Viele Prüfungen und Instandhaltungstermine, besonders im Bereich Arbeitssicherheit, müssen regelmäßig stattfinden. Wäre es da nicht schön, wenn es eine  Lösung gäbe, mit der Sie Checklisten für Prüfungen und Wartungen digital ausfüllen können? Und die zusätzlich eine Mängelliste für Sie führt? Ganz automatisch, ohne große Nacharbeit? Wir haben diese Lösung für Sie gefunden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie eine einfache Lösung Ihnen den Instandhaltungsalltag um ein vielfaches erleichtern kann.

Regelmäßige Prüfungen, Wartungen und Kontrollen bedeuten Mehrarbeit

Bisher waren Instandhaltungen und Prüfungen immer mit einer Menge Vor- und Nacharbeit verbunden. In der Regel müssen Sie im Voraus aufwendig Checklisten für die Prüfung in Word und Excel erstellen. Vor Ort füllen Sie diese möglicherweise analog auf dem Klemmbrett aus. In diesem Fall müssen Sie die ausgefüllte Checkliste im Nachhinein noch manuell digitalisieren, sprich einscannen oder vielleicht sogar in den PC eintippen. Doch auch wenn Sie Ihre Word- oder Excel-Datei direkt am Tablet ausfüllen, müssen Sie manuell noch eine Mängelliste führen, aus der hervorgeht, was Sie bei der Prüfung zu beanstanden haben.

Vergessen Sie diese zeitraubenden Arbeiten. Die Dokumentationssoftware KEVOX übernimmt diese Schritte für Sie.

Digitale Checklisten übernehmen die Arbeit für Sie

In KEVOX können Sie digitale Checklisten hinterlegen, mit denen Sie effizient sämtliche Bauteile überprüfen können. Im selben Arbeitsschritt nimmt die Checkliste Mängel auf und verteilt automatisch Maßnahmen an die zuständigen Personen. Ja, richtig gelesen: Sie füllen die Checkliste aus, der Rest geschieht automatisch im Hintergrund. Wissen Sie jetzt, warum wir unsere Checklisten als „intelligent“ bezeichnen? Einmal angelegt, können Sie eine Checkliste in jedem Projekt verwenden. So können Sie gerade im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, aber auch in Bereichen wie Brandschutz oder als Metallbauer schnell und zugleich nachhaltiger dokumentieren. Wer Checklisten ausfüllt und daraus auf Aufgaben schließt, die verteilt werden müssen, hat mit KEVOX seine optimale Lösung und Arbeitserleichterung gefunden.

Noch einmal langsam. Wie geht das? 

Einmal angelegt stehen die digitalen Checklisten und Formulare für Prüfungen, Wartungen, Kontrollen und Unterweisungen immer bereit.

Auf dem Bauplan sehen Sie direkt, für welches Bauteil eine Prüfung ansteht. Zunächst wählen Sie vor Ort auf dem Tablet-PC das Bauteil aus oder identifizieren es per Barcodelesegerät. Im Anschluss können Sie das für Ihre Zwecke entsprechende digitale Formular (die Checkliste) auswählen und die einzelnen Prüfungspunkte abarbeiten. Dies kann im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit zum Beispiel die Frage sein, ob die Sichtprüfung in Ordnung oder ob bei einer Tür das Schloss vorhanden ist. Die ausführliche Checkliste beinhaltet neben allgemeinen Detailinformationen zum Bauteil auch einen Maßnahmenkatalog. Sollten Sie am Bauteil einen oder mehrere Mängel finden, werden diese inklusive der Gefährdungsstufe, der Frist und des Status in KEVOX dokumentiert und in das Bauprojekt aufgenommen. Wählen Sie die passende Maßnahme aus – fertig ist die lückenlose Dokumentation. Auf diese Weise können Sie auch noch nach Jahren die einzelnen Schritte sowie die verschiedenen Maßnahmen, die am Bauteil bzw. innerhalb des gesamten Bauprojekts vorgenommen wurden, nachvollziehen.

Die digitale Checkliste, das digitale Formular erkennt beim Ausfüllen automatisch Mängel und Maßnahmen und fügt diese Ihrer To-Do Liste hinzu.

Bei der Arbeit mit Checklisten besteht häufig das Problem, dass aufgrund unterschiedlicher Fragestellungen kein eindeutiges Ergebnis erzielt wird. Einige Fragen werden mit Ja, andere wiederum mit Nein beantwortet. Dementsprechend werden Aufgaben und Mängel oft nicht direkt erkannt. Eine Zuordnung ist häufig schwierig. Mit KEVOX besteht dieses Problem nicht. Sie können auf einen Blick die verschiedenen Aufgaben und Mängel identifizieren, die die Checkliste automatisch generiert hat. Sollte die Checkliste einmal nicht vollständig ausgefüllt sein, macht KEVOX Sie darauf aufmerksam. So kann Ihnen auch kein Punkt durch die Lappen gehen. Generell stehen Ihnen verschiedene Checklisten zu unterschiedlichen Themen zur Verfügung. Sie können jedoch auch eigene Vorlagen erstellen bzw. von uns erstellen lassen. Die abgearbeitete Checkliste können Sie abschließend mit einer einfachen oder mehrfachen Unterschrift versehen und als PDF verschicken.

Wie Sie Prüfungen mit digitalen Checklisten in KEVOX durchführen (Video)

Sehen Sie im Video, wie Sie in KEVOX Wartungen und Prüfungen sehr effizient und Schritt für Schritt durchführen können – dank intelligenter Checklisten!

Abschottungen sind ein wichtiges Thema im vorbeugenden Brandschutz. Sind viele verschiedene Gewerke am Bau beteiligt, geht die Übersicht schnell mal verloren. Wo genau habe ich mein Schott verbaut? Um was für eine Art von Brandschott handelt es sich? Liegt die Übereinstimmungserklärung vor? Alle diese Fragen lassen sich anhand einer lückenlosen Dokumentation nachvollziehen.

Dieser Blogeintrag erklärt in Kürze, was Brandabschottungen sind und warum eine lückenlose Dokumentation wichtig ist. Außerdem lernen Sie, wie man in der KEVOX Software Schotten anlegt, Mängel erfasst und anschließend gesammelte Berichte für die Schottdokumentation ausgibt. Als Bonus finden Sie am Ende des Artikels außerdem unser neuestes „KEVOX - einfach erklärt“ - Video.

Was sind Abschottungen und wozu dienen sie? 

Bei Brandschotten oder Brandabschottungen handelt es sich um feuerwiderstandsfähige Bauteile. Diese dienen dazu, Wände und Decken gegen Feuer und Rauch abzudichten. Im Falle eines Brandes soll so das Feuer auf einen Brandabschnitt begrenzt werden, um den Brandschaden so gering wie möglich zu halten. Das Brandschott muss dabei den gleichen Feuerwiderstand wie die übrigen Bauteile (Wände, Decken, Türen) aufweisen.

Ein kleines Beispiel: In dem entsprechenden Brandabschnitt sind F90-Wände verbaut. Diese halten ein Feuer bis zu 90 Minuten ab. Das eingebaute Brandschott muss dementsprechend ebenfalls eine aus der Kategorie S90 sein, damit der Brand nicht früher austritt.

Brandschott ist nicht gleich Brandschott

Es existieren verschiedene Systeme für Brandschotten. Rohrschottungen unterscheiden sich in der Art des verbauten Rohres. Handelt es sich um ein brennbares Rohr, kommen Rohrmanschetten oder Bandagen zum Einsatz, die um die Rohre gelegt werden. Diese enthalten einen bestimmten Baustoff, der sich bei Hitze ausdehnt. So wird sichergestellt, dass sich das Feuer oder der Rauch nicht in den nächsten Brandabschnitt ausbreitet.

Die verschiedenen Systeme bei Kabelschottungen sind abhängig von Bauart und Dicke der Wand bzw. Decke. Hier gibt es Schottvarianten aus Mineralfaser oder Mörtel oder aber auch sogenannte Brandschutzkissen, Brandschutzschäume, Kabelboxen und vieles mehr.

Warum muss ich Schottungen dokumentieren? 

Bei dem Einbau von Brandabschottungen ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Bei dem Neu- oder Umbau von Gebäuden sind in der Regel mehrere verschiedene Gewerke beteiligt. Damit der Bauleiter alles im Blick behält, muss der Installateur der Brandschotten nachhalten können, wo er welche Abschottungen eingebaut hat. In der Regel wird dabei ein Vorher-/Nachher-Foto von beiden Seiten festgehalten. Beim Einbau sind in jedem Fall die Zulassungsbestimmungen zu berücksichtigen. Dort ist explizit festgehalten, was beim Einbau des Brandschotts beachtet werden muss. Mit einer Übereinstimmungserklärung bestätigt der zuständige Installateur seinem Auftraggeber dann, dass er das Brandschott gemäß der betreffenden Zulassung eingebaut hat. Dadurch macht er sich für die Funktion des Schotts verantwortlich und kann zur Rechenschaft gezogen werden.

Nach dem Einbau werden regelmäßig Prüfungen der Brandschotten durchgeführt. Hierbei stellt der Prüfer zum Beispiel fest, dass der Durchbruch nicht richtig verschlossen worden ist. Er hält diesen Mangel fest und beauftragt den Installateur wiederum, ihn zu beheben. Wann genau dieser Mangel von wem und in welcher Weise behoben wurde, muss ebenfalls festgehalten werden. Nur so ist im Nachhinein eine lückenlose Nachweiskette gewährleistet.

Die richtige Brandschott-Kennzeichnung nicht vergessen!

Neben der Übereinstimmungserklärung des Herstellers ist eine Kennzeichnung am Brandschott selbst unerlässlich. Anhand des Schildes, das neben dem Schott angebracht wird, kann später nachvollzogen werden, welches Schottsystem verbaut worden ist. Ohne diese Kennzeichnung ist eine mögliche Nachbelegung des Schotts nicht mehr möglich. Die Kennzeichnung muss den Hersteller, das Herstellerjahr und die Zulassungsnummer sowie den Namen des Errichters (also der ausführenden Firma) enthalten. Ebenfalls ist es ratsam die Widerstandsdauer des Schotts anzugeben. Übrigens: Bei Schottungen, die nach einem bauaufsichtlichen Prüfungszeugnis (AbP) oder einer bauaufsichtlichen Zulassung (AbZ) errichtet werden, ist diese Kennzeichnung verpflichtend!

Wie dokumentiere ich Brandabschottungen mit KEVOX?

Alles im Blick: Schottungen im Bauteilplan anlegen

• Katalog-Symbol an die entsprechende Stelle in der Planvorlage ziehen
• Aus dem umfangreichen Bauteilkatalog unter „Schott“ ein Standard-Bauteil oder ein herstellerbezogenes Bauteil auswählen
• Details wie Hersteller, Zulassungsnummer, Maße, Schotttyp etc. eintragen (bei den herstellerbezogenen Schottungen sind diese Informationen bereits ausgefüllt)

Da stimmt etwas nicht: Mängel aufnehmen

• Schott im Bauplan auswählen und „erfassen“ klicken
• Textbaustein zum entsprechenden Mangel wählen – die entsprechende Maßnahme ist bereits ausgefüllt
• Alternativ: Eigenen Text und Maßnahme verfassen oder Textbausteine anpassen
• Direkt mit der Software ein Foto vom Mangel aufnehmen oder vorhandenes Foto aus Datei wählen

Lückenlose Dokumentation: Details ergänzen, Berichte generieren, Übereinstimmunsgerklärung ausdrucken

• Bauteil im Plan öffnen, um weitere Details zur Schottung zu ergänzen – z.B. ein Vorher- und Nachher-Foto des Einbaus (Foto direkt aufnehmen oder aus Datei auswählen)
• Im Menü links zu „Berichte“ gehen
• Zeitraum „von ... bis ...“ festlegen und die entsprechende Druckvorlage für Schotten auswählen
• Tabellenübersicht zeigt die Schottungen an, die im Bericht enthalten sein werden
• Im Bericht enthalten sind alle Details zu den verbauten Schottsystemen, sowie die erfassten Mängel
• Übereinstimmungserklärungen finden Sie in der KEVOX Premium-Version ebenfalls im Bauteil selbst unter „Formulare“
• In der interaktiven PDF-Datei können Sie den Fragenkatalog abhaken und mit Ihrer Unterschrift versehen

Wie genau Sie in der KEVOX Management Software Ihre Brandschottungen dokumentieren können, sehen Sie außerdem in unserem neuen „KEVOX - einfach erklärt“ - Video.

Ein kompletter Blogbeitrag nur über Feuerschutztüren? Auch scheinbar unwichtige Gegenstände wie Türen und Toren, denen nur wenig Beachtung geschenkt wird, können bei unsachgemäßem Einbau oder fehlender Fehlerbehebung Schäden nach sich ziehen. Die mangelnde Sorgfalt, die Feuerschutztüren oft anheimfällt, sowie nicht durchgeführte Wartungen von Feuerschutztüren sind leider immer wieder anzutreffen. Es ist reiner Glücksfall, dass es nicht öfter zu Personenschäden kommt. Josef Faßbender, seit 2014 hauptberuflich als vereidigter Sachverständiger vor allem im Bereich Metallbau und vorbeugender Brandschutz tätig, gibt im Video Tipps, worauf Sie bei Feuerschutztüranlagen achten müssen. Wir haben seine wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.

Worauf muss ich alles achten?

Türen sind in jedem Gebäude vorzufinden, Betreiber eines großen Betriebs haben jedoch meist keine Ahnung, welche Anforderungen eine Tür erfüllen muss. Was müssen Sie generell beachten? „Die jeweiligen Nutzer müssen ihre Ansprüche definieren, damit der Monteur das richtige Türelement aussuchen kann“, erklärt Faßbender. Das Brandschutz- und Fluchtwegekonzept spiele ebenso eine wichtige Rolle wie die Anforderungen an Sicherheit. All diese Dinge müssen in einer Türanlage zusammengeführt und gemeinsam konzipiert werden.

Daher rät Faßbender, dass Sachverständige am besten bereits während der Planungsphase hinzugezogen werden. Viele Bauteile, die Sie erst im Nachhinein nachrüsten, enden oft in unsachgemäßen Reparaturen. Mitunter kann es passieren, dass Nachrüstungen zum Erlöschen der Zulassung führen. Die beschädigten Elemente müssen letztendlich ausgetauscht werden, was bei der Planung oder bei einer baubegleitenden Qualitätskontrolle vielleicht hätte anders gelöst werden können.

Auf keinen Fall die Dokumentation vergessen!

Ein ebenso wichtiges Thema ist seiner Meinung nach der Punkt Dokumentation, der vor allem im Bereich Zulassung von großer Bedeutung ist. Hier sieht Faßbender großes Verbesserungspotential. Der Monteur müsste bereits bei der Montage die Montageanleitung sowie Zulassung auf der Baustelle vorliegen haben. Dies treffe Faßbender jedoch leider in den allerwenigsten Fällen an. „Der Dokumentationsprozess beginnt bei der Bestellung, geht über die Anlieferung bis hin zur Abnahme und zur spätere Prüfung und Wartung“, macht der Sachverständige klar.

Der Monteur selbst beschäftige sich laut Faßbender leider im Großen und Ganzen nicht mit der Dokumentation. Es sei auch nicht seine Aufgabe. Diese bestünde vielmehr darin, das Element  vor Ort zulassungskonform zu montieren. Hierfür müsste er die Dokumente aber auf der Baustelle vorliegen haben oder sich sehr gut mit dem Produkt auskennen. Eine Türanlage ohne eine Zulassung, Montageanleitung oder einer Übereinstimmungserklärung sei keine ordnungsgemäße Dokumentation und ist somit nicht zugelassen. Sein Rat: Als Betreiber müssten Sie darauf achten, dass Sie die Unterlagen vom Monteur wiederbekommen, damit diese im Versicherungsfall vorliegen. So kann auch eine ordnungsgemäße Prüfung und Wartung durchgeführt werden. Schließlich könne der Prüfer der Türanlage diese nur dann ordnungsgemäß prüfen und warten, wenn er die richtigen Unterlagen vorliegen habe.

Sehen Sie jetzt das volle Interview über die Dokumentation von Feuerschutztüren mit Experte Faßbender (Video)

Wie Sie die Dokumentation bei Türen und Toren ganz einfach mit KEVOX erledigen können, lesen Sie in dem Blogbeitrag "Türen und Tore – Dokumentation von Einbau und Instandhaltung".

Immer wieder berichten wir hier von Kunden, die bereits Erfahrungen mit KEVOX gemacht haben: Die HEINZL Brandschutztechnik GmbH bietet Brandschutz aus einer Hand. Dazu gehört die Planung, Ausführung, Wartung und natürlich die vollständige Dokumentation. Vor allem für die Dokumentation im vorbeugenden Brandschutz setzt das Unternehmen seit Oktober 2015 auf die KEVOX Management Software. Wir waren im Interview mit Diplom-Betriebswirt Alexander Heinzl, Geschäftsführer und zertifizierter Brandschutzbeauftragter. Er hat uns verraten, wie er auf die Software aufmerksam geworden ist und was ihn an KEVOX begeistert. Außerdem lesen Sie in der Erfolgsgeschichte, warum sich der Arbeitsaufwand für ihn halbiert hat.

Die vollständige Erfolgsgeschichte finden Sie hier.

Montagabend, 15. Januar 2018. Es ist weit nach Feierabend, gegen 22:30 Uhr. Michael Hagelganz, Inhaber von KEVOX, sitzt zu Hause auf dem Sofa, als zu später Stunde noch eine E-Mail auf seinem Smartphone eingeht. Absender: FeuerTRUTZ. Betreff: Ihre Bewerbung zum Produkt des Jahres 2018.

Das wird doch nicht etwa…?

Am nächsten Morgen im KEVOX-Büro im Exzenterhaus in Bochum. Gegen 9 Uhr wird kurzerhand ein Meeting einberufen. Der Sekt steht bereit und Michael verkündet die große Neuigkeit.

„Unsere KEVOX GO App ist von der FeuerTRUTZ zum Brandschutz-Produkt des Jahres 2018 ausgezeichnet worden!“

Stille. Ungläubigkeit. Und dann unglaubliche Freude!

Dass es zunächst keiner im Team so recht glauben kann, kommt nicht von ungefähr. Schließlich wurde die KEVOX Managementsoftware bereits 2014 ebenfalls zum Produkt des Jahres ausgewählt. Und dass eine Firma zweimal diese Auszeichnung bekommt, passiert in der Regel sehr selten.

Doch wie genau kam es eigentlich dazu? Bereits im November letzten Jahres lag dem FeuerTRUTZ Magazin, der Fachzeitschrift für den Brandschutz, eine Sonderbeilage bei. Dort wurden die Produkte vorgestellt, die in den Kategorien anlagentechnischer, baulicher und organisatorischer Brandschutz eingereicht worden waren.

Bei der anschließenden Online-Abstimmung durch die Leserinnen und Leser der FeuertTRUTZ und der Bewertung durch die Fachjury konnte sich die KEVOX GO App schließlich gegen fünf andere Produkte in der Kategorie organisatorischer Brandschutz als Gewinner durchsetzen.

Vergangenen Montag war es dann endlich soweit. Das gesamte KEVOX-Team hatte sich und die Büros im Exzenterhaus herausgeputzt und empfing voller Vorfreude Herrn Oster und Herrn Gesellchen von der FeuerTRUTZ Network GmbH zur feierlichen Preisübergabe.

Der Himmel über Bochum bescherte uns an diesem Tag schönsten Sonnenschein, sodass auch die offiziellen Fotos für das FeuerTRUTZ Magazin sich auf jeden Fall sehen lassen können. Einblicke von diesem Tag finden Sie übrigens in unserem neuesten Video auf YouTube (s. unten). Nach einem Gruppenfoto mit Urkunde und Trophäe für unseren Facebook-Account standen uns die beiden Herren von der FeuerTRUTZ noch für einige interessante Gespräche zur Verfügung. „Das Brandschutz-Produkt des Jahres ist kein Preis, der von uns an ein bestimmtes Unternehmen vergeben wird, das wir bestimmen“, betonte Herr Oster in diesem Zusammenhang noch einmal. „Die Auszeichnung zeigt auch, dass Sie die Marktteilnehmer, also unsere Leserinnen und Leser, überzeugt haben.“

Der Tag war auf jeden Fall in jeglicher Hinsicht ein voller Erfolg. Wir sind sehr stolz, dass nun zwei Trophäen der FeuerTRUTZ unser Regal im Büro schmücken, und bedanken uns recht herzlich für Ihr Vertrauen, das uns diesen Preis erst ermöglicht hat.

Wenn Sie sich nun auch selbst vom Produkt des Jahres im organisatorischen Brandschutz überzeugen lassen wollen, freuen wir uns, Sie am 21. und 22. Februar auf der FeuerTRUTZ Messe in Nürnberg begrüßen zu dürfen. Sie finden uns in der Halle 10.0 am Stand 309. Dort können Sie sowohl die Managementsoftware als auch die KEVOX GO App live vor Ort kennen lernen.

Sie haben noch kein Ticket für die FeuerTRUTZ Messe? Kein Problem, wir haben noch einige wenige Freikarten zu vergeben. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@kevox.de. Wir freuen uns auf Sie!

Das Sachverständigenbüro Peter Wildberger ist als öffentlich bestellt und vereidigter Sachverständiger im Metallbau tätig. Arbeitsschwerpunkt ist die Prüfung von Brandschutztüren, -toren und -schranken.  Seit Januar 2017 hat das in Frankfurt am Main ansässige Unternehmen hierfür KEVOX in Form einer Server- sowie zweier PC-Lizenzen im Einsatz. In unserer exklusiven Kundengeschichte berichtet Abteilungsleiter Matthias Epp über die Anfänge der Zusammenarbeit, warum er sich für KEVOX entschieden hat, bei welchen Arbeiten er dank der mobilen Dokumentation Unterstützung erhält und was er an der Software am meisten schätzt.

DIE VOLLSTÄNDIGE ERFOLGSGESCHICHTE FINDEN SIE HIER.