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Wirtschaftlicher Arbeiten mit der KEVOX Software

Wirtschaftlicher Arbeiten mit der KEVOX Software

Bei einer (Software-) Investition tun sich viele schwer. Dabei ist Zögern nicht der richtige Ansatz. Der ist nämlich: Zettel, Stift, Taschenrechner… Machen Sie es sich bequem und rechnen Sie bei unserem Video doch einfach einmal mit.

Sehen Sie im Video, wie Sie durch den Einsatz der KEVOX Software bares Geld sparen und warum Sie derzeit einfach nicht wirtschaftlich arbeiten (also Geld verbrennen!)

'Free App' und 'Kostenlose Software' – ja, wirklich?

Die Investition in eine Software scheint vielen schwer zu fallen. Wann rentiert sich die Software? Der Preis scheint einfach zu hoch. Überhaupt, Software darf eigentlich nichts kosten. Im Internet locken Angebote mit „Free App“ und „Kostenlose Software“… Wer diese Freeware einmal ausprobiert hat, muss feststellen, das waren tatsächlich nur Lockworte. Das Produkt kann schlichtweg gar nichts. Nachhaltigkeit, ein allumfassendes Konzept und vor allem Rechtssicherheit brauchen wir hier nicht einmal zu suchen.

Doch warum soll eine Software eigentlich kostenlos sein?

Vor allem, wenn sie eine wichtige Ressource darstellt, die Ihr wichtigstes Gut behütet und ordnet (Ihre Daten) und Ihnen dazu noch einen großen wirtschaftlichen Vorteil bietet? Letzteres bewegt Sie schließlich dazu, nach solch einer Software zu suchen. Sie wollen effizienter werden. Strukturiert arbeiten, Zeit, Geld und Nerven sparen und Analysen erhalten, die Ihnen einen erheblichen Mehrwert bieten. Ein solcher Vorteil hat seinen Preis. Wenn man genau hinschaut, dann ist dieser Preis jedoch keine Hürde. Es ist eine Investition, die sich wahnsinnig schnell rentiert und zwar schon nach der ersten Begehungsstunde.

Eine Beispielrechnung zur Softwareinvestition

Nehmen Sie an, Sie oder Ihre Mitarbeiter machen nur eine Begehungsstunde im Monat. Die entsprechende Nacharbeit würde noch einmal zwei Stunden in Anspruch nehmen. Wenn Sie die Arbeitszeit mit 80€/h bewerten, dann kostet Sie die eine Begehungsstunde mit der Dokumentation 240€. Mit der KEVOX-Software starten Sie schon ab 80€ im Monat. Sie berechnen die eine Begehungsstunde und sparen die Nacharbeit ein. Nun kostet Sie die Begehung inklusive der Dokumentation nur noch 160€. Sie sparen 2/3 Ihrer Zeit und 1/3 Ihrer Kosten.

Bei fünf Begehungsstunden sparen Sie bereits 400€ und bei 10 Begehungsstunden macht das schon 800€ pro Monat, das sind 9600€ im Jahr. Vergessen Sie die zeitraubende Nacharbeit mit Word und Excel und optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, indem Sie KEVOX die Arbeit übernehmen lassen.

Errechnen Sie Ihre individuelle erwartete Ersparnis durch die mobile Dokumentation mit der KEVOX Software. Hier geht's zum Ersparnisrechner.

Wie die KEVOX Software Zeit und Geld spart

Nacharbeiten entfallen dank des mobilen Dokumentationssystems vollständig. Speichern Sie Fotos in Echtzeit zu den passenden Mängeln ab und verwenden Sie vordefinierte Textbausteine. Schließen Sie noch vor Ort mobil auf dem Tablet PC alle Arbeitsschritte der Dokumentation vollständig ab. Im Büro wählen Sie dann aus einer Vielzahl von Berichtslayouts aus und drucken den fertigen Bericht einfach aus oder Sie versenden die druckreife PDF-Datei schnell per E-Mail. Sie sparen zwei Stunden Nacharbeit vollständig ein.

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16 Funktionen, die Sie sich bei Ihrer Dokumentationssoftware wünschen

KEVOX im Faktenhagel

Brandschutzsoftware, Bauleitungssoftware, Arbeitsschutzsoftware, … Mit KEVOX dokumentieren Sie technische Daten rund um ein Gebäude. Sollte ich die vielfältig einsetzbare Dokumentationssoftware in nur  3 Worten zusammenfassen, so würde ich sagen: nachhaltig, digital und mobil. Was genau alles „drin“ steckt in der Software, haben wir für Sie kurz und knackig in unserem Faktenhagel zusammengestellt.

Wie Sie trotz erhöhter Dokumentationsanforderungen Zeit sparen

Produktivität durch software

Haben auch Sie immer weniger Zeit für immer mehr Aufgaben? Während Sie von einem Projekt zum nächsten fahren, pendelt Ihr Blick immer wieder zwischen Terminkalender und Uhr. Sie fragen sich: Wo ist die Zeit geblieben? Klarer Fall von „Arbeitsverdichtung“. In diesem Artikel habe ich für Sie drei Gegenmaßnahmen zusammengefasst, die helfen, nicht Ihren wertvollen Kopf zu verlieren. Mein Fazit: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und lassen Sie eine Software die zeitstehlenden Aufgaben erledigen. So geht’s:

1 Automatismen sparen Zeit

Vom Erfassen der Mängel, bis hin zur Überwachung und Koordination der Behebung, dokumentieren Sie mit der KEVOX Software rechtssicher und nachhaltig jeden Schritt. Durch effiziente Automatismen sparen Sie viel Zeit. Wählen Sie Mängel und Maßnahmen einfach aus Textkatalogen aus. Machen Sie ein Foto mit Ihrem Tablet und die Software ordnet diese den dokumentierten Mängeln in Echtzeit zu. Auf diesem Weg entfällt die Nacharbeit. Warum erstellen Sie Berichte noch aufwendig in Word und Excel, wenn Ihr persönlicher Software-Assistent diese einfach per Knopfdruck ausgegeben kann? Die digitale Dokumentation spart Ihnen die Nacharbeit und Auswertung. Das bedeutet mehr Zeit für andere Aufgaben.

2 Fahrzeit reduzieren, weil alle Dokumente immer dabei sind

Haben sie alle wichtigen Unterlagen und Dokumente immer griffbereit? Ordnerschleppen und Sortieren können Sie getrost „ad Acta“ legen. Gerade wenn Sie mehr als ein Projekt managen wird die Dokumenten-Management-Komponente der Software ihnen helfen. Innerhalb der KEVOX Software herrscht auch bei einer Großzahl von Projektdaten beste Ordnung. Alle Daten sind immer griffbereit – das erspart Ihnen Fahrten zurück zum Büro. Zudem sorgt das Informationssystem dafür, dass Daten nicht zwischen den Projekten durcheinandergeraten. Besonders praktisch ist das System, wenn ganze Projekte an einzelne Auftraggeber weitergereicht werden sollen. Dank Software koppeln Sie die gesamten Daten eines Projekts mit wenigen Klicks ab, geben es weiter oder machen ein Back-up. Genau so schnell sind auch Reportings / Berichte über den aktuellen Stand der Projekte ausgegeben. Das sorgt für den WOW-Effekt beim Auftraggeber.

3 Struktur bei der Bauabnahme und der Instandhaltung

Behalten Sie auch vor der Bauabnahme lieber einen kühlen Kopf. Die Software hilft, unendlich viele Dokumente aktuell und gut strukturiert zu sammeln. KEVOX teilt Ihnen mit, welche Dokumente noch fehlen, welche in Kürze ungültig werden und welche schon einwandfrei vorliegen. Behalten Sie so leicht die Übersicht. Auch im Instandhaltungsmanagement ist Übersicht das A und O. Prüf-, Wartungs-, und Kontrolltermine sind mit KEVOX schnell in Form von Listen zusammengestellt und können nach Gewerken und Zuständigkeiten gefiltert werden. Auch wenn Sie mal etwas vergessen, ihr Assistent wird Sie frühzeitig erinnern. Struktur heißt Fehlervermeidung und Zeitersparnis.

Fazit: Software zur Auflösung der Arbeitsverdichtung

Mit der KEVOX Software sparen Sie, wie oben beschrieben, viel Zeit durch:

  • die automatische Generierung aktueller Mängel-, Aufgaben- und Instandhaltungslisten,
  • gefilterte Listenansichten
  • die Ausgabe fertiger PDF-Berichte inklusive der Fotodokumentation,
  • strukturiertes Dokumentenmanagement, das Suchen erspart,
  • reduzierte Fahrzeiten

Der Dokumentationsaufwand muss trotz steigender Anforderungen nicht groß sein. Lediglich das richtige Werkzeug muss her. Nach und nach werden Sie feststellen, dass sich die Arbeitsabläufe vereinfachen und die Arbeitsverdichtung, abnimmt. Auch in der Kasse wird sich die KEVOX-Software positiv bemerkbar machen. Denn wie Benjamin Franklin schon feststellte „Zeit ist Geld“.

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3 Schritte zu mehr Effektivität im Mangelmanagement (Video)

Mangelmanagement Software - Digitales Mangelmanagement erspart Zeit

„Technische Transformation“ ist sicherlich eines der Schlüsselwörter unserer Zeit. Die Arbeitswelt unterliegt einem ständigen Wandel. Egal in welcher Branche Sie sich bewegen, von Isoliertechnik und Sanierungsdokumentation über Arbeitssicherheit und Bau, bis hin zum Brandschutz. Die Geschäftswelt wird schneller und kurzlebiger. Sie haben lange versucht, die „altbewährte Art und Weise“ beizubehalten. Doch müssen Sie feststellen, dass „altbewährt“ nicht „zeitgemäß“ ist. Umständliche Excel-Tabellen, die Mängeldokumentation per Klemmbrett und die stundenlange Nachbearbeitung der Dokumentation am Abend sind ein untragbarer Zustand. Eine Veränderung muss her. Die Lösung Ihres Problems existiert bereits. Wie Sie Zeit, Geld und vor allem Nerven sparen, lesen Sie hier.

Sehen Sie im Video, wie Sie Mängel mit der KEVOX Software ganz einfach dokumentieren, die Beseitigung managen und Ihre Pflichterfüllung langfristig nachweisen. 

Die richtige Software nutzen (Schritt 1)

Mit der neuen, kompakten Softwarevariante von KEVOX, starten Sie günstig in das digitale Zeitalter des Mängelmanagements. Machen Sie Schluss mit dem Irrsinn, aus Excel-, PDF- und PIC- Dateien ein Dokument zu erstellen. Mit einem Tablet-PC erledigen Sie die Aufnahme der Mängel inklusive Fotobelege direkt vor Ort, mobil und vollständig. Auch die Überwachung und die Koordination der Mängel bis zur Beseitigung ist kein Problem mehr. Automatische, tagesaktuelle Listen informieren Sie über jeden Status.

Schlanke Kommunikation (Schritt 2)

Vergessen Sie die aufwändigen Verwaltungsarbeiten, wie E-Mails schreiben und Listen vorbereiten. Per Knopfdruck erstellen Sie – dank der richtigen Software – tagesaktuelle Aufgabenlisten, die Sie zeiteffizient per Email versenden oder innerhalb weniger Sekunden ausdrucken.

Sparen Sie sich sogar das Einpflegen der Daten, nach Erledigung der Mängel. Vollständig digital dokumentieren und kommunizieren Sie mit der KEVOX TaskReport App. Vergeben Sie digitale Arbeitsaufträge direkt aus den KEVOX Mängellisten. Die Dokumentation der Mängelbehebung fließt so ohne weiteren Arbeitsaufwand in das Gesamtsystem ein und all Ihre Mitarbeiter und Subunternehmer können mit Ihren Smartphones für Sie dokumentieren.  Schritt für Schritt nimmt die digitale Transformation des Mängelmanagements Form an.

Nachhaltig und rechtssicher arbeiten (Schritt 3)

Der Teufel steckt hier im Detail. Warum macht die KEVOX-Software rechtssicherer? Zum Beispiel, weil Mängel schnell und sauber vor Ort dokumentiert werden. So können Fehler bei der Fotozuordnung oder der Berichterstattung erst gar nicht entstehen.

Wird ein Mangel beseitigt bleibt er stets im System bestehen. Auf diese Art und Weise überblicken Sie auch noch Jahre später die gesamte Situation und erledigen weitere Reparaturen im Hinblick auf frühere Gegebenheiten. Hier bemerken Sie: Die Daten und Informationen sind Ihr Kapital.

Des Weiteren helfen Ihnen verschiedene Nutzerprofile nachzuvollziehen, wer für welchen Sachverhalt verantwortlich ist.

Die einheitliche Bezeichnung der Mängel durch das System, schützt Sie vor Missverständnissen mit Ihren Kunden und Auftragspartnern und bietet gute Analysemöglichkeiten. Wie oft in den letzten zwei Jahren mussten Sie beispielsweise eine defekte Tür reparieren? KEVOX hilft Ihnen abzuschätzen ob es an der Zeit wäre eine neue einzubauen.

Doch das Wichtigste: Haben Sie keine Angst vor der Veränderung. Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg. Informieren Sie sich unverbindlich über die KEVOX Software.

Fordern Sie hier Ihren KEVOX Katalog an.

Mit dem Tablet PC auf der Baustelle oder im Betrieb dokumentieren – das XSlate Tablet PC im Test

xslateb10_kevox_robust_baustelle_dokumentieren_funktionen

Schmutz, Wasser und die Gefahr des Falls… Tablet-PCs haben es z. B. auf der Baustelle oder im Labor wirklich nicht leicht. Doch auch hier soll und kann digital dokumentiert werden. Die Lösung ist das XSlate B10 Tablet, welches Ihre Daten schützt. Arbeiten Sie mit KEVOX sicherer als je zuvor - auf dem robusten Tablet-PC, der neue Maßstäbe für mobiles Arbeiten unter anspruchsvollen Bedingungen setzt.

Wir haben das XSlate B10 für Sie in der Anwendung mit KEVOX getestet.

Der robuste Tablet-PC ist dazu ausgelegt draußen in Schmutz und Wasser genutzt zu werden.

Perfekt also für alle KEVOX-Anwender, die mit dem in letzter Zeit stark wechselnden Wetterbedingungen draußen auf Baustellen oder mit dem Schmutz im Betrieb kämpfen. Alle Anschlüsse und Öffnungen des XSlates sind mit Gummikappen abgedichtet und der i5 Prozessor ist bereit für 'Business'.

Das Gerät liegt durch seine Gummihülle auffällig gut in der Hand. Mit dem extra Griff, der dem Tablet nicht mitgeliefert wird, kann man das XSlate sehr gut transportieren. Die Oberfläche ist Touch sensibel und doch robust gestaltet. Das 10.1-Zoll Display kann hell genug eingestellt werden. Es war kein Problem trotz hoher Sonneneinstrahlung Mängelsymbole per Drag-and-Drop auf den Lageplan zu ziehen. Mit der gerätinternen Kamera machten wir ganz bequem Beweisfotos vom Mangel.

Für die Blog-Fotos haben wir den Bildschirm mit Wasser und Scheibenreiniger ordentlich gereinigt. Wie versprochen, war die Feuchtigkeit kein Problem für das Gerät.

Unser Fazit: Das XSlate ist ein Premiumgerät für die Anwendung von KEVOX im Freien und unter anderen anspruchsvollen Bedingungen. Weniger Sorge um den Verlust der Daten bringen mehr Leichtigkeit in die Arbeit. Die praktische Schlaufe um das Handgelenk gehangen, ermöglicht es auch beide Hände frei zu haben.

Ok... zugegeben, wir haben nicht alles getestet - fallen gelassen haben wir den Computer nicht 😉 Doch von der Sturzsicherheit können Sie sich im Video unten überzeugen.

Das XSlate Tablet ist hier im ZEMA-Shop erhältlich.


Dokumentation von Begehungen 55% schneller durchführen mit diesen 5 Tipps.

Begehungen_schneller_dokumentieren

Begehungen spielen sowohl in der Bauleitung als auch im Brandschutz (Feuerbeschauen) und in der Arbeitssicherheit eine bedeutsame Rolle. Bau- und Brandschutzmängel sowie Gefährdungspotentiale werden aufgenommen und Behebungsprozesse werden eingeleitet. Klassischer Weise werden auffallende Mängel und zu erledigende Aufgaben auf einem Klemmbrett festgehalten und in der Nachbearbeitung zeitaufwendig digitalisiert.

Spätestens heute, sechs Jahre nachdem Tablet-PCs in unsere Wohnzimmer einzogen, wächst der Wunsch die praktischen, leichten Computer auch professionell zu nutzen. Gerade, wenn es um Begehungen geht, sind Tablet-PCs revolutionär.

Wir haben 5 Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Ihre Begehungsaufwendungen um mindestens die Hälfte reduzieren – dank Tablet-PC und der richtigen Software.

Digitalisieren Sie Ihre Daten

Die Digitalisierung der Daten ist wichtig um nach der Begehung die notwendigen Berichte und Analysen zusammenstellen zu können. Das Eintragen der aufgenommenen Daten in Verarbeitungsprogramme wie Word und Excel ist kostspielig und raubt Nerven. Welches Foto gehörte zu welchem Mangel? Was hat der Kollege da wieder für Hieroglyphen hinterlassen? Was meinte ich noch einmal mit ‚Tür defekt‘?

Digitalisieren Sie die Daten mit einem tragbaren Computer direkt bei der Begehung. Moderne Software hilft Mängel und Aufgaben schnell aufzunehmen und Fotos automatisch zuzuordnen. Die direkte Endverarbeitung der Dateneingabe vor Ort führt im Durchschnitt zu einer 20% längeren Begehungszeit vor Ort. Die gute Nachricht ist, Sie sparen auf diese Art und Weise 75% der Nacharbeitszeit. Insgesamt bedeutet die direkte Digitalisierung der Daten vor Ort also eine 55%ige Gesamtzeitersparnis.

Werden Sie mobil

Dank passender Software und der Weiterentwicklung der Hardware, ziehen Tablet-PCs in die Berufswelt ein. Dabei sind vollwertige Windowssysteme besonders beliebt, da Ihre tiefgründige Datenstruktur (im Gegensatz zu der von iPads) die notwendigen komplexen Datenabbildungen erlaubt, die gerade im professionellen Bereich benötigt werden. Außerdem fügen Sie sich perfekt in die bestehenden IT-Strukturen von Unternehmen ein.

Benutzen Sie Textbausteine

Ein System mit Textbausteinen ermöglicht schnelle Prozesse vor Ort während der Begehung. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und handeln rechtssicherer, weil ein wiederkehrender Mangel oder eine häufig anfallende Aufgabe immer gleich bezeichnet werden und ein längerer Erläuterungstext automatisch hinterlegt wird. Zudem müssen gruselige Handschriften nicht mehr von Kollegen entziffert werden.

Ordnen Sie Beweisfotos direkt zu

Das Zuordnen von Fotos stellt eine besondere Herausforderung bei der Begehungsnachbereitung dar. Es ist schwer die richtigen Fotos den richtigen Mängeln in Word und Excel zuzuordnen. Oft ist nicht mehr erkennbar, was auf dem Foto überhaupt mangelhaft war. Verwenden Sie ein Programm, dass Ihnen hilft Fotos schon bei der Begehung am richtigen Ort abzuspeichern. Im besten Falle markieren Sie den Mangel noch im Foto. Die Fehlerquote in der Berichterstellung kann so auf fast 0% gesenkt wenden. Das ist wichtig für die Rechtssicherheit.

Nacharbeit durch Software ersetzen

Die Berichterstellung nimmt mindestens doppelt so viel Zeit in Anspruch, wie die eigentliche Begehung. Hier liegt das größte Potential, um Zeit zu sparen. Die Digitalisierung der Daten während der Begehung erlaubt verschiedenste Berichtsformate anschließend einfach auszudrucken. Die Investition in eine Spezialsoftware rentiert sich im Normalfall schon nach 2-3 Begehungen.

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