Bestandsdokumentation – das ist zu beachten

Als Betreiber einer Anlage oder Eigentümer einer denkmalgeschützten Immobilie ist Ihnen das Thema Bestandsdokumentation sicher vertraut. Ebenso wissen Sie als Facility Manager, dass bereits in der Bau- und Planungsphase der Übergabe einer strukturierten und ausführlichen Bestandsdokumentation eine große Bedeutung zukommt. Auch viele andere Verantwortliche für Immobilien haben mit diesem Teil der Gebäudedokumentation zu tun. Dabei kommen in einzelnen Bereichen wie beispielsweise in der Denkmalpflege auch speziellere Anforderungen an eine Bestandsdokumentation auf Verantwortliche zu.

Eine perfekte Bestandsdokumentation – wie sieht sie aus?

Die optimale Dokumentation zur Bestandserfassung dokumentiert lückenlos. Aus den erfassten Daten ergibt sich eine Gesamthistorie. Sie kann jederzeit Beweis zu den Umständen und Gegebenheiten bei einem Gebäude oder einer Anlage erbringen. Durch die Lückenlosigkeit entsteht ein Gesamtbild, das keine Fragen offen lässt.

Die ideale Bestandserfassung dokumentiert nachhaltig. Sie zeigt langfristig nachvollziehbar und beweiskräftig auf, was in der Historie der Anlage oder des Gebäudes an Veränderungen vorgenommen wurde. Hier sind insbesondere Veränderungen an technischen Objekten wichtig.

Die perfekte Bestandsdokumentation erlaubt Ihnen jederzeit den Zugriff auf alle notwendigen Dokumente. Gleich, ob es sich dabei um Herstellerdokumente, Montageanleitungen, Betriebsanweisungen oder ähnliches handelt – alles ist im sofortigen Zugriff und steht bereit.

Eine moderne Bestandserfassung arbeitet sparsam mit Daten. Das bedeutet, dass mehrfach relevante Dokumente nicht mehrfach immer wieder neu erfasst werden. Die Mehrfacherfassung führt nur zur Verwirrung, bläht Ihrer Daten auf und erweckt nicht den Anschein einer geordneten Archivierung.

Neben den erforderlichen Dokumenten liegen auch einschlägige Checklisten zu Objekten, Anlagen, Bauteilen, Wartungsarbeiten Reparatur und Prüfroutinen jederzeit bereit. Als Betreiber können Sie mit diesen Checklisten den Nachweis erbringen, dass alle Anlagenbereiche und technischen Geräte jederzeit pflichtgemäß gewartet wurden.

Ihre optimale Bestandsdokumentation erlaubt Ihnen jederzeit, die Übersicht dazu zu behalten, was wann gewartet, geprüft und repariert wurde und wird. Idealerweise werden Sie auch an die jeweiligen Termine erinnert. Weiterhin ist auch die Mangeldokumentation Teil der umfassenderen Gebäudedokumentation. Sie erlaubt auf einen Blick, Fehler zu erkennen und zu sehen, wie sie zu beseitigen sind und wie die Beseitigung überwacht wird.

Die Datenerfassung und Archivierung über Ihre eigenen hausinternen Server bieten den größtmöglichen Datenschutz nach Ihren Standards. Cloud Lösungen sowie andere nachhaltige Speicherlösungen schützen Ihre Bestandsdokumentation vor Verlust und Zerstörung durch äußere Einflüsse wie Feuer, Wasser und andere Faktoren. Bei der Planung Ihrer Dokumentation sei auf diese Faktoren zu achten. Im Idealfall erlaubt es Ihr Dokumentationssystem Ihnen in besonders einfacher wie auch effektiver Weise, Ihrer Betreiberverantwortung nachzukommen.

Bei Industriedenkmälern und denkmalgeschützten Gebäuden kann es notwendig sein, mit der Bestandserfassung auch Inventarlisten zu archivieren. Die Verkehrssicherheit und Standsicherheit können bei solchen Gebäuden eine besondere Rolle spielen. Auch sie müssen bei der Bestandserfassung ausreichend dokumentiert werden.

Das gilt insbesondere für die lückenlose Dokumentation von voranschreitenden Veränderungen, die etwa durch Verwitterung oder andere Verschleißprozesse an solchen älteren Gebäuden und Anlagen auftreten. Sie dokumentieren in diesem Bereich in der Bestandsdokumentation auch, welche Methoden Sie eingesetzt haben, um den Zustand beispielsweise der Bausubstanz oder einer technischen Anlage zu prüfen.

Allein diese Kurzübersicht zeigt, dass man es bei einer Bestandsdokumentation mit riesigen Datenmengen zu tun haben kann. Es ist eine weitere, eigene Herausforderung, diese großen Datenmengen zu managen und zu beherrschen.

Nachhaltigkeit und ökologische Gesichtspunkte

Nicht nur bei denkmalgeschützten Gebäuden und bei Industriedenkmälern spielen ökologische Gesichtspunkte eine immer größere Rolle. Es geht bei den meisten Immobilien inzwischen darum, diese möglichst nachhaltig, langfristig und energetisch sparsam zu nutzen. Bestandserfassung und Bestandsdokumentation sind auch in dieser Hinsicht wichtige Instrumente, um die Nachhaltigkeit und die energetische Ausstattung von Immobilien jederzeit nachweisen zu können.

Analoge Verarbeitung von Daten für die Bestandsdokumentation

Möglicherweise praktizieren Sie zumindest in Teilen noch eine analoge Bestandserfassung für die Bestandsdokumentation. Dabei bereitet Ihnen vor allem die lückenlose Erfassung und die Archivierung sämtlicher Dokumente in der Regel größere Probleme. Aufgrund der großen Datenmengen müssen Sie auch viel Raum für die Archivordner in Papierform bereithalten.

Analoge Dokumentationsformen haben den Nachteil, dass es häufig nicht möglich ist, schnell Zugriff auf ein ganz bestimmtes Dokument zu nehmen. Es erfordert schon sehr ausgefeilte Register und Ablagesysteme, um die Dokumente einer über Jahre oder Jahrzehnte geführten Bestandsdokumentation sofort im Zugriff zu haben.

Problematisch kann es auch werden, wenn die in Papierform archivierte Bestandsdokumentation durch einen Brand oder eine andere äußere Einwirkung vernichtet wurde. In der Regel sind die Daten dann nicht wieder herstellbar und für immer verloren. Das kann für Sie zu Haftungsfragen führen. Vor allem, weil es auch zur Betreiberverantwortung gehören kann, für eine sichere Archivierung der Bestandsdokumentation zu sorgen.

Vielfach ist deshalb in einigen Bereichen selbstverständlich die digitale Bestandsdokumentation Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Gebäudedokumentation. (Vgl. zum Beispiel Projektmanagement für Bauherren und Planer, Wolfdietrich Kalusche, Walter de Gruyter GmbH & Co KG, 20.06.2016, S.227.)

Mit einer analogen Bestandserfassung und Bestandsdokumentation erfüllen Sie möglicherweise nicht mehr die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Gebäudedokumentation.

Hinzu kommt, dass das Erfassen neuer Informationen für die Dokumentationen in analoger Form sehr aufwendig ist. Hier müssen schriftliche Berichte und Fotodokumentationen zu gesonderten Dokumenten zusammengefasst werden, entsprechend abgeheftet und in einem Register erfasst werden. Die Überwachung von regelmäßigen Wartungs- und Prüfmaßnahmen ist bei der analogen Bestandsdokumentation ebenfalls sehr schwierig. Sie müssen anstehende Termine händisch in Excel Listen einpflegen. Solche Arbeiten sind fehleranfällig und zeitaufwendig.

Wenn Sie bei der Bestandsdokumentation noch analog unterwegs sind , können Sie sich bestimmt eine optimierte Form der Bestandserfassung vorstellen. Digitale Lösungen bieten Ihnen eine Reihe von Vorteilen, die keine analoge Dokumentation leisten kann. Sollten Sie sich bei der Bestandserfassung und Bestandsdokumentation Zeitersparnis, Vereinfachung, eine optimierte Struktur und viele weitere Vorteile wünschen, lohnt sich ein Blick auf die digitale Lösungen wie zum Beispiel von KEVOX.

Die digitale Bestandsdokumentation

Eine gut konzipierte digitale Lösung mit verschiedenen, aufeinander aufbauenden Strukturen bietet Ihnen ideale Voraussetzungen für die Bestandserfassung. Sie erfassen Daten digital und archivieren digital. Eine einheitliche Struktur bildet das Grundgerüst der Datenerfassung. Sie bietet Ihnen die Gewähr dafür, dass Sie auch nach Jahren die Informationen nachvollziehen können. Damit gewinnt Ihre Dokumentation erheblich an Wert. Denn es ist Sinn und Ziel einer Gebäudedokumentation, dass auch Dritte langfristig jeden Schritt und jede Information nachvollziehen können. Auch dies ist Teil der Betreiberverantwortung.

Die digitale Bestandserfassung erleichtert Ihnen die Informationserfassung im Alltag. Die zuständigen Personen dokumentieren mit Fotoskizzen und Grundrissen über das Smartphone oder Tablet an Ort und Stelle. Die Dokumente, Berichte und Protokolle einschließlich der Fotos können unverzüglich gefiltert, automatisch generiert, ausgegeben und verteilt werden. Dabei können auch einzelne Aspekte wie beispielsweise Brandschutz oder Verkehrssicherheit speziell hervorgehoben werden.

Idealerweise arbeiten Mitarbeiterteams mit einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Design an der Gebäudedokumentation.

Die Nachhaltigkeit der Bestandsdokumentation ist jederzeit gewährleistet. Entsprechende Aufgaben und Tickets werden nicht gelöscht, sondern automatisch archiviert.

Auf diese Weise behalten auch die lückenlos dokumentierten und archivierten Informationen ihre Beweiskraft. Jeder Vorgang lässt sich nachweisen, jede Arbeit lässt sich nachweisen, jede Mängelbeseitigung ist erkennbar und auch die Überprüfung von Wartungsarbeiten ist im Archiv zu finden.

Anspruchsvolle digitale Lösungen sind per se dem Prinzip der Datensparsamkeit verpflichtet. Beispielsweise wird eine identische Montageanleitung für ein Tor, das hundertmal in die Anlage verbaut wird, nicht zu jedem Bauteil neu abgelegt. Vielmehr setzt das Programm eine Referenz zu dem entsprechenden Dokument. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Bestandsdokumentation sich nicht künstlich aufbläht, sondern dass die Datenmenge auch bei einem erheblichen Umfang von Ihnen gemanagt werden kann.

Mit einer exzellenten digitalen Bestandserfassung verpassen Sie keinen Wartungs-, Prüf- oder Kontrolltermin mehr. Ohne, dass Sie manuell Excel-Listen führen müssen, werden Sie an die Termine erinnert.

Insbesondere mit Blick auf Ihre Betreiberverantwortung wird auch die Mangeldokumentation nachhaltig gepflegt. Sie durchläuft ein festgelegtes Procedere von der Erfassung, bis hin zur Kommunikation mit Auftragnehmern und erfolgenden Freimeldungen durch die Auftragnehmer. Alles ist in dem digitalen System erfasst. Sie sind jederzeit über erledigte Aufgaben, Mängel und Maßnahmen informiert.

Wählen Sie Checklisten und Formulare aus Vorlagen oder gestalten Sie diese nach Ihren Bedürfnissen selbst.

Moderne Bestandserfassung ist digital, denn Sie erfüllt alle Anforderung an eine perfekte Gebäudedokumentation.