Im Facility Management geht es um die Bewirtschaftung und Verwaltung von Gebäuden/Immobilien. Diese umfassen auch die technischen Anlagen und Einrichtungen, die zu einer Immobilie gehören. Ältere und heute weniger gebräuchliche Bezeichnungen sind Liegenschaftsverwaltung oder Gebäudemanagement. Im Kontext des Facilitymanagements findet sich auch der Begriff Facility Services.
Dabei kann es sich um immobilienbezogene und nicht-immobilienbezogene Dienstleistungen und Serviceangebote handeln. In diesem Beitrag stehen die wichtigsten Richtlinien und Normen im Facility Management im Fokus, die den Rahmen für die verschiedenen Bewirtschaftungsaufgaben im Facility Management vorgeben. Typische Beispiele sind die GEFMA Richtlinien oder die DIN im Facility Management.
Was ist Facility Management?
Die Bezeichnung Facility Management, häufig auch in einem Wort geschrieben Facilitymanagement, stammt aus dem angelsächsischen Sprachgebrauch. Facilities sind in der englischen Sprache vor allem technische Anlagen und Einrichtungen, wie sie im Kontext von Immobilien wichtig sind. Hier ergeben sich unterschiedliche Bewirtschaftungs- und Verwaltungsaufgaben. Dabei geht es zum Beispiel um die Instandhaltung und Reparatur technischer Anlagen. Ebenso geht es im Facility Management auch um Kosten, Rentabilität und die allgemeine Wirtschaftlichkeit von Gebäuden und Anlagen.
Man unterscheidet dabei das operative und das strategische Facility Management. Im operativen Bereich steht die Bewirtschaftung von Anlagen und Gebäuden im Fokus. Dagegen ist das strategische Facility Management Teil einer Unternehmensstrategie, zu deren Kernbereichen auch die Bewirtschaftung von Immobilien gehört. Als administratives Facility Management bezeichnet man die Aufgaben, die die Verwaltung und damit auch die Betreuung der technischen Anlagen zum Gegenstand haben.
Zusammengefasst dient das Facility Management
- dem rechtssicheren Betrieb von technischen Anlagen und Einrichtungen.
- dem technisch sicheren Betrieb der Einrichtungen.
- der Kostenüberwachung und -optimierung bei der Verwaltung von Immobilien.
- der Sicherung technischer Funktionen bei Anlagen und Einrichtungen.
- dem Werterhalt der gesamten Immobilie einschließlich aller Einrichtungen.
Das Facility Management stellt dazu strukturierte Prozesse zur Verfügung. Einen großen Teil dieser Prozesse finden Sie abgebildet in Richtlinien und Normen für das Facility Management. Sie sichern unter anderem die Qualität bei Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien, aber auch die technische Sicherheit von Anlagen und Einrichtungen. Wir stellen Ihnen im Folgenden die wichtigsten Richtlinien und Normen im Facility Management näher vor.
Richtlinien und Normen im Facility Management
Einige der typischen Normen und Richtlinien im Facility Management beschäftigen sich insbesondere mit der technischen Verwaltung von Anlagen und Einrichtungen, andere sind umfassend auch auf die betriebswirtschaftlichen Fragen ausgerichtet.
Am umfassendsten sind die Richtlinien der GEFMA - der German Facility Management Association.
1. GEFMA Facility Management
Die GEFMA hat sich die Normungsarbeit und Sicherung der Qualitätsmaßstäbe im Facility Management zur Aufgabe gemacht. Das Richtlinienwerk will Qualitätsstandards und Sicherheitsvorgaben im Facility Management schaffen. Angesprochen sind alle Verantwortlichen bei der Verwaltung und der Bewirtschaftung von Immobilien und Anlagen.
Hier sind typische GEFMA Abschnitte im Überblick aufgelistet:
GEFMA 100-1-190
Hier wird Facility Management definiert, strukturiert und die wesentlichen Inhalte zusammengefasst. Es wird die strukturierte Einführung eines FM-Systems beschrieben, es sind Grundlagen zum Flächenmanagement zusammengefasst, und es geht um die Betreiberpflichten bei der Verwaltung sowie Bewirtschaftung von Immobilien. Wichtig ist, dass die GEFMA 100 aus 2 wesentlichen Teilen besteht. Neben den Grundlagen in der 100-1 ist in der 100-2 das gesamte Leistungsspektrum im Facility Management abgebildet.
GEFMA 200
In diesem Abschnitt werden die Kosten und eine Kostengliederungsstruktur behandelt. Da der gesamte Lebenszyklus von Immobilien erfasst wird, bestehen Bezüge zur DIN 276 (Kosten im Hochbau) und zur DIN 18960 (Nutzungskosten im Hochbau).
GEFMA 400 - 9XX
Im Facility Management setzen sich digitale Verwaltungs- und Bewirtschaftungssysteme durch - Computer Aided Facility Management (CAFM). Die 400er-Abschnitte beschäftigen sich mit der Einführung digitaler Systeme, dem allgemeinen Management, der Pflege der Datenbasis, Zertifizierungsfragen und Anforderungsprofilen an entsprechende digitale Systeme. In weiteren Abschnitten der GEFMA Normen zum Facility Management sind auch Fragen zur allgemeinen Qualitätssicherung, zur Abspeicherung von Daten in Clouds und zur weiteren Digitalisierung bei der Verwaltung von Immobilien geregelt.
Die Richtlinien der GEFMA sind im Facility Management eine maßgebliche Größe.
2. DIN im Facility Management
DIN-Normen im Facility Management geben vor allem Rahmenbedingungen für die technische Instandhaltung von Anlagen und Einrichtungen vor. Hier geht es teilweise auch um Vorgaben für bauliche Maßnahmen. Lernen Sie hier einige der wichtigsten DIN im Facility Management kennen:
DIN 31051
Diese DIN-Norm definiert zusammen mit der DIN 13306 den Begriff Instandhaltung und die damit verbundenen Maßnahmen. Danach ist Instandhaltung eine Kombination aus verschiedenen technischen sowie administrativen Maßnahmen einschließlich von Managementmaßnahmen, die während des Lebenszyklus eines Objektes dem Erhalt oder der Wiederherstellung eines funktionsfähigen Zustandes dienen. Instandhaltungsmaßnahmen im Rahmen des Facilitymanagements sollten sich an dieser DIN ausrichten.
DIN EN ISO 41001
Diese Norm schließt weitere DIN-Normen ein, wie beispielsweise die DIN ISO 9001, ISO 14001 und mehr. Sie ermöglicht es Unternehmen, aber auch Behörden und Gemeinden sich das eigene Facilitymanagement zertifizieren zu lassen. Mit der Zertifizierung werden einheitliche Standards und verbindliche Rahmenbedingungen geschaffen. Diese Zertifizierung dient dabei insbesondere der Qualitätssicherung von Systemen Facility Management und kann auch GEFMA Richtlinien an dieser Stelle ergänzen.
3. VDI und VDMA Richtlinien, AMEV und AIG
Die Abkürzung VDI steht für Verein Deutscher Ingenieure und die 4 Buchstaben VDMA stehen für Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau. Beide Verbände geben vor allem für die praktische Durchführung von Wartungs- und Inspektionsarbeiten, einschließlich der dabei zu beachtenden Richtwerte und Normen für das Facility Management vor. Sie stellen deshalb eine wichtige Grundlage für die Praxis vor allem im technischen Bereich der Verwaltung von Immobilien und Anlagen dar.
Auch die Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) im VDMA stellt Informationen zu Regelwerken im Facility Management vor. Gleiches gilt für den Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV), der Empfehlungen für den Bau, Planung, den Betrieb und die Verwaltung bestimmter technischer Anlagen ausgibt.
4. DGUV - Deutsche gesetzliche Unfallversicherung und andere (verbindliche) Normen
Man könnte die DGUV auch an die erste Stelle dieses Überblicks zu Richtlinien und Normen im Facility Management stellen. Hier finden sich gesetzliche Vorgaben, die der Sicherheit am Arbeitsplatz dienen und in der Regel zwingend einzuhalten sind. Im Arbeitsschutz oder auch im Brandschutz gibt es insgesamt eine weitere Reihe verbindlicher Verordnungen, die je nach den Umständen ihres einzelnen Gebäudes und der einzelnen Anlage ebenso im Facility Management einzuhalten sind.
Sind alle genannten Normen im Facility Management rechtlich bindend und was ist die Folge einer Nichtbeachtung?
Abgesehen von den hier bereits auch als verbindlich gekennzeichneten Normen, wie beispielsweise im Kontext der DGUV und des Arbeitsschutzes, sind die hier genannten Normen im Facility Management wie die GEFMA Richtlinien oder Normen der DIN im Facility Management nicht per se rechtlich bindend.
Warum ist es dennoch empfehlenswert, sich auch an die nicht verbindlichen Richtlinien im Facility Management zu halten? Betreiber von technischen Anlagen/Eigentümer und Immobilien unterliegen einer Vielzahl von Betreiberpflichten und haften für den Betrieb. Bei Schadensereignissen, die aus dem Betrieb einer Anlage/einer Immobilie entstehen, kommt es für den Betreiber darauf an, dass er sich bei der Schuldfrage für das Schadensereignis entlasten kann. Dies kann er unter anderem, wenn er seinen Betreiberpflichten in jeder Hinsicht nachweislich nachgekommen ist.
Die DIN-Normen als anerkannte Regeln der Technik und die Richtlinien technischer Verbände können bei diesem Nachweis helfen. Wenn sie eingehalten werden, handelt es sich um anerkannte Qualitätsstandards, die auch in der Beweisführung gegenüber Versicherern und Gerichten standhalten können.
Während ein Verstoß gegen verbindliche gesetzliche Regelungen wie etwa beim Brandschutz bußgeld- und strafbewehrt sein kann, ist die Nichteinhaltung weiter technischer Richtlinien und Normen im Facility Management vor allem bedeutsam für Haftungsfragen. Außerdem können sich für die Betreiber von Anlagen und Immobilien auch Vorteile in wirtschaftlicher Hinsicht ergeben. Hier können Sie beispielsweise beim Verkauf einer Immobilie auf die Qualitätsstandards in Bewirtschaftungsfragen verweisen.
Die Vielzahl von Richtlinien und Normen im Facility Management macht es Ihnen als Betreiber von Immobilien nicht immer leicht. Gut beraten sind Sie mit einer spezialisierten digitalen Lösung, die Ihnen hilft, die Einhaltung der Normen und Richtlinien zu dokumentieren.