Brandschutz Software? Klingt nach Digitalisierung... Das Wort Digitalisierung steht schon längst auf der Wörter-die-einem-zu-den-Ohren-herauskommen-Liste oder?

Dabei ist das doch sehr schade. Digitalisierung kann nämlich richtig viel Spaß machen und Prozesse wirklich vereinfachen. Eine Software oder App zu verwenden, die die klassische Dokumentations-, Verwaltungs- und Formatierungsarbeit abnimmt und dabei noch für mehr Sicherheit in Sachen Brandschutz sorgt, das kann richtig faszinieren. 

Menschen machen Fehler, Software kann helfen, diese zu vermeiden!

• Wer garantiert, dass bei stichprobenartigen Prüfungen, Wartungen und Kontrollen ein Bauteil nicht Jahre lang durch die Lappen geht?
• Wer macht keine Fehler in der Fotozuordnung am Ende der Brandschutzbegehung?
• Wer dokumentiert und archiviert lückenlos und zukunftssicher nach einem für alle verständlichen System?

Die durch die Digitalisierung gewonnene Zeit kann sinnvoller in die Sicherheit der Menschen investiert werden.

Und dann ist da noch die junge Generation. Die, die in ihrer Arbeit "Sinn" erfahren will. Die, die alles anders und vor allem  einfacher erledigen will.

• Wer schreibt schon gerne Handnotizen ab? 
• Wer erstellt gern Fotoberichte in Word und aktualisiert Mängellisten in Excel?
• Wer möchte diesen Job in Zukunft übernehmen, wenn eine Software ihn übernehmen könnte?

Spätestens jetzt wird es also für Verantwortliche im Brandschutz Zeit, sich zu überlegen, wie das Klemmbrett, der Stift und die Kamera im Büro bleiben (oder in die Mülltonne wandern) können.

Wir fassen für Sie die top 17 Gründe zusammen, warum eine  Software im Brandschutz jetzt und in der Zukunft wichtig ist.

1) Grund für eine Brandschutz-Software Nr.1? Menschen schützen und Gefahren, insbesondere Brände vermeiden!

Ganz klar, das höchste Ziel ist es, Brände und andere Gefahren zu vermeiden. Dafür ist eine saubere, nachvollziehbare, stetig fortgeführte Dokumentation aller (Brandschutz-) Mängel unabdingbar. Planansichten, wie es die Softwarelösungen im Brandschutz anbieten veranschaulichen Gefahren besser als jede Mängelliste. So können Gefahrenpotentiale auch besser an Entscheidungsträger vermittelt und demnach defekte Bauteile eher ausgetauscht werden.

Ein anderer nicht zu unterschätzender Effekt ist die flächendeckende Prüfung aller brandschutzrelevanten Einrichtungen. Mithilfe von Software gehen einzelne Bauteile auch bei stichprobenartigen Prüfungen langfristig nicht durch die Lappen.

2) Übersichtliches Management für weniger Kopfschmerz und "Nachhaken" beim Kollegen. 

Brandschutzmängel müssen nicht nur dokumentiert, sondern auch beseitigt werden. Eine schlanke Kommunikation mit den vielen zuständigen Personen erspart dem Verantwortlichen viel Kopfweh, E-Mails und Nachschauen. Besonders eine Brandschutz-Software, die im Team funktioniert, fördert die reibungslose Kommunikation.

Die KEVOX Management Software zum Beispiel, bietet die Möglichkeit Arbeitsaufträge an die Smartphones der Zuständigen zu versenden. Mit der KEVOX TaskReport App dokumentieren Subunternehmer und Zuständige dann völlig kostenfrei ihre Aufgabenerfüllung. Die Ergebnisse werden an den Hauptverantwortlichen zurückgesendet, der diese in sein KEVOX Management System übernimmt. Eine lückenlose Dokumentation entsteht...

3) Attraktivität für die jungen Arbeits- und Fachkräfte, die Sie brauchen.

Die neue Generation hat "keinen Bock" auf händische Schreibarbeit und umständliches "Haben wir schon immer so gemacht". Langsam aber sicher bekleiden die jungen Arbeitskräfte immer mehr Positionen in Ihrem Unternehmen und glauben Sie mir, die Generation weiß, dass die Dokumentation und Berichterstellung besser gehen kann - nämlich digital und automatisch.

4) Schnelle, sichere und stressfreie Nachweise Ihrer Pflichten:

Im Brandfall müssen die Informationen und Nachweise schnell auffindbar und sauber dokumentiert sein, sodass Dritte einen schnellen Überblick des Sachverhaltes bekommen und schnell urteilen können. Klebezettel, andere Zettelwirtschaften oder nicht standardisierte Exceltabellen schaffen das ganz einfach nicht. 

5) Lesbarkeit der Brandschutz-Dokumentation für rechtssichere und vollständige Berichte,

saubere Gefährdungsbeurteilungen und eine sichere Verhütung von Brandschutzmängeln: Können Sie Abends im Büro noch Ihre eigene, geschweige denn die Handschrift Ihres Kollegen lesen, der im schlimmsten Fall schon im Feierabend ist?

6) Transparenz der Informationen für die lückenlose Übergabe bei Krankheitsfällen oder Personalwechsel:

Strukturieren Sie und Ihre Kollegen die Dokumentation und die Informationen alle gleich? Haben Sie ein einheitliches System, bzw. die gleichen Strukturen (online wie offline)? Können Sie darin schnell Zulassungen, Übereinstimmungserklärungen, Montageanleitungen oder Nachweise der letzen Unterweisungen finden?

7) Die durchweg aktuellen Informationen sorgen im Brandschutz für Mündigkeit.

Dank Software werden Sie immer an die Erneuerungen von Zulassungen oder anderen Dokumenten erinnert. Aufgaben-, Tätigkeiten-, Mangeltabellen und vieles mehr werden im Hintergrund ohne Ihr Zutun aktualisiert. Warum noch Verwaltungsaufwand, wenn doch alles automatisch geschehen kann?

8) Tagesaktuelle Listen, die Sie nicht manuell anlegen und pflegen,

sondern nur abarbeiten müssen. Die richtige Software kann Ihnen ein erhebliches Maß an Arbeit einsparen, indem Sie z.B. Instandhaltungslisten nicht selbst anlegen und pflegen müssen. Heute ist es möglich, tagesaktuelle Listen auf Knopfdruck zu erhalten. Das vermeidet auch Fehler, die wir Menschen nun mal ab und zu machen.

9) (Qualitäts-)Standards sind wichtig 

für das Auftreten nach Außen sowie für die unternehmens-interne Kommunikation. Die richtige Software hilft Ihnen, durch Textbausteine und Designvorlagen (Templates), eine einheitliche Struktur Ihrer Berichte zu schaffen.

10) Betreibersicherheit und das Risiko, privat zu Haften.

Verantwortung zu tragen ist wichtig und gerade im Brandschutz wollen wir helfen, Gefahren zu vermeiden. Doch niemand möchte privat haften. Daher ist es wichtig, sich mit einer qualitativ hochwertigen Softwarelösung abzusichern, die automatisch viel mehr "mitdokumentiert" als Sie manuell dokumentieren könnten. Beispielsweise können dank Software Zeitstempel, Benutzer und noch offene Aufgaben festgehalten werden. Durch solche und ähnliche Angaben können Sie Ihre Pflicht jederzeit nachweisen.

11) Immer zu wissen, dass im Falle von Audits (Qualitätsaudits) alle Nachweise einfach und stressfrei erbracht werden können ist ein gutes Gefühl (Stichwort ISO 9001).

​Auch Berufsgenossenschaften kommen gelegentlich vorbei und sehen nach, ob alle Unterweisungen vorgenommen wurden. Mit der richtigen Software sind Sie immer vorbereitet. Als Errichter oder Bauherr zum Beispiel können Sie mit digitalen Formularen alle Unterweisungen technisch nachvollziehbar festhalten.

12) Exceltabellen und Worddokumente sind nur sehr schwer lückenlos zu führen und oft unstrukturiert.

​Spätestens, wenn eine andere Person versucht, Ihre Tabellen und Dokumente nachzuvollziehen kommen Schwierigkeiten auf, da die Logik des einen nicht der des anderen gleicht. Mit der richtigen Software dokumentieren Sie automatisch und lückenlos von der Erstellung eines Gebäudes oder der Einrichtung eines Bauteils bis hin zur Entsorgung.

13) Eine einfache Datensicherung auf eigenen Servern sorgt für ruhigen Schlaf.

Das Thema Datensicherheit würde "sicher" den Rahmen dieses Beitrag sprengen. Belassen wir es also bei dem Stichwort.

14) Mehr Zeit für die Kernkompetenz, für das Wesentliche und weniger Zeit für die Brandschutz-Dokumentation aufwenden.

Warum sollten Sie heutzutage noch Berichte erstellen, wenn eine Maschine, sprich eine Software, das für Sie innerhalb weniger Sekunden übernehmen kann? Es macht Zeit- und Kosten-technisch schlichtweg Sinn, eine Software für die Berichterstellung im Brandschutz einzusetzen.

Verbringen Sie lieber mehr Zeit mit dem, was der Computer nicht kann: Ihr Fachwissen anwenden und somit Menschenleben retten. Dokumentation ist Maschinensache.

15) Nacharbeit im Büro auf ein Minimum reduzieren. 

Egal, wie groß oder wie klein der Umfang Ihrer Berichte ist, eine Software spart Ihnen die Zeit der Nachbereitung fast vollständig ein. Nutzen Sie Ihre Zeit im Rahmen der Sicherung von Menschen besser!

16) Rechtssicherheit.

Eine Benutzerverwaltung sorgt für die notwendige Übersicht bei Teamarbeit. So kann nachgewiesen werden, wer welche Aufgabe wann vergeben hat und wer diese wiederum erledigt hat. Jeder Eintrag ist bei der richtigen Software eindeutig nachvollziehbar. Achtung! Viele Brandschutzlösungen haben ein manipulierbares und vergessendes System, dass keine Rechtssicherheit bietet.

Mehr zum Thema Rechtssicherheit erfahren Sie im Beitrag: "Brandschutzdokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes – Wer ist für Was zuständig?"

17) Einfachheit.

Letztendlich macht eine Brandschutz-Software (im Falle der richtigen Wahl) Ihre Arbeit und damit Ihr Leben einfach leichter und entspannter.

Wie Sie die passende Software und App für Ihre Brandschutz Dokumentation auswählen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Warum denken Sie, dass eine Brandschutzsoftware wichtig ist? 

Sicher kennen Sie schon die KEVOX Management Software – zuletzt haben wir auf unserem Blog regelmäßig über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten berichtet. Doch KEVOX kann noch mehr. Wissen Sie zum Beispiel, wie die verschiedenen KEVOX Anwendungen, also die Software und die Apps zusammenspielen?
Die KEVOX Gesamtlösung baut auf drei Pfeilern auf: Der KEVOX Managementsoftware, der KEVOX GO App und der KEVOX TaskReport App. Im Folgenden möchten wir Ihnen unsere drei Anwendungen und deren Zusammenspiel noch einmal im Detail vorstellen.

Übrigens: Am Ende des Artikels wartet eine übersichtliche Grafik auf Sie, die die Zusammenhänge der verschiedenen KEVOX Anwendungen einfach und verständlich darstellt.

KEVOX Management Lösung – Umfangreicher Alleskönner in Sachen digitaler Dokumentation

Die KEVOX Management Lösung bildet das Herzstück. Mit der Software, die Sie sowohl auf Ihrem fest installierten Rechner als auch auf Ihrem Tablet-PC anwenden können, haben Sie alle ihre Projekte detailliert im Blick. Lassen Sie uns doch kurz noch einmal die Vorteile der Management Lösung vorstellen: 

• Übersichtliche Standortpläne, in denen Sie die Bauteile an exakt der Stelle im Plan platzieren können, an der sie sich auch im Gebäude finden – so finden Sie alles wieder.
• Umfangreicher Bauteilkatalog: Hier finden Sie jede Menge Bauteile aus verschiedenen Kategorien (Brandschutz, Arbeitssicherheit, SHK, Facility Mangement), die wir bereits für Sie angelegt haben. Es gibt Standardbauteile, die Sie individuell um die Bauteildetails ergänzen können, und herstellerbezogene Bauteile. Bei letzteren haben wir bereits alle Details zum jeweiligen Bauteil des Herstellers für Sie hinterlegt.
• Kein Dokumenten-Chaos mehr: Hinterlegen Sie direkt alle Hersteller-Dokumente (wie z.B. Montage- und Wartungsanleitung) in dem Bauteil. So haben Sie zu jedem Bauteil sofort die passenden Anleitungen parat – ganz ohne langes Suchen.
• Instandhaltungsmanagement: Sie können in KEVOX Prüftermine und -intervalle anlegen und werden so regelmäßig an fällige Prüfungen erinnert. Dank intelligenter Checklisten und Formulare läuft die jeweilige Prüfung ganz unkompliziert ab.

Das sind nur ein paar Auszüge von dem, was die Management Software Ihnen sonst noch zu bieten hat. Lesen Sie hier, welche Vorteile und Funktionen sie beinhaltet. Auf unserer Website können Sie außerdem die verschiedenen Einsatzgebiete der Software kennenlernen – sicher ist Ihres auch dabei.

KEVOX GO App – Mobil dokumentieren mit dem Smartphone

Die KEVOX GO App können Sie sowohl eigenständig als auch in Verbindung mit der KEVOX Management Software nutzen. Sie dient vor allem dazu, vor Ort auf der Baustelle oder während der Begehung ganz praktisch am Smartphone Mängel und andere Informationen aufzunehmen. Bei der Entwicklung war uns wichtig, dass sie vor allem intuitiv und einfach zu bedienen ist. Aus diesem Grund ist die KEVOX GO App weniger umfangreich als die Management Software. Projekt anlegen, Informationen aufnehmen, Bericht abspeichern oder ausdrucken – fertig! So einfach kann es sein, zu dokumentieren.

Eigenständig oder mit der Software

Der Clou an KEVOX GO: Sie können die App sowohl eigenständig als auch in Verbindung mit der KEVOX Management Software nutzen. Letztere Variante eignet sich vor allem, wenn Sie Techniker oder Monteure vor Ort arbeiten haben, die schnell und unkompliziert am Ort des Geschehens Ihre Ergebnisse festhalten müssen – ganz ohne langes Einarbeiten in eine umfangreiche Software. Dank der Schnittstelle können Projektdaten und Einträge zwischen Software und App übermittelt werden. Doch auch ohne die Management Lösung können Sie dank der KEVOX GO App nachhaltig und einfach dokumentieren. Wenn Sie vielleicht zu viel Respekt vor einer umfassenden Softwarelösung haben, eignet sich die KEVOX GO App perfekt als Einstieg.

KEVOX TaskReport App – Aufgabenverteilung leicht gemacht

Im Anschluss schickt er die Einträge an Sie zurück. Ohne weiteren Aufwand werden die erledigten Aufgaben in die KEVOX Managementsoftware übernommen. Der Vorteil für Ihre Dienstleister: Sie haben weniger Schreibarbeit und Dokumentationsarbeit und können die Aufgaben direkt digital abhaken. Der Vorteil für Sie: Sie sparen sich stundenlange Nacharbeit und haben sofort eine lückenlose und nachhaltige Dokumentation der Aufgaben zur Hand.

Im Überblick: Die KEVOX Anwendungen im Zusammenspiel

Sie sehen, KEVOX bietet mit seinen verschiedenen Anwendungen und Modulen für jeden das richtige Tool, um smart mit System zu dokumentieren. Zögern Sie nicht länger und wagen auch Sie jetzt den Schritt in die digitale Dokumentation! Wir beraten Sie gerne: +49 (234) 60609990.

Wartungen und Sicherheitsüberprüfungen in Sport- und Turnhallen werden immer häufiger außer Acht gelassen, sei es aus Kostengründen oder weil die Betreiber es nicht besser gewusst haben. Doch eine fehlende Wartung in der Sporthalle kann zu schwerwiegenden Unfällen führen. Die Sichtprüfungen der Hausmeister  reichen in der Regel nicht aus. Viel zu oft bleiben Mängel unerkannt, da sie sich die fehlerhaften Bauteile beispielsweise innerhalb eines Gehäuses befinden. Dies ist vor allem bei Geräteraumtoren der Fall, wie der Sonderdruck „Unfallversicherung aktuell 1/2017“ der Kommunalen Unfallversicherung Bayern Bayerische Landesunfallkasse zeigt. Aber auch Sportgeräte können Gefahren bergen und sollten regelmäßig geprüft werden. Die GUV-SI 8044  regelt die Wartung in Sportstätten, wozu auch Turn- und Sporthallen zählen.

Was müssen Sie in Sportstätten prüfen und kontrollieren?

Zu Sportstätten zählen generell Sporthallen, Sportplätze, Leichtathletikanlagen und Fußballplätze. In erster Linie müssen natürlich die Sportgeräte (wie zum Beispiel Trampoline, Schwebebalken, Kletterwände etc.) ausreichend Sicherheit bieten. In Sporthallen müssen zusätzlich auch die äußeren Gegebenheiten intakt sein, sprich: Böden, Wände, Trennwände und Geräteraumtore. Bei Außensportanlagen kommen dann noch Spielfelder, Laufbahnen sowie Sprung- und Wurfanlagen dazu. Die GUV-SI 8044 gibt dabei genau an, worauf Sie bei den einzelnen Bauteilen und Anlagen achten müssen. Hier heißt es außerdem, dass die Prüfungen periodisch, mindestens einmal jährlich erfolgen sollte. Der genaue Zeitabstand richtet sich aber nach der Festlegung der Gefährdungsbeurteilung.

Wer ist für die Prüfung in Sporthallen zuständig?

Die Prüfungen der einzelnen Bauteile in Sporthallen werden oft nur unzureichend ausgeführt. Die liegt häufig daran, dass die verantwortlichen Betreiber der Sporthallen in der Regel den Schulhausmeister mit der Prüfung beauftragen. Dieser ist durch fehlende Qualifikationen und Hilfsmittel aber nicht in der Lage die Hauptinspektion korrekt durchzuführen. So beschränkt er sich meistens auf eine Sichtprüfung. Vor allem bei Geräteraumtoren kann er aber so zum Beispiel den Verschleiß der Tragseile nicht erkennen und der Austausch von Befestigungsmitteln erfolgt nicht rechtzeitig. Kommt es zu einem Unfall mit Personenschaden, überprüft die Staatsanwaltschaft üblicherweise die Prüfberichte. Bei einer unzureichenden Prüfung kann es passieren, dass der Verantwortliche der Sporthalle strafrechtlich verfolgt wird.

Um dies von vorneherein zu verhindern, sollte dieser sich an der GUV-Richtlinie orientieren. In dieser heißt es, dass der Hausmeister und der Sportlehrer lediglich die Sichtprüfung durchführen dürfen und sollten. Der Sportlehrer oder Trainer ist außerdem dazu befugt und angehalten, die Sportgeräte vor Benutzung auf ihre Funktionsweise hin zu überprüfen. Eine umfassende und detaillierte Inspektion der Geräte und Gegebenheiten in den Sporthallen darf nur eine befähigte Person durchführen. Diese verfügt durch eine entsprechende Ausbildung oder Qualifikation über die notwendigen Fachkenntnisse. Außerdem hat sie die erforderlichen Werkzeuge und Messgeräte sowie die Unterlagen von den Herstellern zu den Geräten zur Hand.

Wie Sie die Dokumentation mit der richtigen Software selbst in die Hand nehmen.

Die GUV-Richtlinie rät dazu, einen lückenlosen Prüfbericht anzulegen bzw. anlegen zu lassen. Neben Datum und Ort der Prüfung werden hier detailliert die Ergebnisse der Prüfung sowie festgestellte Mängel festgehalten. Außerdem muss der Prüfer angeben, wenn er Bedenken gegenüber der weiteren Benutzung der Geräte hat. Desweiteren erhält der Prüfbericht Angaben über notwendige Nachprüfungen, das Datum und die Unterschrift der Prüfers. Mit so einer lückenlosen Dokumentation sind Prüfer und Betreiber - nicht nur im Schadensfall - auf der sicheren Seite.

Mit der KEVOX-Software dokumentieren Sie die Wartung von Sporthallen einfach und digital auf Ihrem Tablet oder mit Ihrem Smartphone. Das Beste ist: KEVOX ermöglicht eine sichere Dokumentation von 0 auf 100 mit einem geleiteten System. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Alle Details zum Sportgerät / zum Geräteraumtor hinterlegen

• Bauteil aus dem umfangreichen KEVOX Katalog aussuchen (z.B. in der Kategorie Spielgeräte oder Tore)
• Bauteil per Drag & Drop in den Plan ziehen
• Alle Details wie Maße, Typ, Werkstoff direkt im Bauteil hinterlegen
• Zusätzlich Herstellerdokumente (Einbau-, Wartungsanleitung, etc.) hinterlegen und immer darauf zugreifen

Instandhaltungstermine für die Sporthallen-Wartung festlegen

• Letzte Wartungs- und Kontrolltermine sowie Prüfintervall im Bauteil festlegen
• KEVOX erkennt automatisch fällige Termine und zeigt diese in der Projektübersicht an
• Fertige Prüfungen setzen Sie ganz einfach über den Aktionsbutton auf "erledigt"
• So ist auch Monate später noch nachvollziehbar, wann welche Prüfung durchgeführt wurde

Intelligente Checklisten helfen bei der Prüfung

• Die Prüfungen an sich können mit individualisierten Checklisten durchgeführt werden
• Arbeiten Sie die einzelnen Prüfungsschritte nach und nach ab
• Aus den mangelhaften Punkten generiert KEVOX automatisch Mängel inklusive Maßnahmen
• Ausgefüllte Checklisten mit Unterschrift versehen und anschließend als PDF verschicken

Alle Beteiligten lückenlos informieren

• Alle notwendigen Berichte (Prüfbericht, Mängellisten, Prüflisten) mit wenigen Klicks ausgeben
• KEVOX bietet Ihnen hierzu viele verschiedene Vorlagen an (als Word-, Excel- oder PDF-Datei)
• Fertige Berichte können Sie direkt ausdrucken oder per E-Mail verschicken
• So sind alle Beteiligten umfassend über den Stand der Dinge informiert

Elektrische Geräte sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Sowohl im Privaten als auch im Betrieb erleichtern Sie uns den Arbeitsalltag. Doch Anlagen und Geräte aus der Elektrotechnik bergen auch immer ein gewisses Sicherheitsrisiko. Aus diesem Grund muss ein Fachbetrieb für Elektrotechnik sie laut DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) regelmäßig prüfen.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, was es mit der DGUV 3 und dem E-Check auf sich hat und wie Sie als Elektrofachkraft KEVOX in diesem Zusammenhang nutzen können.

Welche Gefahren bergen Geräte aus dem Bereich Elektrotechnik?

Dass die Finger nicht in die Steckdose gehören, lernt jedes kleine Kind. Doch welche Gefahren gehen wirklich von elektrischen Geräten aus? Und welche Rolle spielt eine regelmäßige Prüfung der Elektrogeräte dabei?

Neben Elektrogeräten, also allen Geräten im Gebäude, die einen Stecker haben, zählen auch Steckdosen, lose Kabel und Leitungen und Stromkästen zu den Gefahrenquellen. Diese Gefahr kann sich auf verschiedene Art und Weise veräußern. Defekte Elektrogeräte können vor allem bei Blitzeinschlägen zu einem unvorhersehbaren Brand führen und schwerwiegende Folgen haben. Genauso gefährlich sind fehlerhafte Isolationen bei Kabeln oder Geräten in Kombination mit Wasser. (Dass Wasser und Strom keine guten Partner sind, sollte allerdings auch jedem bewusst sein). Eine der häufigsten Gefahren sind aber Kurzschlüsse oder Überspannungen, die von Fehlern in Elektroinstallationen ausgehen und teure Schäden zur Folge haben können - wenn z.B. durch den Kurzschluss ein Brand entsteht).

Aus diesem Grund ist es besonders im Bereich Elektrotechnik wichtig, keine Billiggeräte zu kaufen, sondern auf ein entsprechendes Prüfsiegel zu achten. Außerdem sollten Sie Elektroarbeiten generell lieber einem Fachmann überlassen. Eine regelmäßige Prüfung Ihrer Elektrogeräte schließt außerdem einen Defekt aus, der zu Gefahren und Schäden führen kann.

DGUV 3, BGV A3 oder E-Check - Was ist was?

Der E-Check steht für die anerkannte und normgerechte Prüfung aller elektrischen Anlagen - sowohl im Privatbereich als auch bei Unternehmen. In allen Bereichen, in denen Elektrogeräte zum Einsatz kommen, ist eine regelmäßige Prüfung sinnvoll und notwendig, vor allem in Bezug auf möglichen Schadensersatzforderungen von Seiten der Versicherung. Nichtsdestotrotz ist der E-Check im Privaten nicht verpflichtend. Ganz im Gegenteil zur regelmäßigen Instandhaltung in Unternehmen.

Die gesetzliche Vorschrift DGUV 3 ist verpflichtend für jeden Unternehmer. Sie regelt die Sicherheit elektrischer Anlagen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Früher wurde dies in der BGV A3 festgelegt. Was sich zwischen den beiden Vorschriften geändert hat? Im Prinzip nur der Name. Dies liegt daran, dass sich die Spitzenverbände der Berufsgenossenschaften mit dem öffentlichen Unfallversicherer zu einem gemeinsamen Verband zusammengeschlossen haben, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Inhaltlich sind die Vorschriften exakt identisch.

E-Check - Nur vom Innungsfachbetrieb!

Seit 1996 gibt es den sogenannten E-Check. Er ist das anerkannte Prüfsiegel für elektrische Installationen und darf nur von einem Innungsfachbetrieb für Elektrotechnik durchgeführt werden. Die Prüfung erfolgt strikt nach den Regeln des VDE (Verband der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik) und einem festgelegten Prüfkatalog. Wussten Sie schon? In KEVOX können Sie mit intelligenten Checklisten arbeiten, die erkannte Mängel automatisch generieren.

Auch wenn der E-Check gesetzlich nicht verpflichtend ist, muss der Eigentümer dennoch aufkommen, falls eine Schaden durch defekte Elektroinstallationen entsteht. Als Immobilienbesitzer können Sie am besten mit dem E-Check die eigene Familie oder die Mieter vor Gefahren durch elektrische Geräte ausreichend schützen. Insbesondere beim Kauf oder Verkauf einer Immobilie kann der einwandfreie Zustand der Elektrotechnik im Haus ein schlagkräftiges Argument sein.

Doch nicht nur die Sicherheit spielt eine wichtige Rolle. Beim E-Check kann die Elektrofachkraft auch feststellen, an welchen Stellen im Haus Einsparpotenzial vorhanden ist. So können Eigentümer und Mieter sich nicht nur sicher fühlen, sondern auch Energie einsparen.

DGUV 3 Prüfung für Sicherheit im Betrieb ist verpflichtend

Im Vergleich zum Privatbereich ist die regelmäßige Prüfung von Elektrogeräten bei Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gesetzlich vorgeschrieben. Die Unfallverhütungsvorschrift für "Elektrische Anlagen und Betriebsmittel" war früher unter dem Namen BGVA3 bekannt ("Berufsgenossenschaftliche Vorschrift"). Abgesehen vom Namen hat sich in der Vorschrift inhaltlich allerdings nichts geändert. Ein Unternehmer hat demnach dafür zu sorgen, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel fachgerecht von einer Elektrofachkraft installiert, geändert und instand gehalten werden. Passiert dies nicht und es entsteht ein Schaden, haftet er Unternehmer. Gegenüber dem Gewerbeaufsichtsamt, der Berufsgenossenschat und der Versicherung hat der Unternehmer eine Nachweispflicht, dass er die DGUV 3 Vorschrift eingehalten hat. Die Überprüfung der elektrischen Komponenten im Unternehmen ist immer vor der ersten Inbetriebnahme, nach einer Änderung oder Instandsetzung und in bestimmten Zeitabständen notwendig.

Was wird geprüft?

Bei der DGUV 3 Prüfung unterscheidet der Elektriker zwischen zwei verschiedenen Kategorien: Ortsveränderliche und orstfeste Geräte. Zu den ortsveränderlichen Geräten und Maschinen gehören z.B. die Monitore, Rechner und Drucker im Unternehmen, aber auch Netzteile, Lampen, Kaffeemaschinen und Arbeitsgeräte, die sich an einen anderen Ort bringen lassen (z.B. Bohr- oder Schleifmaschinen). Im Prinzip zählt hierzu alles, was einen Stecker hat und sich leicht von A nach B transportieren lässt. Diese Geräte müssen in der Regel alle 6 bis 12 Monate geprüft werden. Das Intervall richtet sich nach er Fehlerquote, die zuletzt bei Prüfungen erreicht wurde.

Ortsfeste Anlagen wie Schaltschränke, Steckdosen und elektrische Gebäudeinstallationen sowie Maschinen (beispielsweise Fertigungsstraßen, Pressen, Drehbänke etc.) müssen alle 4 Jahre geprüft werden.

Wer prüft wie?

Während den E-Check tatsächlich nur Innungsfachbetriebe durchführen dürfen, ist bei der DGUV 3 Prüfung eine dokumentierte Qualifikation als geschulte Elektrofachkraft ausreichend. Allgemein stehen die Betriebssicherheit und die Leistungsfähigkeit der geprüften Geräte im Vordergrund. Im Detail gibt es drei verschiedene Prüfweisen. Bei der Sichtprüfung werden äußerliche Mängel festgestellt. Die Elektrische Prüfung dient dazu, Widerstände und Ströme mit kalibrierten Messgeräten festzuhalten. Zuletzt stellt die Elektrofachkraft bei der Funktionsprüfung fest, ob das Gerät einwandfrei funktioniert.

Lückenlose Dokumentation schützt vor Schadensersatzansprüchen

Sei es nun beim E-Check oder der DGUV 3 Prüfung: Nach erfolgter Prüfung erstellt die Elektrofachkraft einen Prüfbericht. Dieser beinhaltet neben gerätespezifischen Daten und den Messergebnissen auch den Namen des Prüfers und das Datum der Durchführung. Vervollständigt wird der Bericht durch die Dokumentation der eingesetzten Messgeräte, der Geräteanzahl und der Fehlerquote, sowie durch den nächsten Prüftermin und die Unterschrift der verantwortlichen Person.

Der Prüfbericht gibt somit einen lückenlosen Überblick über den Zustand der geprüften Geräte und kann im Schadensfall oder bei Schadensersatzansprüchen als Nachweis für die Versicherung vorgelegt werden. Außerdem besteht bei Unternehmern die gesetzliche Verpflichtung der Dokumentation für das Gewerbeaufsichtsamt bzw. die Berufsgenossenschaft. Neben dem Versicherungsschutz und der gesetzlichen Verpflichtung schützt eine regelmäßige Instandhaltung aber auch vor hohen Reparaturkosten und Folgeschäden, die wiederum zu unnötigen Ausfallzeiten oder gar einem Produktionsstopp führen können.

KEVOX im Bereich Elektrotechnik einsetzen

Neben dem Einsatz als zuverlässiges Prüf- und Dokumentationswerkzeug kann KEVOX auch andere Aspekte aus dem Bereich Elektrotechnik abdecken. Was genau, lesen Sie hier.

Wo war nochmal die Leitung?

• Einbau von Elektroinstallationen dokumentieren
• Bauteil per Drag & Drop an die entsprechende Stelle im Plan ziehen
• Alle Bauteilinformationen hinterlegen
• Verlegte Leitungen und Steckdosen im Plan verzeichnen
• Smart-home-Lösungen planen und grafisch festhalten

Instandhaltung immer im Blick

• KEVOX zeigt Ihnen die fälligen Instandhaltungstermine an
• Fällige Prüfungen sofort in der Übersicht, im Plan und im Bauteil sehen
•  Erledigte Prüfungen sind auch Monate später mit Datum und Zuständigem nachvollziehbar

Mit intelligenten Checklisten arbeiten

• Checklisten und Formulare im Voraus erstellen oder von uns erstellen lassen
• Die Elektro-Prüfung organisiert und strukturiert Schritt für Schritt durchgehen
• Alle Felder müssen ausgefüllt werden - Sie vergessen nichts während der Prüfung!
• Eingetragene Mängel werden aus der Checkliste heraus direkt als Mangel am Bauteil angelegt
• Den fertigen Prüfbericht geben Sie digital unterschrieben als PDF aus und können ihn weiterschicken

Mängel- und Prüfberichte sofort ausgeben

• In Mängellisten geben Sie die fälligen Einträge aus und an den Zuständigen weiter
• Prüfberichte listen die erledigten Prüfungen übersichtlich auf und zeigen an, wann die nächste Prüfung fällig ist
• Berichte als Word- oder Excel-Datei ausgeben und nachbearbeiten oder als fertige PDF direkt verschicken
• Keine Nacharbeit - die eigene Formatierung der Dateien entfällt vollständig!

Wie Sie in der Elektrotechnik die Instandhaltung per Software sicher dokumentieren (Video)

Passendes Produkt

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Sie sind Immobilienbesitzer, Hausverwalter oder arbeiten in einer Gebäudeverwaltung? Dann müssen Sie sich täglich mit verschiedenen organisatorischen Aufgaben auseinandersetzen. Von der Planung und dem Aufbau eines Objekts, über die Nutzung und Instandhaltung bis hin zur Verwertung müssen in der Immobilienverwaltung viele Stufen berücksichtigt werden. Sie als Betreiber sind in der Pflicht stets den Überblick zu behalten. Nur so können Sie Gefahren für Menschen und Umwelt, die von Ihrer Immobilie ausgehen könnten, möglichst gering halten bzw. vermeiden.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die verschiedenen Aspekte der Immobilienverwaltung ein, in denen die Dokumentation eine Rolle spielt. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der KEVOX Gesamtlösung, also dem Zusammenspiel zwischen Software und Apps, Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

Pflichten des Betreibers und des Verwalter im Immobilienmanagement

Bereits im deutschen Grundgesetz, Artikel 14, ist verankert, dass "Eigentum verpflichtet". Eigentümer eines Gebäudes oder Grundstücks müssen dementsprechend zum Ziel haben, Mensch und Umwelt zu schützen. Die Betreiberverantwortung im Rahmen des Facility Managements wird in der GEFMA Richtlinie 190 genauer beschrieben. Laut GEFMA (German Facility Management Association) ist Betreiber, wer ein Grundstück mit Gebäude im Eigentum besitzt, Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreibt, als Arbeitgeber fungiert oder Arbeitsplätze/-mittel bereitstellt.

Die Aufgaben und Befugnisse eines Immobilienverwalters sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) § 27 geregelt. Ein Verwalter kann von dem Besitzer bzw. den Besitzern einer Immobilie bestellt werden. Das heißt, er ist in der Regel nicht der Eigentümer des Gebäudes, das er verwaltet. Als Hausverwalter ist er unter anderem für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig.

Dokumentationen im Gebäudemanagement und der Immobilienverwaltung

Wie bereits oben erwähnt, gibt es viele Aufgabenbereiche, um die sich ein Immobilienbesitzer oder Hausverwalter kümmern muss. Im Folgenden zeigen wir einige Beispiele auf, in welchen Bereichen die Dokumentation essentiell ist und wie Sie die verschiedenen KEVOX Anwendungen dafür nutzen können.

Neubau oder Modernisierung von Objekten

Als Immobilienverwalter müssen Sie eine Menge von Gebäuden überwachen und im Auge behalten. Gerade wenn ein Objekt neu gebaut oder modernisiert wird, ist es ratsam, die einzelnen Arbeitsschritte zu überwachen und zu kontrollieren. Dank einer lückenlosen Dokumentation können Sie anschließend sicher sein, dass alle Dienstleister die notwendigen Arbeiten zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt haben. Mit KEVOX haben Sie nicht nur Ihre verschiedenen Objekte, an denen gerade gearbeitet wird, im Blick. Zusätzlich können Sie über die KEVOX TaskReport App Arbeitsaufträge an Dritte versenden. Nach der Erledigung erhalten Sie die Informationen über die abgearbeiteten Aufgaben dann direkt in Ihrer KEVOX Managementsoftware.

Zusätzlich ist es hilfreich, während der Bauphase zu dokumentieren, welche Leitungen und Geräte, an welcher Stelle im Gebäude verbaut sind. Nur so können Sie diese bei späteren Arbeiten berücksichtigen und eventuell auftretende Gefahren besser eingeschätzen. Dank der KEVOX Planansicht können Sie die entsprechenden Bauteile direkt im Plan an die Stelle im Gebäude ziehen. So haben Sie auch Monate oder Jahre später noch Ihr Objekt detailliert zur Ansicht.

Instandhaltung und Instandsetzung in Immobilien

Durch eine regelmäßige Instandhaltung soll die Abnutzung am Gebäude oder an Geräten so gering wie möglich gehalten werden. Bei technischen Anlage, wie z.B. Aufzügen und Rolltreppen, ist eine regelmäßige Prüfung gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch Bauteile wie Fassaden, Dachbedeckungen oder Heizung- und Gasanlagen müssen regelmäßig überprüft und ggf. erneuert werden. Durch eine regelmäßige Instandhaltung können Sie Schäden an der Bausubstanz vorbeugen und den Wert der Immobilie weitestgehend erhalten.

Selbstverständlich muss der Eigentümer bzw. Vermieter die notwendigen Prüfung und Behebung der aufgefallenen Mängel nicht persönlich erledigen. In der Regel werden hierzu eigene Handwerker oder Fremdfirmen beauftragt. Mit der KEVOX Software in Verbindung mit der kostenfreien KEVOX TaskReport App haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben digital an Dritte weiterzugeben. Diese arbeiten die Liste ab, nehmen ein Foto von ihrer erledigten Arbeit auf und schicken das ganze an die KEVOX Managementsoftware zurück. So können Sie lückenlos nachvollziehen, wer wann welche Aufgabe erledigt hat. So sind Sie im Schadensfall auf der sicheren Seite, können eine lückenlose Nachweiskette vorlegen und der Versicherungsschutz bleibt erhalten.

Gebäudemanagement und Immobilienverwaltung mit KEVOX Software und Apps

Lernen Sie in den folgenden Schritten die Vorteile und Funktionen der KEVOX Software in Zusammenhang mit den KEVOX Apps kennen.

Alle Pläne immer in der Tasche

• Visualisierung von Gebäuden und Räumen inklusive der vorhandenen Bauteile
• Pläne einfach als PDF oder Bilddatei (JPG, PNG, TIFF, etc.) in KEVOX laden
• Behalten Sie den Überblick: Filterung nach Bauteilarten möglich
• Alle mangelhaften und zu prüfenden Bauteile immer im Blick
• Bauteilinformationen aktualisieren sich automatisch und sind somit immer aktuell

Simple Inventarisierung

• Bestandserfassung des Objekts in wenigen Schritten erledigen
• Inventarlisten aus Excel importieren
• BIM-konforme Inventarnummern angeben oder per Barcode-Scanner erfassen
• Fertige Inventarlisten in wenigen Schritten exportieren und versenden oder ausdrucken

Mit regelmäßiger Instandhaltung den Wert der Immobilie erhalten

• Übersichtliche Darstellung aller Prüfungs-, Wartungs- und Kontrolltermine
• Funktionsbereitschaft technischer Anlagen sicherstellen
• Stabile Bausubstanz und sicheres Gebäude gewährleisten
• Dokumentationspflichten als Betreiber erfüllen
• Aufgaben mit KEVOX TaskReport weitergeben und interne und externe Dienstleister in Prozesse einbinden

Lückenloses Mängelmanagement und Dokumentation beugen Schäden vor

• Gefährliche Mängel frühzeitig erkennen und beheben (lassen)
• Mit einer lückenlosen Berichterstattung auf der sicheren Seite sein
• Nachweis über rechtskonforme Prüfungen im Schadensfall
• Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes

Dokumentationen in der Immobilienverwaltung (Video)

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Weitere KEVOX Themen & Branchen

Aufzüge und Rolltreppen begegnen uns an vielen Stellen und erleichtern vor allem Menschen, die in ihrer Mobilität eingeschränkt sind, den Alltag. Fahrstühle dienen an vielen öffentlichen Orten wie Bahnstationen oder Krankenhäusern der Barrierefreiheit. Rolltreppen sind weniger Pflicht und dafür eher Luxus, um Menschen von der einen in die andere Etage zu befördern.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Prüfung von Aufzügen und Rolltreppen achten müssen, welche Vorgaben es gibt, und schließlich, wie Sie Ihre Instandhaltung von Aufzügen und Rolltreppen mit der KEVOX Software ganz einfach nachhaltig dokumentieren können.

Viele Aufzüge in Deutschland sind mangelhaft

Immer wieder treffen wir auf Aufzüge und Rolltreppen, die defekt und außer Betrieb genommen sind. Dies ist für Menschen mit eingeschränkter Mobilität besonders an Orten wie Bahnhöfen und U-Bahnstationen ärgerlich. Sie haben in dem Fall häufig keine Chance, die Station barrierefrei zu nutzen. Aus diesem Grund sind die Wartung und Instandhaltung von Aufzügen und Rolltreppen notwendig und auch rechtlich vorgeschrieben.

Der TÜV Rheinland hat vor kurzem sogar konkrete Zahlen zu mangelhaften Aufzügen veröffentlicht. So soll in Deutschland 2017 mehr als jeder sechste Aufzug, den der TÜV geprüft hat, Mängel aufgewiesen haben. Rund 2.000 Aufzüge von den über 80.000 mangelhaften wurden sogar still gelegt, da Gefahr für Leib und Leben bestand. Laut Thomas Pfaff, Geschäftsfeldleiter Deutschland bei TÜV Rheinland, liege das vor allem daran, dass die Prüfinhalte in den letzten Jahren umfangreicher und anforderungsgerechter geworden sind.

Prüfung von Aufzügen und Rolltreppen ist Pflicht

Laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist eine wiederkehrende Prüfung verpflichtend für den Betreiber von Aufzügen und Rolltreppen. Wenn er sich nicht um eine regelmäßige Wartung, Instandhaltung und Prüfung kümmert, haftet er auch für mögliche Schäden. Zudem ist der Betreiber in der Pflicht, für ein fehlerloses Notrufsystem zu sorgen. Trotzdem muss er natürlich nicht selbst die Wartung und Instandhaltung durchführen. Es gibt viele Firmen, die auf die Wartung von Aufzügen spezialisiert sind und mit denen in der Regel ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden kann.

Was bei der Aufzugprüfung zu beachten ist

Die Betriebssicherheitsverordnung regelt zusätzlich, dass die Hauptprüfung bei Aufzugsanlagen alle zwei Jahre stattfinden muss. Zwischen zwei Hauptprüfungen müssen zusätzlich Zwischenprüfungen durchgeführt werden.

Der Prüfer oder das Wartungsunternehmen müssen im Sinne der europäischen Wartungsnorm DIN EN 13015 zertifiziert sein, um die Prüfung durchzuführen. Nur so kann der Betreiber sicher sein, dass die Instandhaltung fachgerecht durchgeführt wird.

Unternehmen wie der TÜV oder die DEKRA unterziehen die einzelnen Teile des Aufzuges einer intensiven Prüfung. Hierzu gehören unter anderem das Fahrverhalten, die Funktion der Türen, die Sicherheits- und Nothaltvorrichtungen, sowie das Notfallsystem. Letzteres muss einwandfrei funktionieren, damit Personen, die im Aufzug steckengeblieben sind, nach der Vorgabe innerhalb von 30 Minuten gerettet werden. Zusätzlich besteht seit 2015 eine Plakettenpflicht für Aufzüge. Das heißt, es muss in jedem Fall eine Plakette sichtbar angebracht sein, auf der erkennbar ist, wann die nächste Prüfung ansteht. So können auch Nutzer von Aufzügen sicher sein, dass dieser regelmäßig gewartet wird. Werden Mängel festgestellt, die akut die Sicherheit von Personen gefährden können, muss der Fahrstuhl stillgelegt werden bis der Betreiber die notwendigen Reparaturen veranlasst hat. Anschließend erfolgt eine erneute Prüfung bevor der Aufzug wieder in Betrieb genommen werden kann.

Aufzug ist nicht gleich Rolltreppe

Die vorangegangenen Informationen haben in erster Linie die Prüfung von Aufzügen behandelt. Auch die Instandhaltung von Fahrtreppen, Rolltreppe im Volksmund genannt, ist in der Betriebssicherheitsverordnung geregelt. Allerdings zählen Rolltreppen nicht zu den überwachungsbedürftigen Anlagen – die Prüfpflichten sind dementsprechend weniger umfangreich gestaltet. Aus diesem Grund müssen Unternehmen für die Prüfung von Rolltreppen nicht zwangsläufig zertifiziert sein, auch Sachkundige können diese Aufgabe übernehmen. Nichtsdestotrotz sollten auch diese regelmäßig und gewissenhaft gewartet werden – sie können bei falscher Nutzung oder fehlender Wartung genauso Gefahren für Menschen darstellen wie Aufzüge.

Aufzüge und Rolltreppen mit KEVOX prüfen

Sie sind dafür zuständig, Aufzüge und Rolltreppen regelmäßig zu warten und zu prüfen? Die KEVOX Software erleichtert Ihnen diese Arbeit und Sie können viel Zeit einsparen. Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen Sie Ihnen bietet, wie Sie z.B. erkannte Mängel in wenigen Schritten aufnehmen und Ihre abgeschlossene Prüfung in einem fertig formatierten Bericht ausgeben.

Übrigens: Wenn Ihnen eine umfangreiche Software für den Einstieg zu viel ist, sollten Sie unsere KEVOX GO App kennenlernen. Mit KEVOX GO nehmen Sie Mängel, Informationen, Tätigkeitsnachweise inklusive Text und Foto ganz schnell und einfach mit dem Smartphone unterwegs auf. Die fertigen Berichte können Sie anschließend über Ihr Smartphone ausgeben lassen.

Alle Informationen zu Aufzug und Rolltreppe im Plan wiederfinden

• Bauteile per Drag & Drop in den vorhandenen Gebäudeplan ziehen
• Alle Arten von technischer Gebäudeausrüstung im umfangreichen Bauteilkatalog finden
• Alle Informationen zum Aufzug oder der Rolltreppe direkt im Bauteil hinterlegen
• Prüf-, Wartungs- und Kontrolltermine und -intervalle festlegen

KEVOX erinnert Sie an Ihre Instandhaltungstermine

• Eindeutige Terminübersicht beim Öffnen des Projekts
• Zu prüfende Bauteile im Plan anzeigen lassen
• Keinen wichtigen Prüftermin mehr vergessen und auf der sicheren Seite sein

Effiziente Prüfung mit Checklisten und Mängelerfassung

• Im Voraus eigene Checklisten anlegen, mit denen die Prüfung Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann
• Festgestellte Mängel lassen sich in wenigen Sekunden festhalten
• Textbausteine und Sprachaufnahmen erleichtern die Erfassung
• Ein Beweisfoto lässt direkt aus der Software heraus aufnehmen und wird dem jeweiligen Bauteil zugeordnet

Die Nacharbeit im Büro fällt vollständig weg

• Den fertigen Prüfbericht von Aufzug oder Rolltreppe in wenigen Schritten ausgeben
• Keine Nacharbeit oder Formatierung notwendig
• Bericht über die durchgeführte Prüfung oder die fälligen Mängel direkt an den Betreiber als PDF-Datei weiterschicken
• Alternativ: Protokoll im Word- oder Excel-Format ausgeben und vor Versand bearbeiten

Mit KEVOX ganz einfach die Prüfung von Aufzügen und Rolltreppen dokumentieren (Video) 

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Kein Problem! Besuchen Sie einfach unsere Website oder

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Weitere KEVOX Themen & Branchen

Als Fachmann für den Bereich Sanitär, Heizung, Klima ist man in der Regel den ganzen Tag bei Kunden unterwegs. Gerade bei kleinen Handwerksbetrieben bleibt da die Dokumentationsarbeit häufig aus Zeit- und Kostengründen auf der Strecke. Dabei muss es gar nicht aufwendig und kompliziert sein, die unterschiedlichen Aspekte im SHK-Bereich zu dokumentieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag, warum Sie welche Tätigkeitsnachweise dokumentieren sollten. Bevor wir Ihnen danach im Detail erläutern, wie Sie die KEVOX Lösung für diesen Einsatz nutzen können, haben wir noch einen wertvollen Tipp für Sie. Lesen Sie also aufmerksam. 😉

Die verschiedenen Aufgaben des Anlagenmechanikers für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik

Viele Berufsgruppen beschränken sich auf eine Kernkompetenz. So führen Brandschutzbeauftragte in der Regel Begehungen durch und erstellen Gefährdungsbeurteilungen. Im Bereich Sanitär, Heizung, Klima ist der Aufgabenbereich durchaus vielfältiger. Zunächst bauen die Mechaniker Anlagen aus den verschiedenen Bereichen beim Kunden ein. Nach dem fachgerechten Einbau findet in der Regel eine regelmäßige Kontrolle und Wartung statt. Möchte der Kunde sichergehen, dass diese regelmäßig stattfindet, macht es Sinn, einen Wartungsvertrag abzuschließen. Häufig werden Handwerker aus dem SHK-Bereich aber auch dann erst zu Rate gezogen, wenn bereits etwas kaputt ist. Das heißt, sie beheben Mängel, die andere Gewerke zuvor festgestellt haben - sei es zum Beispiel der Schornsteinfeger oder der Bauleiter.

Einbau von Dusche, Gastherme, Klimaanlage etc.

Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik lässt sich in so gut wie jedem Gebäude finden - egal, ob es nun ein Privathaus oder ein großer Gebäudekomplex ist. Beim Neubau eines Hauses beauftragt der Bauleiter einen SHK-Betrieb, der dann für den Einbau von z.B. Klimaanlagen, Gasthermen, Duschen etc. zuständig ist. Doch auch bei bestehenden Immobilien ist der Modernisierungsbedarf hoch und neue Geräte müssen verbaut werden. Vielleicht möchte der Kunde Energie sparen und investiert dementsprechend in eine neue Heizungsanlage. Oder ein Bad soll barrierefrei umgebaut werden. In jedem Fall spielt es eine Rolle, welches Gerät verbaut wird. Dies dient zum einen dazu, dass der Auftraggeber die ausgeführte Arbeit nachvollziehen kann. Zum anderen erleichtert es zukünftige Wartungsarbeiten, wenn die entsprechende Gerätebezeichnung und im besten Fall auch noch zugehörige Dokumente wie die Montageanleitung bereits dokumentiert sind. Mit KEVOX schaffen Sie das ganz einfach. Wie, lesen Sie weiter unten.

Pflege, Wartung und Instandhaltung im Bereich Sanitär, Heizung, Klima

Ein Verschleiß von Sanitär, Heizung und Klima ist im Laufe der Jahre unumgänglich. Umso wichtiger ist eine regelmäßige Instandhaltung für die einwandfreie Funktion der Bauteile. Gerade im Bereich der Gasheizungen, kann eine nicht ordnungsgemäße Wartung das Leben von Menschen gefährden. Verlässliche SHK-Firmen haben die Wartungstermine Ihrer Kunden im Blick und vereinbaren regelmäßig die entsprechenden Termine im Voraus. Allerdings gibt es keine gesetzliche Regelungen, wie häufig z.B. eine Heizung überprüft werden muss. Empfehlenswert ist eine jährliche Kontrolle, bei der mögliche Mängel aufgenommen oder direkt behoben werden. Im Zuge der Instandhaltung ist das Zusammenspiel von mehreren Gewerken häufig sehr relevant. Bei einer Gastherme prüft z.B. der Schornsteinfeger die Abgaswerte der Anlage. Sind diese zu hoch, kann er im Zweifelsfrei die Gastherme stilllegen bis der Heizungsmonteur den entsprechenden Mangel behoben hat. KEVOX erleichtert das Zusammenspiel von mehreren Gewerken – auch dazu unten mehr.

Reparaturarbeiten nachhaltig dokumentieren

Die Dokumentation der erledigten Arbeiten im Bereich Sanitär, Heizung, Klima dient natürlich auf der einen Seite dazu, die tatsächliche Arbeitszeit des Monteurs festzuhalten. Meistens notiert er dazu den Tätigkeitsnachweis und lässt sich die erledigte Arbeit vom Kunden mit einer Unterschrift bestätigen. Neben der Arbeitszeiterfassung sorgt eine lückenlose Dokumentation der Tätigkeiten auch dafür, dass Monate und Jahre später noch nachvollziehbar bleibt, wann welche Reparaturen an der Anlage durchgeführt worden sind. Lässt sich hierbei zum Beispiel feststellen, dass eine WC-Spülung bereits fünfmal repariert wurde, sollte der Monteur dem Kunden vorschlagen, diese komplett auszutauschen. Ein Austausch oder eine Modernisierung rentieren sich in den meisten Fällen eher als eine erneute Reparatur.

Doch wie kann die Dokumentation bei Sanitär, Heizung, Klima sichergestellt werden?

Viele Firmen haben womöglich nicht die Zeit, vor Ort beim Kunden eine vollständige Dokumentation zu schreiben und bestenfalls zusätzlich noch ein Foto von der erledigten Arbeit aufzunehmen und zuzuordnen. Vielleicht dokumentieren Sie auch bereits, allerdings in erster Linie mit Zettel und Stift. Das hat häufig zur Folge, dass die Formulierungen nicht einheitlich sind, dass der schnell hingeschriebene Text nicht lesbar ist, oder dass mal ein Blatt Papier verloren geht.

Es braucht also ein Tool, das alle notwendigen Funktionen (Texte, Fotos, Projektzuordnung) vereint und möglichst schnell auch die fertigen Berichte ausgeben kann. Mit KEVOX haben Sie dieses Tool gefunden! Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Dokumentationen für Sanitär, Heizung, Klima einfach und effizient erledigen.

Dokumentationen im SHK-Bereich mit App und Software - KEVOX ist Ihr Werkzeug

Nachvollziehen, welche Geräte eingebaut wurden

• Im umfangreichen Bauteilkatalog stehen viele Geräte bereits als Auswahl zur Verfügung - herstellerneutral und herstellerbezogen
• Spezifische Bestimmung des Geräts: Alle Details zum Bauteil erfassen
• Kein langes Suchen mehr: Wichtige Dokumente wie Montage- und Wartungsanleitung direkt im Bauteil hinterlegen
• Bauteile per Drag & Drop genau dort im Plan platzieren, wo es sich auch im Gebäude befindet

Instandhaltungstermine immer im Blick

• KEVOX weist Sie in der Projektübersicht auf offene Termine hin
• Zu prüfende Bauteile im Plan werden mit einem (P) gekennzeichnet
• Erledigte Prüfungen können Sie schnell im System erfassen
• Auch Wochen oder Monate später kann der letzte Wartungstermin nachvollzogen werden

Festgestellte Mängel in wenigen Schritten aufnehmen

• Für Mängel, die nicht direkt während der Prüfung behoben werden können
• Mit Textbausteinen, Fotos und Fristen den Mangel in nur wenigen Schritten aufnehmen
• Zuständigkeiten zuweisen und Gefährdung festlegen

Mängelbeseitigung und Reparaturarbeiten nachhaltig dokumentieren

• Tätigkeitsnachweise zu dem entsprechenden Bauteil erfassen
• Alle eingegebenen Einträge als fertigen Bericht ausgeben lassen
• Die PDF-Datei vor Ort direkt vom Kunden digital unterschreiben lassen
• Alternativ: Den fertigen Bericht per Mail an den Kunden oder ins Büro schicken

Sie haben bis hierher gelesen? Super! Denn jetzt kommt Ihr wertvoller Tipp!

Nun haben Sie einen ersten Einblick über die Dokumentation im SHK-Bereich bekommen. Gleich können Sie sich noch unser aktuelles Video zu dem Thema Sanitär, Heizung, Klima anschauen.

Vorher haben wir aber noch einen wertvollen Tipp für Sie!

Gerade, wenn Sie häufig beim Kunden vor Ort unterwegs sind, wenig Zeit haben und ein ganz einfaches Tool brauchen, um Mängel und Tätigkeitsnachweise aufzunehmen, bieten wir Ihnen eine Alternative zur umfangreichen KEVOX Software: Nutzen Sie die KEVOX GO App als Einstiegstool. So können Sie auf dem Smartphone ganz einfach die notwendigen Informationen festhalten und direkt als Bericht ausgeben.

Wissen Sie, was daran das beste für Sie ist? KEVOX GO können Sie komplett kostenfrei testen!

Na, haben wir Sie neugierig gemacht? Dann informieren Sie sich hier über KEVOX GO, laden Sie die App aus Ihrem Appstore runter und legen Sie direkt los!

Aber vergessen Sie nicht, sich noch unser SHK-Video anzuschauen. 😉

Sanitär, Heizung, Klima einfach und schnell dokumentieren (Viedo)

Passendes Produkt

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Weitere KEVOX Themen & Branchen

Intakte Feuerschutztüren sind ein wichtiger Bestandteil des Brandschutzes. Oft mangelt es jedoch gerade bei Feuerschutztüren an Sorgfalt: Nicht durchgeführte Wartungen, falscher Einbau, das "Aufkeilen"...

Laut unseres Interviewpartners ist es ein reiner Glücksfall, dass es nicht öfter zu Personenschäden aufgrund von Mängeln an Feuerschutztüren kommt. Josef Faßbender, seit 2014 hauptberuflich als vereidigter Sachverständiger vor allem im Bereich Metallbau und vorbeugender Brandschutz tätig, gibt im Video Tipps, worauf Sie bei Feuerschutztüranlagen achten müssen. Wir haben seine wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.

Worauf muss ich in Bezug auf Feuerschutztüren achten?

Türen sind in jedem Gebäude vorzufinden, Betreiber eines großen Betriebs haben jedoch meist keine Ahnung, welche Anforderungen eine Tür erfüllen muss. Was müssen Sie generell beachten? „Die jeweiligen Nutzer müssen ihre Ansprüche definieren, damit der Monteur das richtige Türelement aussuchen kann“, erklärt Faßbender. Das Brandschutz- und Fluchtwegkonzept spielt ebenso eine wichtige Rolle wie die Anforderungen an Sicherheit. All diese Dinge müssen in einer Türanlage zusammengeführt und gemeinsam konzipiert werden.

Daher rät Faßbender, dass Sachverständige am besten bereits während der Planungsphase hinzugezogen werden. Viele Bauteile, die Sie erst im Nachhinein nachrüsten, enden oft in unsachgemäßen Reparaturen. Mitunter kann es passieren, dass Nachrüstungen zum Erlöschen der Zulassung führen. Die beschädigten Elemente müssen letztendlich ausgetauscht werden, was bei der Planung oder bei einer baubegleitenden Qualitätskontrolle vielleicht hätte anders gelöst werden können.

Die Dokumentation der Feuerschutztüren ist wichtig.

Ein ebenso wichtiges Thema ist seiner Meinung nach der Punkt Dokumentation, der vor allem im Bereich Zulassung von großer Bedeutung ist. Hier sieht Faßbender großes Verbesserungspotential. Der Monteur müsste bereits bei der Montage die Montageanleitung sowie Zulassung auf der Baustelle vorliegen haben. Dies treffe Faßbender jedoch leider in den allerwenigsten Fällen an. „Der Dokumentationsprozess beginnt bei der Bestellung, geht über die Anlieferung bis hin zur Abnahme und zur spätere Prüfung und Wartung“, macht der Sachverständige klar.

Der Monteur selbst beschäftige sich laut Faßbender leider im Großen und Ganzen nicht mit der Dokumentation. Es sei auch nicht seine Aufgabe. Diese bestünde vielmehr darin, das Element  vor Ort zulassungskonform zu montieren. Hierfür müsste er die Dokumente aber auf der Baustelle vorliegen haben oder sich sehr gut mit dem Produkt auskennen. Eine Türanlage ohne eine Zulassung, Montageanleitung oder einer Übereinstimmungserklärung sei keine ordnungsgemäße Dokumentation und ist somit nicht zugelassen. Sein Rat: Als Betreiber müssten Sie darauf achten, dass Sie die Unterlagen vom Monteur wiederbekommen, damit diese im Versicherungsfall vorliegen. So kann auch eine ordnungsgemäße Prüfung und Wartung durchgeführt werden. Schließlich könne der Prüfer der Türanlage diese nur dann ordnungsgemäß prüfen und warten, wenn er die richtigen Unterlagen vorliegen habe.

Sehen Sie jetzt das volle Interview über die Dokumentation von Feuerschutztüren mit Experte Faßbender (Video)

Wie Sie die Dokumentation bei Türen und Toren ganz einfach mit KEVOX erledigen können, lesen Sie in dem Blogbeitrag "Türen und Tore – Dokumentation von Einbau und Instandhaltung".