Fotos sagen mehr als Worte – dieses Motto könnte für die Fotodokumentation auf Baustellen gelten. Fotos sichern Beweise, dokumentieren den Baufortschritt oder machen Mängel anschaulich. Kurzum, sie dienen vor allem der Rechtssicherheit bei Bauarbeiten. Damit eine Fotodokumentation diese Aufgabe erfüllen kann, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Genaue gesetzliche Vorgaben für Fotodokumentationen auf Baustellen existieren dabei nicht. Durchgesetzt hat sich heute allerdings die digitale Fotodokumentation, da sie im Vergleich viele Vorteile gegenüber analogen Dokumentationen hat. Mit einer speziellen Fotodokumentationssoftware ist es einfacher, rechtssicher und professionell mit Fotos zu dokumentieren.
Was ist eine Fotodokumentation?
Eine Fotodokumentation ist eine spezielle Form des Berichts. Dabei bilden den Inhalt ausschließlich oder ergänzend zu Textteilen sowie anderen Inhalten, wie Plänen, Fotos. Die Fotodokumentation auf Baustellen kann beispielsweise das tägliche Bautagebuch bilden. Auch anlässlich spezieller Begehungen, beispielsweise vor der Abnahme eines bestimmten Bauabschnittes, im Brandschutz oder zum Nachweis eines Bautenstandes, werden die Veränderungen am Bau mit Fotos dokumentiert.
Warum wird auf Baustellen mit Fotos dokumentiert?
Fotos erleichtern zum einen die Kommunikation mit dritten Parteien wie dem Bauherrn und anderen am Bau beteiligten. Eine Fotodokumentation auf Baustellen macht es auf einfache und anschauliche Art und Weise möglich, einen Ist-Zustand und Vorher- und Nachher-Situationen darzustellen. Viele Sachverhalte lassen sich mit Worten nur unzulänglich beschreiben, wie beispielsweise bei der Mängeldokumentation. Entstehen etwa aufgrund einer fehlenden Dehnungsfuge Risse an Decken und Wänden, lässt sich das mit Worten umschreiben. Allerdings braucht man dafür viel Zeit und neben dem fachlichen Sachverstand, auch entsprechendes sprachliches Talent, um alles präzise und verständlich wiederzugeben.
Dagegen zeigen Fotos ohne Worte, wie ein Mangel aussieht, wo er sich befindet und im Sinne einer Fotoserie auch, welche Entwicklung eine Mängelentstehung genommen hat. In verschiedenen Bereichen der Gefahrenabwehr, wie beispielsweise beim Brandschutz, gehen die gesetzlichen Vorschriften davon aus, dass Fotos die Prüfberichte ergänzen. Die bildliche Darstellung erweist sich in vielen Bereichen bei der gesamten Dokumentation auf Baustellen dem bloßen Bericht in Textform gegenüber als überlegen.
Wozu dient eine Fotodokumentation und in welchen Leistungsphasen wird sie besonders häufig angewendet?
Die Fotodokumentation auf Baustellen
- hat eine Beweisfunktion.
- dient der Rechtssicherheit.
- kann zur Protokollführung etwa als Bautagebuch eingesetzt werden.
- macht Entwicklungen, wie Vorher/Nachher-Zustände, sichtbar.
- Unterstützt die Mängelfeststellung und -protokollierung.
- hilft dabei, vor Gefahren zu warnen.
- hält alle Baubeteiligten auf den aktuellen Stand.
- macht die Dokumentation übersichtlich, insbesondere wenn viele Gewerke gleichzeitig tätig sind.
- schafft prüffähige Unterlagen, beispielsweise zur Abrechnung einzelner Bauabschnitte.
Grundsätzlich eignet sich eine Fotodokumentation auf Baustellen zur Aufzeichnung und Protokollierung sämtlicher Bauabschnitte und Leistungsphasen. Besonders wertvoll ist sie, wenn wie zum Beispiel in den Leistungsphasen 8 und 9 der HOAI viele Gewerke gleichzeitig aktiv sind. Die HOAI - die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure - beschreibt in den Leistungsphasen 1-9 die verschiedenen Aufgabenbereiche von Architekten/Ingenieuren. Diese spielen primär für die Abrechnung eine Rolle und können auch einzeln in den Verträgen vereinbart werden. In den Leistungsphasen 8 und 9 beispielsweise geht es um Objektüberwachung und -betreuung. Die Objektüberwachung umfasst unter anderem die Bauüberwachung und Dokumentation. Hier schafft die Fotodokumentation - sofern sie kompetent ausgeführt wird - die notwendige klare Abgrenzung, wenn es später um den Nachweis geht, wer seine Leistung korrekt ausgeführt hat und wer nicht. Vor allem kann sich der Architekt entlasten und zeigen, dass er seinen Überwachungsaufgaben nachgekommen ist.
Wie wird eine Fotodokumentation auf Baustellen erstellt?
In früheren Zeiten vor der digitalen Bildbearbeitung war es eine sehr aufwendige Angelegenheit, eine Fotodokumentation zu erstellen. Fotos mussten mit Fotoapparaten gemacht werden, die Bilder wurden zur Entwicklung gegeben und danach mussten sie manuell in einen Bericht eingefügt werden. Dabei musste sich derjenige, der fotografiert hat, zunächst mal erinnern, welche Fotos zu welchem Ort, zu welchem Sachverhalt und zu welchem Zeitpunkt gehören. Waren mehrere Beteiligte an der Dokumentation tätig, war die Kommunikation zwischen ihnen sehr komplex.
Demnach ist es verständlich, dass in der damaligen Zeit die Fotodokumentation auf Baustellen noch nicht die Bedeutung hatte, die ihr heute zukommt. Ihre vielen Vorzüge zeigt sie im digitalen Zeitalter. Wer heute noch etwa als Sachverständiger im Brandschutz analog mit Klemmbrett, Fotoapparat und Bleistift unterwegs ist, sollte über einen Wechsel zu einer Fotodokumentationssoftware nachdenken. Er wird damit bei der Erstellung der Fotodokumentation viel Zeit einsparen und noch aussagekräftigere Dokumentationen anfertigen können.
Heute erstellen Profis Fotodokumentationen fast auf Knopfdruck. Sie setzen eine hochwertige Fotodokumentationssoftware und -apps ein und nutzen ihr Smartphone oder ihr Tablet für die Aufnahmen. Mit Textbausteinen, automatischen zeitlichen Zuordnungen, ergänzenden Elementen, wie Grundrissen, Notizen, Skalierungen, Berichtsvorlagen und Bauplänen, erstellt sich die fertige Dokumentation fast auf Knopfdruck. Außerdem lassen sich digitale Fotos in fast beliebiger Menge aufnehmen und leicht zuordnen. Das kommt der Qualität einer beweissichernden und rechtssicheren Fotodokumentation entgegen. Die in der Regel hohen Megapixel-Auflösungen digitaler Geräte machen sehr genaue Fotos möglich, auf denen auch die wichtigen feinen Details, wie bei der Mängelprüfung, erkennbar werden.
Welche Grundsätze gelten für eine Fotodokumentation auf Baustellen?
Nur eine professionell zusammengestellte Fotodokumentation erfüllt ihre Zwecke. Hier gelten die folgenden Grundanforderungen:
1. Die digitale Foto- und Dokumentationsverarbeitung ist ein ungeschriebenes Gesetz
Aus den genannten Gründen erfüllen analoge Fotodokumentation heute nicht mehr die hohen Anforderungen, die an die Protokollierung und Beweissicherung auf Baustellen gestellt werden. Außerdem spricht der unangemessene zeitliche Aufwand gegen die analoge Fotodokumentation. Es ist kaum möglich, dass beispielsweise beim Bautagebuch mit Fotodokumentation täglich noch weitere Stunden in die Berichtsabfassung investiert werden müssen.
2. Qualitätsfotos sind gefragt
Hier geht es neben einer hohen Auflösung darum, maßgebliche Motive deutlich, klar, nicht verschwommen und mit guter Fokussierung aufzunehmen.
3. Für gute Lichtverhältnisse sorgen
Auf Baustellen herrschen manchmal schlechte Lichtverhältnisse in Ecken, in den Rohbauten oder Kellern. Hier muss im Zweifelsfall mit Blitzlicht gearbeitet werden, um Motive deutlich auszuleuchten.
4. Eher ein Foto mehr als zu wenig
Es sollte nicht an der Anzahl der Fotos gespart werden. Gerade wenn es um Vorher/Nachher-Vergleiche geht oder Entwicklungen dargestellt werden, sprechen mehrere Fotos eine deutlichere Sprache als ein Foto. Hier sollten verschiedene Perspektiven gewählt werden, wie etwa bei der Darstellung eines Mangels.
5. Skalierung, Notizen, Pläne und Anmerkungen runden die Fotodokumentation ab
Es ist empfehlenswert, Größenverhältnisse über eine Skalierung darzustellen und begleitende Texte, Berichtsteile und Pläne in die Dokumentation zu integrieren. Besonders mit Blick auf die Beweissicherungsfunktion sollte als Maßstab für die Verständlichkeit einer Fotodokumentation der Auffassungshorizont eines unbeteiligten, fremden Dritten, wie der eines Richters, gelten.
Welche Vorteile hat eine Fotodokumentation auf Baustellen?
Beweissichernde und rechtssichere Berichte lassen sich mit einer digitalen Fotodokumentation ohne großen Zeitaufwand, sowie integriert in die tägliche Arbeit, erstellen.
Die praktischen Funktionen einer hochwertigen Fotodokumentationssoftware motivieren und erleichtern es allen beteiligten Mitarbeitern, sorgfältig und regelmäßig zu dokumentieren.
Die erforderlichen Nachbearbeitungen mit einer überzeugenden Fotodokumentationssoftware sind zeitlich auf ein Minimum begrenzt.
Über die Software lassen sich die Verantwortlichkeiten zur Erstellung der Software mit den verschiedenen Mitarbeitern klären, beispielsweise über Erinnerungsfunktionen und Zuweisungen. In die Erstellung einer Fotodokumentation für die Baustelle können die verschiedensten Beteiligten involviert sein, angefangen beim Bauleiter, Architekten, Sachverständigen bis hin zu den Ausführenden einzelner Gewerke.
Über eine digitale Speicherung lässt sich jederzeit und an jedem Ort auf die Fotodokumentation zurückgreifen, wenn dieses nötig ist.
Eine Fotodokumentation für die Baustelle kann unproblematisch weiteren beteiligten Mitarbeitern und externen Dritten zur Verfügung gestellt werden.
Um diese Vorteile in der Praxis nutzbar zu machen, sollte die gewählte Fotodokumentationssoftware über viele sinnvolle Funktion verfügen. Hier ist daran zu denken, dass die Software
- Möglichkeiten für die digitale Archivierung bietet, beispielsweise über eine Hybridlösung (eine Kombination von lokalen- und Cloud-Technologien).
- Textbausteine, Erinnerungsfunktionen, Vorlagen für den jeweiligen Fachbereich, Skalierungsmöglichkeiten.
- eine Aufgabenzuweisungen auf verschiedene Beteiligte möglich ist.
- gängige Ausgabeformate wie beispielsweise PDF zum Drucken bereitstellt.
- eine praktische App-Funktion hat.
- das Arbeiten an der Fotodokumentation für die Baustelle online und offline ermöglicht.
Besonders wichtig ist es, dass die Software eine fälschungssichere zeitliche Zuordnung der Fotos ermöglicht. Andernfalls könnte die Fotodokumentation einer Baustelle ihre Beweisfunktion am Ende nicht erfüllen.
Entscheiden Sie sich für eine Fotodokumentationssoftware, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sie sollte Ihnen eine nachweisliche Arbeitserleichterung bei Ihrer Fotodokumentation auf der Baustelle bieten, Ihr Haftungsrisiko begrenzen helfen und eine unverzichtbare digitale Assistentin für Ihre tägliche Arbeit sein.