Sind die Prüfer bei Ihnen noch mit Klemmbrett, Kugelschreiber, einer Kamera und ohne weitere digitale Hilfsmittel unterwegs? Ärgern Sie sich wie jedes Jahr darüber, dass die Zusammenstellung der Dokumentation durch Ihre Mitarbeiter in einem finalen Bericht sehr viel Zeit in Anspruch nimmt? Haben Sie gerade einen Prüfbericht aus den vergangenen zwei Jahren gesucht und ihn im Aktenarchiv für die Dokumentation nicht gefunden? Dann geht es Ihnen vielleicht wie vielen anderen, die etwa auf dem Bau und im Brandschutz, im Bereich von Betreiberpflichten, im Arbeitsschutz und in vielen weiteren Bereichen der Verpflichtung einer umfassenden Dokumentation begegnen. Erfahren Sie jetzt, warum eine Dokumentationssoftware auf digitaler Basis die bessere Lösung für Ihr Dokumentationsmanagement ist.
Was gehört zu einer guten Dokumentation?
Zu einer guten Dokumentation gehört alles, was für den jeweiligen Sachbereich relevant ist. Dabei kann es sich zum Beispiel um
- Pläne und Skizzen
- Fotos
- Protokolle
- Verträge
- behördliche Bescheide und Dokumente
- Berichte
- Prüfbestätigungen und Handwerkerfreigaben
handeln.
Hier haben wir nur die wichtigsten Bestandteile und Inhalte genannt. Eine fachgerechte Dokumentation erstellen, das bedeutet normalerweise viel Arbeit und Zeitaufwand in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Dabei ist diese Arbeit nie beendet, weil in verschiedenen Zeiträumen erneut Protokolle und weitere Inhalte in die laufende Dokumentation Eingang finden müssen. Dabei kann es sogar sinnvoll sein, die neuesten gesetzlichen Grundlagen und Kommentierungen dazu ebenso als Anhang zur Dokumentation zu nehmen.
Warum ist eine ordentliche Dokumentation so wichtig?
In vielen Bereichen rund um technische Anlagen, um Immobilien oder an Arbeitsplätzen kommt es darauf an, bestimmten gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Diese Pflichten, wie beispielsweise die Betreiberpflichten dienen dazu, Gefährdungen und Risiken durch vorbeugende Maßnahmen bereits im Vorfeld zu minimieren, beziehungsweise ganz abzuwehren. Bei Verstößen gegen diese normierten Pflichten drohen nicht nur Bußgelder und möglicherweise auch strafrechtliche Sanktionen. Verantwortliche haften ebenso für die Verletzung und können dann im Schadensfall auch zivilrechtlich in Anspruch genommen werden. Einer persönlichen Haftung sehen sich dabei nicht nur Betreiber gegenüber, die natürliche Personen sind. Auch die Organe juristischer Personen wie Prokuristen, Geschäftsführer oder Vorstände können persönlich haften, wenn sie beispielsweise mit der Pflichterfüllung beauftragte Dritte nicht ordnungsgemäß überwachen. Man denke hier an Schadensereignisse wie Brände, bei denen Sachschäden in Millionenhöhe und auch Personenschäden entstehen könnten.
Klassische Dokumentation
Was ist eine Dokumentationssoftware und wozu dient sie?
Eine gute Dokumentationssoftware ist auf die jeweiligen Bedürfnisse zur Dokumentation der Fachbereiche abgestimmt. Sie erleichtert damit Ihre Arbeit, wenn Sie oder eine von Ihnen beauftragte Person eine Dokumentation erstellen. Man kann eine gute Dokumentationssoftware auch als automatische Dokumentation bezeichnen, weil viele immer wieder vorkommende Routinen von der Software selbst durchgeführt werden, es Erinnerungsfunktionen gibt und sich beispielsweise auch Textbausteine, Formulare sowie verschiedene Module immer wieder verwenden lassen. Das Dokumentationsmanagement kann dann in kürzester Zeit in perfekter Form den gesetzlichen Anforderungen entsprechend immer wieder aktualisiert werden. Darüber hinaus bieten die meisten Softwarelösungen in diesem Bereich die Möglichkeit, die vorhandenen Dokumentationen und begleitende Dokumente digital zu archivieren. Hier sind beispielsweise Cloud-Speicherungen möglich. Das erleichtert auch den Austausch bestimmter Berichte und anderer Dokumente bei mehreren Beteiligten und erlaubt jederzeit den geordneten und schnellen Zugriff auf ältere Dokumente. Auch ist durch die Nutzung einer Dokumentationssoftware die Gefahr verringert, dass archivierte Dokumente vernichtet werden könnten, wie das bei Dokumentationen in Papierform leicht passieren kann. Hervorragende Dienste leistet eine Dokumentationssoftware auch bei der Mängeldokumentation, weil hier nicht nur der Mangel selbst protokolliert und aufgenommen wird, sondern auch die Mängelbeseitigung präzise dokumentiert werden kann.
Auf den Punkt gebracht: Die Dokumentationssoftware dient einer ordnungsgemäßen Dokumentation in den verschiedensten Pflichtbereichen.
Welche Dokumentationssoftware-Arten gibt es?
Je nach Ausstattung und Gestaltung können die verschiedenen Softwarelösungen über verschiedene digitale Geräte wie Smartphones, Laptops, Desktop Computer und Tablets bedient werden. Einige lassen sich offline und online nutzen. Viele bieten außerdem eine dazugehörige Archivierungslösung an.
Hier gibt es beispielsweise spezielle Softwarelösungen für die Bereiche
- Mängelmanagement
- Bau
- Liegenschaftsverwaltung
- Betreiberverantwortung
- Brandschutz und mehr.
In den meisten Fällen stellen die Anbieter eine Dokumentationssoftware für alle Bereiche zur Verfügung, die mit bestimmten Modulen und Bausteinen auf bestimmte spezifische Bereiche abgestimmt werden kann.
Wo liegen die Vorteile und wo die Nachteile einer Dokumentationssoftware?
Der wesentliche Vorteil einer Dokumentationssoftware liegt in der Einsparung von Zeit bei Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumentationen im professionellen Umfeld. Dazu kommt die gesteigerte Sicherheit der Daten, die digital vor Vernichtung geschützt sind. Daneben erleichtert die Software die Arbeit mit Dokumentationen, Texten und Dokumenten für alle diejenigen, die mit dem Management von Anlagen, Immobilien und anderen Einrichtungen befasst sind. Niemand sollte beispielsweise unterschätzen, wie wichtig es sein kann, auch aus wirtschaftlichen Gründen in der Liegenschaftsverwaltung eine lückenlose Dokumentation zu führen. Sollte hier etwa einmal die Liegenschaft den Eigentümer wechseln, wird die hervorragende Dokumentation mit einer Dokumentationssoftware den Verkauf und die Übertragung der Immobilien sehr erleichtern und kann sich möglicherweise sogar auf den Kaufpreis auswirken.
Abgesehen von den notwendigen Investitionen in die Dokumentationssoftware sind keine Nachteile der Softwarelösungen bekannt. Was die Kosten für die Software angeht, werden diese durch die Ersparnisse an Zeit und Aufwand sowie die gesteigerte Sicherheit auch mit Blick auf die mögliche Haftungsentlastung im Schadensfall mehr als ausgeglichen. Sie brauchen im Regelfall auch keine lange Einarbeitungszeit in die Software zu fürchten. Die Bedienoberflächen dieser modernen Softwarelösungen sind selbsterklärend und intuitiv zu bedienen. Sie eignen sich den Umgang mit der Software in kurzer Zeit an.
Für wen sind Dokumentationssoftwares geeignet?
Softwarelösungen für die Dokumentation sind für alle diejenigen geeignet, die professionell mit Dokumentationen zu tun haben. Das kann aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zur Dokumentation sein, aber auch in dem Willen zu einer professionellen Dokumentation begründet sein, um eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen.
Dokumentation mit einer Dokumentationssoftware
Was muss eine gute Dokumentationssoftware alles können?
Hier haben wir für Sie in Checklistenform zusammengestellt, was eine Premium Dokumentationssoftware alles können sollte. Sie können diese Checkliste benutzen, um verschiedene Angebote unter den Softwarelösungen zu vergleichen.
Gute Softwarelösungen für die Dokumentation bieten unter anderem
- die Offline und Online-Bearbeitung
- auf den jeweiligen Fachbereich abgestimmte Gesetzestexte, Materialien, Erinnerungen und Checklisten
- allgemeine To-Do-Listen
- Textbausteine und spezifische Module
- effektive Möglichkeiten zur Integration von Fotos in eine Fotodokumentation einschließlich des Gebrauchs von Bildbearbeitungsprogrammen
- die Möglichkeit der E-Mail-Versendung aus der Anwendung heraus
- automatische Wiedervorlagen
- Datenschutzkonformität
- eine sichere Archiv-Lösung
- die Möglichkeit der Bedienung über mobile Geräte
- die Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an bestimmten Berichten oder Sachverhalten durch mehrere Beteiligte
- die Möglichkeit zur Aufnahme begleitender Dokumente sowie Planskizzen und Verträge
- im optimalen Fall Planvisualisierung
- passende Formulare
- Erinnerungsfunktionen
- spezifische Tools wie beispielsweise Bauleiter-Tools
- Auswertungsinstrumente und Analysen
- ein durchdachtes digitales Ablagesystem wie beispielsweise digitale Mappen
- ein Benutzerrechtesystem
- passende grafische Symbole, die die Arbeit mit Standards und Routinen erleichtern
- die Möglichkeit der Einteilung in mehrere Projekte
- zeitlich eindeutig nachverfolgbare Tickets und Dokumentenkennzeichnung zur Sicherstellung der Rechtssicherheit
- einen laufenden Aktualisierungsservice, um beispielsweise neue gesetzliche Anforderungen berücksichtigen zu können.
Einige Softwarelösungen bieten auch die Möglichkeit der Spracheingabe, Notizblockfunktionen und Tagesberichte. Manche haben eine Schnittstelle, mit der die mobile Lösung an stationäre Lösungen im Büro angeschlossen werden kann. Mit diesen Elementen wird aus einer lästigen Dokumentation eine automatische Dokumentation.
Gibt es rechtliche Grundlagen für eine digitale Dokumentation?
Im Regelfall werden im Facility Management und verwandten Bereichen keine Angaben dazu gemacht, in welcher Form eine Dokumentation erfolgen soll. Dabei gelten aber regelmäßig die folgenden Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentation:
Die Dokumentation muss
- rechtssicher
- chronologisch aufgebaut
- nachhaltig und beständig
sein. Diese Anforderungen erfüllt in der Regel nur eine digitale Dokumentationslösung. Deshalb kommt es zwar außerhalb gesetzlicher Regelungen, aber beispielsweise im Schadensfall in Entscheidungen von Gerichten immer öfter dazu, dass nur digitale Dokumentationslösungen als angemessen angesehen werden. Das gilt insbesondere für die digitale Archivierung.
Fazit
Mit einer guten Dokumentationssoftware sind Sie bei der Erfüllung von Dokumentationspflichten in den verschiedensten Bereichen immer auf der sicheren Seite. Vor allem aber erspart Ihnen die Dokumentationssoftware Zeit und Aufwand bei der Erstellung und Aktualisierung der Dokumentation. Sie werden an Termine erinnert und erhalten automatische Wiedervorlagen für relevante Sachverhalte. Einfacher und besser lässt sich eine Dokumentation im professionellen Umfeld nicht erzeugen.