Technisches Facility-Management oder TFM gewinnt immer mehr an Bedeutung bei der Verwaltung von Liegenschaften. Mit seiner Steuerungsfunktion der gesamten Gebäudetechnik sind in diesem Teil des Gebäudemanagements aktuelle Themen wie Energieeinsparpotenziale und Verfügbarkeiten in der gesamten Immobilie angesiedelt. Wenn man so will, sichert das TFM den Betrieb von Immobilien.
Effizienz, Sicherheit und einwandfreie Funktionalität sind die maßgeblichen Eckpfeiler im wirtschaftlichen Betrieb einer Immobilie. Dahinter stehen technische Methoden und Maßnahmen, die im Idealfall die Grundlage für diese Parameter bilden. Dokumentation spielt für das Technische Facility-Management eine Schlüsselrolle. Dabei kommt niemand im modernen TFM an digitalen und automatisierten Instrumenten vorbei. Technische Informationen machen einen großen Teil an der gesamten Gebäudedokumentation aus. Sie sorgen dabei nicht nur für Sicherheit der gesamten Liegenschaft. Auch Rechtssicherheit für Betreiber und Eigentümer ist eng an das Technische Facility-Management und seine Dokumentation gekoppelt.
Was ist das technische Facility-Management?
Neben dem kaufmännischen, infrastrukturellen und rechtlichen bildet das Technische Gebäudemanagement einen wichtigen Teil der Gesamtverwaltung von Liegenschaften. Es wird häufig auch als Technisches Facility-Management bezeichnet. Die gesamte technische Infrastruktur von Immobilien wird über das TFM gesteuert. Dabei zielen sämtliche Maßnahmen und Methoden im TFM auch darauf ab, den Betrieb insgesamt zu optimieren. Werden etwa Einsparpotenziale bei der Energieversorgung von Liegenschaften angestrebt, sind dabei in erster Linie technische Fragen angesprochen. An dieser Stelle zeigt sich der aktive Charakter, den das Technische Facility-Management hat: Es geht nicht nur um den Status quo beim Betrieb einer Immobilie. Vielmehr bewegen sich Facility-Manager an dieser Stelle vorausschauend und mit Blick auf Verbesserungspotenzial durch die Immobilie.
Welche Ziele werden mit einem TFM verfolgt?
Das Technische Facility-Management bündelt eine Reihe von Zielen für das Gebäudemanagement. Hier geht es etwa um:
- die technische Sicherheit in Gebäuden und Anlagen.
- die Wartung und Instandhaltung der Liegenschaften sowie Anlagen.
- die Optimierung bestimmter Prozesse und technischer Anlagen für mehr Effizienz in Gebäuden.
- die Rechtssicherheit für Betreiber und Eigentümer bei der Haftung für den Betrieb von Gebäuden und Anlagen.
- die optimale Nutzbarkeit von Immobilien.
Um diese Ziele zu erreichen, setzt modernes TFM auf den Einsatz innovativer Methoden, digitaler Hilfsmittel und Automatisierung. Dazu kommt eine digital ausgerichtete, umfassende Dokumentation, von der im besten Fall die gesamte Gebäudedokumentation profitiert.
Was zeichnet ein modernes TFM aus?
Das moderne Technische Facility-Management bildet ein System, das sich modular individuell auf die jeweilige Immobilie zuschneiden lässt. Es standardisiert und automatisiert Prozesse, um den Anforderungen etwa bei Wartung, Instandhaltung, Reparatur und Sicherheit gerecht werden zu können. Es fördert ein Höchstmaß an Effizienz und unterstützt die ständige Optimierung der technischen Steuerung von Liegenschaften.
Ein ausgereiftes Technisches Facility-Management als Teil des Gebäudemanagements gibt Managern, Betreibern und Eigentümern die Struktur vor, mit denen Gebäude und Anlagen technisch beherrscht werden. Dabei lässt das derzeitige TFM stets genügend Raum für weitere Optimierungsmaßnahmen, angepasst an sich ändernde Anforderungen tatsächlicher und regulatorischer Art. Steigen etwa die Anforderungen an die Wärmedämmung und das Energieeinsparpotenzial beim Betrieb von Immobilien, sind technische Anpassungen zu machen. Nachhaltigkeit ist ebenfalls ein Anspruch, den TFM beim Betrieb von Immobilien maßgeblich gewährleistet.
Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten fallen unter den Bereich des Technischen Facility-Managements?
Das technische Facility-Management gliedert sich unter anderem in folgende Teilbereiche auf:
- technisches Management beim Betrieb einer Immobilie allgemein
- Instandhaltung, Wartung und Reparatur einschließlich Gewährleistungsnachverfolgung
- sicherer Betrieb der Immobilie über Controlling und Monitoring
- vollständige Dokumentation technischer und sicherheitsrelevanter Aspekte für die Immobilie
- Optimierungen beim technischen Betrieb
- ständige Verbesserung der Verfügbarkeit bei der Nutzung der Immobilie
Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen sind beim TFM aus einer übergeordneten Perspektive zu betrachten.
Übergeordnet verantwortlich im Sinne der umfassenden Haftung ist stets der Betreiber/Eigentümer der Immobilie und/oder Anlage.
Er wird sachkundiges Personal für die unterschiedlichen Teilaufgaben einsetzen. So wird eine Immobilie in der Regel durch einen Facility-Manager verwaltet. Bei größeren Komplexen und Anlagen kann hier darüber hinaus speziell ein Technischer Facility-Manager eingesetzt werden.
Vielfach werden Teile oder auch das technische Management in seiner Gesamtheit externen Dienstleistern übertragen. Hier kommt es immer darauf an, wie das Gebäudemanagement insgesamt aufgestellt und strukturiert ist. Weiteres Fachpersonal ist an einzelnen Stellen bei der Instandhaltung, Wartung und Gewährleistung im Gebäudemanagement allgemein tätig. Hier können auch Sachverständige eine große Rolle spielen.
Technische Instandhaltung und Wartung von Gebäuden/Anlagen - wie werden sie durchgeführt?
Die Instandhaltung und Wartung von Gebäuden und Anlagen folgt unter anderem diesen Aspekten:
Wartungs- und Instandhaltungszyklen beruhen auf den technischen Vorgaben für technische Einrichtungen und Anlagen sowie anerkannten Regeln der Technik. Sie sind regelmäßig Teil strukturierter Instandhaltungspläne und -strategien. Daneben gibt es Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten, die aufgrund einer aktuellen Havarie oder Störung notwendig werden.
Das Technische Facility-Management zielt im Gebäudemanagement darauf ab, solche akuten Notfälle und Störungen von vornherein auszuschließen. Das gelingt modernen TFM häufig, aber nicht immer. Unter Umständen führen auch gesetzliche Veränderungen zu aktuellen Herausforderungen und Optimierungen der Instandhaltungsstrategie. Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten sind unterschiedlich intensiv.
Manches lässt sich allein durch Augenschein regeln, anderes muss mithilfe von Werkzeugen und Instrumenten analysiert werden. Wichtig ist, dass Instandhaltung und Wartung den jeweiligen individuellen Bedingungen in einer Immobilie angepasst sind. Die Nachverfolgung von Gewährleistungen ist besonders relevant. Es ist nicht nur von Bedeutung, mögliche Schwachpunkte und Defekte zu identifizieren. Es muss ebenso verfolgt werden, dass durch Fachkräfte in einem überschaubaren Zeitraum abgeholfen wird.
Wartung und Instandhaltung werden immer vorausschauender ausgelegt. Das Stichwort lautet dabei Predictive Maintenance. Es soll in Gebäuden und Anlagen nicht mehr zu Störungen kommen, weil diese vorausschauend bereits im Vorfeld verhindert werden.
Welche Maßnahmen fallen unter das Energie- und Umweltmanagement im Technischen Facility-Management?
Hier geht es um mehrere Aspekte:
- Es dürfen keine umweltschädigenden Wirkungen außerhalb des gesetzlichen Rahmens von einer Liegenschaft ausgehen.
- Es dürfen keine schädlichen Einwirkungen für die Bewohner und Nutzer von Immobilien/Anlagen zu befürchten sein.
- Zum Energie- und Umweltmanagement gehören Fragen von Energieeinsparpotenzialen.
- Die Nachhaltigkeit von Maßnahmen ist ebenfalls ein Teil dieses Bereichs.
Wie berücksichtigt man Sicherheits- und Brandschutzaspekte im Technischen Facility-Management?
Die Sicherheitsanforderungen an Immobilien sind eingebettet in ein umfangreiches Regelwerk. Dabei kommt es wesentlich darauf an, in welcher Weise eine Immobilie genutzt wird. Darauf aufbauend ergeben sich bestimmte Pflichten per Gesetz, was bei Sicherheit und Brandschutz in einer bestimmten Immobilie einzuhalten ist. Einige Maßnahmen sind bereits beim Bau von Gebäuden zu berücksichtigen und bilden auch später einen wichtigen Teilbereich im Gebäudemanagement. Andere Einrichtungen, Anlagen und Maßnahmen werden erst beim Betrieb einer Immobilie wichtig. In diesem Bereich besteht eine besonders enge Vernetzung zwischen Behörden und Betreibern von Immobilien/Anlagen. Regelmäßige Inspektionen, auch von Behördenseite, gehören hier dazu.
Wie erfolgt das technische Controlling und (Condition) Monitoring von Gebäuden/Anlagen?
Die Dokumentation ist ein wichtiges Instrument für das Monitoring und Controlling von Gebäuden sowie Anlagen. Ebenso können technische Einrichtungen und Anlagen heute über moderne Sensoren und andere Indikatoren teilweise selbstständig Alarm geben, wenn es zu Störungen oder Fehlfunktionen kommt. Wichtig beim Controlling und Monitoring der Technik ist, dass sämtliche Informationen an einer bestimmten Stelle zusammenlaufen, wo sie ausgewertet werden. Von dort aus können weitere Maßnahmen eingeleitet werden. Das Gebäudemanagement ist heute nicht nur im technischen Bereich zunehmend automatisiert. Allerdings kommt das technische Controlling nicht ohne menschliches Personal mit Fachwissen aus. Condition Monitoring erlaubt Zustandsmeldungen in Echtzeit und ergänzt das vorausschauende Predictive Maintenance, das Störungen schon im Vorfeld abfängt.
Methoden und Instrumente für das Technische Facility-Management
Vielfach setzt das Technische Facility-Management heute auf computergestütztes Monitoring und Controlling. Moderne Dokumentationssoftware unterstützt ebenfalls die Verwaltung technischer Einrichtungen und Anlagen mit automatisierten Funktionen wie Erinnerungen an Wartungstermine, Protokollen und vielem mehr. Einrichtungen und Anlagen verfügen heute außerdem über Vorrichtungen, die eine Selbstanalyse, eigenständige Störungsbeseitigung oder die Weitergabe von wichtigen Informationen an übergeordnete Stellen ermöglicht.
Was sind Computer-Aided Facility-Management (CAFM) Systeme und wie werden sie im TFM eingesetzt?
CAFM-Systeme bieten für das Technische Facility-Management und das gesamte Gebäudemanagement erhebliche Vorteile. Durch die Nutzung von Apps und Software bieten sich Möglichkeiten zur
- Prozessoptimierung.
- Planung und strategischen Ausrichtung.
- Analyse.
- Dokumentation zur Stärkung unter anderem der Betreibersicherheit in Haftungsfragen.
- Effizienzsteigerung der Nutzung einer Immobilie.
- Betriebskostensenkung.
Gebäudeautomation und -steuerung - welche Vorteile haben sie?
Diese Elemente des modernen TFM erleichtern die Wartung, Instandhaltung und Optimierung von Gebäuden/Anlagen. Mit ihnen bewegt sich das Technische Facility-Management und Gebäudemanagement weg von kleinteiligen Maßnahmen hin zu Steuerungsmaßnahmen für das gesamte Gebäude. Sie sparen Zeit und andere Ressourcen ein, weil nicht jeder Eingriff händisch unter Personaleinsatz durchgeführt werden muss.
Wie lassen sich gesetzliche Vorschriften und Normen im Technischen Facility-Management einhalten?
Erforderlich sind ein Höchstmaß an Struktur, Organisation und vor allem Dokumentation. Letztere garantiert die Beweisfestigkeit und damit angemessene Sicherheit für Betreiber vor Haftungsansprüchen. Das Technische Facility-Management hat zusammen mit dem gemeinsamen Gebäudemanagement die Funktion eines Knotenpunktes, an dem sämtliche Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften und Normen zusammenlaufen.
Was wird für das Technische Facility-Management dokumentiert?
Die Dokumentation für das Technische Facility-Management ist umfassend. Hier wird nicht nur festgehalten, welche Anlagen, Einrichtungen und andere technischen Vorkehrungen in einem Gebäude vorhanden sind. Es geht unter anderem auch um:
- dokumentierte Wartungs- und Instandhaltungsintervalle einschließlich Protokollen sowie Berichten
- schriftlich fixierte Nachverfolgung von Gewährleistungsarbeiten und Reparaturen
- Gutachten, Pläne und technische Anleitungen
- Genehmigungen und Bescheide von beteiligten Behörden
- Auskünfte zu Mitarbeitern mit Expertise im Gebäudemanagement und für das Technische Facility-Management
- Informationen zu Nachhaltigkeits- und Umweltaspekten
- dokumentierte Verbindungen zum übrigen Gebäudemanagement
Lohnt die Investition in das technische Facility-Management?
Das Technische Facility-Management wird in seiner Entwicklung voranschreiten. Hier lohnen sich weitere Investitionen. Sie sorgen für die erforderliche Aktualität im gesamten Gebäudemanagement. Außerdem treiben sie die Automatisierung weiter voran. Das schont andere Ressourcen und kann das gesamte Technische Facility-Management noch effektiver sowie effizienter machen. Nur bei weiteren Investitionen wird es auch auf längere Sicht möglich sein, den gesteigerten Anforderungen durch gesetzliche Änderungen erfolgreich zu begegnen.
Fazit: Kein Gebäudemanagement ohne modernes Technisches Facility-Management
Das technische Facility-Management ist ein unabdingbarer Bestandteil des Gebäudemanagements. Die anderen, administrativen Teile sind ohne die technischen Eckpfeiler bei der Verwaltung von Gebäuden obsolet. Deshalb macht Gebäudemanagement ohne Technisches Facility-Management keinen Sinn. Mit modernen Instrumenten und Hilfsmitteln wie vielseitigen Softwareprodukten zur Dokumentation und zur Verwaltung, werden Aufgaben wie Instandhaltung, Wartung oder Modernisierung im Gebäudemanagement fast spielend bewältigt. KEVOX macht insbesondere die Dokumentation im TFM einfach und effektiv. Das moderne Technische Facility-Management ist digital. Analoge Lösungen reichen hier an die Vorteile digitaler Systeme nicht heran.
