Ein Brandschutzbeauftragter ist eine vom Arbeitgeber schriftlich beauftragte und dazu speziell durch 64 Unterrichtseinheiten ausgebildete Person, die in einem Unternehmen aktiv beim betrieblichen Brandschutz mitwirkt.

Brandschutzbeauftragte müssen viele Bestimmungen, Regeln, Gesetze, Normen und Verordnungen kennen und umsetzen. Diese sind in einer nahezu unüberschaubar großen Anzahl von Arbeits- und Brandschutzvorgaben zu finden. 

Es eine Holschuld von Unternehmen diese Vorgaben zu erfüllen, keine Bringschuld von Behörden oder Versicherungen. Verantwortlich ist in erster Linie die Geschäftsleitung, die jedoch die Aufgaben des Brandschutzes an qualifizierte Personen, meist dem Brandschutzbeauftragten delegieren kann.

Für eine bessere Lesbarkeit verwenden wir nachstehend ausschließlich männliche Formen in diesem Beitrag. Selbstverständlich sind auch immer die weiblichen Kollegen und Kolleginnen gemeint. 

Was muss ein Brandschutzbeauftragter wissen? Kann jeder (Mitarbeiter) Brandschutzbeauftragter werden?

Grundsätzlich gibt es keine verbindlichen Zulassungsvoraussetzungen für Brandschutzbeauftragte. Eine abgeschlossene Berufsausbildung, Berufserfahrung, Zuverlässigkeit, Akzeptanz in der Belegschaft und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten wären dennoch sinnvoll. Wichtig ist die freiwillige Bereitschaft, das Aufgabenfeld des Brandschutzbeauftragten zu übernehmen. Jede Person, die den Lehrgang zum Brandschutzbeauftragten absolviert und die Abschlussprüfung bestanden hat, darf sich „Brandschutzbeauftragter“ nennen.

Wann muss ein Brandschutzbeauftragter bestellt werden? Wann ist ein Brandschutzbeauftragter notwendig, wann Pflicht? Welche Unternehmen brauchen einen Brandschutzbeauftragten?

Streng genommen benötigen nach den unterschiedlichen Bauordnungen lediglich Industriebauten (meist ab 5.000 m²), manchmal auch große Versammlungsstätten (z. B. ab 1.000 Personen) und Verkaufsstätten (ab 2.000 m² Verkaufsfläche) Brandschutzbeauftragte. In einigen Fällen, sind auch Hochhäuser (z. B. ab 130 m Höhe) eingeschlossen.

Dennoch fordern auch Einrichtungen, wie Feuerversicherungen oder Berufsgenossenschaften bei besonders brandkritischen Unternehmen Brandschutzbeauftragte. Diese Forderung zählt zu den privatrechtlichen Forderungen, welche eingehalten werden sollten. Auch alle anderen Unternehmenstypen, die hier nicht explizit aufgelistet sind, müssen die vielen Richtlinien, Gesetze, Normen und Verordnungen des Brandschutzes  umsetzen – sei es zusammen mit einem internen oder externen Brandschutzbeauftragten. Wenn es keinen Brandschutzbeauftragten gibt, steht die Geschäftsleitung allein und voll in der Verantwortung – gibt es einen und wurde die Verantwortung auch schriftlich fixiert delegiert, dann hat die Geschäftsleitung nur noch eine Kontrollpflicht.

Wofür ist ein Brandschutzbeauftragter verantwortlich?

Die Verantwortlichkeit des Brandschutzbeauftragten sollte schriftlich mit dem Arbeitgeber (dem Auftraggeber) geregelt sein. Typischerweise ist der Brandschutzbeauftragte nur mit dem Umsetzen und Verbessern des in zahlreichen Bestimmungen, Regeln, Gesetze, Normen und Verordnungen festgelegten Brandschutzes beauftragt, nicht jedoch verantwortlich. Die Verantwortlichkeit und somit die Haftung liegen, nach den üblichen Verträgen, immer noch beim Arbeitgeber. Ist diese Verantwortlichkeit jedoch nicht vertraglich geklärt, so kann der Arbeitgeber zu recht erklären, er hätte die gesamte Verantwortung delegiert.

Grundsätzlich gilt: Brandschutzbeauftragte geben anderen Personen Unterweisungen, Hinweise und Tipps, wie man es besser, sicherer, richtiger machen kann und zwar vorbeugend (baulich, anlagentechnisch, organisatorisch und ggf. auch versicherungsrechtlich) und abwehrend (Feuerwehr rufen, selbst löschen, Feuer- und Rauchschaden minimieren). Brandschutzbeauftragte müssen aktive Personen sein, die selbstständig auf den komplexen Arbeitsbereich zugehen, sich Vorgaben besorgen, Begehungen durchführen, konstruktive Verbesserungsvorschläge machen und somit dazu beitragen, dass die Brandgefahren im Unternehmen möglichst gering (vgl. ArbSchG, § 4, Abs. 1) werden und bleiben – wobei die schwammige Formulierung „möglichst gering“ erstens ein relativer Begriff ist und zweitens sich über die Jahre anders werten lässt. Das bedeutet: was vor 10 Jahren als „möglichst gering“ einzustufen war, muss heute aufgrund neuer Entwicklungen oder höherer Anforderungen nicht mehr unbedingt derart eingestuft werden. Der Brandschutzbeauftragte muss also in regelmäßigen Abständen den Status quo kritisch prüfen und auch mal verbessernde Veränderungen einführen und durchsetzen, möglichst bevor es einen Brand gegeben hat.

Haften ein Brandschutzbeauftragter im Brandfall?

Es besteht kein erhöhtes Haftungsrisiko für Brandschutzbeauftragte gegenüber dem Rest der Belegschaft, wenn der Vertrag über die Beauftragung nicht auch die Verantwortlichkeit delegiert.

Die weit verbreitete Ansicht

Die weit verbreitetste Anschauung dieser Fragestellung ist die Folgende: Brandschutzbeauftragte haben automatisch nicht mehr oder weniger Verantwortung als jeder andere im Unternehmen – bei Gefahrstoffbeauftragten sieht das übrigens schon ganz anders aus! Brandschutzbeauftragte haften lediglich bei Vorsatz und bei grober Fahrlässigkeit und so ein Fall ist bis heute in Deutschland noch nicht bekannt geworden. Der § 823 (BGB) besagt, dass jeder erwachsene, zurechnungsfähige Mensch für das verantwortlich ist, was er tut – egal ob zu Hause, am Arbeitsplatz, im Flughafen, am Sportplatz oder im Supermarkt. Es sollte sehr schwer sein, einem grundsätzlich gute Arbeit leistenden Brandschutzbeauftragten juristisch Probleme zu bereiten, denn die Verantwortung liegt erstens bei jedem für das, was er macht (und auch für Unterlassungen – also Dinge, die er nicht tut, nicht anordnet) und zweitens wäre es zu simpel, bei Bränden oder Verstößen gegen Brandschutzvorgaben die Schuld dem Brandschutzbeauftragten zu geben.

Juristisch fordert die Industriebaurichtlinie (die als Bauordnung und somit als Gesetz gesehen werden kann) einen Brandschutzbeauftragten. In vielen Bundesländern stellt diese Forderung ebenfalls die Verkaufsstättenverordnung oder die Versammlungsstättenverordnung. Es gibt sogar auch Bundesländer, in denen fordert die Bauordnung für Hochhäuser ab bestimmten Höhenüberschreitungen einen Brandschutzbeauftragten. In diesen Baugesetzen ist "geregelt", welche Aufgaben der Brandschutzbeauftragte hat.

Diese Forderungen sind pauschaler formuliert und allgemeiner gehalten als die DGUV Information 205-003. Da dieser Beitrag deutschlandweit Gültigkeit besitzt, werden die landesweit unterschiedlichen Forderungen der Landesgesetze hier nicht weiter vertieft, sondern die der DGUV. Pauschal kann jedoch gesagt werden, dass der Brandschutzbeauftragte dafür zuständig ist, in den jeweiligen Gebäuden die für dort geforderten brandschutztechnischen Vorgaben mit der vorgefundenen Realität abzugleichen bzw. in Einklang zu bringen. Anders formuliert, soll der Beauftragte mitwirken, dass der Brandschutz gelebt und umgesetzt wird.

Diese Sichtweise kann so zusammengefasst werden: Brandschutzbeauftragte sind mit der Thematik des Brandschutzes beauftragt, nicht jedoch verantwortlich. Letzteres sind die Personen, die weisungsbefugt sind.

Nachgefragt beim Rechtsanwalt

Fragt man jedoch beim Rechtsanwalt nach, kommt man zu einer etwas anderen Ansicht: Weisungsbefugte Personen, sprich Vorgesetzte, Unternehmensführer und Chefs werden vor Gericht immer aussagen, die Aufgabe vollständig und zwar mit Verantwortung, delegiert zu haben. Diese Delegation ist rechtens. 

Da der Brandschutzbauftragte keinem in den Gesetzen fest vorgeschriebenen Berufsbild entspricht, kann nicht pauschal beantwortet werden, ob die entsprechend bestellte Person in der Verantwortung steht, oder rein beratend tätig ist. Hier muss in jedem Einzelfall aufmerksam ins Vertragswerk geschaut werden. Statt stets zu argumentieren, dass die Geschäftsführung die letzte verantwortliche Instanz sei, sollten Brandschutzbeauftragte also bedenken, dass Verantwortung delegiert werden kann. Das Gericht entscheidet bei unklaren oder nicht vorhandenen schriftlichen Vereinbarungen individuell. 

Tipp: Lassen Sie sich als Brandschutzbeauftragten Ihre Rolle schriftlich genau definieren (Verantwortung vs. Beratung). Nutzen Sie z.B. die Vertrags-Vorlage des DGUV zu Bestellung des Brandschutzbeauftragten (Im Link unter Anhang 1). In dieser ist schriftlich geregelt, dass die Verantwortung bei der Geschäftsleitung bleibt. 

Was sind die Anforderungen an einen Brandschutzbeauftragten?

Brandschutzbeauftragte dürfen als solche bereits arbeiten,  wenn die Ausbildung noch nicht erfolgt ist, aber zeitnah erfolgen wird. Sie müssen lediglich für Ihre Aufgabe qualifiziert sein, was bedeutet, dass sie fähig und aktiv sind. Sie müssen sich selbst Vorschriften besorgen, lesen, bekannt geben, umsetzen und sich sinnvolle Anweisungen und Vorgaben überlegen, die sich auch in der Praxis bewähren, also anwendbar sind. 

Die Ausbildung zum Brandschutzbeauftragten erstreckt sich über 64 Unterrichtseinheiten, die meist auf ein bis zwei Wochen verteilt werden. Am Ende der Ausbildung findet eine mündliche und schriftliche Abschlussprüfung und ggf. auch eine Gruppenarbeit statt. Spätestens nach drei Jahren muss eine 2-tägige Weiterbildung durchlaufen werden.

Da Brandschutzbeauftragte im Unternehmen Brandschutzhelfer ausbilden dürfen und auch Brandschutzschulungen machen dürfen bzw. sollen, ist es ganz wichtig, dass er / sie auch rhetorische Fähigkeiten besitzt. Deshalb ist es seit wenigen Jahren auch möglich, eine Weiterbildung in Richtung Methodik, Präsentation und Moderation zu absolvieren. Das liegt in der Einsicht begründet, dass ein Referent (vgl. Schullehrer) fachlich und rhetorisch gut sein sollte, damit eine komplexe Thematik auch anklang findet.

Ist ein Brandschutzbeauftragter gleich einem Brandschutzhelfer? Wo liegt der Unterschied?

Brandschutzhelfer sind sozusagen der verlängerte Arm des Brandschutzbeauftragten. Die Aufgabe wird möglichst von einer Person übernommen, die ständig vor Ort ist. Für ein Unternehmen mit z. B. 10 Niederlassungen in ganz Deutschland ist es erlaubt, nur einen Brandschutzbeauftragten zu bestellen. Dieser ist dann nur ein- bis zweimal pro Jahr vor Ort – der Brandschutzhelfer jedoch täglich acht Stunden. Somit kann der Helfer auffallende Mängel entweder selbständig beseitigen, oder aber dem Brandschutzbeauftragten melden. Der Helfer hat sein oberflächliches Grundwissen über Fluchtwege (diese sind frei zu halten), über Brandschutztüren (diese dürfen nicht aufgekeilt sein) und über Handfeuerlöscher (diese müssen vorhanden und unbenutzt sein) in seiner kurzen Ausbildung vom Brandschutzbeauftragten vermittelt bekommen. Diese Ausbildung darf minimal 90 Minuten dauern, also 2 Unterrichtseinheiten zu je 45 min. (Im Vergleich dazu: der Brandschutzbeauftragte hat 64 Unterrichtseinheiten zu je 45 min. absolviert).

Der Brandschutzbeauftragte berichtet außerdem der Geschäftsleitung, hält den Kontakt zu Versicherungen und Behörden, ist bei Besprechungen dabei und redet bei Neu- und Umbauarbeiten qualifiziert mit. Der Brandschutzhelfer ist dazu nicht befugt.

Wie wird man Brandschutzbeauftragter? Wie läuft die Ausbildung von Brandschutzbeauftragten ab?

Die Ausbildung zum Brandschützer umfasst 64 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten (mit Anwesenheits-Pflicht), die in sieben bis vierzehn Tagen vermittelt werden. Diese Grundausbildung ist bereits seit einigen Jahren bei den Anbietern VdS, DGUV und vfdb identisch. Bestandteil des Unterrichts ist auch eine praktische Übung mit Handfeuerlöschern und die Lösung eines Fallbeispiels.

Was steht auf dem Lehrplan für Brandschutzbeauftragte?

Die Unterrichtseinheiten (UE) setzten sich wie folgt zusammen:

Wie sehen typische Prüfungsfragen aus?

Typische Prüfungsfragen in den einzelnen Themenfeldern sind zum Beispiel die Folgenden (fett gedruckte Antworten entsprechen der richtigen Antwort):

Baulicher Brandschutz

Nach welcher Bauordnung/welchen Bauordnungen errichtet man ein großes Bürogebäude mit Ölheizung und Tiefgarage?

• Bürogebäude-Bauordnung
• Deutsche Bauordnung
• Landesbauordnung und Feuerungsverordnung
• Landesbauordnung, Garagenbauordnung und Feuerungsverordnung
• Bundes-Bauordnung für Bürogebäude
• Landesbauordnung, Ölheizungs-Bauordnung und Garagenbauordnung

Anlagentechnischer Brandschutz

Welche Bauordnung fordert ab bestimmten Größenordnungen eine Brandmeldeanlage?

• Bauordnung
• Industriebau-Richtlinie
• Versammlungsstätten-Verordnung
• Verkaufsstätten-Verordnung
• Garagenbau-Ordnung
• Altenheim-Bauordnung

Organisatorischer Brandschutz

Wie viele Teile hat eine Brandschutzordnung?

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• So etwas gibt es nicht, ist nicht geregelt

Rechtliche Grundlagen

Wo findet man direkte und indirekte Forderungen über Brandschutz in Unternehmen in Gesetzen?

• Brandschutz-Gesetz
• Brandschutz-Bauordnung
• Arbeitssicherheitsgesetz
• Arbeitsschutzgesetz
• Landesbauordnung
• Feuer-Versicherungsbestimmungen

Abwehrender Brandschutz

Welche Handfeuerlöscher würden Sie in einem Bürobetrieb mit Server-Raum empfehlen?

• ABC-Pulverlöscher
• Dauerdrucklöscher
• Aufladelöscher
• CO2-Löscher und Wasser- bzw. Schaumlöscher
• ABF-Löscher
• Löscher mit höchstens 5 LE

Neuerungen im Brandschutz

Was hat sich im Brandschutz in den letzten Jahren geändert?

• Die Vorgaben bezüglich der Ausrüstung mit Handfeuerlöschern
• Die Vorgaben bezüglich der Erstellung der Brandschutzordnung
• Die Altenheim-Bauordnung kam neu hinzu
• Es gab Änderungen in der BetrSichV und der GefStoffV
• Die schwerentflammbaren Dämmstoffe sind verboten worden
• Normalentflammbare Dämmstoffe sind jetzt im Außenbereich legitim geworden
• Rhetorik-Kurs für Brandschutzbeauftragte

Welche Vorgaben für die Weiterbildung für Brandschutzbeauftragte sind richtig?

• Diese muss alle 2 Jahre für je einen Tag ablaufen
• Diese muss alle 3 Jahre für je 2 Tage (insgesamt 16 UE mit je 45 min.) ablaufen
• Die Schulung muss bei der staatlichen BSV-Behörde stattfinden
• Diese muss alle 5 Jahre für 4 Tage (à 5 Stunden/Tag) stattfinden
• Die Schulung der Weiterbildung darf ausschließlich mit brandschutztechnischen Themen zu tun haben
• Rhetorikkurse sind als Weiterbildungskurse für Brandschutzbeauftragte zugelassen

Ein Spezialthema, etwa Brandschutz im Rechenzentrum

Ein Unternehmen unterhält ein Rechenzentrum. Ist der Brandschutzbeauftragte auch hierfür zuständig?

• Ja
• Nein
• Es gibt eine spezielle Ausbildung für Brandschutz-EDV-Beauftragte, diese Schulung muss man hierfür haben
• Das ist Aufgabe der Feuerversicherung
• Hier ist die BG zuständig
• Die Gewerbeaufsicht muss die EDV effektiv absichern, nicht der Brandschutzbeauftragte

Versicherungsrecht im Brandschutz

Wie sieht der Kontakt des Brandschutzbeauftragten zur Versicherung aus?

• Möglichst keinen Kontakt haben, sonst kann einem „Vetternwirtschaft“ vorgeworfen werden
• Erst nach Schäden sollte man miteinander sprechen
• Der Kontakt soll möglichst auf freundschaftlich-privater Basis laufen
• Der Kontakt soll beruflich-nüchtern, aber fachlich/sachlich offen und korrekt ablaufen
• Der Brandschutzbeauftragte sollte alle Klauseln und Obliegenheiten kennen und bei Problemen eine einvernehmliche Lösung finden
• Der Versicherer muss alle im Versicherungsvertrag gestellten Forderungen dem Brandschutzbeauftragten schriftlich vorlegen

Vermeiden von Fehlalarmen von Brandmelde- und -löschanlagen

Ihr Unternehmen hat eine Brandmeldeanlage und es gibt Fehlalarme. Wie reagiert der Brandschutzbeauftragte?

• Garnicht, das ist nicht sein Thema
• Solche Fehlalarme gibt es nicht
• Er versucht, die Ursache zu finden und zu beseitigen
• Dafür ist die Feuerwehr zuständig
• Der Brandschutzbeauftragte versucht, den Schuldigen zu finden und abzumahnen
• Wenn die Ursache nicht zu klären ist, soll der Errichter hinzugezogen werden

Ebenfalls kann in der Prüfung eine Diskussionsrunde mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen und Probleme zu erörtern stattfinden oder sich auf eine brandschutztechnische Exkursion beziehen:

Wir haben eben eine Exkursion durchgeführt. Schreiben Sie Folgendes auf:

• Was war brandschutztechnisch besonders, positiv?
• Was war brandschutztechnisch negativ, wogegen hat das Unternehmen verstoßen?
• Was würden Sie als Abhilfemaßnahmen vorschlagen, was würden Sie ergänzen?
• Welche anlagentechnischen Bereiche haben Sie gesehen, sind vorhanden? Versuchen Sie alles aufzulisten, was zum anlagentechnischen Brandschutz gehört
• Welchen subjektiven Eindruck haben Sie von dem Unternehmen in Richtung „Sicherheit“, „Brandschutz“ und warum? Begründen Sie Ihre Antwort
• Stellen Sie sich vor, dieses Unternehmen würde auf der grünen Wiese ein identisches Werk aufbauen. Was würden Sie anders machen?

Wie oft muss ein Brandschutzbeauftragter zur Weiterbildung / Schulung, um ihr Wissen aufzufrischen?

Spätestens nach 3 Jahren benötigt der Brandschutzbeauftragte eine Weiterbildung, die dann über 2 Tage à 16 Unterrichtseinheiten mit je 45 Minuten geht. Hier ist die Teilnahme ausschlaggebend, es gibt keine Abschlussprüfung. Wenn die Grundausbildung mehr als 5 Jahre zurückliegt und in der Zeit keine Weiterbildung stattgefunden hat, muss die Grundausbildung wiederholt werden.

Wie findet ein Brandschutzbeauftragter den passenden Kurs?

Alle Anbieter von Grundkursen für Brandschutzbeauftragte bieten auch Weiterbildungsveranstaltungen an. Hat ein Unternehmen viele Brandschutzbeauftragte, dann ist es meist wirtschaftlich günstiger für dieses Unternehmen, sich einen Referenten ins Haus einzuladen, als externe Seminare besuchen zu lassen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, unterschiedliche Seminaranbieter anzuhören, um unterschiedliche Eindrücke und Informationen vermittelt zu bekommen. Zu den bekanntesten Anbietern gehören die Akademie für Sicherheit (Wiesbaden), WEKA (Wiesbaden), die TÜV NORD Akademie (Hamburg), die TÜV Rheinland Akademie (Köln), der Forum-Verlag (Merching) und die 2-tägigen Fachtagung bei der SicherheitsEXPO in München.

Nützliche Webseiten für Brandschutzbeauftragte:

• www.vbg.de, das ist eine gute Seite von der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft, die mittlerweile über 50 verschiedene Branchen vereint. Hier findet man eine Reihe von kostenlosen, aktuellen und guten Informationen über Sicherheit, natürlich auch über Brandschutz
• www.vfdb.de, das ist wohl die wichtigste Institution in Deutschland hinsichtlich der Entwicklung des Brandschutzes (vfdb steht für Verein zur Förderung des Deutschen Brandschutzes)
• www.vbbd.de, hier finden sich Brandschutzbeauftragte in einem Dachverband
• Feuerversicherungen haben unter www.gdv.de oder auch www.vds.de praxisbezogene Informationen über den betrieblichen Brandschutz hochgeladen
• Auf der bereits erwähnten Seite www.baua.de findet sich Vieles über das breite Gebiet der Sicherheit, sei es Arbeitsschutz oder Brandschutz
• Die Seiten www.dguv.de bringt als Dachverband der Berufsgenossenschaften eigentlich das gesamte Spektrum der Sicherheitstechnik
• Das Institut für Schadenforschung bringt aktuelle, interessante Informationen, u. a. über Häufigkeit von Brandursachen – gerade für Brandschutzbeauftragte mit wenig Schadenerfahrung ist das von besonderer Bedeutung. Unter ifs-ev.org findet man mehr
• Berufsfeuerwehren und Feuerwehrschulen stellen Informationen, aktuelle Brände, Bilder und vieles mehr ins Internet, so ist z. B. unter Ifs-bw.de oder dfv.org einiges zu finden (geben Sie auch mal den Namen Ihrer Landeshauptstadt oder der nächsten Großstadt in Verbindung mit „Berufsfeuerwehr“ ein)
• Der Bundesverband Technischer Brandschutz hat die Seite www.bvfa.de eingerichtet
• Die bedeutendste Institution für den Brandschutz in Deutschland ist die Vereinigung zur Förderung des Deutschen Brandschutzes; auf der Seite vfdb.de findet sich mehr – viel mehr!
• Da Baurecht Länderrecht ist und jedes der 16 Bundesländer viele Bauordnungen für die verschiedenen Gebäudearten und –nutzungen kreiert hat, gibt es eine Seite, auf der man alle aktuellen Bauordnungen findet: www.bauordnungen.de
• Jeder Hersteller hat eine Internetseite, auf der Informationen zu Produkten gefunden werden können; so stellen viele Hersteller von Brandschutztüren beispielsweise die Information „erlaubte Veränderung an Brandschutztüren“ ins Internet. Hier kann nachgelesen werden, was an den Türen verändern werden darf und was nicht – gerade für den Brandschutzbeauftragten ist die Beurteilung von Brand- und Rauchschutztüren eine wesentliche Aufgabe
• Bei praktisch all diesen Seiten bekommen Sie Informationen, die Sie sich zum Speichern oder Ausdrucken als PDF-Datei herunterladen können (z. B. Technische Regeln, nicht aber die kostenpflichtigen DIN-Normen). Vergessen Sie aber nicht, dass auch im Brandschutz eine große Internetseite (vergleichbar: ein großer Eintrag in den Gelben Seiten) nicht unbedingt für hohe Qualität sprechen muss, manchmal ist das Gegenteil der Fall.

Was kostet eine Ausbildung zum Brandschutzbeauftragten?

Die Ausbildungskosten liegen ziemlich einheitlich bei ca. 2.000,- € je Grundausbildung, die Weiterbildungen bei ca. 500,- € je Tag. Man muss darauf achten, ob Essen, Getränke, Unterlagen und Prüfung (incl. Zertifikat) hier eingerechnet sind, oder ob diese Ressourcen extra in Rechnung gestellt werden.

Drei direkte Links zur Ausbildung finden Sie hier:

• Die Broschüre zur Ausbildung zum Brandschutzbeauftragten beim VdS finden Sie ganz unten auf dieser Seite: https://vds.de/de/lehrgaenge/bsb/
• Hier gibt es Informationen zur Ausbildung beim TÜV Süd
• Eine Ausbildung bei WEKA in 7 Tagen

Was macht ein Brandschutzbeauftragter? Was sind die Aufgaben eines Brandschutzbeauftragten?

Die Aufgabenfelder des Brandschutzbeauftragten sind sehr umfangreich und umfassen den baulichen, anlagentechnischen und organisatorischen Brandschutz.

Im November 2014 haben sich der Verband der Schadenversicherer (VdS), der Dachverband aller Berufsgenossenschaften (DGUV) und die Vereinigung zur Förderung des deutschen Brandschutzes (vfdb) zusammengesetzt und sich auf eine einheitliche Richtlinie geeinigt  – die DGUV Information 205-003. Hier sind die Aufgaben geregelt, die in Richtung „Brandschutz“ in einem Unternehmen getätigt werden müssen.

Brandschutzbeauftragte müssen alle Aufgaben von sich aus angehen, ohne dass Aufgaben an Sie herangetragen werden. Die vfdb-Richtlinie (DGUV Information 205-003) sieht 26 Aufgabenfelder für den Brandschutzbeauftragten vor. Diese werden nachfolgend aufgeführt und im E-Book „26 Aufgabenfelder des Brandschutzbeauftragten“ genauer interpretiert und erläutert. Dieses finden Sie zum kostenfreien Download am Ende des Beitrags.

Aufgaben des Brandschutzbeauftragten im baulichen Brandschutz

Zum baulichen Aufgabenfeld gehört ein Ist-Soll-Abgleich von den baugesetzlichen Vorgaben mit den in der Realität vorgefundenen Situationen. Meist gibt es über die Jahre Veränderungen an und in den Gebäuden – sei es, dass eine Tür versetzt oder zugemauert wurde, oder dass es verfahrenstechnische oder nutzungsrelevante Veränderungen gegeben hat. Ist dies tatsächlich ein Verstoß gegen die Betreibergenehmigung wäre es im Brandfall versicherungstechnisch relevant.

Aufgaben des Brandschutzbeauftragten im anlagentechnischen Brandschutz

Zum anlagentechnischen Brandschutz gehört die Wartung sämtlicher brandschutztechnischen Einrichtungen. Das sind in den meisten Unternehmen deutlich mehr als die sichtbaren Handfeuerlöscher und die Brandschutztüren. Jede Technik benötigt eine Wartung. Das betrifft sowohl Hardware als auch Software. Stellen Sie sich Ihr Auto oder Ihren PC vor und Sie wissen was gemeint ist. Ähnlich verhält es sich mit Brandmeldeanlagen, Rauchschutztüren und Sprinkleranlagen.

Aufgaben des Brandschutzbeauftragten im organisatorischen Brandschutz

Die organisatorischen Maßnahmen umfassen vieles, z. B. die Schulung der Belegschaft, die Ausbildung von Brandschutzhelfern oder auch den Kontakt zur Berufsgenossenschaft sowie zu Behörden und Versicherungen.

Dennoch ist es weitestgehend undefiniert wer welche Aufgabe übernimmt. Das bedeutet, dass sowohl die Unternehmensführung oder die Abteilungsleitung in kleineren Firmen als auch die Fachkraft für Arbeitsschutz oder ganz andere Personen aus der Belegschaft verschiedene Aufgaben übernehmen können. Wichtig ist, dass die in den 26 Aufgabenfeldern genannten Punkte abgearbeitet werden und weniger wichtig ist, von wem. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass keine Schnittstellenprobleme entstehen.

Nachstehend finden Sie die 26 Aufgabenfelder, die in Sachen „Brandschutz“ in jedem Unternehmen getätigt werden müssen:

1. Erstellen und Fortschreiben der Brandschutzordnung
2. Mitwirken bei Beurteilungen der Brandgefährdung an Arbeitsplätzen
3. Beraten bei feuergefährlichen Arbeitsverfahren und dem Einsatz brennbarer Arbeitsstoffe
4. Mitwirken bei der Ermittlung von Brand- und Explosionsgefahren
5. Mitwirken bei der Ausarbeitung von Betriebsanweisungen, soweit sie den Brandschutz betreffen
6. Mitwirken bei baulichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, soweit sie den Brandschutz betreffen
7. Mitwirken bei der Umsetzung behördlicher Anordnungen und bei Anforderungen des Feuerversicherers, soweit sie den Brandschutz betreffen
8. Mitwirken bei der Einhaltung von Brandschutzbestimmungen bei Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, Nutzungsänderungen, Anmietungen und Beschaffungen
9. Beraten bei der Ausstattung der Arbeitsstätten mit Feuerlöscheinrichtungen und Auswahl der Löschmittel
10. Mitwirken bei der Umsetzung des Brandschutzkonzepts
11. Kontrollieren, dass Flucht- und Rettungspläne, Feuerwehrpläne, Alarmpläne usw. aktuell sind, ggf. Aktualisierung veranlassen und dabei mitwirken
12. Planen, Organisieren und Durchführen von Räumungsübungen
13. Teilnehmen an behördlichen Brandschauen und Durchführen von internen Brandschutzbegehungen
14. Melden von Mängeln und Maßnahmen zu deren Beseitigung vorschlagen und die Mängelbeseitigung überwachen
15. Unterstützen der Führungskräfte bei den regelmäßigen Unterweisungen der Beschäftigten im Brandschutz
16. Aus- und Fortbilden von Brandschutzhelfern
17. Prüfen der Lagerung brennbarer Flüssigkeiten und Gase
18. Kontrollieren der Sicherheitskennzeichnungen für Brandschutzeinrichtungen und für die Flucht- und Rettungswege
19. Überwachen der Benutzbarkeit von Flucht- und Rettungswegen
20. Organisation der Prüfung und Wartung von brandschutztechnischen Einrichtungen
21. Kontrollieren, dass festgelegte Brandschutzmaßnahmen eingehalten werden, insbesondere bei feuergefährlichen Arbeiten
22. Mitwirken bei der Festlegung von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall und Außerbetriebsetzung brandschutztechnischer Einrichtungen
23. Unterstützen des Unternehmens bei Gesprächen mit den Brandschutzbehörden und Feuerwehren, den Feuerversicherungen, den Unfallversicherungsträgern, den staatlichen Arbeitsschutzbehörden usw.
24. Stellungnahme zu Investitionsentscheidungen, die Belange des Brandschutzes betreffen
25. Mitwirken bei der Implementierung von präventiven und reaktiven Maßnahmen im Notfallmanagement für kritische Infrastrukturen (z. B. Stromausfall), für lokale Wetterereignisse mit Schadenpotential (Hitze, Kälte, Sturm, Hagel, Schneelast)
26. Dokumentation der Tätigkeiten im Brandschutz

Klar ist, dass ein kleines Verwaltungsunternehmen weniger tief in den Brandschutz eindringen muss als ein komplexer Chemiekonzern mit einigen 1.000 Mitarbeitern sowie Produktions-, Lager-, Entwicklungs-, Sozial- und Parkbereichen. Vor allem, wenn viele unterschiedliche Bereiche in einem Gebäude vereint sind, ist die bauliche und ggf. auch technische Infrastruktur von großer Bedeutung – aber auch, wenn besonders hohe Gefahrenpotentiale vorhanden sind.

Die Tatsache, dass es in vielen Unternehmen über viele Jahre nicht brennt führt oft dazu, dass mit einer gewissen Lässigkeit (gemeint ist Nachlässigkeit) gearbeitet wird, woraus dann gefährliche Situationen oder auch eine Überforderung in Notsituationen resultiert. Hier muss der Brandschutzbeauftragte also mit entsprechendem Verhalten (Schulungen, Kontrollen, Begehungen, Unterweisungen, Arbeitsanweisungen u. a. m.) präventiv entgegenwirken.

Was bedeutet als Brandschutzbeauftragter „Mitwirken“ ?

Das Wort „mitwirken“ fällt in den 26 Aufgabenfeldern des Brandschutzbeauftragten oft. Weil dieses Wort wenig präzise ist, sehen es Juristen ungern. Wie weit geht „mitwirken“? Wo fängt hier Zuständigkeit und Verantwortung an bzw. wo hört sie auf? Der Interpretationsspielraum ist groß. Wie weiter oben schon erläutert ist die breit angenommene Interpretation: Der Brandschutzbeauftragte ist beauftragt, nicht verantwortlich. Er wirkt also hauptsächlich dahingehend mit, als dass er die Unternehmensführung bzw. die leitenden Personen darüber aufklärt, was im Rahmen des Brandschutzes zu beachten ist. Doch hier ist Vorsicht in der Auslegung geboten. Bitte lesen Sie oben unter "Haftet der Brandschutzbauftragte im Brandfall?" nach. 

Selbsterklärend sollte sein, dass der Brandschutzbeauftragte selbst ungünstig platzierte Mülleimer verstellt bzw. verstellen lässt, den „berühmten“ K-30-Keil (Achtung, das ist von strafrechtlicher Relevanz, vgl. StGB, § 145-2) unter der Brandschutztür entfernt bzw. entfernen lässt sowie dafür sorgt, dass die Belegschaft zu entsprechenden Schulungen geht. Zudem muss der Brandschutzbeauftragte dafür sorgen, dass es ausreichend Brandschutzhelfer gibt.

Sollte ein Unternehmen aus mehreren Niederlassungen mit vielen Beschäftigten und nur einem Brandschutzbeauftragten bestehen, was erlaubt ist, wird der Brandschutzbeauftragte nicht täglich in jeder Niederlassung Begehungen durchführen können. Deswegen unterstützen Ihn jeweils ein Brandschutzhelfer vor Ort. Dieser wird in maximal einem Tag an seine Aufgaben als Brandschutzhelfer herangeführt. Hauptsächlich soll vor dem Hintergrund relevanter Vorschriften mit offenen Augen durch das Unternehmen gegangen und Mängel beseitigt werden. Ist die direkte Beseitigung des Mangels nicht möglich, soll er dokumentiert und dem Brandschutzbeauftragten gemeldet werden.

Wie hoch ist der zeitliche Arbeitsaufwand der Brandschutzbeauftragtentätigkeit?

Auch wenn Personen und Institutionen immer wieder versuchen, den Arbeitsaufwand für die 26 Aufgaben des Brandschutzbeauftragten abzuschätzen, wird es keine allgemeingültige Antwort geben.

• Ob ein Geschäft 200 m² oder 20.000 m² Fläche hat …
• Ob ein Theater eine Belegschaft von 5, 50 oder 500 hat – der Zeitaufwand wird nicht 10- oder 100-mal so hoch sein
• Ob eine Produktionsstätte 25, 250, 2.500 oder 25.000 Mitarbeiter hat…
• Ob ein Verwaltungsbau eine Etage hat oder 15…

Der zeitliche Aufwand wird sich nicht jeweils um den Faktor 10, 100 oder 1.000 verändern; beim Geschäft kann es vielleicht das 10-fache an Zeit sein, im Theater das 7-fache, in der Produktionsstätte das 20-fache und im Verwaltungsbau das 8-fache. Es kommt auch weiter stark auf die eigene Bereitschaft und auf die Quantität und Qualität der Arbeit des Vorgängers an. Muss man bei null anfangen, kann der Aufwand im ersten Jahr sehr viel höher sein, als gewöhnlich. Sind alle notwenigen Maßnahmen einmal ausgearbeitet, strukturiert und eingeleitet, reichen ggf. wenige Stunden oder Tage im Jahr für eine angemessene Umsetzung aus.

Diesen schwankenden Zeitaufwand Kollegen und Vorgesetzten verständlich zu machen, kann schwierig sein – deshalb gilt das Motto: Tue Gutes und rede darüber. Der Rat an dieser Stelle: Informieren Sie Ihre Vorgesetzten bzw. den Inhaber regelmäßig über Fortschritte und Erfolge sowie auch Misserfolge, Rückschläge und Probleme. Machen Sie das Thema Brandschutz zu einem festen Bestandteil Ihrer Sitzungen.

Ist „Brandschutzbeauftragter“ ein Beruf oder eine Nebentätigkeit?

Die Funktion „Brandschutzbeauftragter“ ist als Berufung zu sehen, der man mit dem notwendigen Engagement und Herzblut begegnen sollte. Es ist davon abzuraten, diese Aufgabe nur deswegen nebenbei zu erledigen, weil man sich bei der Auswahl des Brandschutzbeauftragten nicht schnell genug wegducken konnte. Menschen, die Spaß daran haben, eigenständig zu arbeiten und gut kommunizieren können, Menschen die Andere vor Leid schützen wollen, die kreativ und manchmal auch mutig sind, die können sich auf das Aufgabenfeld „Brandschutz“ freuen. Hier kann man sich aktiv einbringen. Hier kann man eigene Ideen umsetzen, abwägen, diskutieren und beurteilen. Einige Kollegen würden sogar so weit gehen und sagen: Als Brandschutzbeauftragter kann man sich verwirklichen und Gutes tun.

E-Book: Die 26 Aufgabenfelder des Brandschutzbeauftragten nach DGUV Information 205-003 interpretiert und erläutert

Ich wette, Sie suchen eine bessere Lösung für Ihre Dokumentation im vorbeugenden Brandschutz, doch Sie wissen nicht ganz, wo Sie anfangen sollen und ein Budget ist möglicherweise auch nicht wirklich vorhanden. Das Ausprobieren vieler Softwarelösungen ist sehr kostenspielig und kommt daher nicht in Frage. Deswegen googlen Sie jetzt, um einen Überblick zu erhalten und die richtige Entscheidung zu treffen. Ich verstehe Sie. Jedes Projekt, das die Einführung einer Lösung (z.B. Software oder App) mit sich zieht, wirkt zunächst einmal wie ein Elefant.

Mit diesem Artikel werde ich das Projekt für Sie klein, wie eine Maus machen. Nach dem Lesen des Artikels werden Sie genau wissen,

• warum und was im Brandschutz dokumentiert werden muss,
• welche Lösungen (Software & App) und hilfreichen Funktionen es gibt,
• wie Sie zur richtigen Softwarelösung finden, ohne viel Geld beim Ausprobieren verschiedener Produkte zu verlieren,
• wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen in Ihre Arbeit integrieren,
• wie Sie die Einrichtungszeit auf einem absoluten Minimum halten und
• was eine Lösung für die Dokumentation im Brandschutz kosten darf und was nicht.

Außerdem erhalten Sie Zugriff auf die ausführlichste Checkliste, die es zum Bewerten von Brandschutz-Software gibt. Nach dem Lesen bewerten Sie Produkte dieser Branche wie ein Brandschutz-Doku-Pro und ein IT-Pro in einer Person.
So werden Sie strukturiert Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden können. 

All das möchte ich mit Ihnen diskutieren, damit Menschen am Ende des Tages sicher nach Hause gehen.

Der Beitrag ist sehr umfangreich. Springen Sie gerne mithilfe der folgenden Navigationsübersicht herum. 

Die Pflicht zur Dokumentation im Brandschutz - wo kommt Sie her?

Wer sagt eigentlich, dass Sie dokumentieren müssen? Und wie setzen sich die Richtlinien zusammen?

Von der EU wird die Sicherheit im Brandschutz für Gebäude und deren Nutzern durch Anforderungen an Bauprodukte und Anlagen definiert. An die Qualifikation der damit beschäftigten Planer, Anwender und Prüfer werden keine Anforderungen gestellt.

Dies ist Aufgabe der Mitgliedsstaaten und in Deutschland, der 16 Bundesländer. Daher gibt es zwischen den Bundesländern Unterschiede in den Bauvorschriften und in den Anforderungen und Anerkennungen der in diesem Bereich tätigen Fachleute. Dies ist ein nicht mehr zeitgemäßes Relikt der Geschichte.

In der EU müssen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 207.000 Euro und Bauaufträge ab 5.186.000 Euro entsprechend den Vergabe- und Vertragsordnungen EU-weit ausgeschrieben werden.
Dies bedeutet, das Großprojekte von Architekten aus der EU geplant, die Bauausführung durch Baufirmen aus der EU mit Bauprodukten aus der EU gebaut werden können.

Die Bestandteile des vorbeugenden Brandschutzes ergeben sich aus einer Vielzahl von Bauvorschriften, Richtlinien, Normen, Empfehlungen und Leitfäden. Nach deren Analyse und Strukturierung ergibt sich eine Gesamtstruktur mit 6 Hauptgruppen, 40 Untergruppen und ca. 230 Einzelpunkten. Die Herleitung dessen finden Sie im Whitepaper "Vorbeugender Brandschutz in der Planung und Bauleitung".

Diese Gesamtstruktur wird für einzelne Gebäude nur teilweise anzuwenden sein. Sie bietet aber auch die Möglichkeit für Vergleiche, Analysen und Auswertungen, wie z.B. Vollständigkeit, Mängelverteilung u.a.
Bei der Analyse von Vorgaben zu den Inhalten und Struktur von Planungen und Prüfungen im vorbeugenden Brandschutz ergaben sich gegenüber der Gesamtstruktur folgende interessante Ergebnisse:

• Der Anteil des Brandschutzes in den Einzelthemen des EU-Grundlagendokuments Nr. 2 mit 50 Seiten beträgt 58% und der von den gebräuchlichsten 12 Musterbauvorschriften 75%.
• Andere Vorgaben wie der Brandschutzleitfaden des Bundes, die vfdb Richtlinie 01/01, die VwV Brandschutzprüfung Ba-Wü und die BauPrüfVO §9 Brandschutzkonzept NRW liegen teilweise weit unter 50%.
• Bei der Analyse von 12 Mustervorschriften mit 1.041 Paragraphen und Absätzen auf 252 Seiten wurde ein Anteil der brandschutzrelevanten Anforderungen von 75% ermittelt.

Damit stellt der Brandschutz eindeutig eine Rechtsanwendung dar.

Aber wer ist nun für was zuständig? Dazu empfehle ich unseren Beitrag "Die Brandschutz-Dokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes".

Die Rechtliche Bedeutung: Warum Brandschutz-Dokumentation so wichtig ist

Brände sind in Deutschland nicht selten. Entsprechend der Statistik des deutschen Feuerwehrverbandes ereigneten sich 180.000 Brände im Jahr 2016. Dies entspricht ca. einem Brand alle 3 Minuten.

Nach einem Großschaden (> 1 Mio. €) schaffen nur 23% der betroffenen Betriebe wieder einen vollen Marktanschluss. Je nach Lage der Betriebe, finden viele Mitarbeiter danach keine neuen Arbeitsplätze.

Daher sind bei Bränden nicht nur gesellschaftliche Grundbedürfnisse betroffen, es wird auch die volkswirtschaftliche Leistungsfähigkeit geschädigt und Arbeitsplätze gefährdet.

Die rechtliche Bedeutung des vorbeugenden Brandschutzes wird von den meisten (am Bau) Beteiligten erheblich unterschätzt. Mit rechtlichen Konsequenzen muss jeder für Mängel Verantwortliche rechnen. Dies gilt besonders, wenn Personen zu Schaden kommen. In diesem Fall gilt auch eine 30 jährige Nachhaftung.
Mängel sind Verstöße gegen die allgemein anerkannten Regeln der Technik und die Bauvorschriften und stellen damit eine Fahrlässigkeit dar. Strafrechtliche Konsequenzen haben Mängel immer, wenn sie zu Körperverletzung oder Tötung aufgrund ei-ner Fahrlässigkeit führen.

Mängel stellen aber auch grundsätzlich eine Vertragsverletzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch dar, da eine Planung mangelfrei und dauerhaft genehmigungsfähig und die Bauausführung mangelfrei sein muss. In der Praxis ist dies jedoch ein Wunschgedanke.

Urteile zu Mängeln im Brandschutz bestehen von vielen Gerichten aller Instanzen. Die Begriffe Grobfahrlässigkeit und Vorsatz sind darin nicht selten enthalten.

Entsprechend der HOAI zählt der in den öffentlich-rechtlichen Bauvorschriften enthaltene Brandschutz zu den Grundleistungen des Entwurfsverfassers und des Bauleiters. Entsprechend dem Umfang von 75% der Bauvorschriften ist er hierzu jedoch nicht ausgebildet und qualifiziert. Damit begibt er sich in die erhebliche Gefahr der groben Fahrlässigkeit, wenn er den Brandschutz selbst plant und hierzu nicht qualifiziert ist.

Daher kann man nur jedem Entwurfsverfasser und Bauleiter empfehlen, dass er den Bauherrn zur Beauftragung eines qualifizierten Fachplaners und Fachbauleiters für den vorbeugenden Brandschutz überzeugt. 

Weiterhin ist es zur besseren Sicherung von Menschen und zur eigenen rechtlichen Absicherung ratsam, eine Softwaregestützte, langfristig nachvollziehbare und gut strukturierte Dokumentation im Brandschutz durchzuführen. 

Quelle Whitepaper von Dr. Peter Hofmann, M. Eng. (Vorbeugender Brandschutz)

Was gehört alles zur ordnungsgemäßen Brandschutz-Dokumentation?

Der fehlerhafte Glaube, die Dokumentation sei eine sinnfreie Bürokratie oder dazu da, den Brandschutzbeauftragten bzw. Verantwortlichen selbst zu kontrollieren ist unzutreffend und unlogisch.

Ganz im Gegenteil ist die Dokumentation im Brandschutz sogar dazu geeignet, den Verantwortlichen zu schützen, denn im Falle eines Brandes liefert die Dokumentation Nachweise über die Erfüllung aller Pflichten. Sie hilft außerdem dabei, die Übersicht über alle Brandschutzmaßnahmen (Aufgaben, Mängelbeseitigung, Prüfungen, Kontrollen) zu behalten, und Gefahrenpotentiale somit effektiv zu beseitigen. Die Dokumentation hilft am Ende des Tages dabei, sicher zu stellen, dass Menschen unversehrt bleiben. Doch was muss dazu alles dokumentiert werden?

Was muss im Brandschutz dokumentiert werden? 

Die Dokumentation im Brandschutz setzt sich aus einmalig vorbereiteten Dokumenten, die stets aktuell gehalten werden müssen und immer wiederkehrenden Dokumentationen zusammen. Zur Brandschutz-Dokumentation gehören unter anderem aber nicht ausschließlich: 

• Die Bestellung des / der Brandschutzbeauftragten
• Die Benennung & Ausbildung der Brandschutzhelfer (§ 10 ArbSchG)
• Für den Ernstfall: Zugänge zu Löscheinrichtungen und jegliche andere brandschutz- und brandbekämpfungsrelevante Einrichtung
  • Feuerwehrplan (DIN 14095)
  • Feuerwehrlaufkarten (DIN14675)
  • Alarmplan
  • Übersicht zu Flucht- und Rettungswegen (§ 4 ArbStättV)
• Die Brandschutzordnung mit Ihren Teilen A-C. Sie muss an die speziellen Bedingungen und ggf. spezifischen Brandgefahren im jeweiligen Betrieb angepasst werden (eine für alle gültige Vorlage gibt es nicht). Einen Leitfaden für die Erstellung der Brandschutzordnung bietet die DIN 14096.
• Die Gefährdungsbeurteilung, die Brandrisikoanalyse und das Explosionsschutzdokument (§ 6 Abs. 9 Gefahrstoffverordnung) auf denen basierend alle Maßnahmenkataloge erstellt werden
• Die regelmäßigen Brandschutzunterweisungen sollen fehlerhaftes menschliches Verhalten im Betrieb und somit Gefahren vermeiden. Sie müssen zum Nachweis der Durchführung vom Verantwortlichen dokumentiert werden.
• Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen der Arbeitsmittel 
• Heißerlaubnisschein im Falle von Heißarbeiten

Hinweis: Bitte verlassen Sie sich nicht auf diese Liste und informieren Sie sich selbst, welche Dokumentationen für Sie und Ihren Betrieb wichtig und rechtlich notwendig sind. 

Wohin mit der Brandschutz-Dokumentation? (Papier vs. Software)

Weil eine Dokumentation schon lange nicht mehr nur in Papierform Gültigkeit erlangt, gibt es heute die Möglichkeit viel schneller und einfacher mit bestimmten Softwaretools direkt unterwegs im Projekt alle Dokumentationen digital fertigzustellen.

Diese Software zur Dokumentation der Brandschutzmaßnahmen wird im Allgemeinen als Brandschutz-Software verstanden. Doch es gibt noch weitere Produkte, die in ihrer Funktionalität abweichen und trotzdem unter diesem Begriff verstanden und vermarktet werden. 

Wie kann man Brandschutz dokumentieren und was versteht man unter einer Brandschutz-Software?

Unter dem Begriff "Brandschutz-Software" kann man viele verschiedene Dinge verstehen. Der Begriff hat keine eindeutige Definition und wird deswegen in vielerlei Hinsicht genutzt.  Auch werden die Begriffe "Brandschutzmanagement Software", "Brandschutz-Dokumentationssoftware" oder "Brandschutz App" verwendet. Verschiedene darunter verstandene Softwarekonzepte sind:

• Zeichensoftware genannt CAD-Software bzw. Fluchtplansoftware, zum Beispiel zur Erstellung  von Brandschutzplänen / Fluchtplänen
• Informationstragende Software (funktioniert eher wie ein USB-Stick), die Expertenwissen, Checklisten, Normsammlungen, Vorschriften, Brandschutzschulungen oder andere theoretische Inhalte übermittelt
• Herstellerbezogene Dokumentatiossoftware, mit der nur bestimmte brandschutzrelevante Produkte eines Herstellers dokumentiert werden können
• Wartungs- und Prüfsoftware, mit denen man allein die Wartungen, Prüfungen und Kontrollen dokumentieren kann
• Ticketysteme, die das Erstellen von zum Beispiel Mangel-tickets unterstützt und nach Erledigung der Mängel oder Aufgaben das Ticket löscht
• Begehungsprotokoll Software für die gesamte digitale Dokumentation und automatische Berichterstellung  im Brandschutz, auch Reporting Software, elektronisches Brandschutzbuch oder Brandschutzkataster genannt (ersetzt quasi das altbekannte Klemmbrett, den Stift, den Zettel und die Kamera)

Achtung! Es werden auch reine Ticketsysteme oder reine Mängelmanagementsoftware unter dem Begriff "Brandschutz-Software" angeboten. Viele Apps locken mit den Wörtern "free oder Freeware". Hier sei gut aufgepasst. Aber dazu später mehr.

In diesem Beitrag hier geht es darum, die beste Lösung für Ihre Brandschutz-Dokumentation zu finden. Im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes wird diese durchgeführt, um Menschen sicher zu wissen. In Hinsicht dessen sind einige Softwarekonzepte, die ebenfalls wichtig sind, bereits auszusortieren, weil sie sich eher auf andere Aufgabenbereiche konzentrieren und nicht umfassend Ihre Dokumentation unterstützen. Zu diesen zählen die Zeichensoftwares, die Informationsübertragenden CD-Roms und die einfachen Ticketsysteme (welche oft als Brandschutz- Bau- oder Arbeitsschutzsoftware vermarktet werden).

Die wichtigsten Funktionen einer Software für die Dokumentation im Brandschutz

Eine Software, die angibt, Ihre gesamte Dokumentation unterstützen zu können, sollte mindestens die folgenden Funktionen besitzen:

Ggf. ist Ihre Funktionsanforderung noch umfangreicher. Lassen Sie es uns unten in den Kommentaren wissen.

Wer ist für die Dokumentation im Brandschutz verantwortlich?

Im Folgenden zeige ich auf, wie die einzelnen Verantwortlichen konkret  von der Wahl der richtigen Softwarelösung profitieren. (Selbstverständlich sind bei der Nennung der männlichen Formen auch immer die entsprechenden Kolleginnen gemeint. Wenn es z.B. um den Sachverständigen geht (er), geht es auch immer um die Sachverständige (sie) ect.)

Wie Sachverständige, Betreiber, Errichter, Fachbauleiter, Brandschutzbeauftragte, Explosionsschützer, die Baurechtsbehörde und die Feuerwehr im vorbeugenden Brandschutz konkret von der richtigen Reporting Software profitieren.

Der Sachverständige benötigen eine Software für die Planung, der Fachbauleiter Brandschutz für die Umsetzung des Brandschutzkonzeptes

Grundsätzlich kann der Sachverständige  schon in der Brandschutzplanung eines Gebäudes mit einbezogen werden. Sachverständige und der Fachbauleiter Brandschutz begehen während der Bauphase das Gebäude, erfassen alle fertiggestellten Bauteile mit Brand- und Rauchschutzanforderungen und dokumentiert, welche Sachverhalte brandschutz-technisch nicht korrekt sind, wo also Mängel bestehen. Er kommuniziert alle Aufgaben und Brandschutz- bzw. Baumängel in Form einer Gefährdungsbeurteilung mit dem Bauherrn und dem Errichter, welche für die weitere Behebung der Mängel zuständig sind. 

Das Problem von Sachverständigen und Fachbauleitern

Das Problem ist, dass Sachverständige und Fachbauleiter Brandschutz meist für viele Gebäude zuständig sind und ihre Dokumentation der verschiedenen Gebäude getrennt halten müssen. Sie haben viele Notizen, Fotos und Dokumente, die alle strukturiert werden müssen. Doch Sachverständige und Fachbauleiter müssen nicht nur sauber, sondern auch schnell dokumentieren. Auf Baustellen- oder bei Gebäudebegehungen sind meist weitere Personen dabei, mit denen sie gleichzeitig kommunizieren. 

Die Lösung für Sachverständige und Fachbauleiter

Die Lösung bietet eine Software und unterstützend auch eine App. Diese erlaubt es den Verantwortlichen, schnell, sicher und einfach alle Sachverhalte digital zu dokumentieren. Die digitale Dokumentation bringt mit sich, dass Sachverständige und Fachbauleiter am Ende einer Begehung unmittelbar Berichte und Aufgabenlisten versenden oder ausdrucken können. Direkt im Anschluss kann so mit der Behebung der Gefahren angefangen werden. Außerdem bietet die Software die Sicherheit, dass keine Informationen zwischen den Projekten durcheinander geraten oder verloren gehen. Sachverständige und Fachbauleiter (und seine Mitarbeiter) müssen abends nicht noch schnell alle Berichte zusammenschreiben und für eine zeitgerechte Abgabe der Dokumente sorgen.

Eine Software bietet während der Planung außerdem noch die Möglichkeit, brandschutzrelevante Bauteile in Form ihrer ISO-Normsymbole in einem Grundrissplan zu platzieren. So ist für Dritte stets nachvollziehbar, welche Brandschutzmaßnahmen geplant sind, noch eingerichtet werden müssen und bereits perfekt eingerichtet sind. 

Der Errichter muss Übereinstimmungserklärungen, Tätigkeitsnachweise und Mängelberichte anfertigen - am besten mit der passenden Software oder App für Brandschutzkataster

Errichter können grundsätzlich aus jedem Gewerk, wie beispielsweise aus dem Elektriker- oder Heizung-Sanitär und Klima Bereich stammen.  Sie verbauen die brandschutzrelevanten Bauteile eines Herstellers. Einige Bauteile dürfen dabei von jedem Errichter verbaut werden. Für andere Bauteile wiederum benötigt der Errichter eine zertifizierte Schulung. Der Errichter muss seine Arbeit und den ordnungsgemäßen Verbau der Produkte anhand von Übereinstimmungserklärungen und Tätigkeitsberichten nachweisen. Im Falle von nicht sachgerechtem Einbau oder anderen auftretenden Fehlern muss der Errichter Mangelberichte zur Kommunikation anfertigen.

Das Problem des Errichters

Oft steht der Verbau der Bauprodukte im Vordergrund und das Problem liegt hier in der Zeit und praktischen Umsetzung aller Dokumentationen.

Die Lösung für dem Errichter

Mit der passenden Brandschutz- bzw. Dokumentations-App kann der Errichter den Ein- und Verbau aller Brandschutzrelevanten Bauteile einfach, schnell und digital dokumentieren. Wichtig ist hier, dass alle Produkte bzw. Bauteile und auch andere Sachverhalte dokumentiert werden können und die App den Errichter nicht auf einen Hersteller limitiert. Sonst besteht die Gefahr, dass der Einsatz mehrerer Tools demotiviert und am Ende wieder eine Stift-und-Zettel-Dokumentation oder gar keine Dokumentation ensteht.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten und seine Vorteile einer Dokumentationssoftware

Für die Einhaltung der Vorschriften und der im nachfolgenden Absatz gestellten Anforderungen ist der Eigentümer / Betreiber oder die von ihm beauftragten Personen während des Betriebes verantwortlich. Man spricht von Betreiberpflichten.

Sofern kein Brandschutzbeauftragter (intern oder extern) bestellt wird, ist der Eigentümer / Betreiber für die Sicherstellung der nachfolgenden Anforderungen selbst verantwortlich. Ansonsten sind die nachfolgenden Aufgaben, die des Brandschutzbeauftragten. Er soll Gefahren erkennen, beurteilen und dafür sorgen, dass sie beseitigt und mögliche Schäden gering gehalten werden.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten

• Überwachen der Einhaltung des genehmigten Brandschutzkonzeptes und der sich daraus ergebenden betrieblichen Brandschutzanforderungen.
• Brandschutzkontrollen im Gebäude. Hierbei sind insbesondere die Rettungswege zu prüfen, die frei sein müssen von Hindernissen.
• Türen im Zuge von Rettungswegen dürfen nicht versperrt werden und müssen von innen, leicht zu öffnen sein.
• Überprüfen der Flure, Treppenräume und Eingangsbereich auf widerrechtlich abgestellte Gegenstände.
• Jährlich Unterweisung des Personal sowie für neue Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitsverhältnisses über die Bedienung der Alarmierungseinrichtungen und Brandmeldeanlage und das Verhalten bei einem Brand.
• Überwachung dass Abfälle und Wertstoffe nur in geeignete Behälter im Müllraum, nicht in Rettungswegen, gelagert werden.
• Alle elektrischen Betriebsmittel sowie brandschutztechnische Einrichtungen sind regelmäßig nach den entsprechenden Vorschriften zu überprüfen und zu warten lassen.
• Feuergefährliche Arbeiten, wie Schweiß-, Löt- oder Klebearbeiten, dürfen nur nach vorheriger Absprache und den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden.
• Anweisung und Überwachung der Beseitigung brandschutztechnischer Mängel.
• Festlegen von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall oder Außerbetriebsetzen von Brandschutzeinrichtungen.

Ähnlich wie ein Arbeitssicherheitsbeauftragter, wird also auch der Branschutzbeauftragte von einem Gebäudebetreiber bestellt. Wie oben beschrieben gehört es zu seinen Aufgaben, den Brandschutz der Firmengebäude im Bestand zu betreuen und sich regelmäßig zu Themen im Brandschutz fortzubilden. Er prüft und kontrolliert brandschutzrelevante Bauteile und vergibt die Instandhaltung dieser an externe Dienstleister.

Dank Software bekommt der Brandschutzbeauftragte schnell und einfach eine ordnungsgemäße Brandschutz-Dokumentation.

Ob alles in Ordnung ist oder Schäden bzw. Gefahren vorliegen stellt der Brandschutzbeauftragte während seiner Brandschutzbegehung fest. Alle auffallenden Mängel, Aufgaben oder Informationen müssen in Begehungsberichten und Gefährdungsbeurteilungen bzw. Gutachten dokumentiert werden.

Ein Problem des Brandschutzbeauftragten

Das Problem ist hier die lange Nachbereitungszeit der Begehungen. Diese bewegt sich zwischen 1,5 und 2-Mal der Begehungszeit.

Die Lösung für den Brandschutzbeauftragten

Die passende Brandschutz-Software kann hier Abhilfe schaffen. Mit dieser kann der Brandschutzbeauftragte alle Mängel ganz einfach digital vor Ort festhalten und am Ende des Tages einfach den Berichtsumfang durch Filtermöglichkeiten bestimmen und drucken. So können schnell alle möglichen Berichte erstellt und versendet werden, genau angepasst an den Empfänger. Da der Brandschutzbauftrage mit einigen Zuständigen kommunizieren muss macht eine Software mit größerem Funktionsumfang als eine App viel Sinn.

Zudem hilft die Software auch Aufgaben zu managen. Tagesaktuelle Listen helfen sowohl die eigenen, als auch die Aufgaben anderer  im Auge zu behalten. Digitale Formulare helfen bei Prüfungen und Kontrollen. Neben vielen weiteren Funktionen, wie der Instandhaltungsfunktion, dem für Dritte leicht verständliche Plan auf dem Gefahren automatisch sichtbar werden und dem Dokumentenmanagement, mit dem alle Dokumente immer in der Tasche sind, bringt die richtige Softwarelösung einen noch größeren Mehrwert. Richtig ausgewählt schafft sie dem Brandschutzbeauftragten viel mehr Rechtssicherheit als die herkömmliche Dokumentation mit Stift oder Zettel.

Achtung vor reiner Mängelmanagementsoftware

Achtung! Reine Mängelmanagementsoftware kann diese Rechtssicherheit nicht unbedingt gewährleisten, da Tickets nach dem Schließen verschwinden und nie wieder in Berichte oder Analysen mit einbezogen werden können. So können natürlich auch keine Nachweise der Pflichterfüllung nach längeren Zeiträumen generiert werden. Hier sei bei der Auswahl der Software also besondere Vorsicht geboten. 

Dienstleister profitieren von einer Dokumentationssoftware durch die einfache Erstellung von Laufkarten und die Erinnerung an anstehende Instandhaltungstermine.

Dienstleister im Bereich Brandschutz prüfen im Rahmen der Instandhaltung  Meldeanlagen, Feuerlöscher und andere brandschutzrelevante Bauteile. 

Das Problem des Dienstleisters

Problematisch ist oft das Nachhalten der bereits geprüften Objekte, sodass möglichst wenige doppelt und möglichst viele regelmäßig geprüft werden. Zudem muss eine Laufkarte erstellt werden, nach welcher alle Objekte logisch im Gebäude abgelaufen werden können.

Die Lösung für den Dienstleister

Mit der richtigen Softwarelösung können solche Laufkarten automatisch erstellt werden, indem alle bereits beim letzen Besucht geprüften Bauteile ausgeblendet werden können. Schnell und direkt digital kann der Dienstleister mit der richtigen Software seine Instandhaltung durchführen und ohne Nacharbeit die erforderlichen Berichte noch vor Ort beim Kunden versenden oder drucken. Zum Übertrag in das Warenwirtschaftssystem sollte darauf geachtet werden, dass die Dokumentation als .csv .xml oder Exceltabelle exportiert werden kann. 

Die zuständige Baurechtsbehörde event. in Begleitung der Feuerwehr kann im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes die letzte Abnahme jeden Gebäudes schnell und einfach per App dokumentieren und Mängelberichte innerhalb von Sekunden noch vor Ort an die zuständige Person senden. 

Explosionsschützer können mit der richtigen Software oder App Brandschutz- mit Arbeitsschutzmaßnahmen verbinden.

Ein Explosionsschützer betreut ein Gebäude oder ein anderes Projekt indem er alle entzündbaren Bauteile und Objekte sowie das Vorhandensein aller notwendigen Warnschilder prüft, wartet und kontrolliert. Bestimmte Sicherheitsrichtlinien müssen eingehalten werden, um den Funkenflug zu vermeiden. Seine Aufgabe ist eine Mischung aus den Bereichen Arbeitsschutz und Brandschutz.

Das Problem des Explosionsschützers

Oft weiß der Explosionsschützer nicht, wie er schnell und einfach und auch ganz spontan Mängel dokumentieren kann. Zudem sind viele Softwarelösungen zu umfangreich oder sie decken entweder nur den Arbeitsschutz oder den Brandschutz ab. Dann muss meist ein teueres Zusatzmodul gekauft werden.

Die Lösung für den Explosionsschützer

Eine App wäre hier in den meisten Fällen die richtige Lösung. Natürlich kann auch bei größerem zu betreuendem Umfang auf eine vollwertige Softwarelösung mit mehr Managementfunktionen zurückgegriffen werden. Doch eine App, mit der er schnell und einfach Mangelfotos aufnehmen, Notizen einsprechen und Gefährdungen, Fristen und Zuständigkeiten vergeben kann löst meist die Dokumentationsprobleme des Explosionsschützers. 

Brandschutz in Bau und Betrieb des Gebäudes - Wie Generalunternehmer, Sachverständige, Fachbauleiter, Betreiber, Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können, wenn es um Brandschutz geht.

Bei der Wahl der richtigen Softwarelösung, sollten Sie immer darauf achten, welche Verantwortlichen mit dieser Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden. Ein Beispiel: 

Angenommen Sie entscheiden sich als Sachverständiger für eine Lösung X. Jetzt können Sie Ihre Arbeit dokumentieren, müssen keine Berichte mehr selbst erstellen und haben Ihre und die Aufgaben anderer stets im Blick. Doch was, wenn Sie von ihren Zuständigen die Dokumentation auch im Format der Lösung X dokumentiert zurück erhalten wollen? Denn nur so ersparen Sie sich auch an dieser Stelle eine manuelle Dateneingabe.

Die passende App für Zuständige

An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie Ihre Zuständigen mit einer passenden App ausstatten können, die eine einfache Schnittstelle zu Ihrem System besitzt. Diese App sollte eine einfache Handhabung haben, damit wirklich jeder sie bedienen kann. Mit einer solchen App bekommen Sie die Erledigung der Aufgaben fertig dokumentiert im benötigten digitalen Format X an Ihr System zurück gesendet. Sie können sich der Erledigung sicher sein (inklusive Fotobeweis). 

Angenommen, Sie besitzen ein Helfer-Team, das Sie mit der Begehung unterstützt. Auch für diesen Anwendungsfall sollte es das passende App-Format geben, womit die Helfer günstiger ausgestattet werden können, als mit einer komplett neuen Softwarelizenz. Diese App sollte es Ihrem Team erlauben, Hinweise, Mängel, Aufgaben, Übereinstimmungserklärungen und andere Einträge auf dem Smartphone schnell zu dokumentieren. Am Ende sollten diese Daten Ihrem System zugespielt werden können.

Lückenlose Dokumentation vom Bau bis in den Betrieb eines Gebäudes

Als Letztes sollte darauf geachtet werden, dass sowohl die Bauleitung in der Bauphase, als auch der Betreiber im Bestand mit der Software dokumentieren können. Diese übergreifende Dokumentation in jeder Phase des Gebäudes ermöglicht die gesamte Geschichte vom Bau bis zum Abriss festzuhalten. Auch die gesamte Geschichte jeden Bauteils (vom Einbau bis zur Entsorgung) kann dann lückenlos und rechtssicher über viele Jahre dokumentiert werden.

Warum wird in vielen Unternehmen oder Kommunen noch nicht mit einer speziellen Software im Brandschutz gearbeitet?

Die Angst vor Software

Oft ist es die Angst vor der Integration und dem Umgang mit einer Software. Weil so lange mit Stift und Zettel gearbeitet wurde, ist nun die Hürde zu einer Veränderung groß. Der Satz "es hat doch immer so geklappt" steht oft im Raum. Aber will die junge Generation, welche die Zukunft unserer Unternehmen ist, so etwas hören? Ist es denn schon einmal zum Ernstfall gekommen und konnten Sie Ihre Pflichten dann schnell und stressfrei nachweisen?

Viele Softwareprodukte (und dazu sollte auch Ihre neue Brandschutz-Software gehören) sind so programmiert, dass wirklich jeder Sie nach einer kurzen Einführung bei Schulung oder Video im Internet erlernen und bedienen kann.

Ausreden

Die Freeware Falle - warum Brandschutz-Software niemals "free" bzw. "kostenlos" sein sollte, Sie aber auch nichts kosten darf.

Oft höre ich, wie Brandschützer nach einer kostenlosen Software, einer sogenannten Freeware suchen. Das Geld sei knapp, der Chef habe für eine kostenpflichtige Lösung kein Verständnis - schließlich ging es auch immer so (mit dem Klemmbrett und den 8 Armen 😉 ). Ich verstehe es. Apps sind heute oft kostenlos und Software ist einfach zunächst einmal nicht sehr greifbar. Zudem haben viele Entscheider in dem Bereich schon Softwarelösungen versucht zu implementieren, die am Ende doch nicht das geleistet haben, was sie versprachen.

Jedoch kann eine gute Software, die Sie unterstützt und Rechtssicherheit sowie Datensicherheit bietet nicht kostenfrei (free) sein. Die Marktwirtschaft funktioniert so nicht. Fragen Sie sich bei kostenlosen Apps oder Softwares lieber, was das anbietende Unternehmen denn dann von Ihnen möchte: Ihre Daten zum Weiterverkauf? Werbung vor Ihren Augen platzieren? Sie mit teuren aber notwendigen Zusatzprodukten zur Kasse bitten?

Das Kostenparadox bei Brandschutz Lösungen

Wollen Sie das Paradoxe an der Aussage erfahren, dass eine gute Brandschutz-Software nicht kostenlos sein kann? Sie darf trotzdem nichts kosten! Und sie sollte sogar den Gewinn eines Unternehmens oder Unternehmers steigern. Durch Kostenersparnis! Denn sonst hätte die Software nach marktwirtschaftlichen Regeln keine Berechtigung am Markt zu existieren (doch Vorsicht: nicht alles, was auf dem Markt verfügbar ist, spart Ihnen auch Kosten.)

Achtung! Vor mangelnder Rechtssicherheit 

Viel Schlimmer noch, als sich einen Kostenverursacher in die Firma zu holen, ist die mangelnde Rechtssicherheit dieser Produkte. Wird wirklich festgehalten, welcher Nutzer welchen Eintrag und welche Änderung gemacht hat. Werden Ihre Daten über mindestens 10 Jahre gespeichert? Wo und auf welchen Servern? Finden Sie im Rechtsstreit schnell Ihre Dokumentation und ist diese auch mit Zeitstempel und Ähnlichem belegt? Können Dritte die Dokumentation schnell nachvollziehen? Untersuchen Sie die Lösung gut. Der Teufel steckt hier im Detail (doch dazu später mehr).

Ein Rechenbeispiel

Ein Rechenbeispiel: Wenn eine Arbeitsstunde zwischen 30€ und 60€ kostet (Achtung, der Lohn sind nicht die gesamten Personalkosten, das werden Sie wissen), und eine Softwarelösung beispielsweise 100€ im Monat kostet, dann sparen Sie bereits ab der vierten bzw. ab der zweiten Stunde Geld ein. Viele der Menschen, die für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen, Brandverhütungsschauen oder für ähnliche Berichte zuständig sind, erzählen mir, dass es mindestens 1-2 Mal so lange, wie die Begehung selbst gedauert hat, die notwendigen Berichte zu erstellen. Bei nur 2-4 Begehungsstunden pro Monat (sie erinnern sich an die Annahmen weiter oben) rentiert sich also eine passende Software. Ich verlinke Ihnen hier einmal den Ersparnisrechner von KEVOX, der Ihnen sofort ausrechnet, was Ihre persönliche Ersparnis durch eine automatisierte Berichterstellung wäre.

Warum der Teufel im Detail steckt und Formulare nicht Formulare sind.

Ein typisches Problem bei der Entscheidung für die richtige Software ist die Formulierung der Funktionen die Hersteller teilweise wahllos verwenden. So kann auf einer Webseite stehen: "Software X kann Formulare". Doch was bedeutet das wirklich? Was ist der Unterschied zwischen Formularen und Checklisten beim jeweiligen Softwareanbieter? Haken Sie nach: Heißt ein Formular hier, dass Sie Ihr PDF Formular, was Sie schon immer verwenden, in der Software speichern können oder aus der Software heraus abrufen können? Oder heißt eine Formularfunktion, dass Sie in der Software selbst verschiedenste ganz eigene digitale Formulare anlegen können, diese Filtern und zu jedem Bauteil abrufen können? Heißt "Formulare" womöglich auch, dass beim Ausfüllen der Formulare automatisch Mängel und Aufgaben von der Software angelegt werden?

Sie merken, es gibt ganz verschiedene Funktionen, die unterschiedlich weit entwickelt sind und doch von den Herstellern gleich benannt werden.

Wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen integrieren und Sie die Zeit der Einrichtung auf einem absoluten Minimum halten

Die Integration einer Software muss entgegen aller Erwartungen nicht aufwendig sein. Schnell entsteht das Horrorbild einer monatelangen SAP-Integration. Ich darf Sie beruhigen: In Sachen Digitalisierung des Brandschutzes sieht die Welt aber ganz anders aus. Der Trick liegt hier in der Methode der Integration. Bei der richtigen Softwarelösung muss es möglich sein von heute auf morgen anzufangen.

Im Optimalfall gibt es einen Online-Bauteilkatalog, der es ermöglicht, Bauteile und Objekte per Mausklick in die Software zu überführen. Das sollte Sie maximal einen Nachmittag kosten. Mithilfe solch einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente müssen Sie nicht mehr alle Herstellerseiten einzeln durchsuchen und sich immer neu orientieren. Diese Arbeitsweise erspart Ihnen nachweislich 97% der Einrichtungszeit einer Software im Bereich Brandschutz.

Pflegen Sie dann nicht sofort alle Bauteile des Bestandes ein. Vermeiden Sie diese große Integrationsarbeit und fangen Sie lieber gleich an, Mängel und aktuelle Aufgaben einzupflegen, statt sie wieder auf einen Zettel zu schreiben. Nach und nach wächst so der aufgenommene Bestand aller Bauteile, Objekte und Sachverhalte in der Software ganz automatisch.

Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software - so durchleuchten Sie Produkte zur Dokumentation wie ein Brandschutz-Software- und IT-Pro

Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengefasst, welche alle Entscheidungskriterien dieses Beitrags umfassen und Sie im Entscheidungsprozess leitet. Als Extra habe ich Ihnen noch weitere Schlüsselkriterien mit in die Checkliste integriert, auf Basis derer Sie eine Software wie ein IT-Profi bewerten können.

Fazit: 10 Schritte, wie Sie die richtige Software für Ihre Brandschutz-Dokumentation finden, ohne viel Geld beim Probieren verschiedener Lösungen zu verlieren

Die Suche nach der richtigen Software für die Dokumentation im Brandschutz kann wie eine große Aufgabe wirken. Mit dem notwendigen Wissen darüber, WAS überhaupt digital dokumentiert werden soll, WELCHE verschiedenen Produkte es auf dem Markt gibt und WORAUF bei der Auswahl zu achten ist,  wird die Aufgabe jedoch kleiner. Jetzt können Sie strukturiert  Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden. Nachfolgend fasse ich Ihnen den Beitrag in 10 einfachen Praxistipps zusammen: 

1. Vergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.
   Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.
2. Schreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert nachkommen.
3. Schreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorbeugen und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. 
4. Achten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.
5. Seien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.
6. Nutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.
7. Durchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeutet, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt. Hinterfragen Sie zudem immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen.
8. Achten Sie darauf, dass Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach einpflegen können und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung einpflegen müssen. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind.
9. Vergewissern Sie sich, dass die Software eine Schnittstelle zu einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente hat. So sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. 
10. Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Nutzen Sie diesen Beitrag, die Checkliste in diesem Beitrag und Ihr neues Wissen. 

Ich wünsche viel Erfolg dabei.

Lösungsvorschlag: KEVOX Brandschutz-Software speziell für die Brandschutz-Dokumentation in Deutschland, Österreich und der Schweiz - damit Menschen sicher nach Hause gehen.

Sie suchen eine Software, die alle Punkte der Checkliste (Download weiter oben) erfüllt? Die KEVOX Produkte sind die richtige Lösung für Sie:

Die KEVOX Management Software für den Brandschutz

Mit der KEVOX Management Software erledigen Sie Ihre gesamte Brandschutz-Dokumentation einfach, schnell und direkt vor Ort. Legen Sie unendlich viele Projekte an. Nehmen Sie Mängel inklusive Fotobeweise auf, indem Sie spezielle Normsymbole für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf den Plan ziehen. Verteilen und managen Sie Aufgaben problemlos durch tagesaktuelle filterbare Listen. Behalten Sie den Überblick über Prüfungen, Wartung, Kontrollen und andere Instandhaltungstermine und erstellen Sie auf Knopfdruck Laufkarten und entsprechende To-Do-Listen.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von Templates aus und generieren Sie ganz unterschiedlich gestylte Berichte in Sekunden. Generieren Sie so auf Knopfdruck Gefährdungsbeurteilungen, Status-, Tätigkeits-, Instandhaltungs-, Begehungsberichte und vieles mehr. Erhalten Sie mittel- und langfristig eine lückenlose und somit rechtssicherere Dokumentation Ihrer Gebäude. Teilen Sie alle Daten mit allen Brandschutzverantwortlichen und Mitwirkenden und dokumentieren Sie alle im gleichen Format durch die passenden Apps.

Die KEVOX GO App für den Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Dokumentieren Sie oder Ihr Team schnell vor Ort Mängel, Tätigkeiten, Prüfungen, Teilnehmer, Wetter, Raumklima, Zählerstände Zeiterfassung, Übereinstimmungserklärungen und weitere Informationen per App. Die KEVOX GO App dokumentiert automatisch im KEVOX Format. So können alle Informationen einfach und schnell direkt in die Management Software integriert werden.

Die KEVOX GO App kann unabhängig von der KEVOX Management Software genutzt werden. Somit können viele Mitarbeiter günstig mit einem "Werkzeug" zur digitalen Dokumentation ausgestattet werden und zusammenarbeiten. Gerade in der Kombination mit der KEVOX Management Software, wird die GO App zu einem sehr mächtigen Tool für Teams jeder Größer.  Die App steht in ihrer Testvariante kostenfrei im AppStore zum Download bereit. Sie können zum Testen ein Projekt und in diesem Projekt fünf Einträge anlegen. Danach kann die Vollversion für nur 25€ / Monat erworben werden. Wenn Sie nur einen Bericht pro Monat erstellen und sich somit ggf. nur eine Ihrer Arbeitsstunden (Stundenlohn gleich oder größer 25€) sparen, dann lohnt sich die App bereits. Im Normalfall lohnt sich die App um ein Vielfaches. 

Die KEVOX TaskReport App für Mitwirkende im Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Die KEVOX TaskReport App ist dazu da, dass zuständige Personen Aufgabenpakete im KEVOX Format auf ihrem Smartphone empfangen und bearbeiten können. So kann die Erledigung ihrer Aufgabe von jemandem im KEVOX Format dokumentiert (inklusive Fotonachweis) und direkt an Sie zurückgespielt werden. Die TaskReport App  kann im AppStore oder PlayStore gefunden werden. Der kostenfreie Download der App macht nur Sinn, wenn Sie jemanden kennen, der ihnen mit der KEVOX Management Software Aufgaben zuspielt. Sollten Sie Aufgaben verteilen wollen, benötigen Sie die Management Software. Leiten Sie Ihre zuständigen Personen nun an, die TaskRpeort App kostenfrei zu downloaden und Ihre Aufgabenpakete abzuarbeiten. 

Fragen, die gegebenenfalls noch offen geblieben sind:

Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung, der Beitrag ist keine rechtliche Grundlage für Ihre Arbeit und lediglich als Hilfestellung zur Informationssammlung gedacht.
Bitte beachten Sie, dass der Beitrag und seine Recherche fehlerhaft sein können und Ihnen lediglich als Hilfestellung dienen soll. Der Beitrag gibt aber keine rechtliche Grundlage zur Erstellung Ihrer Brandschutz-Dokumentation und stellt auch keine rechtliche Beratung dar. Somit übernehmen weder die Autorin, noch ihre Firma Haftung. Vielen Dank für Ihr Verständnis. 

Diskussion: Wie dokumentieren Sie derzeit im Brandschutz? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Über Ihren Kommentar würde ich mich sehr freuen.