Wer sich die aufwendige manuelle Erfassung von Mängeln, Maßnahmen & Co. auf der Baustelle sparen möchte, greift statt zu Stift und Papier zur Dokumentationssoftware. Durch den Verzicht auf Klemmbrett, Digitalkamera und Bauplan vereinfacht sich das allgemeine Handling, die Dokumentation von Prüfungen oder ausstehende Arbeiten geht noch leichter von der Hand. Doch was muss eine Software leisten können, damit sie auf der Baustelle zum Einsatz kommen kann? Welche Funktionen sollte sie aufweisen, damit eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation gewährleistet wird? Wir klären auf.
Arbeit erledigen auf Knopfdruck
Automatismus ist das Stichwort. Viele Arbeiten, die während der Dokumentation auf der Baustelle anfallen, sollten schnell und zügig erledigt werden können. So sollte die Dokumentationssoftware im Bestfall über vorgefertigte Textbausteine sowie Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten verfügen, um die Erfassung der einzelnen Bauteile und Mängel zu vereinfachen. Mit nur wenigen Klicks sollte der Anwender anstehende Instandhaltungstermine oder die einzelnen Gefährdungsstufen aufgezeigt bekommen. So können problemlos wichtige Fristen eingehalten werden und es entstehen keine Verzögerungen am Bau. Die Dokumentationssoftware sollte so aufgebaut sein, dass die aufgenommen Daten im System direkt weiterverarbeitet werden können. Hier bieten sich z. B. Vorlagen an, mit deren Hilfe die Berichtserstellung in wenigen Sekunden erledigt ist. Die Berichte sollte anschließend an Partnerunternehmen weitergeleitet werden können - sei es als PDF oder als E-Mail. Der Anwender verfügt gleichzeitig über eine große Informationsdatenbank, auf die er zu jeder Zeit zugreifen kann. Wichtige Details wie die beteiligten Firmen, der Zeitpunkt der letzten Prüfung oder welche Änderungen am Bauteil vorgenommen wurden, werden archiviert und gespeichert. Dies schafft Rechtssicherheit.
Informationen auf einen Blick
Durch die Dokumentation der einzelnen Informationen kann der Anwender bei eventuellen Verzögerungen auf der Baustelle nachweisen, inwieweit er seinen Pflichten nachgekommen ist. Generell lassen sich so besser etwaige Fehlerquellen, die für die Verzögerungen verantwortlich sind, aufspüren und die Arbeitsabläufe auf der Baustelle optimieren. Bereits im Voraus kann geplant werden, welche Werkzeuge für die anstehenden Arbeiten benötigt werden, da dank der detaillierten Hinweise zu den einzelnen Bauteilen sämtliche Informationen in der Dokumentationssoftware zur Verfügung stehen. Intelligent aufgebaute Softwarelösungen erlauben es, den verschiedenen Bauteilen und Mängeln Fotos hinzuzufügen. Wichtig ist es, dass sämtliche Arbeiten offline erledigt werden können, da nicht auf jeder Baustelle eine ausreichende Internetverbindung zur Verfügung steht.
Checkliste für eine gute Baustellensoftware:
- Auswahlmöglichkeit an vorgefertigten Textbausteinen oder Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten
- Digitales Bautagebuch, das in Rechtsfällen unterstützt
- Anzeigen von Instandhaltungsterminen und Gefährdungsstufen
- Erinnerung an Fristen
- Aufgenommene Daten sollten im System direkt weiterverarbeitet werden können
- Es sollte die Möglichkeit bestehen, Fotos hinzuzufügen
- Wahl zwischen verschiedenen Berichtsvorlagen
- Weiterleiten der Berichte per PDF oder E-Mail
- Anlegen einer Informationsdatenbank inkl. Daten wie Firmen, Zeitpunkt der letzten Prüfung, Änderungen am Bauteil, ...
- Nachweis der eingehaltenen Pflichten sollten jederzeit abrufbar sein
- Durch Vorplanungen sollten Arbeitsabläufe sowie die Materialplanung optimiert werden können
- Möglichkeit offline zu arbeiten
- Möglichkeit der Miteinbeziehung von Subunternehmern, anderen projektbeteiligten Firmen und Personen
- Automatische Erstellung juristisch brauchbarer Unterlagen
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