Warum dieses Thema Sie (nicht nur im Audit) brennend interessieren sollte
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Die nächste Brandschutzbegehung steht an. Die zuständige Prüferin kündigt sich kurzfristig an und bittet um Einsicht in die Dokumentation aller Brandschutztüren im Südtrakt. Klingt zunächst harmlos – doch hinter den Kulissen beginnt die Hektik:
Wo liegt das Prüfprotokoll der letzten Wartung?
Wer hat die Mängel-Fotos gemacht – und wo sind sie gespeichert?
Welche Maßnahmen wurden bereits erledigt – und was ist noch offen?
Für viele Gebäudebetreiber beginnt jetzt eine nervenaufreibende Odyssee durch Excel-Tabellen, Netzlaufwerke, Papierakten, E-Mail-Verläufe und sogar WhatsApp-Chats.
Und das alles – oft nur, um grundlegende Brandschutzpflichten nachzuweisen.
Aber es geht auch anders.
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Sind Sie bereit für die nächste Prüfung? Jetzt Selbstcheck machen & Risiken minimieren.
Betreiberpflichten im Brandschutz – was gesetzlich zählt
Als Betreiber tragen Sie die volle Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Liegenschaften. Dazu gehört die rechtssichere, revisionsfähige Dokumentation aller prüf- und wartungspflichtigen Bauteile. Die wichtigsten davon:
- Brandschutztüren und -abschlüsse
- Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA)
- Kabel- und Rohrabschottungen
- Feuerwehrzufahrten, Flucht- & Rettungswege
Die Grundlage dafür bildet eine ganze Reihe gesetzlicher Vorgaben:
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
- Landesbauordnungen
- Normen wie DIN 14675, VDI 3819 u. v. m.
All diese Regelwerke machen klar: Dokumentation ist kein "Nice-to-have", sondern eine Pflicht. Fehlen prüfbare Nachweise bei einem Audit, droht schlimmstenfalls eine persönliche Haftung wegen Organisationsverschulden (§823 BGB, §130 OWiG).
Die Realität vieler Betreiber: 5 typische Audit-Probleme
Trotz der klaren Anforderungen sieht die Realität in vielen kommunalen wie privaten Betrieben noch so aus:
Eine zentrale Mängelverfolgung fehlt fast immer.
Ohne digitale Maßnahmenverfolgung lässt sich das oft nicht rekonstruieren.
Die Lösung: Digitale Mängelverfolgung mit KEVOX
KEVOX wurde speziell für die Anforderungen im Gebäudemanagement und Brandschutz entwickelt – und ersetzt unsystematische Insellösungen durch eine revisionssichere, zentralisierte Plattform.
So unterstützt Sie KEVOX:
- Mängel werden mobil und offline direkt vor Ort erfasst – mit Fotos, Maßangaben und Planbezug
- Fristen, Zuständigkeiten und Maßnahmen werden automatisch hinterlegt und nachverfolgt
- Prüfberichte entstehen automatisch im Hintergrund – fertig für Audit, Behörde oder Versicherung
- Dank Offline-Funktion kann auch im Technikraum oder im Keller ohne Netz gearbeitet werden
- KEVOX ist auch als On-Premise-Lösung verfügbar – für maximale Datensouveränität
Alle Daten sind DSGVO-konform archiviert
Alle Änderungen sind revisionssicher nachvollziehbar
Alle Beteiligten – von der Technik bis zur Verwaltung – arbeiten mit dem gleichen Datenstand
Die 10 wichtigsten Fragen für Ihre Audit-Fitness
Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste, um schnell zu erkennen, ob Ihre Dokumentation bereits auditfest ist – oder ob dringender Handlungsbedarf besteht:
- Gibt es eine zentrale Übersicht über alle offenen, erledigten und überfälligen Mängel?
- Wird jede Frist überwacht – mit Erinnerungsfunktion?
- Enthält jede Mangelmeldung ein Foto, einen Planbezug und eine klare Maßnahme?
- Sind Zuständigkeiten und Prüftermine eindeutig dokumentiert?
- Können Berichte per Knopfdruck erstellt werden – inkl. aller Anhänge?
- Arbeitet Ihr gesamtes Team auf einer gemeinsamen Datenbasis?
- Können neue Mitarbeitende sofort auf strukturierte Objektinformationen zugreifen?
- Haben Sie jederzeit lückenlose Nachweisketten für Prüfungen und Versicherungen?
- Sind Ihre Daten revisionssicher archiviert und vor Verlust geschützt?
- Arbeiten Sie noch mit Excel und Papier – oder bereits digital und automatisiert?
✅ Audit-Checkliste für Gebäudebetreiber
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Warum sich Betreiber von Gebäuden für KEVOX entscheiden
Auditbereit auf Knopfdruck – für jede Begehung, jederzeit
Prozesse automatisieren – keine Nacharbeit, keine vergessenen Fristen
Teamübergreifend arbeiten – alle Beteiligten greifen auf denselben Datenstand zu
Datenschutz & Hosting selbst bestimmen – auch als On-Premise-Variante verfügbar
Professionell auftreten – gegenüber Prüfern, Behörden, Versicherern und Kunden
Fazit: Ihre nächste Begehung beginnt jetzt – nicht erst beim Klingeln des Prüfers
Auditvorbereitung muss kein Kraftakt sein.
Mit den richtigen digitalen Werkzeugen und klaren Strukturen wird sie zu einem einfachen, dokumentierten und wiederholbaren Prozess. KEVOX unterstützt Sie dabei – Schritt für Schritt.
