Facility Manager sehen sich täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben aus den Bereichen Gebäudemanagement, Instandhaltung, Wartungsplanung und einigen mehr konfrontiert. Hier entstand in den letzten Jahren verstärkt das Bedürfnis, die damit verbundenen Prozesse und Strukturen noch effektiver zu gestalten sowie zu automatisieren. Die Herausforderungen und Anforderungen an das Facility-Management werden unter anderem durch Gesetzesänderungen und mehr Verwaltungsaufwand eher noch größer. Hier hat die Digitalisierung inzwischen auch das Facility-Management erreicht. Ein Computer-Aided-Facility-Management (CAFM) ist die Lösung für eine verbesserte Übersicht und erfolgreiche Bewältigung der Arbeit im Facility-Management. Hier ist CAFM nicht gleich CAFM. In diesem Beitrag geht es um die Möglichkeiten, die ein hochwertiges CAFM-System bieten kann.
Was ist CAFM (Computer-Aided-Facility-Management)?
Hinter der Abkürzung CAFM steht Computer-Aided-Facility-Management. Auf den Punkt gebracht, unterstützt ein CAFM Facility Manager bei ihrer Arbeit. Es vereint Programme, Plattformen und Software-Gruppen, die auf die Aufgabenbereiche im Facility-Management zugeschnitten sind. Die digitalen Helfer übernehmen einen Teil der Prozesse und/oder automatisieren den gesamten Management-Aufgabenbereich bei der Bewirtschaftung von Gebäuden. Im Idealfall arbeitet das Facility-Management nach der Implementierung eines CAFM-Systems effizienter und effektiver. Routineaufgaben sind automatisiert. Der Zugriff auf wichtige Informationen ist von jedem Ort möglich, von dem auf eine Cloud zugegriffen werden kann.
Wozu und in welchen Bereichen wird ein CAFM-System eingesetzt?
Ein CAFM-System bündelt verschiedene Unterstützungsleistungen für die diversen Aufgabenbereiche im Facility-Management. Es bildet bei vollständiger Implementierung die zentrale Dokumentations-Plattform.
Unter anderem sind CAFM-Systeme in diesen Bereichen aktiv:
- Sie stellen den Mitarbeitern im Facility-Management auf Knopfdruck wichtige Informationen aus dem internen und externen Facility Umfeld bereit.
- Die Programme und Software-Produkte begleiten Audits und anstehende Prüfungen mit Checklisten, Erinnerungen, Berichtsfunktionen und viele mehr.
- CAFM-Software automatisiert die Raum- und Personalplanung.
- Die Systeme können ein strukturiertes, rechtssichereres und vor Untergang geschütztes digitales Archiv für Dokumente wie Verträge, Pläne und Berichte bereitstellen.
- CAFM-Software ermöglicht die Planung und Überwachung von Reinigungs- und Wartungszyklen sowie wiederkehrende Aufgaben aller Art.
- Manche Programme erleichtern die Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten im Facility-Management-Team und auch mit externen Dienstleistern.
Wie groß der Umfang der Unterstützungsleistungen durch CAFM ist, hängt von der Dimensionierung der einzelnen Komponente ab. In der Regel ist ein CAFM-System kein einzelnes Programm oder eine einzelne Software. Vielmehr bietet es gestützt durch eine Datenbank einen ganzen Komplex von Unterstützungsleistungen und Standardisierungen für das Facility-Management. Eine einzelne CAFM-Software deckt nur einen einzelnen Bereich ab, wie die Raumplanung oder Terminierung von Wartungsterminen. Manche Experten setzen auch noch den Begriff CAFM-Lösung ein. Darunter verstehen sie die Individualisierung an die Bedürfnisse und Notwendigkeiten eines Facility-Management-Teams. Ein CAFM-System erreicht seine optimale Leistung dann, wenn die Applikation genau auf das jeweilige Facility-Management abgestimmt ist.
Welche Ziele werden mit einem CAFM-System verfolgt?
Die Vielfalt der anstehenden Aufgaben im Facility-Management belasten Ressourcen stark. Der gesamte Arbeitsbereich ist außerdem geprägt von großer Verantwortung und hohen Haftungsrisiken. In diesem Arbeitsumfeld besteht deshalb immer ein großes Bedürfnis danach, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Ein für die jeweiligen Objekte abgestimmtes CAFM-System schont Ressourcen. Es steht für mehr Effektivität und Effizienz im Facility-Management. Zusätzlich kann es für mehr Rechtssicherheit sorgen.
Dokumente sind etwa zur Beweissicherung durch Checklisten und Muster jederzeit rechtssicher gestaltet. Die Dokumentation gewinnt mit einem hochwertigen CAFM-System an Aussagekraft und Rechtskonformität. Ebenso ist die Dokumentation digital in einer Cloud/Datenbank rechtssicherer archiviert. Eines der Kernziele beim Aufbau eines CAFM-Systems ist die Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter im Facility-Management. Diese können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, weil die Kräfte nicht durch komplizierte Verwaltungsprozesse gebunden werden. Ein großer Vorteil ist es auch, dass wiederkehrende Aufgaben automatisiert abgearbeitet werden. Es ist gewährleistet, dass Aufgaben wie Wartungszyklen erfüllt werden. Ein weiterer Gesichtspunkt, der mehr Rechtssicherheit gewährleistet. Interessant ist auch die Möglichkeit der präzisen grafischen Darstellung von Grundstücks- und Gebäudeplänen. CAFM kann hier etwa mit CAD kombiniert sein.
Wie arbeitet CAFM-Software und welche Basisfunktionen hat sie?
Standardaussagen zu einer CAFM-Software lassen sich kaum machen. Grundsätzlich könnte jede computergestützte Assistenzleistung für das Facility-Management als CAFM-Software definiert werden. Das würde dann auch für gängige Programme wie Microsoft Office gelten. Enger betrachtet ist eine CAFM-Software auf die besonderen Aufgabenbereiche im Facility-Management ausgerichtet. Hier bietet sie beispielsweise über eine Kalenderfunktion Unterstützung bei der Einhaltung von wiederkehrenden Terminen an. Sie kann auch Muster und Checklisten bereitstellen, mit denen sich Routinen wie Berichte und Kontrollen leichter dokumentieren lassen. Sie kann über Datenbanken wichtige Informationen bereitstellen, wie die grundlegenden Rechtsvorschriften, die das Facility-Management einrahmen. Hier geht es um Archivfunktionen für Dokumente, Pläne, Berichte, Kalkulationen, Schriftwechsel und mehr. Die Software bietet Kommunikationsplattformen für den erleichterten Austausch mit externen und internen Beteiligten.
Jede CAFM-Software hat hier ihren eigenen funktionalen Schwerpunkt. Sie leistet einen Teilbeitrag zur Optimierung und Arbeitserleichterung im Facility-Management.
Erst im Zusammenspiel in einem CAFM-System entsteht in der Breite die umfassende, digitale Unterstützung für Facility Manager. Die Bündelung verschiedener CAFM-Software-Produkte deckt im Idealfall alle relevanten Aufgabenbereiche bei der Verwaltung und Bewirtschaftung von Einrichtungen/Gebäuden ab.
Die Anforderungen an Basisfunktionen einer CAFM-Software sind sehr individuell. Was sich das einzelne Unternehmen im Facility-Management hier vorstellt, hängt unter anderem von der Größe und der Mitarbeiteranzahl ab. Ebenso spielen die Fläche und Art der verwalteten Gebäude/Immobilien eine wichtige Rolle. In manchen Facility-Management-Teams sind die Aufgabenbereiche eher begrenzt, weil viele externe Dienstleister involviert sind.
Was zeichnet ein hochwertiges CAFM-System aus?
Wenn ein CAFM-System breit gefächerte Unterstützung für die Arbeit von Facility Managern anbieten soll, muss es einige Anforderungen erfüllen. Idealerweise sind die Anwendungen webbasiert. Im Unterschied zu zentral verwalteten Systemen erlaubt das webbasierte System Zugriffe von wechselnden Standorten. Gleich einer App kann es über einen Browser geöffnet werden. Das wird auch den Mobilitätsanforderungen an Facility Manager gerecht, die sich häufiger an verschiedenen Standorten aufhalten. Es ist sehr nützlich, wenn jeder Facility Manager beispielsweise bei einem Audit in einem bestimmten Gebäudeteil direkt auf wichtige Informationen zurückgreifen kann. Ebenso kann er gleich den Prüfbericht an Ort und Stelle komplettieren.
Besonders wichtig ist die Individualisierung eines CAFM-Systems an die konkreten Anforderungen des konkreten Facility-Management-Teams. Wie bei der CAFM-Software lassen sich nur schwer Aussagen dazu treffen, was in dem jeweiligen Facility-Management bei der Nutzung computergestützter Programme benötigt wird. Das Anforderungsprofil an das CAFM-System hängt sehr davon ab, wie umfangreich der Aufgabenbereich in den jeweiligen Facility-Unternehmen ist. Je umfassender die Aufgabenbereiche sind, die das Facility-Management leistet, desto mehr muss auch das CAFM-System leisten können.
Facility-Management wird auch als Dienstleistung erbracht. Ein solches Unternehmen wird besonders hohe Anforderungen an ein CAFM-System stellen. Hier geht es um verschiedene Liegenschaften, unterschiedliche Eigentümer und Objekte, die im Auftrag verwaltet werden.
Möglicherweise sind die Ansprüche an ein CAFM-System etwas niedriger, wenn etwa ein Unternehmen seine wenigen, im Eigentum stehenden Objekte selbst verwaltet.
Gemeinsam haben hochwertigere moderne CAFM-Systeme aber, dass sie rechtssichere und geschützte Dokumentationsfunktionen bieten. Ebenso sollten sie die täglichen Anforderungen der Routineaufgaben durch Automatisierung und Standardisierung erleichtern. Weiterhin muss ein CAFM-System den rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz genügen. Mobilität spielt sicher in den meisten Facility-Management-Teams ebenfalls eine große Rolle.
Was wird in einer CAFM-Software dokumentiert?
Das kommt auf die einzelne CAFM-Software an. Manche Produkte bieten Dokumentationsfunktionen für alles, was im Zusammenhang mit Wartung, Kontrolle und Sicherung steht. Hier geht es um Prüfprotokolle, Audit-Berichte und Freistellungsbestätigungen von externen Dienstleistern. Andere Produkte ermöglichen - vorwiegend im Zusammenspiel mit einem übergeordneten CAFM-System - die Archivierung und Dokumentation aller relevanten Vorgänge rund um das Objekt. Es werden Pläne, Verträge, Korrespondenz, rechtliche Informationen und einiges mehr gespeichert. Eine CAFM-Software kann nach Bedarf insbesondere die Raum- und Personalplanung dokumentieren, ebenso wie Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Kalkulationsgrundlagen.
Die digitale Dokumentation in ihrer Gesamtheit sollte in der heutigen Zeit die Regel sein. Mit Cloud-Lösungen werden sämtliche relevanten Dokumente nicht nur rechtssicherer und vor Untergang geschützt gespeichert. Das Facility-Management spart auf diese Weise auch Aufwendungen für Archiv-Lagerräume. Ebenso ist es vorteilhaft, digital in einer präzise gestalteten Ordnungsstruktur sofort auf das jeweilige Dokument zurückgreifen zu können. Das gilt vornehmlich, wenn Immobilien bereits eine längere Geschichte haben und das Archiv einen gewissen Umfang erreicht hat.
Grundsätzlich können sich Facility Manager die CAFM-Software und das CAFM-System aussuchen, das ihren spezifischen Anforderungen an die Dokumentation optimal entspricht. Hochwertigere Software-Produkte und Systeme in diesem Bereich bieten viele Möglichkeiten der Individualisierung.
Welche Vorteile bietet ein CAFM-System gegenüber anderen Facility-Management-Lösungen?
Ein perfekt implementiertes und angepasstes hochwertiges CAFM-System hat vor allem unter dem Aspekt der Automatisierung erhebliche Vorteile gegenüber anderen Facility-Management-Lösungen. Viele Aufgaben im Facility-Management sind wiederkehrend und Routinen unterworfen. Fehlen hier standardisierte Prozesse, steht der Zeitaufwand für den einzelnen Vorgang in keinem Verhältnis zu der Bedeutung der einzelnen Aufgabe. Dennoch können auch kleinere Routineaufgaben erhebliche Haftungsrisiken haben. Denken wir an unterlassene Kontrollen oder Wartungen. Gerade in diesem Bereich kommt kaum eine andere Lösung an ein CAFM-System heran. Hier greifen Dokumentierung, Erinnerungsfunktionen, Vorlagen, Checklisten und Berichtsfunktionen so perfekt ineinander, dass sie allen Anforderungen auch rechtlicher Art gerecht werden. Dabei ist der Zeit- und Arbeitsaufwand verringert. Der einzelne Mitarbeiter im Facility-Management hat mehr Zeit für unerwartete Aufgaben und schwierige Herausforderungen, weil die Routinen computergestü