In kaum einer anderen Branche gelten so unterschiedliche Anforderungen für die Beteiligten wie im Bauwesen. Bautechnische Fragen, Gutachterwesen, Projektabläufe, Verwaltung im Mitarbeiter- und Finanzbereich, Wartung und Service, Dokumentation, Mängel- und Gebäudeverwaltung – das sind nur einige der hier relevanten Stichworte. Eine hochwertige Bausoftware kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Bauprojekte effektiver, effizienter und besser zu bewältigen. Was muss eine gute Software leisten, und nach welchen Kriterien wählen Sie die passende Software-Lösung aus?
Bausoftware – Definition?
Bei einer Bausoftware handelt es sich um eine Branchensoftware speziell für das Bauwesen. Je nach Einsatzgebiet, richtet sie sich dabei an Fachplaner, Bauunternehmen, Architekten, Ingenieure, Projektsteuerer und Projektentwickler und kann entsprechend verschiedene Module beinhalten, wie z.B. im bautechnischen Segment. Sie ermöglicht es alle Aufgaben, die auf einer Baustelle anfallen, zu verwalten und dies rechtsicher zu dokumentieren. Hierrunter fallen z.B. das Mängelmanagement oder die Dokumentation von Bauteilen.
Welche Unternehmen und Baubeteiligte profitieren von einer Bausoftware?
Eine Bausoftware unterstützt alle Unternehmen, die im Bauwesen tätig sind. Es sind insbesondere diese Aktivitätsfelder, die sich heute nur noch digital abbilden lassen:
- Dokumentenverwaltung und Dokumentation (auch Pflichtdokumentation u.a. nach HOAI)
- Mängeldokumentation und Verwaltung
- Reparatur und Wartung
- Spezialbereiche, wie Brandschutz
Warum erleichtert eine Bausoftware die Arbeit?
Insbesondere bei den Dokumentationsaufgaben entstehen in der Baubranche große Datenmengen. Analog, also in Papierform, erfordert die Erfassung, die Umsetzung und die Archivierung dieser Daten, einen hohen zeitlichen wie auch organisatorischen Aufwand. Auch sind analoge Daten gewissen Risiken ausgesetzt und können etwa durch einen Brand vernichtet werden. Die Lagerung von viel Papier ist an eine große räumliche Ausdehnung gebunden. Oftmals macht es auch große Schwierigkeiten, analoge Daten so zu ordnen und zu katalogisieren, dass jederzeit der Zugriff auch auf ältere Daten gewährleistet ist.
Mit einer Bausoftware haben Unternehmen und Bauexperten diese Schwierigkeiten nicht. Die digitale Datenerfassung, zum Beispiel auch über mobile Endgeräte, wird stark vereinfacht. Daten können leicht zugeordnet und ausgegeben werden. Die Daten können außerdem an verschiedene Beteiligte problemlos verteilt werden. Die digitale Speicherung schützt die Daten vor dem Untergang, da sie in mehrfacher Ausfertigung vorhanden sind. Auch auf weit zurückliegende Sachverhalte und Daten kann über die digitale Katalogisierung ohne Probleme zurückgegriffen werden. Das schafft gerade in der Baudokumentation das Maß an Rechtssicherheit, das notwendig ist, damit sich Haftungsverantwortliche im Einzelfall entlasten können. Durch Vorlagen, Formulare, Erinnerungen und viele weitere Routinen wird die tägliche Arbeit auf dem Bau wesentlich einfacher. Es ist dem Beteiligten so möglich, über mobile Endgeräte auch von unterwegs, wie z.B. von der Baustelle selbst, auf die Daten zuzugreifen. Somit haben die Beteiligten wichtige Daten ständig bei sich.
Die cloudbasierte Software und das Hybridsystem
Durch das cloudbasierte Arbeiten wird der kontinuierliche Zugriff auf Daten überall dort möglich, wo eine Internetverbindung aufgebaut werden kann. Mit moderner und hochwertiger Bausoftware lässt sich dabei online und offline umgehen. Die Cloud stellt einen virtuellen Raum dar, in dem die Daten erfasst und gespeichert werden. Zugriff ist jederzeit in geordneter Weise möglich. Ebenso können bestimmte Vorlagen abgerufen und neue Daten hinzugefügt werden. Das ist auch mobil über Handy, Tablet oder Laptop möglich. Mehrere Beteiligte können beispielsweise Sachverhalte dokumentieren, die später ins Gesamtsystem, das nicht in der Cloud, sondern auf den unternehmenseigenen Servern liegt übernommen werden. Diese Möglichkeit wird als Hybridsystem bezeichnet und macht den Einsatz einer Bausoftware für Unternehmen/Baubeteiligte besonders flexibel und sicher. Eine Bausoftware auf Basis des Hybridsystems hat den großen Vorteil, dass die Daten im eigenen Haus bleiben und nicht dauerhaft im Internet stehen. Es kann ein Nachteil sein, auf rein cloudbasierte Systeme zu setzen, wenn die Baupläne und andere Dokumente und Dokumentationen geschützt werden sollen.
Allgemeine Anforderungen an eine Bausoftware
Abgesehen von den spezifischen Anforderungen für die jeweiligen Beteiligten gibt es gewisse Grundvoraussetzungen, die eine hochwertige Bausoftware auszeichnen. Dazu gehört zum Beispiel:
- Datensicherheit ist jederzeit gewährleistet.
- Online-/offline-Bearbeitung ist möglich durch eine Kombination von lokaler Speicherung und cloudbasierter Arbeit (Hybridsystem).
- Die Bausoftware lässt sich mobil nutzen.
- Sie macht Teamarbeit möglich und erleichtert diese.
- Automatisierte Routinen erleichtern beispielsweise die Berichtserstellung und die druckfertige Ausgabe von Ergebnissen.
- Geordnete Datenstrukturen ermöglichen den Zugriff auch auf ältere und selten genutzte Daten.
- Der Umgang mit der Bausoftware ist komfortabel und einfach.
- Rechtssicherheit beispielsweise in der Dokumentation ist jederzeit gegeben – etwa durch die fälschungssichere zeitliche Zuordnung von Dokumenten.
- Ansprechende Bausoftwarelösungen lassen sich in vorhandene IT-Strukturen integrieren.
- Gute Lösungen decken verschiedene Einsatzfelder und Gewerke wie Brandschutz, Gebäudemanagement, Mängeldokumentation und vieles mehr in einem ab.
- Die Software bietet Möglichkeiten, Daten zu exportieren oder zu importieren
- Benutzerrechte lassen sich verwalten.
- Die Archivierung der Daten ist optimal organisiert und rechtssicher gestaltet.
Spezielle Funktionen für Zielgruppen wie Architekten, Brandschützer, Fachplaner und andere
Es versteht sich von selbst, dass eine hochwertige Bausoftware nicht nur den genannten allgemeinen Anforderungen entsprechen sollte. Sie darf auch die spezifischen Erwartungen nicht enttäuschen, die besondere Zielgruppen haben. Beispielsweise bietet eine spezialisierte Software zur Führung eines digitalen Bautagebuches spezielle Formulare, Vorlagen, Checklisten und mehr. Sie ermöglicht es damit den Beteiligten, rechts- und beweissicher zu dokumentieren.
Beim Mängelmanagement geht es nicht nur darum, Mängel beweissicher zu dokumentieren. Hier ist auch abzubilden, wer wann welche Mängel ordnungsgemäß behoben hat. Dabei ist häufig die Zusammenarbeit mit externen Dritten notwendig, deren Leistungsnachweise ebenfalls von der Software erfasst werden (Freimeldungen).
In allen Einsatzbereichen, in denen es auf Räumlichkeiten und Planung ankommt, bietet eine Bauteilansicht mit Plansymbolen die Gewähr dafür, dass alle aufgenommenen Sachverhalte eindeutig zugeordnet werden. Bauteile und Mängel werden präzise und nachvollziehbar im Plan abgebildet. Eine überzeugende Bausoftware passt sich intelligent den spezifischen Anforderungen der Baubeteiligten und Unternehmen an.
Kosten für die Digitalisierung am Bau – die passende Bausoftware wählen
Nutzen Sie die genannten allgemeinen Anforderungen an eine Softwarelösung in der Baubranche als Checkliste für die Auswahl einer hochwertigen Lösung. Die Kosten für eine Bausoftware variieren. Hier kommt es darauf an, welche Ansprüche Sie an die Software stellen und für welches Einsatzgebiet Sie sie benötigen. Eine gute Bausoftware hat für Unternehmen einen maßgeblichen Anteil an der gesamten Digitalisierung auf dem Bau.
Entscheiden Sie sich deshalb am besten für zukunftssichere Varianten bei Ausstattung, Updates und der Frage ob es eine Cloud-Lösung, eine On-Premises-Lösung oder eine Hybridlösung wird, so dass Sie die Bausoftware sich ändernden Bedingungen anpassen können. Hochwertige Anbieter mögen sich preislich auf einem höheren Niveau bewegen. Dafür bieten sie flexible Hybridlösungen, kontinuierliche Updates der Bausoftware, einen top Support und eine umfassende Beratung. Das sollte Ihnen eine optimale Bausoftware-Lösung für Ihr Unternehmen wert sein.