Unsere Mitarbeiterin Simone durfte sich beim ostwestfälischen Brandschutztag dieses Jahr über einen besonders vollen Saal freuen. Ihr Vortrag „Brandschutz rechtssicher dokumentieren“ weckte die Neugierde aller Veranstaltungsbesucher – so schien es. Weil viele Zuhörer am Rand mit einem Stehplatz Vorlieb nehmen mussten und sich keine Notizen machen konnten, stellen wir hier den Vortrag in Schriftform zum Nachlesen online. Wer sich aber Notizen machen konnte, war die Konkurrenz – wir machen anscheinend einiges richtig bei KEVOX.
Wozu dient Dokumentation?
Dokumentation bildet die Basis, um in Ihrem Betrieb für Sicherheit zu sorgen. Zugleich dient sie dazu, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine im Blick zu haben. Wie die Dokumentation im Rahmen einer Brandverhütungsschau sinnvoll angewendet werden kann, ist Thema dieses Vortrags.
Wir starten mit den Vorbereitungen rund um die Brandverhütungsschau. Hierzu zählt die Übersicht meiner Termine, die Terminabsprache mit den weiteren Zuständigen sowie die Zusammenstellung der erforderlichen Informationen.
In diesem Zusammenhang können zahlreiche Fehler auftreten, die ein jeder von uns sicher schon einmal erlebt hat. Ein gutes Beispiel wäre das Verschwitzen eines Termins. Dies muss noch nicht einmal der Begehungstermin an sich sein, sondern die Terminabsprache mit weiteren Kollegen. Wir wissen schließlich alle, nicht nur unser Terminkalender ist prall gefüllt.
Desweitern müssen die einzelnen Unterlagen für die Begehung zusammengestellt werden, was zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt, denn die Begehung muss nicht unbedingt im letzten Jahr erfolgt sein. Schließlich gibt es Gebäudebegehung mit einem maximalen Zyklus von sechs Jahren.
Wie kann ich bei der aufwändigen Dokumentation Zeit sparen?
Es besteht die Möglichkeit, sich Ordner mit Struktur anzulegen und sie mit Stichwörtern zu hinterlegen, damit diese bei Bedarf schnell auffindbar sind. Es besteht zugleich die Option, die Dokumente digital mitzuführen und diese vor Ort einzusehen.
Nun sind wir an dem Punkt, dass wir all unsere Dokumente zusammengestellt haben, der Termin gesetzt ist. Jetzt heißt es, sich auf den Weg zur Begehung zu machen. Was erwartet uns bei der Begehung? Wir müssen Mängel und längere Sachverhalte erfassen, diese mit Fotobelegen festhalten und, wenn notwendig, Checklisten ausfüllen. Hierfür kommen Materialien wie Klemmbrett, Fotoapparat, Diktiergerät, Lagepläne sowie die Unterlagen vorheriger Begehungen zum Einsatz. Sie merken, bereits an dieser Stelle müsste uns am besten ein dritter Arm wachsen.
Darüber hinaus warten bei der Begehung weitere Fehlerquellen auf uns. Gleiche Mängel werden mit unterschiedlichen Informationen und Bezeichnungen erfasst. Dies behindert uns bei der anschließenden Auswertung, da beispielsweise die Vermerke „Tür defekt“ und „Tür kaputt“ als unterschiedliche Mängel ausgewertet werden, faktisch aber das Gleiche gemeint ist. Zudem werden handschriftliche Notizen – wir kennen es alle – in der Eile unleserlich. Auf diese Weise generieren wir uns bereits während der Begehung einen höheren Nachbearbeitungsaufwand als nötig.
Wie vermeide ich bei der Begehnung Fehlerquellen oder unleserliche Notizen?
Sie können auf digitale Eingabemittel wie z. B. Smartphone oder Tablet zurückgreifen und mit Notizen oder Diktierfunktion arbeiten. Des weiteren können Formblätter für jeden Mangel erstellt und mit Informationen gefüllt werden. Die Verwendung von einheitlichen Kürzeln zu den verschiedenen wiederkehrenden Mängeltexten erleichtert die Arbeit zusätzlich.
Die Begehung ist geschafft, jetzt müssen die gefundenen Mängel und Maßnahmen nur noch in Berichtsform ausgegeben werden. Die Mängellisten und Auswertungen müssen hierfür aufbereitet, die gemachten Fotos den einzelnen Mängelpunkten zugeordnet und das Ganze in Berichtsform gebracht werden. Dies hört sich zunächst nicht spektakulär an, aber bei unseren Kundengesprächen hat sich herauskristallisiert, dass es gerade dieser Punkt ist, der die Frustration und den Stress ausmacht.
Zahlreiche Kunden haben uns gezeigt, wie sie es mit ihrer Dokumentation bisher gehalten haben. Vor allem die Frage „Wie bekomme ich meine separaten Informationen wie Fotos und Mangeltexte wieder zusammengeführt?“ ist ein großes Thema. Diese Aufgabe bildet zugleich einen der größten Fehlerquellen: Die Handschrift ist nicht mehr leserlich, die Begehung liegt mehrere Wochen zurück, Fotos können nicht zu geordnet werden (jede Tür sieht gleich aus!). Und plötzlich steht man mit einem großen Fragezeichen über dem Kopf da.
Wie können wir die aufwändige aber pflichtmäßige Berichterstellung umgehen? Wie können wir Sie vereinfachen?
An dieser Stelle folgte eine Live-Präsentation der KEVOX-Software, mit der Sie Berichte einfach generieren und ausdrucken. Manuelles Zusammenfügen der Daten gehört definitiv der Vergangenheit an. Sehen Sie die automatische Berichterstellung in diesem Videolink hier.
Fragen der Zuhörer:
Im Anschluss wurden noch Fragen von den Besuchern gestellt:
Wie und wo werden die Daten gespeichert? Liegen diese bei der Firma KEVOX?
Nein. Unser Grundsatz ist „Ihre Daten sind ihr Kapital!“. Sie können unterschiedliche Lizenzvarianten erwerben, die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Unternehmen.
Werde ich aktiv an Termine erinnert?
Sie haben in Ihrer Projektübersicht eine Schnellübersicht über demnächst fällige und überfällige Termine.
Das war: „Brandschutz rechtssicher dokumentieren“
Ein Vortrag von Simone Tischendorf beim ostwestfälischen Brandschutztag 2016.
