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Wie Sie trotz erhöhter Dokumentationsanforderungen Zeit sparen

Produktivität durch software

Haben auch Sie immer weniger Zeit für immer mehr Aufgaben? Während Sie von einem Projekt zum nächsten fahren, pendelt Ihr Blick immer wieder zwischen Terminkalender und Uhr. Sie fragen sich: Wo ist die Zeit geblieben? Klarer Fall von „Arbeitsverdichtung“. In diesem Artikel habe ich für Sie drei Gegenmaßnahmen zusammengefasst, die helfen, nicht Ihren wertvollen Kopf zu verlieren. Mein Fazit: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und lassen Sie eine Software die zeitstehlenden Aufgaben erledigen. So geht’s:

1 Automatismen sparen Zeit

Vom Erfassen der Mängel, bis hin zur Überwachung und Koordination der Behebung, dokumentieren Sie mit der KEVOX Software rechtssicher und nachhaltig jeden Schritt. Durch effiziente Automatismen sparen Sie viel Zeit. Wählen Sie Mängel und Maßnahmen einfach aus Textkatalogen aus. Machen Sie ein Foto mit Ihrem Tablet und die Software ordnet diese den dokumentierten Mängeln in Echtzeit zu. Auf diesem Weg entfällt die Nacharbeit. Warum erstellen Sie Berichte noch aufwendig in Word und Excel, wenn Ihr persönlicher Software-Assistent diese einfach per Knopfdruck ausgegeben kann? Die digitale Dokumentation spart Ihnen die Nacharbeit und Auswertung. Das bedeutet mehr Zeit für andere Aufgaben.

2 Fahrzeit reduzieren, weil alle Dokumente immer dabei sind

Haben sie alle wichtigen Unterlagen und Dokumente immer griffbereit? Ordnerschleppen und Sortieren können Sie getrost „ad Acta“ legen. Gerade wenn Sie mehr als ein Projekt managen wird die Dokumenten-Management-Komponente der Software ihnen helfen. Innerhalb der KEVOX Software herrscht auch bei einer Großzahl von Projektdaten beste Ordnung. Alle Daten sind immer griffbereit – das erspart Ihnen Fahrten zurück zum Büro. Zudem sorgt das Informationssystem dafür, dass Daten nicht zwischen den Projekten durcheinandergeraten. Besonders praktisch ist das System, wenn ganze Projekte an einzelne Auftraggeber weitergereicht werden sollen. Dank Software koppeln Sie die gesamten Daten eines Projekts mit wenigen Klicks ab, geben es weiter oder machen ein Back-up. Genau so schnell sind auch Reportings / Berichte über den aktuellen Stand der Projekte ausgegeben. Das sorgt für den WOW-Effekt beim Auftraggeber.

3 Struktur bei der Bauabnahme und der Instandhaltung

Behalten Sie auch vor der Bauabnahme lieber einen kühlen Kopf. Die Software hilft, unendlich viele Dokumente aktuell und gut strukturiert zu sammeln. KEVOX teilt Ihnen mit, welche Dokumente noch fehlen, welche in Kürze ungültig werden und welche schon einwandfrei vorliegen. Behalten Sie so leicht die Übersicht. Auch im Instandhaltungsmanagement ist Übersicht das A und O. Prüf-, Wartungs-, und Kontrolltermine sind mit KEVOX schnell in Form von Listen zusammengestellt und können nach Gewerken und Zuständigkeiten gefiltert werden. Auch wenn Sie mal etwas vergessen, ihr Assistent wird Sie frühzeitig erinnern. Struktur heißt Fehlervermeidung und Zeitersparnis.

Fazit: Software zur Auflösung der Arbeitsverdichtung

Mit der KEVOX Software sparen Sie, wie oben beschrieben, viel Zeit durch:

  • die automatische Generierung aktueller Mängel-, Aufgaben- und Instandhaltungslisten,
  • gefilterte Listenansichten
  • die Ausgabe fertiger PDF-Berichte inklusive der Fotodokumentation,
  • strukturiertes Dokumentenmanagement, das Suchen erspart,
  • reduzierte Fahrzeiten

Der Dokumentationsaufwand muss trotz steigender Anforderungen nicht groß sein. Lediglich das richtige Werkzeug muss her. Nach und nach werden Sie feststellen, dass sich die Arbeitsabläufe vereinfachen und die Arbeitsverdichtung, abnimmt. Auch in der Kasse wird sich die KEVOX-Software positiv bemerkbar machen. Denn wie Benjamin Franklin schon feststellte „Zeit ist Geld“.

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KEVOX Erfahrung „Der Irrsinn, mit Excel, PDF und PIC-Dateien ein Dokument zu erstellen, hat dank KEVOX endlich ein Ende.“

KEVOX_Anwender_Heiko_Hucke_BrasuTech

"Es hat sich bereits eine freundschaftliche Zusammenarbeit entwickelt, welche seinesgleichen sucht." Heiko Hucke ist unser KEVOXianer des Monats Juli. Herr Hucke nutzt KEVOX seit 2 Jahren und erzählt uns in einem kurzen Interview von seiner Erfahrung mit der Software und der Firma KEVOX.

Wie setzen Sie KEVOX ein?

"In meinem Unternehmen setze ich KEVOX sowohl für das Mängelmanagement und die Bestandsaufnahme, als auch für die Aufmaßerstellung und für Ausschreibung ein."

Warum haben Sie sich für KEVOX entschieden?

"Wenn ich Ihnen 3 Gründe nennen sollte, warum ich mich für eine Zusammenarbeit mit KEVOX entschieden habe, würde ich auf jeden Fall die einfache und schnelle Erstellung von fertigen Berichten hervorheben. Außerdem schätze ich das sehr gutes Beratungssystem des Softwarehauses. Wichtig war mir zudem die Rechtssicherheit, die mir die KEVOX-Software mit ihrem speziellen Dokumentationssystem bietet."

Wie erleichtert KEVOX Ihre Dokumentation?

"Durch die Selektierung nach Gewerken in den Berichten und in den Plänen ist eine VOB-konforme Mängelanzeige möglich. Die direkte Verortung auf den Plänen erlaubt es jedem sofort die Standorte zu finden. Die Selektierung nach Bauabschnitte (z.B. alles aus der 1.Etage aber nur Türbauer) ist einfach und schnell. Bei Anfragen des Bauherrn ist ein Senden der gewünschten Unterlagen binnen Minuten erledigt. Beim Auftraggeber erlebe ich so häufig den 'WOW-Effekt' und eine damit verbundene Empfehlung für weitere Bauvorhaben. Der Irrsinn, mit Excel-, PDF- und PIC-Dateien ein Dokument zu erstellen, hat dank KEVOX endlich ein Ende."

Meine Erfahrung mit der Firma KEVOX beschreibe ich als…

"Sehr pragmatisch und sehr freundlich. Es hat sich bereits eine freundschaftliche Zusammenarbeit entwickelt, welche seinesgleichen sucht."


Auch Sie möchten Ihr Mängelmanagement digitalisieren und vereinfachen, Berichte auf Knopfdruck erstellen und gleichzeitig rechtssicherer werden? Fordern Sie hier Ihren KEVOX Katalog an.

Erfahrungen mit KEVOX: Peter Sinsel von Siemens

Brandschutz_Siemens_Anwender_KEVOX_Sinsel

Der erste KEVOXianer des Monats steht fest. Im Juni stellen wir Peter Sinsel, KEVOX-Anwender bei Siemens vor. Herr Sinsel setzt KEVOX für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen und Nachverfolgung der Feststellungen ein.

Herr Sinsel nutzt KEVOX seit Juni 2014 und erzählt uns in einem kurzen Interview von seinen 2 Jahren Erfahrung.

Wie setzen Sie KEVOX ein?

"Ich setze KEVOX für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen und Nachverfolgung der Feststellungen ein."

Warum haben Sie sich für KEVOX entschieden?

"Ich habe mich für KEVOX entschieden, da das Gesamtpaket am besten zu meinen Anforderungen passte. KEVOX unterstützt bei der täglichen Arbeit ohne zusätzlichen Aufwand zu generieren. KEVOX vergisst nichts!"

Wie erleichtert KEVOX Ihre Dokumentation?

"Ich kann die Begehungsergebnisse sehr unkompliziert dokumentieren. KEVOX bietet eine automatische Verfolgung von Maßnahmen bis zur endgültigen Erledigung. Dabei ist die Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten kinderleicht. Ich kann schnell und einfach Berichte zu unterschiedlichen Themenblöcken erstellen."

Meine Erfahrung mit der Firma KEVOX beschreibe ich als…

"Kompetente, proaktive Zusammenarbeit, gute Unterstützung bei Problemlösungen.
Leider, oder zu meinem Glück (er lacht), benötige ich nur einen kleinen Teil der KEVOX-Anwendungen in Sachen Brandschutz und Dokumentation. Aufgrund der Netzwerklösungen im Konzern lässt sich die Nutzung erst richtig effektiv gestalten."

Wir danken Peter Sinsel für das Interview und die Erfahrungen die er mit uns teilt.

Auch Sie möchten die Brandschutzdokumentation vereinfachen, Berichte auf Knopfdruck erstellen und gleichzeitig rechtssicherer werden? Fordern Sie hier Ihren KEVOX Katalog an.

Einfache und sichere Dokumentation im Brandschutz dank Software

Schottungen dokumenteiren - Brandschutzsoftware für Dokumentation

Wie dokumentiert man im Brandschutz einfach, rechtssicher und nachhaltig? Gute Frage? Wir haben uns mit der Problematik 'Dokumentation im Brandschutz' auseinandergesetzt und die Ergebnisse für Sie in einer Präsentation zusammengestellt. Wir wollen nicht zu viel verraten, doch Software hilft!

Rechtssichere Dokumentation im Brandschutz schnell und einfach durchführen, dank Software

Grundlage unserer Recherche sind die Antworten auf die Frage 'Wie dokumentieren Sie denn bisher?', die wir unseren Kunden und Interessenten regelmäßig stellen. Die häufigste Antwort:

"Klassich mit Stift und Zettel."

Wir fragen weiter, "Und was stört Sie besonders, dass Sie jetzt nach einer digitalen Lösung suchen?".

"Insgesamt einfach der enorme Arbeitsaufwand, der für eine vernünftige Dokumentation erforderlich ist. Am Tag der Begehung bereite ich mich vor und suche die für den Tag notwendigen Dokumente heraus. Dabei kommt leider doch nicht immer alles mit, was ich im Endeffekt für schnelle Entscheidungen vor Ort benötigt hätte. Während der Begehung mache ich dann Fotos mit meiner Digitalkamera und nehme Informationen/ Notiz zu den einzelnen Mängeln auf. Dabei sind Mangelbezeichnungen jedes Mal unterschiedlich und meine Handschrift ist für Kollegen zugegebenermaßen auch nicht immer gut leserlich. Bei der Berichterstellung muss ich alle Fotos, die oft relativ gleich aussehen, den einzelnen Mängeln zuordnen, die Notizen abtippen und mit Word und Excel kämpfen. Die Berichte sind nie direkt fertig, wenn Sie benötigt werden und haben auch nicht immer die gleiche Formatierung. Die vielen Überstunden frustrieren mich und besonders auch, dass ich keine Auswertungen meiner gesamten Arbeit liefern kann. Ob ich so ganz rechtssicher mit meiner Arbeit bin, weiß ich auch nicht. Der Stressfaktor beim Thema 'Dokumentation' ist hoch."

 Wir danken für die Offenheit, dieser Kunden, die Ihr Problem mit uns teilen. Dieses und ähnliche Probleme haben viele Fachkräfte, doch wird der Bedarf nach einer sicheren und einfacheren Lösung, als die "Klassische Lösung", oft nicht erkannt.

Wir haben für Sie eine SlideShow zusammengestellt, die zeigt, wie einfach die Dokumentation im Brandschutz sein kann und wie Rechtssicherheit entsteht (siehe oben).

Sie sind nicht im Brandschutz tätig? Lernen Sie mehr über KEVOX für Ihre Branche:



Die Slideshow in Worten:

Rechtssichere Dokumentation im Brandschutz schnell und einfach durchführen

1. Rechtssichere Dokumentation im Brandschutz schnell und einfach durchführen kevox.de

2. Die Anforderungen an eine detaillierte und nachhaltige Dokumentation im Brandschutz steigen.

3. Rund um die Brandschau müssen viele Daten erfasst und in Berichten festgehalten werden.

4. Sie müssen Pläne, Listen, Kamera und die verschiedensten Dokumente aufwendig heraussuchen? Sie machen viele Fotos von gleich aussehenden Bauteilen, wie Türen, Schottungen und RWA- Anlagen? Schnell müssen die Berichte erstellt werden, doch Word und Excel stellen sich gegen Sie und so dauert die Nacharbeitung stundenlang? Die Beweisfotos können nicht mehr 100%ig den Mängeln zugeordnet werden? Sie schreiben immer wieder die gleichen Mangeltexte und Berichtsfazits? Typische Probleme

5. Wie Sie Brandschauen sicher und einfach dokumentieren und dabei möglichst wenig Arbeitsaufwand haben? Lesen Sie weiter.

6. Zum Managen der Daten ist eine Software heutzutage unerlässlich.

7. Die KEVOX-Software für eine rechtssichere und nachhaltige Dokumentation hilft bei der Vorbereitung, der Begehung und erledigt die Nachbereitung von allein. Dokumentieren? !

8. • Nehmen Sie Projekte inklusive aller Daten und Dokumente mit einem Klick offline auf einem Tablet-PC mit • Ohne lange Vorbereitung sind alle Projektunterlagen bei der Begehung mit dabei • So sparen Sie viel Zeit und sind vor Ort entscheidungsfähig Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung Wie KEVOX die Vorbereitung auf die Brandschau erleichtert

9. Alle Informationen vor Ort einsehen zu können, bietet Ihnen eine rechtssichere Entscheidungsgrundlage. Während der Brandschau im Betrieb können Sie sicher richtige Entscheidungen treffen. Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung Wie Sie rechtssicherer sind

10. Wie KEVOX die Brandschau erleichtert • Platzieren Sie Bauteil-Normsymbole direkt in digitalen Plänen. • Wählen Sie Brandschutzmängel und -hinweise schnell aus und erhalten Sie eine Struktur, statt immer wieder leicht andere Mangel- und Maßnahmentexte zu schreiben. • Machen Sie Beweisfotos von Mängeln mit der Tablet-Kamera. Die Echtzeitzuordnung erspart lästige Nacharbeit. Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung

11. • Digitale Signaturen bieten Sicherheit. • Beweisfotos werden eindeutig, richtig und in Echtzeit zugeordnet. • Im Foto markieren Sie den Mangel für Mitarbeiter klar erkenntlich. • Durch die Auswahlbox erhalten Sie stets gleiche Mangelformulierungen, die einer genaueren Auswertung dienen. • Automatisch entsteht eine Bauteilgeschichte (Verlauf), die die Pflichterledigung nachweist Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung Wie Sie rechtssicherer sind

12. Nachbereitung der Feuerbeschau • Schnell konfigurieren Sie verschiedene Berichte durch flexible Zeit- und Mangel- Filtermöglichkeiten. • Zur Erstellung Ihrer Dokumentation wählen Sie zwischen vielfältigen Vorlagen von praxisorientierten Berichtlayouts aus. • Das Beste: Es ist keine eigene Nachbereitung der Datensätze in Word oder Excel erforderlich! • Fazit-Texte wählen Sie aus Rechtstextvorlagen aus. Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung

13. Unveränderbare, immer gleich strukturierte PDF Berichte mit digitaler Unterschrift und rechtskonformen Fazit-Texten weisen Ihre Pflicht- und Aufgabenerledigung nach. Vorbereitung Während der Begehung Nachbereitung Wie Sie rechtssicherer sind

14. www.kevox.de Ihr Thema ist eher Arbeitsschutz, Gebäudemanagement, Bauleitung oder Service? Sprechen Sie uns an! + 49 (234) 60609990

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