Die Dokumentation von Rauchmeldern bzw. Rauchwarnmeldern

Seit 2012 müssen Wohnungen und bestimmte private Geschäftsräume mit Rauchmeldern ausgestattet sein. Dabei hat der Gesetzgeber nicht nur die einmalige Installation mit diesen Geräten vorgesehen. Die Rauchmelder sind mindestens einmal jährlich zu warten. Im Zusammenhang steht die Dokumentation von Rauchmeldern. An diese Dokumentation von Rauchmeldern werden inhaltlich bestimmte Ansprüche gestellt. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum eine spezielle Dokumentationssoftware Ihnen bei der Durchführung von Wartungsvorgängen und der Erstellung von Dokumentationen viele Vorteile bietet. Das gilt insbesondere, wenn Sie im Facility Management oder als Dienstleister für die Wartung vieler verschiedener Rauchmelder verantwortlich sind.

Was sind Rauchmelder und was sind Rauchwarnmelder?

Genau genommen sind die Rauchmelder in privaten Wohnungen Rauchwarnmelder. Der Rauchmelder im engeren Sinne ist mit einer Brandmeldeanlage verbunden, wie es beispielsweise in öffentlichen Räumen oder größeren Unternehmen der Fall ist. Allerdings hat sich in der Alltagssprache eingebürgert, auch im privaten Umfeld von Rauchmeldern zu sprechen. In diesem Beitrag werden beide Begriffe deshalb synonym eingesetzt.

Welchen Zweck hat die Dokumentationspflicht für Rauchmelder?

Rauchmelder im privaten Lebensumfeld schützen die Bewohner davor, im Schlaf von Rauch überrascht zu werden. Eine unbemerkte Rauchentwicklung kann in diesem Fall lebensgefährlich sein. Damit die kleinen Geräte ihre Aufgabe erfüllen, müssen Sie jederzeit betriebsbereit sein. Die regelmäßige Wartung, Pflege und gegebenenfalls der Austausch von mangelhaften Rauchmeldern gewährleisten die Funktionsfähigkeit.

Verbunden mit der Wartung und Pflege ist dabei die Haftungsfrage. Funktioniert ein Rauchmelder im Brandfall nicht einwandfrei, ist zu prüfen, ob der Ausfall des Gerätes auf Wartungsmängel zurückzuführen ist. Die Dokumentation von Rauchmelder schafft mehr Sicherheit für die Verantwortlichen. Sie entlastet und weiset nach, dass die Rauchmelder regelmäßig gewartet wurden. Die Rauchmelderwartung und die Dokumentation von Rauchmeldern dienen der Rechtssicherheit. Dies ist insbesondere im Umgang mit Versicherungen im Brandfall sehr wichtig.

Was muss eine Dokumentation von Rauchmelder enthalten?

Die maßgeblichen Vorgaben für die Wartung macht die DIN 14676. Sie schreibt Prüfmaßnahmen mindestens einmal jährlich vor. Zwei Segmente der Geräte stehen im Fokus der Überprüfung von Rauchmeldern:

• Die Unversehrtheit der Rauchmesskammer. Diese muss freiliegen und die Raucheintrittsöffnungen müssen frei sein.
• Die Alarmfunktion, die durch manuelle Auslösung der Rauchmelder-Taste überprüft wird. Nach dem Drücken der Taste muss die rote LED-Leuchte blinken.

Auf den Punkt gebracht besteht die Prüfung aus einer Sichtprüfung und einer Alarmauslösung zu Testzwecken.

Unter Beachtung der beiden Prüfpunkte enthält das Wartungsprotokoll für Rauchmelder als Vorlage in einfacher Form folgende Angaben:

1. Wann wurde die Prüfung des Rauchmelders vorgenommen?
2. Welche Wartungs- und Pflegemaßnahmen wurden durchgeführt (Zum Beispiel Abstauben oder Abwischen, Austausch des Gerätes)?
3. Wurde die Batterie gewechselt?
4. Wurden die Raucheintrittsöffnungen zur Rauchkammer hin kontrolliert?
5. Wurde ein Testalarm initiiert und war dieser erfolgreich?
6. Wer in einem Team von Prüfern hat das Gerät durchgeprüft?
7. Welche Geräte wurden genau gewartet?
8. Wurde die Umgebung des Rauchmelders überprüft?
9. Wurde die Nutzung der Räume auf mögliche Änderungen überprüft (Hier kann sich die Notwendigkeit für weitere Rauchmelder ergeben)?

Das Wartungsprotokoll - muss es erstellt und ausgehändigt werden?

Die Bundesländer haben verpflichtend geregelt, dass Rauchmelder eingebaut werden müssen. In diesem Zusammenhang wurde auch die Verpflichtung zur Wartung einschließlich der Dokumentation von Rauchmeldern festgelegt. Übernehmen Sie als Dienstleister die Wartung von Rauchmeldern, müssen Sie Ihrem Kunden ein Wartungsprotokoll aushändigen. Hier hat das Protokoll eine doppelte Dokumentationsfunktion. Es dokumentiert neben der Erfüllung der Wartungsverpflichtung auch, dass Sie als Dienstleister Ihre Leistung erbracht haben. So wird das Protokoll Grundlage Ihrer Abrechnung sein.

Auch wenn Sie als Facility Manager bei den Mietern der Immobilien Rauchmelder warten, werden Sie in der Regel das Wartungsprotokoll dem Mieter aushändigen. Die Wartungskosten sind sonstige Betriebskosten § 2 Nr. 17 BetrKV, und das Protokoll dient hier zusätzlich Abrechnungszwecken im Rahmen der Betriebskostenabrechnung.

Die Dokumentation von Rauchmeldern mit einer Software - welche Vorteile hat das?

Häufig wird das Wartungsprotokoll für Rauchmelder mit einer Vorlage aus einem Pflichtenheft erstellt. Dieses Wartungsheft wird fortgeschrieben und beim Mieter/Eigentümer belassen. Diese Vorgehensweise hat verschiedene Nachteile:

• Das Pflichtenheft kann verloren gehen.
• Es ist nicht möglich, gesonderte Protokolle oder Berichte auszudrucken.
• Die Erinnerung an ein nächstes Wartungsintervall muss gesondert in einer Liste oder über einen Kalender geführt werden.

Mit einer modernen Dokumentationssoftware wird die Dokumentation von Rauchmelder sehr vereinfacht:

1. Die Örtlichkeiten werden einschließlich Grundrissplan und der Typenbezeichnung für den jeweiligen Rauchmelder dort erfasst.
2. Der nächste Wartungszeitpunkt ist eingespeichert, hier kann automatisch erinnert werden.
3. Die Erfassung des Prüfvorganges und damit das Wartungsprotokoll für die Rauchmelder wird nach Vorlage digital schnell erstellt. Sie folgen systematisch der Vorlage und kreuzen das Zutreffende direkt im mobilen Endgerät an.
4. Selbst die Unterschrift unter das Protokoll kann am mobilen Endgerät erfolgen.
5. Es kostet nur einen Knopfdruck, ein Protokoll/einen Bericht zur Wartung auszudrucken.
6. Die Wartungsvorgänge werden sicher über eine Cloud archiviert und sind über jahrelange Zeiträume nachvollziehbar sowie vor Verlust geschützt.
7. Bei notwendig werdender Mängelbeseitigung können weitere Aktivitäten wie beispielsweise der Einbau eines zusätzlichen Rauchmelders durch das Facility Management digital gespeichert und kontrolliert werden.
8. Der gesamte Wartungsvorgang wird erleichtert, weil Sie über die Vorlagen gleichzeitig einen systematischen roten Faden für die Durchführung aller Aufgaben haben. Das verringert die Gefahr, einen wichtigen Aspekt bei der Durchführung der Arbeiten zu vergessen.

Was macht die Dokumentation von Rauchmeldern über eine Software noch wertvoller?

Es können weitere begleitende Dokumente wie Mietverträge, technische Anleitungen und Tätigkeitsberichte von Handwerkern zu dem jeweiligen Vorgang abgespeichert werden. Hier ist auch daran zu denken, dass die Erstinstallation dokumentiert und chronologisch bei den Unterlagen erfasst wird. Ein weiteres Plus an Rechtssicherheit ergibt sich, wenn damit nachgewiesen werden kann, dass etwa die Anzahl der Rauchmelder in der Wohnung den gesetzlichen Vorgaben nach ausgewählt wurde. Es lässt sich so auch zeigen, dass alle Rauchmelder anfänglich ordnungsgemäß installiert wurden.

Was ist bei der Wahl der Dokumentationssoftware von Rauchmeldern zu beachten?

Entscheiden Sie sich besser von Anfang an für eine qualitativ hochwertige Software. Schauen Sie sich vor dem Kauf die bereitgestellten Formulare, die Möglichkeiten der Archivierung und die weiteren Funktionen an.

Unbedingt sollte die Software dafür geeignet sein, auf unterschiedlichen Endgeräten eingesetzt zu werden. Eine App-Funktion ist besonders praktisch.

Arbeiten Sie im Team, ist es wichtig, dass die verschiedenen Teammitglieder in der Software erfasst und auseinandergehalten werden können.

Ein Höchstmaß an Rechtssicherheit wird über Authentizitätsfunktionen in der Software geschaffen. Hier muss sichergestellt sein, dass keine nachträglichen Manipulationen an bereits abgeschlossenen Prüfdurchgängen möglich sind. Es ist ein großer Vorteil einer guten Dokumentationssoftware, dass die Authentizität durch fortlaufende Vorgänge gesichert wird. Das gewährleistet, dass Prüfprotokolle später auch zu Beweiszwecken, beispielsweise gegenüber einer Versicherung, eingesetzt werden können.

Selbstverständlich müssen die Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden. Auch das bereitgestellte Medium zur Archivierung muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen. Ebenso sollten Sie gegebenenfalls auch über Jahrzehnte hinweg auf abgespeicherte Daten zugreifen können.

In welchen Bereichen wird eine Dokumentationssoftware für die Dokumentation von Rauchmeldern eingesetzt?

Die Dokumentationssoftware kann in allen Feldern eingesetzt werden, in denen eine Pflicht zur Prüfung und Wartung von Rauchmeldern bestehen. Dabei wird es sich in erster Linie um private Wohn- und Geschäftsräume handeln. Umfassendere Module können auch für die wesentlich umfassenderen Anforderungen der Prüfung von Rauchmeldern als Teil von Brandmeldeanlagen bereitgestellt werden.

Für wen eignet sich die Nutzung einer Dokumentationssoftware?

Von einer Software für die Dokumentation von Rauchmelder profitieren alle, die mit den Wartungsvorgängen für Rauchmelder befasst sind und/oder als Verantwortliche bei Versäumnissen haften. Vermieter, Hausverwaltungen, Facility Manager und Dienstleister sind besonders angesprochen.

Welche Folgen entstehen, wenn keine Dokumentation erstellt wurde?

Die Dokumentation von Rauchmeldern stellt einen wesentlichen Teil der gesetzlichen Verpflichtung dar, die mit diesen Geräten im privaten Umfeld verbunden sind. Je nach individueller Ausgestaltung der Vorschriften durch das einzelne Bundesland kann es eine Ordnungswidrigkeit sein, wenn keine Dokumentation erstellt wurde. Es ist unwahrscheinlich, dass Behörden aus eigener Initiative heraus in diesem weitestgehend privaten Bereich regelmäßig prüfen, ob die Rauchmelderwartung und - Dokumentation ordnungsgemäß erfolgt sind.

Wesentlich schwerwiegender ist bei Versäumnissen die Haftungsgefahr. Funktioniert ein Rauchmelder im Brandfalle nicht und stellt sich heraus, dass nicht regelmäßig gewartet wurde, haften Verantwortliche für mögliche Schäden. Im schlimmsten Fall entstehen dabei Schäden für Leib und Leben von Bewohnern der Räume. Der Haftungsumfang kann erheblich sein und sogar bis in die strafrechtliche Verantwortlichkeit hineinreichen. Hier steht schnell der Fahrlässigkeitsvorwurf im Raum.

Führungskräfte und Organe von Dienstleistern oder Hausverwaltungen sind besonders auf eine ordnungsgemäße Dokumentation der Wartungsaufgaben angewiesen. Sie könnten sonst über Versäumnisse ihrer Mitarbeiter und eine Organhaftung ebenfalls in den Kreis der persönlich Haftenden einbezogen werden.

Mit einer guten Dokumentationssoftware lässt sich jederzeit der Beweis führen, dass ordnungsgemäß gewartet wurde. Verzichten Sie deshalb nicht auf diese professionelle, einfache und rechtssichere Art der Dokumentation von Rauchmelder. Das Mehr an Rechtssicherheit und die große Zeitersparnis bei der Dokumentation sprechen unbedingt für eine Dokumentationssoftware.