Um Ausfälle an Anlagen, Arbeits- und Betriebsmitteln zu verhindern, bedarf es regelmäßiger Instandhaltungsarbeiten. Sind die Prozesse der Instandhaltungsarbeiten nicht durch entsprechende Vorgaben umgesetzt, gestaltet sich der Gesamtprozess mitunter langwierig und ineffizient und erzeugt gleichzeitig auch eine Vielzahl neuerlicher Probleme, wie das Zusammentragen aller notwendigen Informationen. Das betrifft die Maschinendokumentation ebenso wie das Prüfen der Verfügbarkeit von Ersatzteilen.
Die Erstellung einer gesteuerten Fehlerdokumentation in der Instandhaltung hilft ihnen dabei, Schwachstellen und Optimierungspotenziale besser zu identifizieren, Prozesse zu definieren, die Erkenntnisse zu dokumentierten und die Daten für zukünftige Einsätze zur Verfügung zu stellen.
Was ist eine Fehlerdokumentation?
Als Fehlerdokumentation in der Instandhaltung werden die definierte Steuerung und Durchführung von Aktivitäten beziehungsweise daraus folgende Maßnahmen im Umgang mit Fehlern verstanden.
Hieraus entsteht die Möglichkeit einer gezielten Analyse, wie mit diesen Fehlern umgegangen wurde. Die Ergebnisse der Instandhaltung müssen in Diagrammen und Charts dargestellt und dokumentiert werden. So kann beispielsweise erkannt werden, wenn eine Maschine oder ein Bauteil besonders häufig ausfällt.
Wozu dient eine Fehlerdokumentation?
Die Fehlerdokumentation dient der Handhabung der Fehler, die während des Prozesses der Instandhaltung (z.B. von Maschinen), welche durch die Fehlererkennung, der Fehlerdatenerfassung, der Lenkung der Instandhaltungsprozesse an den Maschinen, der Fehlerdiagnose und den Korrekturmaßnahmen beeinflusst werden, auftreten können.
Im Rahmen der Fehlerdokumentation geht es um die Klärung der nachfolgenden grundsätzlichen Fragestellungen:
- Welcher Fehler liegt vor?
- Wo genau liegt der Fehler vor?
- Was wurde getan?
- Wie lange dauerten die Arbeiten?
- Sind nachfolgende Tätigkeiten einzuplanen?
- Welche Ersatzteile wurden verwendet?
- Waren Nacharbeiten erforderlich?
Welches Ziel wird mit einer Fehlerdokumentation verfolgt?
Das Ziel der Fehlerdokumentation besteht darin, dass Fehler erkannt, behoben und in der Zukunft vermieden werden können. Im Zuge der Fehlerdokumentation werden Erkenntnisse dokumentiert und Kennzahlen erstellt, die dabei helfen, Schwachstellen und Optimierungspotenziale besser zu erkennen. Damit sollen die Prozesse im Rahmen der Instandhaltung rund um „melden – planen – durchführen – dokumentieren“ zukünftig noch besser werden.
Was sollte die Fehlerdokumentation alles beinhalten?
Beinhalten sollte die Fehlerdokumentation, die Daten mit allen relevanten Infos im vorhandenen System, die anhand vorgegebener Kriterien aufgenommen werden. Das sorgt nicht nur für eine lückenlose Dokumentation, sondern hilft auch zukünftig ähnliche Probleme schneller zu beheben.
Die nachfolgende Übersicht bietet ihnen einen Überblick über die wesentlichen Bestandteile einer Fehlerdokumentation und die notwendigen Kriterien der Datenerfassung bzw. Datenverarbeitung.
Die markierten Felder stellen den Ansatz einer mobilen Instandhaltung dar.
Bestandteile Fehlerdokumentation | Fragestellungen | Kriterium zur Datenerfassung/Datenverarbeitung |
|---|---|---|
Fehlererkennung | Welcher Fehler liegt vor? |
|
Fehlerlokalisierung | Wo genau liegt der Fehler vor? |
Eingabe der Daten über Datenmaske eines mobilen Endgerätes |
Fehlerdatenerfassung | Welchen Umfang hat der Fehler? |
Eröffnung des Arbeitsauftrags über QR-Code (an der Maschine) |
Lenkung der Instandhaltungsprozesse an der Maschine | Welche Prozesse sind bei Instandhaltung zu berücksichtigen? |
mobiles Gerät ermöglicht Zugriff auf alle notwendigen Elemente wie: vollständige Historie der Störungsdokumentation der Maschine sowie Maschinendokumentation |
Fehlerdiagnose | Was wurde getan? | Analyse der Fehlerursache:
|
Ersatzteilbeschaffung | Welche Ersatzteile werden benötigt? |
Auslösung der Beschaffungsmeldung durch mobiles Endgerät auch direkt an der Maschine |
Fehlerbehebung Korrekturmaßnahmen | Wie wurde der Fehler letztlich behoben? |
Abmeldung Reparaturauftrag mit mobilem Endgerät |
Automatische Dokumentation | Sind nachfolgende Tätigkeiten einzuplanen? |
Übermittlung der notwendigen Daten über mobiles Endgerät |
Abschluss Dokumentation | Cell |
Mitteilung von Hinweisen (Möglichkeit der Kombination aus Bild, Film und Text - durch Kamera des mobilen Endgerätes) |
Was gibt es bei der Instandhaltung für typische Fehler?
In der täglichen Praxis liegt leider häufig eine ungenügende Fehlerdokumentation vor, welche auf die nachfolgenden typischen Fehler zurückzuführen ist:
- schwer leserliche Handschriften und unklare Formulierungen,
- ungenügende Lokalisierung der Fehler,
- veraltete Daten,
- Aktualität der Daten,
- Daten nicht vollständig,
- ungenügende Kommunikation zwischen Kollegen,
- fehlende Messdaten,
- mangelndes Wissen über die notwendigen Werte zur Einstellung von Maschinenparametern.
Die Fehlerdokumentation der Maschine stellt die grundlegende Quelle zur Ursachenanalyse dar. Aus ihr kann im Idealfall ersichtlich werden, ob dieser Fehler bereits einmal auftrat und was unternommen wurde, um den Fehler zu beseitigen.
Wo sollte die Fehlerdokumentation aufzufinden sein?
Die Fehlerdokumentation sollte im Instandhaltungsplan für alle Arbeitsmittel erfasst sein. In diesem werden alle notwendigen Instandhaltungsarbeiten geplant, überwacht und dokumentiert. Grundlegend sind hierbei alle im Betrieb vorhandenen Arbeitsmittel und Einrichtungen, welche Einfluss auf die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten haben, zu berücksichtigen.
Wieso ist die Fehlerdokumentation ein Bestandteil der Instandhaltungsdokumentation?
Grundlage einer funktionierenden Instandhaltung ist eine lückenlose Instandhaltungsdokumentation. Hierbei sollte immer die Aktualität der Pläne und Unterlagen (z.B. notwendige Bedienungs- und Instandhaltungsanleitungen) sichergestellt werden.
Mit einer funktionierenden Instandhaltungsdokumentation können sie sicherstellen, dass die ausgeführten Arbeiten wirtschaftlich und in einer optimalen Arbeitsabfolge anhand der Beschreibung durchgeführt werden. Die benötigten Materialien, Ersatzteile, die Zuordnung von Personal sowie die Bereitstellung von erforderlichen Arbeitsunterlagen und Informationen werden im Arbeitsplan definiert und beschrieben. So werden Informationen über die Instandhaltungsleistungen transparent für alle Beteiligten. Die gewonnenen Daten und Fakten dienen der Schadensanalyse und Beseitigung von Schwachstellen. Die erfolgreich durchgeführte Störgrundbeseitigung wird als Fehlerdokumentation gespeichert und steht somit innerhalb des Systems für zukünftige Instandhaltungen zur Verfügung.
Gibt es eine Verpflichtung eine Fehlerdokumentation für alle Maschinen und elektrischen Anlagen zu haben?
Die Verpflichtung einer Fehlerdokumentation ergibt sich im Rahmen der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung gem. § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und § 3 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für alle Maschinen und elektrischen Anlagen.
Die Gefährdungsbeurteilungen sind dabei die Basis zur Umsetzung von Arbeitsbedingungen, die den Anforderungen gesetzlich vorgeschriebener Arbeitssicherheitsfaktoren entsprechen. Die fortwährende Evaluation, auch unter der Berücksichtigung der Fehlerdokumentation ist unabdingbar, um das Wohlergehen der Arbeitnehmer im Arbeitsalltag sicherzustellen.
Wichtig ist ebenso zu erwähnen, dass die dokumentierten Fehler auch an den Hersteller weitergegeben werden sollten, damit diese auch in die Konformitätserklärung mit einfließen können, um zukünftig für Nutzer und Anwender zur Verfügung zu stehen.
Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung sind die mit den Instandhaltungsarbeiten beauftragten Beschäftigten über die zu beachtenden Maßnahmen speziell zu unterweisen und es sind darüberhinausgehende Informationen (Schaltpläne, Fließbilder, Pläne sowie dokumentierte Fehler) bereitzustellen.
Was kann passieren bzw. welche Folgen kann es geben, wenn keine Fehlerdokumentation vorliegt?
Der Arbeitgeber hat während der Durchführung der Instandhaltungsarbeiten die Umsetzung und Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu kontrollieren. Treten bei Instandhaltungsarbeiten von der Gefährdungsbeurteilung nicht vorhergesehene Gefährdungen auf, kann es hierfür erforderlich sein, die Instandhaltungsarbeiten einzustellen. Hieraus folgt, dass die Gefährdungsbeurteilung ungenügend ist, die Risikoanalyse unvollständig ist, die Schutzmaßnahmen ungeeignet bzw. nicht voll umfänglich vorhanden sind und im Ergebnis steigt die Gefährdung für die Mitarbeiter an.
Der Arbeitgeber kommt somit seiner Schutz- und Fürsorgepflicht gemäß § 5 Abs.1 Arbeitsschutzgesetz nicht ausreichend nach und läuft Gefahr, hierfür haftbar gemacht zu werden. Insoweit sind die entsprechenden Informationen an alle Beteiligten weiterzugeben. Erst nach Festlegung der weiteren notwendigen Maßnahmen sind die Beschäftigten hinsichtlich der neuen Situation anzuweisen bzw. zu unterweisen.
Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) 1112 „Instandhaltung“ legen nach Kapitel 4.1 Nr. 5 fest, dass zur Beurteilung der Gefährdung die Betriebserfahrungen, z. B. Erkenntnisse und Schlussfolgerungen aus bereits durchgeführten Instandhaltungstätigkeiten (Fehlerdokumentation), Schadensberichten, Revisionsprotokollen, Ergebnissen von Verschleißuntersuchungen, bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind.
Worin besteht die Problematik einer fehlenden Fehlerdokumentation?
Schlimmstenfalls muss der Arbeitergeber die Instandhaltungsarbeiten unterbrechen, da die Durchführung der Instandhaltungsarbeiten nur dann erfolgen darf, wenn die festgelegten Schutzmaßnahmen in der Gefährdungsbeurteilung getroffen, deren Wirksamkeit überprüft und die Schutzmaßnahmen erforderlichenfalls angepasst wurden.
Somit werden durch eine fehlende Fehlerdokumentation die Instandhaltungsprozesse unterbrochen und führen zu steigenden Kosten und unnötigen Zeitverlusten.
Durch eine standardisierte Störungs- und Schwachstellenbeseitigung werden die Abläufe sichtbar und auch erheblich erleichtert, da die notwendigen Informationen jederzeit für alle Beteiligten verfügbar sind und angewendet werden können. Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen daher eine geeignete Fehlerdokumentation bereitstellen.
Wer ist für die Fehlerdokumentation verantwortlich?
Es ist Aufgabe des Instandhaltungsleiters oder der Unternehmensführung, dass jede Störung und Störungsbeseitigung dokumentiert werden muss. Anhand dieser Daten werden Fehlerkataloge mit Beschreibung der Vorgehensweise (Kriterien) zur Beseitigung angelegt.
Die Störungsbeseitigung anhand einer lückenlosen Instandhaltungsdokumentation macht die Instandhaltung (auch unter der Berücksichtigung der Herstellervorgaben, der Wartungspläne, der Inspektionen und der Prüfungen sowie der dokumentierten Fehler) insgesamt effektiver und sorgt für einen stabilen Nutzungsgrad der Maschinen.
