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Warum eine Brandschutz Software zur Dokumentation wichtig ist

Brandschutz Software? Klingt nach Digitalisierung... Das Wort Digitalisierung steht schon längst auf der Wörter-die-einem-zu-den-Ohren-herauskommen-Liste oder?

Dabei ist das doch sehr schade. Digitalisierung kann nämlich richtig viel Spaß machen und Prozesse wirklich vereinfachen. Eine Software oder App zu verwenden, die die klassische Dokumentations-, Verwaltungs- und Formatierungsarbeit abnimmt und dabei noch für mehr Sicherheit in Sachen Brandschutz sorgt, das kann richtig faszinieren. 

Menschen machen Fehler, Software kann helfen, diese zu vermeiden!

  • Wer garantiert, dass bei stichprobenartigen Prüfungen, Wartungen und Kontrollen ein Bauteil nicht Jahre lang durch die Lappen geht?
  • Wer macht keine Fehler in der Fotozuordnung am Ende der Brandschutzbegehung?
  • Wer dokumentiert und archiviert lückenlos und zukunftssicher nach einem für alle verständlichen System?

Die durch die Digitalisierung gewonnene Zeit kann sinnvoller in die Sicherheit der Menschen investiert werden.

Und dann ist da noch die junge Generation. Die, die in ihrer Arbeit "Sinn" erfahren will. Die, die alles anders und vor allem  einfacher erledigen will.

  • Wer schreibt schon gerne Handnotizen ab? 
  • Wer erstellt gern Fotoberichte in Word und aktualisiert Mängellisten in Excel?
  • Wer möchte diesen Job in Zukunft übernehmen, wenn eine Software ihn übernehmen könnte?

Spätestens jetzt wird es also für Verantwortliche im Brandschutz Zeit, sich zu überlegen, wie das Klemmbrett, der Stift und die Kamera im Büro bleiben (oder in die Mülltonne wandern) können.

Wir fassen für Sie die top 17 Gründe zusammen, warum eine  Software im Brandschutz jetzt und in der Zukunft wichtig ist.

1) Grund für eine Brandschutz-Software Nr.1? Menschen schützen und Gefahren, insbesondere Brände vermeiden!

Ganz klar, das höchste Ziel ist es, Brände und andere Gefahren zu vermeiden. Dafür ist eine saubere, nachvollziehbare, stetig fortgeführte Dokumentation aller (Brandschutz-) Mängel unabdingbar. Planansichten, wie es die Softwarelösungen im Brandschutz anbieten veranschaulichen Gefahren besser als jede Mängelliste. So können Gefahrenpotentiale auch besser an Entscheidungsträger vermittelt und demnach defekte Bauteile eher ausgetauscht werden.

Ein anderer nicht zu unterschätzender Effekt ist die flächendeckende Prüfung aller brandschutzrelevanten Einrichtungen. Mithilfe von Software gehen einzelne Bauteile auch bei stichprobenartigen Prüfungen langfristig nicht durch die Lappen.

2) Übersichtliches Management für weniger Kopfschmerz und "Nachhaken" beim Kollegen. 

Brandschutzmängel müssen nicht nur dokumentiert, sondern auch beseitigt werden. Eine schlanke Kommunikation mit den vielen zuständigen Personen erspart dem Verantwortlichen viel Kopfweh, E-Mails und Nachschauen. Besonders eine Brandschutz-Software, die im Team funktioniert, fördert die reibungslose Kommunikation.

Die KEVOX Management Software zum Beispiel, bietet die Möglichkeit Arbeitsaufträge an die Smartphones der Zuständigen zu versenden. Mit der KEVOX TaskReport App dokumentieren Subunternehmer und Zuständige dann völlig kostenfrei ihre Aufgabenerfüllung. Die Ergebnisse werden an den Hauptverantwortlichen zurückgesendet, der diese in sein KEVOX Management System übernimmt. Eine lückenlose Dokumentation entsteht...

3) Attraktivität für die jungen Arbeits- und Fachkräfte, die Sie brauchen.

Die neue Generation hat "keinen Bock" auf händische Schreibarbeit und umständliches "Haben wir schon immer so gemacht". Langsam aber sicher bekleiden die jungen Arbeitskräfte immer mehr Positionen in Ihrem Unternehmen und glauben Sie mir, die Generation weiß, dass die Dokumentation und Berichterstellung besser gehen kann - nämlich digital und automatisch.

4) Schnelle, sichere und stressfreie Nachweise Ihrer Pflichten:

Im Brandfall müssen die Informationen und Nachweise schnell auffindbar und sauber dokumentiert sein, sodass Dritte einen schnellen Überblick des Sachverhaltes bekommen und schnell urteilen können. Klebezettel, andere Zettelwirtschaften oder nicht standardisierte Exceltabellen schaffen das ganz einfach nicht. 

5) Lesbarkeit der Brandschutz-Dokumentation für rechtssichere und vollständige Berichte,

saubere Gefährdungsbeurteilungen und eine sichere Verhütung von Brandschutzmängeln: Können Sie Abends im Büro noch Ihre eigene, geschweige denn die Handschrift Ihres Kollegen lesen, der im schlimmsten Fall schon im Feierabend ist?

6) Transparenz der Informationen für die lückenlose Übergabe bei Krankheitsfällen oder Personalwechsel:

Strukturieren Sie und Ihre Kollegen die Dokumentation und die Informationen alle gleich? Haben Sie ein einheitliches System, bzw. die gleichen Strukturen (online wie offline)? Können Sie darin schnell Zulassungen, Übereinstimmungserklärungen, Montageanleitungen oder Nachweise der letzen Unterweisungen finden?

7) Die durchweg aktuellen Informationen sorgen im Brandschutz für Mündigkeit.

Dank Software werden Sie immer an die Erneuerungen von Zulassungen oder anderen Dokumenten erinnert. Aufgaben-, Tätigkeiten-, Mangeltabellen und vieles mehr werden im Hintergrund ohne Ihr Zutun aktualisiert. Warum noch Verwaltungsaufwand, wenn doch alles automatisch geschehen kann?

8) Tagesaktuelle Listen, die Sie nicht manuell anlegen und pflegen,

sondern nur abarbeiten müssen. Die richtige Software kann Ihnen ein erhebliches Maß an Arbeit einsparen, indem Sie z.B. Instandhaltungslisten nicht selbst anlegen und pflegen müssen. Heute ist es möglich, tagesaktuelle Listen auf Knopfdruck zu erhalten. Das vermeidet auch Fehler, die wir Menschen nun mal ab und zu machen.

9) (Qualitäts-)Standards sind wichtig 

für das Auftreten nach Außen sowie für die unternehmens-interne Kommunikation. Die richtige Software hilft Ihnen, durch Textbausteine und Designvorlagen (Templates), eine einheitliche Struktur Ihrer Berichte zu schaffen.

10) Betreibersicherheit und das Risiko, privat zu Haften.

Verantwortung zu tragen ist wichtig und gerade im Brandschutz wollen wir helfen, Gefahren zu vermeiden. Doch niemand möchte privat haften. Daher ist es wichtig, sich mit einer qualitativ hochwertigen Softwarelösung abzusichern, die automatisch viel mehr "mitdokumentiert" als Sie manuell dokumentieren könnten. Beispielsweise können dank Software Zeitstempel, Benutzer und noch offene Aufgaben festgehalten werden. Durch solche und ähnliche Angaben können Sie Ihre Pflicht jederzeit nachweisen.

11) Immer zu wissen, dass im Falle von Audits (Qualitätsaudits) alle Nachweise einfach und stressfrei erbracht werden können ist ein gutes Gefühl (Stichwort ISO 9001).

​Auch Berufsgenossenschaften kommen gelegentlich vorbei und sehen nach, ob alle Unterweisungen vorgenommen wurden. Mit der richtigen Software sind Sie immer vorbereitet. Als Errichter oder Bauherr zum Beispiel können Sie mit digitalen Formularen alle Unterweisungen technisch nachvollziehbar festhalten.

12) Exceltabellen und Worddokumente sind nur sehr schwer lückenlos zu führen und oft unstrukturiert.

Spätestens, wenn eine andere Person versucht, Ihre Tabellen und Dokumente nachzuvollziehen kommen Schwierigkeiten auf, da die Logik des einen nicht der des anderen gleicht. Mit der richtigen Software dokumentieren Sie automatisch und lückenlos von der Erstellung eines Gebäudes oder der Einrichtung eines Bauteils bis hin zur Entsorgung.

13) Eine einfache Datensicherung auf eigenen Servern sorgt für ruhigen Schlaf.

Das Thema Datensicherheit würde "sicher" den Rahmen dieses Beitrag sprengen. Belassen wir es also bei dem Stichwort.

14) Mehr Zeit für die Kernkompetenz, für das Wesentliche und weniger Zeit für die Brandschutz-Dokumentation aufwenden.

Warum sollten Sie heutzutage noch Berichte erstellen, wenn eine Maschine, sprich eine Software, das für Sie innerhalb weniger Sekunden übernehmen kann? Es macht Zeit- und Kosten-technisch schlichtweg Sinn, eine Software für die Berichterstellung im Brandschutz einzusetzen.

Verbringen Sie lieber mehr Zeit mit dem, was der Computer nicht kann: Ihr Fachwissen anwenden und somit Menschenleben retten. Dokumentation ist Maschinensache.

15) Nacharbeit im Büro auf ein Minimum reduzieren. 

Egal, wie groß oder wie klein der Umfang Ihrer Berichte ist, eine Software spart Ihnen die Zeit der Nachbereitung fast vollständig ein. Nutzen Sie Ihre Zeit im Rahmen der Sicherung von Menschen besser!

16) Rechtssicherheit.

Eine Benutzerverwaltung sorgt für die notwendige Übersicht bei Teamarbeit. So kann nachgewiesen werden, wer welche Aufgabe wann vergeben hat und wer diese wiederum erledigt hat. Jeder Eintrag ist bei der richtigen Software eindeutig nachvollziehbar. Achtung! Viele Brandschutzlösungen haben ein manipulierbares und vergessendes System, dass keine Rechtssicherheit bietet.

Mehr zum Thema Rechtssicherheit erfahren Sie im Beitrag: "Brandschutzdokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes – Wer ist für Was zuständig?"

17) Einfachheit.

Letztendlich macht eine Brandschutz-Software (im Falle der richtigen Wahl) Ihre Arbeit und damit Ihr Leben einfach leichter und entspannter.

Wie Sie die passende Software und App für Ihre Brandschutz Dokumentation auswählen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

KEVOX Software für Brandschutz Bauleitung Arbeitsschutz

Brandschutz Software KEVOX Management

  • Bis zu 50% Zeitersparnis, durch automatisch aktuelle Mängel-, Prüf-, Wartungs-, Kontrolllisten
  • Nie wieder Formatierung in Word oder Excel durch automatische Protokolle und Berichte
  • digitale Checklisten und Formulare
  • persönlich Rechtssicher bleiben
  • einfache Handhabung

Warum denken Sie, dass eine Brandschutzsoftware wichtig ist? 

Wie Sie die beste Brandschutz Software & App für Ihre Dokumentation finden (inklusive Checkliste)

Beste_Brandschutz_software_kevox

Ich wette, Sie suchen eine bessere Lösung für Ihre Dokumentation im vorbeugenden Brandschutz, doch Sie wissen nicht ganz, wo Sie anfangen sollen und ein Budget ist möglicherweise auch nicht wirklich vorhanden. Das Ausprobieren vieler Softwarelösungen ist sehr kostenspielig und kommt daher nicht in Frage. Deswegen googlen Sie jetzt, um einen Überblick zu erhalten und die richtige Entscheidung zu treffen. Ich verstehe Sie. Jedes Projekt, das die Einführung einer Lösung (z.B. Software oder App) mit sich zieht, wirkt zunächst einmal wie ein Elefant.

Mit diesem Artikel werde ich das Projekt für Sie klein, wie eine Maus machen. Nach dem Lesen des Artikels werden Sie genau wissen,

  • warum und was im Brandschutz dokumentiert werden muss,
  • welche Lösungen (Software & App) und hilfreichen Funktionen es gibt,
  • wie Sie zur richtigen Softwarelösung finden, ohne viel Geld beim Ausprobieren verschiedener Produkte zu verlieren,
  • wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen in Ihre Arbeit integrieren,
  • wie Sie die Einrichtungszeit auf einem absoluten Minimum halten und
  • was eine Lösung für die Dokumentation im Brandschutz kosten darf und was nicht.

Außerdem erhalten Sie Zugriff auf die ausführlichste Checkliste, die es zum Bewerten von Brandschutz-Software gibt. Nach dem Lesen bewerten Sie Produkte dieser Branche wie ein Brandschutz-Doku-Pro und ein IT-Pro in einer Person.
So werden Sie strukturiert Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden können. 

All das möchte ich mit Ihnen diskutieren, damit Menschen am Ende des Tages sicher nach Hause gehen.

Der Beitrag ist sehr umfangreich. Springen Sie gerne mithilfe der folgenden Navigationsübersicht herum. 

Übersicht: Das erwartet Sie in diesem Beitrag

Die Pflicht zur Dokumentation im Brandschutz - wo kommt Sie her?

Wer sagt eigentlich, dass Sie dokumentieren müssen? Und wie setzen sich die Richtlinien zusammen?

Von der EU wird die Sicherheit im Brandschutz für Gebäude und deren Nutzern durch Anforderungen an Bauprodukte und Anlagen definiert. An die Qualifikation der damit beschäftigten Planer, Anwender und Prüfer werden keine Anforderungen gestellt.

Dies ist Aufgabe der Mitgliedsstaaten und in Deutschland, der 16 Bundesländer. Daher gibt es zwischen den Bundesländern Unterschiede in den Bauvorschriften und in den Anforderungen und Anerkennungen der in diesem Bereich tätigen Fachleute. Dies ist ein nicht mehr zeitgemäßes Relikt der Geschichte.

In der EU müssen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 207.000 Euro und Bauaufträge ab 5.186.000 Euro entsprechend den Vergabe- und Vertragsordnungen EU-weit ausgeschrieben werden.
Dies bedeutet, das Großprojekte von Architekten aus der EU geplant, die Bauausführung durch Baufirmen aus der EU mit Bauprodukten aus der EU gebaut werden können.

Die Bestandteile des vorbeugenden Brandschutzes ergeben sich aus einer Vielzahl von Bauvorschriften, Richtlinien, Normen, Empfehlungen und Leitfäden. Nach deren Analyse und Strukturierung ergibt sich eine Gesamtstruktur mit 6 Hauptgruppen, 40 Untergruppen und ca. 230 Einzelpunkten. Die Herleitung dessen finden Sie im Whitepaper "Vorbeugender Brandschutz in der Planung und Bauleitung".

Diese Gesamtstruktur wird für einzelne Gebäude nur teilweise anzuwenden sein. Sie bietet aber auch die Möglichkeit für Vergleiche, Analysen und Auswertungen, wie z.B. Vollständigkeit, Mängelverteilung u.a.
Bei der Analyse von Vorgaben zu den Inhalten und Struktur von Planungen und Prüfungen im vorbeugenden Brandschutz ergaben sich gegenüber der Gesamtstruktur folgende interessante Ergebnisse:

  • Der Anteil des Brandschutzes in den Einzelthemen des EU-Grundlagendokuments Nr. 2 mit 50 Seiten beträgt 58% und der von den gebräuchlichsten 12 Musterbauvorschriften 75%.
  • Andere Vorgaben wie der Brandschutzleitfaden des Bundes, die vfdb Richtlinie 01/01, die VwV Brandschutzprüfung Ba-Wü und die BauPrüfVO §9 Brandschutzkonzept NRW liegen teilweise weit unter 50%.
  • Bei der Analyse von 12 Mustervorschriften mit 1.041 Paragraphen und Absätzen auf 252 Seiten wurde ein Anteil der brandschutzrelevanten Anforderungen von 75% ermittelt.

Damit stellt der Brandschutz eindeutig eine Rechtsanwendung dar.

Aber wer ist nun für was zuständig? Dazu empfehle ich unseren Beitrag "Die Brandschutz-Dokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes".

Die Rechtliche Bedeutung: Warum Brandschutz-Dokumentation so wichtig ist

Brände sind in Deutschland nicht selten. Entsprechend der Statistik des deutschen Feuerwehrverbandes ereigneten sich 180.000 Brände im Jahr 2016. Dies entspricht ca. einem Brand alle 3 Minuten.

Nach einem Großschaden (> 1 Mio. €) schaffen nur 23% der betroffenen Betriebe wieder einen vollen Marktanschluss. Je nach Lage der Betriebe, finden viele Mitarbeiter danach keine neuen Arbeitsplätze.

Daher sind bei Bränden nicht nur gesellschaftliche Grundbedürfnisse betroffen, es wird auch die volkswirtschaftliche Leistungsfähigkeit geschädigt und Arbeitsplätze gefährdet.

Die rechtliche Bedeutung des vorbeugenden Brandschutzes wird von den meisten (am Bau) Beteiligten erheblich unterschätzt. Mit rechtlichen Konsequenzen muss jeder für Mängel Verantwortliche rechnen. Dies gilt besonders, wenn Personen zu Schaden kommen. In diesem Fall gilt auch eine 30 jährige Nachhaftung.
Mängel sind Verstöße gegen die allgemein anerkannten Regeln der Technik und die Bauvorschriften und stellen damit eine Fahrlässigkeit dar. Strafrechtliche Konsequenzen haben Mängel immer, wenn sie zu Körperverletzung oder Tötung aufgrund ei-ner Fahrlässigkeit führen.

Mängel stellen aber auch grundsätzlich eine Vertragsverletzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch dar, da eine Planung mangelfrei und dauerhaft genehmigungsfähig und die Bauausführung mangelfrei sein muss. In der Praxis ist dies jedoch ein Wunschgedanke.

Urteile zu Mängeln im Brandschutz bestehen von vielen Gerichten aller Instanzen. Die Begriffe Grobfahrlässigkeit und Vorsatz sind darin nicht selten enthalten.

Entsprechend der HOAI zählt der in den öffentlich-rechtlichen Bauvorschriften enthaltene Brandschutz zu den Grundleistungen des Entwurfsverfassers und des Bauleiters. Entsprechend dem Umfang von 75% der Bauvorschriften ist er hierzu jedoch nicht ausgebildet und qualifiziert. Damit begibt er sich in die erhebliche Gefahr der groben Fahrlässigkeit, wenn er den Brandschutz selbst plant und hierzu nicht qualifiziert ist.

Daher kann man nur jedem Entwurfsverfasser und Bauleiter empfehlen, dass er den Bauherrn zur Beauftragung eines qualifizierten Fachplaners und Fachbauleiters für den vorbeugenden Brandschutz überzeugt. 

Weiterhin ist es zur besseren Sicherung von Menschen und zur eigenen rechtlichen Absicherung ratsam, eine Softwaregestützte, langfristig nachvollziehbare und gut strukturierte Dokumentation im Brandschutz durchzuführen. 

Quelle Whitepaper von Dr. Peter Hofmann, M. Eng. (Vorbeugender Brandschutz)

Was gehört alles zur ordnungsgemäßen Brandschutz-Dokumentation?

Der fehlerhafte Glaube, die Dokumentation sei eine sinnfreie Bürokratie oder dazu da, den Brandschutzbeauftragten bzw. Verantwortlichen selbst zu kontrollieren ist unzutreffend und unlogisch.

Ganz im Gegenteil ist die Dokumentation im Brandschutz sogar dazu geeignet, den Verantwortlichen zu schützen, denn im Falle eines Brandes liefert die Dokumentation Nachweise über die Erfüllung aller Pflichten. Sie hilft außerdem dabei, die Übersicht über alle Brandschutzmaßnahmen (Aufgaben, Mängelbeseitigung, Prüfungen, Kontrollen) zu behalten, und Gefahrenpotentiale somit effektiv zu beseitigen. Die Dokumentation hilft am Ende des Tages dabei, sicher zu stellen, dass Menschen unversehrt bleiben. Doch was muss dazu alles dokumentiert werden?

Was muss im Brandschutz dokumentiert werden? 

Die Dokumentation im Brandschutz setzt sich aus einmalig vorbereiteten Dokumenten, die stets aktuell gehalten werden müssen und immer wiederkehrenden Dokumentationen zusammen. Zur Brandschutz-Dokumentation gehören unter anderem aber nicht ausschließlich: 

  • Die Bestellung des / der Brandschutzbeauftragten
  • Die Benennung & Ausbildung der Brandschutzhelfer (§ 10 ArbSchG)
  • Für den Ernstfall: Zugänge zu Löscheinrichtungen und jegliche andere brandschutz- und brandbekämpfungsrelevante Einrichtung
    • Feuerwehrplan (DIN 14095)
    • Feuerwehrlaufkarten (DIN14675)
    • Alarmplan
    • Übersicht zu Flucht- und Rettungswegen (§ 4 ArbStättV)
  • Die Brandschutzordnung mit Ihren Teilen A-C. Sie muss an die speziellen Bedingungen und ggf. spezifischen Brandgefahren im jeweiligen Betrieb angepasst werden (eine für alle gültige Vorlage gibt es nicht). Einen Leitfaden für die Erstellung der Brandschutzordnung bietet die DIN 14096.
  • Die Gefährdungsbeurteilung, die Brandrisikoanalyse und das Explosionsschutzdokument (§ 6 Abs. 9 Gefahrstoffverordnung) auf denen basierend alle Maßnahmenkataloge erstellt werden
  • Die regelmäßigen Brandschutzunterweisungen sollen fehlerhaftes menschliches Verhalten im Betrieb und somit Gefahren vermeiden. Sie müssen zum Nachweis der Durchführung vom Verantwortlichen dokumentiert werden.
  • Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen der Arbeitsmittel 
  • Heißerlaubnisschein im Falle von Heißarbeiten

Hinweis: Bitte verlassen Sie sich nicht auf diese Liste und informieren Sie sich selbst, welche Dokumentationen für Sie und Ihren Betrieb wichtig und rechtlich notwendig sind. 

Wohin mit der Brandschutz-Dokumentation? (Papier vs. Software)

Weil eine Dokumentation schon lange nicht mehr nur in Papierform Gültigkeit erlangt, gibt es heute die Möglichkeit viel schneller und einfacher mit bestimmten Softwaretools direkt unterwegs im Projekt alle Dokumentationen digital fertigzustellen.

Diese Software zur Dokumentation der Brandschutzmaßnahmen wird im Allgemeinen als Brandschutz-Software verstanden. Doch es gibt noch weitere Produkte, die in ihrer Funktionalität abweichen und trotzdem unter diesem Begriff verstanden und vermarktet werden. 

Wie kann man Brandschutz dokumentieren und was versteht man unter einer Brandschutz-Software?

Unter dem Begriff "Brandschutz-Software" kann man viele verschiedene Dinge verstehen. Der Begriff hat keine eindeutige Definition und wird deswegen in vielerlei Hinsicht genutzt.  Auch werden die Begriffe "Brandschutzmanagement Software", "Brandschutz-Dokumentationssoftware" oder "Brandschutz App" verwendet. Verschiedene darunter verstandene Softwarekonzepte sind:

  • Zeichensoftware genannt CAD-Software bzw. Fluchtplansoftware, zum Beispiel zur Erstellung  von Brandschutzplänen / Fluchtplänen
  • Informationstragende Software (funktioniert eher wie ein USB-Stick), die Expertenwissen, Checklisten, Normsammlungen, Vorschriften, Brandschutzschulungen oder andere theoretische Inhalte übermittelt
  • Herstellerbezogene Dokumentatiossoftware, mit der nur bestimmte brandschutzrelevante Produkte eines Herstellers dokumentiert werden können
  • Wartungs- und Prüfsoftware, mit denen man allein die Wartungen, Prüfungen und Kontrollen dokumentieren kann
  • Ticketysteme, die das Erstellen von zum Beispiel Mangel-tickets unterstützt und nach Erledigung der Mängel oder Aufgaben das Ticket löscht
  • Begehungsprotokoll Software für die gesamte digitale Dokumentation und automatische Berichterstellung  im Brandschutz, auch Reporting Software, elektronisches Brandschutzbuch oder Brandschutzkataster genannt (ersetzt quasi das altbekannte Klemmbrett, den Stift, den Zettel und die Kamera)

Achtung! Es werden auch reine Ticketsysteme oder reine Mängelmanagementsoftware unter dem Begriff "Brandschutz-Software" angeboten. Viele Apps locken mit den Wörtern "free oder Freeware". Hier sei gut aufgepasst. Aber dazu später mehr.

In diesem Beitrag hier geht es darum, die beste Lösung für Ihre Brandschutz-Dokumentation zu finden. Im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes wird diese durchgeführt, um Menschen sicher zu wissen. In Hinsicht dessen sind einige Softwarekonzepte, die ebenfalls wichtig sind, bereits auszusortieren, weil sie sich eher auf andere Aufgabenbereiche konzentrieren und nicht umfassend Ihre Dokumentation unterstützen. Zu diesen zählen die Zeichensoftwares, die Informationsübertragenden CD-Roms und die einfachen Ticketsysteme (welche oft als Brandschutz- Bau- oder Arbeitsschutzsoftware vermarktet werden).

Praxistipp
Vergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.

Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.

Die wichtigsten Funktionen einer Software für die Dokumentation im Brandschutz

Eine Software, die angibt, Ihre gesamte Dokumentation unterstützen zu können, sollte mindestens die folgenden Funktionen besitzen:

  • Vollständige Dokumentation der Brandschutzbegehung, der Brandverhütungsschau und Aushabe in PDF-, Word- oder Excel-Protokollen
  • Viele verschiedene Berichtsvorlagen (Templates) und die Möglichkeit sich selbst welche zu konfigurieren
  • Planvisualisierung mit Bauteilicons oder Normsymbolen (ungünstig für eine gute Übersicht sind Lösungen, die nur kleine Stecknadeln, jedoch keine Bauteilsymbole im Plan anzeigen)
  • Einen umfangreichen Bauteil- oder Objektkatalog mit bereits eingepflegten technischen Daten und Normsymbolen (z.B. Rettungszeichen nach der aktuell gültigen und international einheitlichen ISO 7010)
  • Automatische Erstellung von Berichten und Gefährdungsbeurteilungen 
  • Filtermöglichkeiten, um die verschiedensten Berichte und Plandarstellungen auszugeben
  • Die komplette automatische Dokumentation der Historie, des Verlauf jeden Bauteils/ Objekts
  • Erfassung von Barcodes, QR-Codes und BIM-Nummern
  • Mängelmanagement und Nachverfolgunsfunktionen 
  • Checklisten und Formulare, die in der Software selbst erstellt werden können und bei deren Ausfüllen von der Software  automatisch Mängel und Aufgaben erkannt werden (Tipp: diese Funktionen kennen nur wenige. Sie bietet eine extreme Zeit und Arbeitsersparnis.)
  • To-Do Listen
  • E-Mail-Versand über Outlook
  • Schnittstelle zu einer passenden aber unabhängigen App, mit der günstig viele Teammitglieder ausgestattet werden können
  • Ergänzende kostenfreie App für Dritte Zuarbeiter (für Aufgaben-Austausch im geeigneten Dokumentationsformat)
  • Benutzerverwaltung mit Administrator
  •  Lokales Arbeiten offline
  • Einsatzmöglichkeit für verschiedene Branchen, damit auch Bau oder Arbeitsschutz bzw. Arbeitssicherheitsmaßnahmen mitdokumentiert werden können. 

Ggf. ist Ihre Funktionsanforderung noch umfangreicher. Lassen Sie es uns unten in den Kommentaren wissen.

Praxistipp
Schreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert entgegenkommen. 

Wer ist für die Dokumentation im Brandschutz verantwortlich?

Brandschutzbegehung Software Feuerlöscher Wartung

Es gibt viele Verantwortliche im Brandschutz, hier im Bild der Brandschutzbeauftragte 

Weil Brandschutzmaßnahmen maßgeblich für den Schutz von Menschen sind, gibt es sowohl beim Bau als auch im laufenden Betrieb eines Gebäudes viele verschiedene Verantwortliche:

  • Sachverständiger 
  • Errichter
  • Fachbauleiter 
  • Baurechtsbehörde
  • Brandschutzbeauftragter
  • Explosionsschützer
  • Feuerwehr
  • Dienstleister

Egal, zu welcher Gruppe Sie gehören, dieser Beitrag hilft Ihnen, die richtige Brandschutz-Software zu finden und sich dafür auch zu entscheiden.

Warum der Einsatz einer Software im Brandschutz eigentlich so wichtig ist, erklärt Ihnen dieser Beitrag.

Praxistipp
Schreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorgebeugt und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. Pro-Tipp: Benutzen Sie die Brandschutz-Software-Bewertungs-Checkliste ganz am Ende des Artikels.

Im Folgenden zeige ich auf, wie die einzelnen Verantwortlichen konkret  von der Wahl der richtigen Softwarelösung profitieren. (Selbstverständlich sind bei der Nennung der männlichen Formen auch immer die entsprechenden Kolleginnen gemeint. Wenn es z.B. um den Sachverständigen geht (er), geht es auch immer um die Sachverständige (sie) ect.)

Brandschutzplan in Brandschutzsoftware einlesen

Der Brandschutzplan kann als Grundlage für die Dokumentation in der Brandschutz-Software eingelesen werden.  (Im Bild: KEVOX)

Wie Sachverständige, Betreiber, Errichter, Fachbauleiter, Brandschutzbeauftragte, Explosionsschützer, die Baurechtsbehörde und die Feuerwehr im vorbeugenden Brandschutz konkret von der richtigen Reporting Software profitieren.

Der Sachverständige benötigen eine Software für die Planung, der Fachbauleiter Brandschutz für die Umsetzung des Brandschutzkonzeptes

Viele Projekte gleichzeitig brandschutztechnisch mit Software und App betreuen

Viele Projekte gleichzeitig brandschutztechnisch mit Software und App betreuen (Im Bild: KEVOX)

Grundsätzlich kann der Sachverständige  schon in der Brandschutzplanung eines Gebäudes mit einbezogen werden. Sachverständige und der Fachbauleiter Brandschutz begehen während der Bauphase das Gebäude, erfassen alle fertiggestellten Bauteile mit Brand- und Rauchschutzanforderungen und dokumentiert, welche Sachverhalte brandschutz-technisch nicht korrekt sind, wo also Mängel bestehen. Er kommuniziert alle Aufgaben und Brandschutz- bzw. Baumängel in Form einer Gefährdungsbeurteilung mit dem Bauherrn und dem Errichter, welche für die weitere Behebung der Mängel zuständig sind. 

Das Problem von Sachverständigen und Fachbauleitern

Das Problem ist, dass Sachverständige und Fachbauleiter Brandschutz meist für viele Gebäude zuständig sind und ihre Dokumentation der verschiedenen Gebäude getrennt halten müssen. Sie haben viele Notizen, Fotos und Dokumente, die alle strukturiert werden müssen. Doch Sachverständige und Fachbauleiter müssen nicht nur sauber, sondern auch schnell dokumentieren. Auf Baustellen- oder bei Gebäudebegehungen sind meist weitere Personen dabei, mit denen sie gleichzeitig kommunizieren. 

Die Lösung für Sachverständige und Fachbauleiter

Die Lösung bietet eine Software und unterstützend auch eine App. Diese erlaubt es den Verantwortlichen, schnell, sicher und einfach alle Sachverhalte digital zu dokumentieren. Die digitale Dokumentation bringt mit sich, dass Sachverständige und Fachbauleiter am Ende einer Begehung unmittelbar Berichte und Aufgabenlisten versenden oder ausdrucken können. Direkt im Anschluss kann so mit der Behebung der Gefahren angefangen werden. Außerdem bietet die Software die Sicherheit, dass keine Informationen zwischen den Projekten durcheinander geraten oder verloren gehen. Sachverständige und Fachbauleiter (und seine Mitarbeiter) müssen abends nicht noch schnell alle Berichte zusammenschreiben und für eine zeitgerechte Abgabe der Dokumente sorgen.

Eine Software bietet während der Planung außerdem noch die Möglichkeit, brandschutzrelevante Bauteile in Form ihrer ISO-Normsymbole in einem Grundrissplan zu platzieren. So ist für Dritte stets nachvollziehbar, welche Brandschutzmaßnahmen geplant sind, noch eingerichtet werden müssen und bereits perfekt eingerichtet sind. 

Der Errichter muss Übereinstimmungserklärungen, Tätigkeitsnachweise und Mängelberichte anfertigen - am besten mit der passenden Software oder App für Brandschutzkataster

Brandschutzberichte und Gefaehrdungsbeurteilungen als Vorlage Template auswaehlen

Verschiedene Berichte z.B. Gefährdungsbeurteilungen oder Mängelberichte als Vorlage (Template) auswählen und sofort drucken oder versenden (Im Bild: KEVOX)

Errichter können grundsätzlich aus jedem Gewerk, wie beispielsweise aus dem Elektriker- oder Heizung-Sanitär und Klima Bereich stammen.  Sie verbauen die brandschutzrelevanten Bauteile eines Herstellers. Einige Bauteile dürfen dabei von jedem Errichter verbaut werden. Für andere Bauteile wiederum benötigt der Errichter eine zertifizierte Schulung. Der Errichter muss seine Arbeit und den ordnungsgemäßen Verbau der Produkte anhand von Übereinstimmungserklärungen und Tätigkeitsberichten nachweisen. Im Falle von nicht sachgerechtem Einbau oder anderen auftretenden Fehlern muss der Errichter Mangelberichte zur Kommunikation anfertigen.

Das Problem des Errichters

Oft steht der Verbau der Bauprodukte im Vordergrund und das Problem liegt hier in der Zeit und praktischen Umsetzung aller Dokumentationen.

Die Lösung für dem Errichter

Mit der passenden Brandschutz- bzw. Dokumentations-App kann der Errichter den Ein- und Verbau aller Brandschutzrelevanten Bauteile einfach, schnell und digital dokumentieren. Wichtig ist hier, dass alle Produkte bzw. Bauteile und auch andere Sachverhalte dokumentiert werden können und die App den Errichter nicht auf einen Hersteller limitiert. Sonst besteht die Gefahr, dass der Einsatz mehrerer Tools demotiviert und am Ende wieder eine Stift-und-Zettel-Dokumentation oder gar keine Dokumentation ensteht.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten und seine Vorteile einer Dokumentationssoftware

Brandschutzkonzept als Sachverständiger mit der KEVOX Brandschutzsoftware dokumentieren

Betreuung des Brandschutzkonzepts als Brandschutzbeauftragter mit der passenden Software dokumentieren (Im Bild: KEVOX)

Für die Einhaltung der Vorschriften und der im nachfolgenden Absatz gestellten Anforderungen ist der Eigentümer / Betreiber oder die von ihm beauftragten Personen während des Betriebes verantwortlich. Man spricht von Betreiberpflichten.

Sofern kein Brandschutzbeauftragter (intern oder extern) bestellt wird, ist der Eigentümer / Betreiber für die Sicherstellung der nachfolgenden Anforderungen selbst verantwortlich. Ansonsten sind die nachfolgenden Aufgaben, die des Brandschutzbeauftragten. Er soll Gefahren erkennen, beurteilen und dafür sorgen, dass sie beseitigt und mögliche Schäden gering gehalten werden.

Die Aufgaben des Brandschutzbeauftragten

  • Überwachen der Einhaltung des genehmigten Brandschutzkonzeptes und der sich daraus ergebenden betrieblichen Brandschutzanforderungen.
  • Brandschutzkontrollen im Gebäude. Hierbei sind insbesondere die Rettungswege zu prüfen, die frei sein müssen von Hindernissen.
  • Türen im Zuge von Rettungswegen dürfen nicht versperrt werden und müssen von innen, leicht zu öffnen sein.
  • Überprüfen der Flure, Treppenräume und Eingangsbereich auf widerrechtlich abgestellte Gegenstände.
  • Jährlich Unterweisung des Personal sowie für neue Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitsverhältnisses über die Bedienung der Alarmierungseinrichtungen und Brandmeldeanlage und das Verhalten bei einem Brand.
  • Überwachung dass Abfälle und Wertstoffe nur in geeignete Behälter im Müllraum, nicht in Rettungswegen, gelagert werden.
  • Alle elektrischen Betriebsmittel sowie brandschutztechnische Einrichtungen sind regelmäßig nach den entsprechenden Vorschriften zu überprüfen und zu warten lassen.
  • Feuergefährliche Arbeiten, wie Schweiß-, Löt- oder Klebearbeiten, dürfen nur nach vorheriger Absprache und den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden.
  • Anweisung und Überwachung der Beseitigung brandschutztechnischer Mängel.
  • Festlegen von Ersatzmaßnahmen bei Ausfall oder Außerbetriebsetzen von Brandschutzeinrichtungen.

Ähnlich wie ein Arbeitssicherheitsbeauftragter, wird also auch der Branschutzbeauftragte von einem Gebäudebetreiber bestellt. Wie oben beschrieben gehört es zu seinen Aufgaben, den Brandschutz der Firmengebäude im Bestand zu betreuen und sich regelmäßig zu Themen im Brandschutz fortzubilden. Er prüft und kontrolliert brandschutzrelevante Bauteile und vergibt die Instandhaltung dieser an externe Dienstleister.

Dank Software bekommt der Brandschutzbeauftragte schnell und einfach eine ordnungsgemäße Brandschutz-Dokumentation.

Ob alles in Ordnung ist oder Schäden bzw. Gefahren vorliegen stellt der Brandschutzbeauftragte während seiner Brandschutzbegehung fest. Alle auffallenden Mängel, Aufgaben oder Informationen müssen in Begehungsberichten und Gefährdungsbeurteilungen bzw. Gutachten dokumentiert werden.

Ein Problem des Brandschutzbeauftragten

Das Problem ist hier die lange Nachbereitungszeit der Begehungen. Diese bewegt sich zwischen 1,5 und 2-Mal der Begehungszeit.

Die Lösung für den Brandschutzbeauftragten

Die passende Brandschutz-Software kann hier Abhilfe schaffen. Mit dieser kann der Brandschutzbeauftragte alle Mängel ganz einfach digital vor Ort festhalten und am Ende des Tages einfach den Berichtsumfang durch Filtermöglichkeiten bestimmen und drucken. So können schnell alle möglichen Berichte erstellt und versendet werden, genau angepasst an den Empfänger. Da der Brandschutzbauftrage mit einigen Zuständigen kommunizieren muss macht eine Software mit größerem Funktionsumfang als eine App viel Sinn.

Zudem hilft die Software auch Aufgaben zu managen. Tagesaktuelle Listen helfen sowohl die eigenen, als auch die Aufgaben anderer  im Auge zu behalten. Digitale Formulare helfen bei Prüfungen und Kontrollen. Neben vielen weiteren Funktionen, wie der Instandhaltungsfunktion, dem für Dritte leicht verständliche Plan auf dem Gefahren automatisch sichtbar werden und dem Dokumentenmanagement, mit dem alle Dokumente immer in der Tasche sind, bringt die richtige Softwarelösung einen noch größeren Mehrwert. Richtig ausgewählt schafft sie dem Brandschutzbeauftragten viel mehr Rechtssicherheit als die herkömmliche Dokumentation mit Stift oder Zettel.

Achtung vor reiner Mängelmanagementsoftware

Achtung! Reine Mängelmanagementsoftware kann diese Rechtssicherheit nicht unbedingt gewährleisten, da Tickets nach dem Schließen verschwinden und nie wieder in Berichte oder Analysen mit einbezogen werden können. So können natürlich auch keine Nachweise der Pflichterfüllung nach längeren Zeiträumen generiert werden. Hier sei bei der Auswahl der Software also besondere Vorsicht geboten. 

Dienstleister profitieren von einer Dokumentationssoftware durch die einfache Erstellung von Laufkarten und die Erinnerung an anstehende Instandhaltungstermine.

tagesaktuelle instandhaltungslisten für prüfung wartung kontollen

Dank Software entstehen tagesaktuelle Instandhaltungslisten für Prüfungen, Wartungen und Kontollen automatisch (Im Bild: KEVOX)

Brandschutzplan mit Normsymbolen DIN TRVB KEVOX

Brandschutzplan mit Normsymbolen (Im Bild: KEVOX)

Dienstleister im Bereich Brandschutz prüfen im Rahmen der Instandhaltung  Meldeanlagen, Feuerlöscher und andere brandschutzrelevante Bauteile. 

Das Problem des Dienstleisters

Problematisch ist oft das Nachhalten der bereits geprüften Objekte, sodass möglichst wenige doppelt und möglichst viele regelmäßig geprüft werden. Zudem muss eine Laufkarte erstellt werden, nach welcher alle Objekte logisch im Gebäude abgelaufen werden können.

Die Lösung für den Dienstleister

Mit der richtigen Softwarelösung können solche Laufkarten automatisch erstellt werden, indem alle bereits beim letzen Besucht geprüften Bauteile ausgeblendet werden können. Schnell und direkt digital kann der Dienstleister mit der richtigen Software seine Instandhaltung durchführen und ohne Nacharbeit die erforderlichen Berichte noch vor Ort beim Kunden versenden oder drucken. Zum Übertrag in das Warenwirtschaftssystem sollte darauf geachtet werden, dass die Dokumentation als .csv .xml oder Exceltabelle exportiert werden kann. 

Die zuständige Baurechtsbehörde event. in Begleitung der Feuerwehr kann im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes die letzte Abnahme jeden Gebäudes schnell und einfach per App dokumentieren und Mängelberichte innerhalb von Sekunden noch vor Ort an die zuständige Person senden. 

mängelbericht tätigkeitsbericht gefährdungsbeurteilung

Mängelberichte, Tätigkeitsberichte, und Gefährdungs-beurteilungen per Smartphone erstellen (Hier: KEVOX GO App)

Die zuständige Baurechtsbehörde (eventuell in Begleitung der Feuerwehr) ist die finale Instanz, die das Brandschutzkonzept und die Umsetzung eines Gebäudes nach dem Bau abnimmt. Die Aufgabe der Gebäudeabnahme vor der Inbetriebnahme gehört zu der Abteilung des vorbeugenden Brandschutzes einer Berufsfeuerwehr.

Ähnlich wie der Sachverständige muss hier bei den Begehungen mit meist mehreren Personen, auf der Stelle sauber und schnell dokumentiert werden. Meist würde hier eine App reichen, um die Dokumentation so schnell und einfach, wie möglich zu halten. Jedoch macht es gerade bei Großprojekten Sinn, auf eine Software zurückzugreifen, die alle Teilabnahmen festhalten kann und aufwendigere Analysen ermöglicht. Wichtig ist hier, dass die Erledigung zuvor festgehaltener Aufgaben fortlaufend dokumentiert und abgehakt werden kann. Außerdem könnte es von Vorteil sein, der Dokumentation einen Grundrissplan zu hinterlegen, sodass sich das Einsatzteam im Fall eines Brandes schnell einen Überblick verschaffen kann.

Explosionsschützer können mit der richtigen Software oder App Brandschutz- mit Arbeitsschutzmaßnahmen verbinden.

bauteilkatalog arbeitsschutz brandschutz explosionsschutz

Aus einem Bauteilkatalog können schnell Arbeitsschutz, Brandschutz und Explosionsschutzobjekte geladen und eingepflegt werden. (Im Bild: Bauteilkatalog KEVOX)

Ein Explosionsschützer betreut ein Gebäude oder ein anderes Projekt indem er alle entzündbaren Bauteile und Objekte sowie das Vorhandensein aller notwendigen Warnschilder prüft, wartet und kontrolliert. Bestimmte Sicherheitsrichtlinien müssen eingehalten werden, um den Funkenflug zu vermeiden. Seine Aufgabe ist eine Mischung aus den Bereichen Arbeitsschutz und Brandschutz.

Das Problem des Explosionsschützers

Oft weiß der Explosionsschützer nicht, wie er schnell und einfach und auch ganz spontan Mängel dokumentieren kann. Zudem sind viele Softwarelösungen zu umfangreich oder sie decken entweder nur den Arbeitsschutz oder den Brandschutz ab. Dann muss meist ein teueres Zusatzmodul gekauft werden.

Die Lösung für den Explosionsschützer

Eine App wäre hier in den meisten Fällen die richtige Lösung. Natürlich kann auch bei größerem zu betreuendem Umfang auf eine vollwertige Softwarelösung mit mehr Managementfunktionen zurückgegriffen werden. Doch eine App, mit der er schnell und einfach Mangelfotos aufnehmen, Notizen einsprechen und Gefährdungen, Fristen und Zuständigkeiten vergeben kann löst meist die Dokumentationsprobleme des Explosionsschützers. 

Brandschutz in Bau und Betrieb des Gebäudes - Wie Generalunternehmer, Sachverständige, Fachbauleiter, Betreiber, Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können, wenn es um Brandschutz geht.

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Wie Generalunternehmer Bauleiter Sachverständige Betreiber Errichter und der Brandschutzbeauftragte zusammen spielen können wenn es um Brandschutz geht

Bei der Wahl der richtigen Softwarelösung, sollten Sie immer darauf achten, welche Verantwortlichen mit dieser Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden. Ein Beispiel: 

Angenommen Sie entscheiden sich als Sachverständiger für eine Lösung X. Jetzt können Sie Ihre Arbeit dokumentieren, müssen keine Berichte mehr selbst erstellen und haben Ihre und die Aufgaben anderer stets im Blick. Doch was, wenn Sie von ihren Zuständigen die Dokumentation auch im Format der Lösung X dokumentiert zurück erhalten wollen? Denn nur so ersparen Sie sich auch an dieser Stelle eine manuelle Dateneingabe.

Die passende App für Zuständige

An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie Ihre Zuständigen mit einer passenden App ausstatten können, die eine einfache Schnittstelle zu Ihrem System besitzt. Diese App sollte eine einfache Handhabung haben, damit wirklich jeder sie bedienen kann. Mit einer solchen App bekommen Sie die Erledigung der Aufgaben fertig dokumentiert im benötigten digitalen Format X an Ihr System zurück gesendet. Sie können sich der Erledigung sicher sein (inklusive Fotobeweis). 

Angenommen, Sie besitzen ein Helfer-Team, das Sie mit der Begehung unterstützt. Auch für diesen Anwendungsfall sollte es das passende App-Format geben, womit die Helfer günstiger ausgestattet werden können, als mit einer komplett neuen Softwarelizenz. Diese App sollte es Ihrem Team erlauben, Hinweise, Mängel, Aufgaben, Übereinstimmungserklärungen und andere Einträge auf dem Smartphone schnell zu dokumentieren. Am Ende sollten diese Daten Ihrem System zugespielt werden können.

Lückenlose Dokumentation vom Bau bis in den Betrieb eines Gebäudes

Als Letztes sollte darauf geachtet werden, dass sowohl die Bauleitung in der Bauphase, als auch der Betreiber im Bestand mit der Software dokumentieren können. Diese übergreifende Dokumentation in jeder Phase des Gebäudes ermöglicht die gesamte Geschichte vom Bau bis zum Abriss festzuhalten. Auch die gesamte Geschichte jeden Bauteils (vom Einbau bis zur Entsorgung) kann dann lückenlos und rechtssicher über viele Jahre dokumentiert werden.

Praxistipp
Achten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einzige im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.

Warum wird in vielen Unternehmen oder Kommunen noch nicht mit einer speziellen Software im Brandschutz gearbeitet?

Die Angst vor Software

Oft ist es die Angst vor der Integration und dem Umgang mit einer Software. Weil so lange mit Stift und Zettel gearbeitet wurde, ist nun die Hürde zu einer Veränderung groß. Der Satz "es hat doch immer so geklappt" steht oft im Raum. Aber will die junge Generation, welche die Zukunft unserer Unternehmen ist, so etwas hören? Ist es denn schon einmal zum Ernstfall gekommen und konnten Sie Ihre Pflichten dann schnell und stressfrei nachweisen?

Viele Softwareprodukte (und dazu sollte auch Ihre neue Brandschutz-Software gehören) sind so programmiert, dass wirklich jeder Sie nach einer kurzen Einführung bei Schulung oder Video im Internet erlernen und bedienen kann.

Ausreden

Wie heißt es so schön?
Wer will, findet Lösungen, wer nicht will, findet Gründe.

Ein anderer Grund, warum in vielen Unternehmen oder Kommunen noch keine Software eingesetzt wird, sind eine Vielzahl von Ausreden: Wir haben kein Budget, zu teuer (wenn das Ihr Knackpunkt ist, dann lesen Sie bitte dringend den nächsten Abschnitt, denn Sie verbrennen möglicherweise gerade Geld bzw. "Budgets"), keine Zeit die Software zu implementieren, ich bin gar nicht gut mit Computern, es entsteht zusätzlicher Aufwand, es wird schwer alle Daten zu archivieren. 

All diese Ausreden machen bei genauer Betrachtung keinen Sinn, weil eine Software genau all den Punkten entgegenwirkt, die befürchtet werden. Aber so spielt das menschliche Gehirn manchmal...

Eine andere gefährliche Ausrede ist die, dass Software und Apps doch kostenlos sein sollten.

Die Freeware Falle - warum Brandschutz-Software niemals "free" bzw. "kostenlos" sein sollte, Sie aber auch nichts kosten darf.

Oft höre ich, wie Brandschützer nach einer kostenlosen Software, einer sogenannten Freeware suchen. Das Geld sei knapp, der Chef habe für eine kostenpflichtige Lösung kein Verständnis - schließlich ging es auch immer so (mit dem Klemmbrett und den 8 Armen 😉 ). Ich verstehe es. Apps sind heute oft kostenlos und Software ist einfach zunächst einmal nicht sehr greifbar. Zudem haben viele Entscheider in dem Bereich schon Softwarelösungen versucht zu implementieren, die am Ende doch nicht das geleistet haben, was sie versprachen.

Jedoch kann eine gute Software, die Sie unterstützt und Rechtssicherheit sowie Datensicherheit bietet nicht kostenfrei (free) sein. Die Marktwirtschaft funktioniert so nicht. Fragen Sie sich bei kostenlosen Apps oder Softwares lieber, was das anbietende Unternehmen denn dann von Ihnen möchte: Ihre Daten zum Weiterverkauf? Werbung vor Ihren Augen platzieren? Sie mit teuren aber notwendigen Zusatzprodukten zur Kasse bitten?

Praxistipp
Seien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.

Das Kostenparadox bei Brandschutz Lösungen

Wollen Sie das Paradoxe an der Aussage erfahren, dass eine gute Brandschutz-Software nicht kostenlos sein kann? Sie darf trotzdem nichts kosten! Und sie sollte sogar den Gewinn eines Unternehmens oder Unternehmers steigern. Durch Kostenersparnis! Denn sonst hätte die Software nach marktwirtschaftlichen Regeln keine Berechtigung am Markt zu existieren (doch Vorsicht: nicht alles, was auf dem Markt verfügbar ist, spart Ihnen auch Kosten.)

Achtung! Vor mangelnder Rechtssicherheit 

Viel Schlimmer noch, als sich einen Kostenverursacher in die Firma zu holen, ist die mangelnde Rechtssicherheit dieser Produkte. Wird wirklich festgehalten, welcher Nutzer welchen Eintrag und welche Änderung gemacht hat. Werden Ihre Daten über mindestens 10 Jahre gespeichert? Wo und auf welchen Servern? Finden Sie im Rechtsstreit schnell Ihre Dokumentation und ist diese auch mit Zeitstempel und Ähnlichem belegt? Können Dritte die Dokumentation schnell nachvollziehen? Untersuchen Sie die Lösung gut. Der Teufel steckt hier im Detail (doch dazu später mehr).

Ein Rechenbeispiel

Ein Rechenbeispiel: Wenn eine Arbeitsstunde zwischen 30€ und 60€ kostet (Achtung, der Lohn sind nicht die gesamten Personalkosten, das werden Sie wissen), und eine Softwarelösung beispielsweise 100€ im Monat kostet, dann sparen Sie bereits ab der vierten bzw. ab der zweiten Stunde Geld ein. Viele der Menschen, die für die Dokumentation von Brandschutzbegehungen, Brandverhütungsschauen oder für ähnliche Berichte zuständig sind, erzählen mir, dass es mindestens 1-2 Mal so lange, wie die Begehung selbst gedauert hat, die notwendigen Berichte zu erstellen. Bei nur 2-4 Begehungsstunden pro Monat (sie erinnern sich an die Annahmen weiter oben) rentiert sich also eine passende Software. Ich verlinke Ihnen hier einmal den Ersparnisrechner von KEVOX, der Ihnen sofort ausrechnet, was Ihre persönliche Ersparnis durch eine automatisierte Berichterstellung wäre.

Praxistipp
Nutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.

Warum der Teufel im Detail steckt und Formulare nicht Formulare sind.

Intelligente Formulare ausfüllen in KEVOX automatische Mangel und Aufgaben erfassung

Das Ausfüllen intelligenter Formulare sorgt für eine automatische Mangel- und Aufgabenerfassung.

Ein typisches Problem bei der Entscheidung für die richtige Software ist die Formulierung der Funktionen die Hersteller teilweise wahllos verwenden. So kann auf einer Webseite stehen: "Software X kann Formulare". Doch was bedeutet das wirklich? Was ist der Unterschied zwischen Formularen und Checklisten beim jeweiligen Softwareanbieter? Haken Sie nach: Heißt ein Formular hier, dass Sie Ihr PDF Formular, was Sie schon immer verwenden, in der Software speichern können oder aus der Software heraus abrufen können? Oder heißt eine Formularfunktion, dass Sie in der Software selbst verschiedenste ganz eigene digitale Formulare anlegen können, diese Filtern und zu jedem Bauteil abrufen können? Heißt "Formulare" womöglich auch, dass beim Ausfüllen der Formulare automatisch Mängel und Aufgaben von der Software angelegt werden?

Sie merken, es gibt ganz verschiedene Funktionen, die unterschiedlich weit entwickelt sind und doch von den Herstellern gleich benannt werden.

Praxistipp
Durchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeuten, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt.

Brandschutzdokumentation schon während der Brandverhütungsschau digital fertig stellen

Die Dokumentation kann dank Software und Tablet-PC schon während der Brandverhütungsschau digital fertiggestellt werden.

Wie Sie eine Brandschutz-Software von heute auf morgen integrieren und Sie die Zeit der Einrichtung auf einem absoluten Minimum halten

Die Integration einer Software muss entgegen aller Erwartungen nicht aufwendig sein. Schnell entsteht das Horrorbild einer monatelangen SAP-Integration. Ich darf Sie beruhigen: In Sachen Digitalisierung des Brandschutzes sieht die Welt aber ganz anders aus. Der Trick liegt hier in der Methode der Integration. Bei der richtigen Softwarelösung muss es möglich sein von heute auf morgen anzufangen.

Im Optimalfall gibt es einen Online-Bauteilkatalog, der es ermöglicht, Bauteile und Objekte per Mausklick in die Software zu überführen. Das sollte Sie maximal einen Nachmittag kosten. Mithilfe solch einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente müssen Sie nicht mehr alle Herstellerseiten einzeln durchsuchen und sich immer neu orientieren. Diese Arbeitsweise erspart Ihnen nachweislich 97% der Einrichtungszeit einer Software im Bereich Brandschutz.

Pflegen Sie dann nicht sofort alle Bauteile des Bestandes ein. Vermeiden Sie diese große Integrationsarbeit und fangen Sie lieber gleich an, Mängel und aktuelle Aufgaben einzupflegen, statt sie wieder auf einen Zettel zu schreiben. Nach und nach wächst so der aufgenommene Bestand aller Bauteile, Objekte und Sachverhalte in der Software ganz automatisch.

Mangelmanagement mit vorbeugender Brandschutz Software

Mängel können via Software direkt vor Ort aufgenommen werden. So wächst der Bestand in der Software ohne anfangs eine Bestandsaufnahme zu machen. (Bild: KEVOX Software)

Praxistipp
Pflegen Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach ein und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind. Nutzen Sie außerdem eine Suchmaschine für Bauteile und Dokumente und sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. 

Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software - so durchleuchten Sie Produkte zur Dokumentation wie ein Brandschutz-Software- und IT-Pro

Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengefasst, welche alle Entscheidungskriterien dieses Beitrags umfassen und Sie im Entscheidungsprozess leitet. Als Extra habe ich Ihnen noch weitere Schlüsselkriterien mit in die Checkliste integriert, auf Basis derer Sie eine Software wie ein IT-Profi bewerten können.

KEVOX-Checkliste-Beste-Brandschutz-Software

Checkliste: 40 Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software

Erhalten Sie jetzt die Checkliste "40 Entscheidungs- und Vergleichskriterien für Brandschutz-Software" jetzt per E-Mail.

Fazit: 10 Schritte, wie Sie die richtige Software für Ihre Brandschutz-Dokumentation finden, ohne viel Geld beim Probieren verschiedener Lösungen zu verlieren

Die Suche nach der richtigen Software für die Dokumentation im Brandschutz kann wie eine große Aufgabe wirken. Mit dem notwendigen Wissen darüber, WAS überhaupt digital dokumentiert werden soll, WELCHE verschiedenen Produkte es auf dem Markt gibt und WORAUF bei der Auswahl zu achten ist,  wird die Aufgabe jedoch kleiner. Jetzt können Sie strukturiert  Informationen beschaffen, aufgeklärt vergleichen und selbstbewusst entscheiden. Nachfolgend fasse ich Ihnen den Beitrag in 10 einfachen Praxistipps zusammen: 

  1. Vergewissern Sie sich, was unter dem Begriff Brandschutz-Software oder hinter ähnlichen Begriffen bei den einzelnen Herstellern steckt. Nicht jede Software ist gleich gut zur Dokumentation im Brandschutz geeignet.
    Vorsicht sei besonders bei Cloud-Lösungen geboten: Hinterfragen Sie immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen. Gerade personenbezogene Daten, wie sie bei einer Unterweisung von Mitarbeitern möglicherweise entstehen, müssen nach DSGVO geschützt werden.
  2. Schreiben Sie zunächst einmal auf, welche Aufgaben Sie haben und welche Pflichten Sie erfüllen müssen. Unterstreichen Sie als nächstes die Punkte, die Sie mit einer Softwarelösung vereinfachen wollen. Im nächsten Schritt können Sie dann entscheiden, welche Werkzeuge Sie für eine ordnungsgemäße Arbeit benötigen und wie Sie Ihrer Nachweispflicht digitalisiert nachkommen.
  3. Schreiben Sie eine Liste, worauf Sie vor der Anschaffung einer Software achten wollen. Der Einsatz einer Software oder App im Brandschutz macht besonders dann Sinn, wenn sie Rechtssicherheit bietet, alle Informationen automatisch aktuell hält, viel Zeit, Geld und Nerven spart sowie das Unternehmen zukunfts-fit macht. Hauptsächlich soll die Software also Gefahren wie z.B. Brände vorbeugen und im Rechtsstreit die Pflichten nachweisbar machen. Wählen Sie Ihre Software also nach genau diesen Kriterien aus. 
  4. Achten Sie immer darauf, welche Verantwortlichen mit einer Lösung dokumentieren können. Die Lösung sollte funktionieren, wenn Sie als einziges im Kreis der Verantwortlichen damit arbeiten und besonders dann Vorteile bieten, wenn alle Verantwortlichen sich für die gleiche Lösung entscheiden. Dafür müssen verschiedene Möglichkeiten des Datenaustausches, sowie verschieden große Pakete angeboten werden.
  5. Seien Sie aufmerksam und untersuchen Sie das Angebot vorher gut. Auch zum Telefon greifen hilft oft, um herauszufinden, mit wem Sie Geschäfte machen wollen und mit wem nicht. Bei so einem wichtigen Thema, wie dem Brandschutz, sei mit dem Nachweisen Ihrer Pflichten nicht zu leichtfertig umzugehen.
  6. Nutzen Sie den Ersparnisrechner (Link), um sich selbst oder Ihrem Vorgesetzten auszurechnen, welche Ersparnis die Einführung einer Software mit sich bringt.
  7. Durchleuchten Sie im Detail bei der Kaufentscheidung jede Funktion. Wie Sie merken ist das Spektrum des Funktionsumfangs einer Software groß. Denn nicht nur die Funktion "Formular" kann Verschiedenes bedeutet, auch die Funktionen "To-Do-Listen" oder "fertige Berichte" können so einige Überraschungen ergeben, wenn nicht richtig geprüft wird, was beim jeweiligen Anbieter dahintersteckt. Hinterfragen Sie zudem immer, wie lange Ihre Daten auf welchen Servern und in welchem Land liegen.
  8. Achten Sie darauf, dass Sie den Bestand aller Bauteile, Aufgaben und Sachverhalte nach und nach einpflegen können und nicht direkt am Anfang der Softwarenutzung einpflegen müssen. So erhalten Sie von Tag eins an Nutzen aus der Digitalisierung Ihrer Daten und machen keine Arbeiten, die schlussendlich nicht relevant sind.
  9. Vergewissern Sie sich, dass die Software eine Schnittstelle zu einer Suchmaschine für Bauteile und Dokumente hat. So sparen Sie sich das Zusammensuchen aller Dateien und Informationen auf den verschiedenen Herstellerwebseiten. 
  10. Stellen Sie jedes Softwareprodukt auf den Prüfstand. Nutzen Sie diesen Beitrag, die Checkliste in diesem Beitrag und Ihr neues Wissen. 

Ich wünsche viel Erfolg dabei.

Erhalten Sie jetzt die Checkliste für Ihre Produkt-Entscheidung.


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Lösungsvorschlag: KEVOX Brandschutz-Software speziell für die Brandschutz-Dokumentation in Deutschland, Österreich und der Schweiz - damit Menschen sicher nach Hause gehen.

Sie suchen eine Software, die alle Punkte der Checkliste (Download weiter oben) erfüllt? Die KEVOX Produkte sind die richtige Lösung für Sie:

Die KEVOX Management Software für den Brandschutz

Mit der KEVOX Management Software erledigen Sie Ihre gesamte Brandschutz-Dokumentation einfach, schnell und direkt vor Ort. Legen Sie unendlich viele Projekte an. Nehmen Sie Mängel inklusive Fotobeweise auf, indem Sie spezielle Normsymbole für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf den Plan ziehen. Verteilen und managen Sie Aufgaben problemlos durch tagesaktuelle filterbare Listen. Behalten Sie den Überblick über Prüfungen, Wartung, Kontrollen und andere Instandhaltungstermine und erstellen Sie auf Knopfdruck Laufkarten und entsprechende To-Do-Listen.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von Templates aus und generieren Sie ganz unterschiedlich gestylte Berichte in Sekunden. Generieren Sie so auf Knopfdruck Gefährdungsbeurteilungen, Status-, Tätigkeits-, Instandhaltungs-, Begehungsberichte und vieles mehr. Erhalten Sie mittel- und langfristig eine lückenlose und somit rechtssicherere Dokumentation Ihrer Gebäude. Teilen Sie alle Daten mit allen Brandschutzverantwortlichen und Mitwirkenden und dokumentieren Sie alle im gleichen Format durch die passenden Apps.

Die KEVOX GO App für den Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Dokumentieren Sie oder Ihr Team schnell vor Ort Mängel, Tätigkeiten, Prüfungen, Teilnehmer, Wetter, Raumklima, Zählerstände Zeiterfassung, Übereinstimmungserklärungen und weitere Informationen per App. Die KEVOX GO App dokumentiert automatisch im KEVOX Format. So können alle Informationen einfach und schnell direkt in die Management Software integriert werden.

Die KEVOX GO App kann unabhängig von der KEVOX Management Software genutzt werden. Somit können viele Mitarbeiter günstig mit einem "Werkzeug" zur digitalen Dokumentation ausgestattet werden und zusammenarbeiten. Gerade in der Kombination mit der KEVOX Management Software, wird die GO App zu einem sehr mächtigen Tool für Teams jeder Größer.  Die App steht in ihrer Testvariante kostenfrei im AppStore zum Download bereit. Sie können zum Testen ein Projekt und in diesem Projekt fünf Einträge anlegen. Danach kann die Vollversion für nur 25€ / Monat erworben werden. Wenn Sie nur einen Bericht pro Monat erstellen und sich somit ggf. nur eine Ihrer Arbeitsstunden (Stundenlohn gleich oder größer 25€) sparen, dann lohnt sich die App bereits. Im Normalfall lohnt sich die App um ein Vielfaches. 

Die KEVOX TaskReport App für Mitwirkende im Brandschutz (iOS, Android, Browservariante)

Die KEVOX TaskReport App ist dazu da, dass zuständige Personen Aufgabenpakete im KEVOX Format auf ihrem Smartphone empfangen und bearbeiten können. So kann die Erledigung ihrer Aufgabe von jemandem im KEVOX Format dokumentiert (inklusive Fotonachweis) und direkt an Sie zurückgespielt werden. Die TaskReport App  kann im AppStore oder PlayStore gefunden werden. Der kostenfreie Download der App macht nur Sinn, wenn Sie jemanden kennen, der ihnen mit der KEVOX Management Software Aufgaben zuspielt. Sollten Sie Aufgaben verteilen wollen, benötigen Sie die Management Software. Leiten Sie Ihre zuständigen Personen nun an, die TaskRpeort App kostenfrei zu downloaden und Ihre Aufgabenpakete abzuarbeiten. 

Fragen, die gegebenenfalls noch offen geblieben sind:

Warum gebt Ihr so viel Wissen und die Checkliste kostenfrei heraus?

Mit welcher Brandschutz-Software kann ich all das abdecken, was der Artikel bespricht?

Was passiert, wenn ich mich in das Formular oben eintrage?

Warum muss ich meine Daten angeben?

Wie kann ich mit der KEVOX Software schnellstmöglich anfangen zu arbeiten?

Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung, der Beitrag ist keine rechtliche Grundlage für Ihre Arbeit und lediglich als Hilfestellung zur Informationssammlung gedacht.
Bitte beachten Sie, dass der Beitrag und seine Recherche fehlerhaft sein können und Ihnen lediglich als Hilfestellung dienen soll. Der Beitrag gibt aber keine rechtliche Grundlage zur Erstellung Ihrer Brandschutz-Dokumentation und stellt auch keine rechtliche Beratung dar. Somit übernehmen weder die Autorin, noch ihre Firma Haftung. Vielen Dank für Ihr Verständnis. 

Diskussion: Wie dokumentieren Sie derzeit im Brandschutz? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Über Ihren Kommentar würde ich mich sehr freuen.

Intelligente Checklisten erleichtern die Instandhaltung

Checklisten und digitale Formulare mit KEVOX

Viele Prüfungen und Instandhaltungstermine, besonders im Bereich Arbeitssicherheit, müssen regelmäßig stattfinden. Wäre es da nicht schön, wenn es eine  Lösung gäbe, mit der Sie Checklisten für Prüfungen und Wartungen digital ausfüllen können? Und die zusätzlich eine Mängelliste für Sie führt? Ganz automatisch, ohne große Nacharbeit? Wir haben diese Lösung für Sie gefunden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie eine einfache Lösung Ihnen den Instandhaltungsalltag um ein vielfaches erleichtern kann.

Regelmäßige Prüfungen, Wartungen und Kontrollen bedeuten Mehrarbeit

Bisher waren Instandhaltungen und Prüfungen immer mit einer Menge Vor- und Nacharbeit verbunden. In der Regel müssen Sie im Voraus aufwendig Checklisten für die Prüfung in Word und Excel erstellen. Vor Ort füllen Sie diese möglicherweise analog auf dem Klemmbrett aus. In diesem Fall müssen Sie die ausgefüllte Checkliste im Nachhinein noch manuell digitalisieren, sprich einscannen oder vielleicht sogar in den PC eintippen. Doch auch wenn Sie Ihre Word- oder Excel-Datei direkt am Tablet ausfüllen, müssen Sie manuell noch eine Mängelliste führen, aus der hervorgeht, was Sie bei der Prüfung zu beanstanden haben.

Vergessen Sie diese zeitraubenden Arbeiten. Die Dokumentationssoftware KEVOX übernimmt diese Schritte für Sie.

Digitale Checklisten übernehmen die Arbeit für Sie

In KEVOX können Sie digitale Checklisten hinterlegen, mit denen Sie effizient sämtliche Bauteile überprüfen können. Im selben Arbeitsschritt nimmt die Checkliste Mängel auf und verteilt automatisch Maßnahmen an die zuständigen Personen. Ja, richtig gelesen: Sie füllen die Checkliste aus, der Rest geschieht automatisch im Hintergrund. Wissen Sie jetzt, warum wir unsere Checklisten als „intelligent“ bezeichnen? Einmal angelegt, können Sie eine Checkliste in jedem Projekt verwenden. So können Sie gerade im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, aber auch in Bereichen wie Brandschutz oder als Metallbauer schnell und zugleich nachhaltiger dokumentieren. Wer Checklisten ausfüllt und daraus auf Aufgaben schließt, die verteilt werden müssen, hat mit KEVOX seine optimale Lösung und Arbeitserleichterung gefunden.

Noch einmal langsam. Wie geht das? 

Einmal angelegt stehen die digitalen Checklisten und Formulare für Prüfungen, Wartungen, Kontrollen und Unterweisungen immer bereit.

checklisten und digitale formulare in kevox

Checklisten und digitale Formulare in KEVOX

Auf dem Bauplan sehen Sie direkt, für welches Bauteil eine Prüfung ansteht. Zunächst wählen Sie vor Ort auf dem Tablet-PC das Bauteil aus oder identifizieren es per Barcodelesegerät. Im Anschluss können Sie das für Ihre Zwecke entsprechende digitale Formular (die Checkliste) auswählen und die einzelnen Prüfungspunkte abarbeiten. Dies kann im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit zum Beispiel die Frage sein, ob die Sichtprüfung in Ordnung oder ob bei einer Tür das Schloss vorhanden ist. Die ausführliche Checkliste beinhaltet neben allgemeinen Detailinformationen zum Bauteil auch einen Maßnahmenkatalog. Sollten Sie am Bauteil einen oder mehrere Mängel finden, werden diese inklusive der Gefährdungsstufe, der Frist und des Status in KEVOX dokumentiert und in das Bauprojekt aufgenommen. Wählen Sie die passende Maßnahme aus – fertig ist die lückenlose Dokumentation. Auf diese Weise können Sie auch noch nach Jahren die einzelnen Schritte sowie die verschiedenen Maßnahmen, die am Bauteil bzw. innerhalb des gesamten Bauprojekts vorgenommen wurden, nachvollziehen.

Die digitale Checkliste, das digitale Formular erkennt beim Ausfüllen automatisch Mängel und Maßnahmen und fügt diese Ihrer To-Do Liste hinzu.

Bei der Arbeit mit Checklisten besteht häufig das Problem, dass aufgrund unterschiedlicher Fragestellungen kein eindeutiges Ergebnis erzielt wird. Einige Fragen werden mit Ja, andere wiederum mit Nein beantwortet. Dementsprechend werden Aufgaben und Mängel oft nicht direkt erkannt. Eine Zuordnung ist häufig schwierig. Mit KEVOX besteht dieses Problem nicht. Sie können auf einen Blick die verschiedenen Aufgaben und Mängel identifizieren, die die Checkliste automatisch generiert hat. Sollte die Checkliste einmal nicht vollständig ausgefüllt sein, macht KEVOX Sie darauf aufmerksam. So kann Ihnen auch kein Punkt durch die Lappen gehen. Generell stehen Ihnen verschiedene Checklisten zu unterschiedlichen Themen zur Verfügung. Sie können jedoch auch eigene Vorlagen erstellen bzw. von uns erstellen lassen. Die abgearbeitete Checkliste können Sie abschließend mit einer einfachen oder mehrfachen Unterschrift versehen und als PDF verschicken.

Wie Sie Prüfungen mit digitalen Checklisten in KEVOX durchführen (Video)

Sehen Sie im Video, wie Sie in KEVOX Wartungen und Prüfungen sehr effizient und Schritt für Schritt durchführen können – dank intelligenter Checklisten!

„Wo ist mein Brandschott verbaut?“ Wie Sie „aus den Augen, aus dem Sinn“ vermeiden.

Schottdokumentation Dokumentation von Brandschottungen

Abschottungen sind ein wichtiges Thema im vorbeugenden Brandschutz. Sind viele verschiedene Gewerke am Bau beteiligt, geht die Übersicht schnell mal verloren. Wo genau habe ich mein Schott verbaut? Um was für eine Art von Brandschott handelt es sich? Liegt die Übereinstimmungserklärung vor? Alle diese Fragen lassen sich anhand einer lückenlosen Dokumentation nachvollziehen.

Dieser Blogeintrag erklärt in Kürze, was Brandabschottungen sind und warum eine lückenlose Dokumentation wichtig ist. Außerdem lernen Sie, wie man in der KEVOX Software Schotten anlegt, Mängel erfasst und anschließend gesammelte Berichte für die Schottdokumentation ausgibt. Als Bonus finden Sie am Ende des Artikels außerdem unser neuestes „KEVOX - einfach erklärt“ - Video.

Was sind Abschottungen und wozu dienen sie? 

Bei Brandschotten oder Brandabschottungen handelt es sich um feuerwiderstandsfähige Bauteile. Diese dienen dazu, Wände und Decken gegen Feuer und Rauch abzudichten. Im Falle eines Brandes soll so das Feuer auf einen Brandabschnitt begrenzt werden, um den Brandschaden so gering wie möglich zu halten. Das Brandschott muss dabei den gleichen Feuerwiderstand wie die übrigen Bauteile (Wände, Decken, Türen) aufweisen.

Ein kleines Beispiel: In dem entsprechenden Brandabschnitt sind F90-Wände verbaut. Diese halten ein Feuer bis zu 90 Minuten ab. Das eingebaute Brandschott muss dementsprechend ebenfalls eine aus der Kategorie S90 sein, damit der Brand nicht früher austritt.

Brandschott ist nicht gleich Brandschott

Es existieren verschiedene Systeme für Brandschotten. Rohrschottungen unterscheiden sich in der Art des verbauten Rohres. Handelt es sich um ein brennbares Rohr, kommen Rohrmanschetten oder Bandagen zum Einsatz, die um die Rohre gelegt werden. Diese enthalten einen bestimmten Baustoff, der sich bei Hitze ausdehnt. So wird sichergestellt, dass sich das Feuer oder der Rauch nicht in den nächsten Brandabschnitt ausbreitet.

Die verschiedenen Systeme bei Kabelschottungen sind abhängig von Bauart und Dicke der Wand bzw. Decke. Hier gibt es Schottvarianten aus Mineralfaser oder Mörtel oder aber auch sogenannte Brandschutzkissen, Brandschutzschäume, Kabelboxen und vieles mehr.

Warum muss ich Schottungen dokumentieren? 

Bei dem Einbau von Brandabschottungen ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Bei dem Neu- oder Umbau von Gebäuden sind in der Regel mehrere verschiedene Gewerke beteiligt. Damit der Bauleiter alles im Blick behält, muss der Installateur der Brandschotten nachhalten können, wo er welche Abschottungen eingebaut hat. In der Regel wird dabei ein Vorher-/Nachher-Foto von beiden Seiten festgehalten. Beim Einbau sind in jedem Fall die Zulassungsbestimmungen zu berücksichtigen. Dort ist explizit festgehalten, was beim Einbau des Brandschotts beachtet werden muss. Mit einer Übereinstimmungserklärung bestätigt der zuständige Installateur seinem Auftraggeber dann, dass er das Brandschott gemäß der betreffenden Zulassung eingebaut hat. Dadurch macht er sich für die Funktion des Schotts verantwortlich und kann zur Rechenschaft gezogen werden.

Nach dem Einbau werden regelmäßig Prüfungen der Brandschotten durchgeführt. Hierbei stellt der Prüfer zum Beispiel fest, dass der Durchbruch nicht richtig verschlossen worden ist. Er hält diesen Mangel fest und beauftragt den Installateur wiederum, ihn zu beheben. Wann genau dieser Mangel von wem und in welcher Weise behoben wurde, muss ebenfalls festgehalten werden. Nur so ist im Nachhinein eine lückenlose Nachweiskette gewährleistet.

Die richtige Brandschott-Kennzeichnung nicht vergessen!

Neben der Übereinstimmungserklärung des Herstellers ist eine Kennzeichnung am Brandschott selbst unerlässlich. Anhand des Schildes, das neben dem Schott angebracht wird, kann später nachvollzogen werden, welches Schottsystem verbaut worden ist. Ohne diese Kennzeichnung ist eine mögliche Nachbelegung des Schotts nicht mehr möglich. Die Kennzeichnung muss den Hersteller, das Herstellerjahr und die Zulassungsnummer sowie den Namen des Errichters (also der ausführenden Firma) enthalten. Ebenfalls ist es ratsam die Widerstandsdauer des Schotts anzugeben. Übrigens: Bei Schottungen, die nach einem bauaufsichtlichen Prüfungszeugnis (AbP) oder einer bauaufsichtlichen Zulassung (AbZ) errichtet werden, ist diese Kennzeichnung verpflichtend!

Wie dokumentiere ich Brandabschottungen mit KEVOX?

Alles im Blick: Schottungen im Bauteilplan anlegen

Brandschott in der Planansicht in der KEVOX Management Software

Brandschott in der Planansicht in der KEVOX Management Software

  • Katalog-Symbol an die entsprechende Stelle in der Planvorlage ziehen
  • Aus dem umfangreichen Bauteilkatalog unter „Schott“ ein Standard-Bauteil oder ein herstellerbezogenes Bauteil auswählen
  • Details wie Hersteller, Zulassungsnummer, Maße, Schotttyp etc. eintragen (bei den herstellerbezogenen Schottungen sind diese Informationen bereits ausgefüllt)

Da stimmt etwas nicht: Mängel aufnehmen

  • Schott im Bauplan auswählen und „erfassen“ klicken
  • Textbaustein zum entsprechenden Mangel wählen – die entsprechende Maßnahme ist bereits ausgefüllt
  • Alternativ: Eigenen Text und Maßnahme verfassen oder Textbausteine anpassen
  • Direkt mit der Software ein Foto vom Mangel aufnehmen oder vorhandenes Foto aus Datei wählen

Lückenlose Dokumentation: Details ergänzen, Berichte generieren, Übereinstimmunsgerklärung ausdrucken

Schott-Bericht-übereinstimmungserklärung mit kevox automatisch erstellen

Schott-Berichte bzw. Übereinstimmungserklärungen können mit KEVOX automatisch erstellt werden.

  • Bauteil im Plan öffnen, um weitere Details zur Schottung zu ergänzen – z.B. ein Vorher- und Nachher-Foto des Einbaus (Foto direkt aufnehmen oder aus Datei auswählen)
  • Im Menü links zu „Berichte“ gehen
  • Zeitraum „von ... bis ...“ festlegen und die entsprechende Druckvorlage für Schotten auswählen
  • Tabellenübersicht zeigt die Schottungen an, die im Bericht enthalten sein werden
  • Im Bericht enthalten sind alle Details zu den verbauten Schottsystemen, sowie die erfassten Mängel
  • Übereinstimmungserklärungen finden Sie in der KEVOX Premium-Version ebenfalls im Bauteil selbst unter „Formulare“
  • In der interaktiven PDF-Datei können Sie den Fragenkatalog abhaken und mit Ihrer Unterschrift versehen

 

Wie genau Sie in der KEVOX Management Software Ihre Brandschottungen dokumentieren können, sehen Sie außerdem in unserem neuen „KEVOX - einfach erklärt“ - Video.

Dokumentation von Feuerschutztüren und warum diese mehr Beachtung verdient haben

Feuerschutztüren Dokumentieren - Interview- Herr Fassbender

Ein kompletter Blogbeitrag nur über Feuerschutztüren? Auch scheinbar unwichtige Gegenstände wie Türen und Toren, denen nur wenig Beachtung geschenkt wird, können bei unsachgemäßem Einbau oder fehlender Fehlerbehebung Schäden nach sich ziehen. Die mangelnde Sorgfalt, die Feuerschutztüren oft anheimfällt, sowie nicht durchgeführte Wartungen von Feuerschutztüren sind leider immer wieder anzutreffen. Es ist reiner Glücksfall, dass es nicht öfter zu Personenschäden kommt. Josef Faßbender, seit 2014 hauptberuflich als vereidigter Sachverständiger vor allem im Bereich Metallbau und vorbeugender Brandschutz tätig, gibt im Video Tipps, worauf Sie bei Feuerschutztüranlagen achten müssen. Wir haben seine wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.

Worauf muss ich alles achten?

Türen sind in jedem Gebäude vorzufinden, Betreiber eines großen Betriebs haben jedoch meist keine Ahnung, welche Anforderungen eine Tür erfüllen muss. Was müssen Sie generell beachten? „Die jeweiligen Nutzer müssen ihre Ansprüche definieren, damit der Monteur das richtige Türelement aussuchen kann“, erklärt Faßbender. Das Brandschutz- und Fluchtwegekonzept spiele ebenso eine wichtige Rolle wie die Anforderungen an Sicherheit. All diese Dinge müssen in einer Türanlage zusammengeführt und gemeinsam konzipiert werden.

Daher rät Faßbender, dass Sachverständige am besten bereits während der Planungsphase hinzugezogen werden. Viele Bauteile, die Sie erst im Nachhinein nachrüsten, enden oft in unsachgemäßen Reparaturen. Mitunter kann es passieren, dass Nachrüstungen zum Erlöschen der Zulassung führen. Die beschädigten Elemente müssen letztendlich ausgetauscht werden, was bei der Planung oder bei einer baubegleitenden Qualitätskontrolle vielleicht hätte anders gelöst werden können.

Auf keinen Fall die Dokumentation vergessen!

Ein ebenso wichtiges Thema ist seiner Meinung nach der Punkt Dokumentation, der vor allem im Bereich Zulassung von großer Bedeutung ist. Hier sieht Faßbender großes Verbesserungspotential. Der Monteur müsste bereits bei der Montage die Montageanleitung sowie Zulassung auf der Baustelle vorliegen haben. Dies treffe Faßbender jedoch leider in den allerwenigsten Fällen an. „Der Dokumentationsprozess beginnt bei der Bestellung, geht über die Anlieferung bis hin zur Abnahme und zur spätere Prüfung und Wartung“, macht der Sachverständige klar.

Der Monteur selbst beschäftige sich laut Faßbender leider im Großen und Ganzen nicht mit der Dokumentation. Es sei auch nicht seine Aufgabe. Diese bestünde vielmehr darin, das Element  vor Ort zulassungskonform zu montieren. Hierfür müsste er die Dokumente aber auf der Baustelle vorliegen haben oder sich sehr gut mit dem Produkt auskennen. Eine Türanlage ohne eine Zulassung, Montageanleitung oder einer Übereinstimmungserklärung sei keine ordnungsgemäße Dokumentation und ist somit nicht zugelassen. Sein Rat: Als Betreiber müssten Sie darauf achten, dass Sie die Unterlagen vom Monteur wiederbekommen, damit diese im Versicherungsfall vorliegen. So kann auch eine ordnungsgemäße Prüfung und Wartung durchgeführt werden. Schließlich könne der Prüfer der Türanlage diese nur dann ordnungsgemäß prüfen und warten, wenn er die richtigen Unterlagen vorliegen habe.

Sehen Sie jetzt das volle Interview über die Dokumentation von Feuerschutztüren mit Experte Faßbender (Video)

Wie Sie die Dokumentation bei Türen und Toren ganz einfach mit KEVOX erledigen können, lesen Sie in dem Blogbeitrag "Türen und Tore – Dokumentation von Einbau und Instandhaltung".


Neue Erfolgsgeschichte: Die HEINZL Brandschutztechnik GmbH berichtet von ihren Erfahrungen mit KEVOX

Erfahrungen KEVOX Referenz -Heinzl-Brandschutztechnik GmbH -CaseStudy

Immer wieder berichten wir hier von Kunden, die bereits Erfahrungen mit KEVOX gemacht haben: Die HEINZL Brandschutztechnik GmbH bietet Brandschutz aus einer Hand. Dazu gehört die Planung, Ausführung, Wartung und natürlich die vollständige Dokumentation. Vor allem für die Dokumentation im vorbeugenden Brandschutz setzt das Unternehmen seit Oktober 2015 auf die KEVOX Management Software. Wir waren im Interview mit Diplom-Betriebswirt Alexander Heinzl, Geschäftsführer und zertifizierter Brandschutzbeauftragter. Er hat uns verraten, wie er auf die Software aufmerksam geworden ist und was ihn an KEVOX begeistert. Außerdem lesen Sie in der Erfolgsgeschichte, warum sich der Arbeitsaufwand für ihn halbiert hat.

Die vollständige Erfolgsgeschichte finden Sie hier.

FeuerTRUTZ 2018 – Das offizielle KEVOX After Movie

Feuertrutz Messe Nürnberg 2018 Impressionen von KEVOX - das offizielle Aftermovie

Eine Woche liegt die FeuerTRUTZ 2018 nun fast schon zurück. Zeit, die zwei Messetage Revue passieren zu lassen. Wir von KEVOX können auf viele informative und interessante Gespräche, sowie viele neu geknüpfte Kontakte zurückblicken.

In unserem After Movie haben wir die Impressionen von der FeuerTRUTZ in der Nürnberg Messe noch einmal für Sie zusammengefasst. Vielleicht entdecken Sie sich ja auch selbst in dem einen oder anderen Video-Schnipsel wieder.

Wir bedanken uns für die vielen Besucher am KEVOX-Stand und freuen uns jetzt schon auf die FeuerTRUTZ 2019!

KEVOX-Podcast: Trends im Brandschutz & die FeuerTRUTZ 2018

Podcast_Trends_im_Brandschutz_Feuertrutz_Kevox

Wir haben uns auf neues Medien-Terrain begeben und freuen uns, Sie heute daran teilhaben zu lassen: Der erste KEVOX-Podcast ist da.

Im Zuge der Preisverleihung zum Produkt des Jahres haben wir die Chance genutzt und uns mit Herrn Gesellchen und Herrn Oster von der FeuerTRUTZ ausgetauscht. Im Gespräch ging es um die aktuellen Trends im vorbeugenden Brandschutz und die Highlights der diesjährigen FeuerTRUTZ Messe in Nürnberg. Doch hören Sie am besten selbst rein!

Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Wie KEVOX GO es zum Produkt des Jahres geschafft hat und was daran so ungewöhnlich ist

KEVOX-Produkt-des-Jahres

Montagabend, 15. Januar 2018. Es ist weit nach Feierabend, gegen 22:30 Uhr. Michael Hagelganz, Inhaber von KEVOX, sitzt zu Hause auf dem Sofa, als zu später Stunde noch eine E-Mail auf seinem Smartphone eingeht. Absender: FeuerTRUTZ. Betreff: Ihre Bewerbung zum Produkt des Jahres 2018.

Das wird doch nicht etwa…?

Am nächsten Morgen im KEVOX-Büro im Exzenterhaus in Bochum. Gegen 9 Uhr wird kurzerhand ein Meeting einberufen. Der Sekt steht bereit und Michael verkündet die große Neuigkeit.

„Unsere KEVOX GO App ist von der FeuerTRUTZ zum Brandschutz-Produkt des Jahres 2018 ausgezeichnet worden!“

Stille. Ungläubigkeit. Und dann unglaubliche Freude!

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Ein klarer Teamverdienst! Der Preis für die beste App im Brandschutz 2018.

Dass es zunächst keiner im Team so recht glauben kann, kommt nicht von ungefähr. Schließlich wurde die KEVOX Managementsoftware bereits 2014 ebenfalls zum Produkt des Jahres ausgewählt. Und dass eine Firma zweimal diese Auszeichnung bekommt, passiert in der Regel sehr selten.

Doch wie genau kam es eigentlich dazu? Bereits im November letzten Jahres lag dem FeuerTRUTZ Magazin, der Fachzeitschrift für den Brandschutz, eine Sonderbeilage bei. Dort wurden die Produkte vorgestellt, die in den Kategorien anlagentechnischer, baulicher und organisatorischer Brandschutz eingereicht worden waren.

Bei der anschließenden Online-Abstimmung durch die Leserinnen und Leser der FeuertTRUTZ und der Bewertung durch die Fachjury konnte sich die KEVOX GO App schließlich gegen fünf andere Produkte in der Kategorie organisatorischer Brandschutz als Gewinner durchsetzen.

Vergangenen Montag war es dann endlich soweit. Das gesamte KEVOX-Team hatte sich und die Büros im Exzenterhaus herausgeputzt und empfing voller Vorfreude Herrn Oster und Herrn Gesellchen von der FeuerTRUTZ Network GmbH zur feierlichen Preisübergabe.

KEVOX-Balkon-Michael-hagelganz-und-feuertrutz-2018

Das Büro von KEVOX im 16 Stock über dem Ruhrgebiet. Ein wahnsinniger Ausblick den auch die FeuerTrutz Kollegen fotografieren wollen.

Der Himmel über Bochum bescherte uns an diesem Tag schönsten Sonnenschein, sodass auch die offiziellen Fotos für das FeuerTRUTZ Magazin sich auf jeden Fall sehen lassen können. Einblicke von diesem Tag finden Sie übrigens in unserem neuesten Video auf YouTube (s. unten). Nach einem Gruppenfoto mit Urkunde und Trophäe für unseren Facebook-Account standen uns die beiden Herren von der FeuerTRUTZ noch für einige interessante Gespräche zur Verfügung. „Das Brandschutz-Produkt des Jahres ist kein Preis, der von uns an ein bestimmtes Unternehmen vergeben wird, das wir bestimmen“, betonte Herr Oster in diesem Zusammenhang noch einmal. „Die Auszeichnung zeigt auch, dass Sie die Marktteilnehmer, also unsere Leserinnen und Leser, überzeugt haben.“

Der Tag war auf jeden Fall in jeglicher Hinsicht ein voller Erfolg. Wir sind sehr stolz, dass nun zwei Trophäen der FeuerTRUTZ unser Regal im Büro schmücken, und bedanken uns recht herzlich für Ihr Vertrauen, das uns diesen Preis erst ermöglicht hat.

KEVOX-Produkt-des-Jahres-2018

Preisverleihung im Exzenterhaus Bochum bei KEVOX

Wenn Sie sich nun auch selbst vom Produkt des Jahres im organisatorischen Brandschutz überzeugen lassen wollen, freuen wir uns, Sie am 21. und 22. Februar auf der FeuerTRUTZ Messe in Nürnberg begrüßen zu dürfen. Sie finden uns in der Halle 10.0 am Stand 309. Dort können Sie sowohl die Managementsoftware als auch die KEVOX GO App live vor Ort kennen lernen.

Sie haben noch kein Ticket für die FeuerTRUTZ Messe? Kein Problem, wir haben noch einige wenige Freikarten zu vergeben. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@kevox.de. Wir freuen uns auf Sie!

Feuerschutzversicherung und Risikobesichtigung – worauf Sie als Unternehmer vorbereitet sein müssen

Feuerschutzversicherung KEVOX

Versicherungen sind häufig ein leidiges Thema. Doch welcher Zeitpunkt wäre besser sich mit unliebsamen Themen auseinanderzusetzen als ein Jahreswechsel? Damit das Jahr nicht nur gut startet, sondern auch in jedem Fall gut weitergeht. Denn eine Feuerschutzversicherung kann Sie und Ihr Unternehmen schließlich vor bösen Überraschungen bewahren. Wir haben für Sie mal von der Seite eines Versicherers auf den Brandschutz geschaut und hervorgehoben, auf was Sie achten müssen, wie eine Risikobesichtigung abläuft und welche Rolle eine lückenlose Dokumentation hierbei spielt.

Wofür dient eine Feuerschutzversicherung?

Eine Feuerschutzversicherung bietet Unternehmen bei einem Brandschaden Sicherheit. Sie dient quasi als Schutzmaßnahme, um nicht nach einem Unfall und durch die entstandenen Kosten im schlimmsten Fall von heute auf morgen produktions- und zahlungsunfähig zu sein und vom Markt zu verschwinden. An eine Feuerversicherung schließt sich bei Unternehmen in der Regel eine Feuerbetriebsunterbrechungsversicherung an, die Ertragsausfälle versichert.

Bevor es zum Vertragsabschluss kommen kann, fährt ein Beauftragter von Seiten der Versicherung zum Unternehmen und fährt eine Risikobesichtigung durch, um die brandschutztechnischen Aspekte zu betrachten und das Unternehmen dementsprechend in der Feuerschutzversicherung einstufen zu können.

Wie erfolgt eine Risikobesichtigung für die Feuerschutzversicherung?

Derjenige, der von Seiten der Versicherung zum jeweiligen Unternehmen fährt, um dort die Risikobesichtigung durchzuführen, sollte in jedem Fall genug Zeit vor Ort einplanen. Es bringt weder der einen noch der anderen Seite etwas, wenn der Versicherer im Eiltempo über das Gelände geht, den Rest im Büro erledigt und so das tatsächliche Risiko vor Ort falsch eingeschätzt wird. Aus diesem Grund ist ein im Vorfeld klärendes Gespräch mit den Zuständigen aus dem Unternehmen hilfreich. Hierzu zählen in diesem Fall Sicherheitsbeauftragte, Brandschutzbeauftragte, Werksleitung und selbstverständlich der Geschäftsführer. Die für das Gespräch benötigten Unterlagen sollten im Voraus angefordert werden, damit das große Suchen vor Ort erspart bleibt. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist an dieser Stelle wichtig. Nur so kann sich der Unternehmer darauf verlassen, dass es keine Einschränkungen im Versicherungsschutz gibt, da der Versicherer über einen bestimmten Aspekt bereits Bescheid wusste.

Anschließend folgt der eigentliche Rundgang durch das Unternehmen. Hierbei werden alle Brandschutzmängel erfasst, die die Risikobewertung für die Feuerschutzversicherung beeinflussen. Eine lückenlose Dokumentation ist an dieser Stelle unerlässlich. Je nach Stärke eines Mangels kann dieser durchaus essentielle Auswirkungen in einem Brandfall haben – dies darf die Versicherung natürlich nicht unberücksichtigt lassen.

Was passiert bei baulichen Veränderungen oder Aufbau eines neuen Produktionszweigs?

Nachdem der Versicherer sich das Unternehmen angeschaut hat, geht er im Regelfall davon aus, dass das Risiko auf einer gleichbleibenden Ebene bestehen bleibt. Fährt der Unternehmer jedoch einen neuen Produktionszweig ein, da sich beispielsweise die Marktverhältnisse geändert haben, müssen die damit einhergehenden Gefahrerhöhungen dem Versicherer angezeigt werden. Das Unternehmen muss in diesem Fall oft einen Prämienzuschlag hinnehmen. Zudem muss es sich darauf einstellen, dass zukünftig auf weitere Gefahrenquellen zu achten ist. Unter Umständen verliert das Unternehmen aufgrund der Gefahrenerhöhung den Vertrag. Besonders bei der Planung großer Anlagen sollte das Unternehmen an den technischen Brandschutz denken.

Welche Rolle spielt eine lückenlose Dokumentation bei der Feuerschutzversicherung?

Nicht nur der Versicherer muss bei seiner Begehung während der Risikobesichtigung lückenlos alle vorhandenen Mängel festhalten. Auch für den Unternehmer selbst ist es notwendig, diese als Dokumentation vorliegen zu haben: Einerseits, um im Schadensfall sicherzugehen, dass der Versicherung dieser Mangel bekannt war und andererseits natürlich, um die anstehenden Arbeiten an den Mängeln im Blick zu haben.

Doch die Dokumentation spielt auch noch in einem anderen Zusammenhang mit der Feuerschutzversicherung eine Rolle. Um den Versicherungsschutz durchgehend zu gewährleisten, kann die Versicherung regelmäßig bestimmte Dokumente vom Unternehmen einfordern. Hierzu gehören vor allem Berichte zu Prüfungen und Wartungen von elektrischen oder Brandschutzanlagen. Von Seiten der Versicherung wird dazu geraten, diese Berichte nicht in einer losen Blattsammlung im Büro rumliegen zu haben, sondern diese am besten digital am PC dokumentiert zu haben. Mit KEVOX beispielsweise haben Sie alle Ihre Berichte an einem Ort ohne aufwendige Formatierungsarbeiten in Excel erledigen zu müssen. Die übersichtliche Dokumentation führt dazu, dass die Daten schnell gefunden werden und im Bedarfsfall schnell zur Verfügung stehen. Denn auch dies gilt: Sollte es doch einmal zum Feuerschaden kommen, ist es unerlässlich, dem Versicherer möglichst schnell den Schaden anzuzeigen, damit entsprechende Maßnahmen getroffen werden können, die eine Schadensausbreitung verhindern.

Wir hoffen natürlich nicht, dass es bei Ihnen zum Brandfall kommt. Mit einer guten Versicherung und einer lückenlosen Dokumentation mit KEVOX wären Sie aber in jedem Fall auf der sicheren Seite. Sowohl als Versicherer und als Unternehmer dokumentieren sie schnell und einfach alle Mängel, Gefahrenquellen und anstehenden Arbeiten. Die Software erinnert an zu erledigende Aufgaben, strukturiert Ihre Daten einheitlich und gibt automatisch Tätigkeits-, Status- und Mängelberichte (und viele mehr) auf Knopfdruck heraus. So bleiben alle Daten nachvollziehbar und vollständig und der vorbeugende Brandschutz bleibt stets im Blick.

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