Tag Archives for " Task Report App "

Datenschutz und mobile Dokumentation mit KEVOX

Datensicherheit und Datenschutz dank KEVOX Software und Apps

Die DSGVO ist seit Mai 2018 in aller Munde. Kaum einer ist an dem Thema Datenschutz vorbeigekommen und auch wir von KEVOX haben uns noch intensiver mit der Datensicherheit auseinandergesetzt. Sie sind sich unsicher, was mit Ihren Projektdaten und mit Ihren personenbezogenen Daten bei KEVOX passiert? Wir klären Sie auf!

Welche Gefahren birgt die digitale Dokumentation mit mobiler Software?

Mobile Dokumentation klingt einfach, sollte aber mit Bedacht angegangen werden. Haben Sie zum Beispiel daran gedacht, welche Probleme entstehen, wenn vertrauliche Informationen zu Kamerasystemen, Sicherungen, Türmechanismen oder Alarmanlagen geprüft und dokumentiert werden müssen? Sind Sie sich bewusst, was passieren kann, wenn jeder Mitarbeiter statt ausgewählte Personen die Detailinformationen in die Hände bekommen? Wir haben uns darum Gedanken gemacht! KEVOX nutzt die Techniken der hybriden Cloud, schränkt aber den Zugriff auf die Informationen ein. In KEVOX GO erhalten Nutzer nur zu Informationen Zugang, die für ihre Aufgabe relevant sind. Nach Beendigung der Arbeit kann auf diese Daten nicht mehr zugegriffen werden.

Zugriff auf Daten durch die KEVOX TaskReport App einschränken

Bei Clouds ist es Standard, dass Zugangsdaten und Passwörter weitergegeben werden müssen, wenn fremde Dienstleistungsunternehmen auf bestimmte Informationen oder Projekte zugreifen sollen. Hier lauern jedoch zahlreiche Gefahren: In der Hektik des Alltags vergessen Sie vielleicht schnell, einzelnen Personen die Zugangsrechte, die eigentlich nur temporär für ein Projekt gedacht waren, wieder zu entziehen.

Wir haben diese Problematik so gelöst: Aus KEVOX heraus können Sie über die KEVOX TaskReport App schnell und einfach Aufgaben an bestimmte Personen weitergeben. Zu den Aufgaben können Restarbeiten, Beanstandungen sowie Instandhaltungen, aber auch die Beseitigung von Mängeln zählen. Die zuständigen Personen haben zuvor die kostenlose TaskReport App auf Ihrem Smartphone installiert. Sobald sie die Arbeitsaufträge abgearbeitet und an Sie in Echtzeit zurückgeschickt haben, werden sie in das KEVOX-Gesamtsystem eingespielt. Anschließend ist das Projekt abgeschlossen und der TaskReport-Anwender hat keinen Zugang mehr dazu. Der TaskReport-User hat nur einen temporären Zugriff auf Ihre Daten. Und auch nur auf die Daten und Informationen, die Sie freigegeben haben. Soll sich der Dienstleister nur um die Instandhaltung der Türen kümmern, stellen Sie ihm auch nur die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung.

Die KEVOX GO App, Synchronisationen und der Datenschutz

Generell können Sie mit der KEVOX Lösung auch offline arbeiten. Kommen bei Ihnen aber sowohl die Software als auch die KEVOX GO App zum Einsatz, bleibt es nicht aus, dass die beiden Systeme untereinander synchronisiert werden - schließlich möchten Sie ja genau diese manuelle Nacharbeit einsparen. Die Synchronisation zwischen App und Software gewährleistet somit eine einwandfreie Funktion der Anwendungen. Aber auch ohne Zusammenarbeit mit der Software dient die Synchronisation der App dazu, dass Sie auch die Webversion auf go.kevox.de nutzen können, um zum Beispiel Adressen und Textbausteine anzulegen und Ihre Projekte zu verwalten. Zusätzlich wird die Synchronisation für die Erstellung von Druckvorlagen, zur Lizenzprüfung und für die Speicherung von BackUps benötigt.

Die Daten zwischen App und go.kevox.de werden grundsätzlich verschlüsselt übertragen. Wir bauen auf Datensicherheit "Made in Germany". Ihre Daten liegen in deutschen Rechenzentren, die höchste europäische Standards erfüllen. Für die Synchronisation Ihrer Daten verwenden wir sichere und moderne Cloud-Technologien, die skalierbar und hoch verfügbar sind.

Ihre Daten sind in der KEVOX Management Lösung sicher

Datenschutz und Datensicherheit dank KEVOX

Datenschutz und Datensicherheit dank KEVOX


Um mit der KEVOX Software mobil auf dem Tablet zu dokumentieren, ist keine Internetverbindung notwendig, die Dokumentation vor Ort erfolgt offline: Dadurch können Sie an Orten ohne Internetzugang (Tiefgaragen, Tunnel) ungestört und reibungslos dokumentieren. Einzig für die anschließende Datenübertragung an das KEVOX-Hauptsystem benötigen Sie einen Internetanschluss (im besten Fall über einen WLAN-Zugang). In jedem Fall werden Ihre Daten aber nicht an eine Cloud übertragen. Nutzen Sie eine lokale Version, befinden sich die Daten nur auf Ihrem Tablet bzw. PC. Und auch bei der Server-Lösung werden Ihre Projekte nicht an uns übertragen, sondern liegen auf Ihren eigenen Servern. So sind all Ihre Projektdaten vor Dritten geschützt.

Auch Speicherplatz steht in KEVOX reichlich zur Verfügung. Bereits ab der Version KEVOX OFFICE können Sie unendlich viele Projekte abspeichern. Zudem werden in KEVOX sämtliche Vorgänge dokumentiert: Wer hat an dem Projekt gearbeitet? Welche Maßnahmen hat der Zuständige durchgeführt? Wann hat er den Mangel beseitigt? Wurden Arbeiten eventuell wieder rückgängig gemacht? So kann jederzeit eingesehen werden, wer was gemacht hat. Mit KEVOX können Sie vertrauensvoll die mobile Dokumentation angehen – wir haben für Sie an alle Sicherheitsaspekte gedacht.

Der KEVOX Datenschutz im Allgemeinen

Ihre personenbezogenen Daten, Auftragsbestätigungen, E-Mails und Rechnungen speichern wir bei uns nur unter Einhaltung der strengen Datenschutzbedingungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), gültig seit 25.05.2018. Wir sind stetig dabei uns zu verbessern und werden selbstverständlich auch in Zukunft die maximalen Sicherheitsstandards einhalten.

Wenn Sie sich näher darüber informieren möchten, was mit Ihren Daten bei KEVOX passiert, lesen Sie gerne unsere Datenschutzhinweise. Bei weiteren Fragen, die Sie beschäftigen, zögern Sie nicht, uns anzurufen: +49 234 60609990.

Digitalisierung leicht gemacht

für-jetzt-und-für-zukunft-kevox

Die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung sind getan: Fotos liegen nicht wie noch vor einigen Jahren ausgedruckt, sondern digital auf dem PC oder dem Smartphone vor, Mängel und Maßnahmen werden in (Excel- und Word-)Tabellen festgehalten und müssen bei Bedarf nur noch ausgedruckt werden. Ein Großteil der in der Instandhaltung, im Bau oder dem Mängelmanagement tätigen Firmen, aber auch Feuerwehren nutzen inzwischen in irgendeiner Art und Weise die Vorteile der digitalen Dokumentation. Doch oft erfolgt diese noch unstrukturiert, der PC muss teilweise minutenlang nach dem richtigen Ordner durchsucht werden. In KEVOX liegen alle Daten gebündelt vor.

Die Digitalisierung bringt Veränderung und Unsicherheit, aber auch Zuversicht und Chancen mit sich. Was Sie von KEVOX erwarten dürfen:

VERÄNDERUNG

Der Verwaltungsaufwand ist in den vergangenen Jahrzehnten stetig größer geworden, die Rechtsvorschriften umfangreicher. Aus diesem Grund fallen immer mehr Daten an, die protokolliert werden müssen. Eine detaillierte Dokumentation ist vonnöten. In zahlreichen Betrieben herrscht die Unsicherheit vor, wie die digitale Archivierung der Daten erfolgen sollte. Die Digitalisierung der Informationen muss so erfolgen, dass diese auch für Dritte oder eventuelle Jobnachfolger leicht verständlich ist. Oft haben viele Unternehmer das Gefühl, dass die Dokumentation per Zettel und Stift umständlicher als notwendig ist und sind auf der Suche nach einer Alternative. Am liebsten als kostenlose App oder Software. Doch kann eine kostenlose Software zukunftssicher und für Facharbeiter geeignet sein?

Wo vorher noch Stift, Zettel, Klemmbrett und Kamera benötigt wurden, können sämtliche Daten via KEVOX in einem Tablet oder Smartphone vereint werden. Prozesse werden vereinfacht, Aufgaben fallen teilweise weg: Fotos zuordnen, Berichte erstellen, Tagesaufgabenlisten zusammenschreiben, Materialplanung erstellen. Die Zeit, die sich dadurch einsparen lässt, kann der Mitarbeiter nun effizienter nutzen, indem die Software verwaltet, Berichte herausgezogen, Aufträge an die Smartphones der Handwerker geschickt werden. Die Reparatur eines Mangels kann so reibungsloser, schneller und mit weniger Bürokratie vonstattengehen. Die Dokumentation läuft mit KEVOX geordneter und besser ab als zuvor.

UNSICHERHEIT

Fragen wie „Werde ich Schwierigkeiten beim Erlernen der Software haben? oder „Wird die Bürokratie größer, die Effizienz geringer, sodass ich Arbeit mit nach Hause nehmen muss?“ können mit einem klaren Nein beantwortet werden. Dank Schulungen und Lernvideos sowie dem Supportteam gelingt der Einstieg ins digitale Dokumentieren problemlos. Jede Branche wird sich in KEVOX wiederfinden – sei es Brandschutz, Gebäudemanagement, Arbeitsschutz und -sicherheit, Bauleitung, Metallbau oder Mängelmanagement. Auch Servicefirmen profitieren von der digitalen Dokumentation. Statt die Arbeit wie früher mit nach Hause zu nehmen, wird der Aufwand geringer. Die Berichte können direkt vor Ort ausgedruckt werden. Die Nacharbeit entfällt. KEVOX macht Prozesse schlanker, indem vor Ort einmal alle Informationen inklusive Fotos zum Mangel, Hinweis oder Restarbeit aufgenommen werden. Diese werden vom System genutzt, um in die Analysen und Berichte miteinzufließen. Bürokratische Arbeiten mit Excel und Word fallen weg. Sich ähnelnde Fotos sortieren, die Nummern der entsprechenden Bilder notieren, die (unleserlichen) Handschriften der Mitarbeiter entziffern, Berichte schreiben und formatieren, Fazits und Deckseiten erstellen – all diese nervenaufreibenden und kostenintensiven Arbeiten werden fortan von der Software übernommen. Und was wird hierfür benötigt? Ein baustellengeeignetes Tablet wie zum Beispiel diese hier oder diese hier, aber auch diese Smartphones sind geeignet.

ZUVERSICHT

Unsere Kunden sind zuversichtlich, dass eine Software sowie im Speziellen das KEVOX-Konzept, das aus den Bausteinen Downloadkatalog, Managementsoftware sowie aus den (unter anderem für Handwerker konzipierten) Apps TaskReport sowie KEVOX GO besteht, die Zukunft darstellen, denn der Arbeitsablauf gestaltet sich recht einfach: Die Bauteile aus dem Katalog inklusive der Zulassungen sowie der Montage- und Wartungsanleitungen downloaden, während der Baustellenbegehung Mängel vor Ort aufnehmen und in wenigen Schritten auf dem Tablet oder dem Smartphone Kontrollen durchführen. Die Listen der anfallenden Mängel und Aufgaben können direkt eingesehen, Aufträge per Smartphone an die Subunternehmer weitergeleitet werden. Verschiedene Berichte über sämtliche Tätigkeiten und Vorgänge werden  automatisch zusammengestellt.

CHANCEN

Welche Chancen bieten sich durch die digitale Dokumentation mit KEVOX? Da sämtliche Arbeiten wie die Berichtserstellung noch vor Ort erledigt werden können, entfällt die Nacharbeit. Dank der Zeitersparnis können mehr Projekte in der gleichen Zeit abgearbeitet werden. Zugleich haben Sie weniger Verwaltungsaufwand. Statt sich mit bürokratischen Angelegenheiten beschäftigen zu müssen, können Sie sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren. Auch die Mitarbeiter können ihre Zeit besser nutzen und ihre Einsätze sowie die Materialplanung optimieren. Die Instandhaltung wird lückenlos und nachhaltig dokumentiert. Generell wird die Dokumentation zukunftssicher und für die jüngere Generation offen gestaltet.

Passendes Produkt

KEVOX Software für die mobile Dokumentation

Dokumentieren Sie einfach, mobil & zeitsparend.

ab € 75,00 / Monat

(Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Sprechen Sie uns an.)

Katalog anfordern

Mängelmanagement auf dem Smartphone – TaskReport, die KEVOX App (Video)

Mängelmanagement auf dem Smartphone - TaskReport, die KEVOX App

Wir stellen vor: Die KEVOX App für den Brandschutz, Arbeitsschutz, Bau sowie für das Gebäudemanagement und noch mehr Branchen… Dank der TaskReport App digitalisieren Sie Ihren gesamten Dokumentationsprozess, auch in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern.

Lernen Sie im Video die TaskReport App von KEVOX kennen: Mängelmanagement auf dem Handy leicht gemacht

Lernen Sie jetzt die kostenlose KEVOX TaskReport App kennen. Innerhalb eines sicheren Systems dokumentieren Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen oder Subunternehmern Mängel- und Aufgabenerledigungen. Schicken Sie Mängel- und To-Do-Listen aus KEVOX heraus an die App-Nutzer und erhalten Sie die fertige Dokumentation – inklusive Fotos –  zurück. Sparen Sie sich so das manuelle Einpflegen der Daten. Die Software führt alle Aktualisierungen automatisch durch.

Dank der TaskReport App digitalisieren Sie Ihren gesamten Dokumentationsprozess, auch in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern. Das sorgt für maximale Effizienz.

17. Internationales Aprilsymposion des BFA – KEVOX überreicht Hauptpreis

BFA-Aprilsymposion_8.4.16_KEVOX ueberreicht Hauptpreis

Wir erinnern uns zurück an die Veranstaltung in Graz am 8. April 2016. An unserem Stand zeigten wir den Teilnehmern, wie rechtssicheres Dokumentieren im Brandschutz funktioniert. Die vielen hochwertigen Gespräche auf der BFA-Fachausstellung zeigten uns einmal mehr, dass eine rechtssichere Dokumentation im Brandschutz unabdingbar ist.

Bei der Rechtssicherheit in der Brandschutzdokumentation steckt der Teufel im Detail. Erst bei detaillierten Gesprächen an unserem Stand entdeckten die Besucher der Fachausstellung, was zu einer wirklich rechtssicheren Dokumentation dazugehört und wo die Fallen liegen. Alle Gewinnspielteilnehmer der Veranstaltung sammelten Stempel an den verschiedenen Stationen und besuchten so auch diesen kleinen "Rechtssicherheits-Workshop" am KEVOX-Stand bei Michael Hagelganz. Sieger des Gewinnspiels ist Robert Berger. KEVOX stellte den diesjährigen Hauptpreis des Gewinnspiels, ein Windows-Smartphone für die Nutzung der KEVOX Task-Report App.

>