Wie Sie trotz erhöhter Dokumentationsanforderungen Zeit sparen

Haben auch Sie immer weniger Zeit für immer mehr Aufgaben? Während Sie von einem Projekt zum nächsten fahren, pendelt Ihr Blick immer wieder zwischen Terminkalender und Uhr. Sie fragen sich: Wo ist die Zeit geblieben? Klarer Fall von „Arbeitsverdichtung“. In diesem Artikel habe ich für Sie drei Gegenmaßnahmen zusammengefasst, die helfen, nicht Ihren wertvollen Kopf zu verlieren. Mein Fazit: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und lassen Sie eine Software die zeitstehlenden Aufgaben erledigen. So geht’s:

1 Automatismen sparen Zeit

Vom Erfassen der Mängel, bis hin zur Überwachung und Koordination der Behebung, dokumentieren Sie mit der KEVOX Software rechtssicher und nachhaltig jeden Schritt. Durch effiziente Automatismen sparen Sie viel Zeit. Wählen Sie Mängel und Maßnahmen einfach aus Textkatalogen aus. Machen Sie ein Foto mit Ihrem Tablet und die Software ordnet diese den dokumentierten Mängeln in Echtzeit zu. Auf diesem Weg entfällt die Nacharbeit. Warum erstellen Sie Berichte noch aufwendig in Word und Excel, wenn Ihr persönlicher Software-Assistent diese einfach per Knopfdruck ausgegeben kann? Die digitale Dokumentation spart Ihnen die Nacharbeit und Auswertung. Das bedeutet mehr Zeit für andere Aufgaben.

2 Fahrzeit reduzieren, weil alle Dokumente immer dabei sind

Haben sie alle wichtigen Unterlagen und Dokumente immer griffbereit? Ordnerschleppen und Sortieren können Sie getrost „ad Acta“ legen. Gerade wenn Sie mehr als ein Projekt managen wird die Dokumenten-Management-Komponente der Software ihnen helfen. Innerhalb der KEVOX Software herrscht auch bei einer Großzahl von Projektdaten beste Ordnung. Alle Daten sind immer griffbereit – das erspart Ihnen Fahrten zurück zum Büro. Zudem sorgt das Informationssystem dafür, dass Daten nicht zwischen den Projekten durcheinandergeraten. Besonders praktisch ist das System, wenn ganze Projekte an einzelne Auftraggeber weitergereicht werden sollen. Dank Software koppeln Sie die gesamten Daten eines Projekts mit wenigen Klicks ab, geben es weiter oder machen ein Back-up. Genau so schnell sind auch Reportings / Berichte über den aktuellen Stand der Projekte ausgegeben. Das sorgt für den WOW-Effekt beim Auftraggeber.

3 Struktur bei der Bauabnahme und der Instandhaltung

Behalten Sie auch vor der Bauabnahme lieber einen kühlen Kopf. Die Software hilft, unendlich viele Dokumente aktuell und gut strukturiert zu sammeln. KEVOX teilt Ihnen mit, welche Dokumente noch fehlen, welche in Kürze ungültig werden und welche schon einwandfrei vorliegen. Behalten Sie so leicht die Übersicht. Auch im Instandhaltungsmanagement ist Übersicht das A und O. Prüf-, Wartungs-, und Kontrolltermine sind mit KEVOX schnell in Form von Listen zusammengestellt und können nach Gewerken und Zuständigkeiten gefiltert werden. Auch wenn Sie mal etwas vergessen, ihr Assistent wird Sie frühzeitig erinnern. Struktur heißt Fehlervermeidung und Zeitersparnis.

Fazit: Software zur Auflösung der Arbeitsverdichtung

Mit der KEVOX Software sparen Sie, wie oben beschrieben, viel Zeit durch:

• die automatische Generierung aktueller Mängel-, Aufgaben- und Instandhaltungslisten,
• gefilterte Listenansichten
• die Ausgabe fertiger PDF-Berichte inklusive der Fotodokumentation,
• strukturiertes Dokumentenmanagement, das Suchen erspart,
• reduzierte Fahrzeiten

Der Dokumentationsaufwand muss trotz steigender Anforderungen nicht groß sein. Lediglich das richtige Werkzeug muss her. Nach und nach werden Sie feststellen, dass sich die Arbeitsabläufe vereinfachen und die Arbeitsverdichtung, abnimmt. Auch in der Kasse wird sich die KEVOX-Software positiv bemerkbar machen. Denn wie Benjamin Franklin schon feststellte „Zeit ist Geld“.