Warum eine Brandschutz Software zur Dokumentation wichtig ist

Brandschutz Software? Klingt nach Digitalisierung... Das Wort Digitalisierung steht schon längst auf der Wörter-die-einem-zu-den-Ohren-herauskommen-Liste oder?

Dabei ist das doch sehr schade. Digitalisierung kann nämlich richtig viel Spaß machen und Prozesse wirklich vereinfachen. Eine Software oder App zu verwenden, die die klassische Dokumentations-, Verwaltungs- und Formatierungsarbeit abnimmt und dabei noch für mehr Sicherheit in Sachen Brandschutz sorgt, das kann richtig faszinieren. 

Menschen machen Fehler, Software kann helfen, diese zu vermeiden!

  • Wer garantiert, dass bei stichprobenartigen Prüfungen, Wartungen und Kontrollen ein Bauteil nicht Jahre lang durch die Lappen geht?
  • Wer macht keine Fehler in der Fotozuordnung am Ende der Brandschutzbegehung?
  • Wer dokumentiert und archiviert lückenlos und zukunftssicher nach einem für alle verständlichen System?

Die durch die Digitalisierung gewonnene Zeit kann sinnvoller in die Sicherheit der Menschen investiert werden.

Und dann ist da noch die junge Generation. Die, die in ihrer Arbeit "Sinn" erfahren will. Die, die alles anders und vor allem  einfacher erledigen will.

  • Wer schreibt schon gerne Handnotizen ab? 
  • Wer erstellt gern Fotoberichte in Word und aktualisiert Mängellisten in Excel?
  • Wer möchte diesen Job in Zukunft übernehmen, wenn eine Software ihn übernehmen könnte?

Spätestens jetzt wird es also für Verantwortliche im Brandschutz Zeit, sich zu überlegen, wie das Klemmbrett, der Stift und die Kamera im Büro bleiben (oder in die Mülltonne wandern) können.

Wir fassen für Sie die top 17 Gründe zusammen, warum eine  Software im Brandschutz jetzt und in der Zukunft wichtig ist.

1) Grund für eine Brandschutz-Software Nr.1? Menschen schützen und Gefahren, insbesondere Brände vermeiden!

Ganz klar, das höchste Ziel ist es, Brände und andere Gefahren zu vermeiden. Dafür ist eine saubere, nachvollziehbare, stetig fortgeführte Dokumentation aller (Brandschutz-) Mängel unabdingbar. Planansichten, wie es die Softwarelösungen im Brandschutz anbieten veranschaulichen Gefahren besser als jede Mängelliste. So können Gefahrenpotentiale auch besser an Entscheidungsträger vermittelt und demnach defekte Bauteile eher ausgetauscht werden.

Ein anderer nicht zu unterschätzender Effekt ist die flächendeckende Prüfung aller brandschutzrelevanten Einrichtungen. Mithilfe von Software gehen einzelne Bauteile auch bei stichprobenartigen Prüfungen langfristig nicht durch die Lappen.

2) Übersichtliches Management für weniger Kopfschmerz und "Nachhaken" beim Kollegen. 

Brandschutzmängel müssen nicht nur dokumentiert, sondern auch beseitigt werden. Eine schlanke Kommunikation mit den vielen zuständigen Personen erspart dem Verantwortlichen viel Kopfweh, E-Mails und Nachschauen. Besonders eine Brandschutz-Software, die im Team funktioniert, fördert die reibungslose Kommunikation.

Die KEVOX Management Software zum Beispiel, bietet die Möglichkeit Arbeitsaufträge an die Smartphones der Zuständigen zu versenden. Mit der KEVOX TaskReport App dokumentieren Subunternehmer und Zuständige dann völlig kostenfrei ihre Aufgabenerfüllung. Die Ergebnisse werden an den Hauptverantwortlichen zurückgesendet, der diese in sein KEVOX Management System übernimmt. Eine lückenlose Dokumentation entsteht...

3) Attraktivität für die jungen Arbeits- und Fachkräfte, die Sie brauchen.

Die neue Generation hat "keinen Bock" auf händische Schreibarbeit und umständliches "Haben wir schon immer so gemacht". Langsam aber sicher bekleiden die jungen Arbeitskräfte immer mehr Positionen in Ihrem Unternehmen und glauben Sie mir, die Generation weiß, dass die Dokumentation und Berichterstellung besser gehen kann - nämlich digital und automatisch.

4) Schnelle, sichere und stressfreie Nachweise Ihrer Pflichten:

Im Brandfall müssen die Informationen und Nachweise schnell auffindbar und sauber dokumentiert sein, sodass Dritte einen schnellen Überblick des Sachverhaltes bekommen und schnell urteilen können. Klebezettel, andere Zettelwirtschaften oder nicht standardisierte Exceltabellen schaffen das ganz einfach nicht. 

5) Lesbarkeit der Brandschutz-Dokumentation für rechtssichere und vollständige Berichte,

saubere Gefährdungsbeurteilungen und eine sichere Verhütung von Brandschutzmängeln: Können Sie Abends im Büro noch Ihre eigene, geschweige denn die Handschrift Ihres Kollegen lesen, der im schlimmsten Fall schon im Feierabend ist?

6) Transparenz der Informationen für die lückenlose Übergabe bei Krankheitsfällen oder Personalwechsel:

Strukturieren Sie und Ihre Kollegen die Dokumentation und die Informationen alle gleich? Haben Sie ein einheitliches System, bzw. die gleichen Strukturen (online wie offline)? Können Sie darin schnell Zulassungen, Übereinstimmungserklärungen, Montageanleitungen oder Nachweise der letzen Unterweisungen finden?

7) Die durchweg aktuellen Informationen sorgen im Brandschutz für Mündigkeit.

Dank Software werden Sie immer an die Erneuerungen von Zulassungen oder anderen Dokumenten erinnert. Aufgaben-, Tätigkeiten-, Mangeltabellen und vieles mehr werden im Hintergrund ohne Ihr Zutun aktualisiert. Warum noch Verwaltungsaufwand, wenn doch alles automatisch geschehen kann?

8) Tagesaktuelle Listen, die Sie nicht manuell anlegen und pflegen,

sondern nur abarbeiten müssen. Die richtige Software kann Ihnen ein erhebliches Maß an Arbeit einsparen, indem Sie z.B. Instandhaltungslisten nicht selbst anlegen und pflegen müssen. Heute ist es möglich, tagesaktuelle Listen auf Knopfdruck zu erhalten. Das vermeidet auch Fehler, die wir Menschen nun mal ab und zu machen.

9) (Qualitäts-)Standards sind wichtig 

für das Auftreten nach Außen sowie für die unternehmens-interne Kommunikation. Die richtige Software hilft Ihnen, durch Textbausteine und Designvorlagen (Templates), eine einheitliche Struktur Ihrer Berichte zu schaffen.

10) Betreibersicherheit und das Risiko, privat zu Haften.

Verantwortung zu tragen ist wichtig und gerade im Brandschutz wollen wir helfen, Gefahren zu vermeiden. Doch niemand möchte privat haften. Daher ist es wichtig, sich mit einer qualitativ hochwertigen Softwarelösung abzusichern, die automatisch viel mehr "mitdokumentiert" als Sie manuell dokumentieren könnten. Beispielsweise können dank Software Zeitstempel, Benutzer und noch offene Aufgaben festgehalten werden. Durch solche und ähnliche Angaben können Sie Ihre Pflicht jederzeit nachweisen.

11) Immer zu wissen, dass im Falle von Audits (Qualitätsaudits) alle Nachweise einfach und stressfrei erbracht werden können ist ein gutes Gefühl (Stichwort ISO 9001).

​Auch Berufsgenossenschaften kommen gelegentlich vorbei und sehen nach, ob alle Unterweisungen vorgenommen wurden. Mit der richtigen Software sind Sie immer vorbereitet. Als Errichter oder Bauherr zum Beispiel können Sie mit digitalen Formularen alle Unterweisungen technisch nachvollziehbar festhalten.

12) Exceltabellen und Worddokumente sind nur sehr schwer lückenlos zu führen und oft unstrukturiert.

Spätestens, wenn eine andere Person versucht, Ihre Tabellen und Dokumente nachzuvollziehen kommen Schwierigkeiten auf, da die Logik des einen nicht der des anderen gleicht. Mit der richtigen Software dokumentieren Sie automatisch und lückenlos von der Erstellung eines Gebäudes oder der Einrichtung eines Bauteils bis hin zur Entsorgung.

13) Eine einfache Datensicherung auf eigenen Servern sorgt für ruhigen Schlaf.

Das Thema Datensicherheit würde "sicher" den Rahmen dieses Beitrag sprengen. Belassen wir es also bei dem Stichwort.

14) Mehr Zeit für die Kernkompetenz, für das Wesentliche und weniger Zeit für die Brandschutz-Dokumentation aufwenden.

Warum sollten Sie heutzutage noch Berichte erstellen, wenn eine Maschine, sprich eine Software, das für Sie innerhalb weniger Sekunden übernehmen kann? Es macht Zeit- und Kosten-technisch schlichtweg Sinn, eine Software für die Berichterstellung im Brandschutz einzusetzen.

Verbringen Sie lieber mehr Zeit mit dem, was der Computer nicht kann: Ihr Fachwissen anwenden und somit Menschenleben retten. Dokumentation ist Maschinensache.

15) Nacharbeit im Büro auf ein Minimum reduzieren. 

Egal, wie groß oder wie klein der Umfang Ihrer Berichte ist, eine Software spart Ihnen die Zeit der Nachbereitung fast vollständig ein. Nutzen Sie Ihre Zeit im Rahmen der Sicherung von Menschen besser!

16) Rechtssicherheit.

Eine Benutzerverwaltung sorgt für die notwendige Übersicht bei Teamarbeit. So kann nachgewiesen werden, wer welche Aufgabe wann vergeben hat und wer diese wiederum erledigt hat. Jeder Eintrag ist bei der richtigen Software eindeutig nachvollziehbar. Achtung! Viele Brandschutzlösungen haben ein manipulierbares und vergessendes System, dass keine Rechtssicherheit bietet.

Mehr zum Thema Rechtssicherheit erfahren Sie im Beitrag: "Brandschutzdokumentation aus Sicht eines Rechtsanwaltes – Wer ist für Was zuständig?"

17) Einfachheit.

Letztendlich macht eine Brandschutz-Software (im Falle der richtigen Wahl) Ihre Arbeit und damit Ihr Leben einfach leichter und entspannter.

Wie Sie die passende Software und App für Ihre Brandschutz Dokumentation auswählen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

KEVOX Software für Brandschutz Bauleitung Arbeitsschutz

Brandschutz Software KEVOX Management

  • Bis zu 50% Zeitersparnis, durch automatisch aktuelle Mängel-, Prüf-, Wartungs-, Kontrolllisten
  • Nie wieder Formatierung in Word oder Excel durch automatische Protokolle und Berichte
  • digitale Checklisten und Formulare
  • persönlich Rechtssicher bleiben
  • einfache Handhabung

Warum denken Sie, dass eine Brandschutzsoftware wichtig ist? 

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