziehen will, findet sie dort aufgeschlüsselt.
Eine Pflicht daraus trifft nicht den Beauftragten, sondern die Leitung: Der Unternehmer hat die Dokumentation nach Aufgabe 26 mindestens einmal jährlich einzufordern, und dieser Jahresbericht soll mindestens den Bearbeitungsstand der übertragenen Aufgaben darlegen (DGUV Information 205-003, Kapitel 1). Wer die Dokumentation delegiert und danach nie nach ihrem Stand fragt, erfüllt diese Pflicht nicht.
Die Dokumentationspflicht ist damit kein Sonderthema, sondern der Nachweisteil dessen, was insgesamt unter betrieblichen Brandschutz fällt: Zuständigkeiten festlegen, Maßnahmen umsetzen, Wirksamkeit belegen. Die DGUV Information 205-001 „Betrieblicher Brandschutz in der Praxis" beschreibt diesen organisatorischen Rahmen.
Für die Haftungsfrage ist eine Unterscheidung wesentlich, die in der Diskussion oft untergeht. Nicht das Fehlen einer Maßnahme wird zum Problem, sondern das Fehlen ihres Nachweises. Wer eine Prüfung durchgeführt, aber nicht aufgezeichnet hat, steht im Ergebnis schlechter da als er tatsächlich handelt.
(Wie sich das im Schadensfall auswirkt, behandelt der Beitrag zur Haftung im Brandschutz.)
Wie lange müssen Sie welche Unterlagen aufbewahren?
Eine einheitliche Frist für die Brandschutzdokumentation existiert nicht. Die Aufbewahrung ergibt sich aus mehreren Rechtsquellen, die unterschiedlich weit greifen.
Arbeitsmittel: mindestens bis zur nächsten Prüfung
Für Prüfungen von Arbeitsmitteln gibt die Betriebssicherheitsverordnung die klarste Vorgabe. Das Ergebnis ist aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Aufzeichnung muss Auskunft geben über Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person, bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten über die elektronische Signatur (§ 14 Abs. 7 BetrSichV).
Zwei Details dieser Vorschrift werden regelmäßig übersehen. Erstens ist die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich zulässig. Die verbreitete Annahme, Brandschutzunterlagen müssten in Papierform vorliegen, findet hier keine Grundlage. Zweitens gilt: Werden Arbeitsmittel an unterschiedlichen Betriebsorten verwendet, ist am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorzuhalten. Der Nachweis muss also nicht nur existieren, er muss dort verfügbar sein, wo das Objekt steht.
Sonderbauten: mindestens fünf Jahre
Für die wiederkehrende Prüfung technischer Anlagen in Sonderbauten gilt Landesrecht, und hier ist die Lage klarer als oft dargestellt. Die Länder haben den maßgeblichen Satz der Muster-Prüfverordnung nahezu wortgleich übernommen: Berichte über wiederkehrende Prüfungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und der Bauaufsichtsbehörde auf Verlangen vorzulegen, Berichte über Erstprüfungen und Prüfungen nach wesentlichen Änderungen sind ihr zu übersenden. Nachzulesen ist das jeweils in der Landesverordnung, etwa in § 2 Abs. 2 Nr. 7 PrüfVO NRW, wo die Nichtaufbewahrung zugleich als Ordnungswidrigkeit ausgewiesen ist, oder in § 2 Abs. 7 der bayerischen Sicherheitsanlagen-Prüfverordnung.
Eine Ausnahme gibt es: Baden-Württemberg hat als einziges Land keine eigene technische Prüfverordnung. Dort ergeben sich Prüf- und Aufbewahrungspflichten aus Landesbauordnung, Sonderbauvorschriften und Baugenehmigung.
Die eigentliche Streuung zwischen den Ländern liegt nicht bei der Aufbewahrung, sondern bei den Prüffristen und beim Anlagenkatalog. Nordrhein-Westfalen lässt für elektrische Anlagen und natürliche Rauchabzugsanlagen bis zu sechs Jahre zu, während die Muster-Fassung durchgehend drei Jahre vorsieht. Für den konkreten Prüfzyklus lohnt der Blick in die Landesverordnung, für die Aufbewahrung nicht.
Wichtig ist die Eingrenzung: Diese fünf Jahre gelten für Sachverständigenprüfungen in Sonderbauten. Ein Bürogebäude ohne Sonderbaustatus fällt nicht darunter.
Was das Recht offenlässt
Praktisch tragfähig ist deshalb eine andere Regel: Baurechtliche Nachweise bleiben über die Lebensdauer des Bauteils relevant, weil sie bei jeder Sanierung wieder gebraucht werden. Prüf- und Wartungsnachweise sollten mindestens den Nachweis der Lückenlosigkeit über mehrere Prüfzyklen erlauben. Ein einzelner aktueller Prüfbericht belegt den letzten Termin, nicht die durchgehende Einhaltung.
Warum die Bauakte im Bestand nicht ausreicht
Die Bauakte ist eine Momentaufnahme der Fertigstellung. Sie dokumentiert einen genehmigten Zustand und beschreibt, wie er hergestellt wurde. Über die zwanzig oder vierzig Jahre danach sagt sie nichts.
Genau in diesem Zeitraum entstehen die Veränderungen, die den Brandschutz tatsächlich berühren: Eine Trennwand wird für eine neue Leitung durchbohrt, ein Lagerbereich wird umgenutzt, eine Brandschutztür wird aufgekeilt, weil der Arbeitsablauf es verlangt, eine Feststellanlage wird bei einer Sanierung abgeklemmt und nicht wieder in Betrieb genommen. Keiner dieser Vorgänge landet in der Bauakte.
Hier liegt der eigentliche Bruch zwischen Bau und Bestand. In der Bauphase ist Dokumentation ein Projekt mit Anfang und Ende. Im Betrieb ist sie ein Zustand, der gepflegt wird. Die Werkzeuge und Ablagelogiken aus der Bauphase, geordnet nach Gewerk, Bauabschnitt und Abnahmetermin, tragen diesen Dauerbetrieb nicht. Der anlagentechnische Brandschutz zeigt das besonders deutlich, weil dort jede Anlage ihren eigenen Prüfzyklus hat.
Dazu kommt ein Zuordnungsproblem, das mit der Menge wächst. Ein Sammelprüfbericht über vierhundert Brandschutztüren ist ein Dokument. Die Frage im Alltag lautet aber, wann die Tür im dritten Obergeschoss zuletzt geprüft wurde und ob der damals notierte Mangel behoben ist. Diese Frage lässt sich aus einer Ablage, die nach Dokumenten sortiert ist, kaum beantworten.
Was passiert bei Wechsel von Dienstleister, Zuständigkeit oder Eigentümer?
Die Dokumentation überlebt organisatorische Wechsel nur dann, wenn sie nicht an Personen und Anbietern hängt. In der Praxis tut sie das meistens.
Drei Muster treten regelmäßig auf. Der Wartungsdienstleister stellt seine Prüfberichte in einem eigenen Kundenportal bereit. Solange die Zusammenarbeit läuft, funktioniert das bequem. Endet der Vertrag, endet oft auch der Zugriff, und die Historie der letzten Jahre bleibt beim ehemaligen Dienstleister. Der zweite Fall betrifft Personen: Der Brandschutzbeauftragte verlässt das Unternehmen, und mit ihm geht das Wissen darüber, wo welche Unterlage liegt und welche Absprache mit der Behörde hinter einer Kompensationsmaßnahme steht. Der dritte Fall ist der Eigentümerwechsel, bei dem regelmäßig die baurechtlichen Nachweise übergeben werden, die Prüfhistorie der letzten Jahre aber nicht.
Für die Bewertung dieser Situation hilft eine einfache Prüffrage: Wem gehören die Daten, und wie kommen Sie an sie heran, wenn die Geschäftsbeziehung endet. Wer sie nicht vollständig beantworten kann, hat eine Lücke im Nachweis, die im laufenden Betrieb unsichtbar bleibt und genau dann auffällt, wenn sie teuer wird.
Auflistung und Beispielvorlagen für Brandschutzdokumentation: Welche Nachweise müssen Sie vorhalten, und wie lange?
Die Muster-Gliederung zeigt in sechs Bereichen, was zur Brandschutzdokumentation eines Bestandsgebäudes gehört, bei wem Sie jede Unterlage anfordern und wie lange Sie sie behalten müssen. Mit zwei Vorlagen für Änderungen und für den Nachweis je Anlage.
Nachweise objektbezogen führen
Aus den Anforderungen folgt eine Ablagelogik, die von der gewohnten abweicht. Die oben genannte Vorgabe, den Nachweis am Einsatzort verfügbar zu halten, lässt sich aus einer Ablage nach Dokumenten nur mit Suchaufwand erfüllen. Der Bezugspunkt der Dokumentation ist das Objekt, nicht das Dokument.
Praktisch heißt das, dass jede Prüfung, jeder Mangel, jede Wartung und jedes Foto an dem Bauteil hängen, um das es geht, und dort über den gesamten Lebenszyklus nachvollziehbar bleiben. Die Brandschutztür im dritten Obergeschoss trägt ihre eigene Historie: Einbaunachweis, Verwendbarkeitsnachweis, jede Prüfung mit Datum und Prüfer, jeder Mangel mit dem Nachweis seiner Beseitigung.
Für diese Arbeitsweise ist KEVOX gebaut: Bauteile werden mit Plansymbolik im Objekt verortet, Prüfungen und Mängel hängen am Bauteil statt in einem Ordner, und die Erfassung funktioniert auch ohne Netzverbindung. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, wahlweise im Cloud- oder On-Premise-Betrieb, und der Bestand lässt sich vollständig exportieren. Damit bleibt die Historie beim Betreiber, auch wenn Dienstleister, Zuständigkeiten oder Softwareanbieter wechseln.
Vollständigkeit entsteht durch Struktur, nicht durch Sammeln
Die Brandschutzdokumentation scheitert selten daran, dass Prüfungen nicht stattfinden. Sie scheitert daran, dass die Ergebnisse an verschiedenen Orten liegen und niemand den Gesamtstand kennt. Wer die eigene Lage klären will, beginnt deshalb sinnvoll nicht mit einer neuen Ablage, sondern mit einer Bestandsaufnahme: Welche Nachweise müssen für dieses Objekt vorliegen, welche liegen tatsächlich vor, und wo liegen sie.
Die Fundortfrage ist dabei die aufschlussreichste. Wenn die Antwort mehrfach „beim Dienstleister" oder „unbekannt" lautet, ist die Lücke nicht die Dokumentation selbst, sondern der Zugriff darauf. Genau diese Lücke fällt im Prüf- oder Schadensfall auf, und genau dann lässt sie sich nicht mehr kurzfristig schließen.
Häufige Fragen zum Thema Brandschutzdokumentation:
Ist die Brandschutzdokumentation gesetzlich vorgeschrieben?
Es gibt keine einzelne Vorschrift mit diesem Titel. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Quellen: der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung (§ 6 ArbSchG), der Aufzeichnung von Prüfergebnissen (§ 14 Abs. 7 BetrSichV), den Landes-Prüfverordnungen für technische Anlagen in Sonderbauten sowie den Nebenbestimmungen der Baugenehmigung.
Darf die Brandschutzdokumentation rein digital geführt werden?
Ja. Die Betriebssicherheitsverordnung erlaubt die elektronische Aufbewahrung von Prüfaufzeichnungen ausdrücklich. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt die elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift. Zu beachten ist, dass bei Arbeitsmitteln an wechselnden Einsatzorten ein Nachweis über die letzte Prüfung am Einsatzort verfügbar sein muss.
Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?
Für Prüfungen von Arbeitsmitteln gilt als Untergrenze mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Für wiederkehrende Prüfungen technischer Anlagen in Sonderbauten regelt die Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes die Aufbewahrung. Die Fristen weichen zwischen den Ländern ab, maßgeblich ist der Standort des Objekts.
Trägt der Brandschutzbeauftragte die Verantwortung für die Dokumentation?
Die Rolle ist nach DGUV Information 205-003 beratend ausgelegt, bei der Anwendung der brandschutztechnischen Fachkunde jedoch weisungsfrei. Der Brandschutzbeauftragte erhebt, prüft, meldet und schlägt Maßnahmen vor. Die Entscheidung über die Umsetzung liegt bei der Leitung.
Was gilt bei einem Bestandsgebäude ohne vollständige Bauakte?
Fehlende Altunterlagen entlasten nicht von den laufenden Pflichten. Sinnvoll ist es, die vorhandenen Nachweise zu erfassen, den tatsächlichen Zustand der brandschutztechnischen Einrichtungen zu dokumentieren und die Lücken benannt und mit Datum festzuhalten. Ein nachvollziehbar dokumentierter Umgang mit einer bekannten Lücke ist eine deutlich bessere Position als eine unbemerkte Lücke.
Quellen:
- Betriebssicherheitsverordnung § 14 – https://www.gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__14.html
- Arbeitsschutzgesetz § 6 – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__6.html
- Verordnung über die Prüfung technischer Anlagen NRW (PrüfVO NRW) – https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=12201001070922337323a. Bayerische Sicherheitsanlagen-Prüfverordnung (SPrüfV) – https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BaySPrüfV3b. Muster-Verordnung über Prüfungen von technischen Anlagen nach Bauordnungsrecht (MPrüfVO), Stand 21.10.2025, Fachkommission Bauaufsicht – abrufbar über das Portal der Bauministerkonferenz, https://www.is-argebau.de/verzeichnis.aspx?id=991&o=991
- Prüfgrundsätze für technische Anlagen, Fachkommission Bauaufsicht der ARGEBAU – https://is-argebau.de/Dokumente/42314058.pdf
- DGUV Information 205-001 „Betrieblicher Brandschutz in der Praxis", Ausgabe Dezember 2020 – https://publikationen.dguv.de/regelwerk/dguv-informationen/324/betrieblicher-brandschutz-in-der-praxis
- DGUV Information 205-003 „Aufgaben, Qualifikation, Ausbildung und Bestellung von Brandschutzbeauftragten", Ausgabe Dezember 2020 – https://publikationen.dguv.de/regelwerk/dguv-informationen/3872/aufgaben-qualifikation-ausbildung-und-bestellung-von-brandschutzbeauftragten
- DGUV Information 205-040 „Prüffristen im Brandschutz", Ausgabe Juni 2022, aktualisierte Fassung März 2026 – https://publikationen.dguv.de/regelwerk/dguv-informationen/4473/prueffristen-im-brandschutz
