Mängelfreimeldung

Wo intensiv gearbeitet wird, passieren gelegentlich Fehler. Auf Baustellen können sich daraus Mängel ergeben. Deshalb ist es wichtig, Routinen zur regelmäßigen Überprüfung der Arbeitsergebnisse und zur Beseitigung vorhandener Mängel anzuwenden. Ist ein Mangel behoben, erfolgt die Mängelfreimeldung. Sie entscheidet mit über den planmäßigen Baufortschritt. Schließlich braucht jedes Gewerk für seinen Anteil an den Arbeiten die nötige Baufreiheit. Diese ist häufig erst dann gegeben, wenn die Leistungen der Vorgängerfirmen vollständig erbracht worden sind. Lesen Sie hier, wie Sie Mängelfreimeldungen optimal handhaben können.

Der Bauvertrag - Grundlage für alle mängelfreien Leistungen

Was am Bau zu tun ist und wie das Ergebnis beschaffen sein soll, regelt der Bauvertrag. Darin vereinbaren der Auftraggeber und der Auftragnehmer die zu erbringenden Leistungen. Weil nicht jeder einzelne Handgriff im Vertrag beschrieben werden kann, gibt es rechtliche Grundlagen. In Deutschland können Bauleistungen nach BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) oder nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) erfolgen. In den Regelwerken finden Sie Definitionen für Mängel, Verjährungsfristen und Angaben, die die Mängelanzeige enthalten muss. Zu diesen Angaben gehören auch die Fristen für die Mängelbeseitigung.

Baumängel und Verjährungsfristen nach BGB

Private Bauvorhaben können Sie auf der Grundlage des BGB vereinbaren. Für überschaubare Bauleistungen, wie einfache Ausbesserungsarbeiten am Putz oder am Dach, reichen normale Werkverträge nach BGB aus. Soll ein neues Gebäude entstehen oder ein vorhandenes Haus erheblich umgebaut werden, sieht das BGB im § 650i schriftliche Verbraucherverträge vor, denen eine sorgfältige Planung zugrunde liegt. Dort können Ansprüche auf Mängelbeseitigung und Gewährleistungsfristen festgelegt werden. Ansonsten gilt nach § 438 BGB eine Verjährungsfrist für Mängelanzeigen von fünf Jahren.

§ 633 BGB definiert sinngemäß, dass ein Sachmangel vorliegt, wenn

• dem Werk die vertraglich vereinbarte oder gewöhnlich zu erwartende Beschaffenheit fehlt oder
• das Werk für die gewöhnlich zu erwartende Verwendung ungeeignet ist.

Baumängel und Verjährungsfristen nach VOB

Für Großprojekte, öffentliche und gewerbliche Bauverträge gilt die VOB. Dieses Regelwerk besteht aus drei Teilen:

• VOB Teil A für die allgemeinen Vergabebedingungen von Bauleistungen (DIN 1960)
• VOB Teil B für die allgemeinen Vertragsbedingungen, nach denen Bauleistungen ausgeführt werden (DIN 1961)
• VOB Teil C für die allgemeinen technischen Vorschriften, denen Bauleistungen unterliegen (DIN 18299 bis ATV DIN 18459).

Mit Mängelansprüchen beschäftigt sich der § 13 VOB Teil B. Die Definition von Mängeln entspricht im Wesentlichen der im BGB. Statt der Mängelfreiheit des Werkes, wird bei der VOB die Mängelfreiheit der Leistung beschrieben. Um diese festzustellen, werden neben den vertraglichen Vereinbarungen auch die geltenden technischen Regeln zu Grunde gelegt.

Darüber hinaus definiert die VOB Mängel, die aus fehlerhaften Vorgaben des Auftraggebers resultieren. Bemerken Sie als Auftragnehmer derartige Fehler, müssen Sie den Auftraggeber schriftlich darüber informieren und eine Änderung des Auftrags anmahnen. Bei den Fehlern im Auftrag kann es sich beispielsweise um ungeeignetes Baumaterial handeln. Besteht der Auftraggeber trotzdem auf seinen Vorgaben, verliert er das Recht auf eine spätere Beseitigung der so entstandenen Mängel.

Die Verjährungsfristen für Mängelansprüche gemäß VOB richten sich nach der Art der Bauleistungen. Sie betragen:

• für Bauwerke vier Jahre
• für Bauteile von Feuerungsanlagen, die vom Feuer berührt werden, zwei Jahre
• für Bauteile industrieller Feuerungsanlagen, die vom Feuer berührt werden oder zur Dämmung von Abgasen dienen, ein Jahr
• für Teile von maschinellen und elektrotechnischen oder elektronischen Anlagen zwei Jahre.

Im Zusammenhang mit der Abnahme von Bauleistungen spielt es eine Rolle, ob ein Mangel wesentlich ist. Das ist der Fall, wenn die Leistung nicht vollständig erbracht ist, gravierende Fehler vorliegen oder andere Gewerke dadurch in ihrer Arbeit behindert werden. Der Auftraggeber kann deswegen die Abnahme verweigern. Er kommt dann aber nicht recht voran mit dem Bau. Der Auftragnehmer bekommt bis zur Mängelbeseitigung kein Geld. Oft müssen Gerichte entscheiden, wer Recht hat. Unabhängig davon, ob die Abnahme erfolgt oder nicht, kann der Auftraggeber die Beseitigung aller Mängel verlangen. Er fertigt Mängelanzeigen an und setzt Fristen. Mit einer Mängelfreimeldung nach VOB erklärt der Auftragnehmer, dass er alles in Ordnung gebracht hat.

Voraussetzung für die Mängelbeseitigung - die Mängelanzeige

Bauabnahme

Die Verjährungsfristen für den Anspruch auf Mängelbeseitigung gelten für Fehler, die bei der Abnahme der Bauleistung unentdeckt geblieben sind. Diese Fehler sind vor allem deshalb lästig, weil der Auftraggeber die Leistung, die er schon bezahlt hat, nicht richtig nutzen kann. Umso wichtiger ist es, bei der Abnahme bzw. der Teilabnahme möglichst alle Mängel zu erkennen. Die Abnahme erfolgt, wenn das gesamte Bauvorhaben fertiggestellt ist. Eine Teilabnahme ist erforderlich, wenn ein Bauabschnitt erledigt ist und ein Gewerk, z.B. der Elektriker, der Zimmermann oder der Heizungsbauer, seine Arbeit abrechnen will. Oft hängt der Baufortschritt davon ab, dass die Teilabnahmen erfolgreich sind.

Dokumentation der Mängel

Wurden Mängel erkannt, muss der Auftragnehmer diese auf seine Kosten beseitigen. Eine gründliche Dokumentation erkannter Mängel schafft von Anfang an Klarheit darüber, was noch zu tun bleibt. Das hilft dem Auftragnehmer, seine Arbeiten zu planen und dem Auftraggeber, den Überblick zu behalten. Bei großen Bauvorhaben können sich sehr viele Mängel einschleichen. Dann erleichtert eine gute Software die Aufnahme der Mängel, die Anfertigung von schriftlichen Mängelanzeigen und die Kontrolle der erfolgten Mängelfreimeldungen. Beispielsweise kann eine im PDF-Format erstellte Mängelanzeige einen QR-Code enthalten, der sich für die schriftliche Mängelfreimeldung nutzen lässt und diese automatisch an die richtige Stelle leitet.

Angemessene Frist zur Mängelbeseitigung

Die Mängelanzeige muss die Angabe der Frist enthalten, in der der Mangel zu beseitigen ist. Um den Auftragnehmer in die Lage zu versetzen, das auch ordentlich zu erledigen, muss die Frist angemessen sein. Sind neue Baumaterialien zu beschaffen? Sind Rückbauarbeiten erforderlich? Wie lange brauchen die Mitarbeiter für die Arbeit? Das ist bei der Festlegung der Frist zu beachten. Eine gute Grundlage für die Erarbeitung der Mängelanzeige ist die Rücksprache mit dem Auftragnehmer.

Läuft die Frist ab, ohne dass die Mängel beseitigt wurden, kann der Auftraggeber die Beseitigung durch dritte durchführen lassen und die entstandenen Kosten dem Auftragnehmer in Rechnung stellen.

Mängelfreimeldung nach VOB

So wie die Mängelanzeige der Schriftform bedarf ist auch eine schriftliche Mängelfreimeldung erforderlich. Damit informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber, dass er den Mangel beseitigt hat und die vereinbarte Beschaffenheit gegeben ist. Für den Auftragnehmer bedeutet die schriftliche Mängelfreimeldung den Nachweis über den Zeitpunkt, an dem er die Arbeiten fertiggestellt hat. Der Auftraggeber kann zeitnah prüfen, ob der Mangel tatsächlich beseitigt wurde und ob die vertraglich vereinbarte Leistung erbracht ist.

Solange die Mängelfreimeldung ausbleibt, muss der Auftraggeber annehmen, dass der Mangel weiterhin besteht. Wenn dadurch die festgesetzte Frist ungenutzt verstreicht, könnten sich für den Auftragnehmer zusätzliche Kosten ergeben.

Die schriftliche Mängelfreimeldung nach VOB sollte folgende Punkte enthalten:

• genaue Benennung des Bauprojektes mit Ort, Datum und verantwortlichen Personen
• Beschreibung des angezeigten Mangels
• Beschreibung der erbrachten Leistung zur Mängelbeseitigung
• Ort und Datum der Mängelfreimeldung, Unterschrift

Vorteilhaft ist es, für die Mängelfreimeldung eine geeignete Vorlage zu verwenden. Ein derartiges Formblatt hilft, Fehler zu vermeiden und verhindert, dass wichtige Angaben vergessen werden.

Abnahme der Mängelbeseitigungsleistung

Sind Auftraggeber für das Bauprojekt oder in seinem Auftrag tätig, sollten sie unbedingt überprüfen, ob die Beseitigung der angezeigten Mängel ordnungsgemäß erfolgt ist. Als Auftragnehmer sollten Sie auf einem Abnahmeprotokoll für die Überprüfung bestehen. Auf diesem Weg erhalten beide Parteien Rechtssicherheit.

Stellen Sie bei der Abnahme der Mängelbeseitigungsleistung fest, dass die Leistung immer noch nicht den vertraglichen Vereinbarungen oder den geltenden technischen Regeln entspricht, können Sie eine erneute Mängelanzeige ausfertigen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Preisminderung zu verlangen oder eine andere Firma mit der Leistung nach VOB zu beauftragen.

Dokumentation der Mängelbeseitigung

Sowohl für Auftragnehmer als auch für Auftraggeber ist es vorteilhaft, die Mängelbeseitigung im Rahmen des Mängelmanagements - am besten mit Unterstützung einer Mängelmanagement Software - sorgfältig zu dokumentieren. Das hilft, bei eventuellen Streitfragen vor Gericht eine Klärung herbeizuführen. Wird für Mängelfreimeldung eine Vorlage verwendet, ist diese ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation, weil aus ihr wesentliche Tatsachen hervorgehen. Bestätigt werden diese Tatsachen in einem Abnahmeprotokoll für die Leistung zu Mängelbeseitigung.