Sämtliche Anlagen, Bauteile und auch Werkzeuge sowie zuständige Firmen und Mitarbeiter lassen sich ganz individuell angelegen und verwalten. So lässt sich die Software an jedes Unternehmen problemlos anpassen.
Was ist eine Instandhaltungssoftware?
Die Instandhaltungssoftware ist ein Werkzeug zur Verfolgung des Zustands der in den Räumlichkeiten installierten Werkzeuge, Anlagen, Flotten, Geräte und Maschinen. Der Status dieser Gegenstände gibt den Wartungsteams relevante Einblicke.
Wozu wird eine Instandhaltungssoftware eingesetzt?
Die Instandhaltungssoftware umfasst Tools zur Planung der Wartung, zur Festlegung von Prioritäten, zur Zuweisung von Tickets an Ingenieure und zur Erstellung von Wartungsberichten. Die Softwarelösung hilft Unternehmen, ihren gesamten Wartungsprozess zu rationalisieren, den Zustand der Maschinen zu verfolgen und Ausfälle zu reduzieren, was wiederum die Betriebseffizienz verbessert und Zeit und Geld spart.
In welchen Bereichen kann eine Instandhaltungssoftware eingesetzt werden?
Die Bereiche zur Anwendung einer Instandhaltungssoftware sind:
- Vorbeugende Wartung: Unterstützung bei der regelmäßigen Wartung von Maschinen und Geräten, um Ausfallzeiten und teure Reparaturkosten zu vermeiden.
- Auftragsmanagement: Erstellung von Arbeitsaufträgen für Wartungsanforderungen, Zuordnung zu Wartungsteams und Verfolgung des Status bis zur Fertigstellung.
- Terminplanung: Möglichkeit der Planung und Terminierung von Wartungsarbeiten sowie der Kommunikation des Zeitplans an die betroffenen Beteiligten.
- Bestandsverwaltung: Unterstützung bei der Überwachung des Flusses von Anlagen, Ersatzteilen und Ausrüstung über den gesamten Arbeitsbereich und bei der Überwachung der Lagerbestandsmenge.
- mobiler Zugriff: Möglichkeit für Senden, Empfang und Zugriff auf Wartungspläne auf mobilen Geräten.
Welche Ziele werden mit einer Instandhaltungssoftware verfolgt?
Die Nutzung einer Instandhaltungssoftware hat zum Ziel, zu verhindern, dass es durch schlechte Wartung zu plötzlichen Maschinenausfällen kommt, die den gesamten Produktionszyklus zum Stillstand bringen können. Solche Ausfälle sind für die Klein -und Mittelstandsunternehmen oft kostspielig und für die Arbeiter, die die Maschinen bedienen, riskant, weil man die Fehler und das Ausmaß des Schadens an diesen Maschinen nicht genau vorhersagen kann.
Die Instandhaltungssoftware wird mit dem Ziel eingesetzt um die:
- Verlängerung der Lebensdauer der Maschinen zu erreichen: Die Kernaufgabe dieser Software besteht darin, die Wartungsanforderungen der einzelnen Anlagen zu definieren und wiederkehrende Wartungspläne festzulegen. Rechtzeitiger Service und ordnungsgemäße Wartung verlängern die Lebensdauer und Qualität der Maschinen, die dann länger ohne (oder mit nur minimaler) Ausfallzeit laufen.
- Aufrechterhaltung eines sicheren und konformen Arbeitsplatzes zu gewährleisten: Die Software unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen, die über den gesamten Arbeitsbereich kommuniziert werden können, um die Anzahl der Vorfälle zu reduzieren. Das Tool erfasst auch Wartungs- und Vorfallsaufzeichnungen gemäß den Compliance-Anforderungen, um das Wartungsteam und die gesamte Geschäftseinheit zu prüfen und Berichte zu erstellen.
- Etablierung eines präventiven Wartungsansatzes zu erreichen: Instandhaltungssoftware kann Auslöser für die Wartung erstellen. Die Lösung verwendet Echtzeit-Überwachungssensoren, um den Zustand des Systems zu verfolgen und nach einem Ausfall einen präventiven Kurs festzulegen, um das System so schnell wie möglich wieder in Betrieb zu nehmen.
Lohnt die Investition in eine Instandhaltungssoftware?
Jeder Euro der in Instandhaltungsleistungen investiert wird, wird umgehend wieder amortisiert, da negative Folgekosten durch Produktionsausfall und längere Standzeiten, durch Nutzung einer Instandhaltungssoftware, eingespart werden können.
Durch den Einsatz von Instandhaltungssoftware lassen sich laut dem Beratungsunternehmen McKinsey
- die Wartungskosten um bis zu 40%
- die Ausfallzeiten um 50% sowie
- ungeplante Stillstände bis zu 70% senken.
Wie funktioniert eine Instandhaltungssoftware?
Eine Instandhaltungssoftware, bietet eine sichere digitale sowie übersichtliche Dokumentation der Wartungen, Inspektionen, Instandhaltungen, Störungen und Reparaturen. Die Instandhaltungssoftware wird dabei über einen Computer oder Tabletanwendung gesteuert, welche die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Gestaltung, Lenkung und Entwicklung der Instandhaltung abbilden kann und deren Verwaltung unterstützt.
Welche Basisfunktionen sollte eine Instandhaltungssoftware haben?
Bestandserfassung: Als erstes sollte der Bestand komplett eingepflegt werden können, sodass man sich die Excellisten erspart und alle Bauteile, Anlagen und Objekte immer im Überblick behält.
Planortung mit Bauteilicons: Für eine optimale Übersicht, sollten alle Bauteile, Anlagen und Objekte in einem Plan mit einem eindeutigen Icon gekennzeichnet werden können.
Automatische Berichte: Nach der Begehung sollten fertige PDF Berichte ohne Nacharbeit auf Knopfdruck erstellbar sein.
Intervalltermine: Prüfungen, Wartungen und Kontrollen haben alle eine unterschiedliche Regelmäßigkeit. Die Software bzw. App sollte hier täglich an aktuelle Termine erinnern.
Digitale Formulare: Oft müssen die gleichen Formulare zu unterschiedlichen Bauteilen ausgefüllt werden. Hierzu sollte es möglich sein, sich digitale Vorlagen zu erstellen und diese digital auszufüllen und zu unterschreiben.
Konfigurierbarkeit: Nur wenn Mitarbeiter sich intuitiv in der Software für die Wartung zurechtfinden, entstehen die Effizienzvorteile, die mit dem Einsatz von Instandhaltungssoftware erreicht werden sollen. Statt überladener Oberflächen sollten je nach Endgerät oder Berechtigung ausschließlich notwendige Funktionen angezeigt werden. Um etablierte Prozesse nicht unnötig zu stören, sollte die Digitalisierung in der Instandhaltung schrittweise erfolgen.
Mobil-optimiert: Zur mobilen Instandhaltung sollte ebenso dazu gehören, dass die Remote Software nicht nur als Web- bzw. Browserversion angeboten wird. Eine mobile App ist heute Pflicht und sollte in Design und Funktionalität für Tablet, Head Mounted Displays und Smartphones optimiert sein. Dabei sollte die App Features bieten, die über die Web-Anwendung und reine Planung hinausgehen, die die Wartungsarbeit unterstützen wie zum Beispiel Remote Support, Spracheingabe oder Zeiterfassung.
Was wird in einer Instandhaltungssoftware dokumentiert?
Wie zuvor angesprochen, setzt gezieltes und strukturiertes Vorgehen im Rahmen der Instandhaltung voraus, dass notwendigerweise sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen konsequent dokumentiert werden. Hierbei muss immer die Aktualität der Pläne und Unterlagen sichergestellt werden. Die Anlagenrealität muss genau zur Anlagendokumentation passen. Mit einer funktionierenden Instandhaltungsdokumentation kann sichergestellt werden, dass die ausgeführten Arbeiten wirtschaftlich und in einer optimalen Arbeitsabfolge anhand der Beschreibung durchgeführt werden. Die benötigten Materialien, Ersatzteile, die Zuordnung von Personal sowie die Bereitstellung von erforderlichen Arbeitsunterlagen und Informationen werden im Arbeitsplan definiert und beschrieben. So werden Informationen über die Instandhaltungsleistungen transparent für Kollegen und Kunden.
Die gewonnenen Daten und Fakten dienen der Schadensanalyse und Störgrundbeseitigung. Aufgrund der Informationen wird das Lager und die Ersatzteilstrategie optimiert. Sämtliche Daten werden genutzt um die Jahresplanung und das Instandhaltungsbudget mit dem Management festzulegen.
Welche Vorteile bietet eine Instandhaltungssoftware?
Instandhaltungslösungen können in verschiedenen Branchen, sogar in Schulen und Krankenhäusern, eingesetzt werden.
Die Instandhaltungssoftware verfolgt den ganzheitlicheren Ansatz. Es werden also nicht nur Themen der vorbeugenden Instandhaltung, vorbeugenden Wartung und Aufrechterhaltung von Maschinen und Anlagen bearbeitet. Auch korrektive Maßnahmen, Protokollierung und viele andere wichtige Aspekte können von der Instandhaltungssoftware abgebildet werden.
Welche Probleme werden durch eine Instandhaltungssoftware gelöst?
Eine Instandhaltungsmanagementsoftware stellt die notwendigen Daten bereit, die für fundierte Entscheidungen rund um die Instandhaltung und Wartung erforderlich sind. Es können somit eine kostengünstigste Wartungsstrategie festgelegt und ineffiziente Anlagen schnell identifiziert werden.
Der Einsatz von Instandhaltungssoftware eignet sich dabei für Inspektion, Instandhaltung, Überwachung, Wartung und Ersatzteilversorgung von technischen Geräten und Prüfmitteln. Dadurch bietet sie Unterstützung bei der Planung, Dokumentation und Überwachung fälliger Inspektions- und Wartungstermine. Sämtliche Anlagen und Betriebsmittel, sowie Fahrzeuge, Flurfördersysteme, Geräte, Krane, Leitern und Tritte, Maschinen, Regale und Werkzeuge können als Prüfobjekte erfasst werden.
Konkrete Lösungsansätze durch den Einsatz von Instandhaltungssoftware sind:
- jederzeitige Verfügbarkeit aller Maschinendaten für die Instandhaltung (Anzeige z.B. von Reparatur- und Störungsmeldungen),
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gemäß BetrSichV, DGUV, TRBS,
- Erhaltung der Funktionsfähigkeit,
- Erhöhung der Lebensdauer der Maschinen und Anlagen sowie deren Verfügbarkeit,
- Reduzierung der Stillstände und Störungen,
- Reduzierung der Produktions- und Ausfallkosten sowie
- Verbesserung der Betriebssicherheit.
Die Instandhaltungssoftware erfasst somit sämtliche erforderliche Prozesse wie Wartungs- und Inspektions- sowie Reparaturaufträge. Ebenso kann ein Prüfbericht oder Wartungsauftrag (inklusive fälliger Instandhaltungs- und Wartungstermine) aufgrund einer Instandhaltungsstrategie erstellt werden.