Lückenlose Dokumentationen sind wichtig, sinnvoll und in vielen Bereichen auch verpflichtend. Wenn da nicht immer die zeitaufwendige Nacharbeit wäre, die oft stundenlange Formatierungen in Word und Excel mit sich bringt. Dank der KEVOX Word-Protokolle ist dies nun Geschichte. Lesen Sie hier, wie Sie effektiv Ihre Arbeitszeit einsparen können.
Beispiel: Baustellen Begehung und Dokumentation, wie es bisher ohne Software oder App abläuft
Freitagnachmittag. 17 Uhr. Sie kommen von der Begehung oder der Baustelle zurück ins Büro. Doch Ihre Arbeit ist noch nicht erledigt. Aber das Wochenende steht vor der Tür. Also entscheiden Sie sich vielleicht dazu, Ihre Dokumentationsarbeit auf Montag zu verschieben.
Montagmorgen. 10 Uhr. Es nützt ja nichts, der Begehungsbericht muss fertig werden. Schließlich wartet Ihr Auftraggeber. Sie öffnen also ein Word-Dokument und schon beginnt das Chaos: Auf Ihrem Schreibtisch liegen unendlich viele Notizen und Dokumente. Sie haben gefühlt hundert Fotos von Bauteilen gemacht, die alle gleich aussehen. Diese müssen Sie nun den entsprechenden Mängeln, Hinweisen und Maßnahmen zuordnen. Wissen Sie da nach dem Wochenende wirklich noch, was wozu gehört? Und damit nicht genug. Word stellt sich bei der Formatierung mal wieder quer - ein Foto falsch platziert und schon ist das Dokument zerschossen. Bei mehreren Berichten, die Sie abarbeiten müssen, bedeutet das womöglich nun wieder mehrere Stunden Arbeit.
Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Erleben Sie oder Ihre Mitarbeiter das selbst immer wieder im Arbeitsalltag?
Vergessen Sie die aufwendige Nacharbeit
Mit den KEVOX Word-Protokollen wird Ihnen die Dokumentationsarbeit im Büro erheblich erleichtert. Zunächst einmal ordnen Sie schon während der Begehung auf Ihrem Tablet die Fotos, Mängel und Texte genau dem entsprechenden Bauteil zu. Erledigt ist das Zettelchaos auf Ihrem Schreibtisch! Und das beste: Sie haben die Hälfte Ihrer Dokumentation bereits während der Begehung erledigt.
Nach der Begehung wählen Sie einfach eine passenden Berichtsform aus den Vorlagen aus. Hier sind keine Formatierungen notwendig, das Word-Dokument ist bereits fertig Überschriften und Tabellen erstellt. Außerdem haben Sie dank der Word-Protokolle die Möglichkeit, das Dokument noch zu bearbeiten und Ihren Anforderungen anzupassen. Erst wenn alles passt, können Sie die Datei als PDF abspeichern, ausdrucken oder per E-Mail weiterschicken. Was vorher mehrere Stunden gedauert hat, ist jetzt in Sekunden erledigt. Und schon haben Sie wieder Zeit für andere Aufgaben. Die KEVOX-Word-Protokolle sind in jeder KEVOX-Version − sei es KEVOX Basic, KEVOX Office oder KEVOX Premium − enthalten und müssen nicht extra dazu gebucht werden.
Viele Vorlagen, viele Dateiformate, für jeden das richtige Template
Word- und Excel-Protokolle automatisch mit KEVOX erstellen.
KEVOX bietet Ihnen bei den Word-Protokollen viele verschiedene Vorlagen − je nachdem, was Sie gerade benötigen: Neben Baustellenberichte, Feuerbeschauen und Gefährdungsprotokolle können Sie zwischen Jahresabschlüssen, Kurz- und Statusprotokollen und Stellungsnahmen auswählen. Wenn Sie nicht gerne in Word mit Tabellen arbeiten, ist das auch gar kein Problem. Sie haben die Auswahl, ob Sie das Protkoll als Word- oder Excel-Datei ausgeben möchten.
In der KEVOX Premium Version haben Sie außerdem die Möglichkeit Ihre Berichte direkt als fertige PDF auszugeben. Auch hier stehen Ihnen viele verschiedene Vorlagen zur Verfügung. Die Nacharbeit entfällt somit vollständig.
"Es fühlt sich an als könnte ich zaubern..."
Wie Sie dank KEVOX Excel-Protokolle und Word-Berichte mit nur einem Klick erstellen (Video)
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website. Bei Fragen rufen Sie uns gerne an, wir sind für Sie da unter +49 234 60609990.
