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Arbeitsschutzsoftware: Wie Sie Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit rechtssicher dokumentieren (mit Video)

Arbeitsschutzsoftware-Gefahrstoffe rechtssicher dokumentieren per App und Software

Am 28. April fand der Welttag für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz statt. Grund genug, das Thema Arbeitssicherheit und Gefahrstoffe im Zusammenhang mit KEVOX näher zu beleuchten. Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit spielt in vielen Situationen des beruflichen Alltags eine Rolle. Von Natur aus sind hier einige Berufe gefährdeter als andere. Besonders aber im Bereich der Gefahrstoffe hat der Arbeitgeber eine große Verantwortung gegenüber seiner Mitarbeiter.

Was sind Gefahrstoffe und wo werden sie eingesetzt?

Als Gefahrstoffe gelten Chemikalien und Gemische, die aufgrund ihrer physikalischen und chemischen Eigenschaften für Mensch und Umwelt gefährlich werden können. Gefahrstoffe können zum Beispiel giftig, ätzend, leichtentzündlich oder auch krebserregend sein. Wie wichtig ein verantwortungsvoller Umgang mit Gefahrstoffen im Unternehmen ist, legen nicht nur die Gefahrstoffverordnung und das Arbeitsschutzgesetz fest. Laut einer Statistik der DGUV („Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“) haben sich 2016  7.269 meldepflichtige Unfälle im Zusammenhang mit Gefahrstoffen ereignet. Dementsprechend spielt in Unternehmen, in denen Gefahrstoffe zum Einsatz kommen, der Arbeitsschutz für die Gesundheit der Mitarbeiter eine besonders große Rolle.

Gefahrstoffe können in einem Unternehmen keineswegs isoliert betrachtet werden. Zum einen müssen zusätzlich die ausgeführten Tätigkeiten begutachtet werden. Einige Gefahrstoffe entstehen z.B. erst im Zuge einer bestimmten Arbeit. Ebenso sollten Sie immer darauf achten, in welchem Umfeld eine Arbeit mit Gefahrstoffen ausgeführt wird. Auch wenn es in keinem Unternehmen vorkommen sollte: Schweißarbeiten neben einem Fass mit hoch entzündlichen Stoffen bergen ein sehr hohes Gefahrenpotenzial.

Eine Gefährdungsbeurteilung sorgt für ausreichenden Arbeitsschutz

Eine Gefährdungsbeurteilung ermittelt im Voraus, wo genau im Unternehmen eine mögliche Belastung und Gefährdung für Mensch und Umwelt auftritt. Diese Gefährdungsbeurteilung darf nur eine sachkundige Person durchführen, also z.B. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. In die Beurteilung, inwiefern die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten gefährdet wird, fließen verschiedene Aspekte sein. Hierzu zählen unter anderem die Arbeitsmittel und Gefahrstoffmengen, die Informationen aus dem Sicherheitsdatenblatt des Lieferanten, Arbeitsplatzgrenzwerte und die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen. In KEVOX finden Sie verschiedene Druckvorlagen im Berichtsmodul - unter anderem auch eine für die Gefährdungsbeurteilung. So sparen Sie sich aufwendige Formatierungsarbeiten in Word und geben Ihre Beurteilung in wenigen Minuten aus.

Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen muss der Unternehmer auch nach der Gefährdungsbeurteilung regelmäßig wieder prüfen (lassen): Sind die Hinweisschilder für Gefahrstoffe und den Arbeitsschutz leserlich und gut sichtbar angebracht? Sind ausreichend Schutzmaßnahmen vorhanden? Werden diese von den Beschäftigten auch ordnungsgemäß genutzt? In KEVOX können Sie anhand der Lagepläne oder Fotos von Arbeitsstätten genau die Orte der Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen bestimmen.

Abgesehen von einer detaillierten Gefährdungsbeurteilung und der sorgfältigen Dokumentation sorgen selbstverständlich regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter dafür, dass die Arbeitsschutzbedingungen hinreichend eingehalten werden.

Dokumentationspflicht im Arbeitsschutz

Klar, ein verantwortungsvoller Umgang mit Gefahrstoffen und ein durchgängiges Arbeitsschutz-Konzept sind wichtig. Doch wie sieht es mit der Dokumentation aus? Das Arbeitsschutzgesetz schreibt die verpflichtende Dokumentation vor, wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen. Aber auch wenn nur ein Mitarbeiter mit Gefahrstoffen im Unternehmen arbeitet, müssen Sie laut Gefahrstoffverordnung Ihrer Dokumentationspflicht nachkommen. In erster Linie ist bei dieser Pflicht die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung gemeint. Zusätzlich müssen Sie die festgelegten Arbeitsschutz-Maßnahmen und die Überprüfung dieser Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren. Außerdem ist es ratsam, die durchgeführten Mitarbeiter-Schulungen schriftlich nachzuhalten. Nur so kann die Wirksamkeit des Arbeitsschutzes zuverlässig überprüft werden.

 

Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen mit KEVOX Software und App dokumentieren

Übersicht über alle Gefahrstoff- und Hinweisschilder

GEFAHRSTOFFE UND ARBEITSSCHUTZMASSNAHMEN MIT KEVOX DOKUMENTIERE


  • Möglichkeit verschiedene Planansichten zu hinterlegen: Gebäudeplan, CAD-Zeichnung, 3D-Ansicht oder Foto einer Arbeitsstation
  • Bauteile, Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen genau an die Stelle im Plan ziehen, an der sie sich auch im Unternehmen befinden
  • Das Zusammenspiel zwischen Gefahrstoffen und Arbeitsschutz wird auf einen Blick deutlich
  • Bei der nächsten Prüfung wissen Sie sofort, was sich an welcher Stelle befinden sollte

 

Mängel vor Ort mit Foto aufnehmen

Arbeitsschutzmaengel-aufnehmen mit Software oder App direkt vor Ort


  • Im Projekt unter „Standorte“ in die jeweilige Etage bzw. zu der jeweiligen Arbeitsstation gehen
  • Fehlende Symbole im Plan über den Bauteilkatalog per Drag & Drop hineinziehen
  • Der umfangreiche Bauteilkatalog bietet Ihnen sowohl Symbole für Gefahrenstoffe als auch für die Arbeitssicherheit an
  • Über „Erfassen“ den entsprechenden Mangel selbst eingeben oder über Textbausteine auswählen (z.B. „Hinweisschild nicht vorhanden“)
  • Alle Details angeben: Wie hoch ist die Gefährdung? Wer ist zuständig, den Mangel zu beheben? In welchem Zeitraum?
  • Beweisfoto von der entsprechenden Stelle aufnehmen
  • FERTIG!

 

Mängel übersichtlich in einer Liste für den Betreiber darstellen

maengelliste-arbeitsschutzberichte


  • Erstellung der Mängelliste im Hauptmenü unter "Einträge"
  • Auflistung aller Mängel, die Sie bisher erfasst haben (und die noch nicht abgeschlossen sind)
  • Filter nach Kategorie, Standort, Zuständigkeit und Zeitraum möglich
  • Mängelbericht als PDF-Datei zum Versand per E-Mail oder zum Druck ausgeben
  • Alle Informationen inklusive Mangelbeschreibung, Foto, Zuständigkeiten und Fristen sind bereits enthalten
  • Das mitgeschaltete Ampelsystem zeigt die Dringlichkeit des Mangels:
    • Das Frist-Datum rückt näher (gelb) oder wurde bereits überschritten (rot)
    • Höhe der Gefährdung: keine (weiß), gering (gelb), mittel (orange), hoch (rot)

Gefährdungsbeurteilung im Berichtsmodul ganz automatisch ausgeben

gefaehrdungsbeurteilungen automatisch erstellen mit Software und app


  • Neue Gefährdungsbeurteilung im Hauptmenü unter "Berichte" eine neue Berichtsvorlage erstellen
  • Zeitraum, aus dem die Einträge einfließen sollen, angeben
  • Nach Typ, Status und Priorität filtern
  • Druckvorlage auswählen
  • Teilnehmer und Verteiler (aus Adressbuch) auswählen
  • Fazit selbst schreiben oder aus (zuvor festgelegten) Textbausteinen auswählen
  • Unterschrift hinzufügen
  • Über "Aktion" die fertige Gefährdungsbeurteilung ausdrucken oder abspeichern

 

Video: Verpflichtende Arbeitsschutz-Dokumentation in wenigen Schritten durchführen

Im aktuellen "KEVOX - einfach erklärt"-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie in KEVOX Mängel, die den Arbeitsschutz betreffen, aufnehmen. Außerdem sehen Sie, wie Sie in wenigen Schritten Mängellisten und Gefährdungsbeurteilungen ausgeben können - ganz ohne Nacharbeit im Büro und aufwendiges Formatieren in Word oder Excel.

 

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Wie Sie Spielplätze prüfen und warten und mit Sicherheit für Spaß sorgen.

Spielplatz prüfen warten kontrollieren sichern

Vorbeugender Brandschutz, Baubegehungen, Arbeitssicherheit – all das sind offensichtlich Branchen, bei denen klar ist, dass und was dokumentiert werden muss. Doch wie sieht es mit der Spielplatzprüfung aus? Ein Thema, das Ihnen beim Stichwort Dokumentation vielleicht nicht direkt in den Sinn kommt. Doch besonders bei Spielplätzen ist eine regelmäßige Prüfung und die damit verbundene Dokumentation überaus wichtig.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wer wie häufig Spielplätze prüfen muss und wer verantwortlich ist, wenn doch einmal etwas passiert. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie in KEVOX die Spielplatzprüfung durchführen können und stets den Überblick behalten.

Warum müssen Spielplätze geprüft werden?

Die Antwort auf diese Frage liegt eigentlich auf der Hand. Wer möchte sein Kind schon an einem Ort spielen lassen, an dem an mehreren Stellen Sicherheitsrisiken lauern? Auch wenn viele kleinere Unfälle auf Spielplätzen auf die Fehleinschätzung der Kinder zurückzuführen sind, kommt es doch immer wieder vor, dass Richtlinien auf Spielplätzen nicht eingehalten werden. Sei es nun durch einen nicht fachgerechten Einbau des Spielgeräts oder die Beschädigung von Geräten durch Vandalismus oder Verschleiß.

In den Richtlinien DIN EN 1176 und DIN EN 1177 sind die technischen Regeln für Anforderungen an Spielplätze festgelegt. Hier ist auch festgehalten, dass neue Spielplätze abgenommen werden müssen und wie die Instandhaltung geregelt ist.

Wer ist eigentlich verantwortlich, wenn auf dem Spielplatz etwas passiert?

Für die Sicherheit der jeweiligen Spielgeräte sind zunächst die Hersteller selbst verantwortlich. Das heißt, wenn ein Gerät bereits von der Konstruktion oder dem Material her, Gefahrenquellen birgt, kann der Hersteller dafür verantwortlich gemacht werden.

Allerdings ist der Betreiber des Spielplatzes derjenige, der für eine regelmäßige Spielplatzprüfung bzw. Spielplatzkontrolle zuständig ist. Betreiber des Spielplatzes ist in der Regel der Eigentümer des Grundstücks, auf dem der Spielplatz sich befindet. Dies können (bei öffentlichen Spielplätzen) die Kommune, die Gemeinde oder die Kirche sein. Bei Spielplätzen in Wohnanlagen ist meist der Betreiber der Anlage auch für den Spielplatz verantwortlich.

Allerdings ist auch zu berücksichtigen, dass Spielplätze explizit dafür ausgelegt sind, Kinder ihre Grenzen austesten zu lassen. Das heißt im Umkehrschluss, dass der Betreiber nicht für jeden kleinen Sturz verantwortlich gemacht werden kann. Die Aufsichtspflicht liegt nach wie vor bei den Eltern.

Wer prüft die Spielplatzsicherheit wie häufig?

In der Regel wird bei Spielplätzen zwischen drei verschiedenen Prüfungen unterschieden:

Die Richtlinien empfehlen dringend eine wöchentliche Kontrolle durch den Eigentümer. Hier sollte der Betreiber allgemeine Missstände wie Verschmutzungen oder offensichtliche Beschädigungen feststellen und beheben. Diese Kontrolle ist allerdings nicht verpflichtend.

Außerdem sollte vierteljährlich eine operative Funktionskontrolle der Spielgeräte durchgeführt werden.

Die jährliche Hauptinspektion darf nur ein Sachkundiger durchführen. Sachkundig ist in diesem Fall jemand, der ein Zertifikat nach DIN SEPC 79161 vorweisen kann. Dieses kann man u.a. beim TÜV erwerben. Die jährliche Hauptuntersuchung ist verpflichtend. In der Regel führen beauftragte Unternehmen wie TÜV oder DEKRA diese Prüfung durch. Hierbei werden vor allem die Wartungsarbeiten gemäß der Herstellerangaben durchgeführt. Außerdem bewertet der Prüfer neben den Spielgeräten an sich auch die Bodenbeschaffenheit, Einhaltung von Sicherheitsabständen und Fallhöhen.

Warum ist die Dokumentation der Spielplatzprüfung so wichtig?

Der Prüfer sollte alle Details der Spielplatzprüfung dokumentieren, sodass sichergestellt wird, dass keine Gefahrenquelle übersehen wurde. Ein lückenloser Prüfbericht sorgt dafür, dass im Nachhinein keine Fragen aufkommen. Eventuelle Reparaturmaßnahmen gibt der Prüfer dann in Form eines Mängelberichts an den Betreiber weiter. Dieser hat dafür zu sorgen, die Mängel zu beheben. So sind für den Fall, dass doch etwas passiert, die Verantwortlichkeiten klar festgehalten.

Die Spielplatzprüfung mit KEVOX durchführen

Individuelles Projekt für jeden Spielplatz anlegen

Spielplatz Prüfen mit KEVOX Projekt-anlegen


  • Pro Spielplatz, der geprüft werden muss, ein eigenes Projekt anlegen
  • Standort und Ansprechpartner zum Projekt zuvor im KEVOX-Adressbuch hinterlegen
  • Alle notwendigen Informationen zum Objekt hinterlegen: Standort, Ansprechpartner, Auftraggeber, Betreiber, u.v.m.

 

Übersicht durch Lageplan und Bauteil-Icons

Spielplatz prüfen mit KEOVX Software und App - Lageplan


  • Standort- oder CAD-Pläne für den gesamten Platz oder einzelne Spielgeräte hinterlegen
  • Durch Bauteil-Icons den genauen Standort der jeweiligen Spielgeräte festhalten
  • Im Bauteil selbst alle Details (Größe, Eigenschaften, Zulassungsnummer, Hersteller) hinterlegen
  • Möglichkeit, Hersteller-Dokumente direkt zu hinterlegen (z.B. Zulassungen, Wartungsanleitungen etc.)

 

Prüfung pro einzelnem Spielgerät durchführen

Mangelaufnahme auf dem Spielplatz per Software und App


  • Mängel direkt dem einzelnen Bauteil-Icon (=Spielgerät) zuordnen
  • auf zuvor angelegte Textbausteine zurückgreifen oder eigenen Text verfassen
  • Foto vor Ort aufnehmen und ggf. bearbeiten
  • Nach Mangelaufnahme im Reiter Instandhaltung "Allgemeine Prüfung durchgeführt" auswählen
  • KEVOX legt anhand des Prüfintervalls automatisch einen neuen Prüftermin fest

 

Mit nur wenigen Klicks den Prüf- oder Mängelbericht ausgeben

Mangelbericht Gefährdungsbeurteilung Spielplatz automatisch erstellen


  • Im Menüpunkt "Berichte" stehen verschiedene Berichtsvorlagen zur Auswahl
  • z.B. allgemeiner Prüfbericht als Nachweis für die Prüfung
  • oder Mängelbericht mit fälligen Reparaturarbeiten für den Betreiber
  • Fazit und Unterschrift hinterlegen und direkt mit ausgeben
  • Bericht als fertige PDF-Datei abspeichern oder zur weiteren Bearbeitung als Word- oder Excel-Datei ausgeben

 

Wie Sie die Prüfung von Spielplätzen mit KEVOX durchführen und sicher alle Gefahren bannen (Video)

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Wie Sie die Arbeit NICHT mit nach Hause nehmen

Arbeit direkt vor Ort erledigen mit Kevox Software

Die Arbeit möchte kein Ende nehmen, der Feierabend rückt in weite Ferne. Zu Hause wartet die Familie, doch der Bericht muss bis morgen fertig sein? Die nahe liegende Lösung: Den Bericht im Büro fertig stellen oder aber die Arbeit mit nach Hause nehmen, mit der Konsequenz, bis tief in die Nacht arbeiten zu müssen. Am nächsten Tag warten bereits die nächsten Aufträge? Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor? Haben Sie gefühlt kaum noch Freizeit, da die Arbeit überhandnimmt? Setzen Sie in diesem Fall auf KEVOX, denn dank der Dokumentationssoftware KEVOX bzw. alternativ der App KEVOX GO entfällt die Nacharbeit.

Dokumentation vor Ort erledigen

KEVOX erleichtert Ihnen die Dokumentation: Bereits während der Begehung können auf dem Smartphone oder Tablet Mängel, Hinweise oder Aufgaben aufgenommen, Prüfungen vor Ort protokolliert, Checklisten abgearbeitet werden. Zudem können Zuständigkeiten direkt an die Verantwortlichen weitergeleitet werden. Nehmen Sie Fotos in Echtzeit auf und weisen Sie diese noch auf der Baustelle den verschiedenen Mängeln und Tätigkeiten zu. Sparen Sie sich so die lästige Arbeit, die Fotos im Büro den entsprechenden Mängeln zuordnen zu müssen. Weiterer Vorteil: Die während der Begehung gesammelten Informationen stehen jeder Zeit geordnet zur Verfügung. Statt aufwendig und zeitraubend in verschiedenen Word- und Excelltabelllen sowie Fotoordnern nach den entsprechenden Daten suchen zu müssen, liegt alles gebündelt vor. Vorgefertigte Textbausteine – in KEVOX GO kann auch die Spracheingabe verwendet werden – sorgen dafür, dass die Dokumentation in Sekundenschnelle erledigt ist.

Nacharbeit muss nicht sein

Aus den auf diese Weise aufgenommenen Daten lässt sich mit nur wenigen Klicks ein Bericht generieren, den Sie noch vor Ort per E-Mail an die zuständigen Personen weiterleiten können. Alternativ können Sie den Bericht auch als PDF speichern und im Büro ausdrucken. Sämtliche Arbeitsschritte können so bereits während der Begehung abgeschlossen werden und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Dokumentation lässt sich strukturierter und effizienter gestalten, besonders dann, wenn immer weniger Zeit für immer mehr Aufgaben zur Verfügung steht. Statt sich mit der Nacharbeit abzumühen, die häufig doppelt so viel Zeit wie die Begehung selbst in Anspruch nimmt, können Sie sich wichtigeren Themen widmen. Und wieder pünktlich Feierabend machen …

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Dokumentation der Sicherheit auf der Baustelle mit der KEVOX Software

Baustellen App KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle

Wer sich die aufwendige manuelle Erfassung von Mängeln, Maßnahmen & Co. auf der Baustelle sparen möchte, greift statt zu Stift und Papier zur Dokumentationssoftware. Durch den Verzicht auf Klemmbrett, Digitalkamera und Bauplan vereinfacht sich das allgemeine Handling, die Dokumentation von Prüfungen oder ausstehende Arbeiten geht noch leichter von der Hand. Doch was muss eine Software leisten können, damit sie auf der Baustelle zum Einsatz kommen kann? Welche Funktionen sollte sie aufweisen, damit eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation gewährleistet wird? Wir klären auf.

Baustellensoftware KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Baustellensoftware und app KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Baustellendokumentation KEVOX App für Sicherheit auf der Baustelle


Arbeit erledigen auf Knopfdruck

Automatismus ist das Stichwort. Viele Arbeiten, die während der Dokumentation auf der Baustelle anfallen, sollten schnell und zügig erledigt werden können. So sollte die Dokumentationssoftware im Bestfall über vorgefertigte Textbausteine sowie Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten verfügen, um die Erfassung der einzelnen Bauteile und Mängel zu vereinfachen. Mit nur wenigen Klicks sollte der Anwender anstehende Instandhaltungstermine oder die einzelnen Gefährdungsstufen aufgezeigt bekommen. So können problemlos wichtige Fristen eingehalten werden und es entstehen keine Verzögerungen am Bau. Die Dokumentationssoftware sollte so aufgebaut sein, dass die aufgenommen Daten im System direkt weiterverarbeitet werden können. Hier bieten sich z. B. Vorlagen an, mit deren Hilfe die Berichtserstellung in wenigen Sekunden erledigt ist. Die Berichte sollte anschließend an Partnerunternehmen weitergeleitet werden können - sei es als PDF oder als E-Mail. Der Anwender verfügt gleichzeitig über eine große Informationsdatenbank, auf die er zu jeder Zeit zugreifen kann. Wichtige Details wie die beteiligten Firmen, der Zeitpunkt der letzten Prüfung oder welche Änderungen am Bauteil vorgenommen wurden, werden archiviert und gespeichert. Dies schafft Rechtssicherheit.

Baustellen App KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Informationen auf einen Blick

Durch die Dokumentation der einzelnen Informationen kann der Anwender bei eventuellen Verzögerungen auf der Baustelle nachweisen, inwieweit er seinen Pflichten nachgekommen ist. Generell lassen sich so besser etwaige Fehlerquellen, die für die Verzögerungen verantwortlich sind, aufspüren und die Arbeitsabläufe auf der Baustelle optimieren. Bereits im Voraus kann geplant werden, welche Werkzeuge für die anstehenden Arbeiten benötigt werden, da dank der detaillierten Hinweise zu den einzelnen Bauteilen sämtliche Informationen in der Dokumentationssoftware zur Verfügung stehen. Intelligent aufgebaute Softwarelösungen erlauben es, den verschiedenen Bauteilen und Mängeln Fotos hinzuzufügen. Wichtig ist es, dass sämtliche Arbeiten offline erledigt werden können, da nicht auf jeder Baustelle eine ausreichende Internetverbindung zur Verfügung steht.

Baustellenapp KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Checkliste für eine gute Baustellensoftware:

  • Auswahlmöglichkeit an vorgefertigten Textbausteinen oder Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten
  • Digitales Bautagebuch, das in Rechtsfällen unterstützt
  • Anzeigen von Instandhaltungsterminen und Gefährdungsstufen
  • Erinnerung an Fristen
  • Aufgenommene Daten sollten im System direkt weiterverarbeitet werden können
  • Es sollte die Möglichkeit bestehen, Fotos hinzuzufügen
  • Wahl zwischen verschiedenen Berichtsvorlagen
  • Weiterleiten der Berichte per PDF oder E-Mail
  • Anlegen einer Informationsdatenbank inkl. Daten wie Firmen, Zeitpunkt der letzten Prüfung, Änderungen am Bauteil, ...
  • Nachweis der eingehaltenen Pflichten sollten jederzeit abrufbar sein
  • Durch Vorplanungen sollten Arbeitsabläufe sowie die Materialplanung optimiert werden können
  • Möglichkeit offline zu arbeiten
  • Möglichkeit der Miteinbeziehung von Subunternehmern, anderen projektbeteiligten Firmen und Personen
  • Automatische Erstellung juristisch brauchbarer Unterlagen

Wenn Sie wissen möchten, wie KEVOX all die oben genannten Funktionen vereint, buchen Sie noch heute Ihre Onlinepräsentation. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit KEVOX Ihre Baustelle managen.

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Digitalisierung leicht gemacht

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Die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung sind getan: Fotos liegen nicht wie noch vor einigen Jahren ausgedruckt, sondern digital auf dem PC oder dem Smartphone vor, Mängel und Maßnahmen werden in (Excel- und Word-)Tabellen festgehalten und müssen bei Bedarf nur noch ausgedruckt werden. Ein Großteil der in der Instandhaltung, im Bau oder dem Mängelmanagement tätigen Firmen, aber auch Feuerwehren nutzen inzwischen in irgendeiner Art und Weise die Vorteile der digitalen Dokumentation. Doch oft erfolgt diese noch unstrukturiert, der PC muss teilweise minutenlang nach dem richtigen Ordner durchsucht werden. In KEVOX liegen alle Daten gebündelt vor.

Die Digitalisierung bringt Veränderung und Unsicherheit, aber auch Zuversicht und Chancen mit sich. Was Sie von KEVOX erwarten dürfen:

VERÄNDERUNG

Der Verwaltungsaufwand ist in den vergangenen Jahrzehnten stetig größer geworden, die Rechtsvorschriften umfangreicher. Aus diesem Grund fallen immer mehr Daten an, die protokolliert werden müssen. Eine detaillierte Dokumentation ist vonnöten. In zahlreichen Betrieben herrscht die Unsicherheit vor, wie die digitale Archivierung der Daten erfolgen sollte. Die Digitalisierung der Informationen muss so erfolgen, dass diese auch für Dritte oder eventuelle Jobnachfolger leicht verständlich ist. Oft haben viele Unternehmer das Gefühl, dass die Dokumentation per Zettel und Stift umständlicher als notwendig ist und sind auf der Suche nach einer Alternative. Am liebsten als kostenlose App oder Software. Doch kann eine kostenlose Software zukunftssicher und für Facharbeiter geeignet sein?

Wo vorher noch Stift, Zettel, Klemmbrett und Kamera benötigt wurden, können sämtliche Daten via KEVOX in einem Tablet oder Smartphone vereint werden. Prozesse werden vereinfacht, Aufgaben fallen teilweise weg: Fotos zuordnen, Berichte erstellen, Tagesaufgabenlisten zusammenschreiben, Materialplanung erstellen. Die Zeit, die sich dadurch einsparen lässt, kann der Mitarbeiter nun effizienter nutzen, indem die Software verwaltet, Berichte herausgezogen, Aufträge an die Smartphones der Handwerker geschickt werden. Die Reparatur eines Mangels kann so reibungsloser, schneller und mit weniger Bürokratie vonstattengehen. Die Dokumentation läuft mit KEVOX geordneter und besser ab als zuvor.

UNSICHERHEIT

Fragen wie „Werde ich Schwierigkeiten beim Erlernen der Software haben? oder „Wird die Bürokratie größer, die Effizienz geringer, sodass ich Arbeit mit nach Hause nehmen muss?“ können mit einem klaren Nein beantwortet werden. Dank Schulungen und Lernvideos sowie dem Supportteam gelingt der Einstieg ins digitale Dokumentieren problemlos. Jede Branche wird sich in KEVOX wiederfinden – sei es Brandschutz, Gebäudemanagement, Arbeitsschutz und -sicherheit, Bauleitung, Metallbau oder Mängelmanagement. Auch Servicefirmen profitieren von der digitalen Dokumentation. Statt die Arbeit wie früher mit nach Hause zu nehmen, wird der Aufwand geringer. Die Berichte können direkt vor Ort ausgedruckt werden. Die Nacharbeit entfällt. KEVOX macht Prozesse schlanker, indem vor Ort einmal alle Informationen inklusive Fotos zum Mangel, Hinweis oder Restarbeit aufgenommen werden. Diese werden vom System genutzt, um in die Analysen und Berichte miteinzufließen. Bürokratische Arbeiten mit Excel und Word fallen weg. Sich ähnelnde Fotos sortieren, die Nummern der entsprechenden Bilder notieren, die (unleserlichen) Handschriften der Mitarbeiter entziffern, Berichte schreiben und formatieren, Fazits und Deckseiten erstellen – all diese nervenaufreibenden und kostenintensiven Arbeiten werden fortan von der Software übernommen. Und was wird hierfür benötigt? Ein baustellengeeignetes Tablet wie zum Beispiel diese hier oder diese hier, aber auch diese Smartphones sind geeignet.

ZUVERSICHT

Unsere Kunden sind zuversichtlich, dass eine Software sowie im Speziellen das KEVOX-Konzept, das aus den Bausteinen Downloadkatalog, Managementsoftware sowie aus den (unter anderem für Handwerker konzipierten) Apps TaskReport sowie KEVOX GO besteht, die Zukunft darstellen, denn der Arbeitsablauf gestaltet sich recht einfach: Die Bauteile aus dem Katalog inklusive der Zulassungen sowie der Montage- und Wartungsanleitungen downloaden, während der Baustellenbegehung Mängel vor Ort aufnehmen und in wenigen Schritten auf dem Tablet oder dem Smartphone Kontrollen durchführen. Die Listen der anfallenden Mängel und Aufgaben können direkt eingesehen, Aufträge per Smartphone an die Subunternehmer weitergeleitet werden. Verschiedene Berichte über sämtliche Tätigkeiten und Vorgänge werden  automatisch zusammengestellt.

CHANCEN

Welche Chancen bieten sich durch die digitale Dokumentation mit KEVOX? Da sämtliche Arbeiten wie die Berichtserstellung noch vor Ort erledigt werden können, entfällt die Nacharbeit. Dank der Zeitersparnis können mehr Projekte in der gleichen Zeit abgearbeitet werden. Zugleich haben Sie weniger Verwaltungsaufwand. Statt sich mit bürokratischen Angelegenheiten beschäftigen zu müssen, können Sie sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren. Auch die Mitarbeiter können ihre Zeit besser nutzen und ihre Einsätze sowie die Materialplanung optimieren. Die Instandhaltung wird lückenlos und nachhaltig dokumentiert. Generell wird die Dokumentation zukunftssicher und für die jüngere Generation offen gestaltet.

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Viele Aufträge sind toll aber dann kommt der Stress

KEVOX digitale dokumenation für weniger stress

Arbeit ist der Stressfaktor Nummer eins in Deutschland. Eine 2016 von der Techniker Krankenkasse in Auftrag gegebene Studie hat ergeben, dass sich hierzulande sechs von zehn Menschen gestresst fühlen. Befragt wurden 1200 deutschsprachige, volljährige Personen. Vor allem Vollzeitkräfte fühlen sich gestresst (77 %). Die Studie bestätigt, dass sich Stress stark aufs gesundheitliche Befinden auswirkt:  So leiden 66 % von denjenigen, die angaben, häufig gestresst zu sein, unter Muskelverspannungen und Rückenschmerzen, fast genauso viele unter Ausgebranntsein. Dicht gefolgt von Gereiztheit/Nervosität, Schlafstörungen und Kopfschmerzen. Der häufigste Grund, warum sich ein Gro�teil der Befragten gestresst fühlt, sei die Diskrepanz zwischen Zeit und Arbeitspensum. Fast 2/3 der Befragten verriet, dass das Arbeitspensum im Vergleich mit der zur Verfügung stehenden Zeit, nicht in Einklang zu bringen sei. Dieses Problem möchten wir mit Ihnen lösen. Dokumentation mit der KEVOX Software ist die Antwort. Im Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mit KEVOX Stress abbauen können und mehr Zeit für Familie und Freunde haben werden.

Stressfrei arbeiten

Dank KEVOX müssen Sie nicht mehr mehrere Geräte gleichzeitig bedienen. Kamera, Klemmbrett, Stift, Bauplan, Handy, Aktenordner etc. können Sie fortan im Büro lassen. Die Arbeit lässt sich mit nur wenigen Klicks ganz bequem vor Ort auf dem Tablet (natürlich auch auf Ihrem Smartphone oder Laptop) erledigen. Alle Funktionen, die Ihre Arbeitsprozesse einfacher und schneller gestalten, sind in nur einer Software vereint. Nehmen Sie mit dem Tablet-PC direkt die passenden Fotos zum Mangel auf. Diese werden automatisch, in Echtzeit, den entsprechenden Mängeln zugeordnet. So sparen Sie sich die mühevolle Nacharbeit im Büro, sei es die Katalogisierung des umfangreichen Bildmaterials oder die Auflistung der einzelnen Mängel, Hinweise, Aufgaben oder Restarbeiten… Generell sind in KEVOX alle Daten, auch ältere Einträge, stets bei der Hand. Auf das vorbereitende Eintragen einzelner Bauteilinformationen (Hersteller, Bild, Zulassungserklärung) können Sie in Zukunft getrost verzichten. Die KEVOX-Katalogauswahl stellt für Sie als KEVOX-Nutzer mehr als 4.500 Produkte zum Download bereit. Wählen Sie einfach das für Sie passenden Bauteil aus und legen es im Plan an. Einfach an die passende Stelle im Plan ziehen, fertig! Sollte das Tablet mal im Büro liegengeblieben sein, greifen Sie alternativ zum Smartphone. Dank der KEVOX GO App können Meldungen auch per Smartphone aufgenommen werden.

Mehr Zeit für die Familie

Statt in Aktenordnern oder Exceltabellen stundenlang nach dem entsprechenden Dokument zu suchen, liegen alle Informationen in einer Datenbank geordnet vor. Auf einem Blick sehen Sie, welche Einträge zum Bauteil bisher vorgenommen wurden (z. B. Tür ist defekt, Kennzeichnung ist nicht vorhanden oder falsches Tor wurde eingebaut) , welche Fristen eingehalten werden müssen, wie hoch die Gefährdung ist und ob der Mangel bereits behoben wurde oder nicht. Und diese Informationen erhalten Sie zusammengeführt von allen Nutzern. Darüber hinaus werden wichtige Details wie Kategorie, Gruppe, Bezeichnung sowie Inventarnummer in der Datenbank aufgelistet. Kommt ein Mangel wie beispielsweise verzogene Tür oder defekter Schlie�folgeregler häufiger vor, sparen Sie sich die Zeit, diesen neu anzulegen. Wählen Sie stattdessen den passenden Textbaustein aus den Vorlagen aus. Zeit sparen ist hier das richtige Stichwort. Sparen Sie sich abends den Gang zum Schreibtisch und stellen Sie die Dokumentation von nun an während der Begehung fertig. Wählen Sie die passende Vorlage (Stellungnahme, Feuerschau, Gesamtübersicht, Jahresabschluss, �) für Ihr Vorhaben aus, generieren den Bericht, versenden ihn bei Bedarf und sind fertig mit der Arbeit. Stress ade dank KEVOX.

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Brandschutz im Bestand und in der Sanierung – Interview mit Reinhard Eberl-Pacan

Brandschutz im Bestand und in der Sanierung - Interview mit Reinhard Eberl-Pacan

Der Journalist, Architekt und Brandschutzexperte Reinhard Eberl-Pacan hat sich unseren Fragen zum Thema Brandschutz im Bestand und in der Sanierung gestellt. Parallel zum Architekten, der während der Begehung von Bestandsgebäuden u. a. technische und bauliche Mängel aufnimmt, wirft er als Brandschutzexperte einen Blick auf die Brandschutzmängel. Erfahren Sie im Video, wie er bei seiner Arbeit vorgeht, wie wichtig Brandschutz generell ist und mit welchen Problemen er besonders in Berlin zu kämpfen hat.

Sehen Sie hier das Interview im Video

Ohne Dokumentation geht es nicht

Die Hauptaufgabe von Eberl-Pacan besteht darin, herauszufiltern, nach welchem Konzept das zu sanierende Gebäude gebaut wurde. Das größte Hindernis, das sich ihm in den Weg stellt, ist die Dokumentation. Diese wurde entweder nur mangelhaft oder gar nicht vorgenommen. In der Vergangenheit war es eher üblich, dass maximal eine Stellungnahme der Feuerwehr oder eine grüne Anmerkung der Bauaufsicht vorlag. In vielen Fällen müsse er eher erahnen statt bestimmen, welche Brandschutzmaßnahmen erforderlich waren und welche Produkte eingebaut wurden. Generell ist es seiner Meinung nach wichtig, nicht gegen, sondern mit dem Gebäude zu arbeiten. Jedes Gebäude birgt in der Regel einen Schatz an Brandschutzmaßnahmen, die nicht kaputt gemacht werden sollten, was eher kontraproduktiv wäre. Stattdessen sollte versucht werden, diese zu stärken und auf dem vorhandenen Material neue Brandschutzkonzepte aufzubauen, bei Bedarf auch mit neuen Überlegungen.

Brandschutz früher und heute

Heutzutage herrschen zahlreiche Gesetze, Bauordnungen und Regelungen vor, die bei der Planung eines Gebäudes zu beachten sind. Bestandsgebäude folgen anderen Gesetzmäßigkeiten. Eberl-Pacan merkt an, dass er des Öfteren sehr kreativ werden müsse, um ein auf das Gebäude angepasstes Brandschutzkonzept entwickeln und für die nötige Sicherheit sorgen zu können.

Bestandgebäude für den Brandschutz aufbereiten

Die Gründe für den Umbau oder die Sanierung von Bestandsgebäuden seien laut Eberl-Pacan äußerst vielfältig. Zahlreiche Gebäude sind den heutigen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Fassaden, Fußböden und ähnliches Interieur muss erneuert werden. Viele Bauherren möchten das Gebäude auf den zeitgemäßen Stand heben, um die Vermietungssituation zu verbessern oder neue Mieter zu finden (z. B. Einkaufszentren). Veräußerungen bilden ebenfalls einen wichtigen Grund für Sanierungen oder Umbauten. Käufer werfen immer öfters einen Blick auf den Brandschutz, Stichwort Due Diligence. In der Vergangenheit herrschte oft Stillschweigen über den Brandschutz, heute gewinnt er immer mehr an Bedeutung.  Ein weiterer Antrieb sei die Motivation vieler Gebäudebesitzer, über ein sicheres Gebäude zu verfügen. Gedanken wie „Ich möchte für mich wissen, dass ich meiner Verantwortung gerecht werde“ oder „Ich möchte für ein sicheres Gebäude sorgen und mir keine Vorwürfe machen müssen“ sind hier vordergründig. Vor allem bei Kindertagesstätten, Schulen, Einkaufszentren oder Bürohäusern sei eine gute Dokumentation des Brandschutzes das A&O, merkt Eberl-Pacan an.

Brandschutzdokumentation in Berlin

Eine besondere Herausforderung bildet die Aufbereitung der Brandschutzdokumentation in Berlin, dem Arbeitsort von Eberl-Pacan. In vielen Fällen sind Genehmigungen nicht aufzufinden, teilweise nicht vorhanden oder sie liegen bei Beamten, die anderen Sachbearbeitern nicht zugänglich sind. Die größte Herausforderung sei es, die bestehenden Dokumente zu finden und anschließend zu sortieren. Die Sortierung sollte generell nach bestimmten Kriterien, die wiederum bestimmten Regeln folgen, erfolgen. Die Kriterien sollten stets nachvollziehbar sein, damit jeder die Dokumente finden, verwalten und damit weiterarbeiten kann. Liegen die Dokumente vor, stimmen sie meist mit dem Bestand nicht mehr überein. Es muss generell geschaut werden, ob die Wände noch an der richtigen Stelle stehen, ob Umbauten erfolgt sind, für die es keine Planungen gab oder für die eine Genehmigung nicht erforderlich war. Dies alles ist in die Pläne nicht mit eingeflossen. Die Hauptaufgabe Eberl-Pacans besteht also darin, den Bestand in Übereinstimmung mit den Plänen zu bringen.

Mit Software Brandschutz leichter dokumentieren

In welchem Zusammenhang steht nun eine Dokumentationssoftware wie KEVOX mit Brandschutz im Bestand und in der Sanierung? Software ist nach Ansicht Eberl-Pacans das Produkt der Zeit. Es läge jedoch häufig an der Motivation der Mitarbeiter, das sie trotz der steigenden Digitalisierung diese noch nicht so ausführlich wie vermutet verwenden würden. Ein Großteil nutzt weiterhin der gewohnten Text-, Tabellen- und CAD-Programme. Eberl-Pacan vermutet zudem ein Generationsproblem, warum Brandschutzsoftware noch nicht häufiger genutzt werde. Das Werkzeug müsse stimmen, damit man Spaß daran fände.

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Mit dem Tablet PC auf der Baustelle oder im Betrieb dokumentieren – das XSlate Tablet PC im Test

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Schmutz, Wasser und die Gefahr des Falls… Tablet-PCs haben es z. B. auf der Baustelle oder im Labor wirklich nicht leicht. Doch auch hier soll und kann digital dokumentiert werden. Die Lösung ist das XSlate B10 Tablet, welches Ihre Daten schützt. Arbeiten Sie mit KEVOX sicherer als je zuvor - auf dem robusten Tablet-PC, der neue Maßstäbe für mobiles Arbeiten unter anspruchsvollen Bedingungen setzt.

Wir haben das XSlate B10 für Sie in der Anwendung mit KEVOX getestet.

Der robuste Tablet-PC ist dazu ausgelegt draußen in Schmutz und Wasser genutzt zu werden.

Perfekt also für alle KEVOX-Anwender, die mit dem in letzter Zeit stark wechselnden Wetterbedingungen draußen auf Baustellen oder mit dem Schmutz im Betrieb kämpfen. Alle Anschlüsse und Öffnungen des XSlates sind mit Gummikappen abgedichtet und der i5 Prozessor ist bereit für 'Business'.

Das Gerät liegt durch seine Gummihülle auffällig gut in der Hand. Mit dem extra Griff, der dem Tablet nicht mitgeliefert wird, kann man das XSlate sehr gut transportieren. Die Oberfläche ist Touch sensibel und doch robust gestaltet. Das 10.1-Zoll Display kann hell genug eingestellt werden. Es war kein Problem trotz hoher Sonneneinstrahlung Mängelsymbole per Drag-and-Drop auf den Lageplan zu ziehen. Mit der gerätinternen Kamera machten wir ganz bequem Beweisfotos vom Mangel.

Für die Blog-Fotos haben wir den Bildschirm mit Wasser und Scheibenreiniger ordentlich gereinigt. Wie versprochen, war die Feuchtigkeit kein Problem für das Gerät.

Unser Fazit: Das XSlate ist ein Premiumgerät für die Anwendung von KEVOX im Freien und unter anderen anspruchsvollen Bedingungen. Weniger Sorge um den Verlust der Daten bringen mehr Leichtigkeit in die Arbeit. Die praktische Schlaufe um das Handgelenk gehangen, ermöglicht es auch beide Hände frei zu haben.

Ok... zugegeben, wir haben nicht alles getestet - fallen gelassen haben wir den Computer nicht 😉 Doch von der Sturzsicherheit können Sie sich im Video unten überzeugen.

Das XSlate Tablet ist hier im ZEMA-Shop erhältlich.


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