Brandschutzdokumentation in Kliniken und Pflegeheimen: 5 Anzeichen, dass Excel und Ordner an ihre Grenzen stoßen

Die Begehung im Bettenhaus ist erledigt, der Mangel an der Brandschutztür im dritten Obergeschoss notiert. Ihre CAFM-Suite kennt den Raum und den Wartungsvertrag der Tür. Für den Nachweis beginnt jetzt trotzdem Handarbeit: Foto zuordnen, Excel-Liste aktualisieren, Prüfbericht des Dienstleisters im richtigen Ordner ablegen, Frist im Kalender setzen. Für ein Gebäude geht das. Für drei Häuser, zwei Standorte und Brandschutz, Arbeitsschutz und Instandhaltung in einer Hand wird daraus ein System, das nur noch funktioniert, solange niemand ausfällt. Wenn Ihre Brandschutzdokumentation diesen Punkt erreicht hat, zeigt sich das an wiederkehrenden Situationen. Fünf davon beschreibt dieser Artikel, dazu die Fragen, die Sie vor einer Umstellung mit Geschäftsführung und IT klären sollten.

1. Sie suchen Nachweise zusammen, statt sie nachzuschlagen

Die Frage klingt einfach: Wann wurde die Rauchabzugsanlage im Haus B zuletzt geprüft, und ist der Mangel aus dem Bericht behoben? In vielen Häusern beginnt dann die Suche. Der Prüfbericht liegt als PDF im E-Mail-Postfach, die Mängelliste in Excel, das Foto auf dem Diensthandy und die Rechnung im CAFM-System. Jede Quelle ist für sich korrekt, aber keine liefert den vollständigen Stand.

2. Jede Disziplin führt ihre eigene Liste

In Kliniken laufen Brandschutz, Arbeitsschutz, Instandhaltung und Hygiene an denselben Räumen und Bauteilen zusammen. Trotzdem führt oft jede Disziplin eigene Unterlagen: die Brandschutzbeauftragte ihre Begehungsprotokolle, die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Gefährdungsbeurteilungen, die Haustechnik ihre Wartungsliste. Häufig sind mehrere dieser Rollen in einer Person vereint, etwa wenn die technische Leitung zugleich Fachkraft für Arbeitssicherheit ist.

Beispiel: Desinfektionsmittel als Brandlast

Ein Beispiel zeigt, warum getrennte Listen an Grenzen stoßen. Alkoholische Desinfektionsmittel sind aus Sicht der Hygiene Pflicht auf jeder Station, aus Sicht des Brandschutzes eine Brandlast. Ihre Lagerung als entzündbare Flüssigkeit richtet sich nach der TRGS 510. Brandenburg verlangt für Desinfektionsräume und Lager brennbarer Flüssigkeiten in Krankenhäusern sogar eine automatische Feuerlöschanlage. Wer die Spender auf Station und die Brandlast im Flur in zwei Systemen führt, sieht den Zusammenhang erst, wenn jemand beide Listen nebeneinanderlegt. Mehr zur Gefährdungsbeurteilung im Klinikbetrieb finden Sie im Beitrag Arbeitsschutz-Gefährdungsbeurteilung im Krankenhaus.

4. Nur eine Person kennt alle Fristen

Prüffristen für Brandmeldeanlage, Rauchabzug, Sicherheitsbeleuchtung, Feststellanlagen, elektrische Betriebsmittel und Leitern summieren sich in einer Klinik schnell auf Hunderte Termine. Dazu kommen Unterweisungen: In Brandenburg ist das Personal von Krankenhäusern mindestens zweimal jährlich zu unterweisen, mit einer Niederschrift, die der Bauaufsicht auf Verlangen vorzulegen ist.

Der Vertretungstest

Oft hält eine einzelne Person diese Fristen zusammen, mit einer Excel-Datei, die sie selbst aufgebaut hat. Das funktioniert, bis Urlaub, Krankheit oder Ruhestand kommen. Ein einfacher Test zeigt, wo Sie stehen: Findet eine Vertretung in zwei Wochen alle fälligen Termine und offenen Mängel ohne Rückfrage? Prüfsachverständige sind zudem nicht beliebig verfügbar. In Niedersachsen berichteten Bauaufsichtsbehörden bereits 2019 von Wartezeiten von mehreren Monaten. Wer Termine spät sieht, plant sie zu spät.

5. Mit jedem Gebäude wächst die Lücke

Ein Haus lässt sich mit Disziplin und guter Excel-Struktur führen. Mit jedem weiteren Gebäude, jedem zusätzlichen Standort und jedem neuen Dienstleister wächst der Abstand zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was Sie auf einen Blick sehen. Klinikverbünde mit Häusern in mehreren Bundesländern haben zusätzlich unterschiedliche Regeln: Nordrhein-Westfalen verlangt die Aufbewahrung von Prüfberichten für mindestens sechs Jahre, Bayern und Niedersachsen fünf Jahre. Die Bauaufsicht kommt in Brandenburg höchstens alle zwei Jahre, in Bayern entscheidet die Gemeinde nach eigenem Ermessen über die Feuerbeschau.

Was Sie vor einem Wechsel mit Geschäftsführung und IT klären sollten

Über eine neue Dokumentationslösung entscheidet in Kliniken meist die Geschäftsführung, oft gemeinsam mit der IT. Beide stellen andere Fragen als die Fachabteilung.

Für die Geschäftsführung: Nachweisfähigkeit

Für die Geschäftsführung zählt die Nachweisfähigkeit. Die Betreiberverantwortung liegt bei der Leitung des Hauses. Aufgaben lassen sich delegieren, die Pflicht zur Überwachung der Organisation bleibt. Im Schadensfall fragen Behörden, Versicherer und Gerichte, ob Prüfungen fristgerecht stattfanden und Mängel behoben wurden. Eine Dokumentation, die diese Frage für jedes Haus beantwortet, ist Teil der Risikovorsorge.

Für die IT: das Betriebsmodell

Für die IT zählt das Betriebsmodell. In Kliniken begegnen zwei typische Vorgaben: Daten auf Servern in Deutschland oder Daten ausschließlich auf eigener Infrastruktur. Klären Sie früh, welche Vorgabe für Ihr Haus gilt, denn sie bestimmt die Auswahl. Für Häuser, deren Daten das eigene Netz nicht verlassen dürfen, gibt es mit KEVOX Management eine On-Premise-Software.

Den richtigen Zeitpunkt nutzen

Auch der Zeitpunkt spielt eine Rolle. Mit dem Krankenhaus-Transformationsfonds stehen von 2026 bis 2035 bis zu 50 Milliarden Euro für die Umstrukturierung bereit, getragen von Bund und Ländern. Viele Träger werden Standorte zusammenlegen oder umbauen. Ein Bauprojekt, eine Fusion oder die Einführung oder Ablösung eines CAFM-Systems sind gute Anlässe, die Dokumentation neu zu ordnen, weil Bestände ohnehin erfasst werden.

Übergabe vom Bau in den Betrieb

Planen Sie dabei die Übergabe vom Bau in den Betrieb mit. Die Dokumentation der Baufirma endet mit der Abnahme, ab diesem Tag tragen Sie die Betreiberverantwortung für die neuen Bauteile. Vereinbaren Sie schon bei der Beauftragung, in welcher Form Bauteillisten, Prüfprotokolle und Herstellerunterlagen übergeben werden, und gleichen Sie die IDs mit Ihrem Schema ab. Flucht- und Rettungspläne nach ASR A2.3 sowie Feuerwehrpläne nach DIN 14095 müssen nach jedem Umbau den neuen Stand zeigen. Sonst beginnt die Historie der neuen Gebäudeteile mit einer Lücke. Welche Regeln in den einzelnen Bundesländern für Krankenhäuser gelten, lesen Sie in unserem Beitrag Brandschutz im Krankenhaus.

Übersicht über alle Gebäude beginnt mit einer gemeinsamen Ordnung

Wenn Sie Nachweise zusammensuchen, Disziplinen getrennt führen, Mängel keinem Bauteil zuordnen können, Fristen an einer Person hängen oder mit jedem Gebäude die Übersicht schwindet, stößt Ihre Dokumentation an ihre Grenzen. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Erfassen Sie für jedes Haus, welche Disziplinen dort zusammenlaufen, wer verantwortlich ist, wer vertritt und wo die Nachweise heute liegen. Legen Sie ein einheitliches ID-Schema fest, das zu Ihren übrigen Systemen passt, und klären Sie mit Ihrer IT die Vorgabe zum Datenstandort. Mit diesem Stand führen Sie das Gespräch mit der Geschäftsführung auf Basis von Fakten.

Häufige Fragen zur Brandschutzdokumentation in Kliniken

Gibt es eine eigene Bauverordnung für Krankenhäuser?

Eine bundeseinheitliche Krankenhausbauverordnung gibt es nicht, die Musterverordnung von 1976 ist zurückgezogen. Brandenburg hat eine eigene Krankenhaus- und Pflegeheim-Bauverordnung, Baden-Württemberg Hinweise des Wirtschaftsministeriums als Planungshilfe. In den übrigen Ländern gelten Krankenhäuser als Sonderbau mit individuellem Brandschutzkonzept.

Wie lange müssen Prüfberichte für technische Anlagen aufbewahrt werden?

Das regelt die Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes. In Nordrhein-Westfalen sind es mindestens sechs Jahre, in Bayern mindestens fünf Jahre, in Niedersachsen fünf Jahre. Prüfen Sie für jedes Haus die Regelung des Landes, in dem es steht.

Wie oft muss das Personal im Krankenhaus unterwiesen werden?

Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz ist bei Einstellung und danach regelmäßig zu unterweisen, die DGUV Vorschrift 1 verlangt mindestens einmal jährlich. Brandenburg schreibt für Krankenhäuser mindestens zwei Unterweisungen pro Jahr mit Niederschrift vor.

Welche Aufgaben übernimmt CAFM-Software in Kliniken?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Klassische CAFM-Suiten decken vor allem Flächen- und Raummanagement, Verträge und Kosten ab. CAFM-Software für den Dokumentationskern führt Objekte, Prüfungen, Mängel, Fristen und Nachweise mit Bezug zum Bauteil im Grundriss. Mit einheitlichen IDs lassen sich beide nebeneinander betreiben. Mehr dazu im Beitrag CAFM-Computer-Aided-Facility-Management.

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