Die DSGVO ist seit Mai 2018 in aller Munde. Kaum einer ist an dem Thema Datenschutz vorbeigekommen und auch wir von KEVOX haben uns noch intensiver mit der Datensicherheit auseinandergesetzt. Sie sind sich unsicher, was mit Ihren Projektdaten und mit Ihren personenbezogenen Daten bei KEVOX passiert? Wir klären Sie auf!

Welche Gefahren birgt die digitale Dokumentation mit mobiler Software?

Mobile Dokumentation klingt einfach, sollte aber mit Bedacht angegangen werden. Haben Sie zum Beispiel daran gedacht, welche Probleme entstehen, wenn vertrauliche Informationen zu Kamerasystemen, Sicherungen, Türmechanismen oder Alarmanlagen geprüft und dokumentiert werden müssen? Sind Sie sich bewusst, was passieren kann, wenn jeder Mitarbeiter statt ausgewählte Personen die Detailinformationen in die Hände bekommen? Wir haben uns darum Gedanken gemacht! KEVOX nutzt die Techniken der hybriden Cloud, schränkt aber den Zugriff auf die Informationen ein. In KEVOX GO erhalten Nutzer nur zu Informationen Zugang, die für ihre Aufgabe relevant sind. Nach Beendigung der Arbeit kann auf diese Daten nicht mehr zugegriffen werden.

Zugriff auf Daten durch die KEVOX TaskReport App einschränken

Bei Clouds ist es Standard, dass Zugangsdaten und Passwörter weitergegeben werden müssen, wenn fremde Dienstleistungsunternehmen auf bestimmte Informationen oder Projekte zugreifen sollen. Hier lauern jedoch zahlreiche Gefahren: In der Hektik des Alltags vergessen Sie vielleicht schnell, einzelnen Personen die Zugangsrechte, die eigentlich nur temporär für ein Projekt gedacht waren, wieder zu entziehen.

Wir haben diese Problematik so gelöst: Aus KEVOX heraus können Sie über die KEVOX TaskReport App schnell und einfach Aufgaben an bestimmte Personen weitergeben. Zu den Aufgaben können Restarbeiten, Beanstandungen sowie Instandhaltungen, aber auch die Beseitigung von Mängeln zählen. Die zuständigen Personen haben zuvor die kostenlose TaskReport App auf Ihrem Smartphone installiert. Sobald sie die Arbeitsaufträge abgearbeitet und an Sie in Echtzeit zurückgeschickt haben, werden sie in das KEVOX-Gesamtsystem eingespielt. Anschließend ist das Projekt abgeschlossen und der TaskReport-Anwender hat keinen Zugang mehr dazu. Der TaskReport-User hat nur einen temporären Zugriff auf Ihre Daten. Und auch nur auf die Daten und Informationen, die Sie freigegeben haben. Soll sich der Dienstleister nur um die Instandhaltung der Türen kümmern, stellen Sie ihm auch nur die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung.

Die KEVOX GO App, Synchronisationen und der Datenschutz

Generell können Sie mit der KEVOX Lösung auch offline arbeiten. Kommen bei Ihnen aber sowohl die Software als auch die KEVOX GO App zum Einsatz, bleibt es nicht aus, dass die beiden Systeme untereinander synchronisiert werden - schließlich möchten Sie ja genau diese manuelle Nacharbeit einsparen. Die Synchronisation zwischen App und Software gewährleistet somit eine einwandfreie Funktion der Anwendungen. Aber auch ohne Zusammenarbeit mit der Software dient die Synchronisation der App dazu, dass Sie auch die Webversion auf go.kevox.de nutzen können, um zum Beispiel Adressen und Textbausteine anzulegen und Ihre Projekte zu verwalten. Zusätzlich wird die Synchronisation für die Erstellung von Druckvorlagen, zur Lizenzprüfung und für die Speicherung von BackUps benötigt.

Die Daten zwischen App und go.kevox.de werden grundsätzlich verschlüsselt übertragen. Wir bauen auf Datensicherheit "Made in Germany". Ihre Daten liegen in deutschen Rechenzentren, die höchste europäische Standards erfüllen. Für die Synchronisation Ihrer Daten verwenden wir sichere und moderne Cloud-Technologien, die skalierbar und hoch verfügbar sind.

Ihre Daten sind in der KEVOX Management Lösung sicher

Um mit der KEVOX Software mobil auf dem Tablet zu dokumentieren, ist keine Internetverbindung notwendig, die Dokumentation vor Ort erfolgt offline: Dadurch können Sie an Orten ohne Internetzugang (Tiefgaragen, Tunnel) ungestört und reibungslos dokumentieren. Einzig für die anschließende Datenübertragung an das KEVOX-Hauptsystem benötigen Sie einen Internetanschluss (im besten Fall über einen WLAN-Zugang). In jedem Fall werden Ihre Daten aber nicht an eine Cloud übertragen. Nutzen Sie eine lokale Version, befinden sich die Daten nur auf Ihrem Tablet bzw. PC. Und auch bei der Server-Lösung werden Ihre Projekte nicht an uns übertragen, sondern liegen auf Ihren eigenen Servern. So sind all Ihre Projektdaten vor Dritten geschützt.

Auch Speicherplatz steht in KEVOX reichlich zur Verfügung. Bereits ab der Version KEVOX OFFICE können Sie unendlich viele Projekte abspeichern. Zudem werden in KEVOX sämtliche Vorgänge dokumentiert: Wer hat an dem Projekt gearbeitet? Welche Maßnahmen hat der Zuständige durchgeführt? Wann hat er den Mangel beseitigt? Wurden Arbeiten eventuell wieder rückgängig gemacht? So kann jederzeit eingesehen werden, wer was gemacht hat. Mit KEVOX können Sie vertrauensvoll die mobile Dokumentation angehen – wir haben für Sie an alle Sicherheitsaspekte gedacht.

Der KEVOX Datenschutz im Allgemeinen

Ihre personenbezogenen Daten, Auftragsbestätigungen, E-Mails und Rechnungen speichern wir bei uns nur unter Einhaltung der strengen Datenschutzbedingungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), gültig seit 25.05.2018. Wir sind stetig dabei uns zu verbessern und werden selbstverständlich auch in Zukunft die maximalen Sicherheitsstandards einhalten.

Wenn Sie sich näher darüber informieren möchten, was mit Ihren Daten bei KEVOX passiert, lesen Sie gerne unsere Datenschutzhinweise. Bei weiteren Fragen, die Sie beschäftigen, zögern Sie nicht, uns anzurufen: +49 234 60609990.

Sicher kennen Sie schon die KEVOX Management Software – zuletzt haben wir auf unserem Blog regelmäßig über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten berichtet. Doch KEVOX kann noch mehr. Wissen Sie zum Beispiel, wie die verschiedenen KEVOX Anwendungen, also die Software und die Apps zusammenspielen?
Die KEVOX Gesamtlösung baut auf drei Pfeilern auf: Der KEVOX Managementsoftware, der KEVOX GO App und der KEVOX TaskReport App. Im Folgenden möchten wir Ihnen unsere drei Anwendungen und deren Zusammenspiel noch einmal im Detail vorstellen.

Übrigens: Am Ende des Artikels wartet eine übersichtliche Grafik auf Sie, die die Zusammenhänge der verschiedenen KEVOX Anwendungen einfach und verständlich darstellt.

KEVOX Management Lösung – Umfangreicher Alleskönner in Sachen digitaler Dokumentation

Die KEVOX Management Lösung bildet das Herzstück. Mit der Software, die Sie sowohl auf Ihrem fest installierten Rechner als auch auf Ihrem Tablet-PC anwenden können, haben Sie alle ihre Projekte detailliert im Blick. Lassen Sie uns doch kurz noch einmal die Vorteile der Management Lösung vorstellen: 

• Übersichtliche Standortpläne, in denen Sie die Bauteile an exakt der Stelle im Plan platzieren können, an der sie sich auch im Gebäude finden – so finden Sie alles wieder.
• Umfangreicher Bauteilkatalog: Hier finden Sie jede Menge Bauteile aus verschiedenen Kategorien (Brandschutz, Arbeitssicherheit, SHK, Facility Mangement), die wir bereits für Sie angelegt haben. Es gibt Standardbauteile, die Sie individuell um die Bauteildetails ergänzen können, und herstellerbezogene Bauteile. Bei letzteren haben wir bereits alle Details zum jeweiligen Bauteil des Herstellers für Sie hinterlegt.
• Kein Dokumenten-Chaos mehr: Hinterlegen Sie direkt alle Hersteller-Dokumente (wie z.B. Montage- und Wartungsanleitung) in dem Bauteil. So haben Sie zu jedem Bauteil sofort die passenden Anleitungen parat – ganz ohne langes Suchen.
• Instandhaltungsmanagement: Sie können in KEVOX Prüftermine und -intervalle anlegen und werden so regelmäßig an fällige Prüfungen erinnert. Dank intelligenter Checklisten und Formulare läuft die jeweilige Prüfung ganz unkompliziert ab.

Das sind nur ein paar Auszüge von dem, was die Management Software Ihnen sonst noch zu bieten hat. Lesen Sie hier, welche Vorteile und Funktionen sie beinhaltet. Auf unserer Website können Sie außerdem die verschiedenen Einsatzgebiete der Software kennenlernen – sicher ist Ihres auch dabei.

KEVOX GO App – Mobil dokumentieren mit dem Smartphone

Die KEVOX GO App können Sie sowohl eigenständig als auch in Verbindung mit der KEVOX Management Software nutzen. Sie dient vor allem dazu, vor Ort auf der Baustelle oder während der Begehung ganz praktisch am Smartphone Mängel und andere Informationen aufzunehmen. Bei der Entwicklung war uns wichtig, dass sie vor allem intuitiv und einfach zu bedienen ist. Aus diesem Grund ist die KEVOX GO App weniger umfangreich als die Management Software. Projekt anlegen, Informationen aufnehmen, Bericht abspeichern oder ausdrucken – fertig! So einfach kann es sein, zu dokumentieren.

Eigenständig oder mit der Software

Der Clou an KEVOX GO: Sie können die App sowohl eigenständig als auch in Verbindung mit der KEVOX Management Software nutzen. Letztere Variante eignet sich vor allem, wenn Sie Techniker oder Monteure vor Ort arbeiten haben, die schnell und unkompliziert am Ort des Geschehens Ihre Ergebnisse festhalten müssen – ganz ohne langes Einarbeiten in eine umfangreiche Software. Dank der Schnittstelle können Projektdaten und Einträge zwischen Software und App übermittelt werden. Doch auch ohne die Management Lösung können Sie dank der KEVOX GO App nachhaltig und einfach dokumentieren. Wenn Sie vielleicht zu viel Respekt vor einer umfassenden Softwarelösung haben, eignet sich die KEVOX GO App perfekt als Einstieg.

KEVOX TaskReport App – Aufgabenverteilung leicht gemacht

Im Anschluss schickt er die Einträge an Sie zurück. Ohne weiteren Aufwand werden die erledigten Aufgaben in die KEVOX Managementsoftware übernommen. Der Vorteil für Ihre Dienstleister: Sie haben weniger Schreibarbeit und Dokumentationsarbeit und können die Aufgaben direkt digital abhaken. Der Vorteil für Sie: Sie sparen sich stundenlange Nacharbeit und haben sofort eine lückenlose und nachhaltige Dokumentation der Aufgaben zur Hand.

Im Überblick: Die KEVOX Anwendungen im Zusammenspiel

Sie sehen, KEVOX bietet mit seinen verschiedenen Anwendungen und Modulen für jeden das richtige Tool, um smart mit System zu dokumentieren. Zögern Sie nicht länger und wagen auch Sie jetzt den Schritt in die digitale Dokumentation! Wir beraten Sie gerne: +49 (234) 60609990.

Wir stellen vor: Die KEVOX App für den Brandschutz, Arbeitsschutz, Bau sowie für das Gebäudemanagement und noch mehr Branchen… Dank der TaskReport App digitalisieren Sie Ihren gesamten Dokumentationsprozess, auch in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern.

Lernen Sie im Video die TaskReport App von KEVOX kennen: Mängelmanagement auf dem Handy leicht gemacht

Lernen Sie jetzt die kostenlose KEVOX TaskReport App kennen. Innerhalb eines sicheren Systems dokumentieren Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen oder Subunternehmern Mängel- und Aufgabenerledigungen. Schicken Sie Mängel- und To-Do-Listen aus KEVOX heraus an die App-Nutzer und erhalten Sie die fertige Dokumentation – inklusive Fotos –  zurück. Sparen Sie sich so das manuelle Einpflegen der Daten. Die Software führt alle Aktualisierungen automatisch durch.

Dank der TaskReport App digitalisieren Sie Ihren gesamten Dokumentationsprozess, auch in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern. Das sorgt für maximale Effizienz.

Wir erinnern uns zurück an die Veranstaltung in Graz am 8. April 2016. An unserem Stand zeigten wir den Teilnehmern, wie rechtssicheres Dokumentieren im Brandschutz funktioniert. Die vielen hochwertigen Gespräche auf der BFA-Fachausstellung zeigten uns einmal mehr, dass eine rechtssichere Dokumentation im Brandschutz unabdingbar ist.

Bei der Rechtssicherheit in der Brandschutzdokumentation steckt der Teufel im Detail. Erst bei detaillierten Gesprächen an unserem Stand entdeckten die Besucher der Fachausstellung, was zu einer wirklich rechtssicheren Dokumentation dazugehört und wo die Fallen liegen. Alle Gewinnspielteilnehmer der Veranstaltung sammelten Stempel an den verschiedenen Stationen und besuchten so auch diesen kleinen "Rechtssicherheits-Workshop" am KEVOX-Stand bei Michael Hagelganz. Sieger des Gewinnspiels ist Robert Berger. KEVOX stellte den diesjährigen Hauptpreis des Gewinnspiels, ein Windows-Smartphone für die Nutzung der KEVOX Task-Report App.