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16 Funktionen, die Sie sich bei Ihrer Dokumentationssoftware wünschen

KEVOX im Faktenhagel

Brandschutzsoftware, Bauleitungssoftware, Arbeitsschutzsoftware, … Mit KEVOX dokumentieren Sie technische Daten rund um ein Gebäude. Sollte ich die vielfältig einsetzbare Dokumentationssoftware in nur  3 Worten zusammenfassen, so würde ich sagen: nachhaltig, digital und mobil. Was genau alles „drin“ steckt in der Software, haben wir für Sie kurz und knackig in unserem Faktenhagel zusammengestellt.

Dokumentation von Begehungen 55% schneller durchführen mit diesen 5 Tipps.

Begehungen_schneller_dokumentieren

Begehungen spielen sowohl in der Bauleitung als auch im Brandschutz (Feuerbeschauen) und in der Arbeitssicherheit eine bedeutsame Rolle. Bau- und Brandschutzmängel sowie Gefährdungspotentiale werden aufgenommen und Behebungsprozesse werden eingeleitet. Klassischer Weise werden auffallende Mängel und zu erledigende Aufgaben auf einem Klemmbrett festgehalten und in der Nachbearbeitung zeitaufwendig digitalisiert.

Spätestens heute, sechs Jahre nachdem Tablet-PCs in unsere Wohnzimmer einzogen, wächst der Wunsch die praktischen, leichten Computer auch professionell zu nutzen. Gerade, wenn es um Begehungen geht, sind Tablet-PCs revolutionär.

Wir haben 5 Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Ihre Begehungsaufwendungen um mindestens die Hälfte reduzieren – dank Tablet-PC und der richtigen Software.

Digitalisieren Sie Ihre Daten

Die Digitalisierung der Daten ist wichtig um nach der Begehung die notwendigen Berichte und Analysen zusammenstellen zu können. Das Eintragen der aufgenommenen Daten in Verarbeitungsprogramme wie Word und Excel ist kostspielig und raubt Nerven. Welches Foto gehörte zu welchem Mangel? Was hat der Kollege da wieder für Hieroglyphen hinterlassen? Was meinte ich noch einmal mit ‚Tür defekt‘?

Digitalisieren Sie die Daten mit einem tragbaren Computer direkt bei der Begehung. Moderne Software hilft Mängel und Aufgaben schnell aufzunehmen und Fotos automatisch zuzuordnen. Die direkte Endverarbeitung der Dateneingabe vor Ort führt im Durchschnitt zu einer 20% längeren Begehungszeit vor Ort. Die gute Nachricht ist, Sie sparen auf diese Art und Weise 75% der Nacharbeitszeit. Insgesamt bedeutet die direkte Digitalisierung der Daten vor Ort also eine 55%ige Gesamtzeitersparnis.

Werden Sie mobil

Dank passender Software und der Weiterentwicklung der Hardware, ziehen Tablet-PCs in die Berufswelt ein. Dabei sind vollwertige Windowssysteme besonders beliebt, da Ihre tiefgründige Datenstruktur (im Gegensatz zu der von iPads) die notwendigen komplexen Datenabbildungen erlaubt, die gerade im professionellen Bereich benötigt werden. Außerdem fügen Sie sich perfekt in die bestehenden IT-Strukturen von Unternehmen ein.

Benutzen Sie Textbausteine

Ein System mit Textbausteinen ermöglicht schnelle Prozesse vor Ort während der Begehung. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und handeln rechtssicherer, weil ein wiederkehrender Mangel oder eine häufig anfallende Aufgabe immer gleich bezeichnet werden und ein längerer Erläuterungstext automatisch hinterlegt wird. Zudem müssen gruselige Handschriften nicht mehr von Kollegen entziffert werden.

Ordnen Sie Beweisfotos direkt zu

Das Zuordnen von Fotos stellt eine besondere Herausforderung bei der Begehungsnachbereitung dar. Es ist schwer die richtigen Fotos den richtigen Mängeln in Word und Excel zuzuordnen. Oft ist nicht mehr erkennbar, was auf dem Foto überhaupt mangelhaft war. Verwenden Sie ein Programm, dass Ihnen hilft Fotos schon bei der Begehung am richtigen Ort abzuspeichern. Im besten Falle markieren Sie den Mangel noch im Foto. Die Fehlerquote in der Berichterstellung kann so auf fast 0% gesenkt wenden. Das ist wichtig für die Rechtssicherheit.

Nacharbeit durch Software ersetzen

Die Berichterstellung nimmt mindestens doppelt so viel Zeit in Anspruch, wie die eigentliche Begehung. Hier liegt das größte Potential, um Zeit zu sparen. Die Digitalisierung der Daten während der Begehung erlaubt verschiedenste Berichtsformate anschließend einfach auszudrucken. Die Investition in eine Spezialsoftware rentiert sich im Normalfall schon nach 2-3 Begehungen.

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