Ich wette, Sie suchen eine bessere Lösung für Ihre Dokumentation im vorbeugenden Brandschutz, doch Sie wissen nicht ganz, wo Sie anfangen sollen und ein Budget ist möglicherweise auch nicht wirklich vorhanden. Das Ausprobieren vieler Softwarelösungen ist sehr kostenspielig und kommt daher nicht in Frage. Deswegen googlen Sie jetzt, um einen Überblick zu erhalten und die richtige Entscheidung zu treffen. Ich verstehe Sie. Jedes Projekt, das die Einführung einer Lösung (z.B. Software oder App) mit sich zieht, wirkt zunächst einmal wie ein Elefant.

Mit diesem Artikel werde ich das Projekt für Sie klein, wie eine Maus machen. Nach dem Lesen des Artikels werden Sie genau wissen,

• warum und was im Brandschutz dokumentiert werden muss,
• welche Lösungen (Software & App) und hilfreichen Funktionen es gibt,
• wie Sie zur richtigen Softwarelösung finden, ohne viel Geld beim Ausprobieren verschiedener Produkte zu verlieren,
• wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen in Ihre Arbeit integrieren,
• wie Sie die Einrichtungszeit auf einem absoluten Minimum halten und
• was eine Lösung für die Dokumentation im Brandschutz kosten darf und was nicht.

Außerdem erhalten Sie Zugriff auf die ausführlichste Checkliste, die es zum Bewerten von Brandschutz-Software gibt. Nach dem Lesen bewerten Sie Produkte dieser Branche wie ein Brandschutz-Doku-Pro und ein IT-Pro in einer Person.
So werden Sie strukturiert Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden können. 

All das möchte ich mit Ihnen diskutieren, damit Menschen am Ende des Tages sicher nach Hause gehen.

Der Beitrag ist sehr umfangreich. Springen Sie gerne mithilfe der folgenden Navigationsübersicht herum. 

Die Pflicht zur Dokumentation im Brandschutz - wo kommt Sie her?

Wer sagt eigentlich, dass Sie dokumentieren müssen? Und wie setzen sich die Richtlinien zusammen?

Von der EU wird die Sicherheit im Brandschutz für Gebäude und deren Nutzern durch Anforderungen an Bauprodukte und Anlagen definiert. An die Qualifikation der damit beschäftigten Planer, Anwender und Prüfer werden keine Anforderungen gestellt.

Dies ist Aufgabe der Mitgliedsstaaten und in Deutschland, der 16 Bundesländer. Daher gibt es zwischen den Bundesländern Unterschiede in den Bauvorschriften und in den Anforderungen und Anerkennungen der in diesem Bereich tätigen Fachleute. Dies ist ein nicht mehr zeitgemäßes Relikt der Geschichte.

In der EU müssen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 207.000 Euro und Bauaufträge ab 5.186.000 Euro entsprechend den Vergabe- und Vertragsordnungen EU-weit ausgeschrieben werden.
Dies bedeutet, das Großprojekte von Architekten aus der EU geplant, die Bauausführung durch Baufirmen aus der EU mit Bauprodukten aus der EU gebaut werden können.

Die Bestandteile des vorbeugenden Brandschutzes ergeben sich aus einer Vielzahl von Bauvorschriften, Richtlinien, Normen, Empfehlungen und Leitfäden. Nach deren Analyse und Strukturierung ergibt sich eine Gesamtstruktur mit 6 Hauptgruppen, 40 Untergruppen und ca. 230 Einzelpunkten. Die Herleitung dessen finden Sie im Whitepaper "Vorbeugender Brandschutz in der Planung und Bauleitung".

Diese Gesamtstruktur wird für einzelne Gebäude nur teilweise anzuwenden sein. Sie bietet aber auch die Möglichkeit für Vergleiche, Analysen und Auswertungen, wie z.B. Vollständigkeit, Mängelverteilung u.a.
Bei der Analyse von Vorgaben zu den Inhalten und Struktur von Planungen und Prüfungen im vorbeugenden Brandschutz ergaben sich gegenüber der Gesamtstruktur folgende interessante Ergebnisse:

• Der Anteil des Brandschutzes in den Einzelthemen des EU-Grundlagendokuments Nr. 2 mit 50 Seiten beträgt 58% und der von den gebräuchlichsten 12 Musterbauvorschriften 75%.
• Andere Vorgaben wie der Brandschutzleitfaden des Bundes, die vfdb Richtlinie 01/01, die VwV Brandschutzprüfung Ba-Wü und die BauPrüfVO §9 Brandschutzkonzept NRW liegen teilweise weit unter 50%.
• Bei der Analyse von 12 Mustervorschriften mit 1.041 Paragraphen und Absätzen auf 252 Seiten wurde ein Anteil der brandschutzrelevanten Anforderungen von 75% ermittelt.

Damit stellt der Brandschutz eindeutig eine Rechtsanwendung dar.

Aber wer ist nun für was zuständig? Dazu empfehle ich unseren Beitrag "Die Brandschutz-Dokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes".

Die Rechtliche Bedeutung: Warum Brandschutz-Dokumentation so wichtig ist

Brände sind in Deutschland nicht selten. Entsprechend der Statistik des deutschen Feuerwehrverbandes ereigneten sich 180.000 Brände im Jahr 2016. Dies entspricht ca. einem Brand alle 3 Minuten.

Nach einem Großschaden (> 1 Mio. €) schaffen nur 23% der betroffenen Betriebe wieder einen vollen Marktanschluss. Je nach Lage der Betriebe, finden viele Mitarbeiter danach keine neuen Arbeitsplätze.

Daher sind bei Bränden nicht nur gesellschaftliche Grundbedürfnisse betroffen, es wird auch die volkswirtschaftliche Leistungsfähigkeit geschädigt und Arbeitsplätze gefährdet.

Die rechtliche Bedeutung des vorbeugenden Brandschutzes wird von den meisten (am Bau) Beteiligten erheblich unterschätzt. Mit rechtlichen Konsequenzen muss jeder für Mängel Verantwortliche rechnen. Dies gilt besonders, wenn Personen zu Schaden kommen. In diesem Fall gilt auch eine 30 jährige Nachhaftung.
Mängel sind Verstöße gegen die allgemein anerkannten Regeln der Technik und die Bauvorschriften und stellen damit eine Fahrlässigkeit dar. Strafrechtliche Konsequenzen haben Mängel immer, wenn sie zu Körperverletzung oder Tötung aufgrund ei-ner Fahrlässigkeit führen.

Mängel stellen aber auch grundsätzlich eine Vertragsverletzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch dar, da eine Planung mangelfrei und dauerhaft genehmigungsfähig und die Bauausführung mangelfrei sein muss. In der Praxis ist dies jedoch ein Wunschgedanke.

Urteile zu Mängeln im Brandschutz bestehen von vielen Gerichten aller Instanzen. Die Begriffe Grobfahrlässigkeit und Vorsatz sind darin nicht selten enthalten.

Entsprechend der HOAI zählt der in den öffentlich-rechtlichen Bauvorschriften enthaltene Brandschutz zu den Grundleistungen des Entwurfsverfassers und des Bauleiters. Entsprechend dem Umfang von 75% der Bauvorschriften ist er hierzu jedoch nicht ausgebildet und qualifiziert. Damit begibt er sich in die erhebliche Gefahr der groben Fahrlässigkeit, wenn er den Brandschutz selbst plant und hierzu nicht qualifiziert ist.

Daher kann man nur jedem Entwurfsverfasser und Bauleiter empfehlen, dass er den Bauherrn zur Beauftragung eines qualifizierten Fachplaners und Fachbauleiters für den vorbeugenden Brandschutz überzeugt. 

Weiterhin ist es zur besseren Sicherung von Menschen und zur eigenen rechtlichen Absicherung ratsam, eine Softwaregestützte, langfristig nachvollziehbare und gut strukturierte Dokumentation im Brandschutz durchzuführen. 

Quelle Whitepaper von Dr. Peter Hofmann, M. Eng. (Vorbeugender Brandschutz)

Was gehört alles zur ordnungsgemäßen Brandschutz-Dokumentation?

Der fehlerhafte Glaube, die Dokumentation sei eine sinnfreie Bürokratie oder dazu da, den Brandschutzbeauftragten bzw. Verantwortlichen selbst zu kontrollieren ist unzutreffend und unlogisch.

Ganz im Gegenteil ist die Dokumentation im Brandschutz sogar dazu geeignet, den Verantwortlichen zu schützen, denn im Falle eines Brandes liefert die Dokumentation Nachweise über die Erfüllung aller Pflichten. Sie hilft außerdem dabei, die Übersicht über alle Brandschutzmaßnahmen (Aufgaben, Mängelbeseitigung, Prüfungen, Kontrollen) zu behalten, und Gefahrenpotentiale somit effektiv zu beseitigen. Die Dokumentation hilft am Ende des Tages dabei, sicher zu stellen, dass Menschen unversehrt bleiben. Doch was muss dazu alles dokumentiert werden?

Was muss im Brandschutz dokumentiert werden? 

Die Dokumentation im Brandschutz setzt sich aus einmalig vorbereiteten Dokumenten, die stets aktuell gehalten werden müssen und immer wiederkehrenden Dokumentationen zusammen. Zur Brandschutz-Dokumentation gehören unter anderem aber nicht ausschließlich: 

• Die Bestellung des / der Brandschutzbeauftragten
• Die Benennung & Ausbildung der Brandschutzhelfer (§ 10 ArbSchG)
• Für den Ernstfall: Zugänge zu Löscheinrichtungen und jegliche andere brandschutz- und brandbekämpfungsrelevante Einrichtung
  • Feuerwehrplan (DIN 14095)
  • Feuerwehrlaufkarten (DIN14675)
  • Alarmplan
  • Übersicht zu Flucht- und Rettungswegen (§ 4 ArbStättV)
• Die Brandschutzordnung mit Ihren Teilen A-C. Sie muss an die speziellen Bedingungen und ggf. spezifischen Brandgefahren im jeweiligen Betrieb angepasst werden (eine für alle gültige Vorlage gibt es nicht). Einen Leitfaden für die Erstellung der Brandschutzordnung bietet die DIN 14096.
• Die Gefährdungsbeurteilung, die Brandrisikoanalyse und das Explosionsschutzdokument (§ 6 Abs. 9 Gefahrstoffverordnung) auf denen basierend alle Maßnahmenkataloge erstellt werden
• Die regelmäßigen Brandschutzunterweisungen sollen fehlerhaftes menschliches Verhalten im Betrieb und somit Gefahren vermeiden. Sie müssen zum Nachweis der Durchführung vom Verantwortlichen dokumentiert werden.
• Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen der Arbeitsmittel 
• Heißerlaubnisschein im Falle von Heißarbeiten

Hinweis: Bitte verlassen Sie sich nicht auf diese Liste und informieren Sie sich selbst, welche Dokumentationen für Sie und Ihren Betrieb wichtig und rechtlich notwendig sind. 

Wohin mit der Brandschutz-Dokumentation? (Papier vs. Software)

Weil eine Dokumentation schon lange nicht mehr nur in Papierform Gültigkeit erlangt, gibt es heute die Möglichkeit viel schneller und einfacher mit bestimmten Softwaretools direkt unterwegs im Projekt alle Dokumentationen digital fertigzustellen.

Diese Software zur Dokumentation der Brandschutzmaßnahmen wird im Allgemeinen als Brandschutz-Software verstanden. Doch es gibt noch weitere Produkte, die in ihrer Funktionalität abweichen und trotzdem unter diesem Begriff verstanden und vermarktet werden. 

Wie kann man Brandschutz dokumentieren und was versteht man unter einer Brandschutz-Software?

Unter dem Begriff "Brandschutz-Software" kann man viele verschiedene Dinge verstehen. Der Begriff hat keine eindeutige Definition und wird deswegen in vielerlei Hinsicht genutzt.  Auch werden die Begriffe "Brandschutzmanagement Software", "Brandschutz-Dokumentationssoftware" oder "Brandschutz App" verwendet. Verschiedene darunter verstandene Softwarekonzepte sind:

• Zeichensoftware genannt CAD-Software bzw. Fluchtplansoftware, zum Beispiel zur Erstellung  von Brandschutzplänen / Fluchtplänen
• Informationstragende Software (funktioniert eher wie ein USB-Stick), die Expertenwissen, Checklisten, Normsammlungen, Vorschriften, Brandschutzschulungen oder andere theoretische Inhalte übermittelt
• Herstellerbezogene Dokumentatiossoftware, mit der nur bestimmte brandschutzrelevante Produkte eines Herstellers dokumentiert werden können
• Wartungs- und Prüfsoftware, mit denen man allein die Wartungen, Prüfungen und Kontrollen dokumentieren kann
• Ticketysteme, die das Erstellen von zum Beispiel Mangel-tickets unterstützt und nach Erledigung der Mängel oder Aufgaben das Ticket löscht
• Begehungsprotokoll Software für die gesamte digitale Dokumentation und automatische Berichterstellung  im Brandschutz, auch Reporting Software, elektronisches Brandschutzbuch oder Brandschutzkataster genannt (ersetzt quasi das altbekannte Klemmbrett, den Stift, den Zettel und die Kamera)

Achtung! Es werden auch reine Ticketsysteme oder reine Mängelmanagementsoftware unter dem Begriff "Brandschutz-Software" angeboten. Viele Apps locken mit den Wörtern "free oder Freeware". Hier sei gut aufgepasst. Aber dazu später mehr.

In diesem Beitrag hier geht es darum, die beste Lösung für Ihre Brandschutz-Dokumentation zu finden. Im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes wird diese durchgeführt, um Menschen sicher zu wissen. In Hinsicht dessen sind einige Softwarekonzepte, die ebenfalls wichtig sind, bereits auszusortieren, weil sie sich eher auf andere Aufgabenbereiche konzentrieren und nicht umfassend Ihre Dokumentation unterstützen. Zu diesen zählen die Zeichensoftwares, die Informationsübertragenden CD-Roms und die einfachen Ticketsysteme (welche oft als Brandschutz- Bau- oder Arbeitsschutzsoftware vermarktet werden).

Die wichtigsten Funktionen einer Software für die Dokumentation im Brandschutz

Eine Software, die angibt, Ihre gesamte Dokumentation unterstützen zu können, sollte mindestens die folgenden Funktionen besitzen:

Ggf. ist Ihre Funktionsanforderung noch umfangreicher. Lassen Sie es uns unten in den Kommentaren wissen.

Wer ist für die Dokumentation im Brandschutz verantwortlich?

Im Folgenden zeige ich auf, wie die einzelnen Verantwortlichen konkret  von der Wahl der richtigen Softwarelösung profitieren. (Selbstverständlich sind bei der Nennung der männlichen Formen auch immer die entsprechenden Kolleginnen gemeint. Wenn es z.B. um den Sachverständigen geht (er), geht es auch immer um die Sachverständige (sie) ect.)

Wie Sachverständige, Betreiber, Errichter, Fachbauleiter, Brandschutzbeauftragte, Explosionsschützer, die Baurechtsbehörde und die Feuerwehr im vorbeugenden Brandschutz konkret von der richtigen Reporting Software profitieren.

Der Sachverständige benötigen eine Software für die Planung, der Fachbauleiter Brandschutz für die Umsetzung des Brandschutzkonzeptes

Grundsätzlich kann der Sachverständige  schon in der Brandschutzplanung eines Gebäudes mit einbezogen werden. Sachverständige und der Fachbauleiter Brandschutz begehen während der Bauphase das Gebäude, erfassen alle fertiggestellten Bauteile mit Brand- und Rauchschutzanforderungen und dokumentiert, welche Sachverhalte brandschutz-technisch nicht korrekt sind, wo also Mängel bestehen. Er kommuniziert alle Aufgaben und Brandschutz- bzw. Baumängel in Form einer Gefährdungsbeurteilung mit dem Bauherrn und dem Errichter, welche für die weitere Behebung der Mängel zuständig sind. 

Das Problem von Sachverständigen und Fachbauleitern

Das Problem ist, dass Sachverständige und Fachbauleiter Brandschutz meist für viele Gebäude zuständig sind und ihre Dokumentation der verschiedenen Gebäude getrennt halten müssen. Sie haben viele Notizen, Fotos und Dokumente, die alle strukturiert werden müssen. Doch Sachverständige und Fachbauleiter müssen nicht nur sauber, sondern auch schnell dokumentieren. Auf Baustellen- oder bei Gebäudebegehungen sind meist weitere Personen dabei, mit denen sie gleichzeitig kommunizieren. 

Die Lösung für Sachverständige und Fachbauleiter

Die Lösung bietet eine Software und unterstützend auch eine App. Diese erlaubt es den Verantwortlichen, schnell, sicher und einfach alle Sachverhalte digital zu dokumentieren. Die digitale Dokumentation bringt mit sich, dass Sachverständige und Fachbauleiter am Ende einer Begehung unmittelbar Berichte und Aufgabenlisten versenden oder ausdrucken können. Direkt im Anschluss kann so mit der Behebung der Gefahren angefangen werden. Außerdem bietet die Software die Sicherheit, dass keine Informationen zwischen den Projekten durcheinander geraten oder verloren gehen. Sachverständige und Fachbauleiter (und seine Mitarbeiter) müssen abends nicht noch schnell alle Berichte zusammenschreiben und für eine zeitgerechte Abgabe der Dokumente sorgen.

Eine Software bietet während der Planung außerdem noch die Möglichkeit, brandschutzrelevante Bauteile in Form ihrer ISO-Normsymbole in einem Grundrissplan zu platzieren. So ist für Dritte stets nachvollziehbar, welche Brandschutzmaßnahmen geplant sind, noch eingerichtet werden müssen und bereits perfekt eingerichtet sind. 

Der Errichter muss Übereinstimmungserklärungen, Tätigkeitsnachweise und Mängelberichte anfertigen - am besten mit der passenden Software oder App für Brandschutzkataster

Errichter können grundsätzlich aus jedem Gewerk, wie beispielsweise aus dem Elektriker- oder Heizung-Sanitär und Klima Bereich stammen.  Sie verbauen die brandschutzrelevanten Bauteile eines Herstellers. Einige Bauteile dürfen dabei von jedem Errichter verbaut werden. Für andere Bauteile wiederum benötigt der Errichter eine zertifizierte Schulung. Der Errichter muss seine Arbeit und den ordnungsgemäßen Verbau der Produkte anhand von Übereinstimmungserklärungen und Tätigkeitsberichten nachweisen. Im Falle von nicht sachgerechtem Einbau oder anderen auftretenden Fehlern muss der Errichter Mangelberichte zur Kommunikation anfertigen.

Das Problem des Errichters

Oft steht der Verbau der Bauprodukte im Vordergrund und das Problem liegt hier in der Zeit und praktischen Umsetzung aller Dokumentationen.

Die Lösung für dem Errichter

Mit der passenden Brandschutz- bzw. Dokumentations-App kann der Errichter den Ein- und Verbau aller Brandschutzrelevanten Bauteile einfach, schnell und digital dokumentieren. Wichtig ist hier, dass alle Produkte bzw. Bauteile und auch andere Sachverhalte dokumentiert werden können und die App den Errichter nicht auf einen Hersteller limitiert. Sonst besteht die Gefahr, dass der Einsatz mehrerer Tools demotiviert und am Ende wieder eine Stift-und-Zettel-Dokumentation oder gar keine Dokumentation ensteht.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten und seine Vorteile einer Dokumentationssoftware

Für die Einhaltung der Vorschriften und der im nachfolgenden Absatz gestellten Anforderungen ist der Eigentümer / Betreiber oder die von ihm beauftragten Personen während des Betriebes verantwortlich. Man spricht von Betreiberpflichten.

Sofern kein Brandschutzbeauftragter (intern oder extern) bestellt wird, ist der Eigentümer / Betreiber für die Sicherstellung der nachfolgenden Anforderungen selbst verantwortlich. Ansonsten sind die nachfolgenden Aufgaben, die des Brandschutzbeauftragten. Er soll Gefahren erkennen, beurteilen und dafür sorgen, dass sie beseitigt und mögliche Schäden gering gehalten werden.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten

• Überwachen der Einhaltung des genehmigten Brandschutzkonzeptes und der sich daraus ergebenden betrieblichen Brandschutzanforderungen.
• Brandschutzkontrollen im Gebäude. Hierbei sind insbesondere die Rettungswege zu prüfen, die frei sein müssen von Hindernissen.
• Türen im Zuge von Rettungswegen dürfen nicht versperrt werden und müssen von innen, leicht zu öffnen sein.
• Überprüfen der Flure, Treppenräume und Eingangsbereich auf widerrechtlich abgestellte Gegenstände.
• Jährlich Unterweisung des Personal sowie für neue Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitsverhältnisses über die Bedienung der Alarmierungseinrichtungen und Brandmeldeanlage und das Verhalten bei einem Brand.
• Überwachung dass Abfälle und Wertstoffe nur in geeignete Behälter im Müllraum, nicht in Rettungswegen, gelagert werden.
• Alle elektrischen Betriebsmittel sowie brandschutztechnische Einrichtungen sind regelmäßig nach den entsprechenden Vorschriften zu überprüfen und zu warten lassen.
• Feuergefährliche Arbeiten, wie Schweiß-, Löt- oder Klebearbeiten, dürfen nur nach vorheriger Absprache und den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden.
• Anweisung und Überwachung der Beseitigung brandschutztechnischer Mängel.
• Festlegen von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall oder Außerbetriebsetzen von Brandschutzeinrichtungen.

Ähnlich wie ein Arbeitssicherheitsbeauftragter, wird also auch der Branschutzbeauftragte von einem Gebäudebetreiber bestellt. Wie oben beschrieben gehört es zu seinen Aufgaben, den Brandschutz der Firmengebäude im Bestand zu betreuen und sich regelmäßig zu Themen im Brandschutz fortzubilden. Er prüft und kontrolliert brandschutzrelevante Bauteile und vergibt die Instandhaltung dieser an externe Dienstleister.

Dank Software bekommt der Brandschutzbeauftragte schnell und einfach eine ordnungsgemäße Brandschutz-Dokumentation.

Ob alles in Ordnung ist oder Schäden bzw. Gefahren vorliegen stellt der Brandschutzbeauftragte während seiner Brandschutzbegehung fest. Alle auffallenden Mängel, Aufgaben oder Informationen müssen in Begehungsberichten und Gefährdungsbeurteilungen bzw. Gutachten dokumentiert werden.

Ein Problem des Brandschutzbeauftragten

Das Problem ist hier die lange Nachbereitungszeit der Begehungen. Diese bewegt sich zwischen 1,5 und 2-Mal der Begehungszeit.

Die Lösung für den Brandschutzbeauftragten

Die passende Brandschutz-Software kann hier Abhilfe schaffen. Mit dieser kann der Brandschutzbeauftragte alle Mängel ganz einfach digital vor Ort festhalten und am Ende des Tages einfach den Berichtsumfang durch Filtermöglichkeiten bestimmen und drucken. So können schnell alle möglichen Berichte erstellt und versendet werden, genau angepasst an den Empfänger. Da der Brandschutzbauftrage mit einigen Zuständigen kommunizieren muss macht eine Software mit größerem Funktionsumfang als eine App viel Sinn.

Zudem hilft die Software auch Aufgaben zu managen. Tagesaktuelle Listen helfen sowohl die eigenen, als auch die Aufgaben anderer  im Auge zu behalten. Digitale Formulare helfen bei Prüfungen und Kontrollen. Neben vielen weiteren Funktionen, wie der Instandhaltungsfunktion, dem für Dritte leicht verständliche Plan auf dem Gefahren automatisch sichtbar werden und dem Dokumentenmanagement, mit dem alle Dokumente immer in der Tasche sind, bringt die richtige Softwarelösung einen noch größeren Mehrwert. Richtig ausgewählt schafft sie dem Brandschutzbeauftragten viel mehr Rechtssicherheit als die herkömmliche Dokumentation mit Stift oder Zettel.

Achtung vor reiner Mängelmanagementsoftware

Achtung! Reine Mängelmanagementsoftware kann diese Rechtssicherheit nicht unbedingt gewährleisten, da Tickets nach dem Schließen verschwinden und nie wieder in Berichte oder Analysen mit einbezogen werden können. So können natürlich auch keine Nachweise der Pflichterfüllung nach längeren Zeiträumen generiert werden. Hier sei bei der Auswahl der Software also besondere Vorsicht geboten. 

Dienstleister profitieren von einer Dokumentationssoftware durch die einfache Erstellung von Laufkarten und die Erinnerung an anstehende Instandhaltungstermine.

Dienstleister im Bereich Brandschutz prüfen im Rahmen der Instandhaltung  Meldeanlagen, Feuerlöscher und andere brandschutzrelevante Bauteile. 

Das Problem des Dienstleisters

Problematisch ist oft das Nachhalten der bereits geprüften Objekte, sodass möglichst wenige doppelt und möglichst viele regelmäßig geprüft werden. Zudem muss eine Laufkarte erstellt werden, nach welcher alle Objekte logisch im Gebäude abgelaufen werden können.

Die Lösung für den Dienstleister

Mit der richtigen Softwarelösung können solche Laufkarten automatisch erstellt werden, indem alle bereits beim letzen Besucht geprüften Bauteile ausgeblendet werden können. Schnell und direkt digital kann der Dienstleister mit der richtigen Software seine Instandhaltung durchführen und ohne Nacharbeit die erforderlichen Berichte noch vor Ort beim Kunden versenden oder drucken. Zum Übertrag in das Warenwirtschaftssystem sollte darauf geachtet werden, dass die Dokumentation als .csv .xml oder Exceltabelle exportiert werden kann. 

Die zuständige Baurechtsbehörde event. in Begleitung der Feuerwehr kann im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes die letzte Abnahme jeden Gebäudes schnell und einfach per App dokumentieren und Mängelberichte innerhalb von Sekunden noch vor Ort an die zuständige Person senden. 

Explosionsschützer können mit der richtigen Software oder App Brandschutz- mit Arbeitsschutzmaßnahmen verbinden.

Ein Explosionsschützer betreut ein Gebäude oder ein anderes Projekt indem er alle entzündbaren Bauteile und Objekte sowie das Vorhandensein aller notwendigen Warnschilder prüft, wartet und kontrolliert. Bestimmte Sicherheitsrichtlinien müssen eingehalten werden, um den Funkenflug zu vermeiden. Seine Aufgabe ist eine Mischung aus den Bereichen Arbeitsschutz und Brandschutz.

Das Problem des Explosionsschützers

Oft weiß der Explosionsschützer nicht, wie er schnell und einfach und auch ganz spontan Mängel dokumentieren kann. Zudem sind viele Softwarelösungen zu umfangreich oder sie decken entweder nur den Arbeitsschutz oder den Brandschutz ab. Dann muss meist ein teueres Zusatzmodul gekauft werden.

Die Lösung für den Explosionsschützer

Eine App wäre hier in den meisten Fällen die richtige Lösung. Natürlich kann auch bei größerem zu betreuendem Umfang auf eine vollwertige Softwarelösung mit mehr Managementfunktionen zurückgegriffen werden. Doch eine App, mit der er schnell und einfach Mangelfotos aufnehmen, Notizen einsprechen und Gefährdungen, Fristen und Zuständigkeiten vergeben kann löst meist die Dokumentationsprobleme des Explosionsschützers. 

Brandschutz in Bau und Betrieb des Gebäudes - Wie Generalunternehmer, Sachverständige, Fachbauleiter, Betreiber, Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können, wenn es um Brandschutz geht.

Bei der Wahl der richtigen Softwarelösung, sollten Sie immer darauf achten, welche Verantwortlichen mit dieser Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden. Ein Beispiel: 

Angenommen Sie entscheiden sich als Sachverständiger für eine Lösung X. Jetzt können Sie Ihre Arbeit dokumentieren, müssen keine Berichte mehr selbst erstellen und haben Ihre und die Aufgaben anderer stets im Blick. Doch was, wenn Sie von ihren Zuständigen die Dokumentation auch im Format der Lösung X dokumentiert zurück erhalten wollen? Denn nur so ersparen Sie sich auch an dieser Stelle eine manuelle Dateneingabe.

Die passende App für Zuständige

An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie Ihre Zuständigen mit einer passenden App ausstatten können, die eine einfache Schnittstelle zu Ihrem System besitzt. Diese App sollte eine einfache Handhabung haben, damit wirklich jeder sie bedienen kann. Mit einer solchen App bekommen Sie die Erledigung der Aufgaben fertig dokumentiert im benötigten digitalen Format X an Ihr System zurück gesendet. Sie können sich der Erledigung sicher sein (inklusive Fotobeweis). 

Angenommen, Sie besitzen ein Helfer-Team, das Sie mit der Begehung unterstützt. Auch für diesen Anwendungsfall sollte es das passende App-Format geben, womit die Helfer günstiger ausgestattet werden können, als mit einer komplett neuen Softwarelizenz. Diese App sollte es Ihrem Team erlauben, Hinweise, Mängel, Aufgaben, Übereinstimmungserklärungen und andere Einträge auf dem Smartphone schnell zu dokumentieren. Am Ende sollten diese Daten Ihrem System zugespielt werden können.

Lückenlose Dokumentation vom Bau bis in den Betrieb eines Gebäudes

Als Letztes sollte darauf geachtet werden, dass sowohl die Bauleitung in der Bauphase, als auch der Betreiber im Bestand mit der Software dokumentieren können. Diese übergreifende Dokumentation in jeder Phase des Gebäudes ermöglicht die gesamte Geschichte vom Bau bis zum Abriss festzuhalten. Auch die gesamte Geschichte jeden Bauteils (vom Einbau bis zur Entsorgung) kann dann lückenlos und rechtssicher über viele Jahre dokumentiert werden.

Warum wird in vielen Unternehmen oder Kommunen noch nicht mit einer speziellen Software im Brandschutz gearbeitet?

Die Angst vor Software

Oft ist es die Angst vor der Integration und dem Umgang mit einer Software. Weil so lange mit Stift und Zettel gearbeitet wurde, ist nun die Hürde zu einer Veränderung groß. Der Satz "es hat doch immer so geklappt" steht oft im Raum. Aber will die junge Generation, welche die Zukunft unserer Unternehmen ist, so etwas hören? Ist es denn schon einmal zum Ernstfall gekommen und konnten Sie Ihre Pflichten dann schnell und stressfrei nachweisen?

Viele Softwareprodukte (und dazu sollte auch Ihre neue Brandschutz-Software gehören) sind so programmiert, dass wirklich jeder Sie nach einer kurzen Einführung bei Schulung oder Video im Internet erlernen und bedienen kann.

Ausreden

Die Freeware Falle - warum Brandschutz-Software niemals "free" bzw. "kostenlos" sein sollte, Sie aber auch nichts kosten darf.

Oft höre ich, wie Brandschützer nach einer kostenlosen Software, einer sogenannten Freeware suchen. Das Geld sei knapp, der Chef habe für eine kostenpflichtige Lösung kein Verständnis - schließlich ging es auch immer so (mit dem Klemmbrett und den 8 Armen 😉 ). Ich verstehe es. Apps sind heute oft kostenlos und Software ist einfach zunächst einmal nicht sehr greifbar. Zudem haben viele Entscheider in dem Bereich schon Softwarelösungen versucht zu implementieren, die am Ende doch nicht das geleistet haben, was sie versprachen.

Jedoch kann eine gute Software, die Sie unterstützt und Rechtssicherheit sowie Datensicherheit bietet nicht kostenfrei (free) sein. Die Marktwirtschaft funktioniert so nicht. Fragen Sie sich bei kostenlosen Apps oder Softwares lieber, was das anbietende Unternehmen denn dann von Ihnen möchte: Ihre Daten zum Weiterverkauf? Werbung vor Ihren Augen platzieren? Sie mit teuren aber notwendigen Zusatzprodukten zur Kasse bitten?

Das Kostenparadox bei Brandschutz Lösungen

Wollen Sie das Paradoxe an der Aussage erfahren, dass eine gute Brandschutz-Software nicht kostenlos sein kann? Sie darf trotzdem nichts kosten! Und sie sollte sogar den Gewinn eines Unternehmens oder Unternehmers steigern. Durch Kostenersparnis! Denn sonst hätte die Software nach marktwirtschaftlichen Regeln keine Berechtigung am Markt zu existieren (doch Vorsicht: nicht alles, was auf dem Markt verfügbar ist, spart Ihnen auch Kosten.)

Achtung! Vor mangelnder Rechtssicherheit 

Viel Schlimmer noch, als sich einen Kostenverursacher in die Firma zu holen, ist die mangelnde Rechtssicherheit dieser Produkte. Wird wirklich festgehalten, welcher Nutzer welchen Eintrag und welche Änderung gemacht hat. Werden Ihre Daten über mindestens 10 Jahre gespeichert? Wo und auf welchen Servern? Finden Sie im Rechtsstreit schnell Ihre Dokumentation und ist diese auch mit Zeitstempel und Ähnlichem belegt? Können Dritte die Dokumentation schnell nachvollziehen? Untersuchen Sie die Lösung gut. Der Teufel steckt hier im Detail (doch dazu später mehr).

Ein Rechenbeispiel

Ein Rechenbeispiel: Wenn eine Arbeitsstunde zwischen 30€ und 60€ kostet (Achtung, der Lohn sind nicht die gesamten Personalkosten, das werden Sie wissen), und eine Softwarelösung beispielsweise 100€ im Monat kostet, dann sparen Sie bereits ab der vierten bzw. ab der zweiten Stunde Geld ein. Viele der Menschen, die für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen, Brandverhütungsschauen oder für ähnliche Berichte zuständig sind, erzählen mir, dass es mindestens 1-2 Mal so lange, wie die Begehung selbst gedauert hat, die notwendigen Berichte zu erstellen. Bei nur 2-4 Begehungsstunden pro Monat (sie erinnern sich an die Annahmen weiter oben) rentiert sich also eine passende Software. Ich verlinke Ihnen hier einmal den Ersparnisrechner von KEVOX, der Ihnen sofort ausrechnet, was Ihre persönliche Ersparnis durch eine automatisierte Berichterstellung wäre.

Warum der Teufel im Detail steckt und Formulare nicht Formulare sind.

Ein typisches Problem bei der Entscheidung für die richtige Software ist die Formulierung der Funktionen die Hersteller teilweise wahllos verwenden. So kann auf einer Webseite stehen: "Software X kann Formulare". Doch was bedeutet das wirklich? Was ist der Unterschied zwischen Formularen und Checklisten beim jeweiligen Softwareanbieter? Haken Sie nach: Heißt ein Formular hier, dass Sie Ihr PDF Formular, was Sie schon immer verwenden, in der Software speichern können oder aus der Software heraus abrufen können? Oder heißt eine Formularfunktion, dass Sie in der Software selbst verschiedenste ganz eigene digitale Formulare anlegen können, diese Filtern und zu jedem Bauteil abrufen können? Heißt "Formulare" womöglich auch, dass beim Ausfüllen der Formulare automatisch Mängel und Aufgaben von der Software angelegt werden?

Sie merken, es gibt ganz verschiedene Funktionen, die unterschiedlich weit entwickelt sind und doch von den Herstellern gleich benannt werden.

Wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen integrieren und Sie die Zeit der Einrichtung auf einem absoluten Minimum halten

Die Integration einer Software muss entgegen aller Erwartungen nicht aufwendig sein. Schnell entsteht das Horrorbild einer monatelangen SAP-Integration. Ich darf Sie beruhigen: In Sachen Digitalisierung des Brandschutzes sieht die Welt aber ganz anders aus. Der Trick liegt hier in der Methode der Integration. Bei der richtigen Softwarelösung muss es möglich sein von heute auf morgen anzufangen.

Im Optimalfall gibt es einen Online-Bauteilkatalog, der es ermöglicht, Bauteile und Objekte per Mausklick in die Software zu überführen. Das sollte Sie maximal einen Nachmittag kosten. Mithilfe solch einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente müssen Sie nicht mehr alle Herstellerseiten einzeln durchsuchen und sich immer neu orientieren. Diese Arbeitsweise erspart Ihnen nachweislich 97% der Einrichtungszeit einer Software im Bereich Brandschutz.

Pflegen Sie dann nicht sofort alle Bauteile des Bestandes ein. Vermeiden Sie diese große Integrationsarbeit und fangen Sie lieber gleich an, Mängel und aktuelle Aufgaben einzupflegen, statt sie wieder auf einen Zettel zu schreiben. Nach und nach wächst so der aufgenommene Bestand aller Bauteile, Objekte und Sachverhalte in der Software ganz automatisch.

Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software - so durchleuchten Sie Produkte zur Dokumentation wie ein Brandschutz-Software- und IT-Pro

Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengefasst, welche alle Entscheidungskriterien dieses Beitrags umfassen und Sie im Entscheidungsprozess leitet. Als Extra habe ich Ihnen noch weitere Schlüsselkriterien mit in die Checkliste integriert, auf Basis derer Sie eine Software wie ein IT-Profi bewerten können.

Fazit: 10 Schritte, wie Sie die richtige Software für Ihre Brandschutz-Dokumentation finden, ohne viel Geld beim Probieren verschiedener Lösungen zu verlieren

Die Suche nach der richtigen Software für die Dokumentation im Brandschutz kann wie eine große Aufgabe wirken. Mit dem notwendigen Wissen darüber, WAS überhaupt digital dokumentiert werden soll, WELCHE verschiedenen Produkte es auf dem Markt gibt und WORAUF bei der Auswahl zu achten ist,  wird die Aufgabe jedoch kleiner. Jetzt können Sie strukturiert  Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden. Nachfolgend fasse ich Ihnen den Beitrag in 10 einfachen Praxistipps zusammen: 

1. Vergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.
   Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.
2. Schreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert nachkommen.
3. Schreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorbeugen und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. 
4. Achten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.
5. Seien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.
6. Nutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.
7. Durchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeutet, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt. Hinterfragen Sie zudem immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen.
8. Achten Sie darauf, dass Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach einpflegen können und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung einpflegen müssen. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind.
9. Vergewissern Sie sich, dass die Software eine Schnittstelle zu einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente hat. So sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. 
10. Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Nutzen Sie diesen Beitrag, die Checkliste in diesem Beitrag und Ihr neues Wissen. 

Ich wünsche viel Erfolg dabei.

Lösungsvorschlag: KEVOX Brandschutz-Software speziell für die Brandschutz-Dokumentation in Deutschland, Österreich und der Schweiz - damit Menschen sicher nach Hause gehen.

Sie suchen eine Software, die alle Punkte der Checkliste (Download weiter oben) erfüllt? Die KEVOX Produkte sind die richtige Lösung für Sie:

Die KEVOX Management Software für den Brandschutz

Mit der KEVOX Management Software erledigen Sie Ihre gesamte Brandschutz-Dokumentation einfach, schnell und direkt vor Ort. Legen Sie unendlich viele Projekte an. Nehmen Sie Mängel inklusive Fotobeweise auf, indem Sie spezielle Normsymbole für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf den Plan ziehen. Verteilen und managen Sie Aufgaben problemlos durch tagesaktuelle filterbare Listen. Behalten Sie den Überblick über Prüfungen, Wartung, Kontrollen und andere Instandhaltungstermine und erstellen Sie auf Knopfdruck Laufkarten und entsprechende To-Do-Listen.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von Templates aus und generieren Sie ganz unterschiedlich gestylte Berichte in Sekunden. Generieren Sie so auf Knopfdruck Gefährdungsbeurteilungen, Status-, Tätigkeits-, Instandhaltungs-, Begehungsberichte und vieles mehr. Erhalten Sie mittel- und langfristig eine lückenlose und somit rechtssicherere Dokumentation Ihrer Gebäude. Teilen Sie alle Daten mit allen Brandschutzverantwortlichen und Mitwirkenden und dokumentieren Sie alle im gleichen Format durch die passenden Apps.

Die KEVOX GO App für den Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Dokumentieren Sie oder Ihr Team schnell vor Ort Mängel, Tätigkeiten, Prüfungen, Teilnehmer, Wetter, Raumklima, Zählerstände Zeiterfassung, Übereinstimmungserklärungen und weitere Informationen per App. Die KEVOX GO App dokumentiert automatisch im KEVOX Format. So können alle Informationen einfach und schnell direkt in die Management Software integriert werden.

Die KEVOX GO App kann unabhängig von der KEVOX Management Software genutzt werden. Somit können viele Mitarbeiter günstig mit einem "Werkzeug" zur digitalen Dokumentation ausgestattet werden und zusammenarbeiten. Gerade in der Kombination mit der KEVOX Management Software, wird die GO App zu einem sehr mächtigen Tool für Teams jeder Größer.  Die App steht in ihrer Testvariante kostenfrei im AppStore zum Download bereit. Sie können zum Testen ein Projekt und in diesem Projekt fünf Einträge anlegen. Danach kann die Vollversion für nur 25€ / Monat erworben werden. Wenn Sie nur einen Bericht pro Monat erstellen und sich somit ggf. nur eine Ihrer Arbeitsstunden (Stundenlohn gleich oder größer 25€) sparen, dann lohnt sich die App bereits. Im Normalfall lohnt sich die App um ein Vielfaches. 

Die KEVOX TaskReport App für Mitwirkende im Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Die KEVOX TaskReport App ist dazu da, dass zuständige Personen Aufgabenpakete im KEVOX Format auf ihrem Smartphone empfangen und bearbeiten können. So kann die Erledigung ihrer Aufgabe von jemandem im KEVOX Format dokumentiert (inklusive Fotonachweis) und direkt an Sie zurückgespielt werden. Die TaskReport App  kann im AppStore oder PlayStore gefunden werden. Der kostenfreie Download der App macht nur Sinn, wenn Sie jemanden kennen, der ihnen mit der KEVOX Management Software Aufgaben zuspielt. Sollten Sie Aufgaben verteilen wollen, benötigen Sie die Management Software. Leiten Sie Ihre zuständigen Personen nun an, die TaskRpeort App kostenfrei zu downloaden und Ihre Aufgabenpakete abzuarbeiten. 

Fragen, die gegebenenfalls noch offen geblieben sind:

Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung, der Beitrag ist keine rechtliche Grundlage für Ihre Arbeit und lediglich als Hilfestellung zur Informationssammlung gedacht.
Bitte beachten Sie, dass der Beitrag und seine Recherche fehlerhaft sein können und Ihnen lediglich als Hilfestellung dienen soll. Der Beitrag gibt aber keine rechtliche Grundlage zur Erstellung Ihrer Brandschutz-Dokumentation und stellt auch keine rechtliche Beratung dar. Somit übernehmen weder die Autorin, noch ihre Firma Haftung. Vielen Dank für Ihr Verständnis. 

Diskussion: Wie dokumentieren Sie derzeit im Brandschutz? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Über Ihren Kommentar würde ich mich sehr freuen.