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Arbeitsschutzsoftware: Wie Sie Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit rechtssicher dokumentieren (mit Video)

Arbeitsschutzsoftware-Gefahrstoffe rechtssicher dokumentieren per App und Software

Am 28. April fand der Welttag für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz statt. Grund genug, das Thema Arbeitssicherheit und Gefahrstoffe im Zusammenhang mit KEVOX näher zu beleuchten. Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit spielt in vielen Situationen des beruflichen Alltags eine Rolle. Von Natur aus sind hier einige Berufe gefährdeter als andere. Besonders aber im Bereich der Gefahrstoffe hat der Arbeitgeber eine große Verantwortung gegenüber seiner Mitarbeiter.

Was sind Gefahrstoffe und wo werden sie eingesetzt?

Als Gefahrstoffe gelten Chemikalien und Gemische, die aufgrund ihrer physikalischen und chemischen Eigenschaften für Mensch und Umwelt gefährlich werden können. Gefahrstoffe können zum Beispiel giftig, ätzend, leichtentzündlich oder auch krebserregend sein. Wie wichtig ein verantwortungsvoller Umgang mit Gefahrstoffen im Unternehmen ist, legen nicht nur die Gefahrstoffverordnung und das Arbeitsschutzgesetz fest. Laut einer Statistik der DGUV („Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“) haben sich 2016  7.269 meldepflichtige Unfälle im Zusammenhang mit Gefahrstoffen ereignet. Dementsprechend spielt in Unternehmen, in denen Gefahrstoffe zum Einsatz kommen, der Arbeitsschutz für die Gesundheit der Mitarbeiter eine besonders große Rolle.

Gefahrstoffe können in einem Unternehmen keineswegs isoliert betrachtet werden. Zum einen müssen zusätzlich die ausgeführten Tätigkeiten begutachtet werden. Einige Gefahrstoffe entstehen z.B. erst im Zuge einer bestimmten Arbeit. Ebenso sollten Sie immer darauf achten, in welchem Umfeld eine Arbeit mit Gefahrstoffen ausgeführt wird. Auch wenn es in keinem Unternehmen vorkommen sollte: Schweißarbeiten neben einem Fass mit hoch entzündlichen Stoffen bergen ein sehr hohes Gefahrenpotenzial.

Eine Gefährdungsbeurteilung sorgt für ausreichenden Arbeitsschutz

Eine Gefährdungsbeurteilung ermittelt im Voraus, wo genau im Unternehmen eine mögliche Belastung und Gefährdung für Mensch und Umwelt auftritt. Diese Gefährdungsbeurteilung darf nur eine sachkundige Person durchführen, also z.B. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. In die Beurteilung, inwiefern die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten gefährdet wird, fließen verschiedene Aspekte sein. Hierzu zählen unter anderem die Arbeitsmittel und Gefahrstoffmengen, die Informationen aus dem Sicherheitsdatenblatt des Lieferanten, Arbeitsplatzgrenzwerte und die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen. In KEVOX finden Sie verschiedene Druckvorlagen im Berichtsmodul - unter anderem auch eine für die Gefährdungsbeurteilung. So sparen Sie sich aufwendige Formatierungsarbeiten in Word und geben Ihre Beurteilung in wenigen Minuten aus.

Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen muss der Unternehmer auch nach der Gefährdungsbeurteilung regelmäßig wieder prüfen (lassen): Sind die Hinweisschilder für Gefahrstoffe und den Arbeitsschutz leserlich und gut sichtbar angebracht? Sind ausreichend Schutzmaßnahmen vorhanden? Werden diese von den Beschäftigten auch ordnungsgemäß genutzt? In KEVOX können Sie anhand der Lagepläne oder Fotos von Arbeitsstätten genau die Orte der Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen bestimmen.

Abgesehen von einer detaillierten Gefährdungsbeurteilung und der sorgfältigen Dokumentation sorgen selbstverständlich regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter dafür, dass die Arbeitsschutzbedingungen hinreichend eingehalten werden.

Dokumentationspflicht im Arbeitsschutz

Klar, ein verantwortungsvoller Umgang mit Gefahrstoffen und ein durchgängiges Arbeitsschutz-Konzept sind wichtig. Doch wie sieht es mit der Dokumentation aus? Das Arbeitsschutzgesetz schreibt die verpflichtende Dokumentation vor, wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen. Aber auch wenn nur ein Mitarbeiter mit Gefahrstoffen im Unternehmen arbeitet, müssen Sie laut Gefahrstoffverordnung Ihrer Dokumentationspflicht nachkommen. In erster Linie ist bei dieser Pflicht die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung gemeint. Zusätzlich müssen Sie die festgelegten Arbeitsschutz-Maßnahmen und die Überprüfung dieser Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren. Außerdem ist es ratsam, die durchgeführten Mitarbeiter-Schulungen schriftlich nachzuhalten. Nur so kann die Wirksamkeit des Arbeitsschutzes zuverlässig überprüft werden.

 

Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen mit KEVOX Software und App dokumentieren

Übersicht über alle Gefahrstoff- und Hinweisschilder

GEFAHRSTOFFE UND ARBEITSSCHUTZMASSNAHMEN MIT KEVOX DOKUMENTIERE


  • Möglichkeit verschiedene Planansichten zu hinterlegen: Gebäudeplan, CAD-Zeichnung, 3D-Ansicht oder Foto einer Arbeitsstation
  • Bauteile, Gefahrstoffe und Arbeitsschutzmaßnahmen genau an die Stelle im Plan ziehen, an der sie sich auch im Unternehmen befinden
  • Das Zusammenspiel zwischen Gefahrstoffen und Arbeitsschutz wird auf einen Blick deutlich
  • Bei der nächsten Prüfung wissen Sie sofort, was sich an welcher Stelle befinden sollte

 

Mängel vor Ort mit Foto aufnehmen

Arbeitsschutzmaengel-aufnehmen mit Software oder App direkt vor Ort


  • Im Projekt unter „Standorte“ in die jeweilige Etage bzw. zu der jeweiligen Arbeitsstation gehen
  • Fehlende Symbole im Plan über den Bauteilkatalog per Drag & Drop hineinziehen
  • Der umfangreiche Bauteilkatalog bietet Ihnen sowohl Symbole für Gefahrenstoffe als auch für die Arbeitssicherheit an
  • Über „Erfassen“ den entsprechenden Mangel selbst eingeben oder über Textbausteine auswählen (z.B. „Hinweisschild nicht vorhanden“)
  • Alle Details angeben: Wie hoch ist die Gefährdung? Wer ist zuständig, den Mangel zu beheben? In welchem Zeitraum?
  • Beweisfoto von der entsprechenden Stelle aufnehmen
  • FERTIG!

 

Mängel übersichtlich in einer Liste für den Betreiber darstellen

maengelliste-arbeitsschutzberichte


  • Erstellung der Mängelliste im Hauptmenü unter "Einträge"
  • Auflistung aller Mängel, die Sie bisher erfasst haben (und die noch nicht abgeschlossen sind)
  • Filter nach Kategorie, Standort, Zuständigkeit und Zeitraum möglich
  • Mängelbericht als PDF-Datei zum Versand per E-Mail oder zum Druck ausgeben
  • Alle Informationen inklusive Mangelbeschreibung, Foto, Zuständigkeiten und Fristen sind bereits enthalten
  • Das mitgeschaltete Ampelsystem zeigt die Dringlichkeit des Mangels:
    • Das Frist-Datum rückt näher (gelb) oder wurde bereits überschritten (rot)
    • Höhe der Gefährdung: keine (weiß), gering (gelb), mittel (orange), hoch (rot)

Gefährdungsbeurteilung im Berichtsmodul ganz automatisch ausgeben

gefaehrdungsbeurteilungen automatisch erstellen mit Software und app


  • Neue Gefährdungsbeurteilung im Hauptmenü unter "Berichte" eine neue Berichtsvorlage erstellen
  • Zeitraum, aus dem die Einträge einfließen sollen, angeben
  • Nach Typ, Status und Priorität filtern
  • Druckvorlage auswählen
  • Teilnehmer und Verteiler (aus Adressbuch) auswählen
  • Fazit selbst schreiben oder aus (zuvor festgelegten) Textbausteinen auswählen
  • Unterschrift hinzufügen
  • Über "Aktion" die fertige Gefährdungsbeurteilung ausdrucken oder abspeichern

 

Video: Verpflichtende Arbeitsschutz-Dokumentation in wenigen Schritten durchführen

Im aktuellen "KEVOX - einfach erklärt"-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie in KEVOX Mängel, die den Arbeitsschutz betreffen, aufnehmen. Außerdem sehen Sie, wie Sie in wenigen Schritten Mängellisten und Gefährdungsbeurteilungen ausgeben können - ganz ohne Nacharbeit im Büro und aufwendiges Formatieren in Word oder Excel.

 

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Wie Sie rechtssicher Leitern und Tritte per Checklisten-App prüfen (inklusive Video)

Leitern-und-Tritte prüfen per Checklisten-App

Laut des DGUV Spitzenverbands (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) waren im Jahr 2016 rund 17.000 meldepflichtige Arbeitsunfälle auf (Ab)Stürze von Leitern zurückzuführen. Auch wenn die meisten dieser Unfälle einem Fehlverhalten verschuldet sind, sorgt eine regelmäßige Leiterprüfung dafür, dass sich Unfälle auf diesen Arbeitsmitteln minimieren.

In diesem Blogeintrag erfahren Sie alles Wissenswertes zur Prüfung von Leitern und Tritten: Was muss ich bei der Prüfung beachten? Wie häufig muss ich meine Leitern prüfen (lassen)? Wer darf die Leiterprüfung durchführen? Wie hilft mir KEVOX dabei, diese Prüfungen möglichst unkompliziert durchzuführen?

Leiterprüfung? Warum eigentlich?

Leitern und Tritten gehören zu den beweglichen Arbeitsmitteln in Unternehmen und bergen einiges an Gefahrenpotenzial. Aus diesem Grund hat die DGUV eine extra Handlungsanleitung für den Umgang mit Leitern und Tritten herausgegeben (DGUV Information 208-016). Unter anderem ist dort festgehalten, dass Leitern nur bei Arbeiten von geringem Umfang und geringer Gefährdung zum Einsatz kommen sollten. Müssen Sie im Unternehmen dennoch Leitern und Tritte einsetzen (z.B. an Arbeitsplätzen, an denen andere Mittel nicht zum Einsatz kommen können), steht die Sicherheit der Mitarbeiter an erster Stelle. Eine regelmäßige Prüfung der Arbeitsmittel sorgt dafür, dass sich Gefahrenquellen reduzieren lassen.

Bereits die herstellenden und importierenden Unternehmen von Leitern sind verpflichtet für diese Sicherheit zu sorgen. Eine dauerhaft angebrachte Betriebsanleitung weist auf den richtigen Umgang mit der Leiter und mögliche Gefahren hin. Diese Betriebsanleitung ist verpflichtend. Dementsprechend müssen Sie auch bei der Prüfung darauf achten, dass sie leserlich und in Ordnung ist.

Wie oft müssen Sie die Leiterprüfung vornehmen?

Die oben genannte DGUV Information gibt bereits Hinweise zur Prüfung von Leitern und Tritten. Die eigentlichen Anforderungen an den Arbeitgeber gibt aber die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vor. Dort ist in § 3, Abs. 3 explizit festgehalten, dass die genutzten Arbeitsmittel regelmäßig geprüft werden müssen.

Die genauen Zeitabstände für die Prüfung richten sich allerdings nach den Betriebsverhältnissen: Wie häufig nutzen die Mitarbeiter diese Leiter? Wie sehr wird sie dabei in Anspruch genommen? Wie oft sind bereits Mängel an dieser Leiter aufgetreten? Das Prüfungsintervall wird dementsprechend vom Unternehmer anhand einer Gefährdungsbeurteilung festgelegt.

Wer darf Leitern und Tritte prüfen?

Explizit steht in der Betriebssicherheitsverordnung nicht, welche Personen generell Leiterprüfungen durchführen können. Der Arbeitgeber muss vielmehr die notwendigen Voraussetzungen festlegen, die eine Person dafür erfüllen muss. Da es sich bei Leitern und Tritten nicht um Arbeitsmittel handelt, die eine besondere Gefährdung bei der Prüfung darstellen (z.B. durch Elektronik oder Druck), reicht hier in der Regel eine handwerkliche Ausbildung. Der TÜV bietet außerdem Seminare an, in denen die Teilnehmer dazu befähigt werden, Leitern und Tritte in Unternehmen zu prüfen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, externe Unternehmen aus dem Bereich Arbeitssicherheit mit der Prüfung Ihrer Leitern zu beauftragen.

Was müssen Sie bei der Leiterprüfung beachten?

Generell unterteilt sich die Begutachtung in die Sicht- und Funktionsprüfung. Zu der Sichtprüfung gehört die bereits oben genannte Vollständigkeit der Betriebsanleitung. Des Weiteren muss ein intaktes GS-Zeichen („Geprüfte Sicherheit“) vorhanden sein.

Noch wichtiger für eine fehlerfreie Funktionsweise der Leitern und Tritte sind aber natürlich intakte Holme, Sprossen und Füße. Ein besonderes Augenmerk sollte hier auf Verschleiß, Verformung oder Zerstörung von diesen Bauteilen bzw. auf fehlenden Bauteilen liegen.

Sollte der Prüfer tatsächlich Mängel an der Leiter feststellen, muss er diese natürlich erfassen und schnellstmöglich beheben (lassen). Der Unternehmer muss nach der Behebung der Mängel sicherstellen, dass die Leiter auf ihren sicheren Zustand erneut überprüft wird.

Besonders simpel können Sie die Leiterprüfung anhand einer Checkliste durchführen. Diese arbeiten Sie Schritt für Schritt ab und können so kaum etwas übersehen. In der KEVOX Managementsoftware sind diese Checklisten bereits enthalten. Wie genau Sie Leitern mit KEVOX prüfen können, sehen Sie in unserem neuen „KEVOX einfach erklärt“-Video.

Leitern und Tritte prüfen mit KEVOX

Alle Leitern im Unternehmen im Blick

Leitern und Tritte in der Planansicht von KEVOX erfassen

Leitern und Tritte in der Planansicht von KEVOX erfassen

  • Standort von jedem Arbeitsmittel (Leitern, Tritte) im Plan an der richtigen Stelle
  • Verschiedene Leiterarten im KEVOX-Bauteilkatalog (Kategorie "DGUV"): Anlegeleiter, Mehrzweckleiter, Stehleiter, Vielzweckleiter
  • Alle wichtigen Details erfassen: Hersteller, Maße, Prüf-, Wartungs- und Kontrolltermine und vieles mehr

Keinen Prüftermin mehr verpassen

Alle Leiter und Tritte Prüftermine mit KEVOX im Blick

Alle Prüftermine der Leitern und Tritte mit KEVOX immer im Blick

  • Alle fälligen Prüf-, Wartungs- und Kontrolltermine werden bereits in der Projektübersicht angezeigt
  • Im Bauteil selbst (Bauteil über die Planansicht öffnen) sehen Sie die Details
  • "Einträge" listet überfällige Prüftermine als Mangel auf
  • "Instandhaltung" zeigt aktuelle und letzte Prüftermine
  • Diese Details werden bereits beim Erfassen des Bauteils (s. vorheriger Schritt) festgelegt

Strukturierte Leiterprüfung mit Checklisten

Einfache Checklisten erleichtern die Leiterprüfung DGUV

Einfache Checklisten erleichtern die Leiterprüfung nach DGUV

  • Im Bauteil über "Formulare" zum Kern der Leiterprüfung
  • Über Button "Aktion" entsprechende Checkliste für Ihre Leiter abrufen
  • Interaktive PDF-Datei hilft Ihnen Schritt für Schritt
  • Allgemeine Angaben ausfüllen (Standort, Inventarnummer, Werkstoff etc.) und Fragen Schritt für Schritt beantworten
  • Nichts übersehen: KEVOX weist Sie darauf hin, wenn eine notwendige Frage nicht ausgefüllt wurde
  • Digitale Unterschrift erfassen und PDF abspeichern, ausdrucken oder verschicken
  • Beim Abspeichern werden alle angegebenen Defekte als Mängel in KEVOX angelegt

 

Wie Sie mit der KEVOX Management Software ganz einfach Ihre Leiterprüfung durchführen können, sehen Sie in unserem neuen "KEVOX - einfach erklärt" Video:


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Dokumentation der Sicherheit auf der Baustelle mit der KEVOX Software

Baustellen App KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle

Wer sich die aufwendige manuelle Erfassung von Mängeln, Maßnahmen & Co. auf der Baustelle sparen möchte, greift statt zu Stift und Papier zur Dokumentationssoftware. Durch den Verzicht auf Klemmbrett, Digitalkamera und Bauplan vereinfacht sich das allgemeine Handling, die Dokumentation von Prüfungen oder ausstehende Arbeiten geht noch leichter von der Hand. Doch was muss eine Software leisten können, damit sie auf der Baustelle zum Einsatz kommen kann? Welche Funktionen sollte sie aufweisen, damit eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation gewährleistet wird? Wir klären auf.

Baustellensoftware KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Baustellensoftware und app KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Baustellendokumentation KEVOX App für Sicherheit auf der Baustelle


Arbeit erledigen auf Knopfdruck

Automatismus ist das Stichwort. Viele Arbeiten, die während der Dokumentation auf der Baustelle anfallen, sollten schnell und zügig erledigt werden können. So sollte die Dokumentationssoftware im Bestfall über vorgefertigte Textbausteine sowie Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten verfügen, um die Erfassung der einzelnen Bauteile und Mängel zu vereinfachen. Mit nur wenigen Klicks sollte der Anwender anstehende Instandhaltungstermine oder die einzelnen Gefährdungsstufen aufgezeigt bekommen. So können problemlos wichtige Fristen eingehalten werden und es entstehen keine Verzögerungen am Bau. Die Dokumentationssoftware sollte so aufgebaut sein, dass die aufgenommen Daten im System direkt weiterverarbeitet werden können. Hier bieten sich z. B. Vorlagen an, mit deren Hilfe die Berichtserstellung in wenigen Sekunden erledigt ist. Die Berichte sollte anschließend an Partnerunternehmen weitergeleitet werden können - sei es als PDF oder als E-Mail. Der Anwender verfügt gleichzeitig über eine große Informationsdatenbank, auf die er zu jeder Zeit zugreifen kann. Wichtige Details wie die beteiligten Firmen, der Zeitpunkt der letzten Prüfung oder welche Änderungen am Bauteil vorgenommen wurden, werden archiviert und gespeichert. Dies schafft Rechtssicherheit.

Baustellen App KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Informationen auf einen Blick

Durch die Dokumentation der einzelnen Informationen kann der Anwender bei eventuellen Verzögerungen auf der Baustelle nachweisen, inwieweit er seinen Pflichten nachgekommen ist. Generell lassen sich so besser etwaige Fehlerquellen, die für die Verzögerungen verantwortlich sind, aufspüren und die Arbeitsabläufe auf der Baustelle optimieren. Bereits im Voraus kann geplant werden, welche Werkzeuge für die anstehenden Arbeiten benötigt werden, da dank der detaillierten Hinweise zu den einzelnen Bauteilen sämtliche Informationen in der Dokumentationssoftware zur Verfügung stehen. Intelligent aufgebaute Softwarelösungen erlauben es, den verschiedenen Bauteilen und Mängeln Fotos hinzuzufügen. Wichtig ist es, dass sämtliche Arbeiten offline erledigt werden können, da nicht auf jeder Baustelle eine ausreichende Internetverbindung zur Verfügung steht.

Baustellenapp KEVOX für Sicherheit auf der Baustelle


Checkliste für eine gute Baustellensoftware:

  • Auswahlmöglichkeit an vorgefertigten Textbausteinen oder Eingabemasken mit Auswahl- und Filtermöglichkeiten
  • Digitales Bautagebuch, das in Rechtsfällen unterstützt
  • Anzeigen von Instandhaltungsterminen und Gefährdungsstufen
  • Erinnerung an Fristen
  • Aufgenommene Daten sollten im System direkt weiterverarbeitet werden können
  • Es sollte die Möglichkeit bestehen, Fotos hinzuzufügen
  • Wahl zwischen verschiedenen Berichtsvorlagen
  • Weiterleiten der Berichte per PDF oder E-Mail
  • Anlegen einer Informationsdatenbank inkl. Daten wie Firmen, Zeitpunkt der letzten Prüfung, Änderungen am Bauteil, ...
  • Nachweis der eingehaltenen Pflichten sollten jederzeit abrufbar sein
  • Durch Vorplanungen sollten Arbeitsabläufe sowie die Materialplanung optimiert werden können
  • Möglichkeit offline zu arbeiten
  • Möglichkeit der Miteinbeziehung von Subunternehmern, anderen projektbeteiligten Firmen und Personen
  • Automatische Erstellung juristisch brauchbarer Unterlagen

Wenn Sie wissen möchten, wie KEVOX all die oben genannten Funktionen vereint, buchen Sie noch heute Ihre Onlinepräsentation. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit KEVOX Ihre Baustelle managen.

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Brandschutz rechtssicher dokumentieren (Vortrag beim Ostwestfälischen Brandschutztag)

rechtsssicher_Brandschutz_dokumentieren_vortrag

Unsere Mitarbeiterin Simone durfte sich beim ostwestfälischen Brandschutztag dieses Jahr über einen besonders vollen Saal freuen. Ihr Vortrag „Brandschutz rechtssicher dokumentieren“ weckte die Neugierde aller Veranstaltungsbesucher – so schien es. Weil viele Zuhörer am Rand mit einem Stehplatz Vorlieb nehmen mussten und sich keine Notizen machen konnten, stellen wir hier den Vortrag in Schriftform zum Nachlesen online. Wer sich aber Notizen machen konnte, war die Konkurrenz – wir machen anscheinend einiges richtig bei KEVOX.

Warum eine Arbeitsschutzsoftware sinnvoll ist (Interview)

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Die KEVOX Software macht die Dokumentation im Arbeitsschutz und in der Arbeitssicherheit mobil, einfach und rechtssicher. Für unseren heutigen Beitrag, wollten mein Kollege und ich das für Sie aber noch einmal genau wissen. Wie managen unsere Kunden ihre Arbeitsschutzbegehungen mit KEVOX? Wir fragen Wolfgang Schütz. Der Arbeitsschutz- und Brandschutzexperte nutzt KEVOX seit 2013.

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