Wartung ist vorbeugende Instandhaltung. In vielen Bereichen spielt sie eine wichtige Rolle, um Anlagen, Maschinen, Bauelemente und Sicherheitsvorrichtungen in einem beständig funktionsfähigen Zustand zu halten. Konkret geht es bei der Wartung darum, Abnutzungserscheinungen zu verhindern. Teilweise schreibt der Gesetzgeber eine regelmäßige Wartung vor. Ein Beispiel ist das Gebäudeenergiegesetz mit der Wartung von Heizungsanlagen. Der Wartungsvertrag verbindet einen Auftraggeber und einen externen Dienstleister, der sich zur Ausführung der Wartungsarbeiten verpflichtet.
Was ist ein Wartungsvertrag und wozu dient er?
Ein Wartungsvertrag ist ein klassischer Servicevertrag und damit im rechtlichen Sinne häufig ein Dienstleistungsvertrag. Es gibt allerdings Wartungsverträge, die als Werkverträge einzuordnen sind. Ebenso können Wartungsverträge dienst- und werkvertragliche Elemente verbinden. Sogar kaufvertragliche Elemente kommen dazu, wenn etwa die Ersatzteilbeschaffung ebenfalls Gegenstand des Wartungsvertrages ist. Diese Beschreibung lässt bereits erkennen, dass es den einen Wartungsvertrag nicht gibt. Häufig sind Wartungsverträge sehr individuell gestaltete Verträge, die den jeweiligen Bedürfnissen der Vertragspartner bis ins Detail entsprechen sollen.
Der wesentliche Unterschied zwischen einem Dienst- und einem Werkvertrag liegt darin, dass bei einem Werkvertrag am Ende der Erfolg im Sinne eines Werkes geschuldet wird. Außerdem muss der Auftraggeber bei einem Werkvertrag das Werk erst abnehmen, damit der Werklohnanspruch des Auftragnehmers entsteht.
Beauftragt etwa ein Auftraggeber einen Servicedienstleister damit, die Betriebssicherheit einer Anlage zu gewährleisten, handelt es sich um einen Werkvertrag. Beinhaltet der Vertrag dagegen ausschließlich bestimmte Kontrolluntersuchungen und Reinigungsarbeiten, ist der Wartungsvertrag als Dienstvertrag einzustufen.
Unabhängig von seiner Rechtsnatur dient der Wartungsvertrag dem Erhalt von Maschinen, Anlagen und anderen technischen Vorrichtungen. Seinem Zweck nach sollen Abnutzungserscheinungen verhindert oder minimiert werden. Hier geht es insbesondere darum, frühzeitigem Verschleiß vorzubeugen.
Wo werden Wartungsverträge benötigt und welche Inhalte haben sie?
Wartungsverträge sind in allen Bereichen notwendig in denen Verschleißerscheinungen an technischen Vorrichtungen entstehen. Das betrifft etwa Produktionsanlagen, Brandschutzvorrichtungen, Fahrzeuge, Anlagen zur Energieerzeugung und viele mehr.
Wartungsverträge spielen auch in Bereichen eine Rolle, bei denen von dem Betrieb oder der Existenz von Gebäuden/Anlagen bestimmte Gefahren ausgehen. Eine Vereinbarung mit einem externen Dienstleister über die Wartung stellt hier sicher, dass sich Verantwortliche im Schadensfall entlasten können.
Sie können mit dem abgeschlossenen Wartungsvertrag und dessen Durchführung nachweisen, dass Sie alles getan haben, um bestimmte Risiken zu minimieren, die von technischen Vorrichtungen ausgehen können. Wer zum Beispiel als Vermieter in einer Immobilie einen Aufzug betreibt, ist zur regelmäßigen Wartung verpflichtet. Mit der Beauftragung eines externen Dienstleisters über einen Wartungsvertrag sorgt der jeweilige Verantwortliche dafür, dass die Wartung von Personen durchgeführt wird, die über die notwendige Sachkenntnis verfügen.
Wie unterscheiden sich Wartung, Inspektion und Reparatur voneinander?
Alle drei Begriffe sind der Instandhaltung zuzuordnen. Die DIN-Norm 31051 definiert die teilweise feinen graduellen Unterschiede vorwiegend zwischen Wartung und Inspektion im Rahmen der gesamten Instandhaltung.
Eine Inspektion oder Durchsicht dient der Bewertung des Ist-Zustandes. Häufig geht es hier vor allem um Unfallverhütung, zum Beispiel bei Produktionsanlagen.
Die Wartung wird über Maßnahmen definiert, die der Verzögerung von Abnutzungserscheinungen dienen. Technische Regeln oder eine Herstellervorschrift sind in den meisten Fällen maßgeblich für Wartungsmaßnahmen. Die Wartung kann dabei auch Voraussetzung für Gewährleistung sein. Hier sind unterschiedliche Maßnahmen notwendig, wie die Reinigung bestimmter technischer Elemente oder das Nachfüllen bestimmter Betriebsmittel in regelmäßigen zeitlichen Abständen.
Bei der Reparatur geht es um den Austausch defekter Teile, Bauelemente oder einer gesamten Anlage. Allgemeiner gesprochen, behandelt man mit der Reparatur ein fehlerhaftes Produkt oder ein beschädigtes Teil.
Die Übergänge zwischen Wartung, Inspektion und Reparatur können fließend sein. Der Gesetzgeber bedient sich in unterschiedlichen Kontexten unterschiedlicher Begriffe. So ist etwa im Gegensatz zum Gebäudeenergiegesetz bei Spielplätzen von Kontrolle und Inspektion die Rede, nicht von Wartung. Das ist nach der Definition der Inspektion auch verständlich, weil die Kontrollmaßnahmen auf Spielplätzen primär der Unfallverhütung dienen.
Wie wird der Wartungsvertrag inhaltlich/formal gestaltet und wer darf ihn erstellen?
Rechtssichere Wartungsverträge zeichnen sich durch klare Vereinbarungen über die zu erbringenden Leistungen aus.
Die wichtigsten Bestandteile eines Wartungsvertrages sind:
- Beschreibung des Wartungsgegenstandes
- Definition der Wartungsleistungen und -zeiträume
- etwaige Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
- Regelungen zur Mängelgewährleistung
- Regelungen zur Laufzeit und Kündigung
Wartungsverträge sind normalerweise an keine bestimmte Form gebunden. Damit sie allerdings ihre Funktion auch bei der Haftungsfreistellung erfüllen können, sollten Wartungsverträge immer schriftlich abgeschlossen werden.
Wartungsverträge können für einen unbestimmten Zeitraum abgeschlossen sein. Hier ist es möglich, dass sich der Vertrag bei ausbleibender Kündigung automatisch weiter um einen bestimmten Zeitraum verlängert. Manche Wartungsverträge werden befristet abgeschlossen.
In der Regel legen die Dienstleister/Auftragnehmer eines Wartungsvertrages einen Vertragsentwurf vor. Allerdings kann auch der Auftraggeber einen individuell gestalteten Auftragsentwurf vorschlagen.
Beide Seiten müssen darauf achten, dass etwaige Vertragsmuster rechtlich geprüft sind. Hier sind alle auf der sicheren Seite, wenn sie sich den grundlegenden Vertrag von einem Rechtsanwalt gestalten lassen.
Häufig enthalten Musterverträge von Auftragnehmern allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Es handelt sich dann um eine für eine Vielzahl von Anwendungsfällen festgelegte Vertragsgestaltung. Gegenüber Verbrauchern unterliegen AGB einer verstärkten Kontrolle durch die Zivilgerichte. Schließen zwei Unternehmen einen Vertrag, der AGB enthält, bestehen keine besonderen Einschränkungen, die dem Verbraucherschutz dienen würden.
Was kostet die Erstellung eines Wartungsvertrages?
Auf diese Frage gibt es keine Standardantwort. Häufig lassen sich Rechtsanwälte bei der Gestaltung von Verträgen nach einem Stundensatz bezahlen. Hier kommt es auf die individuelle Vereinbarung an. Wird nicht nach einem Stundensatz abgerechnet, spielt der mögliche Streitwert des potenziellen Vertrages eine Rolle, um Gebühren zu berechnen. Hier wird sich der Rechtsanwalt vielleicht an den vereinbarten Jahresgebühren für die Erbringung der Wartungsleistungen als Wertansatz orientieren.
Fehlender Wartungsvertrag: Was können die Folgen sein?
Abgeschlossene Wartungsverträge und ihre regelmäßige Erfüllung sind unverzichtbar, um sich in bestimmten Schadensfällen als Verantwortlicher zu entlasten. Das gilt insbesondere in Bereichen, in denen die Funktionsfähigkeit bestimmter technischer Vorschriften Voraussetzung für die Sicherheit und Unfallvermeidung ist. Ohne einen Wartungsvertrag kann sich möglicherweise der Verantwortliche nicht entlasten. Er haftet dann für entstehende Schäden.
Der Vorteil eines Wartungsvertrages ist auch, dass normalerweise im Schadensfall nicht über die Qualifikation des Dienstleisters diskutiert wird. Trägt ein Verantwortlicher im Schadensfall vor, er habe selbst die entsprechenden Wartungsarbeiten vorgenommen oder damit eine nicht auf den ersten Blick qualifizierte Person beauftragt, wird das in vielen Fällen den Anforderungen an eine sachgemäße Wartung und Instandhaltung nicht genügen. Die mangelnde Qualifikation der wartenden Person kann einer Enthaftung entgegenstehen. Das ist vornehmlich wichtig, wenn Versicherungen an der Schadensregulierung mitwirken. Sie stellen hohe Anforderungen an die Wartung und die wartenden Personen. Externe Dienstleister sorgen in der Regel dafür, dass sie ihre fachliche Qualifikation nachweisen können und halten ihre Kenntnisse selbstständig auf dem neuesten Stand.
Die Verwaltung von Wartungsverträgen
Wer verantwortlich für eine Vielzahl von Objekten, Bauelementen, Anlagen oder technischen Vorrichtungen ist, hat es mit einer ebenso großen Anzahl von Wartungsverträgen zu tun. Es genügt nicht, einen Wartungsvertrag nur abgeschlossen zu haben.
Der Verantwortliche muss auch überprüfen, ob der Servicedienstleister die vereinbarten Aufgaben im Wartungsvertrag durchführt. Um nicht den Überblick zu verlieren, kann eine digitale Dokumentationslösung hilfreich sein. Mit ihrer Hilfe lassen sich bestehende Wartungsverträge nicht nur digital abspeichern und archivieren. Eine Dokumentationssoftware kann zudem an die Durchführungstermine für Wartungsarbeiten erinnern und die Bestätigungen der ausführenden Dienstleister erfassen. Sie stellt deshalb gerade bei der Frage der Enthaftung/Entlastung eine wichtige verwaltende Ergänzung von Wartungsverträgen dar.
Übrigens sollten Wartungsverträge so lange aufbewahrt werden, wie die zu wartende technische Struktur existiert und in Nutzung ist. Auch nach längerer Zeit kann es aufgrund eines Haftungsfalles notwendig sein, die Existenz eines Wartungsvertrages im Schadensfall nachweisen zu müssen. Selbst bei einem Wechsel der Verantwortlichkeiten zwischendrin, gehören Wartungsverträge in die Langzeitarchivierung. Auch mit ihrer Cloud-Archivierung überzeugt eine digitale Dokumentation Software an dieser Stelle.
