Bestandsdokumentationssoftware

Die Nutzung einer Bestandsdokumentationssoftware stellt die beste Lösung dar, Bestände zu erfassen.

Facility Manager, Bauherren, Bausachverständige, Denkmalpfleger und viele andere Verantwortliche für Immobilien/Anlagen kennen ihre Herausforderungen und Notwendigkeit der Bestandsdokumentation. Die strukturierte und kontinuierliche Bestandserfassung ist eine andauernde Anforderung, der in vielen Bereichen der Gebäude- und Anlagenverantwortung große Bedeutung zukommt.

Ob Wirtschaftlichkeitsberechnungen bei der Verwaltung, verschiedene Planphasen bei Baumaßnahmen oder die Nachweisführung bei der Einhaltung von Brandschutz- oder Arbeitsschutzanforderungen – immer wieder spielt der Bestand eine Rolle. Die Dokumentation in diesem Bereich ist anspruchsvoll.  Dies liegt unter anderem auch daran, dass die Bestandsdokumentation für Gebäude und Anlagen letztendlich eine Frage der sicheren Archivierung ist.

Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass im digitalen Zeitalter die Bestandsdokumentationssoftware die beste Lösung für die Erfassung sowie Archivierung darstellt. Erfahren Sie mehr zum Thema Bestandsdokumentation und zu den Vorteilen einer spezialisierten Bestandsdokumentationssoftware in diesem Bereich.

Was ist eine Bestandsdokumentation?

Die Bestandsdokumentation ist ihrer Definition nach eine lückenlose Erfassung von allen relevanten Informationen, die mit einem Gebäude oder einer Anlage zusammenhängen. Die Erfassung erfolgt chronologisch, sodass sich für die Immobilie oder die Anlage eine Bestandshistorie anhand der Bestandsdokumentation nachvollziehen lässt. In bestimmten Bereichen, wie beispielsweise der Denkmalpflege oder in der Verwaltung von Immobilien können spezielle Anforderungen an die Bestandsdokumentation bestehen. Eine Bestandsdokumentation für Gebäude und Anlagen erfasst vor allem auch jedwede Veränderung, die geplant und durchgeführt wird. Es gibt spezielle Teile der Bestandsdokumentation, wie beispielsweise die Mängeldokumentation, die besondere Aufmerksamkeit erfordern und eine eigene Gewichtung haben. Hier muss die Dokumentation vor allem gerichtsfeste Beweise liefern, damit sich Verantwortliche von Haftungsansprüchen befreien können.

Was ist der Zweck einer Bestandsdokumentation?

Indem die Dokumentation chronologisch die gesamte Historie von Gebäuden und Anlagen nachvollziehbar macht, dient sie als Nachweis für die Einhaltung bestimmter regulativer Anforderungen, enthält Pläne zu den Anlagen/Immobilien, macht die Erarbeitung von Kalkulationsgrundlagen für die Verwaltung möglich, kann die Rentabilität einer Immobilie oder Anlage kalkulierbar machen und dient nicht zuletzt auch als Grundlage bei der Bestimmung von Verkaufswerten.

Was gehört zu einer Bestandsdokumentation?

Hier geht es um eine Vielzahl von Dokumenten in Form von

• Plänen
• Protokollen
• Verträgen
• Bestätigungen
• Kalkulationen
• behördlichen Dokumenten
• und vielem mehr.

 Diese müssen in geordneter Form, chronologisch mit der Bestandsdokumentation jederzeit greifbar sein. Die Dokumente können u.a. durch Verwaltungsberichte, Berechnungen, Protokolle von Begehungen, Fotodokumentationen und Mängelberichten ergänzt werden.

Was ist eine Bestandsdokumentationssoftware und welche Vorteile hat sie?

In der Regel stellt eine Bestandsdokumentation sehr hohe Anforderungen an die systematische Ablage und Archivierung von Dokumenten sowie Informationen aller Art. Mit einer speziellen Bestandsdokumentationssoftware ist es nicht nur möglich, den Status Quo einer Anlage oder Immobilie zu erfassen und zu dokumentieren. Sie macht es ebenso möglich, über Begehungsprotokolle, Statusberichte und zyklisch immer wieder neu zu erstellende Dokumente die Historie von Gebäuden/Anlagen zu erfassen sowie rechtssicher zu archivieren. Zur Rechtssicherheit in diesem Feld gehört es beispielsweise auch, dass Dokumente zuverlässig einem genauen Zeitpunkt der Erstellung zugeordnet werden können. Das macht die Bestandsdokumentation sicher vor Manipulationen und Fälschungen. Die Vorteile einer Softwarelösung liegen dabei auf der Hand: Mit diversen Mustern, Vorlagen, Checklisten, Ordnungssystemen und Raum für die Archivierung mit einer Cloud-Lösung, geht die Arbeit an einer Bestandsdokumentation schnell von der Hand. Ebenso schnell kann auf verschiedenste Dokumente zugegriffen werden.

Wieso erleichtert die Nutzung einer Bestandsdokumentationssoftware die Arbeit?

Ein entscheidender Faktor bei der Erstellung und Pflege der Bestandsdokumentation mit einer spezialisierten Software ist der Einspareffekt bei der Zeit. Mit Mustern, Vorlagen, automatischen Erinnerungen und einem stringenten Ablagesystem, wird weder bei der Erstellung von Berichten, Unterlagen und Listen Zeit verschwendet, noch bei der Ablage selbst. Auch für die Suche von bestimmten Dokumenten muss wenig Zeit aufgewandt werden, da die Software regelmäßig praktische Suchparameter bietet. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter und Verantwortlicher an einer digitalen Bestandsdokumentation wesentlich vereinfacht ist. Die Kommunikation ist mit der Software professionalisiert.

Nicht zuletzt ist es ein großer Vorteil, dass für die Archivierung der Bestandsdokumentation über die Software kaum physischer Raum zur Verfügung stehen muss, da digital archiviert wird. Die Bestandsdokumentation für Gebäude und Anlagen ist somit auch vor Vernichtung, beispielsweise durch Feuer, Wasser oder andere Ereignisse geschützt.

Was muss eine gute Bestandsdokumentationssoftware können?

Sie können die folgende Liste als Checkliste bei der Auswahl einer Bestandsdokumentationssoftware einsetzen. Gleich, in welchem Bereich Sie im Kontext von Gebäuden und Anlagen tätig sind, handelt es sich um die wesentlichen Anforderungen an eine Softwarelösung in diesem Bereich. Wenn Sie auch die Funktionalitäten im folgenden Absatz zu der Checkliste hinzufügen, können Sie eine perfekte Auswahl treffen.

Eine überzeugende Bestandsdokumentationssoftware

• erlaubt eine lückenlose, chronologische Dokumentation.
• bietet zahlreiche Muster, Textbausteine, Berichtsfunktionen und weitere Unterstützung bei der täglichen Arbeit an der
  Bestandsdokumentation.
• erleichtert die Kommunikation und die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter an der Dokumentation.
• greift selbstständig auf Daten, Zahlen und Fakten zurück, um Berichte, Statistiken und ähnliche Auswertungen per Knopfdruck zu erstellen.
• geht sparsam mit Daten um, vermeidet die Doppelablage von Dokumenten und Teilen der Dokumentation.
• kann online und offline genutzt werden.
• bietet eine rechtssichere und zuverlässige Archivierungsfunktion, die auch dazu geeignet ist, gerichtsfest den Nachweis zu bestimmten Sachverhalten, Handlungen und Bestätigungen zu führen.
• ist eine nachhaltige Lösung.
• entspricht den Anforderungen an den Datenschutz.
• lässt sich auch veränderten Anforderungen anpassen.
• begeistert durch einfachen Bedienkomfort und Servicefunktionen wie automatische Erinnerungen an Termine etc.
• bietet über Jahre hinweg Erweiterungsmöglichkeiten, um mit großen Datenmengen zuverlässig zu verfahren und diese verwalten zu können.

Welche Funktionen muss die Bestandsdokumentationssoftware haben?

Ansprechende Lösungen bei der Bestandsdokumentationssoftware bieten funktional optimale Möglichkeiten

• zur Erfassung von Daten und Zuständen.
• zur Integration von Gebäudeplänen und Grundrissen.
• für die Integration von Checklisten.
• zur Nutzung von Mustern, Textbausteinen und weitere Arbeitserleichterungen.
• für eine Archivierung über sichere Server.
• für die Arbeit mit mobilen und stationären Geräten.
• zur Anpassung an verschiedene Arbeitsbereiche beispielsweise im Facility Management, im Bauwesen, in der Denkmalpflege, im Brandschutz, im Arbeitsschutz oder in der Mängeldokumentation.

Welche Lösung bietet eine Bestandsdokumentationssoftware in verschiedenen denkbaren Einsatzbereichen?

Als Facility Manager haben Sie andere Anforderungen als andere Verantwortliche an die Bestandsdokumentation, weil hier beispielsweise auch die Wirtschaftlichkeit des Objektes eine große Rolle spielt. Bauherren kommt es auf die möglichst getreue Abbildung von Plänen, Grundrissen, baulichen Veränderungen, aber auch auf die Grundlagen für die Kostenerfassung eines Bauprojekts an. Denkmalpfleger wiederum haben noch weitere Anforderungen an die ordnungsgemäße Bestandsdokumentation, da dieser Bereich vor allem von sich möglicherweise verändernden gesetzlichen Vorgaben geprägt ist. Eine gute Bestandsdokumentationssoftware kann sich an alle diese verschiedenen Anforderungen anpassen lassen und bleibt im regulativen Bereich immer auf dem neuesten Stand.

Fazit

Ohne eine Bestandsdokumentationssoftware ist die professionelle Bestandsdokumentation nicht mehr denkbar.

Auch, wenn sich die Bestandsdokumentation per Definition über lange Zeiten kaum verändert hat, so steigen doch die Anforderungen bei der Erfassung und vor allem Archivierung des Bestandes zunehmend an. Der Gesetzgeber geht immer mehr von der digitalen Archivierung entsprechender Informationen aus. Auch, wenn Sie beispielsweise in der Immobilienverwaltung mit Kaufinteressenten zu tun haben, erwarten diese sämtliche Bestandsinformationen in digitaler Form. Allein schon die erleichterte Kommunikation und Austauschbarkeit bei digitalen Informationen sprechen für sich. Als Facility Manager, Bauherr, als Immobilienverwalter oder Denkmalpfleger kommen Sie ebenso wie im Brand- oder Arbeitsschutz nicht mehr an einer Softwarelösung für die Bestandsdokumentation vorbei. Wenn Sie hier die richtige Wahl für eine gute Software treffen, wird die professionelle Bestandsdokumentation für Gebäude und Anlagen für Sie kinderleicht und zukunftsfest.